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Integrando os elementos das três normas: ISO 9001, ISO 14001 e 45001


 

Um sistema de gestão integrada é aquele que trata os elementos comuns a todos os sistemas de uma forma integrada, mas respeitando-se e assegurando-se o cumprimento dos requisitos específicos e particulares de cada sistema independente.

Para efeito de integração, tomar-se a estrutura da norma ISO 9001, pelo fato de exatamente a mesma estrutura da norma 14001 e por esta estrutura ser absolutamente compatível com a norma ISO 45001.

Princípios do Sistema de Gestão Integrada

Os princípios que regem o sistema de gestão integrada são os seguintes:

Contexto da organização: onde a organização apresenta as questões internas e externas, bem como as necessidade e expectativas das partes interessadas relacionadas.

Sistema de gestão e a interação dos processos: As normas define que a organização inclua os processos e suas interações.

Política:A organização deve estabelecer uma política integrada que a busca atender por exemplo, a satisfação das necessidades de seus clientes, a proteção do meio ambiente e preservação da poluição, a eliminação de perigos e redução de riscos de SSO. Deve assegurar o seu cumprimento e estar comprometida com o Sistema de Gestão Integrada.

Gestão de riscos e oportunidades: A organização vai levantar os riscos e oportunidades do negócio da organização e também do Sistema de Gestão Integrado. Para atender este item normativo recomenda-se utilizar a Matriz SWOT: Forças e Fraquezas (ambiente interno) e Oportunidades e Ameaças (ambiente externo).

Planejamento: Um plano para cumprir a política integrada definido:

1. Identificação de modos de falha e seus efeitos, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos à segurança e saúde do trabalhador;

2. Estabelecimento de objetivos e metas para qualidade, desempenho ambiental e saúde e segurança ocupacional.

3. Desenvolvimento de planos de ação associados aos alcances dos objetivos e metas estabelecidos.

Implementação: A organização deve capacitar as pessoas envolvidas e prover os mecanismos de apoio necessários à efetiva implementação das ações planejadas.

Avaliação de desempenho: A organização deve mensurar, monitorar e avaliar seu desempenho quanto aos elementos do sistema de gestão integrada.

Análise Crítica e Melhoria:A organização deve avaliar criticamente e aperfeiçoar continuamente seu sistema de gestão integrada para melhorar seu desempenho nos requisitos da qualidade, do meio ambiente, da saúde e segurança ocupacional.

Fortalecimento do Sistema de Gestão

Objetivo de um sistema de gestão integrada é de fornecer à organização meios para se planejar, desenvolver, verificar e corrigir, avaliar criticamente e melhorar as atividades relacionadas como por exemplo: Qualidade de produtos, atividades e serviços; Aspectos e impactos ambientais; Saúde e segurança no trabalho.

Visando o atendimento de requisitos legais, requisitos de outras partes interessadas e a melhoria contínua do desempenho organizacional.

Política integrada do SG

Deve ser estabelecida e mantida uma política integrada quanto à qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, autorizada pela alta administração da organização que claramente estabelece objetivos globais desempenho e comprometimento quanto a busca da satisfação plena das necessidades dos clientes.

Tendo uma visão mais ampla da política integrada, espera-se que a organização cumpra a legislação e outros requisitos subscritos, melhore continuamente o desempenho da qualidade, meio ambiente, da saúde e segurança ocupacional e busque satisfazer os anseios das partes interessadas.

Ganhos com a integração

São inúmeros os ganhos com a integração dos sistemas de gestão. Dentre os quais, pode-se destacar:

Simplificação: A integração permite que a documentação gerada, principalmente normas, procedimentos e instruções operacionais, seja racionalizada. Evitando duplicidade de documentos e, principalmente, conflitos e ambiguidades entre eles.

O menor número de documentos, por sua vez, permite um controle mais simples e efetivo, demando menor tempo para a atividade, menor necessidade de mão-de-obra, menor consumo de recursos de informática ou recursos gráficos e, consequentemente, menor custo.

Com os recursos humanos, a integração dos sistemas de gestão permite um controle mais simples e efetivo, demandando menor tempo para a atividade, menor necessidade de mão-de-obra para elaboração de documentos, menor tempo com a gestão global do sistema, menor consumo de recursos de informática ou recursos gráficos, menor consumo de recursos naturais: energia, papel.

Porém, o ganho mais expressivo reside no fato de um sistema integrado permitir a todos os funcionários da organização – gerentes, operários, colaboradores, auditores internos e etc uma visão global das atividades. Cada funcionário passará a enxergar sua atividade como parte integrante de um sistema mais amplo, conhecendo as várias relações de causa e efeito nela envolvidas. Cada funcionário poderá, também, perceber que o desempenho organizacional requer um bom desempenho de todas as atividades e de todos os funcionários da organização quanto a todos os fatores relacionados a qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional no trabalho.

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Implantação, Certificação e Manutenção

Há também ganho financeiro com a redução de custos de implantação, certificação e manutenção.

Redução acentuada dos custos de avaliação e análise inicial, elaboração, análise crítica, aprovação, distribuição e controle de procedimentos, uma vez que a ampla maioria da documentação estará integrada, exceto aqueles documentos estritamente específicos e técnicos, o volume total de documentos a serem gerados caíra aproximadamente, segundo estimativa não comprovada, em 50%.

Redução dos custos de treinamento para sensibilização, conscientização e formação dos funcionários. Com a documentação integrada será possível a preparação e aplicação de treinamentos mais abrangentes, que forneçam uma visão integrada das atividades da organização.

Tais treinamentos, mesmo sendo mais eficazes, demandarão menor tempo de elaboração e aplicação. Também a avaliação de eficácia dos mesmos será favorecida, já que poderão ser criados mecanismos que também façam a avaliação de forma integrada.

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Como a ISO 9001 impacta no Controle da Qualidade dos seus processos?


 

Com a evolução dos modos de produção, com o desenvolvimento contínuo e acelerado dos meios de comunicação, com o aumento da abertura das fronteiras econômicas de vários países e, consequentemente, do comércio internacional e com a internacionalização de inúmeras empresas, a padronização de produtos, atividades e serviços, passou a possuir importância fundamental.

Contextualizando a questão do controle da qualidade, na década de 1970, o mundo assistiu a uma invasão de produtos japoneses. Tais produtos, principalmente automóveis, ameaçavam gigantes em seus mercados domésticos – a indústria automobilística americana sofreu um forte abalo e carros japoneses ocupavam, depois de mais de setenta anos, o lugar de campeões de venda.

Este aumento de competitividade dos produtos japoneses deveu-se a dois fatos, o primeiro por oferecerem ao mercado qualidade em seus produtos e segundo, o valor agregado.

Os japoneses desenvolveram um sistema de produção mais eficiente que o hegemônico Fordismo – o Toyotismo. Com isto conseguiram aumentar a produtividade de suas empresas e reduzir custos e, por consequência, preços de seus produtos.

Controle da Qualidade Total

Além da revolução efetuada no modo de produção, os japoneses também implantaram, paralelamente ao Toyotismo, um novo modo de gerenciar seus negócios – o TQC de Deming. O Controle da Qualidade Total é definido como sendo o controle exercido por todas as pessoas para o benefício de todas as pessoas. Ele é caracterizado basicamente por:

Pelo foco nas necessidades dos clientes:a função de qualquer organização é gerar benefícios para as pessoas envolvidas com ela – acionistas, funcionários, vizinhos e clientes. Os clientes – internos ou externos são, portanto a razão da existência da organização – sem a existência de quem irá receber o produto ou serviço não há sentido para a existência da organização, atingir os requisitos do cliente quanto à qualidade, preço, entrega, segurança e moral, e tentar, sempre que possível, exceder suas expectativas é fator que constitui vantagem competitiva – afinal “o cliente é aquele que pode demitir desde o porteiro até o presidente de uma organização, bastando para tanto comprar da concorrência.”

Qualidade em Primeiro Lugar: assegurar a contínua satisfação das necessidades das pessoas significa assegurar a lucratividade e, por consequência, a sobrevivência da organização a longo prazo. Para Deming, a qualidade seria a satisfação total das necessidades das pessoas e não apenas adequação ao uso ou atendimento aos requisitos especificados.

Produto ou serviço perfeito: é o que ele chama de qualidade intrínseca. O produto deve atender perfeitamente aos requisitos explícitos e implícitos do cliente. Para isto, tais requisitos devem estar perfeitamente descritos como especificações de projeto do produto ou serviço. O produto ou serviço, por sua vez, deve ser produzido de maneira igualmente perfeita, para assim garantir a satisfação das necessidades dos clientes.

Custo e preço acessíveis: O custo de produção tem ser o baixo possível – desde a aquisição de matérias primas até a entrega ao cliente. Permitindo, assim que se pratique um preço mais acessível e que as pessoas adquiram produtos de alto valor agregado a um preço justo.

Entrega perfeita: Para a satisfação das pessoas a entrega deve ser perfeita – no prazo, quantidade e local certos. As pessoas não gostam de receber produtos ou serviços em locais errados, na quantidade errada ou com atrasos – ou adiantamentos, que provocam a necessidade de formação de estoques, ocupação de áreas e geração de custos.

Segurança:. Que pode ser entendida como a segurança oferecida durante a aquisição, instalação e uso do produto pelo seu usuário. Pode ser também entendida como a segurança a que estavam sujeitas as pessoas responsáveis pela produção e entrega do produto ou serviço.

