Muitas empresas sofrem com a falta de controles administrativos adequados, fazendo com que a sua exposição à riscos, erros ou oneração aumente, substancialmente.

Isso pode acontecer em decorrência de falhas na verificação do sistema de gestão. São essas falhas que impossibilitam a organização identificar possíveis lacunas e pontos a serem melhorados à nível gerencial. Por isso, uma das fases mais importantes de um sistema de gestão é justamente a realização da análise de seu desempenho.

Portanto, deve-se verificar todos os processos, produtos e serviços que estão sendo executados, seguindo o que foi planejado e obedecendo aos critérios, anteriormente, especificados. Uma das ferramentas mais utilizadas para se realizar a verificação do sistema de gestão é a Auditoria Interna.

Por que devo realizar auditorias de sistema de gestão?

O objetivo da auditoria interna é analisar o sistema de gestão através de evidências e constatar o atendimento aos itens da norma em questão. Podemos citar as seguintes normas: ISO 14001 (Meio Ambiente), ISO 9001 (Qualidade), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional). Esse processo é de suma importância e deve ser levado à sério por toda a organização. Pois, é a partir das auditorias internas que são identificadas as oportunidades de melhorias.

Assim, através dos resultados, o gestor tem em mente onde deve concentrar os seus esforços. E assim, ele é capaz de tomar decisões mais assertivas. Isso acontece, uma vez que as falhas são identificadas. Mas de maneira sustentada em evidências e não apenas através de suposições. Assim, a auditoria fornece subsídios concretos para a tomada de decisões em todos os níveis: operacional ou gerencial.

Isso é de grande valia no mundo coorporativo, pois o sistema de gestão pode ser considerado um ativo comercial, já que tem um grande impacto no desempenho financeiro de uma empresa. Uma boa auditoria interna promove a identificação prévia de riscos, dando a oportunidade da organização atuar de maneira preventiva. Consequentemente, reduzindo ou eliminando a probabilidade de ocorrência de possíveis impactos negativos.

Quais são os benefícios da Auditoria de SGI nos meus processos?

A verificação do sistema de gestão através da auditoria interna, contribui para a melhoria contínua. E esta, or sua vez, é a base conceitual na qual as normas ISO são estruturadas. Durante a auditoria, todos os processos que compõem o escopo do sistema de gestão são verificados. A identificação de oportunidades de melhoria à nível de processo e as subsequentes ações de melhoria, podem proporcionar ganhos diretos. Isso pode ocorrer tanto no aumento da satisfação do cliente, quanto nas vendas, lucros, dentre outros.

Contudo, dentro de uma outra perspectiva, uma organização com processos otimizados aumenta a moral de seus funcionários. E que, se sentindo em harmonia com suas tarefas diárias, têm sua produtividade aumentada. Salienta-se que a auditoria é uma ótima maneira da organização captar a percepção que os funcionários têm da empresa. Tendo em vista que o processo de auditoria envolve entrevistas e feedbacks assertivos.

Além disso, a auditoria interna, quando executada por colaboradores da própria organização, é um ótimo meio de aprendizado e valorização do mesmo. Auditando outros processos, o colaborador visualiza a empresa de uma perspectiva diferente. E este pode absorver conhecimentos e técnicas de outras áreas e aplicá-los em seu cotidiano. Isso promove tanto a troca e circulação de conhecimento organizacional, quanto o crescimento profissional auditores, em termos de carreira.

Como a Auditoria pode contribuir no processo de validação do meu SGI?

As normas ISO são baseadas no ciclo PDCA, que envolve as fases planejar, fazer, verificar e agir. O processo de auditoria pertence à fase “Verificar”.  Esta, por sua vez, pode ser utilizado como um termômetro para medir o índice de sucesso no atendimento dos objetivos do Sistema de gestão.

Ao longo da implantação e manutenção do SGI, a organização realiza um planejamento de ações em prol dos compromissos assumidos com a política de gestão. Convém então, que o sistema seja verificado, para assim obter respostas quanto ao seu desempenho. Pois, em sequência é possível propor outras ações para a melhoria contínua, chegando-se até a fase do “Agir” e completando o ciclo. Nesse contexto, a auditoria interna é um processo sistemático de avaliação de processos e procedimentos, que fornece diretrizes gerenciais para a elaboração de estratégias de melhoria. E esse processo é um requisito que deve ser cumprido, caso a organização queira obter uma certificação de seu sistema de gestão.

A partir daí a realização da validação periódica do SGI traz um outro grande benefício. Este está pautado em deixar a organização mais preparada em casos de auditorias externas. Ao passar por uma auditoria interna a organização está exercendo um processo de autoconhecimento. Isto é, fazendo com que os gestores saibam quais pontos merecem maior atenção. Assim, em uma auditoria externa, caso os auditores façam os mesmos apontamentos, a chance da organização já ter um planejamento de ações de tratativas é muito maior. Isso demonstra que o comprometimento com o sistema de gestão vai além da certificação.

Auditoria Interna: benefícios para a organização e Colaborador

Durante um processo de auditoria, o auditor não deve se ater somente à análise de documentos e controles. É fundamental que ele ofereça insights para melhorias, de maneira a auxiliar os problemas. Isso se torna imprescindível, uma vez que a auditoria interna está sendo tratada como ação estratégica para a sobrevivência do negócio, em meio tão volátil como o mercado atual.

Uma dica é inserir a mentalidade de risco como centro da auditoria. Uma abordagem baseada em riscos permite que a organização tenha ciência do que pode ser um obstáculo no alcance dos objetivos. Assim, os gestores serão capazes de garantir que os riscos identificados sejam controlados para que não afetem o desempenho do sistema de gestão. Para que isso aconteça de maneira ainda mais eficaz, os auditores internos devem ser eficientes em sua comunicação, para poderem reunir as informações com uma abordagem sistêmica. E assim, evitar duplicidade de apontamentos. Isso facilita no entendimento na tomada de decisão dos gestores, além de poupar tempo e reduzir custos com tratativas sistêmicas e não pontuais.

Melhorias nas práticas e procedimentos das auditoria

Tendo em vista todos os benefícios operacionais e estratégicos decorrentes da prática de auditorias internas, é imprescindível que as empresas tenham profissionais preparados e capacitados para tal. Por isso, é importante investir em auditores internos. Bem como, extimulá-los a ter um pensamento crítico, voltado para a solução de problemas e identificação de riscos. Sem deixar de lado, é claro, a capacitação técnica.

A Verde Ghaia oferece vários cursos de auditores internos, integrados ou não com a interpretação de normas ISO, que ajudam a alavancar a capacidade técnica e habilidades dos colaboradores. O melhor é que alguns desses cursos podem ser realizados totalmente à distância., Certamente, poupará tempo e diminuirá custos com logística e outras despesas. Acesse a nossa página e fique por dentro!

Além dos cursos, oferecemos também o serviço de Consultoria On-line. Levamos a solução certa para implantar um sistema de gestão ou manter a sua certificação ISO. Tudo de um jeito simples e muito mais econômico. Com a Consultoria On-line Verde Ghaia, sua empresa terá a mesma qualidade do serviço tradicional. Mas, com uma diferença: com custo reduzido,  sem perder tempo com deslocamento de consultores e sem interferir nas rotinas da sua organização.

Conheça nossos planos através do site http://www.consultoriaiso.org ou e-mail comercial@verdeghaia.com.br.

Fernanda Ribeiro Pinheiro
Consultora externa especialista em SGI
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho