setembro 2018 | Grupo Verde Ghaia
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Desafios de implementar um Sistema de gestão voltado ao Compliance


 

Ao longo dos anos, o compliance passou a ser o maior protagonista dentro das organizações devido a sua importância para a conformidade legal. Por conseguinte, esse protagonismo ganhou forças e incentivou tanto as pequenas empresas quanto as grandes a implatarem um sistema gestão mais genuíno e totalmente dedicado ao compliance.

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Diante do processo de implantação, as organizações começaram a perceber o quanto seus processos eram retrográdos, além de perceberem que a solução dos seus problemas não eram resolvidos, mas camuflados. Contudo, a implementação do Compliance só ganhou todo o “estrelato”, a partir dos crescentes escândalos de corrupção e das não conformidades das empresas. Com isso, as organizações passaram a encarar o compliance numa perspectiva muito maior, consequência disso são as práticas adotadas para conseguir se manterem perante as obrigações e responsabilidades de atuarem com boas práticas empresariais.

A preocupação hoje, está nos desafios enfrentados na implantação do compliance nas organizações. Isso ocorre, porque é neste momento que se identifica as conformidades legais que podem impactar os requisitos aplicáveis ao negócio e gerar mudanças em toda a cadeia de processos. Pensando nisso, organizamos em seis passos, os cuidados necessários para a implantação do compliance na sua empresa. Esses passos são orientativos, pois para implementar uma gestão baseada em compliance é preciso de um profissional capacitado e com conhecimento em sistema de gestão voltado ao compliance.

O que é Compliance?

Como explicado em outro post, a palavra compliance vem do inglês, que tem como significado “agir de acordo com a regra”. A partir dessa tradução, já podemos entender que a função principal ao implementar uma sistema de gestão voltado ao compliance, é assumir todas as responsabilidades e obrigações previstas ao seu negócio. Sendo assim,  a missão de um departamento de compliance é garantir que todas as ações, políticas, controles internos, regras, processos e estratégias da empresa estejam em conformidade com leis, regulamentações e o código de ética da organização.

É importante salientar que o compliance de uma organização também pode fazer exigências. Isto significa que a sua organização pode criar normas e/ou regras para os seus fornecedores, clientes ou qualquer outro stakeholder que envolva relações comerciais. O objetivo é que esta relação se mantenha alinhada aos própositos, missão e valores que a sua organização possui. Portanto, o compliance reúne regras trabalhistas, financeiras, contábeis, ambientais, operacionais e quaisquer outros campos que possam afetar a organização.

Em suma, o compliance garante o cumprimento de todos os requisitos legais da organização, para que não haja transgressões que possam acarretar em problemas para o negócio em todos os seus aspectos.

Como os Requisitos Legais estão ligados ao Compliance?

Garantir o cumprimento e a gestão dos requisitos legais são atividades pertencentes a área de compliance da organização. Os requisitos legais estão em constante mudança, o compliance deve estar preparado para identificar novas regras, incorporar nos processos da organização e em seguida comunicar à toda organização a maneira mais efetiva para realizar as mudanças e atualizações de normas.

Por que estar em conformidade com a lei? 

O compliance garante que todas as ações da empresa estejam em conformidade legal. Mas, o que significa estar em conformidade? E por que isso é tão importante?

Estar em conformidade legal significa cumprir todas as leis, legislações, exigências e normas que se aplicam ao negócio em todas as esferas de poder – municipal, estadual e federal. Não respeitar os requisitos legais do negócio pode acarretar consequências seríssimas. Por este motivo, as empresas que fazem contratos fraudulentos, por exemplos, estão sujeitas a penalidades que vão desde multa até processos judiciais que podem interditar toda a produção e até mesmo o próprio negócio.

Nos últimos anos, o Brasil teve uma onda de escândalos sobre a corrupção que envolvia políticos e empresários, o que afetou muitas transações comerciais e de investimento. Como consequência, assistimos a um vasto número de empresas brasileiras declarando falência. Outro fator que deu destaque ao Compliance foi a opinião pública, que se posicionou de maneira mais rigorosa perante àquelas empresas que não cumprem com as suas responsabilidades e obrigações. Por isso, permitir que a sua organização se envolva em escândalos e/ou  não esteja em conformidade, pode representa uma perda irreparável.

Como monitorar as não conformidades?

No Brasil, é importante entender bem, como funcionam as cargas tributárias, uma vez que a sua complexidade exige conhecimento técnico e específico para se ter excelência no gerenciamento e evitar qualquer tipo de riscos ao negócio.

Como já é sabido, há diversas legislações e processos que as organizações devem seguir, mas que muitas vezes podem passar despercebidos, deixando de serem monitorados. No entanto, as penalidades não tardarão em chegar, repreendendo as organizações pelo não cumprimento. Por isso, é fundamental que empresas, de qualquer tamanho e segmento, monitorem os seus requisitos legais aplicáveis, evitando “manchar o negócio” e diminuir sua condição no mercado.

O monitoramento deve ser constante e pode ser feito com apoio de softwares de gestão de requisitos legais. Essas ferramentas são desenvolvidas para agilizar processos e ajudar as organizações a se manterem sempre em conformidade legal com a gestão de requisitos, de maneira automática.  E ainda, podem identificar pontos de não conformidades, contribuindo na elaboração de planos de ação e no tratamento das não conformidades – TNC.

06 dicas para implementar Compliance nas organizações

1. Elaboração de um código de ética e conduta: Um código de ética e conduta serve como um ‘mapa’ para evitar não conformidades na organização. Ao criar e comunicar esse “manual” para os colaboradores é disseminado um padrão de comportamento e conduta. Assim, todos deverão conhecer e seguir as políticas da organização.

2. Centralização de contratos e processos internos: Contratos, negociações comerciais, concorrência e grandes contratações devem passar pelo time de compliance, que você poderá criar – especialistas de diferentes áreas e que estejam cientes de todos os requisitos legais que impactam o negócio. Caso a demanda seja muito pesada para a rotina, existem empresas que oferecem consultorias em compliance e que tem ferramentas online para a gestão, cabendo a sua equipe apenas monitorar.

