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Auditoria de Conformidade Legal e o atendimentos às obrigações


 

Auditoria de Conformidade Legal: quais obrigações as empresas precisam atender?

A Auditoria de Conformidade Legal (ACL) é uma inspeção detalhada realizada por engenheiros qualificados nas instalações de determinada empresa a fim de periciar a situação na qual ela se encontra.

Os responsáveis pela auditoria farão laudos listando todos os problemas detectados para que estes sejam resolvidos pelas equipes responsáveis. Em geral, a ACL vai focar nos requisitos legais que devem atender à legislação municipal, estadual e federal, e também nos requisitos legais aplicáveis às atividades daquela empresa, ou seja, aqueles específicos da atividade que ela exerce.

A Auditoria de Conformidade Legal é importantíssima para que a empresa se adeque às boas práticas, evitando receber multas, autuações e até mesmo sofrer a paralisação de suas atividades por não estar seguindo a lei.

Uma auditoria vai detectar rapidamente caso a empresa esteja deixando de cumprir alguma questão importante. Além disso, também é uma grande oportunidade para a empresa antever seus problemas e possíveis ameaças, além de melhorar seus processos e reforçar a segurança de seus funcionários e colaboradores.

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal
Como o Módulo TNC ajuda a sua gestão a tratar as não-conformidades?

Alguns passos básicos auxiliam na formatação dos requisitos principais para se implementar a ACL. Conheça-os abaixo:

Reuniões internas: meses antes da auditoria, realize reuniões de modo que os gestores de todos os setores possam contribuir. Essa etapa é muito importante para se conhecer as metodologias e processos de todas as áreas. Quanto mais definidos os processos estiverem, mais fácil será o trabalho posterior dos auditores. Inclusive, é muito útil criar uma lista de verificação de itens críticos a serem auditados.

Análise de processos: busque compreender e analisar todas as atividades realizadas por sua empresa, sejam elas diretas ou indiretas. Estabeleça o escopo das atividades e liste todas as unidades, instalações e processos.

Preparação da equipe: a auditoria propriamente dita envolverá uma série de entrevistas, análise de documentos, visitas e buscas por evidências. Garanta que toda a sua equipe seja colaborativa com os auditores. Se alguma área estiver necessitando de organização (principalmente da papelada), este é o momento de fazê-lo.

Prazo para a solução de problemas: ao fim da auditoria, a empresa normalmente recebe um relatório listando todas as não conformidades e a justificativa legal do que não foi cumprido. Depois que este documento tiver sido entregue, a empresa deverá montar um cronograma dentro do qual todos os problemas identificados devem ser resolvidos.

Ajuda especializada: nosso país possui muitas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções, por isso é recomendável que a equipe responsável pela auditoria não apenas detenha pleno conhecimento das leis, como saiba interpretá-las corretamente. Escolha seus auditores com propriedade.

Obrigações exigidas em uma Auditoria de Conformidade Legal

Embora seja essencial se concentrar nos requisitos legais mais críticos às atividades de sua organização, é importante também focar em questões pertinentes a todas as empresas, como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) de cada trabalhador.

Abaixo, alguns itens que devem ser essencialmente abordados num ACL, bem como as leis e Normas Regulamentadoras que abordam cada um deles e que podem servir como parâmetro na elaboração do plano de auditoria. Lembrando que todos os itens abaixo são de regimento federal e que nenhum deles isenta sua empresa de se adequar aos requisitos de regimento municipal e estadual.

Licenciamento ambiental. Lei 6.938/81, que dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, e Resolução CONAMA 237/97, que dispõe sobre o licenciamento ambiental.

Resíduos. Lei 12.305/10, institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Consumo de recursos hídricos e avaliação de potabilidade da água. Lei 9.433/97, que institui a Política Nacional de Recursos Hídricos; e Portaria Federal do Ministério da Saúde 2.914/11, que abrange questões sobre a água destinada ao consumo humano.

Efluentes líquidos. Resolução Federal CONAMA 430/2011, que determina condições, parâmetros, padrões e diretrizes para o lançamento de efluentes em corpos d’água receptores, redes coletoras e emissários submarinos.

Condições de trabalho. NR09, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); NR15, que rege as operações insalubres; NR 07, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO).

Eletricidade. NR 10, que fixa as condições mínimas para garantir a segurança de colaboradores que lidam com instalações elétricas.

Máquinas e equipamentos. NR11 e NR12.

Prevenção e combate a incêndio. NR-23, que dispõe sobre a prevenção e combate a incêndio no ambiente de trabalho.

E se houver não conformidades?

Caso não conformidades sejam identificadas, é muito importante não realizar o “jogo da culpa” dentro da empresa; ou seja: assumir posturas acusatórias e repletas de censura, apenas apontando culpados e causando conflitos. Esse tipo de atitude só afasta o funcionário de um processo de Auditoria Legal, que jamais deve ter a intenção de causar rejeição ou até medo.

É essencial identificar a causa da não conformidade per se, como objeto da questão, e principalmente se concentrar em tratá-la. Elabore planos de ação e também de prevenção. Ou seja: trate a causa e depois crie planos para que não haja reincidência.

Considerações Finais

Todo o processo que envolve uma auditoria, desde o momento que a antecede até a avaliação dos resultados, é sempre muito trabalhoso, mas os resultados valem a pena.

A empresa que realiza a Auditoria de Conformidade Legal com regularidade está sempre preparada. Ela pode fechar contratos com novos clientes a qualquer momento, sem se preocupar com possíveis embargos de última hora. Ela está pronta para receber fiscais trabalhistas ou ambientais, pois sabe que estará em conformidade. Ela terá evidências para demonstrar que segue a lei.

Além disso, estar em conformidade é o passo principal para obter as certificações ISO, que conferem extrema confiabilidade ao negócio.


ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente


 

Um sistema de gestão eficiente é aquele que que proporciona a mais alta qualidade em seus produtos e serviços, estando em conformidade com todas as exigências do cliente e exigências legais, e ao mesmo tempo mantendo a excelência em segurança e saúde do trabalhador.

ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente

As auditorias são essenciais para toda empresa que deseja conquistar a qualidade em seu sistema de gestão, pois ajudam a garantir que os processos estejam funcionando da maneira esperada e que a legislação esteja sendo cumprida.

A ISO 19011 é uma aliada indispensável para montar uma auditoria eficaz, pois fornece diretrizes a todos os níveis de organizações — pequenas, médias ou grandes — que desejem realizar auditorias de primeira, segunda ou terceira parte para sistemas de gestão.

Além disso, a ISO 19011 também estabelece requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe auditora.

