Auditores de Sistemas de Gestão ou de Conformidade Legal Aplicável bem-sucedidos devem demonstrar habilidade em atuar, profissionalmente, quando expostos a uma diversidade de situações. Muitas destas situações apresentam-se como ameaças resultantes de requisitos reais e aparentemente conflitantes.
Estes tipos de situações requerem que os auditores estejam continuamente tomando decisões relativas ao Sistemas de Gestão ou de Conformidade Legal Aplicável que estiverem avaliando. Daí a necessidade de selecionar, cuidadosamente, o auditor para a sua empresa.
Situações Conflitantes em uma Auditoria
Veja a seguir alguns exemplos vivenciados por muitos auditores que apresentaram algumas típicas situações conflitantes:
SITUAÇÃO 01:O Sistema Avaliado deve ser planejado e documentado de forma a assegurar controle adequado. CONTUDO, o Sistema avaliado não deve inibir a criatividade no gerenciamento, nos projetos, nos métodos, por exemplo.
SITUAÇÃO 02: A Auditoria deve ser planejada e sistemática, utilizando como referência “check-lists” de Sistemas de Gestão, Guias de Auditoria da Plataforma de Consultoria Online, metodologia LIRA ou outras anotações que garantam que todas as facetas estejam cobertas. CONTUDO, a auditoria não deve ser burocrática, cada programa e metodologia devem ser avaliados de acordo com suas características próprias.
SITUAÇÃO 03: A Auditoria de Sistemas de Gestão compara fatos existentes com os requisitos dos documentos de referência. CONTUDO, os documentos de referência, não raramente, possuem mais de uma interpretação e, portanto, a Auditoria deve levar em conta este fato e a experiência do auditor para avaliar o item.
SITUAÇÃO 04: A Auditoria é uma crítica do uso da metodologia LIRA pelo cliente ou do próprio sistema de Gestão Implementado, conforme a orientação normativa utilizada. CONTUDO, essa auditoria deve destacar os seus pontos fortes, enquanto identifica as suas deficiências.
SITUAÇÃO 05: O Sistema de Gestão avaliado é adequadamente definido através de Políticas e Responsabilidades, devendo funcionar satisfatoriamente. CONTUDO, não há procedimentos ou instruções de trabalho para controlar e prover continuidade nos processos.
SITUAÇÃO 06: Os dados que estão sendo auditados atendem a todos os requisitos e existem evidências objetivas comprovando estes fatos. CONTUDO, a verificação de auditoria deve ser efetuada através de controle do processo ou inspeção sequencial, executado pelo operador seguinte àquele que executou a atividade que fornece dados analisados, e não por um consultor ou auditor independente da função em questão.
Características do Auditor e Auditado
Em uma grande parte, a efetividade das auditorias vai depender das relações pessoais entre auditor e auditados (clientes). Os auditados (clientes) devem ter confiança na objetividade, competência, perícia e habilidade do auditor em efetuar julgamentos válidos.
Testes de personalidade podem auxiliar a identificar algumas das características desejáveis para um auditor bem-sucedido, bem como identificar aquelas características que podem ser prejudiciais em uma situação de auditoria. As avaliações de Satisfação dos clientes também são um bom indicador de competência e habilidade do auditor na realização de seus serviços.
As características-chave de personalidade para um auditor incluem habilidades para:
1 – Relacionar-se com as pessoas de modo a inspirar uma troca franca e aberta de fatos e idéias.
2 – Permanecer calmo e tranqüilo durante todos os estágios da auditoria.
3 – Externar um ar de confiança, mas não excesso de confiança.
4 – Demonstrar honestidade e transparência ao relatar as constatações da auditoria.
5 – Demonstrar conhecimento profissional das atividades de Gerenciamento e das disciplinas apropriadas das atividades auditadas.
6 – Trabalhar de forma planejada e sistemática sem demonstrar tendências autocráticas.