3. Tratamento das não conformidade -TNC: É necessário revisar os processos internos a fim de identificar não conformidades, e em seguida elabora um plano de ação que trate os problemas identificados, evitando que os mesmos problemas aconteçam ou que os erros sejam camuflados.

4. Comunicação e compliance: Ações e memorando devem ser sempre trabalhados com o suporte da comunicação interna para evitar falta de conhecimento, por parte dos colaboradores,  gerando transgressões que possam causar prejuízos à empresa.

5. A Alta Direção como exemplo: O trabalho de comunicação devem ser ainda maior com a alta direção, visto que as novas normas ISO prezam pelo o envolvimento da alta direção, consequentemente, contribuiu no processo de conscientização sobre as politicas da empresa.

6. Promover o diálogo para o processo de melhoria contínua: Prevenir e identificar não conformidades é algo desafiador. Por isso, dúvidas e sugestões sempre surgirão no dia a dia dos colaboradores. Crie um canal de diálogo para que as dúvidas possam ser sempre esclarecidas e os processos melhorados, bem como as mudanças necessárias para determinados requisitos legais. Lembrando que as mudanças devem ser claramente comunicadas e explicadas a toda à organização.

Conclusão

Percebe-se que o Compliance é o grande aliado da organização. Ele é o responsável por identificar, tratar e prevenir não conformidades que podem causar prejuízos para o negócio. Toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança nas relações de negócio.

Ter este passo a passo para implementação do compliance, ajuda você a evitar falhas no processo. Lembrando que são apenas dicas para que você possa dar o primeiro passo rumo à processos mais eficientes, transparentes e seguros.  O nosso principal objetivo é demonstrar que uma Gestão com base em Compliance, pode ajudar as organizações a evitarem transgressões e não conformidades, desencessariamente e que podem surgir em qualquer etapa do negócio e/ou na sua cadeia de fornecedores.

Para saber mais sobre um sistema de gestão voltado ao Compliance, fale conosco e garanta sucesso em seus negócios. Somos especialistas em gestão e softwares de gestão. O Grupo Verde Ghaia atua há 20 anos no mercado nacional e internacional. Tenha um sistema de Gestão eficiente e que vá trazer benefícios a curto, médio e longo prazo!

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Projeto Colunistas: Importância Segurança de Alimentos


 

Nessa edição do Projeto Colunistas, Raquel Melo, engenheira de alimentos e consultora de SGI da Verde Ghaia, dá um panorama geral sobre Segurança de Alimentos no Brasil e no mundo. Ela ressalta a importância da existência de regulamentações nessa área para se garantir o fornecimento de alimentos seguros para os consumidores. Veja agora e entenda mais sobre o assunto! 

Segurança de Alimentos conforme a ISO 22000

Quando se fala sobre Segurança de Alimentos deve-se pensar na adoção de práticas capazes de controlar qualquer perigo que possa ser veiculado pelos alimentos no momento do consumo.

A crescente demanda por alimentos, a velocidade dos processos e a internacionalização do comércio, acrescentam perigos e aumentam ainda mais os riscos à segurança dos alimentos. Em razão disso, as empresas devem ficar atentas às referências nacionais e internacionais sobre padrões para processos e produtos.

No Brasil, a regulamentação dos produtos, insumos e processos da área de alimentos são de responsabilidade, principalmente, da Anvisa e do Ministério da Agricultura. Essa regulamentação é baseada, muitas vezes, em recomendações internacionais, como do Codex Alimentarius.

A divisão é mais ou menos assim: o MAPA trata da regulamentação e fiscalização de produtos de origem animal, bebidas em geral, vegetais in natura e alimentos para nutrição animal.

Legislações, Normas de Certificação e Requisitos

Já Anvisa é responsável por alimentos industrializados em geral, águas envasadas, embalagens, aditivos, entre outros. Além disso, a Anvisa também regulamenta questões específicas, principalmente em relação à contaminação dos alimentos que possam gerar riscos à saúde dos consumidores.

Além da legislação nacional, as normas de certificação também trazem requisitos importantes na promoção da segurança dos alimentos. Normas muito conhecidas como a ISO22000, FSSC22000 e o BRC definem requisitos para controle de produtos e processos capazes de identificar perigos, minimizar riscos e sustentar um sistema de gestão em segurança de alimentos.

Como empresa, garanta a segurança dos seus produtos, otimize seus recursos e aumente a confiabilidade do seu negócio. Como consumidor, fique de olho no que o mercado pode lhe oferecer.

Veja o vídeo e tenha acesso ao conteúdo completo da Coluna!

 

Raquel Melo
Consultora SGI / Colunista Verde Ghaia

 

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Softwares que auxiliam no gerenciamento de Requisitos Legais Aplicáveis


 

Cada vez mais as empresas estão atentas a importância de trabalhar com o um Sistema de Gestão Integrada – SGI e a certificação de processos, produtos e serviços, porém, para se obter uma certificação e evitar penalidades à empresa é necessário cumprir uma série de requisitos legais.

Todos estes requisitos legais são fundamentais para o sucesso do Sistema de Gestão Integrada – SGI da organização para que nada se perca ao longo da implantação de melhorias e ações que estejam de acordo com os requisitos legais. Para você entender tudo sobre este assunto, separamos o que você precisa saber, confira o artigo.

O que são requisitos legais?

Requisitos Legais são todas as legislações, leis e sanções que se aplicam ao negócio e devem ser cumpridos para evitar punições e problemas com os órgãos públicos em nível municipal, estadual ou federal. É importante salientar que os requisitos legais não devem ser seguidos apenas pelas grandes empresas, os pequenos e médios negócios devem obedecer a pelo menos, 500 legislação e muitas vezes, chegando entre 3.000 a 4.000 requisitos legais. Enquanto que as grandes empresas, o número de legislações aproximam-se de 1.000 à 9.000 requisitos legais. Em um ano, no Brasil, é possível chegar a quase 10.000 novas normas legais que as organizações precisam monitorar.

