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Qual a relevância da Avaliação da Conformidade para a economia?

 

Você quer adquirir um novo computador. Embora já tenha em mente a configuração do equipamento que deseja, você não sabe qual é melhor loja para realizar a compra. Independente da sua atitude, você, provavelmente recorrerá aos seus dois melhores amigos, que dão as seguintes recomendações:

Amigo 1: “Vá na Loja X. O atendimento deles é mais ou menos, atrasaram muito a entrega da minha máquina, mas são baratíssisimos. Ah, eles não dão nota fiscal. Mas, se o produto der problema, eu conheço um técnico excelente, que conserta rapidinho e por um preço camarada.”

Amigo 2: “Recomendo a Loja Y. Atendem bem, entregaram o meu produto no prazo, oferecem assistência caso a máquina apresente problemas dentro do período da garantia. Embora, eu tenha pago mais caro, não tive dor de cabeça para resolver alguns problemas. Eles são bem ágeis e cuidadosos. São tão bons que no ano passado eles conquistaram o selo ISO 9001 de qualidade.”

E aí? Qual das lojas soa mais confiável? Pode até ser que a referência ao preço baixo da Loja X tenha chamado sua atenção. Mas, você, certamente não desprezou as informações negativas (como o não cumprimento do prazo de entrega e a ausência da nota fiscal).

Assim como você, o mercado como um todo também nutre uma série de expectativas a respeito de produtos e serviços oferecidos pelas empresas. Tais expectativas podem abranger vários critérios: qualidade, segurança, desenvolvimento ambiental, economia, confiabilidade, eficiência etc.

Não são poucas, as organizações que fazem o possível, para satisfazer o consumidor. No entanto, aquelas que possuem o selo ISO saem na frente, por estarem sempre atentas aos detalhes dos processos antes de chegar ao consumidor final.

Vamos falar de Gestão Acelerada?

Avaliação da conformidade: Qualidade – ISO 9001

Provavelmente você já conhece o conceito, mas não custa lembrar: ISO é a sigla para International Organization for Standardization, ou seja, Organização Internacional para Padronização. A ISO é uma entidade de padronização e normatização criada na Suíça em 1947 para promover o desenvolvimento de normas, testes e certificação, incentivando assim o bom comércio de bens e serviços.

Quando uma empresa conquista um selo ISO, ela prova publicamente que passou por uma auditoria confiável, a qual atestou o cumprimento de uma série de requisitos de normas, regulamentos e outras especificações, a chamada avaliação da conformidade. A avaliação da conformidade ajuda a assegurar que os produtos e serviços oferecidos por aquela empresa estão cumprindo aquilo que prometem ao seu público consumidor.

Entenda sobre avaliação da conformidade nos processos

Em alguns casos, quando a saúde pública,  a segurança ou o meio ambiente estão envolvidos, a avaliação da conformidade se torna legalmente obrigatória. É por isso, que temos órgãos fiscalizadores como o IBAMA, por exemplo.

Mas, mesmo quando o cumprimento de alguns requisitos não é obrigatório por lei, a avaliação da conformidade pode fazer grande diferença – não apenas individualmente nas empresas, mas para a economia como um todo. Veja só o que ela afeta:

Órgãos reguladores:

Eles se beneficiam da avaliação da conformidade porque elas são um recurso para auxiliar no cumprimento da legislação de saúde, de segurança e de meio ambiente. Quanto mais gente cumprir a legislação, melhores serão os índices de desenvolvimento das políticas públicas. A sociedade toda sai ganhando.

Comércio internacional:

A padronização de requisitos facilita a negociação entre diferentes países. Como as normas ISO são reconhecidas internacionalmente, elas funcionam como uma espécie de código conhecido no mundo inteiro, o qual deixa bem claro que aquela empresa que carrega o selo é confiável.

Na era da globalização, as “melhores práticas comerciais” são cada vez mais esperadas por todas as partes envolvidas, e isto inclui também os órgãos reguladores e governamentais, que buscam proteger seus cidadãos de produtos perigosos ou de qualidade inferior.

Sugestão de Leitura: Confira o passo a passo da implementação ISO 9001 e os benefícios da norma para o seu negócio

Consumidor:

O consumidor direto se beneficia imensamente também. Muitas vezes não percebemos, mas certificações de qualidade são extremamente importantes para nossa segurança. Um exemplo disso é o selo do INMetro.

Embora ele seja parte da autarquia federal (e portanto, reconhecido apenas em território brasileiro), é um selo que já se tornou bastante conhecido entre nossa população — você já deve ter visto o símbolo do órgão em vários produtos que consome. Se você dá um brinquedo ao seu filho pequeno, certamente espera que aquele brinquedo seja seguro e que não cause riscos, como asfixia, intoxicação ou outros acidentes.

É o INMetro que garante essa segurança através de testes dos produtos. O selo ISO tem esse mesmo peso, mas numa escala internacional e em diversos nichos.

Consideração Final

Como podemos ver, a avaliação da conformidade é uma atividade “de toda a sociedade”, pois não apenas garante a segurança do consumidor, como protege o meio ambiente, agrega valor à marca, estimula a constante melhoria de qualidade, fortalece o comércio interno, facilita e estimula o comércio exterior e propicia uma concorrência justa entre as organizações.

E você? Já sabe como aperfeiçoar seus processos e oferecer aos seus clientes produtos e serviços com a qualidade que eles esperam e ainda diminuir gastos desnecessários? Fale com um dos nossos consultores.

Será um prazer te ajudar a alcançar novos patamares em seu negócio. Fale conosco, atuamos há mais 20 anos no mercado nacional e internacional, temos uma equipe preparada para te orientar e ajudar.


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Indicadores de risco para atender Requisitos Legais?

 

No artigo de hoje, faremos uma explanação de como atender Requisitos Legais através de Indicadores.

Entenda sobre os Riscos do negócio

Risco é definido como “acontecimentos, condições ou circunstâncias futuras que podem provocar impacto, normalmente negativo, em um projeto ou empreendimento, como prejuízos ou danos”. É a probabilidade de algo vir a ocorrer. Mas ao contrário de ser algo apenas negativo, como a própria norma ISO 31000 afirma, o risco pode apresentar também uma oportunidade para o negócio.

Então, indicadores de risco são indicadores sobre os principais riscos aos quais uma organização está exposta. Explicando melhor, são as métricas utilizadas pelas empresas para verificarem qual é o potencial de exposição a um determinado risco, como se antecipar à ocorrência de um risco e reduzir seus impactos negativos ou, ainda, como maximizar alguma oportunidade.

Através desses indicadores, ou seja, dessas métricas, torna-se possível monitorar o nível de risco de uma área ou da própria organização como um todo. Assim sendo, os indicadores de risco fornecem informações significativas para o atingimento de metas estratégicas, sinalizando a necessidade de ações a serem tomadas, dando suporte à análise crítica dos resultados e às tomadas de decisão, e é exatamente por isso que devem estar alinhados aos objetivos da empresa.

O que os Indicadores de Risco geram para a empresa?

Os indicadores de risco atendem a cinco requisitos: são mensuráveis, previsíveis, comparáveis durante um período de tempo, devem ter uma pessoa responsável por cada indicador, e devem estar inseridos dentro do contexto do negócio.

Portanto, são os indicadores de risco os responsáveis por medirem os riscos potenciais e por permitirem ações em tempo hábil, garantindo, desse modo, o sucesso de uma organização. Nisso reside a sua extrema importância para todas as empresas. Por isso, os indicadores de risco devem estar sempre associados às áreas do negócio cujo não atendimento à legislação causa maior impacto no sucesso/desempenho da organização, podendo assim contribuir no gerenciamento e no atendimento aos requisitos legais aplicáveis.

Como avaliar os indicadores de risco?