Auditoria: protagonista incompreendida

Em geral, as pessoas desenvolveram uma tendência a tratar as auditorias como se fosse algo ruim. Sempre que a palavra “auditoria” aparece num contexto, os pretensos auditados entram num estado de alerta — e até de desespero —, como se houvesse algo a ser temido, como se o auditor estivesse ali apenas para criticá-los e condená-los gratuitamente.

Assista ao Webinar ISO 19011:2018

Você sabe como preparar sua empresa para uma Auditoria? Bem, primeiro, precisamos desmitificar essa visão sobre as auditorias. Na verdade, elas são um excelente instrumento para identificar todas as qualidades e problemas de um processo, oferecendo soluções e meios facilitadores, que tornarão a vida do trabalhador muito mais fácil no dia a dia.

A proposta de uma auditoria é simplesmente verificar se os elementos que compõem o sistema de gestão estão implementados, e se tais elementos necessitam de algum tipo de aperfeiçoamento.

Sem uma auditoria, a empresa muitas vezes pode ficar “perdida” em relação ao que precisa solucionar em seu ambiente, trabalhando no modelo “tentativa e erro”, que costuma ser caro e proporcionar grandes perdas de tempo.

Sabe quando o gestor tem noção de que precisa melhorar alguns processos em sua equipe, porém tem dificuldade para estabelecer quais pontos precisam de mais atenção e cuidado para que os índices de qualidade recomendados sejam alcançados? A auditoria existe exatamente para direcionar isso. Por isso é importantíssimo que os auditados estejam abertos e que não tentem “esconder” as falhas. A auditoria está ali exatamente para resolvê-las.

Auditorias podem ser internas e externas

As auditorias internas são essenciais para a melhoria dos processos e controles, prevenindo erros e acidentes, reduzindo custos desnecessários e agilizando as operações. Já as auditorias externas asseguram que a empresa esteja em conformidade legal com todos os requisitos e garante a transparência de seus processos. Porém,  independentemente de sua natureza, uma auditoria bem feita sempre precisa seguir alguns princípios como conduta ética, imparcialidade e abordagem baseada em evidências.

ISO 19011

ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente

A ISO 19011 fornece todas as diretrizes de uma auditoria eficaz. É uma norma um tanto versátil em sua aplicabilidade, sendo útil às industrias, comércio, prestadoras de serviço, ONGs e até mesmo instituições de ensino. É uma norma que se adapta muito bem às diferentes características de cada organização (como tamanho e complexidade dos  processos) e por isso pode servir de padrão a todo tipo de rotina de auditoria, seja ela interna ou externa.

A primeira versão da norma ISO 19011 nasceu em 2002. Nesse texto, as auditorias ainda se restringiam apenas às auditorias ambientais e auditorias de qualidade. Em 2011, foi vislumbrada a necessidade de atualização, então surgiu uma nova versão que pôde ser adotada por auditores de variados sistemas de gestão, empresas de consultoria e organizações que necessitassem realizar auditorias por razões contratuais ou regulamentares.

Em julho de 2018, a ISO 19011 ganhou sua terceira versão (e a que utilizamos hoje), cancelando e substituindo a ISO 19011:2011. A versão mais recente passou por revisões técnicas a fim de garantir que suas orientações continuassem eficazes.

As principais mudanças que a ISO 19011 sofreu nos últimos anos referem-se especialmente à expansão das orientações sobre gestão dos programas de auditoria, aumento dos requisitos de competência genérica para auditores, ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, ajustes de terminologia e modificação em alguns de seus anexos.

A auditoria também introduz o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão, abordando mudanças no mercado, tecnologias em evolução e muitos novos padrões de sistema de gerenciamento. Foram exatamente essas atualizações que permitiram a adoção da ISO 19011 em vários sistemas simultâneos de gestão, tornando o processo de auditoria muito mais simples e fácil.

Leia sobre a mensuração de riscos e oportunidades para o seu negócio.

Considerações Finais

A realização de auditorias é essencial não apenas para o cumprimento das leis, mas também para melhorar todos os processos de uma organização, o que por sua vez vai refletir não apenas na qualidade dos produtos e serviços que ela oferece, mas também no capital humano.

Uma auditoria bem realizada define os riscos que podem interferir na governança e aprofunda os conhecimentos sobre os processos e controles, prevenindo erros e aumentando a confiança perante os parceiros e colaboradores da empresa.

Para isso, a ISO 19011 é uma excelente diretriz, que irá garantir a transparência e eficácia do processo de auditoria.

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Leia mais: A nova ISO 19011 – Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão


ISO 19011: Conheça os benefícios da Auditoria em Sistema de Gestão


 

A ISO19011 fornece orientação para todos os tipos e tamanhos de organizações, bem como auditorias de variados escopos e dimensões, incluindo aquelas conduzidas por grandes equipes de auditoria, usualmente de organizações maiores, além daquelas conduzidas por auditores únicos, em organizações grandes ou pequenas.

Convém que esta seja adaptada conforme for apropriado ao escopo, complexidade e dimensão do programa de Auditoria da sua organização.

É aplicável para auditorias internas (primeira parte) e auditorias conduzidas por organizações em seus fornecedores externos e outras partes interessadas externas (segunda parte).

A norma ISO 19011

1. Princípios de Auditoria,que nos ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;

2. Gerenciamento de um Programa de Auditoria,que fornece orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;

3. Atividades de Auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora;

4. Competência e Avaliação de Auditores comorientação sobre a competência necessária a um auditor.

Este documento deve ser aplicado a uma ampla gama de potenciais usuários, incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão, bem como organizações que necessitam conduzir auditorias de sistemas de gestão por razões contratuais ou regulamentares.

Usuários deste documento podem, no entanto, aplicar esta orientação para desenvolver seus próprios requisitos relacionados à auditoria. A orientação contida neste documento pode ser útil para organizações envolvidas em treinamento de auditores ou certificação de pessoal.

O uso destas recomendações pode variar, dependendo do tamanho e do nível de maturidade do sistema de gestão de uma organização. Convém também, que sejam consideradas a natureza e a complexidade da organização a ser auditada, assim como, os objetivos e o escopo das auditorias a serem conduzidas.

Este documento fornece orientação para o gerenciamento de um programa de auditoria, sobre o planejamento e a condução de auditoria de sistemas de gestão, assim como sobre a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe de auditoria.

O conteúdo adota a abordagem de auditoria combinada, quando dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas são auditados em conjunto. Quando estes sistemas são integrados em um sistema de gestão único, os princípios e processos de auditoria são os mesmos que para uma auditoria combinada (às vezes conhecida como uma auditoria integrada).

Auditoria Interna

O intuito da auditoria interna é auxiliar qualquer organização a alcançar seus objetivos através de uma abordagem sistêmica para melhoria dos processos de gerenciamento de riscos e busca de oportunidades para adicionar valor, melhorar as operações e resultados da empresa.