O monitoramento de legislações e leis no Brasil fazem parte do cumprimento do dever legal das empresas no País. E, mesmo diante desta grande quantidade de requisitos legais, eles só abarcam escopo de meio ambiente, saúde e segurança ocupacional. Por isso, é fundamental o gerenciamento dos requisitos legais, bem como o cumprimento legal de requisitos. Além disso, as organizações devem se preocupar também com os requisitos estatutários, , outorgas.

E é, justamente, nesse ponto que as Organizações acabam sendo multadas, desperdiçando recursos devido a falta de monitoramento dos seus requisitos aplicáveis. Há um outro fator determinante que e que acaba ocupando tempo e recursos das empresas: ler os requisitos publicados, interpretá-los e avaliá-los para saber se eles são aplicáveis ou  não às atividades do negócio. E caso, passe algum requisito despercebido, o organização corre o risco de ser atuada ou multada.

Como o Sistema de Gestão Integrada auxilia no monitoramento?

Um Sistema de Gestão Integrada – SGI é responsável por unificar todos os processos da organização para que se tenha uma visão holística de todas as operações realizadas. Assim, permitindo que os colaboradores de diferentes departamentos realizem os processos da mesma maneira. A gestão integrada, portanto, envolve alguns processos e setores, como por exemplo:

  • Meio ambiente;
  • Segurança de trabalho;
  • Saúde ocupacional;
  • Responsabilidade social;

Com um Sistema de Gestão Integrado – SGI funcionando de maneira satisfatória, a empresa pode obter certificações, tais como a ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

O que preciso para implementar um Sistema de Gestão Integrada – SGI?

Para que um Sistema de Gestão Integrada – SGI seja implementado, é preciso levantar, identificar, analisar atualizar e acessar todas as legislações e sanções que podem afetar de maneira ou indireta o negócio da empresa. Todo este estudo permite que a empresa faça uma análise de todos os riscos que podem afetar a organização, pois, as empresas que não cumprirem os requisitos legais podem ser punidas com multas, sanções, interditadas e até mesmo impossibilitadas de obter uma certificação internacional por descumprimento ou desconhecimento do requisito legal aplicável.

As certificações funcionam como “certificados de excelência” para a execução da tarefa ou processo,, funcionando como vantagens estratégicas para a organização. E quais as vantagens de uma certificação? Entre as ações de uma certificação estão, entre outros fatores, o monitoramento da sua empresa quanto a satisfação do consumidor, gestão de recursos naturais bem como o recurso de energia, buscando sempre a redução de consumo, a promoção de ações de saúde ocupacional e segurança de trabalho dos colaboradores. Todas estas ações promovem um ambiente mais produtivo e saudável, visando sempre o processo de melhoria contínua.

Entre as vantagens da certificação estão:

  • Melhoria da imagem
  • Melhoria da reputação da marca pela opinião pública;
  • Aumento da competitividade;
  • Aumento da produtividade;
  • Redução de custos nas operações;
  • Melhoria do clima organizacional.

Software de monitoramento de Requisitos Legais torne sua empresa competitiva

O gerenciamento dos requisitos legais, faz parte do processo de melhoria contínua das empresas e funciona como prevenção de punição e problemas com os órgãos públicos. Grande parte disto, já foi pontuado. Porém, o gerenciamento dos requisitos desempenha ainda mais funções, como por exemplo, o impedimento para tirar certificações e até mesmo a aplicação de multas pela não conformidade da organização.

No entanto, por meio de um software de requisitos Legais, é possível garantir o cumprimento legal da atividade da organização, se livrando de todas as consequências da não-conformidade.

O SOGI – Software da Verde Ghaia, é uma plataforma capaz de contribuir, significativamente, para o monitoramento dos requisitos legais. Além de oferecer agilidade na gestão das organizações quando o assunto é conformidade legal. O Software da Verde Ghaia permite que as empresas identifiquem todas as não conformidades e elaborem planos de ação, adaptadando as necessidades do negócio.

Em relação ao gerenciamento de requisitos, o Software Verde Ghaia analisa diferentes aspectos do negócio, tais como:

  • Documentos internos;
  • Fornecedores;
  • Auditorias internas e externas;
  • Processos produtivos;
  • Legislações;

Todo o processo de análise, realizado pelo SOGI, é feito com base nas mais modernas normas de padronização internacional, entre elas:

  • ISO 9001 – qualidade;
  • OHSAS 18001 – segurança e saúde ocupacional;
  • SA 8000/ NBR 16001 – responsabilidade social;
  • ISO 50001 – gerenciamento de energia;
  • ISO 22000 – segurança alimentar.

O SOGI permite também que você monitore as não conformidades e os resultados da concorrência, tornando o processo ainda mais estratégico.

Um software de requisitos legais como o SOGI da Verde Ghaia é importante para o monitoramento e gerenciamento dos requisitos legais de empresas de todos os tamanhos e de diferentes setores. Além disso, ele ajuda a empresa a estar de acordo com os mais rigorosos padrões internacionais estabelecidos pelas normas ISO, visando sempre o processo de melhoria contínua, em todos os processos da organização. O SOGI é  um software de gestão de requisitos que permite o acompanhamento das conformidades legais, resultando em um plano de ação mais estratégico.


Expatriados e os desafios para a Gestão das Organizações no Brasil


 

A visão do Brasil pela perspectiva dos expatriados

Ao participar do Fórum CEO Brasil e do Fórum de discussões com Expatriados, um evento que significa adquirir novas experiências e ter aprendizado contínuo, surgiu uma questão muito importante que precisa ser considerada: quais as dificuldades de um expatriado em gerir uma empresa brasileira, já que possuímos uma cultura própria e um sistema burocrático e moroso? Entender estas dificuldades é importante porque o sucesso que os expatriados possuem em seus negócios contribuem para a expansão e o desenvolvimento comercial do Brasil.

 

No bate papo estiveram presentes Carlos Aldan, CEO do Grupo Kronbery, Miguel Setas, CEO do grupo EDP, Miguel Saldívar, CEO da Soft Tek e Marc Keichardt, CEO da Bayer. Para estes quatro homens, as perspectivas para o país não são tão ruins quanto parecem ser. Contudo, é preciso resgatar valores para conduzir ao crescimento.

