O que é auditoria? Auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confiável apoiando as políticas de gestão e seus controles, além de fornecer informações sobre uma organização para ajudá-la a agir e melhorar seu desempenho.
A aderência a estes princípios é um pré-requisito para se fornecer conclusões de auditoria relevantes e suficientes, e para permitir que auditores que trabalhem independentemente e entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes.
Auditorias: Princípios e Classificação
Os princípios de auditoria estão relacionados a auditores:
a) Conduta Ética:
O fundamento do profissionalismo. Confiança, integridade, confidencialidade e descrição são essenciais para auditar. Um auditor deve ser integro e ético, não deve aceitar presentes e não se deve influenciar por elogios e subornos em uma auditoria.
b) Apresentação Justa:
A obrigação de reportar com veracidade e exatidão. Constatações, conclusões e relatórios de auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as suas atividades. Obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado são relatados, ou seja, o auditor deve relatar tudo aquilo que observa em uma auditoria. Deve faze-la com total zelo e observação aos requisitos e a realidade do que está sendo auditado.
c) Devido Cuidado Profissional:
A aplicação de diligência e o julgamento na auditoria. Auditores praticam o cuidado necessário considerando a importância da tarefa que eles executam e a confiança colocada neles pelos clientes e partes interessadas. Ter a competência necessária é um fator importante. Outros princípios se relacionam à auditoria, que é por definição independente e sistemática. Resumindo, a auditoria deve ser feita com muito “carinho”. Os critérios de auditoria devem ser examinados e não se pode “relaxar” na verificação e análise dos requisitos avaliados. Ser competente com base em habilidade, experiência, educação e treinamento previamente definidos e comprovados é fundamental.
d) Independência:
A base para a imparcialidade e objetividade das conclusões de auditoria. Auditores são independentes da atividade a ser auditada e são livres de tendências e conflitos de interesse. Auditores mantém um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e conclusões de auditoria serão baseadas somente nas evidências de auditoria.
Se a pessoa trabalha no setor de compras não deveria auditar esse setor em uma auditoria interna. Se você é um auditor de certificadora não seria desejável auditar a empresa que é dirigida por seu irmão ou parente. Se você é um organismo que audita e pode certificar sistemas de gestão seria desejável que não realizasse consultorias.
e) Abordagem baseada em evidências:
Méodo racional para alcançar conclusões de auditorias confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático. Evidências são baseadas em amostras das informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem está intimamente relacionado com a confiança que pode ser colocada nas conclusões de auditoria. Não existe “achismo” na auditoria. Ou existem evidências ou não se pode concluir com veracidade sobre um processo auditado.
Classificação das Auditorias
1. Auditoria de Adequação
A auditoria de adequação determina se a documentação e procedimentos do sistema de gestão atendem aos requisitos da norma aplicável a este sistema de gestão. Esta auditoria é também conhecida por:
• Auditoria de documentação
• Auditoria de escritório
• Análise crítica da documentação
• Auditoria de sistema = conjunto da auditoria de adequação e conformidade
No processo de certificação, uma auditoria de adequação se limita tipicamente à análise crítica dos documentos do sistema de gestão que normalmente, de forma suficiente, delinearia o sistema de gestão da organização.
2. Auditoria de Conformidade ou de Implementação
A auditoria de conformidade tem a finalidade de se conhecer o quanto um sistema de gestão está funcionando dentro da organização. Ela busca verificar qual a extensão do entendimento do sistema auditado e de seus requisitos por parte da força de trabalho, ou seja, o auditor procura pela implementação das disposições e arranjos planejados.
3. Auditoria de sistema
Conjunto da auditoria de adequação mais conformidade
4. Auditoria Externa
A auditoria externa é uma auditoria de segunda parte ou de terceira parte. Auditorias Externas podem ser:
Auditoria de Pré-Certificação: Antecipa o status do Sistema de Gestão frente a norma e permite os ajustes necessários para a finalização do sistema.
Auditoria de Certificação: Avalia se o Sistema de Gestão está implementado de acordo com a Norma.
Auditoria de Manutenção: Realizada para verificar se o Sistema de Gestão continua implementado na empresa.
Auditoria de Follow-Up: Decorrente de pendências encontradas em outras auditorias.
Auditoria Especial: Decorrente de mudanças significativas no Sistema de Gestão de uma organização certificada.
Auditoria de Re-Certificação: Planejada levando-se em conta a maturidade e performance do sistema.
5. Auditoria Interna
As auditorias internas são quando uma organização examina seus próprios sistemas, procedimentos e atividades para determinar se eles são adequados e estão sendo atendidos, é uma auditoria de primeira parte.
6. Auditoria de Produto / Projeto / Processo
Esta auditoria é uma auditoria vertical que considera todos os sistemas que entram na produção de um produto ou serviço específico.
NOTA: Não confundir esse tipo de auditoria com inspeção de produção.
Os critérios para classificação de auditorias são baseados em quem está auditando quem, para que fim e por qual razão.
7. Auditoria de Primeira Parte
Esta é uma auditoria realizada por uma organização sobre si mesma. É realizada para benefício da administração daquela organização que utilizará as informações obtidas durante a auditoria.
8. Auditoria de Segunda Parte
Estas são auditorias conduzidas por uma organização sobre uma outra para os fins e objetivos da organização que realizou a auditoria. Este tipo inclui auditorias realizadas por clientes em seus atuais ou potenciais fornecedores.
9. Auditoria de Terceira Parte
Estas são auditorias realizadas por uma terceira parte independente que não tem interesse direto nos resultados das auditorias. Tipicamente estas são auditorias de certificação, auditorias para prêmios de qualidade, etc.
Quanto ao escopo, estas auditorias podem ser:
Sistema: Avaliar a adequação a requisitos da norma e a conformidade das atividades de um SGI
Processo: Verificar se o respectivo procedimento é adequado e está sendo cumprido. E verificar se os operadores são qualificados e certificados para execução das atividades realizadas (se necessário).
Produto: Exame completo de uma amostra de produto. Indicar a qualidade do que está indo para o cliente. Verificar o grau de satisfação do usuário (feita junto ao cliente).
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