O auditor interno deve preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa que possa preocupar a Alta direção. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral, há necessidade de desempenhar algumas atividades estabelecidas.

Atividades para alcance dos objetivos

1. Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles operacionais;

2. Determinar a extensão do cumprimento das normas e procedimentos vigentes;

3. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa;

4. Determinar o grau de confiança, das informações e dados da empresa;

5. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades;

6. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização;

7. Garantir / consolidar a implementação do sistema através da contínua retroalimentação de informações;

8. Fornecer elementos ao gerenciamento da empresa, para auxiliar o processo de análise crítica pela administração;

9. Dar confiança ao cliente (externo ou interno), garantindo qualidade, controle ambiental, de segurança e/ou saúde ocupacional;

10. Verificar se as “regras” estabelecidas estão sendo aplicadas e se são pertinentes;

11. Contribuir para a melhoria do sistema de gestão.

Em relação à gestão do departamento responsável por realizar auditorias internas, um ponto a ser observado é a autonomia e independência. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos.

Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte a Alta Direção, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições.

Benefícios da Auditoria Interna

É imprescindível a utilização de ferramentas eficazes de controle e avaliação de todas as suas áreas e seus processos de trabalho. Reduzir e, se possível, eliminar a possibilidade de erros é, muitas vezes, sinônimo de sobrevivência empresarial. Abaixo, alguns benefícios a serem alcançados através das práticas de auditoria interna:

1. Proporcionar maior confiança ao gerenciamento;

2. Promover maior confiança aos clientes e uma boa imagem junto às partes interessadas;

3. Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa;

4. Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes;

5. Identificar oportunidade de melhorias;

6. Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas;

7. Analisar e avaliar sistematicamente os sistemas de controles internos das organizações, visando maior transparência e confiança nas operações realizadas pelas empresas.

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Webinar ISO 19011: 2018 Vai começar agora!


 

As consultoras Raíssa Osaki e Fabiana Brant apresentam mais um Webinar Verde Ghaia cujo tema é Interpretação da ISO 19011:2018.

A discussão será sobre as principais mudanças da ISO 19011:2018 com abordagem baseada em risco, novo princípio de auditoria para riscos e oportunidades. O objetivo é que as auditorias sejam focadas em assuntos significativos para o cliente de modo que este possa alcançar suas metas.

Outro assunto que também será discutido é o planejamento de Auditoria, etapa importante e que não pode ser negligenciada. Consequentemente, as consultoras apresentaram assuntos relacionados a competência dos auditories para os variados sistemas de gestão e entendimento da organização e seu contexto, isto é, entender a estrutura, propósito e práticas de gestão do auditado: necessidades e expectativas de partes interessadas pertinentes; tipo de organização, governança, tamanho, estrutura; conceitos gerais de gestão e negócios, processos; aspectos culturais e sociais do auditado.

Além disso, as terminologia e aplicação também são foco desse Webinar, permeando o processo de auditoria e não apenas no objeto dela.

Por fim, a discussão abordará a ampliação do Anexo A que é uma espécie de orientador sobre novos conceitos de auditoria: contexto organizacional, liderança e comprometimento, riscos e oportunidades, ciclo de vida, auditorias virtuais, compliance e cadeia de suprimento.

Venha participar do Webinar ISO 19011:2018 e fique por dentro de todas as mudanças que ocorreram na nova versão ISO.

Aguardo você!!

Hoje, 27/02/2019 às 10H


Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria


 

1.Quais os motivos que levam as organizações a buscarem a certificação ISO

Todas as organizações deveriam buscar se desenvolver com foco em soluções para a gestão legal, direcionando suas energias para as áreas de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e mudanças climáticas.

Desse modo, seus produtos e serviços contariam com um sistema de gestão (de acordo com as normas internacionais), contribuindo na melhoria contínua de seus processos. Além disso, com contratações periódicas de auditoria, bem como o monitoramento da legislação aplicável ao seu negócio as organizações poderiam seguir de forma tranquila através do princípio da Prevenção.

Conquistar a certificação ou a certificação integrada nas normais internacionais – ISO14001 (meio ambiente), ISO9001 (qualidade), SA8000 (responsabilidade social) e ISO 45001 (saúde e segurança no trabalho) é uma forma do mercado enxergar a conduta e o comprometimento com o Desenvolvimento sustentável de qualquer organização.

2. Quais benefícios e contribuições a certificação pode trazer para a Organização?

a. Padronização e melhor gestão dos processos e atividades da empresa;

b. Gerenciamento das obrigações legais da empresa, com acompanhamento constante do índice de atendimento das legislações e requisitos legais aplicáveis ao negócio;

c. Conhecimento e gerenciamento dos aspectos e impactos ambientais da empresa, bem como dos perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho;

d. Gerenciamento da satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços;

e. Gerenciamento da satisfação dos colaboradores em relação à empresa, ambiente de trabalho e políticas de gestão de pessoas;

f. Gerenciamento das não conformidades da empresa e definição de planos para ações corretivas e preventivas;

g. Avaliação constante das possibilidades de melhorias nos processos, atividades, produtos, serviços e relacionamento com as partes interessadas;

h. Evolução da certificação para um programa de sustentabilidade focado no desenvolvimento econômico, social e ambiental da empresa.

3. Qual(is) a(s) principal(is) dificuldade(s) que as organizações têm para manter o Sistema de Gestão funcionando perfeitamente? E por que?

a.Controlar os aspectos ambientais;

b. Conscientizar os funcionários;

c. Despesas financeiras;

d. Auditoria.

4. Qual o grau de importância da auditoria ambiental para a manutenção do Sistema de Gestão Ambiental de uma organização?

As auditorias possibilitam a avaliação da efetividade do sistema de gestão da empresa, por meio da identificação dos pontos que precisam ser aprimorados, possibilitando, no entanto, a melhoria contínua da empresa em todos os aspectos.

5. De quanto em quanto tempo as Organizações deveriam realizar a auditoria interna nas suas organizações?

É recomendado que as auditorias internas sejam realizadas pelo menos, anualmente.

6. Existem ferramentas eficientes para realizar Auditorias Internas?

Dessa forma, no processo de auditoria interna a ferramenta é utilizada como forma de evidenciar os itens descritos acima, por exemplo. Além disso, a ferramenta SOGI também é utilizada para o registro da auditoria de conformidade legal e para o registro e tratamento de todas as não conformidades que possam ser encontradas durante o processo de auditoria.

Muitas empresas nacionais e internacionais utilizam o SOGI – sistema online de gestão. Essa ferramenta contribui imensamente na gestão das legislações aplicáveis, gerenciamento de aspectos e impactos ambientais, gerenciamento de perigos e riscos, tratamento de não conformidades e auditoria de conformidade legal.