No Brasil, Segundo Miguel Setas, o mercado é grandioso e propício à expansão, porque possuímos talentos incríveis e recurso humano variado, excepcional e habilidoso. Marc Keichardt, que viveu no Brasil por 10 anos, voltou recentemente e dessa vez veio para ficar, expôs de forma muito entusiasmada o potencial do Brasil de crescer ainda mais.

“Mesmo o Brasil passando por um momento delicado, a possibilidade é de grande crescimento. É assim que percebo o país. Ele está em crescimento constante.” Miguel Setas reafirma também o discurso: “A realidade do Brasil comparada ao cenário português não é surpreendente. Isso porque Portugal se estabilizou e o Brasil continua em busca da sua estabilidade.

E por esse motivo, é mais fácil investir no Brasil, uma vez que há mecanismos que ajudam no crescimento do negócio”.

As primeiras dificuldades na gestão das organizações brasileiras

Para os expatriados, administrar empresas brasileiras é muito enriquecedor. Porque, de acordo com a visão deles, nós brasileiros reagimos rápidos diante dos problemas e temos a capacidade de nos relacionar com qualquer pessoa. E, principalmente, temos uma criatividade excepcional para lidar com as mais diversas situações.

Entretanto, uma das grandes dificuldades que as organizações geridas por CEOs estrangeiros enfrentam é ter a capacidade de fazer uma leitura correta do cenário brasileiro e de compreender a nossa cultura. Segundo Miguel Sadívar, o Brasil e o México, embora parecidos, possuem uma cultura muito divergente no que diz respeito às leis e à constituição dos processos de negócios. E essas diferenças culturais são grandes dificultadores na negociação intercultural, que envolvem gerenciamento de times multiculturais e também o desempenho dos executivos.

Cultura de Transformação e o confronto com a zona de conforto

De acordo com os autores Hampden-Turner e Trompenaars[1], “a cultura é a maneira pela qual um grupo de pessoas resolve determinados problemas universais. Todas as pessoas de qualquer lugar do mundo são confrontadas por determinados problemas universais relacionados com pessoas, com a passagem do tempo e com o ambiente.” E podemos classificar as soluções específicas a estes problemas universais em sete dimensões sobre as quais diferentes culturas se contrapõem:

  1. Individualismo vs. comunitarismo: Momento que o indivíduo se coloca em primeiro lugar ou como parte de um grupo.
  2. Universalismo vs. particularismo: Como o indivíduo julga o comportamento humano. Em alguns casos se sentem obrigados a seguir padrões culturais.
  3. Neutro vs. afetivo: Relaciona-se com a emoção e a razão nas relações.
  4. Status alcançado vs. status atribuído: Relacionado àquilo que o indivíduo realiza e com aquilo que o indivíduo é.
  5. Específico vs. difuso: relacionamento do indivíduo com os outros, podendo ser apenas profissional ou ambos, isto é, profissional e pessoal.
  6. Tempo sequencial vs. sincrônico: refere-se à importância que as culturas dão ao passado, presente e futuro.
  7. Internamente orientado vs. externamente orientado: Relacionado à atitude do indivíduo ao meio ambiente.

A partir do momento que um expatriado passa a conhecer a cultura brasileira e entender nossas particularidades, ele passa a compreender também a história e o contexto em que estamos inseridos e acaba relacionando-os com sua própria trajetória de vida e cultura. Dessa maneira, identificam-se valores e abrem-se as relações, facilitando o processo de gestão.

Mas, nem tudo são flores. Apesar de terem uma visão mais dinâmica do brasileiro, os expatriados se veem na missão de manter as equipes sempre engajadas e em crescimento para que sejam bem-sucedidas. A percepção é que o brasileiro se desmotiva muito fácil, não usa sua habilidade e criatividade, sendo comum esperarem que seu líder ou alguém os motivem. Dessa maneira, os expatriados questionam-se como desenvolver lideranças e dar a eles oportunidades de construírem carreiras de modo produtivo. Infelizmente, muitas organizações passam por situações como essa, principalmente pela instabilidade política e econômica em que vivemos atualmente, deixando todos inseguros quanto ao seu futuro.

O monstro dos expatriados: a burocracia brasileira

Sem dúvida, um dos grandes vilões para os expatriados é a burocracia exacerbada. O Brasil possui leis em excesso que são marcas da nossa cultura e que muito incomodam e dificultam a vida dos expatriados no país. A legislação brasileira precisa estar mais perceptiva e conectada ao mercado, promovendo melhorias na competitividade da gestão empresarial. Estamos vivendo um modelo disruptivo de negócio, tornando-se necessária mais velocidade, rapidez, agilidade e desburocratização em todos os processos.

Entender a lei brasileira é uma verdadeira missão. Há muitas leis e todas são complicadas e para piorar, elas podem ser interpretadas diferentemente por mais de um brasileiro que entenda de lei”

Portanto, a burocracia é algo que incomoda os expatriados. E ela impacta negativamente a gestão desses CEOs, acarretando diminuição na produtividade e altas cobranças dos gestores que ainda estão nos países de origem. E ligado a isso está a dificuldade em compreender previamente a cultura brasileira, dificultando a adaptação e consequentemente trazendo maior morosidade ao processo de crescimento nas empresas. Estes são os principais desafios que devem ser enfrentados pelos expatriados que estão como gestores de organizações. Desafios difíceis, mas que podem ser superados.

 

Deivison Pedroza
Presidente do Grupo Verde Ghaia

[1] HALL, E. T.; HALL, M. R. Understanding cultural differences. Yarmouth: Intercultural Press, 1990.


Regras para o Licenciamento ambiental de atividades industriais no município de São Paulo


 

Foi publicada no Diário Oficial do Município de São Paulo do dia 11-09-2018 a Portaria DECONT Nº 05, de 11-09-2018, que define os conceitos e procedimentos para o Licenciamento Ambiental de Atividades Industriais no âmbito do Município de São Paulo, e estabelece a documentação necessária para autuação do respectivo processo administrativo.

