É uma prática comum, as organizações contratarem empresas de assessoria para gerenciar os Requisitos Legais. Contudo é necessário se ater a alguns critérios, como know-how, por exemplo.
Quem contrata serviços de Assessoria para gerenciar requisitos?
Qualquer empresa, independente da sua área de atuação, tem requisitos legais a serem cumpridos. E se manter em conformidade é extremamente importante, pois a falta de controle dos requisitos legais pode ser devastadora, tanto econômica, ambiental e socialmente, e principalmente para a reputação da marca e da imagem organizacional. E tudo, pode ficar ainda pior, se você parar para pensar no universo gigantesco de leis, normas e requisitos a que uma empresa está submetida para que ela esteja em conformidade legal.
Vamos imaginar como exemplo uma organização da área de mineração que queira se instalar na cidade de Paracatu, estado de Minas Gerais. Para estar em operação legal, essa empresa necessariamente precisaria atender 447 leis federais, 187 leis estaduais, 14 leis municipais, 68 normas técnicas e 4.655 obrigações derivadas da legislação aplicável. Como realizar a gestão dessa enorme quantidade de requisitos legais de forma eficiente, segura e prática?
O que é gestão de requisitos legais?
A gestão de requisitos legais pode ser compreendida como uma assessoria no atendimento aos requisitos legais, pertinentes às atividades, processos, produtos e serviços de uma empresa, para o atendimento das obrigações identificadas, cujo objetivo é de facilitar o gerenciamento e a análise de desempenho e conformidade legal da organização.
Na gestão de requisitos legais, além de identificar a legislação aplicável, que inclui leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas aplicadas à realidade das atividades, produtos e serviços, é necessário verificar constantemente seu texto atualizado e periodicamente avaliar se as obrigações estão sendo atendidas.
Como iniciar a gestão dos requisitos legais?
Para começar a gerenciar os requisitos legais, o gestor deve identificar o ramo de atividade da empresa, conhecendo o funcionamento dos seus processos para que ele seja capaz, também, de avaliar os perigos e riscos e os aspectos e impactos ambientais. Além disso, para que o gestor inicie o seu gerenciamento é fundamental que ele:
1. estabeleça, implemente e mantenha procedimento(s) para identificar e acessar os requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos, relacionados à Segurança, Meio ambiente, Saúde, Responsabilidade Social e Qualidade;
2. determine como esses requisitos se aplicam a suas atividades; e
3. mantenha todas as informações atualizadas e comunicadas às pessoas que trabalham sob controle da organização e outras partes interessadas relevantes.
Por isso, outro ponto fundamental é que haja uma equipe de profissionais experientes na empresa, especialista em cada área que atuem, para que possam ficar responsáveis pelo monitoramento e por gerenciar os requisitos a serem cumpridos.
Talvez agora você possa estar pensando que não deve ser tão difícil assim fazer a gestão dos requisitos legais. Infelizmente você está enganado, e uma assessoria neste momento é praticamente o que vai determinar se o negócio vai conseguir se desenvolver ou não.
Por que contratar Assessoria para gerenciar os Requisitos?
Abordar a identificação dos requisitos legais aplicáveis é geralmente um trabalho extremamente desgastante para muitas organizações, uma vez que o porte e a complexidade de seus processos irão interferir nas leis que ela deverá atender. Lembra-se lá no começo no exemplo sobre a empresa de mineração? Então, foi só um exemplo, mas em menor ou maior grau a complexidade do processo de gestão estará sempre presente. E você pode se sentir perdido, se saber ao menos por onde começar.
Outro grande problema é que as leis, as publicadas no site oficial do planalto, contém erros de digitação. Isso sem falar das leis em desuso. Vale lembrar ainda, que os órgãos de fiscalização batem cabeça nas pilhas de atos administrativos, no planejamento de atividades e nos altos custos operacionais na sua gestão de requisitos legais, tornando tudo ainda mais burocrático e lento.
Portanto, ter um banco de leis sempre atualizado não é tarefa fácil. E se a empresa ainda opta, por utilizar planilhas de Excel e verificação manual das informações, o problema piora mil vezes!
Há uma luz no fim do túnel?
A maneira mais fácil, simples e segura para contornar todos esses problemas e se proteger de desvios de condutas, fraudes e penalidades é contar com uma assessoria técnica especializada, que possa identificar todos os requisitos aplicáveis à sua atividade, monitorar seu cumprimento e verificar o que ainda precisa ser cumprido, inclusive oferecendo a possibilidade de construir planos de ação para ajudar o gestor em todo esse processo.
A assessoria para gerenciar requisitos, ajuda você encontrar a mais completa e moderna ferramenta que existe hoje no Brasil para a gestão de requisitos legais. Esta ferramenta é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia.
SOGI é um grande diferencial no mercado, visto que, se compará-lo a tudo o que existe hoje no mercado, nada se iguala a esse software, pois ele é capaz de agilizar sua gestão em até 80%.
Além disso, destaca-se o controle de banco de dados de legislações de todo o Brasil e seu serviço de inteligência Artificial na interpretação legal, sendo feito 24 horas por dia, utilizando-se do Big Data. E segundo, foi lançada a LIA, uma plataforma de IA que identifica toda a legislação aplicável a qualquer ramo de atividade, oferecendo respostas seguras sobre custos preventivos, corretivos e preditivos para o cumprimento dos requisitos legais.
O faz a Verde Ghaia?
A Verde Ghaia presta assessoria e consultoria no monitoramento de requisitos legais há mais de 20 anos, sendo referência no mercado nacional quando o assunto são sistemas de gestão. Seus clientes são empresas de todos os portes e segmentos, que se preocupam em se manterem em compliance e crescerem de forma sustentável ao longo do tempo. E claro, que não abrem mão da modernidade e segurança das suas informações.
Por isso a Verde Ghaia, através de metodologias próprias, desenvolveu o SOGI. Ao adquirir este software, o gestor passa a ter a tranquilidade de sempre contar com assessoria completa para gerenciar todos os seus requisitos. O SOGI, junto com a LIA, é o que há de melhor hoje para a assessoria de requisitos legais. Somente ele pode garantir uma gestão eficiente orientada para resultados, utilizando a modernização tecnológica, a regulação responsiva e o gerenciamento adequado da informação.
Se quiser saber mais sobre o SOGI, entre em contato agora mesmo com os consultores da Verde Ghaia, e saiba mais sobre a Assessoria para gerenciar os requisitos legais do seu negócio.
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