7. Como a auditoria ambiental pode auxiliar as organizações a melhorarem o seu desempenho ambiental, por exemplo?

Quando se tem um sistema de gestão integrado, todas as auditorias serão realizadas de forma integrada, ou seja, faz-se a auditoria de todo o SG da organização, seja de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social e qualidade.

Assim, as organizações conseguem avaliar como está todo o desempenho do seu sistema de gestão, identificando os pontos fracos e fortes, bem como identificando as necessidades de melhoria.

De forma geral, as auditorias contribuem para o processo de melhoria contínua da empresa, pois é complexo que o próprio colaborador consiga enxergar possibilidades de desenvolvimento em todos os aspectos possíveis.

8. Como os colaboradores enxergam um auditor?

Como todo processo de avaliação, obviamente, às vezes a auditoria pode gerar um pouco de ansiedade, especialmente para aqueles colaboradores que atuam em áreas mais administrativas e não convivem muito com esse ambiente.

No entanto, de forma geral, o processo é bem tranquilo, quando o auditor possui premissas profissionais. Há um tempo, a Verde Ghaia produziu um texto abordando a importância de se escolher bem um auditor interno e um outro post sobre premissas básicas de um auditor.

Afinal, estamos falando de empresas que implementaram um sistema de Gestão visando à certificação, e isto de certa forma, contribui para que os colaboradores tenham mais familiaridade com os processos de uma auditoria e com auditores.

9. Nas auditorias realizadas nas organizações, existe algum requisito da Norma ISO 14001 que apresenta quantitativo maior de não-conformidade?

De forma geral, o sistema de gestão ambiental vai variar de ramo de atividade, de tipo de empreendimento. Há, por exemplo, escritórios que não têm mapeados aspectos e impactos ambientais tão relevantes.

Mas, de um modo geral, há um ponto de melhoria para todos os tipos de empreendimento, inclusive escritórios, que é o Tratamento das Não conformidades. É preciso que haja mais conscientização dos colaboradores para as metodologias a serem utilizadas para tratar não conformidades.

10. A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA? A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA?

A auditoria é um processo muito importante para o sistema de gestão, pois permite avaliar o desempenho, identificar dificuldades e pontos de melhorias.

O problema para as organizações é que as auditorias podem ter o custo elevado para deslocamento e permanência do auditor, principalmente quando a auditoria é integrada, pois exigem dois a três auditores na empresa, por três a quatro dias.

E isso inclui custos de logística, impactando muito para as organizações, mesmo que sejam pequenos os processos produtivos da empresa para atendimento dos auditores.

11. Quais são os procedimentos para as não-conformidades identificadas na auditoria interna?

Todas as não conformidades são registradas no módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades no sistema SOGI. A ferramenta nos permite registrar a origem da não conformidade, fazer a análise de causa (árvore dos porquês), definir ações corretivas e preventivas, definir planos de ação, analisar e avaliar os resultados obtidos.

12. auditoria é capaz de melhorar a imagem da organização frente aos seus stakeholders? Como?

Na verdade, acreditamos que não só a auditoria, mas, especialmente, a certificação traz para a empresa mais credibilidade em sua área de atuação e melhorias significativas nos seus processos internos e na relação com os seus públicos (interno e externo).

No entanto, a certificação ainda precisa ser vista como ponto de partida para se alcançar efetivamente, o desenvolvimento econômico, ambiental e social.

Muitas organizações, clientes da Verde Ghaia, adotaram o Programa de Sustentabilidade, ideia criada pelo grupo cuja premissa é a de criar um ambiente colaborativo, solidário, consciente e que estimule o desenvolvimento e a produtividade.

Para isso, esse programa é desenvolvido por colaboradores voluntários da empresa, tendo como apoiadores as áreas de Gestão de Pessoas, Comunicação e Diretoria Técnica.

O programa tem como base os pilares ambiental, social e econômico/qualidade, sendo norteado pelas normas internacionais ISO90001 – qualidade; ISO14001 – meio ambiente; SA8000, NBR 16001 e ISO260001 – Responsabilidade Social; OHSAS 18001 – Saúde e Segurança no Trabalho; ISO 14064 – Mudanças Climáticas.

O Programa ainda tem como referência as perspectivas de saúde e qualidade de vida, conforme descrição da Organização Mundial de Saúde:

  • Aspecto intelectual – Relacionado ao conhecimento, inovação, perspectiva de desenvolvimento e crescimento, aprendizado, educação,
  • Aspecto emocional – Relacionado à credibilidade, confiança, satisfação, auto estima, reconhecimento, feedback e suporte emocional,
  • Aspecto social – Relacionado às convivências e afinidades, crenças e valores, suporte social,
  • Aspecto físico – Relacionado à saúde, bem-estar físico e biológico, remuneração justa, dignidade.

Voluntariamente foram definidos “tutores” para cada um dos pilares, que ficam responsáveis por captar ideias, sugestões e desenvolver e avaliar programas, campanhas e ações pontuais.

Com a implantação desse Programa, apareceram resultados significativos nas organizações, tudo alinhado com os objetivos e metas da empresa:

13. Melhorias internas em um Cliente

Campanha de Redução de Água e Energia promovendo conscientização e estimulando colaboradores na redução de consumo de água e energia. Para isso, fez-se, por um ano, o acompanhamento mensal de consumo, bem como o levantamento das reduções alcançadas. Estas por sua vez, foram revertidas em ganhos financeiros.

Ao final do ano, os ganhos financeiros foram convertidos em dois projetos: implantação do minhocário doméstico e de um coletor de água de chuvas na empresa. O coletor tem o objetivo de manter a redução do consumo e promover o reaproveitamento da água captada para lavar pisos, irrigar plantas e para uso da descarga sanitária. Já o minhocário visa a redução e a geração de resíduos orgânicas. Para isso, ele funciona como um sistema de reciclagem dos resíduos orgânicos, onde minhocas e microrganismos transformam restos de alimentos em adubo de excelente qualidade. É um sistema prático, compacto, higiênico e de fácil manuseio que não produz mal cheiro nem atrai insetos e animais indesejados.

14. A auditoria produz informações consistentes em relação ao desempenho da Gestão? De que forma isso beneficia a empresa?

Sim, a auditoria sempre proporciona para a empresa a possibilidade de enxergar o que pode ser melhorado e de monitorar ações corretivas e preventivas. De certo modo, faz com que a empresa saia da “zona de conforto” e permita que um olhar externo mostre oportunidades de melhoria.

15. De um modo geral, como a auditoria interna ocorre nas organizações?

A auditoria interna é conduzida por consultores (com certificação como auditores líderes), utilizando a ferramenta SOGI para a conferência das evidências de atendimento aos requisitos da norma – obrigações legais, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho, tratamento das não conformidades – análise documental, entrevista nos setores, entre outros.