A Portaria DECONT Nº 05, de 11-09-2018 traz como ponto principal a descrição do processo de obtenção do Licenciamento Ambiental no Ramo de Atividades Industriais. Além de determinar que os requerimentos feitos a partir da data de instauração do licenciamento ambiental, de atividades industriais eletrônico, seguirão o procedimento específico desta modalidade de licenciamento. Já os requerimentos anteriores a essa data seguirão o procedimento previsto para o licenciamento ambiental via processo administrativo físico.

 

No anexo II da norma estão listados os CNAE(s) passíveis de licenciamento pela SVMA e a validade das Licenças Ambientais de Operação, Renovação de Licença Ambiental de Operação e Licença Ambiental de Operação (Regularização).

A norma revoga a Portaria DECONT Nº 05, de 04-08-2018, norma esta que previa as regras para o Licenciamento Ambiental de Atividades Industriais no município de São Paulo.

Para maiores esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Portaria por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site Future Legis

 

Fábio Pereira de Carvalho

Legislação e Pesquisa


Os desafios da Cultura de transformação dentro das Organizações


 

Muito se fala em cultura de transformação nas organizações com foco em inovação e levando em consideração que estamos imersos no mundo digital. No entanto, para muitas empresas brasileiras, o processo de certificação das Normas ISO torna-se imprescindível, e deve ser considerado também como um processo de transformação cultural.

É preciso levar em conta esse processo de mudança porque as empresas precisam traçar seu plano, com os propósitos de onde quer chegar e definindo os passos de como vai chegar, mantendo o foco na execução das ações planejadas para que consigam concretizar as mudanças necessárias.

Os desafios da Cultura de transformação dentro das Organizações

Como ter cultura de transformação?

É comum que as organizações invistam não apenas recursos financeiros, mas também recursos humanos, para implementar as Normas ISO. E mesmo assim não alcançarem os resultados pretendidos. Por esse motivo, passam então a acreditarem que ser uma empresa certificada é um modismo, e não uma necessidade.

No entanto, as organizações não percebem que, se não implementarem as Normas ISO, a sua competitividade diminui frente aos seus concorrentes, uma vez que estas Normas tem como objetivo orientar cada um dos procedimentos e alinhá-los para que o nível da qualidade dos produtos e dos serviços sejam perceptivos não apenas para a organização, mas também para o seu cliente.

Desse modo, antes de implementar um Sistema de Gestão, tenha em mente que é necessário conscientizar a sua organização, incorporando os valores imprescindíveis para que seja possível realizar uma transformação cultural. E lembre-se também da importância de um planejamento com ações graduais e que contribuam para a efetivação dessa mudança.

Retire sua Equipe da Zona de Conforto

Todo sucesso não vem por acaso. Sabemos que por trás de uma empresa bem-sucedida sempre existe um líder capaz de tornar o processo profissionalmente “transformador”, contribuindo para o crescimento humano e auxiliando seus colaboradores a lidarem melhor com os problemas que aparecerão.

A mudança é um processo lento e com dificuldades a serem vencidas. Por isso, um bom líder acompanha de perto todo o processo, devendo projetar objetivos a curto prazo visando a longo prazo alcançar os resultados almejados e conquistar melhorias para toda a organização.

Em sua palestra no Fórum CEO Brasil, Rodrigo Abreu, presidente da Quod, pontuou o processo de transformação cultural como preocupante, visto que as lideranças de hoje estão sem iniciativas para conduzirem um novo ciclo. Dessa maneira, muitas organizações se veem obrigadas a buscarem novos líderes no mercado. Diante deste problema, devemos não só nos preocupar como também questionar o que está errado e onde se encontra o erro para então buscar por transformações que sejam tangíveis.

Portanto, devemos ter mente que todo o processo de transformação cultural começa pelos seus líderes. São eles que precisam vislumbrar o futuro, estarem abertos para opiniões, mudanças e transformações. Um bom líder, que é aquele que sabe planejar todos os seus passos e sabe exatamente onde quer chegar junto com sua equipe, conduzirá então com maestria essa jornada.

Tenha Sinergia nas atividades e nos processos

Tenha Sinergia nas atividades e nos processos

Contudo, há muitas organizações que realmente se preocupam com a transformação cultural antes de implementar qualquer novo processo. Isso permite que essas empresas tornem-se competitivas, por estarem de acordo às suas estratégias. Consequentemente, a implementação das normas ISO e a tão sonhada certificação se tornam práticas cotidianas e alinhadas, deixando de ser um processo moroso e complexo.

Embora muitas organizações reclamem sobre a complexidade de gerenciar o seu SG, o gargalo se encontra na falta de envolvimento e participação dos mais diversos níveis hierárquicos das organizações. Nesses casos, a mente da cultura organizacional pode ser descrita como: “a gerência define e nós seguimos”. E isso ocorre com cada departamento, que trabalham separados, pensando em objetivos específicos em vez de globais. Com isso, a Norma ISO passa a ser vista como um processo exclusivo de um departamento, excluindo uma visão sistêmica dos objetivos globais e dos processos de toda a organização. E não há como ter sucesso sem a participação e o envolvimento de toda a organização em todos os níveis hierárquicos.

As organizações devem perceber que o processo de certificação é uma forma de se manter eficiente e coerente com suas políticas, com seus procedimentos e com seus clientes. E, visando por essa melhoria contínua, implementar uma norma ISO nas organizações brasileiras é uma etapa essencial para a qualidade dos serviços e/ou produto bem como atestar a competitividade no mercado cada vez globalizado.

O Grupo Verde Ghaia, especializada em auditorias e com credibilidade e Know-how de 20 anos, possui profissionais capacitados, com visão minuciosa dos processos de implementação, migração e certificação das Normas ISO, bem como auditorias internas e externas. Por isso, temos ajudado a garantir o sucesso de muitas organizações ao passarem por essa transformação cultural.