Os indicadores de risco, ao permitir monitorar diversos processos internos e externos, o desempenho de cada um e da atividade como um todo, ajuda a identificar o que deve ser foco de atenção visando o atendimento dos requisitos legais. É por este motivo que se torna necessário buscar sempre por indicadores que possam contribuir realmente para tornar esse processo eficiente e garantir a manutenção do sistema de gestão.

Um dos pontos a ser destacado para que isso aconteça é que os gerentes/diretores das mais diversas áreas da organização se comuniquem entre si. Por exemplo, o gerente do departamento de qualidade deve falar com o da área ambiental e ambos com o da área de segurança e saúde ocupacional, que também precisam conversar com o administrativo e o financeiro. E assim por diante.

Todos os departamentos devem manter esse diálogo, de modo que todos deixem claro os gastos ocorridos com multas, sanções, retrabalho, corretivos. São esses dados que farão diferença para a alta direção compreender a importância de se investir num sistema de gestão que gere indicadores com dados assertivos para as tomadas de decisão.

Portanto, se toda a decisão estratégica é feita com base nos indicadores que se controla na gestão, é preciso que a organização sempre esteja em busca dos indicadores mais adequados para seu negócio, que sejam capazes de apontar para estratégias de crescimento e de novas oportunidades de negócio, bem como para o crescimento sustentável da organização.

Como usar os indicadores para gerenciar requisitos?

Hoje a modernidade e a tecnologia vieram para facilitar as nossas vidas. E com os indicadores de risco para o gerenciamento do atendimento aos requisitos legais de uma organização não foi diferente.

Há 20 anos a Verde Ghaia é referência no mercado nacional na assessoria e monitoramento dos requisitos legais. A empresa sempre está em busca do que existe de mais moderno e inovador, desenvolvendo metodologias próprias para simplificar a vida de seus clientes.

A Verde Ghaia desenvolveu o SOGI, o seu Software Online de Gestão Integrada, que já está em sua oitava geração e agora conta com inteligência artificial também para ajudar no processo de monitoramento de leis (se quiser saber sobre essa inovação da Verde Ghaia, é só clicar aqui).

Como atender requisitos legais?

O SOGI é uma ferramenta que ajuda as organizações no gerenciamento do atendimento aos requisitos, sendo capaz de gerar indicadores de riscos condizentes ao andamento dos atendimentos da organização, contribuindo assim para a gestão das obrigações mais críticas e mais personalizada. Por ser um software para a gestão integrada, ele agrega diversas funcionalidades, de modo que você possa fazer uma gestão baseada na prevenção de riscos.

Com o SOGI os clientes da Verde Ghaia que o utilizam conseguem administrar seus indicadores com mais assertividade e realmente fazer a sua gestão. Por exemplo, de maneira bem simples e intuitiva é possível verificar quais os requisitos de maior ou menor risco, que precisam ser atendidos prioritariamente, o custo do atendimento dos requisitos (e também do não seu atendimento), sendo possível também elaborar gráficos e relatórios que ilustram melhor o cenário atualizado da empresa em relação ao atendimento legal dos requisitos. E a gestão pode ser feita por cada unidade corporativa ou de todo o grupo de empresas, de forma geral.

São tantas vantagens e benefícios para uma organização que fica difícil falar tudo em um texto só. Então, para saber mais sobre o SOGI e sobre indicadores de risco, entre em contato com os consultores Verde Ghaia e descubra porque melhorar todos os seus resultados só depende de uma decisão sua!

Agora é a sua vez de definir com a sua equipe como atender requisitos legais do seu negócio. Se houver alguma dúvida, Fale conosco! A Verde Ghaia possui uma equipe capacitada para te auxiliar.


Assessoria para gerenciar Requisitos Legais

 

É uma prática comum, as organizações contratarem empresas de assessoria para gerenciar os Requisitos Legais. Contudo é necessário se ater a alguns critérios, como know-how, por exemplo.

Quem contrata serviços de Assessoria para gerenciar requisitos?

Qualquer empresa, independente da sua área de atuação, tem requisitos legais a serem cumpridos. E se manter em conformidade é extremamente importante, pois a falta de controle dos requisitos legais pode ser devastadora, tanto econômica, ambiental e socialmente, e principalmente para a reputação da marca e da imagem organizacional. E tudo, pode ficar ainda pior, se você parar para pensar no universo gigantesco de leis, normas e requisitos a que uma empresa está submetida para que ela esteja em conformidade legal.

Vamos imaginar como exemplo uma organização da área de mineração que queira se instalar na cidade de Paracatu, estado de Minas Gerais. Para estar em operação legal, essa empresa necessariamente precisaria atender 447 leis federais, 187 leis estaduais, 14 leis municipais, 68 normas técnicas e 4.655 obrigações derivadas da legislação aplicável. Como realizar a gestão dessa enorme quantidade de requisitos legais de forma eficiente, segura e prática?

O que é gestão de requisitos legais?

A gestão de requisitos legais pode ser compreendida como uma assessoria no atendimento aos requisitos legais, pertinentes às atividades, processos, produtos e serviços de uma empresa, para o atendimento das obrigações identificadas, cujo objetivo é de facilitar o gerenciamento e a análise de desempenho e conformidade legal da organização.

Na gestão de requisitos legais, além de identificar a legislação aplicável, que inclui leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas aplicadas à realidade das atividades, produtos e serviços, é necessário verificar constantemente seu texto atualizado e periodicamente avaliar se as obrigações estão sendo atendidas.

Como iniciar a gestão dos requisitos legais?

Para começar a gerenciar os requisitos legais, o gestor deve identificar o ramo de atividade da empresa, conhecendo o funcionamento dos seus processos para que ele seja capaz, também, de avaliar os perigos e riscos e os aspectos e impactos ambientais. Além disso, para que o gestor inicie o seu gerenciamento é fundamental que ele:

1. estabeleça, implemente e mantenha procedimento(s) para identificar e acessar os requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos, relacionados à Segurança, Meio ambiente, Saúde, Responsabilidade Social e Qualidade;

2. determine como esses requisitos se aplicam a suas atividades; e

3. mantenha todas as informações atualizadas e comunicadas às pessoas que trabalham sob controle da organização e outras partes interessadas relevantes.

Por isso, outro ponto fundamental é que haja uma equipe de profissionais experientes na empresa, especialista em cada área que atuem, para que possam ficar responsáveis pelo monitoramento e por gerenciar os requisitos a serem cumpridos.

Talvez agora você possa estar pensando que não deve ser tão difícil assim fazer a gestão dos requisitos legais. Infelizmente você está enganado, e uma assessoria neste momento é praticamente o que vai determinar se o negócio vai conseguir se desenvolver ou não.

Por que contratar Assessoria para gerenciar os Requisitos?

Abordar a identificação dos requisitos legais aplicáveis é geralmente um trabalho extremamente desgastante para muitas organizações, uma vez que o porte e a complexidade de seus processos irão interferir nas leis que ela deverá atender. Lembra-se lá no começo no exemplo sobre a empresa de mineração? Então, foi só um exemplo, mas em menor ou maior grau a complexidade do processo de gestão estará sempre presente. E você pode se sentir perdido, se saber ao menos por onde começar.

Outro grande problema é que as leis, as publicadas no site oficial do planalto, contém erros de digitação. Isso sem falar das leis em desuso. Vale lembrar ainda, que os órgãos de fiscalização batem cabeça nas pilhas de atos administrativos, no planejamento de atividades e nos altos custos operacionais na sua gestão de requisitos legais, tornando tudo ainda mais burocrático e lento.

Portanto, ter um banco de leis sempre atualizado não é tarefa fácil. E se a empresa ainda opta, por utilizar planilhas de Excel e verificação manual das informações, o problema piora mil vezes!

Há uma luz no fim do túnel?