7 – Ser decisivo na resolução de questões relativas a adequação e conformidade dentro do Sistema Avaliado, não sendo burocrático ou autoritário.
8 – Ter mente aberta para interpretação dos documentos de referência, normas, etc.
9 – Ser observador de detalhes em áreas e atividades associadas ou correlatas.
10 – Ser intuitivo na interpretação das observações efetuadas durante a auditoria, de modo a identificar e reagir a qualquer problema que possa surgir.
11- Possuir liderança, se auditor-líder qualificado.
12 – Atuar de forma ética.
Qualificando um Auditor
Os candidatos a AUDITOR devem buscar formação suficiente para garantir suas competências nas aptidões mínimas para realização e gerenciamento das auditorias. Essa formação deve incluir:
- métodos e técnicas de Gestão – terminologia dos elementos de gestão que qualifique-o como apto a auditar (meio ambiente, Segurança e saúde, responsabilidade social, qualidade, alimentos, energia, etc..), princípios de Gestão e sua aplicação, ferramentas de Gestão (por exemplo, avaliação de aspecto e impacto ambiental, avaliação de ciclo de vida, avaliação de desempenho ambiental, riscos e oportunidades, SST, etc);
- ciência e tecnologia – noções sobre impactos das atividades humanas no ambiente, interação de ecossistemas, mídia (por exemplo, ar, água, terra), gestão de recursos naturais, (por exemplo, combustíveis fósseis, água, flora e fauna), métodos gerais de proteção ambiental, etc.
- aspectos técnicos e de operações – terminologia especifica do setor, métodos para avaliar a significância de aspectos ambientais, características críticas de processos operacionais, produtos e serviços, técnicas de monitoramento e medição, tecnologias para a prevenção de poluição, etc.
- requisitos aplicáveis – legislação, regulamentos e outros documentos relacionados; normas de referência para Sistemas de Gestão e outras frente às quais as auditorias possam ser executadas;
- noções sobre situações organizacionais – para compreender o contexto operacional das organizações – tamanho organizacional, estrutura, funções e relações, processos gerais de negócio e terminologia relacionada, costumes culturais e sociais do auditado; procedimentos, processos e técnicas de auditoria.
Essas competências devem ser demonstradas pelo auditor através de exames acreditados ou de qualificações profissionais relevantes.
NBR ISO 19011 considera conveniente que seja estabelecido os níveis da educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria com os quais um auditor precisa adquirir as habilidades e conhecimentos apropriados a um programa de auditoria.
Uma Auditoria de Gestão ou conformidade legal bem sucedida depende de uma comunicação efetiva em duas vias, o auditor transmitindo suas solicitações de informações na maior parte do tempo verbalmente (e ocasionalmente por escrito) e recebendo as informações através de todos os sentidos – audição, visão, olfato, tato e paladar.
O fluxo de informações para o auditor é contínuo durante toda a auditoria – e ele deve estar ciente disto. A comunicação verbal é o modo primário de fluxo de informações durante uma auditoria e serão emitidos por indivíduos de áreas técnicas e não técnicas, com diferentes níveis de fluência linguística. Isto inclui freqüentemente o uso de expressões técnicas de áreas específicas. Portanto, é fundamental que o auditor seja capaz de manter a conversação fluente com os indivíduos que fornecem as informações.
Auditor: o Agente da Mudança
O auditor é um agente de mudança. Sob esta ótica, o auditor intervém com objetivo de facilitar a passagem para uma nova situação (facilitar as mudanças).
Assim sendo, a auditoria tem por objetivo comparar a área ou departamento auditado com o padrão de referência – por exemplo, normas, manual de gestão, procedimentos etc. e julgar a conformidade ou não do ponto auditado. Através deste processo busca-se identificar as oportunidades de melhoria do sistema auditado. Contudo, é importante salientar que o auditor não deve ir além da ação de revelá-las.
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