Deivison Pedroza
CEO e Presidente do Grupo Verde Ghaia


Deivison Pedroza lança livro em BH


 

Sobre Bicicletas e Sucesso
Como o sonho de ter uma bicicleta me levou ao sucesso

Na última quinta-feira, dia 21 de setembro, Deivison Pedroza – CEO do Grupo Verde Ghaia, lançou seu novo livro em Belo Horizonte (MG). O lançamento de Sobre Bicicletas e Sucesso aconteceu no Restaurante Santa Fé, no bairro Funcionários, e reuniu uma centena de amigos, colegas de trabalho e admiradores do seu trabalho. Este é o sexto livro do autor, que também já publicou sobre educação ambiental infantil e direito ambiental.

Nesta publicação, Deivison Pedroza conta como a bicicleta foi um objeto importante em sua história, mas mais importante que ela, as experiências que viveu para obtê-la.

“Por isso, ao descrever essas experiências, decidi faze-lo de forma simbólica, considerando que o ‘universo humano é cercado de metáforas, símbolos, abstrações, enfim representações cheias de significados’. Por essa razão a bicicleta foi tomada, de forma metafórica, como veículo narrativo deste livro. Porém, antes de começarmos a pedalar, falarei um pouco de onde surgiu essa ideia.”

Assim, o autor começa a discorrer sobre as dificuldades percorridas até alcançar as alegrias dos dias de hoje.

“Sucesso é algo bem diferente de sorte. um é o resultado de uma construção, outro é o de um acaso. Sorte é ganhar a bicicleta num sorteio, sucesso é construir uma bicicleta sem nenhum recurso. (…) Portanto, empreender exige, antes de tudo, abdicar da estabilidade, dar lugar à incerteza, ano novo, e a encarar as adversidades como se fôssemos um menino que monta sua própria bicicleta e descobre que na verdade isso é só o começo. Depois dela pronta, ele ainda precisa aprender a andar.”

Deivison Pedroza é um homem determinado que superou as adversidades para alcançar seus objetivos e fez de cada experiência vivida um importante aprendizado. O vídeo de maior sucesso nos últimos anos, Sonhos – O que você quer ser quando crescer, de sua autoria, também é uma alusão a essa sua busca pelo sucesso. Vale a pena seguir essa história que ainda tem muitas páginas para serem escritas.

Confira aqui todas as fotos do lançamento.

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Passo a passo e 4 dicas para conseguir sua certificação internacional


 

Pensando nisso, elaboramos um passo a passo e também quatro dicas infalíveis para você conseguir uma certificação da Norma ISO para o seu negócio. Confira a seguir tudo o que você precisa saber.

O que é uma certificação?

É uma certificação funciona como um reconhecimento, conferido por uma organização independente e habilitada. A empresa é avaliada quanto aos requisitos técnicos para obter uma certificação em determinado processo, produto ou ação.

O que é a ISO?

Criada em 1947 na Suíça a ISO – International Organization for Standardization ou em português, Organização Internacional para Padronização, tem como principal objetivo aprovar normas internacionais em todos os campos técnicos. Tais como: normas técnicas, classificações de países, normas de procedimentos e processos, para que assim, empresas do mundo todo possam trabalhar com um padrão reconhecido mundialmente e fazer negócios sem problemas. Visto que ambas seguem os padrões internacionais exigido pela norma.

Existe ISO no Brasil?

No Brasil, a aplicação e certificações da norma ISO são feitas pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Dentre as certificação mais conhecidas e aplicadas no Brasil estão as normas: ISO 9000 / ISO 9001/ ISO 14000 / ISO 14064 / ISO 14000 / ISO 14064.

Como obter uma certificação ISO?

Para ser certificado, é preciso atender às exigências de cada norma durante o processo de auditoria. Porém, para que isso aconteça, muitas vezes são necessárias diversas adequações e eliminação de não-conformidades em diferentes processos da empresa. Para tornar o processo mais simples, aqui vai um passo a passo completo para sua empresa conseguir alcançar a certificação ISO.

Existem diversas certificações, como por exemplo, para a gestão da qualidade, segurança de alimentos, meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde no trabalho e muitas outras. É importante que seja feita uma certificação, por vez, a fim de evitar problemas no cumprimento das exigências e a organização não ficar perdida com as ações corretivas necessárias para que a auditoria ocorra com tranquilidade.

Para escolher a certificação, é importante que seja feito mapeamento interno da organização, definido o que seria mais estratégico para obter um reconhecimento internacional. Por isso, alinhamento deve estar em conformidade com os objetivos organizacionais, tais como a missão, valores e a visão.

Após a definição da norma para certificação, é necessário identificar quais serão as áreas afetadas e que precisarão realizar mudanças, visando melhorias para atender aos requisitos da certificação. Saiba que é possível reduzir tempo e recurso para alcançar a sua certificação.

Formação de uma equipe focada na gestão da certificação

O terceiro passo é formar uma equipe com membros de diferentes áreas da organização, principalmente, àquelas relacionadas diretamente ao processo da certificação. Toda a organização deverá canalizar seus esforços na adequação dos processos interno, exigidas pela norma para a certificação. Não existe um número certo de colaboradores para compor esta equipe. Porém, é necessário lembrar que são grandes os esforços, além de necessários para ser uma empresa certificada. Portanto, quanto mais estratégico e focado for o time, melhor e mais próximo da certificação, você chegará.

Mapeamento dos processos

Agora, está na hora de mapear todos os processos, de todas as áreas que deverão passar pela auditoria. Não importa qual o tamanho e o impacto do processo. Todos devem ser mapeados e, cautelosamente descritos, para que possam ser acompanhados e analisados visando melhorias. Leia o nosso e-book e entenda melhor como funciona a relacao entre certificação ISO 9001 e aqualidade dos seus produtos e serviços.

Identifique as  não conformidades

Após mapear todos os processos é importante identificar as etapas que apresentam não-conformidades com os requisitos legais aplicáveis ao negócio ou que não atenda às exigências das normas ISO. Fique atento, pois este é um dos passos mais importantes e que poderá ser decisivo na hora de obter a certificação. Todos os detalhes devem ser analisados, bem como as consequências  quando as não-conformidades não são tratadas. Para isso, ajudar no monitoramento de não-conformidades, a Verde Ghaia, possui o módulo LIRA, muito útil no processo de certificação.