Moral: Representa o nível médio de satisfação de um grupo de pessoas – o nível de satisfação dos clientes por estarem usando um determinado produto ou serviço e o nível de satisfação das pessoas que estão produzindo determinado serviço ou produto.

Ação Orientada por Prioridades: quando todas as tarefas a serem executas são prioritárias não existem prioridades. Os problemas mais críticos devem ser identificados e solucionados pela mais alta prioridade.

Há inúmeras maneiras de se estabelecer uma ordem de prioridades para execução de tarefas e solução de problemas, tais ferramentas – por exemplo, gráficos de Pareto – devem ser utilizadas para tal fim.

Análise Crítica: Ações eficazes

Ação Orientada por Fatos e Dados: ações eficazes devem ser tomadas a partir da análise crítica de dados e informações. Porém, para a tomada de tais ações se faz necessário que se colete as informações e dados – observando, sempre possível, a ocorrência do fenômeno; efetuando as medições necessárias; assegurando que as informações são suficientemente acuradas, confiáveis e acessíveis; analisando os dados e informações com métodos apropriados, por exemplo análise estatística.

Controle de Processos: Gerenciar é dominar as relações de causa e efeito. Controlar o processo significa observar continuamente todos os fatores envolvidos na produção de um bem ou serviço e agir sobre tais fatores, para que se obtenha somente os resultados esperados.

Um processo, por sua vez, pode ser entendido como sendo um conjunto de causas que possui um ou mais efeitos.

Controle da Variação: A produção de dois elementos exatamente iguais é impossível. Por mais parecidos que dois objetos possam ser, melhorando-se as condições para observá-los, poder-se-á observar suas diferenças. Tais diferenças surgem das variações individuais dos fatores que compõem o processo e da interação entre elas.

Todas as fontes de variação das características de determinado produto ou serviço têm origem no próprio processo que o produziu, são resultados das variações ocorridas em cada um dos fatores que compõem o processo. Portanto, controlar efetivamente a qualidade de um produto ou serviço significa controlar os fatores que compõem o processo – as fontes de variação de cada fator devem ser entendidas e reduzidas ao mínimo necessário para se produzir itens de alto nível de qualidade.

Portanto, controlar a variação das saídas de um processo só é eficaz através do controle das variações dos fatores de produção. Fontes de variação excessiva – causas especiais – devem ser identificadas e prontamente eliminadas, para que se possa atingir os resultados esperados.

O Processo Seguinte é Cliente do Processo Atual: Deve-se entender que cada processo será o fornecedor do processo seguinte – cadeia organizacional – e as necessidades de cada cliente interno devem ser satisfeitas com o mesmo nível de cuidado que se atendem as necessidades do cliente final.

Agir com mentalidade de risco

A mentalidade de risco habilita uma organização a determinar os fatores que poderiam causar desvios nos seus processos e no seu sistema de gestão da qualidade – ISO 9001, em relação aos resultados planejados, a colocar em prática controles preventivos para minimizar efeitos negativos e a maximizar o aproveitamento das oportunidades que surjam.

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Quais as vantagens em se padronizar os Processos da organização?


 

Num mundo globalizado, como o atual, a uniformização da linguagem empresarial é fator de extrema importância. As grandes organizações, responsáveis pelo fornecimento de uma imensa gama de produtos e serviços, já não mais se limitam a operar em um único país. São, na sua ampla maioria, Empresas Internacionalizadas, operando em todos os continentes, lidando com quase todas as culturas, vivendo cotidianamente em diferentes cenários socioeconômicos.

Nesse contexto, a padronização ou normalização torna-se um elemento essencial, pois permite que pessoas diferentes, de culturas, crenças, hábitos e línguas diferentes, vivendo em países diferentes, possam se comunicar de modo claro e eficaz, compreendendo, assim, a Visão e os Valores da Organização na qual trabalham e materializando, desse modo, a sua Missão.

O presente artigo terá como objeto contextualizar a padronização de produtos, serviços, métodos de ensaio e, por último, os sistemas de gestão. Entretanto, falar de padronização, como poderá ser visto a seguir, é extremamente difícil sem analisar a evolução dos modos de produção.

A História da Padronização dos Processos

Para se entender tal evolução a indústria automobilística, definida como a “indústria das indústrias”, em 1946, por Peter Drucker, será tomada como base dos estudos, uma vez que ela é o ramo de atividades que movimenta o maior volume de riquezas no mundo atual e que, por duas vezes no século XX, transformou por completo a concepção de como se produzir bens. Mudando, consequentemente, os modos de consumir, de trabalhar, de comprar, de pensar e, porque não dizer, o modo de viver das pessoas.

Contudo, a transição da produção artesanal para a produção seriada ou industrial, provocada por Henry Ford no início do século XX, só foi possível com a padronização dos desenhos e execução das peças bem como a padronização dos sistemas de medição. Permitindo, assim, a produção de peças intercambiáveis que pudessem ser facilmente montadas dispensando qualquer tipo de ajuste.

A evolução da indústria no século XX foi também acompanhada pela evolução dos referenciais normativos. A necessidade de manter um sistema de normas capaz de suprir as demandas crescentes da indústria fez com que inúmeras entidades técnicas se aprimorassem e que novas entidades fossem criadas com o intuito de elaborar e difundir padrões técnicos aplicáveis a produtos, ensaios, serviços e sistemas de gestão.

O modo industrial de produção, além de provocar evolução dos padrões normativos, criou novas profissões, novas atividades e novos modos de administração dos negócios. Profissões altamente especializadas surgiram e a divisão do trabalho ganhou uma proporção nunca antes imaginada. O modo de produção criado por Henry Ford foi rapidamente copiado, inicialmente nos Estados Unidos, pela General Motors e Chrysler, e posteriormente na Europa, pela Volkswagen, Fiat, Citroen, Renault, etc.

Além de se tornar hegemônico na indústria automobilística, o Fordismo ou just-in-case foi amplamente difundido em vários outros ramos empresariais e, ainda hoje, quase um século após sua criação, continua sendo empregado por inúmeras empresas.

Entretanto, tal modelo de produção não foi capaz de ser aplicado com sucesso em todos os países do mundo. Para solucionar problemas para os quais o Fordismo se mostrou impotente, Taiishi Ohno e Eiji Toyoda criaram, no Japão, após a Segunda Grande Guerra, um novo modelo de produção, conhecido atualmente como just-in-time ou Toyotismo, por ter sido criado na Toyota.

Este modelo teve o mérito de conseguir os mesmos volumes de produção do Fordismo, aliado a uma ampla variedade de produtos oferecidos, a menores níveis de estoques, a um nível de qualidade extremamente superior, a um tempo de produção expressivamente reduzido e, por consequência, um custo de produção muito mais baixo.

Enquanto o Fordismo funcionou com a idéia de “empurrar” a produção ao cliente, o Toyotismo tomou por opção o fluxo oposto: fez com que o cliente passasse a “puxar” a produção para si, ou seja, o processo produtivo inicia-se somente no momento em que o cliente efetua o pedido de compra do produto. Nesse ponto, percebe-se que o segundo modelo de produção tem necessidade de focalizar todos seus esforços na busca da satisfação plena dos clientes.

Visando vencer o desafio da Satisfação Plena das Necessidades dos Clientes, os japoneses implantaram, após a Segunda Guerra Mundial, um sistema de gestão, idealizado pelo americano W. Edwards Deming, chamado de TQC – Total Quality Control. Tal sistema viria, na década de 70, a transformar o Japão numa das mais competitivas nações do planeta e a sua indústria num modelo mundial de eficiência, e logo empresas em todo o mundo passaram a segui-lo ou a implantar sistemas de gestão parecidos com ele.

É neste cenário que, na década de 80, a ISO – International Organization for Standardization, que até então só havia publicado normas técnicas aplicáveis a produtos e métodos de ensaios, publicou uma série de normas genéricas de gestão – a ISO 9.000. Tal série de normas veio trazendo diretrizes e requisitos para a criação e manutenção de sistemas de gestão da qualidade certificáveis por entidades publicamente reconhecidas que atualmente é utilizada a ISO 9001:2015.

Problemas do Sistema de Gestão: Gerenciamento dos processos

Porém, a evolução da maneira de produzir e trabalhar trouxe consigo problemas que os sistemas de gestão da época eram incapazes ou não tinham interesse em resolver: a poluição ambiental e os problemas de saúde e segurança ocupacional no trabalho.

A poluição crescente do ar; do solo e das águas; o uso descontrolado das reservas naturais, ameaçando o esgotamento dessas; os inúmeros acidentes ecológicos; o efeito estufa; a destruição da camada de ozônio, entre outros eventos, fizeram com que cientistas de diversos países fizessem previsões nada animadoras sobre o futuro do planeta. Essa realidade fez com que a sociedade se mobilizasse e tomasse medidas no sentido de reverter tais tendências.

Além das mudanças no Meio Ambiente, pessoas de todo o mundo também sentiram os efeitos das mudanças do modo de trabalhar, termos como doenças ocupacionais, por exemplo a L.E.R. – Lesão por Esforços Repetitivos, tornaram-se comuns e a legião de inválidos e mutilados provocados por acidentes de trabalho aliados aos altos custos para tratamento de doentes e acidentados e para indenizá-los fizeram, mais uma vez, com que a sociedade organizada se movesse para evitar tais situações. Com esta orientação a BSI – British Standards Institution – criou, na década de 90 a norma BS 8750, que mais tarde passaria a ser chamada de BS 8.800, que trouxe diretrizes e requisitos para a criação e manutenção de sistemas de gestão da saúde ocupacional e segurança no trabalho. Em função da crescente demanda por uma norma internacional quanto a saúde e segurança no trabalho, inúmeras entidades certificadoras e outras normalizadoras, como por exemplo a ISO 45001:2018.

