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6 segredos para uma gestão de requisitos legais campeã


 
6 segredos para uma gestão de requisitos legais campeã
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Com certeza você já deve ter ouvido a frase “ninguém pode alegar desconhecimento da lei”. Por essa razão a empresa em que você trabalha entendeu que precisa ter acesso a todas as leis, decretos, portarias, resoluções, etc. que de alguma forma possam ser relacionadas com as suas atividades.

Agora que o primeiro passo foi dado, surge a necessidade de saber quais são essas legislações e criar uma forma de controlar como está o atendimento a elas. E agora? Onde encontrar essas leis, como saber quais se aplicam ao seu negócio?

Como você deve saber, as legislações são de conhecimento público e podem ser obtidas de forma gratuita, inclusive em vários sítios de internet. Então é hora de arregaçar as mangas, se debruçar na frente do computador e navegar pelas páginas do Planalto, diversos órgãos ambientais, Ministério do Trabalho, prefeituras e encontrar as leis que sua empresa precisa ter conhecimento.

Será essa a melhor forma? Já pensou no tempo que isso iria demandar de algum funcionário seu? Sua empresa quer ser a melhor em seu segmento e para que consiga isso ela precisa de tempo, recurso e pessoas para atingir esse objetivo. Certamente ter um funcionário dedicado exclusivamente e por conta desta atividade não seria a melhor estratégia.

Confira os 6 segredos que listamos para você!

Esse seria o primeiro segredo: deixe que um especialista faça esse serviço. Conte com uma empresa parceira que possui as ferramentas e o conhecimento necessários para garantir que você tenha acesso a todas as legislações aplicáveis ao seu negócio e ainda te informe das atualizações legais ocorridas.

Ah, agora sim…encontrei uma empresa que através de um software de requisitos legais vai me informar toda a legislação que tenho de atender, pronto, missão cumprida. Errado…muitas empresas param por aí e não saem mais dessa etapa achando que não há mais nada a ser feito.

De nada adianta ter uma Ferrari estacionada na garagem se você não sabe dirigir ou se não há uma via adequada para você desfrutar da potência seu motor. O que queremos dizer com isso? Sua empresa tem de ter uma pessoa engajada e familiarizada com esse processo e essa pessoa deve ter os meios de conduzir todas as situações que vão decorrer da necessidade de se atender um requisito legal.

Voltamos a dizer, sua empresa não precisa de manter uma pessoa full time para verificar o atendimento à legislação, mas deve indicar um ponto focal, uma pessoa chave para esse processo.

E vamos mais além: essa pessoa tem de ter carta branca na empresa, pois para se atender a legislação há necessidade de recursos, inclusive financeiros. Esse é o segundo segredo: de nada adianta saber o que deve ser feito para atender a legislação se não há os meios para conseguir os recursos necessários para as adequações que devem ser feitas.

A empresa deve estar engajada e entender que as adequações são necessárias e não são capricho de ninguém, mas pura e simplesmente o atendimento a uma exigência prevista na lei. Assim, essa pessoa, esse ponto focal, deve ter abertura dentro da empresa para pleitear os recursos necessários.

Já que falamos em recursos financeiros, investimentos…temos de tomar cuidado com seus possíveis sinônimos pois este é o terceiro segredo: a empresa não pode pensar que atender a legislação signifique custos ou gastos! Todas as ações tomadas para se atender a legislação devem ser vistas como investimentos. Afinal, ninguém quer que sua empresa seja interditada pelo Ministério do Trabalho ou pelo órgão ambiental, certo? A imagem de sua empresa tem um preço que justifica isso?

Portanto, desapegue dessa ideia de pensar que atender a legislação custa caro, que é um processo burocrático. Pense no que você está evitando no futuro. Com certeza esse “investimento” será bem melhor do que arcar com ônus de passivos, sejam trabalhistas ou ambientais.

Bom, depois que se amadurece o suficiente para enxergar os benefícios (e a necessidade) de atender a legislação de nada adianta você ter aquela Ferrari na garagem se ela passar por umas revisões de vez em quando não é mesmo? Afinal você não quer ver seu carrão parado no meio da rua por falta de manutenção….

Então, qual seria o próximo passo? Sua empresa tem de verificar se realmente a legislação identificada está sendo atendida. Quarto segredo: faça auditorias de conformidade legal frequentemente, veja se realmente as legislações existentes estão sendo cumpridas.

Muitas vezes a pessoa acha que interpretou a lei de forma correta, que está atendendo tudo, que tal coisa não tem de ser feita porque não é obrigado…e aí entra a necessidade de verificar se o que está escrito está mesmo ocorrendo, ou funcionando como esperado.

Agora, será que é interessante que aquela mesma pessoa que está todo dia trabalhando com aquele processo, já “viciada” com o olhar sobre sua atividade, seja a pessoa mais indicada para avaliar como ela própria atende a lei?

Quinto segredo: tenha uma visão externa de como sua empresa e seus funcionários atendem à legislação. Procure uma empresa especializada nesse assunto e deixe que ela avalie de forma imparcial e com seu conhecimento adquirido de anos de experiência se a forma como você está atuando realmente atende a legislação.

Por último, nunca pense que sua empresa tem de atender a legislação porque é uma empresa certificada em tal norma, ou porque seu cliente exigiu que para participar de uma licitação você tem de ter um sistema de monitoramento de requisitos legais…

Esse é um erro que pode jogar todo seu trabalho no lixo… você não atende a legislação porque a ISO 14001 exige, ou porque é uma cláusula contratual. Sua empresa tem de atender a lei por outros inúmeros motivos.

Você já reparou que quando lemos uma notícia bombástica sobre uma empresa X ou Y que em 99% dos casos ela está na mídia, com sua imagem manchada, porque deixou de descumprir a lei?

Esse é o sexto segredo: cuide da imagem da sua empresa pois um deslize, o não cumprimento de um determinado requisito legal pode acabar com vidas, empregos e afetar severamente o mundo em que vivemos.

 

Ricardo Henrique Ferreira Cardoso
Consultor Jurídico Verde Ghaia


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