A maneira mais fácil, simples e segura para contornar todos esses problemas e se proteger de desvios de condutas, fraudes e penalidades é contar com uma assessoria técnica especializada, que possa identificar todos os requisitos aplicáveis à sua atividade, monitorar seu cumprimento e verificar o que ainda precisa ser cumprido, inclusive oferecendo a possibilidade de construir planos de ação para ajudar o gestor em todo esse processo.

A assessoria para gerenciar requisitos, ajuda você encontrar a mais completa e moderna ferramenta que existe hoje no Brasil para a gestão de requisitos legais. Esta ferramenta é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia.

SOGI é um grande diferencial no mercado, visto que, se compará-lo a tudo o que existe hoje no mercado, nada se iguala a esse software, pois ele é capaz de agilizar sua gestão em até 80%.

Além disso, destaca-se o controle de banco de dados de legislações de todo o Brasil e seu serviço de inteligência Artificial na interpretação legal, sendo feito 24 horas por dia, utilizando-se do Big Data. E segundo, foi lançada a LIA, uma plataforma de IA que identifica toda a legislação aplicável a qualquer ramo de atividade, oferecendo respostas seguras sobre custos preventivos, corretivos e preditivos para o cumprimento dos requisitos legais.

O faz a Verde Ghaia?

A Verde Ghaia presta assessoria e consultoria no monitoramento de requisitos legais há mais de 20 anos, sendo referência no mercado nacional quando o assunto são sistemas de gestão. Seus clientes são empresas de todos os portes e segmentos, que se preocupam em se manterem em compliance e crescerem de forma sustentável ao longo do tempo. E claro, que não abrem mão da modernidade e segurança das suas informações.

Por isso a Verde Ghaia, através de metodologias próprias, desenvolveu o SOGI. Ao adquirir este software, o gestor passa a ter a tranquilidade de sempre contar com assessoria completa para gerenciar todos os seus requisitos. O SOGI, junto com a LIA, é o que há de melhor hoje para a assessoria de requisitos legais. Somente ele pode garantir uma gestão eficiente orientada para resultados, utilizando a modernização tecnológica, a regulação responsiva e o gerenciamento adequado da informação.


Se quiser saber mais sobre o SOGI, entre em contato agora mesmo com os consultores da Verde Ghaia, e saiba mais sobre a Assessoria para gerenciar os requisitos legais do seu negócio.


Sugestão de Leitura:

Prêmio Compliance Brasil: Saiba como participar em 2020

Como melhorar: o Gerenciamento dos Requisitos Legais do seu negócio?

Gestão de Requisitos Aplicáveis: conheça Outsourcing Lira!

 

Em uma Gestão de Requisitos Aplicáveis é fundamental contar com uma assessoria para que seja possível crescer de forma sustentável. Para exemplificar o que queremos dizer a você, tente imaginar, por exemplo, uma empresa que possua milhares de leis para cumprir. Isto é fácil, né? Agora, imagine que ela faça essa gestão, ou seja, que ela gerencia e suas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas aplicadas à realidade das atividades, produtos e serviços de forma manual, dependendo de planilhas para isso. Percebe que essa organização perde maior parte do seu dia com o operacional, enquanto que o estratégico fica esquecido?

Resolver problemas como esse, na sua gestão, pode ser muito mais simples do que você imagina. E é sobre isso que discutiremos no artigo de hoje.

Gestão de Requisitos Aplicáveis: Como fugir do operacional?

O que essa organização tem nesse caso? Economia de gasto, porque só depende de algumas pessoas para a gestão de requisitos aplicáveis, ou um grande problema que está colocando em risco toda a organização?

Se você respondeu a segunda opção, você já está bem antenado nas atuais necessidades das empresas, e provavelmente já sabe também que optar pela modernidade e pela inovação é a saída para muitos problemas que muitas organizações enfrentam.

E o que existe hoje de mais moderno e inovador quando o assunto é gestão de requisitos legais é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, empresa há mais de 20 anos referência do mercado nacional quando o assunto é assessoria e monitoramento de requisitos legais.

O SOGI é dividido em módulos. Cada um deles tem o objetivo de resolver um problema específico da sua empresa, além de oferecer inúmeras vantagens e benefícios. E quando falamos de ajudar na gestão dos requisitos aplicáveis, o ideal é o Outsourcing LIRA. Vamos conhecê-lo melhor.

E o que é o Outsourcing LIRA?

O outsourcing pode acontecer nas mais diversas áreas. Uma delas é a gestão dos requisitos aplicáveis a uma organização. A Verde Ghaia, por ser especialista em assessoria e monitoramento de sistemas de gestão, desenvolveu o Outsourcing LIRA.

O Outsourcing LIRA basicamente é uma consultoria jurídica de ponta que confere muito mais qualidade aos processos de uma organização. Ele permite ter um controle dos planos de ações da empresa, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento proposto e ainda minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legais.

E ainda tem mais! O Outsourcing LIRA auxilia na identificação das áreas de abrangência das obrigações ou na indicação de documentos e evidências de atendimento em todas as obrigações aplicáveis ao negócio. Este módulo ainda é de grande ajuda para manter uma organização atualizada sobre as novas publicações legislativas, proporcionando um melhor controle dos processos e diminuindo os riscos e sanções legais devido à não conformidade.

Portanto, o objetivo do Outsourcing LIRA é ajudar o cliente da Verde Ghaia a atingir 100% de toda a sua conformidade legal aplicável, de modo que a empresa seja resguardada e ainda possa acompanhar o andamento de todas as ações realizadas, pelos responsáveis em manter o LIRA sempre atualizado.

Como funciona o Outsourcing de Requisitos Aplicáveis?

Ninguém na sua empresa é obrigado a dar conta de tudo. Existem tarefas complexas que seria muito mais produtivo contratar alguém para fazer do que ficar tentando e desperdiçando um tempo valioso. Ou sairia caro demais criar um departamento para realizar algumas funções que poderiam muito bem ser feitas por terceiros.

Exemplificando. Uma empresa do ramo alimentício não precisa de um departamento de TI porque esse não é foco da sua atividade, apesar de ser um serviço necessário para o seu funcionamento. Mas essa mesma empresa pode contratar uma outra empresa especializada em TI que pode oferecer esse tipo de serviço. Ambas acabam ganhando em uma situação como essa: a empresa alimentícia economiza com contratação e montagem de um departamento de TI, além de contar com experts neste setor; e a empresa de TI consegue especializar mais ainda seus funcionários, focando sempre em uma melhoria de entrega de serviços.

Esse tipo de contratação de terceiros é o que chamamos de “outsourcing”, que vem para suprir ou atender uma necessidade ou demanda bastante pontual, que geralmente não são feitas na organização mas que é essencial para que a empresa possa atingir excelentes resultados. Por isso, o outsourcing permite conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, valorizando as áreas estratégicas da sua organização, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro.

Além disso, o outsourcing confere uma série de vantagens às empresas que o contrata para controle de leis e requisitos legais aplicáveis, sendo uma oportunidade de utilizar uma mão de obra externa como estratégia comercial e de negócios, alavancando os resultados de uma organização ao reduzir custos e mantendo e aumentando a eficiência empresarial.

Quais as vantagens e benefícios de utilizar o Outsourcing LIRA em uma organização

Com o serviço de outsourcing, o cliente Verde Ghaia elimina riscos legais e ainda alcança melhorias através do atendimento às obrigações aplicáveis, mantendo sempre a sustentabilidade do negócio. Além deste serviço, a empresa tem acesso ao SOGI que contribui na avaliação e no registro do atendimento às obrigações legais por meio da verificação da conformidade legal.

Outro serviço que o Outsourcing LIRA agrega à gestão empresarial refere-se à auditoria de conformidade legal. Nelas são realizadas auditorias nas atividades da organização que por sua vez receberá relatórios específicos com detalhamento das não conformidades.