Portanto, existem empresas implementando sistemas de gestão independentes para a qualidade, para o meio ambiente e para a saúde ocupacional e segurança no trabalho. Obtendo para cada sistema certificação independente.

Tal independência entre os sistemas teria, entretanto, um custo elevado, uma vez que cada sistema iria requerer a criação de vários documentos específicos, muitos deles podendo ser repetitivos entre os diferentes sistemas; várias pessoas trabalhando de forma não integrada, fazendo, algumas vezes, tarefas duplicadas; várias auditorias para certificação e manutenção dos certificados.

Porém, há uma alternativa para simplificar a Gestão da Empresa e reduzir custos: a criação de um sistema de gestão único e integrado, capaz de entender e criar soluções para as necessidades de todas as partes interessadas – acionistas, empregados, fornecedores, clientes e vizinhos permitindo que a organização atue de forma rentável e competitiva, fornecendo produtos de qualidade a seus clientes, sem agredir ao meio ambiente e aos funcionários.

O nível de desenvolvimento atingido pela humanidade jamais teria ocorrido se o homem não tivesse criado e adotado inúmeros padrões, tais como os de moradia, os de alimentação, os de caça e pesca, os de cultivo, os de comportamento. Mas o que são padrões? Como eles se aplicam às organizações?

Por que as Normas ISO são importantes para padronizar seus processos?

Se uma pessoa desempenha determinada atividade de modo simples e eficaz a tal ponto que as outras pessoas que estão à sua volta se convençam de ser esse o melhor modo de desempenhar tal atividade e, espontaneamente, passem a executar essa tarefa da mesma forma, pode-se dizer, então, que o modo de executar a referida tarefa foi padronizado.

Quando as tarefas, a serem desenvolvidas pelo grupo, são suficientemente simples ou pequeno, os padrões costumam não ser documentados, eles são transmitidos verbalmente e através do convívio diário – o conhecimento é transmitido de pai para filho. No entanto, padrões desse tipo são extremamente antigos.

Porém, quando a complexidade das atividades e a quantidade de pessoas envolvidas aumentam, como numa empresa, os padrões devem ser documentados para assegurar a uniformidade de cada tarefa executada e, por consequência, uniformidade dos resultados.

Pode-se, portanto, conceituar padrão como sendo um documento aplicável sobre um produto ou serviço, método de ensaio e inspeção, uma atividade específica, uma sequência ou conjunto de atividades, uma ou mais pessoas, que define de modo claro:

  • O porque de sua aplicação.
  • O que deve ser feito.
  • Quais são os resultados esperados.
  • Quem é responsável por cada atividade.
  • Quando cada atividade deve ser executada.
  • Onde as atividades devem ser executadas.
  • Como se executa a atividade.

Um padrão é, portanto, uma referência para a execução de uma tarefa ou a produção de um bem ou serviço. É um elemento de comparação – blocos-padrão para calibração de instrumentos de medição, um padrão monetário, um padrão visual para cor ou forma, etc. Como tal, um padrão necessita sempre ser claro e simples o suficiente para que possa ser entendido e seguido por todos a quem se aplica – deve ser escrito de forma que atenda ao usuário, deve ser capaz de eliminar quaisquer dúvidas que este venha a ter.

Para alguns profissionais, o documento estabelecido para uniformizar uma prática, a fim de se buscar os melhores resultados possíveis deve ser chamado de padrão, uma vez que a adesão a ele é espontânea e as pessoas o fazem por se convencerem das vantagens advindas desta. Portanto, eles não utilizam a palavra norma para caracterizar tal documento. Para eles, norma tem a ver com regras, leis, imposição de algo a ser feito por alguém.

Padrões servem para assegurar o cumprimento de Requisitos

Salienta-se que os padrões são estabelecidos pelas organizações para assegurar o cumprimento de requisitos legais e contratuais, uma vez que estes são impostos pelo Estado, pelo cliente ou qualquer órgão competente. Por exemplo, os padrões de emissão de vapores, gases e efluentes líquidos. Mesmo a principal instituição responsável pela padronização em nível nacional, a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas – não ha diferenciação das terminologias padrão e norma. Para efeito do presente artigo, tal diferenciação também não será considerada, portanto, pode-se entender padrão e norma da mesma forma.

É, importante destacar que a decisão de implantar um sistema de gestão baseado nos padrões internacionais, como, por exemplo, ISO 14001, é de competência exclusiva da empresa. Ela é que determinará quando e se assim a desejar.

Mas, caso ela decida pela não implantação, fatalmente deixará de atender aos requisitos de alguns mercados, limitando a expansão dos seus negócios.

Outro fato importante é que a realidade a que estão submetidas as organizações é absolutamente dinâmica – os requisitos dos clientes mudam continuamente, os requisitos legais são revisados, os produtos, serviços e processos necessitam ser melhorados para continuar competitivos, os custos precisam ser reduzidos.

Deste modo,  os padrões também não podem ser estáticos, precisam, como produtos, serviços e processos, ser continuamente melhorados e atualizados.

Outro fato importante é que a realidade a que estão submetidas as organizações é absolutamente dinâmica – os requisitos dos clientes mudam continuamente, os requisitos legais são revisados, os produtos, serviços e processos necessitam ser melhorados para continuar competitivos, os custos precisam ser reduzidos. Deste modo,  os padrões também não podem ser estáticos, precisam, como produtos, serviços e processos, ser continuamente melhorados e atualizados.

Objetivos dos Padrões

Padrões são estabelecidos para uniformizar práticas, produtos e serviços, bem como para preservar a história e domínio tecnológico de uma empresa. São instrumentos absolutamente necessários à gestão.

 De acordo com Falconi, possuir domínio tecnológico é:

1. Ser capaz de estabelecer sistemas (inclui especificar e projetar produtos e processos, “hardware e software”).

2. Assegurar-se de que o que está sendo executado pelas pessoas corresponde ao que está registrado no sistema (treinamento no trabalho e auditoria).

3. Assegurar os objetivos de qualidade, custo, prazo, quantidade, local, moral e segurança (gerenciamento).

4. Ser capaz de analisar o sistema para garantir o atendimento das metas (controle da qualidade).

Isso significa que ter domínio tecnológico é assegurar que as atividades necessárias ao atendimento das partes interessadas serão sempre exercidas, é não permitir que os conhecimentos vitais à organização sejam posse exclusiva da memória de alguns funcionários – afinal de contas essa é volátil, pois as pessoas podem se esquecer ou deixar de trabalhar para a empresa –, é garantir que a empresa saberá fazer sempre da melhor maneira possível – melhor até mesmo que o mais capacitado concorrente.

Padronizar, portanto, é a única maneira de assegurar uma forma repetitiva e uniforme de executar ações. É um modo de assegurar previsibilidade e confiabilidade das atividades, produtos e serviços de uma organização.

A padronização é um meio para se atingir melhores resultados. padronização é uma estratégia da organização para atingir os seus objetivos, estando inserida num sistema de gestão eficiente que gere dados reais para tomada de decisão.

O sistema de gestão da qualidade desenvolvido pelo Dr. W. Edwards Deming – TQC – Total Quality Control – e implantado no Japão a partir da década de 50, juntamente com o Toyotismo, tem sido a mais completa e racional forma de gerenciamento das organizações: o gerenciamento pelo ciclo PDCA, mostrado na figura ao lado, que consiste em:

PPlan, significa Planejar: estabelecer as metas a serem atingidas e definir o plano ou caminho para atingir tais metas – porque fazer, o que fazer, quem são os responsáveis, quando fazer, onde fazer e como fazer. Nessa fase devem ser previstas todas as etapas necessárias ao alcance da meta – o cronograma, os possíveis desvios e os caminhos alternativos – os Planos de Contingência. Não se pode dar margens a improvisos, caso contrário corre-se o risco de não se chegar onde se quer. É nessa etapa que se define os procedimentos ou padrões para o desenvolvimento das atividades.

D Do, significa Fazer: treinar as pessoas para que elas possam executar de maneira eficaz o Planejamento; colocar em prática todas as tarefas da forma que foram previstas – cumprir disciplinadamente os procedimentos; e coletar dados para se proceder a avaliação da eficácia da implementação do Plano.

C Check, significa Verificar: consiste na comparação dos resultados obtidos na implantação do Planejado com as metas estabelecidas para se medir até que ponto o Plano está sendo implementado com sucesso. Tal verificação deve ser crítica o suficiente para perceber todas as oportunidades de melhorias, mesmo onde tudo tenha sido implementado com sucesso e as metas previstas tenham sido alcançadas.

A Act, significa Agir: analisar cada falha de implementação – desvios com relação às metas estabelecidas; identificar e eliminar as causas dos problemas e padronizar as ações necessárias para jamais permitir que o mesmo problema volte a ocorrer por quaisquer das causas já descobertas. Significa, também, conservar tudo de bom que foi planejado e implementado.