Elabore um plano de ação para as não-conformidades

Após a identificação é fundamental montar um plano de ação para corrigir todas as falhas que geram as não conformidades. Trace objetivos claros e tenha diferentes estratégias para a implementação de melhorias. Além disso, insira as possíveis correções para as NC e o tratamento de não conformidade no módulo LIRA do SOGI.

Analise os resultados obtidos

A mensuração de resultado garante que o plano de ação seja realmente eficiente e que resolva todos os problemas relacionados às consequências das não conformidades apontadas. Fique atento para garantir que todos os problemas foram mesmo resolvidos e/ou se ainda existem pendências que podem causar problemas.

Realize auditorias internas

Antes de realizar a auditoria para a certificação, é importante pedir à equipe, que realize auditorias internas. Salienta-se que essa auditoria seja fidedigna à realidade da organização. Pois, após a auditoria interna, ainda é possível tratar as Não Conformidades antes da auditoria com os Órgãos Certificadores. Portanto, é fundamental que você faça anotações para apontar resultados, gerar relatórios e compartilhar com todos os envolvidos, pois a partir de então, iniciam-se as mudanças necessárias exigidas pela Norma ISO.

Processo de melhoria contínua

Após todo o processo de certificação, a organização deve se certificar se os processos ainda estão sendo seguidos de maneira completa, a fim de atingir o processo de melhoria contínua, nas diferentes áreas da organização.

Dicas para a certificação internacional

Embora o processo de certificação pareça ser complexo, a organização pode realizá-lo com tranquilidade, visto que, a complexidade se dá mais ao campo da cultura organizacional do que processual. Por isso, reunimos algumas dicas que podem ajudar no momento da implementação ou da recertificação:

Dica 1: Tenha uma consultoria para obter a sua certificação

Obter uma certificação internacional, em qualquer uma das áreas, exige conhecimentos específicos e o envolvimento de profissionais que sejam especialistas na área. Por isso, contar com uma assessoria, online ou presencial, faz com que o processo seja feito com mais consistência e que a certificação venha de fato, tornando o processo mais otimizado e menos custoso.

Portanto, contratar empresas com renome é uma forma de garantir resultados. No Brasil há um grande número de consultores autônomos, que infelizmente, não oferece os mesmos benefícios que uma empresa especializada. Sendo assim, avalie bem os pós e o contra ao contratar os serviços de consultoria.

Dica 2: Escolha o momento certo para se certificar

Qual o momento certo para se certificar? Não há como definir o momento certo, mas a organização pode traçar planos, conforme o seu planejamento estratégico. Embora seja comum, as organizações buscarem pela certificação apenas quando precisam ter a vantagem competitiva. Fique atento, seja uma empresa certificada e que esteja entre os principais players do setor, com referência em processos e ações de qualidade, mantendo os padrões internacionais e em constante melhoria contínua.

Dica 3: Não deixe de fazer a migração da sua certificação

Quem já obteve a certificação, precisa se (re) certificar, pois a norma ISO 9001 e 14001 passaram por atualizações. Muitas organizações precisam realizar a migração das certificações, padronizando seus processos de acordo com as exigências mais recentes. Uma assessoria também pode auxiliar neste processo de maneira mais assertiva.

Dica 4: Olhe para o seu setor

Na hora de se certificar faça um estudo e identifique quais são as principais certificações que os concorrentes possuem, ou qual certificação poderá fazer seu negócio se sobressair em relação aos demais.

Agora que você já tem uma boa ideia do processo de certificação da Norma ISO, é importante partir para ação e enxergar na certificação uma oportunidade de elevar seus processos aos mais rigorosos padrões internacionais de qualidade, gestão do meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde no trabalho.

Conte com o Grupo Verde Ghaia para fazer parte desse sucesso! Temos experiência no mercado, com mais de 20 anos de atuação, atendendo mais de 2.300 clientes de grande e médio porte, nacionais e internacionais.

E, se você é uma empresa micro ou pequena, temos serviços especializados com a mesma qualidade e que cabem no seu orçamento. Queremos te ajudar a crescer e se tornar competitivo no mercado globalizado.

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Publicada Portaria sobre celebração de Compromisso de Ajustamento de Conduta


 

CBM do Rio de Janeiro publica Portaria sobre Celebração de Compromisso de Ajustamento de Conduta

Foi publicada no dia 10 de setembro deste ano, a PORTARIA CBMERJ Nº 1.008, DE 06-09-2018, a qual estabelece os Procedimentos a serem adotados pelo Corpo de Bombeiros Militar do Estado do Rio de Janeiro, para a Celebração de Compromisso de Ajustamento de Conduta às Exigências Legais para a regularização de Imóveis e Estabelecimentos localizados no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, quanto ao projeto e à execução de medidas de segurança contra incêndio e pânico, formalizado através de Termo de Ajustamento de Conduta (TAC).

A norma destaca que a realização da celebração do compromisso de ajustamento de conduta é aplicável aos imóveis e estabelecimentos existentes que possuam irregularidades nas condições de segurança contra incêndio e pânico, constatadas pelo CBMERJ através de Notificação. Ou seja, após fiscalização do órgão e constatação de irregulares, o empreendimento será notificado, sendo que nesta notificação constará o prazo determinado pelo órgão para cumprimento das exigências formuladas. Importante ressaltar que, a norma possibilita que o proprietário ou responsável legal dos imóveis ou estabelecimentos celebre o Termo de Ajustamento de Conduta (TAC), nos casos de impossibilidade justificada de cumprir os prazos das exigências formuladas pela Notificação, com a finalidade de promover a adequação do imóvel ou estabelecimento existente à legislação de segurança contra incêndio e pânico em vigor.

A Portaria ainda dispõe que, nos casos em que as adequações das edificações à legislação de segurança contra incêndio e pânico implicar em obrigações de elevada complexidade, poderão ser concedidas condições especiais para celebração do compromisso.

Para maiores esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Portaria por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site Future Legis.