A auditoria de conformidade legal é realizada por consultores com formação em Auditor Líder com experiência no mercado em diversos segmentos, tendo, portanto, mais visão do negócio, identificando com mais facilidade as fragilidades, bem como as melhorias que podem favorecer o negócio.

A função do auditor é verificar in loco todos os atendimentos às obrigações legais, cabendo a ele avaliar todos os documentos pertinentes para que no final ele emita um relatório completo (diagnóstico), apresentando as análises das tratativas das não conformidades apontadas, bem como as oportunidades e as melhorias identificadas. Então, contar com esse auditor significa uma preocupação a menos para sua organização.

Benefícios do Outsourcing LIRA para a sua Gestão

  • implementa melhorias significativas na empresa;
  • aumenta a produtividade e o desempenho, porque deixa a equipe da sua empresa mais disponível para se dedicar aos processos operacionais, já que todo o foco nas obrigações legais ficará por conta de um time especializado;
  • aumenta a competitividade da empresa, porque vai contar com experts em gestão de requisitos legais;
  • reduz os riscos, tanto técnicos quanto financeiros;
  • reduz custos;
  • oferece maior segurança em todos os processos;
  • foca mais no cliente, que é o mais importante para qualquer organização.

Se pudéssemos resumir, com o Outsourcing LIRA sua organização terá muito mais agilidade, facilidade e acompanhamento diário do seu monitoramento de requisitos legais aplicáveisAssim, fica mais fácil tomar decisões assertivas, uma vez que o gerenciamento está sendo realizado constantemente.

Por que escolher o Outsourcing LIRA da Verde Ghaia?

Bom, depois de tantas vantagens e benefícios, fica fácil decidir em contratar o Outsourcing LIRA. Afinal, além de tudo o que já foi dito, ele foi desenvolvido pela Verde Ghaia, empresa experiente no mercado de gestão que possui capacidade técnica e jurídica para mapear todas as obrigações legais aplicáveis às atividades da organização, dando segurança necessária na tomada de decisão.

Além dessa expertise toda, seu objetivo maior é fazer com que seu cliente tenha praticidade, eficiência e segurança em sua gestão. Por isso, sempre busca o que existe de mais novo e moderno para oferecer a seus clientes. Tanto que nos últimos tempos a Verde Ghaia vem investindo pesado em avanços tecnológicos para suas ferramentas, como o desenvolvimento da LIA, a plataforma de inteligência artificial da Verde Ghaia que auxilia também a gestão dos requisitos legais.

Quer saber o que mais temos para oferecer a você e à sua organização? Então entre em contato conosco!

Falhas comuns no Tratamento de Não Conformidades

 

Quando se fala em causa raiz  para tratamento de não conformidades em um sistema de gestão, monitorado e alimentado com frequência, é bem provável, que haja ações mais preventivas do que corretivas. Visto que há uma percepção maior dos problemas que possam vir a acontecer, para que assim, sejam tomadas atitudes para que o problema não ocorra.

O que se observa na MAIORIA DAS ORGANIZAÇÕES é a incidência de ações corretivas e ações preventivas que não funcionam. Chamo a atenção para o termo “maioria”, visto que ações corretivas são muito mais frequentes que as ações preventivas.

Como já verificamos, uma correta metodologia passa pela identificação do problema, determinação da causa raiz, verificação da abrangência, adoção das ações preventivas e corretivas e verificação de sua eficácia, devendo-se documentar e divulgar resultados.

Causa Raiz para tratamento de não conformidades

Quando um sistema de gestão não tem monitoramento adequado e com certa frequência, é comum descobrir problemas apenas quando eles acontecem. Com isso, descobre-se tardiamente, a origem principal que provocou à empresa uma não conformidade.

É inegável a importância de monitoramento frequente do sistema de gestão, independente se ele é SGQ, SSO, SGA. Contudo, para os responsáveis do Sistema de Gestão, há um ponto crucial que é a análise da causa raiz no tratamento das não conformidades.  Em outras palavras, a real intenção dessa análise é fazer com que a não conformidade identificada, não se repita. Agora, se a avaliação não for bem realizada o Plano de Ação pode não funcionar como deveria.

Uma dificuldade que ocorrer na hora da avaliação é a identificação do problema a apenas uma causa-raiz. No entanto, o problema identificado pode ter mais de uma causa raíz, ou seja, pode ter mais de uma origem. Além disso, pode ocorrer de algumas causas acontecerem mais do que outras, mas todas têm o potencial de gerar uma “não conformidade”. Outro erro também é tratar as causas mais prováveis ao invés de fazer a análise para encontrar uma única causa. Com isso, o problema pode aumentar, tendo em vista que a atuação seria em várias frentes, bloqueando diferentes origens de não conformidades.

Sendo assim, os problemas mais usuais, em um sistema de gestão, estão relacionais a identificação do problema ou a determinação da causa raiz. Se você tem dúvida sobre o tratamento de suas não conformidades, aconselhamos algumas horas de consultoria especializada para ajudá-lo a entender seu sistema de gestão como um todo, para que assim, você tenha um panorama geral do que está acontecendo.

Mas, vamos falar mais sobre o tratamento das não conformidades!

Identificação do problema

A forma mais otimizada de realizar a identificar de ‘não conformidades’ é através da realização de uma auditoria. Por isso, é importante que ela seja feita, no mínimo, anualmente para uma avaliação mais ampla sobre a identificação do tratamento das não conformidades.

O momento da auditoria é tão aguardado quanto temido por muitos gestores de sistemas de gestão. Afinal de contas, este é o evento que validará todo o trabalho realizado pela equipe e seus responsáveis de sistemas de gestão, seja ele qualidade, meio ambiente, saúde e segurança e afins.

Selecionamos abaixo, algumas dicas sobre a identificação de problemas, que é muito comum escutar durante uma consultoria ou mesmo auditoria. Portanto, fique atento se você está se comportando adequadamente ao realizar a hora de realizar a identificação dos problemas na sua gestão.

  • Achar que o problema é do cliente, fornecedor, prestador de serviço, etc.
  • Análise de dados insuficiente;
  • Ausência de investigação dos modos de falha;
  • Desconhecimento dos dados disponíveis na organização;
  • Desconhecimento sobre como funciona o processo;
  • Investigação de abrangência incompleta ou inexistente;
  • Não desenvolver medidas para falhas potenciais importantes;
  • Pessoas não conhecem o problema;
  • Pessoas inabilitadas para execução da tarefa;

Determinação da Causa Raiz

Outro vilão é a causa raiz que parece ser um processo simples, mas que deixa muita gente em dúvida. Embora haja consciência, de que é impossível uma empresa não ter erros em seu sistema, é aconselhável que a causa raiz seja analisada com muito cuidado.

  • Achar que já sabe as causas e ir direto para as conclusões;
  • Direcionar para a causa errada;
  • Causas identificadas superficialmente;
  • Considerar erro do usuário ou de utilização como sendo causas;
  • Diagnóstico inadequado da causa raiz;
  • Escolha da solução inadequada quando houver mais de uma solução;
  • Falta de qualificação da pessoa que conduz as investigações;
  • Tentar agir sobre todas as causas possíveis;
  • Uso de ferramentas inadequadas.

Causa Raiz para tratamento de não conformidades

Exemplos de Relato de Não conformidade, análise de causa e ações corretivas

Antes de exemplificarmos as informações acima, é preciso estar claro que para implementar um sistema de gestão, o plano de ação é a parte principal. Por este motivo, ele é construído logo após o diagnóstico, devendo ser exato e objetivo, contendo breves descrições, porém com os dados completos do que será feito para atender a cada ponto da norma. É importante não esquecer de delimitar a data para execução, bem como, quem será o responsável e quais as evidências deverão ser coletadas por estes responsáveis.

Através de um bom plano de ação, será mais fácil evitar não conformidades e mesmo caso elas apareçam, será muito mais simples trata-las, pois haverá uma grande rastreabilidade das ações executadas. Uma boa implementação está intimamente ligada a um bom plano de ação.