Ciclo PDCA no gerenciamento dos processos

Gerenciar atividades repetitivas utilizando o Ciclo PDCA, de acordo com o mostrado no fluxograma anterior, consiste em assegurar que as metas-padrão para cada atividade sejam sempre atingidas – peças produzidas dentro das especificações de projeto, serviço prestado dentro do custo-padrão, etc.

Sendo assim, gerenciar atividades não repetitivas implica em, para cada projeto, estabelecer uma meta específica e um caminho para atingi-la, executar as atividades planejadas, verificar se a meta está sendo atingida, descobrir e eliminar as causas das falhas, implantar e padronizar as soluções e, novamente, estabelecer novo projeto, definir nova meta e “girar” o Ciclo PDCA mais uma vez.

Desse modo, pode-se assegurar uma contínua e consistente melhora no nível de desempenho da organização. Porém, sem a padronização não é possível a aplicação de tal modelo de gestão.

Classificação dos Padrões

Os padrões podem ser classificados de acordo com sua aplicação – especificações de produtos, normas de ensaio, normas de sistemas – ou de acordo com a sua abrangência – procedimentos de uma empresa, normas nacionais, regionais e internacionais.

Para organizar e orientar a aplicação dos vários tipos de padrões e para disciplinar atividades que envolvam vários departamentos, níveis hierárquicos e até mesmo várias unidades de um mesmo grupo empresarial, numa mesma organização são usadas as normas ou padrões sistêmicos, que trazem diretrizes e requisitos para a gestão e condução de atividades sistêmicas ou atividades que envolvam vários departamentos ou unidades da organização. Já o termo “sistema” abrange um conjunto, formado por equipamentos, materiais, produtos, procedimentos, técnicas e homem, que tem como objetivo receber entradas e convertê-las em saídas, de forma que estes processos atendam às necessidades em questão.

Desse modo, os organismos responsáveis pela criação e difusão de padrões contribui para a obtenção de uma linguagem globalmente compreensível, entre fornecedores, trabalhadores, consumidores, equiparando os níveis de qualidade dos produtos e do atendimento em diversos países. Consequentemente, somos capazes de evoluir para um padrão de qualidade de vida, mais elevado.

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A Era das certificações ISO


 

Atualmente é muito comum se ouvir as expressões: Empresa Certificada ISO 9000, ISO 14000; Produto Certificado; Processo Certificado. Mas o que é uma Certificação? Existem vantagens em obter Certificações? Quais são as vantagens?

O que são certificados?

Certificados são documentos, emitidos por entidades específicas, preferencialmente as publicamente reconhecidas, que atestam determinado produto, serviço, atividade ou sistema que está sendo produzido, fornecido, implantado ou mantido de acordo com os requisitos de um padrão específico.

Esse padrão pode ser setorial, nacional, regional ou internacional. Por exemplo, uma determinada empresa receberá do organismo avaliador o certificado ISO 9001 apenas se, após o processo de verificação, o organismo apresentar evidências objetivas de que o Sistema de Gestão da Qualidade implementado pela empresa está em conformidade com todos os requisitos da norma NBR ISO 9001.

Da mesma forma, um fabricante de automóveis concederá um certificado de conformidade a um processo produtivo de um fornecedor de autopeças se observar, através de evidências objetivas, que tal processo está sendo operado de acordo com os requisitos especificados por uma norma de sua escolha.

Todo certificado de conformidade tem prazo de validade definido e a sua manutenção depende da manutenção do nível de desempenho do produto, atividade, serviço ou sistema ao longo do tempo. Portanto, há necessidade que se façam avaliações periódicas para que seja verificado se o objeto da certificação continua atendendo os requisitos especificados pelo referencial normativo usado.

Uma organização pode atestar conformidade de um sistema de gestão, por exemplo, através de três tipos de auditorias

Pelo Cliente – Auditoria de Segunda Parte: por exemplo, uma montadora de automóveis atesta que o processo produtivo de um fornecedor de autopeças está de acordo com os requisitos de um padrão específico.

Por Entidade Autônoma e independente em relação ao cliente e ao fornecedor de um produto ou serviço – Auditoria de Terceira Parte: por exemplo, o certificado de conformidade conferido por uma Instituição Avaliadora ao sistema de gestão da segurança e saúde ocupacional de uma empresa baseado na norma ISO 45001.

Há também a possibilidade da autodeclaração de conformidade –  Auditoria Primeira Parte: a própria organização garante que determinado produto, atividade, serviço ou sistema está de  acordo com os requisitos de um referencial normativo específico.

Obtenção de um Certificado

A obtenção de um certificado por uma organização específica pode ser:

* Facultativa: caso a organização decida espontaneamente demonstrar que segue as diretrizes definidas por uma norma específica. Por exemplo, a implementação e manutenção de um sistema de gestão ambiental de acordo com os requisitos da norma ISO 14001 é uma decisão exclusiva da administração de uma empresa, não sendo ela obrigada por agentes externos a tomar tal decisão.

* Compulsória: caso a organização para produzir, comercializar ou desenvolver uma atividade específica seja obrigada a demonstrar que segue os requisitos de uma norma. Por exemplo, só podem ser comercializados no Brasil brinquedos cujas características estejam em conformidade com a norma Segurança do Brinquedo ABNT NBR NM 300-5:2004.

Motivos para certificação de produtos, atividades, serviços e sistemas

Além da certificação compulsória, determinada por órgão competente, as empresas podem buscar a certificação de produtos, atividades, serviços e sistemas por motivos diversos. Porém, é importante que as empresas vejam a certificação como algo que contribuirá efetivamente para a melhoria de sua gestão; do nível de qualidade de desempenho de seus produtos, atividades e serviços e da sua lucratividade.

A certificação deve ser algo que agregue valor à organização. Os motivos podem ser os seguintes:

* Demonstrar a clientes, mercado e sociedade em geral que a organização produz e fornece produtos ou serviços com alto nível de qualidade, através de melhores práticas ambientais ou de segurança ocupacional.

* Demonstrar que a organização é gerida de forma eficaz, através de um sistema em conformidade com um referencial normativo reconhecido.

* Manter elevado nível de qualidade de produtos, serviços e gerenciamento através da manutenção do certificado.

* Obter vantagem competitiva com relação aos concorrentes pelos motivos expostos acima.

Receber pressão de clientes ou do mercado – a certificação neste caso pode até ser favorável à organização, mas se a mesma não for efetivamente utilizada como um instrumento para a gestão e o sistema tiver sido implantado apenas para se estabelecer laços comerciais, ele não proporcionará o desempenho pretendido. Assim, ao invés de estar agregando valor à organização ela passa a gerar apenas custos.

Organismos certificadores

Para obter uma Certificação de Terceira Parte, a organização interessada deve contratar uma Empresa Especializada para efetuar a avaliação do produto, serviço, atividade ou sistema, que se deseja certificar. Esta empresa, especializada em efetuar avaliações e independente em relação à empresa contratante e aos clientes desta, é o chamado Organismo Certificador.

Existem inúmeros organismos certificadores no mundo, sendo que na sua grande maioria, possuem ação global, emitindo certificados de conformidade para organizações de inúmeros países do mundo.

Organismos credenciadores

Como já foi dito, existem inúmeras empresas certificadoras no mundo e o certificado emitido por elas, para ser devidamente aceito pelo mercado, precisa ser formalmente reconhecido. Estas empresas para operarem, com a confiabilidade que o mercado exige, precisam estar credenciadas por Entidades que disciplinem suas atividades.

Estas Entidades são os Organismos Credenciadores – algumas organizações certificadoras também os chamam de Organismos Acreditadores.

Estes organismos têm os seguintes objetivos:

  • Supervisionar a atuação dos organismos certificadores.
  • Assegurar a imparcialidade dos avaliadores.
  • Avaliar a competência técnica para o desenvolvimento do trabalho em questão.
  • Assegurar que os recursos e instalações sejam apropriados e suficientes para o trabalho.
  • Assegurar que o desempenho do avaliador seja na verdade o requerido pelo referencial normativo.
  • Garantir que o avaliador seja capaz de sustentar o nível de desempenho requerido.

Certificação de Terceira Parte

Pode-se ver que o processo de Certificação de Terceira Parte envolve três agentes distintos:

1. O cliente que busca a certificação;

2. A instituição avaliadora que emitirá o certificado em caso de  conformidade; o organismo acreditador que avaliará e declarará a competência das instituições avaliadoras.

3. É este sistema de “três cabeças” que assegura a credibilidade de tais certificados, que permite que eles sejam um retrato fiel da qualidade fornecida por uma organização às partes interessadas – acionistas, funcionários, clientes e vizinhos – em seus produtos, atividades e serviços.

Por último, é importante ressaltar que a maior parte dos sistemas certificáveis são implementados de acordo com normas publicada pela ISO. Porém não existe Certificado ISO 9000 ou Certificado ISO 14000, por exemplo.

A ISO é uma instituição que apenas cria e divulga padrões aceitos sob consenso internacional, não efetuando qualquer tipo de avaliação – esta cabe aos Organismos Certificadores.

Portanto, a terminologia correta para declarar uma certificação é:

O Organismo Certificador atesta – ou registra, ou certifica, que a Empresa possui um Sistema de Gestão da Qualidade – ou Sistema de Gestão Ambiental, ou outro qualquer, em conformidade com os requisitos da Norma ISO 9001 – ou ISO 9002, ISO 14001 ou outra qualquer.

