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O que são Ações Preventivas no planejamento estratégico?

O que são Ações Preventivas no planejamento estratégico?
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“É melhor prevenir do que remediar”. Com certeza você já ouviu essa frase clichê em algum momento da vida. Mas mesmo sendo tão corriqueira, ela provavelmente embutiu em sua mente uma ideia simples, porém um tanto reveladora: um bom planejamento é capaz de evitar toda a sorte de problemas. E é exatamente nesse conceito que se encaixa a necessidade de ações preventivas no Planejamento estratégico de uma empresa. Mas afinal, o que são as ações preventivas? O que é Planejamento estratégico?

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é um conceito da Administração que auxilia os gestores a pensar sua organização no longo prazo. Nessa competência se encaixam passos cruciais para uma boa gestão:

* Missão da empresa;
* Visão da empresa;
* Estabelecimento de objetivos;
* Estabelecimento de metas;
* Instituição de Planos de ação (bem como seu acompanhamento).

O norte-americano Russell Ackoff (1919-2009), conceituado pesquisador, consultor e educador empresarial, caracterizava o planejamento estratégico como “a definição de um futuro desejado e dos meios eficazes para alcançá-lo”.

No entanto, antes de se alcançar objetivos ou de se atingir metas, é necessário planejar, e dentro desse planejamento, determinar objetivos específicos e mensuráveis, bem como considerar prazos realistas. Um dos motivos que torna as definições de objetivos tão importantes, é que eles auxiliam a avaliar o progresso da organização. Afinal, como você vai determinar um trajeto se não faz ideia de onde quer chegar?

O escritor Maurício Fernandes Pereira, doutor em Engenharia de Produção e PHD em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina, estabeleceu um método de Planejamento estratégico ainda mais completo, que se dá através da elaboração das seguintes etapas:

* Declaração dos valores da empresa: são as qualidades que a empresa apresenta, como excelência, qualidade, competência etc;
* Estabelecimento da missão da empresa: é razão de ser da empresa, explica o porquê da existência dela;
* Estabelecimento da visão empresa: é o que a empresa visa, sua perspectiva para o longo prazo;
* Fatores críticos de sucesso: são pontos essenciais que, quando bem executados, definem e garantem o desenvolvimento e o crescimento da empresa, atingindo os objetivos firmados;
* Análise externa: tem por finalidade estudar a relação entre a empresa e seu ambiente em termos de oportunidades e ameaças, bem como sua posição corrente no mercado e sua posição almejada;
* Análise interna: é a identificação de pontos fortes e fracos dentro da organização (é feita em paralelo à análise externa);
* Questões estratégicas: orientam a proposição e definição de projetos e ações que farão parte do Plano Estratégico, garantindo assim mais foco e orientação;
* Ações estratégicas: são as operações que envolvem toda a organização, desenvolvidas para atender os objetivos definidos por seus dirigentes.

Planejamento estratégico: Gestor é a personagem principal

O plano estratégico, em geral, é projetado pelos fundadores da empresa ou administradores da alta direção, que então montarão um esquema listando os objetivos da organização de forma ampla, de maneira mais generalizada, estipulado prazos de médio a longo prazo. A declaração de missão, por exemplo, é parte do objetivo amplo e justifica a existência e o papel da organização no mercado econômico.

A partir daí, será realizado um plano operacional, já em âmbito mais estreito e limitado, direcionado para um ou mais departamentos da organização, porém agora estipulando prazos mais curtos. Aí então serão definidos os objetivos estratégicos, que consequentemente determinarão as metas operacionais, que por sua vez moldarão os planos estratégicos e operacionais.

O Planejamento estratégico impacta diretamente na estrutura da organização, uma vez que é ele o responsável por definir a interdependência entre todo o desenvolvimento da gestão, entre as funções e departamentos ou entre as pessoas que compõem as equipes. O gestor detém papel fundamental na execução do planejamento estratégico.

O que são ações preventivas?

Ações preventivas basicamente são medidas tomadas para que um problema hipotético jamais venha a acontecer. Se a empresa possui um programa regular de ações preventivas, pode descobrir uma série de falhas em seus métodos, processos e gestão de pessoal, e assim tomar iniciativas para corrigi-los antes que se tornem uma falha a ser formalmente registrada. É como passar graxa nas engrenagens de um maquinário, evitando assim que ele sofra danos devido à ausência de lubrificação, o que pode interromper suas operações por tempo indeterminado, gerando custos para uma ação corretiva e paralisação da produção.

É sempre bom lembrar que as ações corretivas — que são implementadas quando o problema já é vigente – em geral sempre envolvem interrupção do processo produtivo e demandam custos muitas vezes não planejados, por isso é tão importante prevenir, e dentro de tais ações de prevenção, implementar programas de qualidade, treinamentos e metas de compliance. As ações corretivas meramente amenizam consequências de um dano. Já as ações preventivas evitam que os danos ocorram.

Embora nem todos os problemas de gestão sejam previsíveis ou evitáveis, um planejamento bem elaborado pode antever boa parte deles, gerando assim benefícios incontáveis, dentre os quais incluem melhoria nos processos do empreendimento, satisfação das equipes (e clientes), prevenção de lesões e acidentes, prevenção de incidentes ambientais e redução de custos.

O papel do gestor

É importante frisar que toda falha numa empresa interfere diretamente em seu Planejamento estratégico. Num exemplo simples: se a companhia deixa de cumprir conformidades ambientais, ela desrespeita diretamente seus valores, e não incomumente perde sua credibilidade perante consumidores, fornecedores e até mesmo seus próprios funcionários.

A atuação do gestor é essencial para garantir que as ações preventivas sejam tomadas.

 

Após a elaboração do Plano estratégico, é essencial que todos os departamentos se mantenham alinhados, de forma que os processos interdependentes sejam sincronizados e que mantenha a homogeneidade num todo. Além disso, o gestor não apenas deve assegurar que sua equipe receba o treinamento adequado, como também deixar muito claro o propósito de suas ações, detalhando os problemas que pretensamente devem ser evitados na abordagem proposta. Cada medida deve ser acompanhada com regularidade, e ao final de todo o processo é recomendada uma revisão dos planos, bem como uma autocrítica em relação à gestão geral do empreendimento. É essencial que cada funcionário esteja ciente de seu papel e que se sinta parte importante. O sucesso costuma ser maior quando há envolvimento genuíno e colaboração de todos.

É adequado também pautar o Planejamento estratégico no princípio da gestão da qualidade (estabelecido pela ISO 9000), que nos últimos anos tem sido amplamente valorizado pelo mercado.

Conclusão

Em qualquer sistema de gestão é essencial planejar, definir objetivos, definir metas e adotar métodos ou ferramentas que auxiliem a mensurar os resultados de uma companhia, sempre buscando a excelência. Por isso o Planejamento estratégico influencia diretamente na evolução da organização — e as ações preventivas se revelam essenciais para melhorar processos e definir as tomadas de decisão.

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