Exemplo 01

1) NC: Não evidenciado que a organização tenha identificado os aspectos e avaliado os impactos ambientais de todos os setores.

Evidência Objetiva: Não evidenciado que a organização tenha identificado os aspectos e avaliado os impactos ambientais relativos à geração dos resíduos de torta no processo de Tratamento de Caldo / Evaporação, bagaço no processo de Preparo e Moagem e aplicação de herbicida na Subestação 69KV.

Referência: 6.1.2 da NBR ISO 14001:2015 “Dentro do escopo definido no sistema de gestão ambiental, a organização deve determinar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos e serviços os quais ela possa controlar e aqueles que ela possa influenciar, e seus impactos ambientais associados, considerando uma perspectiva de ciclo de vida.”

Causa: O auditado não foi suficientemente treinado para conhecimento dos aspectos e impactos na planilha do setor por serem considerados subprodutos do processo de açúcar e álcool e por serem aproveitados como adubo e combustível nas caldeiras. B – A aplicação de herbicida não foi considerada na subestação por ter sido considerada como uma atividade anormal.

Correção: Revisar as planilhas de Aspectos e Impactos dos setores de moagem e tratamento de caldo e subestação elétrica detalhando e inserindo tais aspectos.

Ação corretiva

A – Promover treinamento de reciclagem de aspectos, impactos, perigos e riscos para todo grupo de trabalho. B – Revisão geral das planilhas de aspectos ambientais após o treinamento.

Exemplo 02

2) NC: Evidência disponível de que a organização não estava controlando o processo de auditoria interna do SGI

Evidência Objetiva: 1- Não realizada auditoria interna na norma  ISO 9001:2015; 2- Não realizada auditoria interna nos processos pintura, meio ambiente, comercial, manutenção e administrativo, todos programados para 2015; 3- Programa anual de auditorias internas para 2016 não disponível.

Referência: 9.2 da NBR ISO 9001:2015 “A organização deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para prover informação sobre se o sistema de gestão da qualidade…”

Causa: A -Redução do quadro de auditores internos devido à crise econômica. B – Não existia um calendário oficial registrado para o programa anual de auditorias.

Correção: A – Realizar Auditoria Interna do SGI na norma ISO 9001:2015.

Ação corretiva

A – Criar calendário anual de auditorias considerando área/processo auditado/processo de auditoria para os anos de 2015, 2016 e 2017. B – Planejar auditoria completa (todos os setores/áreas da empresa no ano de 2016), com auditores terceirizados. C – Formar novos auditores internos de SGI.


Se desejar mais orientações para minimizar ou até mesmo eliminar as não conformidades, entre em contato com a Verde Ghaia!

Nós te ajudamos a tornar todo o seu processo mais simplificado, oferecemos suporte e ferramentas desenvolvidas pela própria equipe usando as metodologias de sistema de gestão. Conte com a gente para que seu negócio alcance voos muito maiores!

Processo de Tratamento de Não Conformidades

 

Saiba como medir o tratamento de não conformidades da sua gestão. Contudo, é importante que antes de vislumbrar esse universo que permeia o Tratamento de Não Conformidade , você possa compreender esse procedimento como um processo composto de etapas distintas a serem seguidas. Deve-se considerar, portanto, que cada uma tem propósito específico e são muito importantes para garantir o objetivo que é evitar que o problema/desvio se apresente novamente.

Como detectar e descrever não conformidades

Detectar e descrever não conformidades, incidentes e acidentes. A adequada identificação e descrição do problema é primordial para que as ações sejam conduzidas com o foco adequado.

Muitas organizações ao identificar de forma equivocada uma não conformidade, acabam por conduzir ações que se resultam ineficazes e o problema volta a ocorrer. Adequado conhecimento e experiência são fatores importantes para que se identifiquem os problemas reais relacionados a determinado processo/atividade.

Análise crítica: você sabe medir o tratamento de não conformidades

Uma análise crítica compreende a visualização sistêmica da não conformidade que se apresenta, seus impactos reais e potenciais no processo onde ocorre, na organização e também fora dela.

Impactos no atendimento de requisitos de clientes, regulamentos legais, perdas financeiras, ou outros fatores de interesses advindos de uma não conformidade devem ser considerados na referida análise de forma que se possa, inclusive, agravar sua criticidade, se for o caso.

Como medir o tratamento de não conformidades

Definir ações de bloqueio ou contenção e medidas para correção. O processo deve ser iniciado com o bloqueio/contenção dos efeitos da não conformidade, como forma de evitar que a mesma se propague pelo processo e atinja de forma ainda mais severa outros processos subsequentes, o meio ambiente, afetem a segurança dos trabalhadores, impactem em partes interessadas, clientes, etc.

Determinação das causas de não conformidades

Um adequado estudo de causas deve permitir que a organização defina e implante as ações necessárias para atuar e solucionar a não conformidade de forma eficaz. Existem inúmeras ferramentas de investigação de causas e a organização deve identificar qual melhor se adapta à sua cultura e ao caso em estudo.

A identificação da causa raiz de uma não conformidade é talvez o fator mais importante para a definição das ações em busca da sua eliminação. Quando uma organização define de forma equivocada as causas de uma não conformidade, pode empregar esforços e recursos em ações que geralmente não estão relacionadas com o problema em si, mas sim a eventos secundários que contribuem para o mesmo, mas não são a chave para sua resolução.

Definir e implantar ações corretivas e preventivas

A organização deve executar ações para eliminar as causas de não conformidades, de forma a evitar sua ocorrência ou repetição. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades detectadas, para tanto a organização deve avaliar de forma abrangente a necessidade e definir ações coerentes para assegurar que não conformidades não ocorram novamente.

As ações preventivas devem ser tomadas obviamente para evitar que um problema venha a ocorrer. Tanto preventiva como corretivamente, não basta somente determinar a implementação das ações necessárias, é preciso realizar o devido acompanhamento e realizar os ajustes necessários para garantir o bom andamento do processo, a disponibilidade de recursos, cumprimento de prazos, etc.

Avaliar o tratamento de não conformidades

Após a conclusão das ações é primordial que se verifique a sua real implementação, bem como a eficácia na resolução do problema e causa raiz anteriormente identificada. Sendo assim, é recomendado que o pessoal que realizou a identificação e descrição da não conformidade, seja envolvido na avaliação da eficácia das ações propostas.

Ações ineficazes não serão capazes de evitar a ocorrência (preventiva) ou recorrência (corretiva) de desvios e não conformidades. Por este motivo, caso se observe que as ações propostas não foram adequadamente implementadas ou não foram eficazes, deve-se repetir o ciclo proposto para identificação de causas a fim de reanalisar o cenário e identificar falhas em alguma fase do processo de tratamento da não conformidade.

Vale ressaltar que os registros dos resultados de ações executadas e da análise crítica da eficácia das ações corretivas ou preventivas executadas devem mantidos.


Criando um Plano de Ação para avaliar eficácia do Sistema de gestão

 

Realizar um Plano de Ação para avaliar a eficácia do sistema de gestão é importante para o sucesso da organização.

Mas, antes, vamos definir o termo. Plano de ação pode ser considerado como um projeto, no qual serão consolidadas as informações sobre o objetivo desejado pela organização. Neste Plano, no entanto, deve ter incluso todas as atividades e recursos necessários para torná-lo realidade. Através de um Plano de Ação é possível realizar um planejamento adequado de todas as decisões tomadas, antes mesmo de colocar em prática.

Plano de Ação: avaliando a eficácia do SG

Compreendendo bem a definição do termo ‘Planos de Ação’, é possível separar as etapas de elaboração à execução, permitindo, obter todas as atividades necessárias (detalhadamente), para atingir um objetivo maior.