Deve-se notar que o Certificado de Conformidade não é emitido pela ISO – ele sequer tem o reconhecimento desta instituição. Ele é emitido por um Organismo Certificador credenciando uma Entidade competente para tal.

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As Normas Internacionais (ISO) são o primeiro passo para uma boa Gestão de Risco


 

ISO — International Organization for Standardization (“Organização Internacional para Padronização”): é uma organização não-governamental com sede em Genebra, Suíça, responsável por interligar os institutos de padronização regionais e órgãos reguladores de 246 países. Uma curiosidade: o termo ISO não é apenas uma abreviação; sua origem se dá no vocábulo grego — “ἴσος” (“isos”) — e significa “igualdade”.

Sistemas de gestão da qualidade são necessários em todas as áreas de atividade empresarial, independentemente do tamanho, estrutura ou localização de um negócio. Um sistema de gestão da qualidade visa documentar processos, procedimentos e responsabilidades numa empresa, com o objetivo de alcançar políticas de máxima excelência.

ISO 9001 - Gestão da Qualidade para prevenção de Riscos
ISO 9001 – Gestão da Qualidade para prevenção de Riscos

Os benefícios são vários, como melhoria nos controles dos processos operacionais, redução de custos e desperdícios, queda na corrupção, aumento da capacitação dos colaboradores etc. Com isto, a empresa ainda se diferencia da concorrência e aumenta sua participação no mercado, fazendo girar a Economia.

Quando uma empresa adota um Sistema de Gestão da Qualidade, ela automaticamente adota práticas e metodologias já testadas e amplamente consolidadas globalmente, alcançando assim, resultados eficazes e duradouros. As organizações adeptas aos padrões ISO podem apresentar aumento de até 5% em seu crescimento anual.

Quais as vantagens de adequar sua empresa às normas ISO?

O que significa exatamente quando uma empresa divulga que conquistou a “certificação ISO, número tal”?

Significa que ela está empenhada em se adequar aos padrões globais de qualidade, servindo como exemplo de excelência para seus colaboradores e também para o mercado.

Quando a empresa atinge os requisitos das normas ISO, ela se torna mais eficiente em todos os processos de sua cadeia (que podem abranger desde a concepção e desenvolvimento de um produto ou serviço, até a entrega ao consumidor final e acompanhamento dos resultados). Ela também se torna mais confiável, já que seguiu uma série de normas e padronizações para chegar até ali.

ISO 9001: Implante na sua Organização uma Cultura da Qualidade
ISO 9001: Implante na sua Organização uma Cultura da Qualidade

Quais são os maiores benefícios ao se adotar um Sistema de Gestão de Qualidade?

Melhorias nos processos — A empresa consegue visualizar as melhorias que se fazem necessárias em todos seus processos. Afinal, todas as decisões acompanham um padrão de qualidade homogêneo. Ao mesmo tempo, cada passo é devidamente documentado, podendo ser analisado e aprimorado continuamente.

Precisão na avaliação de metas e desempenho — Na implementação e acompanhamento de um Sistema de Gestão de Qualidade, todos os processos de uma empresa são registrados e avaliados constantemente. Fica muito mais fácil avaliar os sucessos e falhas de uma empresa quando seu desempenho possui um registro sólido e confiável. Além disso, tal processo permite que o crescimento seja planejado de forma constante e organizada.

Redução de custos — Todo Sistema de Gestão gera redução de custos e despesas, pois direciona a empresa para as melhores decisões em seu dia a dia e proporciona maior aproveitamento de recursos e de mão de obra.

Redução ou nulidade da corrupção — Algumas normas (como a ISO 37001) são moldadas especialmente para combater sistemas de corrupção dentro das empresas.

Maior envolvimento e satisfação dos colaboradores — É inegável que a motivação é muito importante para que os funcionários de uma empresa mantenham o bom desempenho. Quando há a adoção de um Sistema de Gestão de Qualidade, os papéis de todos os colaboradores ficam bem definidos e todo mundo é capaz de compreender sua função para o sucesso do negócio. Além disso, o desgaste durante a solução de problemas, transições, negociações e treinamentos reduz drasticamente, pois todos estarão seguindo uma metodologia já testada e aplicada com sucesso

ISO 9001: uma metodologia já testada e aplicada com sucesso.
ISO 9001: uma metodologia já testada e aplicada com sucesso.

Possibilidade de reconhecimento internacional — Um bom sistema de Gestão da Qualidade é aquele que atende aos requisitos da ISO, marca mundial que inspira confiança. Quando um negócio é certificado pela ISO, obrigatoriamente passou por uma série de avaliações e atendeu a uma série de requisitos. Portanto, passa a imagem de excelência e responsabilidade. Além disso, pode ajudar as pequenas e médias empresas a competirem internacionalmente através da disseminação da tecnologia e de melhores práticas. E uma empresa bem vista, é uma empresa que atrai mais fornecedores e clientes.

Em suma, contar com um bom Sistema de Gestão da Qualidade auxilia na automatização de processos, confere mobilidade e agilidade às equipes envolvidas, substitui a geração de planilhas desintegradas e de difícil consolidação e análise, reduz os riscos e despesas dentre outras vantagens.

Como escolher e implementar um bom Sistema de Gestão de Qualidade?

Contrate consultoria externa — Para escolher os melhores sistemas de gestão, o ideal é contratar uma empresa responsável, que possa realizar as análises necessárias e apontar o melhor para a sua empresa.

Aproveite a tecnologia — Adote sistemas informatizados, principalmente aqueles que trabalham com ferramentas unificadas e com armazenamento na nuvem, pois assim, os dados podem ser consultados simultaneamente por vários gestores, mantendo todos sempre cientes dos processos em desenvolvimento. Dentro deste processo, também é importante escolher sistemas amigáveis ao usuário e, também investir em segurança da informação.

Envolva sua equipe — Só é possível implementar um Sistema de Gestão de Qualidade (e por consequência obter as certificações pertinentes), quando há a participação ativa de todos os colaboradores. É importante que todos os funcionários estejam cientes de seus papéis. Se necessário, realize reuniões e treinamentos internos.

Minha empresa precisa de uma Gestão da qualidade - ISO 9001?
Minha empresa precisa de uma Gestão da qualidade – ISO 9001?

Você deve estar se perguntando: “Será que minha empresa precisa de um Sistema de Gestão de Qualidade?” A resposta é sim. Toda empresa se beneficia quando adota uma gestão organizada e conquista os padrões estabelecidos pela ISO, seja esta empresa de pequeno, médio ou grande porte.

Por incrível que pareça, muitas organizações ainda desprezam as certificações ISO, como se estas fossem apenas um “pedaço de papel sem utilidade”. No entanto, o gestor bem informado vê as normas ISO como ferramentas importantes e até mesmo essenciais, não apenas para o desenvolvimento de sua empresa, mas também para o cenário econômico no qual suas negociações são estabelecidas.


Auditoria de Conformidade legal como instrumento preventivo


 

Além da obrigatoriedade da Auditoria de Conformidade Legal em virtude do sistema de gestão, é imprescindível também que se fale da importância da mesma, como instrumento de prevenção à autos de infração, multas, embargos e outros, tanto para aquelas empresas que buscam a certificação, quanto para aquelas que buscam o cumprimento da legislação aplicável.

A Auditoria de Conformidade Legal permite, de forma antecipada, que a empresa conheça os seus possíveis pontos vulneráveis e tenha a noção da amplitude do cumprimento e descumprimento das leis aplicáveis a ela. Com tal conhecimento, a mesma pode agir antes mesmo de qualquer fiscalização, e se programar para atender determinada lei que demande gastos com projetos e investimentos altos, bem como otimizar processos e gastos.

Vale ainda lembrar que a empresa cumpridora da legislação evita passivos, fato que pode aumentar o valor da mesma no mercado, bem como melhorar a sua imagem.

Tendo em vista o incomensurável número de dispositivos legais elaborados  cotidianamente pelo legislativo e órgãos da administração pública, bem como devido ao grande volume e complexidade de assuntos ligados ao meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e outros, a Auditoria de Conformidade Legal aparece como um item primordial para a segurança jurídica de uma empresa.

Portanto, cabe às organizações em geral criar o hábito de realizar Auditorias de Conformidade Legal, visando assim a melhoria contínua de seu sistema de gestão, bem como ter bases jurídicas sólidas para sua manutenção em um mercado tão globalizado e competitivo.

Sistemas de Gestão

Temos normas internacionais que descrevem quais são os requisitos mínimos necessários para que uma organização trate um determinado assunto em sua íntegra.

Uma das mais conhecidas, seguidas e implementadas destas normas é a ISO 14001 que trata sobre o assunto Meio Ambiente. Temos também a OHSAS 18001 que trata dos assuntos relacionados à Saúde e Segurança no Trabalho e várias outras normas que tratam dos mais diversos temas.

Estas normas são, na sua grande maioria, estruturadas de acordo com o ciclo PDCA de gerenciamento. Este ciclo determina que um assunto, projeto ou atividade deve ser Planejado, Desenvolvido, Checado e Melhorado.

Assim temos todos os assuntos ligados ao Meio Ambiente de uma organização sob controle absoluto. Esta gestão evita impactos ambientais significativos, busca sempre a melhoria contínua do desempenho ambiental, atende às leis ambientais, coordena os investimentos disponíveis e cuida da eficácia de suas medidas.

