O objetivo principal de uma auditoria de conformidade legal é a verificação do atendimento aos Requisitos Legais por parte da organização e consiste numa avaliação, por equipe ou por profissional devidamente capacitado, do nível de atendimento aos requisitos legais aplicáveis à organização.
Tal avaliação é realizada por meio de visita às instalações para observação das principais atividades e processos significativos, entrevistas com colaboradores da empresa, além de verificação documental, para se coletar evidências de conformidades ou não-conformidades.
A importância da Auditoria de Conformidade Legal
A Auditoria de Conformidade Legal serve para a organização ter uma visão gráfica e em relatório, referente ao atendimento aos Requisitos Legais (Federais, Estaduais e Municipais) e orientar a alta direção na tomada de decisões estratégicas.
Essa atividade é aplicável a todos os tipos e portes de organizações. Pode ser oferecida, tanto no início da contratação de qualquer serviço da Verde Ghaia, quanto durante as prestações de serviços (principalmente SOGI) com a periodicidade anual ou semestral (recomendação mínima).
Para dar início a Auditoria de Conformidade legal será preciso obter informações, visando diagnosticar a necessidade técnica do cliente. Dentre as informações, pode-se citar:
- Existência de Sistema Gestão;
- Necessidade de estar em compliance com os requisitos legais aplicáveis ao negócio;
- Data da última auditoria legal;
- Ocorrência de autuações (com ou sem aplicação de penalidade) por parte de órgãos ambientais, Ministério do Trabalho, e outros governamentais, etc.
- O que está definido no procedimento de requisitos legais ou escopo sistema gestão.
Desse modo, busca-se passar por todas as etapas padrões para realização deste serviço, tais como:
- Reunião de abertura;
- Validação do Plano de Auditoria;
- Visita às instalações;
- Verificação das Evidências Objetivas (envolvendo novas visitas, entrevistas e avaliação documental);
- Reunião de fechamento e alinhamento do atendimento aos requisitos legais;
- Elaboração do Relatório de Auditoria de Conformidade Legal e envio para o cliente.
- Priorização das não conformidades considerando a metodologia do risco legal da Verde Ghaia.
Quais os benefícios para a sua empresa?
- Tomada de decisões estratégicas e priorização de recursos, tais como investimentos financeiros e estruturais, contratação de mão de obra, profissionalização, investimentos tecnológicos, treinamentos, dentre outros;
- Prevenção de multas, autuações, paralisação de atividades, por meio de antecipação de possíveis irregularidades que possam ser corrigidas antecipadamente a uma fiscalização;
- Atendimento a um requisito normativo obrigatório para sistemas de gestão (ISO 45001, ISO 14001, SA 8000, ISO 9001, ISO 22000), cuja ausência pode representar uma Não Conformidade MAIOR em auditorias de certificação.
- Decisório e preparatório para a conquista da certificação internacional.
- Compliance nos requisitos legais aplicáveis ao negócio.
Quando contratar uma Auditoria de Conformidade Legal?
A planilha LIRA tem que estar criada e o Questionário de Adesão Online tem que estar atualizado (formato padrão de auditoria); excepcionalmente pode ser realizado sem esse envio quando o cliente enviar a sua relação de requisitos legais a serem auditados ou quando desejar apenas uma avaliação menos detalhada (diagnóstico legal, por exemplo, sem as evidências de conformidade legal padrão que o SOGI permite); ou uma “due diligence”.
- O alinhamento entre o cliente (pessoa que irá receber os auditores) e setor Comercial da Verde Ghaia com relação ao serviço que foi contratado e atividades que serão executadas não;
- Confirmação por parte do Auditor, logo no início dos trabalhos, do escopo de serviço contratado, alinhando com o cliente as formas de execução e possíveis ajustes que se fizerem necessários, acionando o Departamento Comercial, sempre que necessário;
- Alinhamento e validação do plano de auditoria de conformidade legal com o cliente dispondo sobre os temas, áreas e horários previstos para o processo de auditoria;
- Inserção de informações claras e completas na agenda do auditor com relação ao serviço contrato bem como informações relacionadas à logística;
- São imprescindíveis a disponibilidade e o acompanhamento durante todo o período de auditoria de funcionários responsáveis (ao menos 1 Guia por Auditor) pelo sistema de gestão da Organização, caso a organização não possua um sistema de gestão implementado, que seja disponibilizado funcionário responsável pelo atendimento de requisitos legais da organização;
- Será necessário tempo de dedicação diário do auditor no registro das conformidades e não conformidade no sistema SOGI;
- Como o relatório de auditoria de conformidade legal da Verde Ghaia é gerado pelo SOGI, software de gestão integrada online, é necessário disponibilização de acesso à internet para o auditor.
Resultados de Auditoria: Fatos e Evidências
Os resultados de auditorias são fatos e evidências objetivos verificados por um auditor durante o processo de Auditoria de Conformidade Legal. Tais evidências podem ser coletadas de várias formas, dentre as quais destacamos a avaliação de documentos, a verificação em campo dos processos, as entrevistas com os funcionários e a observação da execução das atividades de uma empresa.
A realização de auditorias é imprescindível para qualquer organização que possua um sistema de gestão implementado. A função de tais auditorias é verificar se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.
Entre em contato para mais informações sobre os serviços de Auditoria de Conformidade Legal da Verde Ghaia.