É primordial que a organização dedique tempo suficiente para que seja possível realizar um planejamento mais adequado às estratégias da organização, e para que também seja possível acompanhar e revisar os planos de ação sempre que necessário.

Para desenvolver um Plano de Ação adequado, é comum o uso de algumas metodologias, muitos gestores optam pelo sistema 5W2H, que permite organizar e colocar em prática o Plano de Ação, que tem como definição mínima:

O QUE fazer? / WHAT?

QUEM fará? / WHO?

QUANDO será feito? / WHEN?

ONDE será feito? / WHERE?

PORQUE será feito? / WHY?

COMO será feito? / HOW?

RECURSOS necessários? / HOW MUCH?

Critérios para Avaliação da Eficácia do Plano de Ação

Definindo o termo ‘Eficácia’, pode-se compreender como uma extensão que na qual as atividades planejadas são realizadas e para que os resultados sejam alcançados.

A partir da conclusão das ações propostas para solução do problema/não conformidade é necessário que se verifique a eficácia da sua implementação, ou seja, se os objetivos foram efetivamente atingidos, conforme o planejado.

É recomendado que o responsável, ou seja, quem identificou o problema/não conformidade, estudo das de causas e definição dos planos de ação, esteja também envolvido na avaliação da eficácia de forma a garantir que os resultados aferidos sejam correspondentes e coerentes.

Os resultados esperados das ações corretivas devem ser definidos e registrados de forma que se possa, ao final do processo, compará-los com o resultado efetivamente obtido e, se for o caso, promover os ajustes necessários. Adicionalmente, deve-se especificar:

  • Forma de verificação se tais resultados foram alcançados;
  • Prazo para avaliação dos resultados;
  • Responsável para a avaliação dos resultados.

É importante estabelecer prazos compatíveis com a complexidade das ações de forma que sejam disponibilizados os recursos adequados e que se tenha tempo para avaliar de forma efetiva a eficácia de uma ação.

A avaliação da eficácia, quando realizada em momento muito próximo da implementação, a ação pode indicar uma falsa situação de conformidade ou solução do problema. Em alguns cenários/processos é necessário tempo adequado de maturidade para que se possa avaliar a aderência das ações preventivas ou corretivas propostas, bem como a sua efetividade.

Após o prazo: avalie a eficácia

Transcorrido o prazo para avaliação da eficácia, a pessoal responsável deve:

  • Coletar as informações necessárias para verificar se os resultados esperados foram alcançados;
  • Avaliar e registrar se os resultados esperados foram alcançados.

Caso os resultados esperados tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da eficácia, juntando evidências para comprovação, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação concluídos, listas de presença de treinamentos, etc.

Convém divulgar as ações eficazes (resultados obtidos) para toda a organização de forma que outros processos possam ter conhecimento da evolução e melhoria implementada, integrando, onde aplicável, novos procedimentos, práticas e definições.

No entanto, caso os resultados esperados não tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da ineficácia, juntando evidências do fato, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação não concluídos, etc.

Neste caso será iniciado um novo ciclo de tratamento de não conformidade, fazendo referência ao registro de anterior encerrado – NÃO EFICAZ.

Ferramentas para Melhoria do Sistema de Gestão

Devemos considerar que o monitoramento contínuo dos processos é salutar e a eventual identificação de não conformidades reais e potenciais (riscos) é uma das fontes para a promoção de melhoria contínua de qualquer processo. Portanto é importante que as organizações que pretendam adotar programas para alavancar melhorias adotem ferramentas apropriadas a este propósito.

Existem diversas ferramentas de melhoria contínua e para um maior aprofundamento nos estudos recomenda-se conhecê-las e identificar qual a mais adequada para aplicação em diferentes cenários e organizações.

Conheça algumas Ferramentas, além do 5W2H:

  • PDCA
  • Brainstorming
  • Diagrama de Pareto
  • É – Não É
  • Fluxograma
  • 5 Porquês
  • Folhas de Coleta de Dados
  • Cartas de Controle
  • GUT –  Grav. / Urg. / Tend.
  • Dispositivos à Prova de Erros – POKAYOKE

Ciclo PDCA

Se observarmos todas as etapas para o tratamento de não conformidades que acabamos de estudar, veremos que uma das ferramentas presentes é o P-D-C-A. É um método iterativo de gestão em quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. 

MÉTODO PARA MELHORIA

Outras ferramentas de melhoria contínua podem ser úteis, dependendo da organização, cenário ou etapa de implementação que se objetiva atingir. Vale a pena estudar de forma mais aprofundada cada uma das ferramentas para melhor compreensão e aplicação.


Redação de Não Conformidade: simples e objetiva

 

A redação/registro de uma não conformidade precisa ser adequadamente realizada de forma que as partes envolvidas possam compreendê-la e atuar de forma adequada nos passos subsequentes de estudo da causa raiz e ações corretivas.

Redação: identificação de Não Conformidade

Após a identificação da sua Não Conformidade, é preciso saber como irá identificá-la. É válido ressaltar que uma potencial não conformidade não pode ser uma suposição ou mesmo uma observação.

Sendo a não conformidade um fato, é importante relacioná-la ao requisitos da norma para confirmar o não atendimento. A Não Conformidade pode ser identificada de 03 formas:

  • Não conformidade de produto
  • Não conformidade de processo
  • Não conformidade de sistema de Gestão

Dicas de Redação

Uma não conformidade mal escrita pode direcionar quem lê a uma interpretação errônea do problema identificado, fazendo com que todos os esforços envolvidos, para o foco equivocado, não resolvam a situação/desvio. Para evitar tal confusão durante a redação é importante observar se há dados relevantes que devem fazer parte da mesma. Por exemplo:

1. Defina claramente a Não Conformidade

Ao redigir uma Não Conformidade deve-se enunciar o fato constatado de forma clara, concisa e compreensível. Por isso, é importante que você faça um esboço contendo o que é o problema, qual resultado indesejado foi identificado, por que uma área não atende aos requisitos.

Entenda que o problema precisa ser descrito, por isso, ilustre bem a NC, explicando o tipo de ocorrência e a quantidade, assim como, o período da ocorrência e as pessoas envolvidas.

2. Apresente Evidências objetivas

Ao apresentar as evidências Objetivas, exemplifique a situação, listando com exemplos específicos, fatos verificados, de modo que quem for ler consiga visualizar o problema. Lembre-se sempre que o leitor precisa materializar o problema relatado, isto é, entender a “prova do crime”.

Se for preciso e tiver como disponibilizar acesso, dê evidências, tais como fatos, dados, documentos, informações, fotos. Esses materiais geram veracidade à informação e muita vezes facilita a ‘materialização” do ocorrido.

Obs.: Quando faltar evidência objetiva, ela mesma, será considerada a não conformidade.

3. Busque fazer Referências

Quando se diz, buscar a referência, significa identificar qual foi a regra contrariada ou não atendida que gerou o resultado inadequado/indevido. Portanto, após identificar a referência encontrada como válida, desenvolva um breve relato sobre o requisito (item normativo / documentação da organização/requisito legal);

Dica importante

Investigue bem as causas, aplicando métodos conhecidos que possam te auxiliar na identificação e solução de problema. Estabeleça ações de correção que possam atuar direto na causa raiz, para que a Não conformidade ocorra novamente.

4. Seja o leitor e não o redator

É importante que quem for escrever a redação de não conformidade, se veja como o leitor, ou seja, aquele que está omisso à situação e que só entenderá o ocorrido a partir dos dados da redação.

Os fatos serão interpretados com base nas informações fornecidas, por esse motivo, o redator deve deixar todas as informações bem claras, sem causar no outro que irá ler, dúvida, ambiguidade ou dificuldade de compreensão.