Dentro da etapa do Planejamento (1ª etapa do PDCA), um dos pontos primordiais a ser tratado é o levantamento dos requisitos legais. Planejar um sistema de gestão não pode deixar de levar em consideração as leis que uma empresa deve atender.

Definições de Requisitos Legais e/ou Estatutários e Outros Requisitos

Entende-se por requisitos legais todo o conjunto de dispositivos legais, tais como leis, decretos, resoluções, portarias, instruções normativas, deliberações etc.

Quanto aos outros requisitos, entende-se por documentos referentes às atividades da empresa, os quais geram obrigações. São eles: licenças ambientais, alvarás, autorizações, dentre vários outros tipos de documentos.

Vale lembrar que o item anteriormente citado (Item 3 – 4.3.2 Requisitos legais e outros), da norma ISO 14001, foi citado apenas a título de exemplo, pois várias outras normas (OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 22000, SA 8000 etc.), também exigem, de outras maneiras, a identificação dos requisitos legais e outros requisitos pertinentes às atividades da empresa.

Esta forma particular de cada norma exigir atendimento aos seus itens auditáveis também ocorre quando o assunto é auditoria de conformidade legal.

Necessário se faz informar que, dentro do conjunto de requisitos legais a serem atendidos, encontram-se requisitos de terceiros. Consideram-se terceiros aqueles prestadores de serviços ou fornecedores ligados aos processos da empresa. Podemos citar, de modo exemplificativo, os seguintes terceiros: transportadores, fornecedores de produtos químicos em geral, receptores de resíduos, fornecedores de matéria-prima etc.

Identificando os Requisitos Legais

Assim, surge a primeira dificuldade com relação aos requisitos legais: como saber se a empresa identificou todas as leis pertinentes?

A empresa, quando da identificação dos requisitos legais deve atentar-se para as seguintes questões:

– Requisitos legais ambientais

– Verificar todos os aspectos ambientais relacionados à todos os seus processos e vinculá-los às legislações pertinentes.

Ex: geração de resíduos, geração de efluentes, emissões atmosféricas, consumo de produtos florestais, produtos inflamáveis e combustíveis: identificar todos os requisitos federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

– Requisitos legais de saúde e segurança no trabalho

– Verificar todos os perigos relacionados à todas as suas atividades e relacioná-los com as legislações pertinentes.

Ex: periculosidade, insalubridade, trabalho a céu aberto, espaços confinados, EPIs, instalações elétricas, combustíveis e inflamáveis, máquinas e equipamentos etc. Identificar todos os requisitos legais federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

Importante ressaltar que a empresa, durante a identificação dos requisitos legais, deve conhecer profundamente todos os temas fundamentais referentes ao seu seguimento, ou seja, na área ambiental deve-se identificar os principais temas (água, ar, produtos florestais, efluentes, resíduos etc.). Na área de saúde e segurança no trabalho, recomenda-se conhecimento detalhado, no mínimo, sobre as normas regulamentadoras – NRs.

As dicas acima servem também para empresas que buscam certificação em outras normas (ISO 9001, ISO 22000, SA 8000, dentre outras), basta conhecer bem os temas das referidas áreas de atuação.

Auditoria passo a passo

Definido o escopo e prazo da auditoria, feitas as comunicações necessárias e organizado o roteiro, a auditoria deve inicar-se da seguinte forma:

Reunião de abertura: é o momento para definir os últimos detalhes da auditoria, confirmar escopo, prazo, roteiro e participantes. Na reunião o auditor detalha a sua forma de trabalho, como serão feitos os comunicados sobre as possíveis não-conformidades evidenciadas, dentre outros.

Auditoria “randômica”: Consiste na visita de todas as áreas a serem auditadas. Tal visita é fundamental, pois há evidências que só podem ser observadas in loco, ou seja, no local onde há a atividade ou processo a ser auditado.

Ex: depósito de inflamáveis: como saber se o depósito possui as sinalizações de segurança obrigatórias? Como saber se há extintores no local? Se há contenção para os casos de derramamento?

Durante a auditoria “randômica” poderão ser feitas entrevistas com os colaboradores da empresa. Tal procedimento permite também saber se algumas obrigações legais estão sendo cumpridas.

Ex: incêndio: como saber se os colaboradores estão treinados para os casos de incêndio? Neste caso há a evidência de lista de presenças em treinamentos sobre o assunto, mas a entrevista é válida, pois há casos em que os treinamentos podem não ser eficazes. Dessa forma, o ideal é entrevistar o colaborador e verificar o nível de conhecimento do mesmo.

Necessário se faz informar que a auditoria “randômica” não precisar ser necessariamente o primeiro passo a ser seguido. Pode-se fazer a auditoria “randômica” durante toda a auditoria, desde que respeitado o roteiro dos trabalhos.

Auditoria de documentos: o auditor irá verificar os documentos oriundos das obrigações legais (licenças, alvarás, laudos técnicos etc.). Daí a importância de a empresa ter bem organizados os documentos a serem auditados. Documentos dispersos e sem controle atrasam, e muito, a auditoria.

Durante toda a auditoria o auditor deve, de forma bem clara, apontar as não-conformidades evidenciadas à equipe auditada. O auditor poderá fazer isso no final de cada dia de auditoria ou em outro momento que entender necessário.

Encerramento da auditoria: neste momento são apresentados, através do relatório de auditoria, os resultados da auditoria. O relatório de auditoria deve conter itens como: as conformidades, não-conformidades, os pontos fracos, pontos fortes, os objetivos e escopo da auditoria, critérios da auditoria, equipe auditora, identificação dos entrevistados, obstáculos encontrados, declaração de confidencialidade, identificação das pessoas que receberão o relatório e quaisquer outras informações que se fizerem necessárias.

Finalizada a auditoria é chegada a hora de tratar as possíveis não-conformidades encontradas através do Tratamento de Não-Conformidades – TNC, mas isto já é assunto para um outro curso.

Vale lembrar que uma auditoria de conformidade legal bem feita pode identificar e sanar possíveis erros cometidos quando da identificação e atendimento dos requisitos legais pertinentes.

Recomenda-se que a Auditoria de Conformidade Legal seja realizada periodicamente, antecedendo às auditorias de manutenção de certificação. Há organismos certificadores que realizam auditorias de manutenção de sistema de gestão semestralmente e outros anualmente.

Assim, a empresa deve realizar as suas Auditorias de Conformidade Legal antes de tais manutenções, a fim de cumprimento das normas de sistema de gestão, bem como a fim de saber quais os pontos precisam ser melhorados. Àquelas empresas que não possuem sistema de gestão, recomenda-se a realização de Auditorias de Conformidade Legal, no mínimo, anual.


Norma ISO 9001 enfatiza a Avaliação dos Riscos nas Organizações


 

A versão de 2015 da ISO 9001 dá maior ênfase na avaliação dos riscosMas o que é isso? O risco é composto de três elementos: cenários, frequências e consequências. A análise destes três elementos forma parte integral de uma avaliação abrangente de riscos. A fase de identificação e avaliação de riscos representa o primeiro passo em qualquer procedimento de gestão de riscos e é um fator crítico na otimização de uma estratégia global de gestão de riscos.

Análise Organizacional

As análises de cenários, frequências e consequências são utilizadas para identificar as frequências e as possíveis consequências de eventos que pudessem acontecer nas instalações de sua organização. Essas análises também servem para gerar recomendações a fim de reduzir ou controlar tais riscos, bem como para examinar os benefícios de implementar tais recomendações.

Análise de Cenários: Várias técnicas como análise dos modos de falha e seus efeitos (Failure Modes and Effects Analysis – FMEA), análise de árvores de falhas e análise de árvores de eventos (ou outras técnicas de modelagem de lógica como análise de diagramas de bloco de confiabilidade) são utilizadas para identificar falhas potenciais e acidentes nos sistemas, bem como suas causas.

Análise de Frequências: Para ajudar sua organização a tomar decisões baseadas em risco, o ABS Consulting conjuga a experiência específica de sua empresa com informações industriais referentes às frequências de eventos utilizando métodos de análise apropiados.

Análise de Consequências: As técnicas de análise de consequências são utilizadas para realizar modelagens das taxas de liberação, quantidades e dispersões de materiais liberados após incêndios, explosões ou outros perigos nas instalações, bem como para estimar o impacto potencial desses eventos sobre os funcionários, o público, os bens imóveis das instalações, as instalações vizinhas e o meio ambiente. Alguns resultados incluem a identificação de áreas potencialmente afetadas por esses eventos, bem como estimativas das baixas, perdas econômicas e .

Análise dos Riscos e Oportunidades

A identificação correta dos riscos e das oportunidades auxilia no planejamento de todo o SGQ, atuando desde a orientação e elaboração de objetivos coerentes com os seu contexto e expectativas de partes interessadas, até aos procedimentos operacionais, informação documentada, métodos de monitoramento e medição, dentre outros. É muito comum, as organizações avaliarem apenas as ameaças e os riscos negativos. Apesar destes serem realmente importantes, deve-se tratar também, e com a devida prioridade a dimensão dos danos que estes possam vir a causar.

Vale destacar também, um paralelo com relação à versão anterior da NBR ISO 9001 cuja identificação, investigação e tratativa das ameaças e riscos negativos podem ser comparadas ao antigo requisito de ações preventivas, onde deveriam ser estabelecidas ações para eliminar as causas de não-conformidades potenciais, evitando, novamente, a sua ocorrência.