Após a emissão do relatório e realizada uma reunião para apresentação dos resultados; as não conformidades são registradas no módulo TNC do sistema SOGI, para análise e acompanhamento.

16. Como as organizações podem se prepara para uma auditoria?

As organizações devem buscar por processos bem estruturados para manutenção do sistema de gestão e para se comunicar com os colaboradores, buscando sempre conscientizá-los e capacitá-los sobre procedimentos, instruções de trabalho e indicadores do sistema de gestão.

Dessa forma, a empresa deve realizar:

  • Mensalmente reuniões com os Representantes do Sistema de Gestão, que são colaboradores designados para representar os setores nos assuntos do SGI, com o Representante dos Colaboradores e com os membros da CIPA;
  • Mensalmente deve ser realizada a reunião geral, com a participação de todos os colaboradores que estiverem na empresa, momento para realizar o alinhamento de informações da empresa, incluindo status sobre o sistema de gestão, datas de auditorias e reciclagem sobre as normas;
  • Periodicamente, a empresa deve disponibilizar informações sobre as normas e sobre o seu sistema de gestão, através das ferramentas de comunicação: gestão à vista (TVs), e-mail, blog, site, redes sociais;
  • Periodicamente, devem ser realizados treinamentos de integração e reciclagem sobre o seu sistema de gestão (política de SGI, procedimentos e instruções de trabalho) e sobre as normas internacionais ISO14001, ISO9001, OHSAS 18001 e SA8000;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria de conformidade legal;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria interna;
  • Semestralmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica Setorial;
  • Anualmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica.

17. As organizações devem modificar a sua rotina de trabalho por conta da auditoria?

A permanência de auditores na organização, obviamente, acaba por interferir no processo produtivo da empresa. Mas, para minimizar isso, a organização pode solicitar a agenda da auditoria e comunicar os setores com antecedência, para que se programem e se organizem, visando não impactar tanto nas rotinas.


Auditoria Interna em SGA – ISO 14001:2015


 

Auditoria Interna. A Verde Ghaia oferece o serviço de Auditoria Interna para avaliar, de forma imparcial e isenta, como está o desempenho do Sistema de Gestão Ambiental de sua empresa e como anda o atendimento aos requisitos da norma.

O serviço é voltado para empresas que buscam a certificação, manutenção da certificação ou que desejam avaliar seu desempenho.

Avaliando a Auditoria Interna

Durante a Auditoria Interna, a Verde Ghaia avalia o desempenho do seu Sistema de Gestão Ambiental, verifica o quanto está adequado, ou não, aos requisitos normativos e aponta as necessidades de melhoria para a empresa. Nossos auditores são habilitados para conduzir trabalhos de Auditoria Interna com base nas normas internacionais:

  • NBR 16001,
  • ISO 50001.

Fale conosco!


O que é Auditoria de Conformidade Legal?


 

Auditoria de Conformidade Legal demonstra à empresa as obrigações provindas da legislação em vigor que não estão sendo cumpridas, o que possibilita a determinação, planejamento e priorização das ações necessárias à plena conformidade deste item de seu sistema de gestão.

A Verde Ghaia conta com profissionais experientes e qualificados para identificação de conformidades, não conformidades, melhorias e pontos fortes a serem explorados pelo empreendimento para melhor gestão de seus processos.

Por que fazer? O serviço de Auditoria de Conformidade Legal realizado pela Verde Ghaia possibilita à empresa avaliar melhor a existência de divergências entre as atividades realizadas e as obrigações aplicáveis que estão dispostas na legislação.

Esta avaliação mantém a organização preparada para fiscalizações e auditorias externas.

Como cliente SOGI, a empresa também receberá todo o suporte da Verde Ghaia através de sua Módulo Lira que oferece uma lista de requisitos aplicáveis referentes ao seu Sistema de Gestão: Qualidade, Segurança de Alimentos, Saúde e Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e/ou Responsabilidade Social.

A Auditoria de Conformidade Legal faz com que a empresa atenda aos itens obrigatórios das normas de Sistema de Gestão, como o 4.5.2 da ISO 14001 e OHSAS 18001, que ressaltam a necessidade da verificação periódica de todos os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à sua atividade. Além disso, oferece instrumentos à organização que possibilitam planejar e definir com mais exatidão a alocação de recursos financeiros e humanos necessários à plena conformidade.

Como é feita a Auditoria de Conformidade Legal? Quem faz?

A Auditoria é realizada por consultores que passam por rigoroso processo seletivo e assim compõem a equipe da Verde Ghaia. A expertise destes qualificados profissionais em sistemas de gestão e conformidade legal faz com que a auditoria não seja apenas uma obrigação para a certificação, e sim, um importante e eficiente instrumento de gestão.

Após cada Auditoria, a empresa auditada recebe o Certificado de Conformidade Legal, emitido exclusivamente pela Verde Ghaia, que atesta a conformidade com os requisitos legais e minimiza riscos de autuações ou de processos judiciais.

Com que frequência deve ser feita a auditoria?

As atuais normas de gestão ditam que as auditorias de conformidade legal devem ser realizadas periodicamente. De acordo com o entendimento do mercado, de organismos certificadores e ainda nos termos da metodologia aplicada pela Verde Ghaia, esta periodicidade é anual.

Com um planejamento eficiente, evita-se multas e não conformidades, proporcionando à empresa utilizar este instrumento como diferencial no mercado, visto que o cumprimento da legislação traz confiabilidade por parte do mercado e agrega valor à instituição.

Contrate o serviço de Auditoria de Conformidade Legal da Verde Ghaia.

(31) 2127-9137 ou comercial@verdeghaia.com.br


História sobre Auditoria de Sistemas de Gestão – ISO 19011


 

Histórico da ISO 19011.A NBR ISO 19011 foi elaborada, analisada, aprovada e emitida em substituição das NBR ISO 10011 e suas partes que descreviam as diretrizes para realização de auditorias no sistema de gestão da qualidade e também em substituição da NBR ISO 14011 e NBR ISO 14012 que determinava as diretrizes para realizar auditorias em sistema de gestão ambiental.

Antigamente, cada sistema de gestão possuía a sua norma que descrevia as diretrizes para auditorias. A área da gestão da qualidade possuía as suas normas sobre este assunto e a área de gestão ambiental possuía outras normas determinando os mesmos assuntos.

Acontece que o mercado iniciou a integração dos sistemas de gestão da qualidade com a gestão ambiental e duas normas distintas tratando o mesmo assunto se tornou obsoleta. Então a ISO emitiu a ISO 19011 que compilava as diretrizes de auditorias para os dois sistemas. Assim as auditorias, que já estavam sendo realizadas de forma integrada, passam a ser gerenciadas por um processo baseado em uma única norma.