Resumindo, sua redação de NC precisa basicamente de 03 partes, como se fosse aquela famosa aula de redação “introdução; desenvolvimento; conclusão”. No caso da Redação NC seria: Descrição da NC; Evidência para sustentar a Descrição; Resquisitos para confirmar a aplicabilidade da NC.

5. Linguagem Clara e objetiva

É a parte que muitos pecam. Lembre-se que escrita e oralidade são bem diferentes, visto que uma conversa ocorre entre 02 ou mais pessoas, e se há alguma dúvida, a pessoa pergunta na hora e esclarece o mal entendido. Contrária a essa situação é a escrita, pois o ato de escrever é uma ação solitária e que pode causar confusão e conflitos de ideia.

Portanto, para escrever siga algumas regras básicas, como, por exemplo, usar frases curtas; sequência de fatos em ordem linear de acontecimento; use a regra clássica de sujeito, verbo e predicado.

Uma boa redação precisa ter ideia lineares (começo, meio e fim), pontuação correta e concordância adequada. Para evitar problemas, ao final da sua redação peça alguém para ler e te explicar o que entendeu. Assim, você saberá se há algum erro que possa ser corrigido.

6. Evite usar

Tenha cuidado para não ser redundante, evite gírias, sentido figurado, expressões idiomáticas e expressões com “acho que”, “seria bom”, “Ouvi dizer que”, “na minha opinião”. As gírias são temporais, ou seja, elas mudam de tempos em tempos, e por isso, elas podem perder sentido de um ano para outro.

Lembre-se que você está fazendo um relato de caso e não relatando um caso que você interpretou. Seja imparcial a situação.

7. Use na sua redação

Não tenha receio de usar expressões e palavras na sua redação que mantenham a impessoalidade, por exemplo, “convém a organização”; “sugere-se”; “pode ser confirmado através”.

8. Verifique a eficácia

É importante verificar as ações corretivas adotadas pela gestão responsável, para que assim, seja possível analisar se os resultados ocorreram conforme planejado. E não se esqueça de solicitar a Análise Crítica pela Alta direção.

Como reparar os efeitos causados pela Não Conformidade?

Existem situações em que a organização necessita, antes de mais nada, reparar de forma imediata os efeitos causados por uma não conformidade. Às ações tomadas neste sentido damos o nome de bloqueio ou contenção e correção.

O BLOQUEIO OU CONTENÇÃO é a ação contingencial e paliativa tomada sobre o EFEITO – produto ou situação não conforme – para evitar que o problema se agrave ou se propague pelo processo ou atinja o cliente, outros colaboradores ou o meio ambiente.

As ações de bloqueio ou contenção

As ações de bloqueio ou contenção ou não são definitivas. A CORREÇÃO também age no efeito buscando eliminar o desvio ou problema. Este tipo de ação visa eliminar uma não conformidade identificada – o PROBLEMA (efeito indesejado), de modo a recuperar as condições originais do processo.

A ação de correção é DEFINITIVA. No entanto é muito importante que se avalie também a EXTENSÃO da não conformidade, ou seja, deve-se averiguar se a mesma situação de desvio não ocorre em outros locais, etapas do processo ou clientes, de forma que se possa tomar ações abrangentes que resolvam os problemas em todos os locais onde estes se apresentem.

Como realizar a identificação de Causas?

Seja para tratar não conformidades REAIS ou PONTENCIAIS, o estudo das causas é uma etapa crucial para definir de forma assertiva as ações que irão realmente eliminar ou prevenir ocorrências indesejadas – problemas.

Mas o que é uma causa? CAUSAS: são todos os motivos que nos levam a ter um problema. Nem todas as causas são relevantes ou impactam de forma direta o problema / não conformidade. Por esta razão, ressalva-se que ao identificar as causas de uma não conformidade sejam utilizadas ferramentas apropriadas, de forma que o processo de identificação da CAUSA RAIZ ou FUNDAMENTAIS seja facilitado.

Ferramentas para a Identificação das Causas

Existem diversas ferramentas que podem auxiliar no estudo dos problemas e identificação de suas causas fundamentais. Iremos restringir o estudo a duas ferramentas mais comuns e amplamente utilizadas:

  • Árvore dos porquês
  • Diagrama de Ishikaua – Espinha de Peixe

Árvore dos Porquês

O objetivo desta ferramenta é realizar a análise partindo da analogia com uma árvore, que se possa analisar de forma prática e ramificada um determinado problema.

Imaginando que o problema está na copa da árvore, deve-se listar todas as causas possíveis para o problema, realizando a subdivisão destas para um estudo mais minucioso, como se fossem os galhos da árvore e ir literalmente descendo até a raiz.

Em geral as causas de um problema não são tão óbvias e visíveis, assim como as raízes de uma árvore. E se você quer eliminar uma árvore você tem que “cortá-la pela raiz”.

É um método que permite a identificação de causas especiais que provocaram problemas. É de fácil aplicação. Permite rápida determinação das causas da maioria das falhas que ocorrem.

Ações Corretivas e Preventivas

Diferentemente das ações de bloqueio e contenção que agem sobre o efeito, as ações corretivas e preventivas atuam nas CAUSAS dos problemas. As ações para tratamento das não conformidades podem ser corretivas, quando o objetivo é eliminar a causa para evitar REPETIÇÃO do desvio, ou preventivas, quando o que se deseja é eliminar a causa para evitar POTENCIAL desvio ou ocorrência.

Nota: O conceito de ação preventiva agora é expresso por meio do uso de mentalidade de risco na formulação de requisitos de sistema de gestão da qualidade e ambiental, conforme ISO 9001 e 14001 – edição 2015.

Com as causas devidamente identificadas, faz-se necessário iniciar a proposição de ações preventivas e corretivas, conforme o caso, para resolução do problema.

Existem muitas ferramentas úteis para auxílio na definição e controle de ações corretivas e preventivas e propomos o estudo de uma das mais consagradas.


Vantagens do Outsourcing para a sua Gestão

 

O outsourcing é uma excelente maneira de conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, valorizando as áreas estratégicas da sua organização, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro. Além disso, o outsourcing confere uma série de vantagens às empresas que o contrata para controle de leis e requisitos legais aplicáveis.

Confira algumas dessas vantagens para a sua empresa, independente do seu ramo de atividade.

Você sabe como funciona a metodologia Outsourcing?

Entender na prática como funciona essa metodologia pode melhorar muito o sistema de gestão de uma empresa e é fundamental para tomar as decisões corretas. Quando uma organização se preocupa em saber como usar o outsourcing para melhorar sua gestão, ela não só avança no nível de performance, mas também passa a cumprir sua regulamentação com mais afinco, se portando de maneira superior junto aos fornecedores, consumidores e colaboradores. Além disso, ela se estabelece no mercado de forma muito mais confiável.

O que diz respeito a Metodologia criada pela Verde Ghaia, a aplicação da metodologia outsourcing é aplicada na gestão de sua empresa da seguinte maneira: uma equipe especializada liderada por um consultor jurídico ficará a cargo de todo o monitoramento e gestão dos requisitos legais e obrigações, revisando cada processo minuciosamente ao longo do ano.

Em seguida, todos os requisitos não pertinentes serão abolidos de imediato. O processo completo será registrado em relatório, descrevendo todas as evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações, gerando dados sólidos e palpáveis.

A partir daí, serão criados planos de ação corretivos junto aos responsáveis pela gestão, bem como serão determinados os prazos para correção das obrigações identificadas como não conformes. Se necessário, haverá também monitoramento e manutenção das documentações do sistema, de forma que estas fiquem sempre atualizadas.

Vantagens do Outsourcing

1. Implementação de melhorias significativas

O outsourcing aumenta a eficiência do canal de comunicação entre todas as unidades de uma empresa. É notório que um olhar externo avaliando os processos da empresa pode oferecer uma visão muito mais ampla do negócio, pois não estará influenciado pelo ambiente.