Entretanto, a visão positiva, ou seja, a abordagem de oportunidade e riscos positivos podem alavancar a melhoria dos processos e produtos tornando a organização cada vez mais competitiva. São fundamentais no planejamento de ações de melhoria, por meio de uma postura proativa e, em vários casos, inovadora. Lembrando que, como suporte (não obrigatório), podem ser aplicados os requisitos definidos na NBR ISO 31000, bem como as ferramentas apresentadas na NBR ISO 31010.

As melhorias realizadas para alterações e mudanças no SGQ devem ser planejadas. Salienta-se, no entanto, que qualquer alteração no SGQ deve ser realizada de modo a garantir a integridade do mesmo, durante e qualquer tipo de modificação, mesmo que esta alteração seja para uma melhoria substancial. Isso significa dizer que, mesmo que haja uma mudança radical nos processos definidos, não se justifica o descumprimento dos requisitos estabelecidos, anteriormente.


O que é um Sistema de Gestão? Como e por que implementar?


 

Você sabe o que é um Sistema de Gestão?
A definição mais comum de um sistema é um “conjunto de elementos concretos ou abstratos, intelectualmente, organizados”.

Para descrever de maneira mais simples, um sistema seria um conjunto de itens ordenados que trabalham para um determinado fim. Um automóvel é um sistema de peças que trabalham em conjunto, no intuito de transportar os passageiros. Um computador é um sistema de componentes que trabalham em conjunto para processar dados. Um sistema é uma simples ordenação dos processos para que funcionem com um determinado objetivo.

Como Funciona um Sistema na Empresa?

Em uma organização não é diferente. Enxergar a empresa como um sistema dá ao gestor uma possibilidade única de tratá-la como um todo. Objetivar um determinado fim, sem se esquecer das partes menos visíveis do “mecanismo”. Em um carro é simples perceber a ação das rodas, dos pedais, do volante e até do motor. Mas, poucos veem o trabalho desenvolvido pelos parafusos e mangueiras escondidos dentro da estrutura do automóvel. No entanto, sem que essas peças funcionem bem é impossível que o carro saia do lugar.

Sistematizar para Atender aos Objetivos da Empresa

Um sistema de gestão empresarial é um conjunto de ferramentas desenvolvidas para organizar o trabalho de uma organização no intuito de fazê-la operar de maneira eficiente para cumprir seu propósito de existência.

Uma empresa privada existe para gerar lucro para seus donos e estes, por sua vez, investirem cada vez mais em melhorias. Este é, em última instância, o objetivo máximo de uma empresa. Caso ela não gere lucro, certamente irá falir. Mas, para que gere lucros, ela precisa atender demandas vindas de todas as partes: dos clientes, funcionários, fornecedores, Governo, entre outros. Quando a empresa satisfaz de maneira eficiente todas as suas demandas, o sistema está em perfeito funcionamento e ela cumpre seu fim: o lucro do acionista.

Visão Antiga X Visão Sistêmica

No passado, a gestão da empresa era quase à similaridade de seu organograma, ou seja, a forma como cada ação era executada, dependia diretamente do fluxo de poder e de ordens vindas da hierarquia. Contudo, a visão sistêmica inovou os processos de gestão, justamente, por considerar que a empresa é um sistema de partes que devem trabalhar em conjunto para um determinado fim.

Então, provê-se a integração de todas as áreas da empresa, para que, em conjunto, possam agir no sentido dos objetivos da organização.

Desse modo, pode-se pensar no setor de compras dependente do setor de transportes, que é dependente do setor de manutenção, que é dependente do setor financeiro, que é dependente do setor de vendas, e assim sucessivamente, até que todos os setores estejam entrelaçados e trabalhando em conjunto.

Sistemas de Gestão Baseados nas Normas ISO

O sistema de gestão empresarial mais famoso do mundo é o regido pela ISO (international standardization organization), principalmente através das normas ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade) e ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental).

Os sistemas de gestão baseados nas normas ISO são dispostos em tópicos que abrangem todas as áreas da organização. Assim todos os pontos inclusos no escopo da certificação serão levados em consideração durante a implementação do sistema de gestão, e então a empresa poderá ser observada a partir de uma visão sistêmica.

ISO 9001 e 14001

A ISO 9001 reúne os itens relativos à gestão da qualidade. Ela estabelece o conceito de qualidade, deixando claro que ele não se resume às características do produto final, mas à forma com que o processo de gestão da empresa é desenvolvido. Assim desde o trabalho de produção das mercadorias e serviços, até as atividades de limpeza são levadas em consideração e desenvolvidas com máxima qualidade.

A ISO 14001 reúne os itens relativos à gestão ambiental das atividades da empresa. A norma estabelece processos e cria padrões para que todas as ações da empresa estejam ambientalmente alinhadas à sua política.

Há outras normas da ISO bastante significativas, relacionadas a outras áreas, como a OHSAS 18001 (ISO 45001) voltada para a gestão de segurança e saúde ocupacional, a ISO 22000 relacionada a segurança, dentre outras. Para descobrir qual é a norma ideal ao seu empreendimento, converse com um dos especialistas da Consultoria Online Verde Ghaia.

Para agendar uma conversa com um dos consultores, clique aqui.


Certificação e implementação da norma ISO em Qualidade custa caro?


 

A certificação em Qualidade pode ser uma conquista estratégica para as empresas, especialmente, em um mercado adverso. Afinal, a certificação na norma ISO9001, além de ser um diferencial competitivo, poderá trazer inúmeros benefícios para o negócio, tais como: maior organização dos processos e atividades, melhorias contínuas para a produção e/ou prestação de serviços, gestão mais eficaz de indicadores e metas e, principalmente, maior satisfação dos clientes.

É por isso que dizer que o custo para certificação é “caro” ou “barato” é uma definição rasa. A questão é relativa, diante do quanto a empresa poderá ganhar em termos produtivos e competitivos, comparado ao que ela precisará investir. Além disso, existem inúmeras variáveis no processo, que poderão interferir nos custos.

Quais são as variáveis que impactam nos custos de uma certificação?

Realidade da empresa: somente um diagnóstico poderá indicar o que a empresa precisará fazer e/ou mudar para se adequar aos requisitos da norma. De acordo com o cenário da empresa, as adequações podem ser mínimas e, talvez, até não seja necessário fazer nenhum investimento nessa etapa. Mas, só será possível definir essa questão a partir de uma avaliação inicial.

Treinamento / conscientização: o envolvimento e a participação dos colaboradores são fundamentais para o sucesso da certificação. Por isso, é necessário investir em tempo para promover cursos e reuniões para capacitação e em ferramentas de comunicação para conscientização dos colaboradores, especialmente, daqueles que forem responsáveis pelo processo. Nesta etapa é interessante a empresa contar com uma Consultoria Especializada, que poupará tempo com a elaboração de materiais orientativos e informativos, bem como com os seus Consultores, que já estão habilitados e preparados para conduzir cursos, treinamentos e para assessorar os responsáveis pela certificação.

Consultoria Especializada: contar com profissionais capacitados e especializados nas normas reduzirá tempo e retrabalhos para a empresa. Isso porque os profissionais já têm expertise no processo e vão planejar e conduzir as ações com mais efetividade e eficácia. Isso sem falar que o custo de uma Consultoria poderá ser muito menor que a utilização de um profissional da própria empresa, que precisará passar por uma capacitação, não tem experiência no processo e ainda será retirado de sua função, interferindo nas rotinas produtivas. Outra opção são os consultores autônomos que, além de não terem o respaldo e a credibilidade de uma empresa de Consultoria, podem vir a ser um futuro risco de passivo trabalhista.

Tempo e disponibilidade da empresa: quanto mais comprometida a empresa estiver com o processo, menor será o tempo gasto e, consequentemente, menor será o custo do processo. Por isso, é necessário que as pessoas estejam envolvidas e se comprometam a executar as ações e cumprir com os prazos estabelecidos no planejamento.

Contratação de organismo certificador: o processo de certificação só é concluído com a auditoria externa, que precisa ser conduzida por um organismo certificador. Para isso, a empresa precisará contratar uma certificadora e pagará pelos custos de logística do auditor. Este ficará responsável por avaliar o atendimento aos requisitos normativos. Caso sejam identificadas não-conformidades graves, a empresa corre o risco de não conseguir a certificação. Por isso, é importante que a auditoria externa só seja realizada quando a empresa estiver completamente estruturada e preparada para o processo, caso contrário, poderá ter um custo considerável com auditoria e não ter o sucesso com a certificação.

Vale a pena investir na Consultoria de certificação ISO9001?

A resposta é SIM. A Consultoria Especializada e qualificada representa redução de custos com tempo e com retrabalhos para a certificação ISO9001. Afinal, a Consultoria conta com profissionais qualificados e experientes na implantação do sistema de gestão da qualidade e na certificação das normas internacionais, o que permite que o processo seja conduzido com mais eficácia, conforme descrito abaixo:

Diagnóstico: avaliação mais imparcial da realidade da empresa e análise mais efetiva das adequações necessárias para o atendimento aos requisitos da norma;

Planejamento: a maior experiência permite que as estimativas sejam mais realistas para definição de prazos de execução das ações, minimizando erros que poderiam comprometer todo o planejamento da empresa.

Direcionamento: o maior conhecimento sobre as exigências da norma, bem como sobre as avaliações dos organismos certificadores, permite que a Consultoria faça o direcionamento mais eficaz dos processos de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade, evitando atividades desnecessárias e retrabalhos.