Com a emissão desta norma NBR ISO 19011 as normas NBR ISO 10011 e NBR ISO 14011 foram canceladas e substituídas. Tornando a gerencia das auditorias mais simplificada e fornecendo uma literatura mais enxuta. Facilitando assim, a coordenação das etapas de uma auditoria, tanto para sistema de gestão da qualidade quanto para sistema de gestão ambiental.

Princípios das Auditorias

As pessoas têm a tendência de interpretar as auditorias como se fossem uma investigação policial. A palavra “auditoria” remete às pessoas um estado de defesa, de auto preservação, de proteção de suas ações, comportamentos e práticas.

Acontece que este sentimento de proteção não é saudável para as auditorias de sistema de gestão, visto que o objetivo das auditorias não é o de investigação policial que busca por CULPADOS. Auditoria é um exercício, que deve ser sistematizado, cuja proposta é de verificar se os elementos que compõem o sistema de gestão estão implementados e se esses elementos precisam ser melhor trabalhados.

Os resultados das auditorias direcionam esforços aos pontos necessários, ou seja, mostram as organizações quais pontos precisam de mais atenção e cuidado para que os patamares recomendados sejam alcançados. Se as auditorias não são realizadas de forma correta, estes esforços são mal direcionados e o sistema de gestão implementado pode se tornar ineficaz.

Para garantir que o processo de auditoria transcorra da forma ideal, devemos nos basear em alguns princípios.

A aderência a estes princípios tornam a auditoria uma ferramenta eficaz e confiável cujas informações sobre a organização podem agir para melhorar seu desempenho. Dentre os princípios podemos citar:

  • Conduta ética (confidencialidade, discrição, integridade – o fundamento do profissional);
  • Apresentação justa (veracidade e exatidão);
  • Devido cuidado profissional (disciplina com o plano e com a diligência);
  • Independência (imparcialidade);
  • Abordagem baseada em evidências (fatos e dados devem basear as conclusões);

Implementação da Norma ISO 19011

A norma ISO 19011 é aplicável a qualquer tipo de organização independente do seu tamanho, bem como em organizações com fins lucrativos e em organizações sem fins lucrativos. Portanto, a NBR ISO 19011 pode ser aplicada às industrias, em comércios, em instituições de ensino, em prestadoras de serviços, em instituições públicas ou governamentais, em ONG’s, dentre outras.

Quando qualquer tipo de organização que desejar implementar uma rotina de auditorias internas ou externas de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental e/ou gerenciar programas de auditorias poderá utilizar esta norma como padrão a ser seguido.


Auditoria de Conformidade legal como instrumento preventivo


 

Além da obrigatoriedade da Auditoria de Conformidade Legal em virtude do sistema de gestão, é imprescindível também que se fale da importância da mesma, como instrumento de prevenção à autos de infração, multas, embargos e outros, tanto para aquelas empresas que buscam a certificação, quanto para aquelas que buscam o cumprimento da legislação aplicável.

A Auditoria de Conformidade Legal permite, de forma antecipada, que a empresa conheça os seus possíveis pontos vulneráveis e tenha a noção da amplitude do cumprimento e descumprimento das leis aplicáveis a ela. Com tal conhecimento, a mesma pode agir antes mesmo de qualquer fiscalização, e se programar para atender determinada lei que demande gastos com projetos e investimentos altos, bem como otimizar processos e gastos.

Vale ainda lembrar que a empresa cumpridora da legislação evita passivos, fato que pode aumentar o valor da mesma no mercado, bem como melhorar a sua imagem.

Tendo em vista o incomensurável número de dispositivos legais elaborados  cotidianamente pelo legislativo e órgãos da administração pública, bem como devido ao grande volume e complexidade de assuntos ligados ao meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e outros, a Auditoria de Conformidade Legal aparece como um item primordial para a segurança jurídica de uma empresa.

Portanto, cabe às organizações em geral criar o hábito de realizar Auditorias de Conformidade Legal, visando assim a melhoria contínua de seu sistema de gestão, bem como ter bases jurídicas sólidas para sua manutenção em um mercado tão globalizado e competitivo.

Sistemas de Gestão

Temos normas internacionais que descrevem quais são os requisitos mínimos necessários para que uma organização trate um determinado assunto em sua íntegra.

Uma das mais conhecidas, seguidas e implementadas destas normas é a ISO 14001 que trata sobre o assunto Meio Ambiente. Temos também a OHSAS 18001 que trata dos assuntos relacionados à Saúde e Segurança no Trabalho e várias outras normas que tratam dos mais diversos temas.

Estas normas são, na sua grande maioria, estruturadas de acordo com o ciclo PDCA de gerenciamento. Este ciclo determina que um assunto, projeto ou atividade deve ser Planejado, Desenvolvido, Checado e Melhorado.

Assim temos todos os assuntos ligados ao Meio Ambiente de uma organização sob controle absoluto. Esta gestão evita impactos ambientais significativos, busca sempre a melhoria contínua do desempenho ambiental, atende às leis ambientais, coordena os investimentos disponíveis e cuida da eficácia de suas medidas.

Dentro da etapa do Planejamento (1ª etapa do PDCA), um dos pontos primordiais a ser tratado é o levantamento dos requisitos legais. Planejar um sistema de gestão não pode deixar de levar em consideração as leis que uma empresa deve atender.

Definições de Requisitos Legais e/ou Estatutários e Outros Requisitos

Entende-se por requisitos legais todo o conjunto de dispositivos legais, tais como leis, decretos, resoluções, portarias, instruções normativas, deliberações etc.

Quanto aos outros requisitos, entende-se por documentos referentes às atividades da empresa, os quais geram obrigações. São eles: licenças ambientais, alvarás, autorizações, dentre vários outros tipos de documentos.

Vale lembrar que o item anteriormente citado (Item 3 – 4.3.2 Requisitos legais e outros), da norma ISO 14001, foi citado apenas a título de exemplo, pois várias outras normas (OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 22000, SA 8000 etc.), também exigem, de outras maneiras, a identificação dos requisitos legais e outros requisitos pertinentes às atividades da empresa.

Esta forma particular de cada norma exigir atendimento aos seus itens auditáveis também ocorre quando o assunto é auditoria de conformidade legal.

Necessário se faz informar que, dentro do conjunto de requisitos legais a serem atendidos, encontram-se requisitos de terceiros. Consideram-se terceiros aqueles prestadores de serviços ou fornecedores ligados aos processos da empresa. Podemos citar, de modo exemplificativo, os seguintes terceiros: transportadores, fornecedores de produtos químicos em geral, receptores de resíduos, fornecedores de matéria-prima etc.

Identificando os Requisitos Legais

Assim, surge a primeira dificuldade com relação aos requisitos legais: como saber se a empresa identificou todas as leis pertinentes?