2. Aumento da produtividade

O outsourcing deixa a equipe mais disponível para se dedicar aos processos operacionais, já que todo o foco nas obrigações legais ficará por conta de um time especializado. Cada um vai trabalhar na área que mais tem conhecimento, aquela que terá maior capacidade para fazer um excelente trabalho – e consequentemente produzindo muito mais, em menos tempo e muito melhor –, aumentando o desempenho da organização como um todo.

3. Aumento da competitividade

O outsourcing é capaz de tornar uma empresa mais competitiva. Isso porque a contratação de profissionais dedicados e com alto desempenho traz maior segurança técnica e jurídica para as organizações.

Além disso, a empresa terá acesso a indicadores de performance mais precisos, podendo estabelecer regras e metas para melhorar sua gestão. E pelo aumento da produtividade, com cada setor desempenhando adequadamente o seu papel, a empresa como um todo ganha uma força competitiva ainda maior perante o mercado.

4. Redução de Riscos

O outsourcing preserva o empresariado de riscos de processos trabalhistas, acidentes de trabalho e passivos previdenciários, pois toda a responsabilidade dos profissionais envolvidos nas atividades será assumida pela empresa contratada.

Soma-se a isso que, com uma equipe mais bem preparada para potencializar determinada área, ou seja, com uma equipe com mais know-how, as chances de que algo dê errado diminuem, porque quanto mais conhecimento na área, menor é a chance de cometer algum equívoco. Com isso, há uma redução visível nos riscos do negócio.

5. Redução de custos

Normalmente, o outsourcing traz uma redução visível dos custos para a empresa contratante, pois evita a manutenção custosa de funcionários especializados fixos e ainda gera economia devido ao melhor aproveitamento de todos os recursos.

Com a intervenção do serviço de outsourcing também haverá uma queda considerável no custo da prevenção de impactos socioeconômicos adversos, incluindo impactos ambientais, lesões e doenças ocupacionais, permitindo que sua empresa mantenha o foco em riscos e oportunidades.

6. Maior segurança

Com o outsourcing, é possível prever todas as atividades e assim acordar sobre as cláusulas contratuais que irão reger a relação entre as empresas numa transação.

7. Foco no cliente

Cada setor cumprindo adequadamente o seu papel e funcionando corretamente, os riscos diminuem e os problemas também, e então é possível focar no que é mais importante: seu cliente.

8. Uso de tecnologia para automação dos processos

as empresas especializadas em outsourcing possuem o know-how do serviço a ser prestado e dominam todas as ferramentas tecnológicas para contribuir com a organização contratante, agilizando processos e aumentando a produtividade. Processos automatizados trazem mais segurança e credibilidade na tomada das decisões.

Quer conhecer mais vantagens do Outsourcing para o seu negócio? Fale conosco!

Entenda a diferença entre não conformidades maiores e menores

 

No âmbito dos sistemas de gestão é muito importante que as organizações identifiquem desvios e não conformidades, tomando as ações pertinentes para corrigir os problemas e evitar sua recorrência.

Para estudar o assunto tratamento de não conformidades, ações corretivas e preventivas devemos considerar também os requisitos previstos nas principais normas de gestão no que se refere a este assunto.

Para as normas NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015 um conceito importante a ser considerado é a MENTALIDADE DE RISCO, uma vez que a ideia de prevenção (ação preventiva) está nele embutida, desdobrando-se assim da análise de riscos e oportunidades, ainda na fase de planejamento do sistema de gestão, as ações preventivas.

Falaremos sobre isso, em um outro momento.

Identificação de problemas no sistema de gestão

Para tanto existem ferramentas e metodologias apropriadas e a serem utilizadas na identificação do problema, bem como, em suas reais causas, visando a melhor forma de agir, acompanhar e garantir a eficácia das ações tomadas.

Essas ferramentas têm por objetivo ajudar na identificação, monitoramento e tratamento das não conformidades, além de contribuir com ações Preventivas e corretivas, de acordo com itens normativos da NBR ISO 9001:2015, da NBR ISO 14001:2015 e ISO 45001. Outa contribuição dessas ferramentas/metodologias para a gestão, é o fornecimento de dados e informações que vão auxiliar o gestor na execução dos tipos de ações a serem tomadas dentro da organização.

A política de qualidade, faz parte desse processo de padronização e melhoria dos processos, cuja responsabilidade deste documento é o de especificar as ações de controle de qualidade de uma organização. A inexistência de uma Política da Qualidade irá gerar sérias consequências para a empresa, como a ineficiência da comunicação dos itens de qualidade para a equipe de colaboradores.

Diferença entre não Conformidades Maior e Menor

Não conformidades maiores

As não conformidades maiores são quando um requisito inteiro da norma não foi atendido. É quando o “problema” está relacionada a algo mais grave. Em geral, são erros sistêmicos no sistema de gestão de qualidade.

Na maioria dos casos, ocorre quando um requisito inteiro da norma não é cumprido. Podemos citar como exemplo, a não existência de um método de verificação, análise e registros de equipamentos de monitoramento e medição, ou se todos os equipamentos de monitoramento e medição não possuem identificação de seu estado de verificação e registros mantidos. Outro exemplo é a ausência do requisito da política de qualidade nos processos. Para ser considerada uma não conformidade maior, deve-se considerar ao menos uma destas características:

  • A sua empresa não realizou a análise crítica pela administração, embora este seja um requisito da norma.
  • Seu processo não esta cumprindo requisitos especificados nos procedimentos. Exemplo, em um determinado procedimento do seu Sistema de Gestão Ambiental a sua empresa declara que realiza programa de gerenciamento de resíduos sólidos, no entanto, durante a auditoria externa não é comprovado à aplicação do programa.
  • Uma não conformidade menor, identificada durante uma auditoria anterior, não foi resolvida dentro do prazo – tal não conformidade menor automaticamente se torna uma maior.
  • Você tem várias não conformidades menores que estão relacionadas ao mesmo processo ou ao mesmo elemento de seu sistema de gestão.

Não conformidades menores

A determinação de não conformidade menor ocorre durante as auditorias externas de certificação do sistema de gestão. A não conformidade menor é uma falha do controle de um requisito estabelecido. Ela indica o não cumprimento de um processo específico. Trata-se de falhas pontuais, ou seja, erros mais específicos.

Para exemplificar, pode-se citar, um único equipamento de monitoramento e medição que não está com a identificação, ou então, não se tem documentação sobre o estado de calibração de um equipamento, por exemplo. Ou também, pode-se citar quando registros de competência de um determinado colaborador não estão arquivados.

Ações que ajudam a evitar as não conformidades

Embora tenhamos consciência de que é impossível que em uma empresa seja ela de grande ou pequeno porte, nunca ocorram erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.

Para isso, oferecemos algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira andar alinhada na ISO 9001.

  • Capacite os colaboradores: Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre a não conformidade. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de “não conformidade”, “ação corretiva”, “correção”, “ação preventiva”.
  • Promova mensurações: Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos.
  • Alinhe esses indicadores as metas estratégicas da organização;

Criando cultura preventiva

É fundamental que todos saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e correção das não conformidades. Para isso, é importante que o gestor defina ações para correção das não conformidades e que deste modo, todos estejam envolvidos e assumindo a responsabilidade de toda a organização e não apenas da área da qualidade.

Relevância do SGQ – sistema de gestão da qualidade – deve está bem enraizado na cultura Organizacional das empresas, criando a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas, principalmente àquelas voltadas à área de Compliance.

Desse modo, a organização caminha em sintonia, na qual todos se sentem responsáveis pelas suas próprias ações e assim, é possível cumprir os requisitos e padronizações da norma ISO 9001.


Quer entender mais sobre o assunto? A Consultoria Online da Verde Ghaia possui profissionais experientes no assunto e que podem auxiliar sua empresa a identificar e tratar as não conformidades em sua gestão.

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