Capacitação e conscientização: a Consultoria já possui materiais e modelos de documentos prontos que vão contribuir para a melhor orientação dos colaboradores e dos profissionais envolvidos no processo. Isso sem contar que os Consultores também estão habilitados a realizar cursos e treinamentos, que poderão ser até customizados e alinhados com a realidade da empresa.

Custo/benefício: os ganhos promovidos pela contratação de uma Consultoria, com toda certeza, são muito maiores que os custos do processo. Isso sem falar que existe hoje no mercado a opção da “Consultoria On-Line”, que possibilita a realização do processo com a mesma qualidade de uma Consultoria Presencial, porém com os custos muito mais reduzidos.

Como funciona a Consultoria On-Line Verde Ghaia?

O processo é todo conduzido por uma equipe de Consultores Especializados através de uma plataforma on-line, que vai facilitar a comunicação entre a sua empresa e a nossa equipe.
São oferecidas ferramentas intuitivas que auxiliam, adequadamente, na implantação de um Sistema de gestão, além de materiais complementares como modelos de documentos e vídeos orientativos.
A consultoria on-line tem como foco, não apenas as resoluções dos problemas, mas caminhos para identificação que visam a solução e o alcance do objetivo proposto;
A consultoria pode ser 100% online e contar com uma auditoria presencial ao final, de acordo com a contratação.
A plataforma pode ser acessado em qualquer horário e de qualquer lugar, sem necessidade de instalação de um software ou sistema.
A plataforma também poderá ser acessada através de Aplicativo, com ferramentas de comunicação.

Benefícios ao contratar a Consultoria On-line?

O custo de uma Consultoria On-Line é bem inferior ao de uma consultoria presencial, uma vez que, praticamente, não haverá custos de logística;
A empresa tem total flexibilidade no processo, e não haverá interferência nas rotinas internas da organização;
A empresa contará com todo o “know how” de uma consultoria convencional Verde Ghaia, que está há mais de 16 anos no mercado, aliada a uma tecnologia para facilitar a comunicação;
Os consultores são experientes e possuem conhecimento em diversas áreas de negócios;
Oferece suporte de um consultor especializado em certificações para orientar e esclarecer dúvidas.
Plataforma oferece “Dashboard” para que você tenha total controle da utilização dos serviços.
Todos os serviços prestados são de qualidade e certificados pela Verde Ghaia;
A verde Ghaia se compromete em manter as informações da sua organização em total sigilo.


O que muda na vida das empresas após a certificação ISO 9001?


 

A certificação na norma ISO 9001 busca pela Gestão da Qualidade. Seu principal objetivo é melhorar gestão da sua empresa e alavancar os seus negócios, aumentando a sua capacidade de competitividade no mercado, mesmo em tempos de crise. Além disso, a ISO 9001  agrega valor à marca da sua organização, melhora a imagem da empresa perante os órgãos governamentais e instituições financeiras.

O sistema de gestão da qualidade tem como prioridade garantir para a empresa um gerenciamento interno mais eficaz e promover a satisfação de seus clientes através da melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços.

Para isso, a Gestão da Qualidade age nas rotinas produtivas, no planejamento e nos indicadores de resultados da empresa, auxiliando no mapeamento dos processos da organização, padronizando as atividades, garantindo maior segurança, facilidade de execução, menores perdas e atendimento aos prazos através estipulados no planejamento estratégico da organização.

A implementação dos controles operacionais permite que os desvios sejam detectados antes da entrega do produto ou serviço ao cliente. Consequentemente, vai gerar menores índices de reclamação e maior satisfação dos clientes. A norma também prevê atividades pós-venda para verificação do atendimento aos requisitosgerando feedback sempre atualizado.

Assim, o SGQ assegura a satisfação dos clientes, pois exige um levantamento inicial de suas necessidades e expectativas, trabalhando com transparência e gerando uma relação de confiança. O estudo dos requisitos de clientes também acontece em novos projetos, instaurando assim, a cultura prevencionista na organização.

A organização traça seus objetivos e metas da qualidade alinhados ao planejamento estratégico da empresa, tendo como princípio a prevenção de falhas, defeitos, retrabalhos, desperdícios, atrasos e outros riscos que possam ameaçar a qualidade. Isto quer dizer que, a mentalidade de riscos é desenvolvida de forma a avaliar as oportunidades, promovendo melhorias.

A liderança também ganha mais destaque, pois a qualidade faz parte de toda a organização e não só de um departamento. Todos assumem o compromisso com o SGQ e com foco em resultados. Para seu sucesso, as informações devem se manter atualizadas, o que exige uma comunicação eficaz entre as pessoas e os departamentos. Outra destaque significativaoé com relação aos fornecedores e prestadores de serviço, os chamados, provedores externos. A organização passa a selecioná-los, qualificá-los e monitorá-los, constantemente, garantindo assim, o fornecimento de produtos e serviços conforme os requisitos pré-estabelecidos.

Dessa forma com a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade permite a Organização almejar a sua certificação da qualidade. Isso porque a empresa estará apta aos desafios econômicos, sociais e ambientais dos novos tempos. Em tempos de crise, esses sãoos diferenciais competitivos importantes, não apenas podem garantir a permanência da empresa no mercado, mas pode ser o primeiro passo para alavancar e impulsionar o negócio.

Papel das Normas Internacionais – ISO ABNT

As normas internacionais podem ser chamadas de padrões internacionais, pois têm o papel de facilitar o comércio global, com foco na garantia de produtos e serviços seguros, confiáveis e de qualidade. São mais de 21 mil normas já publicadas e com abrangência para todos os tipos de empresa.

Para as empresas, as normas funcionam como ferramentas estratégicas,  reduzindo custos, perdas e aumentando a produtividade. Elas ajudam as empresas a galgar novos mercados, estabelecer uma igualdade de condições para os países em desenvolvimento e facilitar o comércio livre e justo em todo o mundo.

A necessidade de criação de um padrão é identificada pelas empresas ou por partes interessadas, por exemplo, as associações de consumidores. Os membros da ISO, de todo o mundo, analisam a demanda e o processo de elaboração que é iniciado pelas Comissões Técnicas. Estas são compostas por grupos de consumidores, universidades, ONGs e governos. Além disso, as partes interessadas podem opinar e o grupo entra em um consenso antes da publicação.

O Sistema de Gestão, nada mais é que, documentar ou criar procedimentos vinculadas as rotinas de processos da organização, visando alcançar os objetivos estratégicos propostos. Quando a Organização implanta um SGQ ou um outro sistema de gestão, ela pode apenas implementar ou pode também se certificar através de um organismo certificador.

A ISO 9001, uma das normas mais conhecidas e com o maior número de empresas certificadas no mundo.  ISO 9000 – Gestão da Qualidade fornece diretrizes para as empresas focarem na satisfação dos clientes e qualidade dos produtos. A família é composta por:

ISO 9000: 2015 – abrange os conceitos básicos e terminologia
ISO 9001: 2015 – estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade.
ISO 9004: 2009 – mostra como aumentar a eficiência e eficácia de um sistema de gestão da qualidade.
ISO 19011: 2011 – estabelece as diretrizes para auditorias internas e externas de sistemas de gestão da qualidade.

A ISO 9001:2015 é a única norma da família que é passível de certificação. Empresas de qualquer tamanho, tipo ou ramo de atividade podem ter um sistema de gestão da qualidade implementado e/ou certificada. O foco da 9001 é o cliente. O sistema de gestão da qualidade é movido pelo comprometimento da Alta Direção, abordagem de processos, motivação e melhoria contínua.

A ISO 9001:2015 propõe ferramentas estratégicas e diretrizes para ajudar as empresas a enfrentar alguns dos desafios mais exigentes dos negócios modernos. Ela garante comprometimento das pessoas, padroniza os processos, torna as operações de negócios tão eficientes quanto possível, traz a redução de perdas, e consequentemente aumenta a produtividade, cortar custos através de melhoria de sistemas e processos, fideliza clientes, promove a marca e aumenta a competitividade no mercado.

Além disso, o sistema de gestão da qualidade também promove a utilização mais eficiente dos recursos e a cultura prevencionista através da melhoria da gestão de risco.

Implementar? Certificar? Ou Implementar e Certificar?

A certificação é uma ferramenta útil para demonstrar que seu produto ou serviço atende as expectativas dos seus clientes e está em conformidade com a norma ISO 9001, reforçando sua credibilidade e melhorando sua imagem no mercado.

Para algumas empresas, significa também o cumprimento contratual entre fornecedores e clientes. Para outras é uma importante forma de se manter em um mercado competitivo e de impulsionar o negócio com planejamento e foco em melhorias contínuas dos processos, dos produtos e serviços. A Verde Ghaia tem realizando implementações, bem como auxiliado os mais diversos ramos de atividades há mais de 20 anos. Com isso, as metodologias da Verde Ghaia garantem um padrão de alta qualidade e eficiência para o seu gerenciamento, concedendo ainda ao cliente um atendimento com consultores especializados e uma equipe de advogados e engenheiros com kow how e experiência de mercado.

Converse com a gente e saiba como implementar uma Gestão eficiente, com resultados reais que te proporcione segurança para a tomada de decisão. Não importa se você quer implementar e certificar ou somente implementar, a qualidade e o atendimento será mesmo.

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