A empresa, quando da identificação dos requisitos legais deve atentar-se para as seguintes questões:

– Requisitos legais ambientais

– Verificar todos os aspectos ambientais relacionados à todos os seus processos e vinculá-los às legislações pertinentes.

Ex: geração de resíduos, geração de efluentes, emissões atmosféricas, consumo de produtos florestais, produtos inflamáveis e combustíveis: identificar todos os requisitos federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

– Requisitos legais de saúde e segurança no trabalho

– Verificar todos os perigos relacionados à todas as suas atividades e relacioná-los com as legislações pertinentes.

Ex: periculosidade, insalubridade, trabalho a céu aberto, espaços confinados, EPIs, instalações elétricas, combustíveis e inflamáveis, máquinas e equipamentos etc. Identificar todos os requisitos legais federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

Importante ressaltar que a empresa, durante a identificação dos requisitos legais, deve conhecer profundamente todos os temas fundamentais referentes ao seu seguimento, ou seja, na área ambiental deve-se identificar os principais temas (água, ar, produtos florestais, efluentes, resíduos etc.). Na área de saúde e segurança no trabalho, recomenda-se conhecimento detalhado, no mínimo, sobre as normas regulamentadoras – NRs.

As dicas acima servem também para empresas que buscam certificação em outras normas (ISO 9001, ISO 22000, SA 8000, dentre outras), basta conhecer bem os temas das referidas áreas de atuação.

Auditoria passo a passo

Definido o escopo e prazo da auditoria, feitas as comunicações necessárias e organizado o roteiro, a auditoria deve inicar-se da seguinte forma:

Reunião de abertura: é o momento para definir os últimos detalhes da auditoria, confirmar escopo, prazo, roteiro e participantes. Na reunião o auditor detalha a sua forma de trabalho, como serão feitos os comunicados sobre as possíveis não-conformidades evidenciadas, dentre outros.

Auditoria “randômica”: Consiste na visita de todas as áreas a serem auditadas. Tal visita é fundamental, pois há evidências que só podem ser observadas in loco, ou seja, no local onde há a atividade ou processo a ser auditado.

Ex: depósito de inflamáveis: como saber se o depósito possui as sinalizações de segurança obrigatórias? Como saber se há extintores no local? Se há contenção para os casos de derramamento?

Durante a auditoria “randômica” poderão ser feitas entrevistas com os colaboradores da empresa. Tal procedimento permite também saber se algumas obrigações legais estão sendo cumpridas.

Ex: incêndio: como saber se os colaboradores estão treinados para os casos de incêndio? Neste caso há a evidência de lista de presenças em treinamentos sobre o assunto, mas a entrevista é válida, pois há casos em que os treinamentos podem não ser eficazes. Dessa forma, o ideal é entrevistar o colaborador e verificar o nível de conhecimento do mesmo.

Necessário se faz informar que a auditoria “randômica” não precisar ser necessariamente o primeiro passo a ser seguido. Pode-se fazer a auditoria “randômica” durante toda a auditoria, desde que respeitado o roteiro dos trabalhos.

Auditoria de documentos: o auditor irá verificar os documentos oriundos das obrigações legais (licenças, alvarás, laudos técnicos etc.). Daí a importância de a empresa ter bem organizados os documentos a serem auditados. Documentos dispersos e sem controle atrasam, e muito, a auditoria.

Durante toda a auditoria o auditor deve, de forma bem clara, apontar as não-conformidades evidenciadas à equipe auditada. O auditor poderá fazer isso no final de cada dia de auditoria ou em outro momento que entender necessário.

Encerramento da auditoria: neste momento são apresentados, através do relatório de auditoria, os resultados da auditoria. O relatório de auditoria deve conter itens como: as conformidades, não-conformidades, os pontos fracos, pontos fortes, os objetivos e escopo da auditoria, critérios da auditoria, equipe auditora, identificação dos entrevistados, obstáculos encontrados, declaração de confidencialidade, identificação das pessoas que receberão o relatório e quaisquer outras informações que se fizerem necessárias.

Finalizada a auditoria é chegada a hora de tratar as possíveis não-conformidades encontradas através do Tratamento de Não-Conformidades – TNC, mas isto já é assunto para um outro curso.

Vale lembrar que uma auditoria de conformidade legal bem feita pode identificar e sanar possíveis erros cometidos quando da identificação e atendimento dos requisitos legais pertinentes.

Recomenda-se que a Auditoria de Conformidade Legal seja realizada periodicamente, antecedendo às auditorias de manutenção de certificação. Há organismos certificadores que realizam auditorias de manutenção de sistema de gestão semestralmente e outros anualmente.

Assim, a empresa deve realizar as suas Auditorias de Conformidade Legal antes de tais manutenções, a fim de cumprimento das normas de sistema de gestão, bem como a fim de saber quais os pontos precisam ser melhorados. Àquelas empresas que não possuem sistema de gestão, recomenda-se a realização de Auditorias de Conformidade Legal, no mínimo, anual.


Como preparar a sua empresa para as Auditorias conforme a ISO 19011


 

Você sabe como preparar a sua empresa para as auditorias conforme a ISO 19011?

Saber isso é essencial para seu negócio, porque ao passar por auditorias, sejam auditorias internas ou externas, você precisa se planejar para preparar seus departamentos e o seu negócio para dar início a todo o processo. E após o resultado, sua empresa também precisa seguir alguns procedimentos para manter a gestão organizacional e assim estar preparada para receber, quando for necessário, a visita dos auditores, de acordo com a necessidade do seu negócio.

Neste artigo, falaremos exatamente sobre isso. Além disso, você vai encontrar dicas sobre como tornar todo esse processo muito mais fácil e eficaz para o seu negócio.

O que é a ISO 19011?

A auditoria é “caracterizada pela confiança em alguns princípios que fazem dela uma ferramenta eficaz e confiável em apoio às políticas de gestão e controles, fornecendo assim informações pertinentes para que a organização possa agir para melhorar seu desempenho”. Estes princípios são: integridade, apresentação justa, devido cuidado profissional, confidencialidade, independência e abordagem baseada em evidências.

A ABNT NBR ISO 19011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão – é uma norma considerada até certo ponto flexível quanto às diretrizes de auditoria, podendo variar de acordo com cada tipo de organização (tamanho e complexidade de processos). Além de estabelecer diretrizes para uma auditoria, a ISO 19011 também determina requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e da equipe auditora.

A primeira versão da norma ISO 19011 foi feita em 2002. Nela, as auditorias se restringiam às auditorias de qualidade e ambientais. Em 2011 ocorreu uma atualização, e ela passou a ser utilizada por auditores de variados sistemas de gestão, empresas de consultoria que implementam estes sistemas, e organizações que necessitam realizar auditorias por razões contratuais ou regulamentares.

