Você sabe como preparar a sua empresa para as auditorias conforme a ISO 19011? Neste artigo, falaremos exatamente sobre isso. Além disso, você vai encontrar dicas sobre como tornar todo esse processo muito mais fácil e eficaz para o seu negócio.
Saber como se preparar é essencial para o seu negócio. Isso porque, ao passar pelas auditorias, sejam internas ou externas você precisa se planejar e preparar suas equipes e o seu negócio. E após o resultado, não pense que acabou.
A sua empresa também precisa seguir alguns procedimentos para manter a gestão em dia, mantendo-se sempre alinhada aos princípios da ISO 19001 de um sistema de gestão. Estando sempre em dia com seus processos, você nunca vai se preocupar com a visita dos auditores e ainda vai perceber como as dicas podem contribuir ainda mais para o seu sucesso!
Boa leitura!
O que é a ISO 19011?
A auditoria é “caracterizada pela confiança em alguns princípios que fazem dela uma ferramenta eficaz e confiável em apoio às políticas de gestão e controles, fornecendo assim informações pertinentes para que a organização possa agir para melhorar seu desempenho”. Estes princípios são: integridade, apresentação justa, devido cuidado profissional, confidencialidade, independência e abordagem baseada em evidências.
A ABNT NBR ISO 19011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão – é uma norma considerada até certo ponto flexível quanto às diretrizes, podendo variar de acordo com cada tipo de organização (tamanho e complexidade de processos). Além de estabelecer diretrizes, a ISO 19011 também determina requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e da equipe auditora.
A primeira versão da norma ISO 19011 foi feita em 2002. Restringindo-se às auditorias de qualidade e ambientais. Em 2011 ocorreu uma atualização, e ela passou a ser utilizada por auditores de variados sistemas de gestão, empresas de consultoria que implementam estes sistemas, e organizações que necessitam realizar auditorias por razões contratuais ou regulamentares.
Em julho de 2018 foi publicada uma nova versão da norma cancelando e substituindo a segunda edição (ISO 19011:2011). Ela foi tecnicamente revisada e desenvolvida pelo comitê de projetos ISO/PC 302 para garantir que continue fornecendo orientações eficazes.
As principais mudanças referem-se à expansão das orientações sobre a gestão de um programa de auditoria, aumento dos requisitos de competência genérica para auditores, ampliação das orientações sobre a condução, ajustes de terminologia e remoção e expansão de alguns anexos. Ela também introduz, também, o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão, aborda mudanças no mercado, tecnologias em evolução e muitos novos padrões de sistema de gerenciamento recentemente publicados ou revisados.
Além disso, por permitir uma auditoria eficaz em vários sistemas de gestão ao mesmo tempo, o programa torna o processo todo o processo muito mais simples e fácil.
Como preparar a sua empresa para auditoria conforme a norma ISO 19011?
A ISO 19011:2018 é aplicável a todas as organizações que necessitam realizar auditorias internas ou externas de sistema de gestão ou gerenciar um programa de auditoria, sejam pequenas, médias ou grandes empresas, independentes da sua atividade ou complexidade de processos.
Seguindo esta norma, o processo de planejamento para passar por uma auditoria, tanto interna quanto externa, ficou muito mais facilitado. E esse planejamento de cada etapa é fundamental para garantir que todas as diretrizes sejam cumpridas e devidamente documentadas, permitindo assim que cada nova auditoria seja comparada à anterior com o objetivo de corrigir erros e melhorar processos.
A orientação contida na ISO 19011 foi ampliada em várias áreas, e vai te auxiliar desde a gestão de um programa de auditoria até a realização desta, estabelecendo também requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe auditora.
Dessa maneira, esta norma permite que você conheça:
- os princípios de auditoria: ajudam a entender a sua natureza essencial;
- o gerenciamento de um programa de auditoria: fornecem orientação para gestão de um programa eficiente, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;
- as atividades de auditorias: englobam as orientações sobre a sua realização, inclusive a seleção da equipe auditora; e
- a competência e avaliação de auditores com orientação sobre a competência necessária a um auditor.
Além disso, a ISO 19011, além de estabelecer as diretrizes para a execução das auditorias, ela define os princípios relacionados à parte comportamental das equipes envolvidas. E também inclui uma abordagem baseada em risco. Ou seja, através dela você pode ter dicas sobre a auditoria de riscos e de oportunidades, bem como informações sobre como aplicar a mentalidade do risco no processo de auditoria.