Bruna Marques da Costa
Departamento Jurídico


Compliance: por que estar em conformidade com a lei?


 

Você sabe o que é compliance? Este termo está diretamente ligado à como a empresa está em conformidade com a lei e também quais são as ações preventivas e de resolução na hora de coibir uma possível transgressão ou não conformidade.

Para entender um pouco mais de como funciona este processo e as consequências das empresas que se omitirem diante das não conformidades, este guia vai ajudar com todos os detalhes necessários. Confira a seguir.

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O que é compliance?

O termo compliance é uma palavra de origem Inglesa “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. Logo, No âmbito corporativo, o compliance é formado por um conjunto de regras e normas legais que regulamentam as políticas e diretrizes internas de uma organização, bem como as ações e planos para não conformidades identificadas no negócio.

O que é conformidade?

A conformidade está intimamente ligada ao compliance, pois é o ato de combinar crenças, atitudes e comportamentos, de modo que estejam alinhados às normas e às leis estabelecidas internamente ou por terceiros. Em suma, estar em Conformidade Legal, significa atender aos requisitos legais e leis estabelecidas pelos Órgãos públicos internacionais ou nacionais. Por que preciso estar em conformidade com a leiEstar em conformidade com a lei confere à organização diversas vantagens competitivas e estratégias, algumas delas são:

Evitar problemas com órgãos públicos

como conseguir Maior qualidade dos produtos e serviços

Entre as consequências, da não-conformidade, estão multas, sanções, processos e até mesmo interdições. Por isso, para evitar problemas com órgãos público é preciso estabelecer ações concretas para um compliance eficiente dentro da sua organização.

Maior qualidade dos produtos e serviços

Quando se está em conformidade com os requisitos legais e também normas internacionais, os produtos e serviços da organização atendem aos padrões internacionais de qualidade. Isso significa, aumento de confiança do consumidor, melhoria nas vendas e ainda, diminuição de perdas durante a produção, quando estas estão relacionadas ao atendimento dos padrões de qualidade, ISO 9001.

Padronização de documentos e processos

A padronização de documentos e processos, permitem que todas organização produza materiais que possam ser lidos e utilizados, sem que hajam problemas de comunicação entre as áreas, que podem resultar em retrabalho ou problemas no relacionamento com stakeholders.

Diminuição de prejuízos financeiros

Com os processos de qualidade, segurança do trabalho e os demais processos atendendo às conformidades legais, retrabalhos, indenização para clientes e multas são somente algumas situações que diminuem, consequentemente, o gasto da organização devido às não conformidades. Neste processo, as organizações devem se ater, pois, todo o ganho gera maior lucro, garantindo a organização, maior poder de crescimento em tamanho e competitividade.

Fortalecimento da imagem e reputação da empresa no mercado

Ao estar em conformidade com a lei, as organizações passam a ser vistas pelo público como transparentes, o que aumenta a reputação da empresa, ajudando na construção de imagem sólida, perante aos seus consumidores.

É importante lembrar, neste quesito, que um estudo divulgado pela Edelman Significa, em 2017, chamado de Trustbarometer, mostrou que os consumidores estão dispostos a pagar até 30% a mais por produtos de empresas que se preocupam com causas e que sejam transparentes quanto às suas atividades.

Acesso aos melhores fornecedores do mercado

Toda empresa precisa contar com fornecedores de qualidade para garantir que a produção de produtos e/ou serviços sejam feitos, visando sempre a excelência e o processo de melhoria contínua. Ao estar em conformidade com lei, é possível fazer negócio com fornecedores que também tenham tal preocupação e que possam oferecer sempre produtos e/ou serviços de qualidade e uma relação transparente com o negócio.

Como eu posso monitorar as não conformidades?

Grande parte das empresas não estão em conformidade com os requisitos legais, devido ao complexo sistema legal do país, que acarreta o não conhecimento e, consequentemente, o descumprimento de leis. 

Mas então, como monitorar as não conformidades? É nesta etapa que o compliance ajuda no mapeamento de todas os aspectos legais e normativos que podem impactar o negócio, bem como na execução de planos de ação, que contribuem no monitoramento todas normas em vigor, possíveis atualizações de lei e também o surgimento de novas.

Como identificar e tratar as não conformidades do negócio?

Você sabe se a sua empresa está em conformidade? O processo de identificação é a etapa que realmente pode mudar e melhorar a resposta da organização em relação aos problemas de conformidade identificados. Para ajudar neste processo, existem ferramentas e processos que contribuem na identificação e tratamento das não conformidades da sua organização.

  • Identificação da não conformidade: nesta etapa é importante olhar para todos os aspectos do negócio, bem como os seus processos, produção, relacionamento entre as áreas, gastos e todos os demais que podem ajudar na compreensão e identificação de possíveis não conformidades, bem como as suas causas.
  • Tratamento das não conformidades: após a identificação, é necessário utilizar as ferramentas e processos que possam sanar as não conformidades. O passo a passo para este tratamento é configurado por:

Análise crítica da não conformidade

Nesta etapa é importante classificar o nível de gravidade da não-conformidade. Uma vez que, essa classificação dependerá deste nível de gravidade, assim como o nível de consequências que ela poderá causar.

Determinar as causas da não conformidade

Saber de onde está vindo a falha no processo é fundamental para sua correção. É nesta etapa que reside a grande dificuldade das organizações. Por isso, é necessário trabalhar com afinco no diagnóstico da causa real do problema. E não se esqueça de incluir até os menores dos problemas.

Avaliação de possíveis soluções para o negócio

Com possíveis solução para sanar a não conformidade, é necessário desenhar um plano de ação com objetivos e estratégias claras.

Implantação de uma plano de ação

Com o plano de ação em mãos, está na hora de resolver a não conformidade, bem como suas causas primárias. Através do compliance, a identificação e o tratamento correto das não conformidades, é possível saber como a empresa está e também apontar resoluções para os problemas que possam agravar e impedir o crescimento do negócio.

Conheça o Livro “Auditoria de Conformidade Legal: Compliance ambiental na prática” da Verde Ghaia.


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