Em julho de 2018 foi publicada uma nova versão da norma cancelando e substituindo a segunda edição (ISO 19011:2011). Ela foi tecnicamente revisada e desenvolvida pelo comitê de projetos ISO/PC 302 para garantir que continue fornecendo orientações eficazes.

As principais mudanças referem-se à expansão das orientações sobre a gestão de um programa de auditoria, aumento dos requisitos de competência genérica para auditores, ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, ajustes de terminologia e remoção e expansão de alguns anexos. Ela também introduz o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão, aborda mudanças no mercado, tecnologias em evolução e muitos novos padrões de sistema de gerenciamento recentemente publicados ou revisados.

Além disso, por permitir uma auditoria eficaz em vários sistemas de gestão ao mesmo tempo, ela torna o processo de auditoria muito mais simples e fácil,

Como preparar a sua empresa para uma auditoria conforme a norma ISO 19011?

A ISO 19011:2018 é aplicável a todas as organizações que necessitam realizar auditorias internas ou externas de sistema de gestão ou gerenciar um programa de auditoria, sejam pequenas, médias ou grandes empresas, independentes da sua atividade ou complexidade de processos.

Seguindo esta norma, o processo de planejamento para passar por uma auditoria, tanto interna quanto externa, ficou muito mais facilitado. E esse planejamento de cada etapa é fundamental para garantir que todas as diretrizes sejam cumpridas e devidamente documentadas, permitindo assim que cada nova auditoria seja comparada à anterior com o objetivo de corrigir erros e melhorar processos.

A orientação contida na ISO 19011 foi ampliada em várias áreas, e vai te auxiliar desde a gestão de um programa de auditoria até a realização da auditoria, estabelecendo também requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe auditora.

Dessa maneira, esta norma permite que você conheça:

  • os princípios de auditoria: ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;
  • gerenciamento de um programa de auditoria: fornecem orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;
  • as atividades de auditorias: englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora; e
  • competência e avaliação de auditores com orientação sobre a competência necessária a um auditor.

Além disso, a ISO 19011, além de estabelecer as diretrizes para a execução das auditorias, ela define os princípios relacionados à parte comportamental das equipes envolvidas. E também inclui uma abordagem baseada em risco. Ou seja, através dela você pode ter dicas sobre a auditoria de riscos e de oportunidades, bem como informações sobre como aplicar a mentalidade do risco no processo de auditoria.

Seguindo todas estas diretrizes e princípios, você e a sua empresa estarão preparados para receber as auditorias e também saberá agir depois que obtiver os resultados das auditorias, orientando de forma eficaz os processos que ajudam a alcançar os resultados positivos que auxiliem na tomada de decisão. Terá inclusive orientação organizacional e conhecimento para a preparação das equipes de modo que tenham segurança para responder aos questionamentos, verificar as não conformidades e tratá-las.

Quais as vantagens da norma ISO 19011 para minha empresa?

Através da norma ISO 19011, você terá uma abordagem uniforme do seu processo de auditoria, especialmente se a sua empresa tem múltiplos sistemas implementados e precisam ser mantidos sempre em conformidade.

Realizando auditorias, você garante que estará cumprindo as leis, melhorando a qualidade dos procedimentos da organização e, consequentemente, dos seus produtos, serviços e colaboradores. Conhecerá os riscos a que seu negócio está sujeito, vai aprofundar seu conhecimento sobre processos e controles, prevenindo erros e aumentando a transparência e confiança perante os parceiros.

Considerações Finais – Auditoria do Sistema de Gestão

Com a auditoria externa, você vai assegurar que sua empresa esteja em conformidade legal com todos os requisitos e garante a transparência de seus processos (principalmente nas questões contábeis). Elas podem ser realizadas de acordo com a necessidade legal estabelecida por cada norma ABNT.

Por sua vez, as auditorias internas são muito importantes para garantir a eficácia do seu sistema de gestão, pois é através delas que você identifica possíveis falhas, previne erros e acidentes e realiza ações para correção, evitando multas, riscos diversos, sanções legais, paralisação de atividades, processos judiciais, danos à reputação da empresa, perdas financeiras e de mercado e até a interdição de seu negócio. Ou seja, vai melhorar processos e controles e reduzir custos desnecessários, agilizando suas operações. Através destas auditorias você pode também avaliar a performance dos processos, colaborando de forma direta nos resultados da sua empresa e se preparando para uma auditoria certificadora.

As auditorias internas devem preceder as auditorias externas e também seguir um cronograma que se baseará no tempo necessário para correção de cada não conformidade identificada, ficando assim a critério do gestor o momento adequado.

Portanto, ao orientar a avaliação de sistemas de gestão, as auditorias garantem a eficácia da gestão organizacional do seu negócio e se tornam o caminho para a competitividade no mercado, permitindo obter melhor desempenho e também a economizar dinheiro, bem como contribuir para a identificação de necessidades e atividades de melhoria.

Como tornar as auditorias conforme a norma ISO 19011 mais seguras e eficazes?

Para tornar as auditorias a serem realizadas em sua empresa mais seguras e eficazes, a melhor maneira é utilizar a plataforma SOGI da Verde Ghaia. Ela é a ferramenta essencial para auxiliar no monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio, de modo que as informações ficam sempre atualizadas e facilmente disponíveis.

O SOGI, através de uma metodologia inovadora desenvolvida pela própria Verde Ghaia, e utilizando o que tem de mais moderno em sistemas de gestão, possui um módulo exclusivo sobre auditorias: o Módulo Auditorias. Nele você pode programar auditorias internas e externas, registrando as informações e gerando relatórios automaticamente com todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa. Assim é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar.

Na auditoria externa, utilizar o Módulo Auditoria do SOGI permite acompanhar as auditorias realizadas pelos Organismos de Certificação Credenciados, conferindo maior segurança e credibilidade aos resultados apresentados.

Para as auditorias internas, o SOGI possibilita que este procedimento seja feito de maneira completa, organizada, fácil e segura. Ou seja, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas.

Além do SOGI e do seu Módulo Auditorias, a Verde Ghaia também disponibiliza cursos online através da plataforma EaD e oferece treinamentos para formar auditores de acordo com a norma ISO 19011. Você se prepara, prepara seus colaboradores e sua empresa para as auditorias, com segurança, qualidade e eficiência, contando com a ajuda de consultores especialistas da Verde Ghaia.

Quer saber mais? Entre em contato conosco! E comece agora a mesmo a preparar a sua empresa para receber as auditorias internas e externas conforme a ISO 19011, organizando seus departamentos e o seu negócio para dar início a todo o processo e garantindo assim a eficácia da sua gestão organizacional. Aproveite e conheça sobre Auditoria de Due Diligence .


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