Seguindo todas estas diretrizes e princípios, você e a sua empresa estarão preparados para receber as auditorias e também saberá agir depois que obtiver os resultados, orientando de forma eficaz os processos que ajudam a alcançar os resultados positivos que auxiliem na tomada de decisão. Terá inclusive orientação organizacional e conhecimento para a preparação das equipes de modo que tenham segurança para responder aos questionamentos, verificar as não conformidades e tratá-las.
Quais as vantagens da norma ISO 19011 para minha empresa?
Através da norma ISO 19011, você terá uma abordagem uniforme do seu processo, especialmente se a sua empresa tem múltiplos sistemas implementados e precisam ser mantidos sempre em conformidade.
Realizando auditorias, você garante que estará cumprindo as leis, melhorando a qualidade dos procedimentos da organização e, consequentemente, dos seus produtos, serviços e colaboradores. Conhecerá os riscos a que seu negócio está sujeito, vai aprofundar seu conhecimento sobre processos e controles, prevenindo erros e aumentando a transparência e confiança perante os parceiros.
Auditoria do Sistema de Gestão
Com a auditoria externa, você vai assegurar que sua empresa esteja em conformidade legal com todos os requisitos e garante a transparência de seus processos (principalmente nas questões contábeis). Elas podem ser realizadas de acordo com a necessidade legal estabelecida por cada norma ABNT.
Por sua vez, as auditorias internas são muito importantes para garantir a eficácia do seu sistema de gestão, pois é através delas que você identifica possíveis falhas, previne erros e acidentes e realiza ações para correção, evitando multas, riscos diversos, sanções legais, paralisação de atividades, processos judiciais, danos à reputação da empresa, perdas financeiras e de mercado e até a interdição de seu negócio.
Ou seja, vai melhorar processos e controles e reduzir custos desnecessários, agilizando suas operações. Através destas auditorias você pode também avaliar a performance dos processos, colaborando de forma direta nos resultados da sua empresa e se preparando a certificação.
As auditorias internas devem preceder as externas e também seguir um cronograma que se baseará no tempo necessário para correção de cada não conformidade identificada, ficando assim a critério do gestor o momento adequado.
Portanto, ao orientar a avaliação de sistemas de gestão, é importante garantir a eficácia da gestão organizacional do seu negócio e se tornam o caminho para a competitividade no mercado, permitindo obter melhor desempenho e também a economizar dinheiro, bem como contribuir para a identificação de necessidades e atividades de melhoria.
Como alinhar seus processos à norma ISO 19011?
Para tornar as auditorias a serem realizadas em sua empresa mais seguras e eficazes, a melhor maneira é utilizar a plataforma SOGI da Verde Ghaia. Ela é a ferramenta essencial para auxiliar no monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio, de modo que as informações ficam sempre atualizadas e facilmente disponíveis.
O SOGI, através de uma metodologia inovadora desenvolvida pela própria Verde Ghaia, e utilizando o que tem de mais moderno em sistemas de gestão, possui um módulo exclusivo sobre auditoria.
Através da ferramenta, você pode programar auditorias internas e externas, registrando as informações e gerando relatórios automaticamente com todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa. Assim é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar.
A utilizar do Módulo Auditoria do SOGI permite acompanhar as auditorias realizadas pelos Organismos de Certificação Credenciados, conferindo maior segurança e credibilidade aos resultados apresentados.
Para as auditorias internas, o SOGI possibilita que este procedimento seja feito de maneira completa, organizada, fácil e segura. Ou seja, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas.
Além do SOGI, a Verde Ghaia também disponibiliza cursos online através da plataforma EaD e oferece treinamentos para formar auditores de acordo com a norma ISO 19011. Você se prepara, prepara seus colaboradores e sua empresa para as auditorias, com segurança, qualidade e eficiência, contando com a ajuda de consultores especialistas da Verde Ghaia.
Conheça mais sobre o Módulo Auditoria do SOGI
O módulo do SOGI possibilita a identificação de falhas e promove a realização de ações de correção. Dessa forma, a organização pode evitar perdas financeiras e de mercado, multas e sanções legais.
Além disso, as Auditorias Internas colaboram na avaliação de performance dos processos e preparam as empresas para as Auditorias Certificadoras. Esse Módulo do SOGI foi pensado para tornar esse procedimento mais completo, organizado, fácil e seguro.
Todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da empresa, como não-conformidades, evidências objetivas e metodologias para o tratamento dos problemas detectados, ficam registrados e são facilmente verificáveis.
Quer saber mais? Entre em contato conosco! E comece agora a mesmo a preparar a sua empresa para receber as auditorias internas e externas conforme a ISO 19011, organizando seus departamentos e o seu negócio para dar início a todo o processo e garantindo assim a eficácia da sua gestão organizacional.
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