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Como conduzir o Sistema de Gestão Empresarial em tempos de crise?


 

Nos últimos anos, o Brasil vem passando por uma crise econômica que afeta os mais diversos setores.

É comum ouvirmos quase que cotidianamente: “está difícil de vender”, “está difícil de inovar”, “o mundo está mais acelerado”, “é muita informação e está difícil acompanhar”, “está faltando dinheiro”, “a gente vai pra que lado?”, “vamos parar, vamos criar um novo produto, vamos conseguir novo cliente?”,  entre tantas outras frases. Isso não é exclusividade de um tipo de negócio.

Como conduzir o Sistema de Gestão Empresarial em tempos de crise?

A crise afeta a todos. E mesmo assim, temos que continuar caminhando, fazendo diferente, criando oportunidades em um cenário incerto.

Conduza o SG da sua empresa em tempos de crise

Diante disso, a questão que surge é: como conduzir o sistema de gestão da sua empresa de forma eficaz em tempos de crise? Como inovar mantendo a qualidade e incorporando numa rotina estratégica da sua organização os padrões de saúde, de segurança e de meio ambiente exigidos?

Na época da Revolução Industrial, a produção era em série e a preocupação era produzir, produzir e produzir. Pouco importava a padronização. Hoje, é impossível imaginar a nossa vida sem padronização, pois em tudo existe um padrão.

Obtendo uma certificação ISO, o produto é padronizado por um modelo ISO. O que significa que para onde eu vá, no mundo todo, se eu utilizar um produto ou serviço que siga estas normas internacionais, o produto será igual e vai funcionar. Sem contar que posso ter confiança na qualidade do que estou usufruindo.

No caso do seu negócio, a padronização serve para isso, para poder garantir que você tenha todas as informações necessárias para evitar ao máximo ter qualquer tipo de problema. Ou seja, você age de maneira preventiva. Além disso, ter uma certificação da norma ISO, por exemplo, significa que sua empresa tem diferencial competitivo diante da concorrência, oferecendo qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes ao atender aos requisitos técnicos e de qualidade e segurança seguindo padrões internacionais.

E, se por acaso exista algum problema e você precise agir de maneira reativa, toda a documentação que você tem em seu negócio, devido ao certificado ISO, vai minimizar ou eliminar o erro. Isso, do ponto de vista organizacional, permite um sistema de gestão eficaz. E, diante da nossa difícil corrida empresarial para nos mantermos vivos dentro de padrões econômicos, isso faz toda a diferença para gerar bons resultados para sua organização.

Dessa maneira, quando falamos de padronização, de normas ISO, de sistema de gestão eficaz, estamos falando de transparência, reputação, propósito.

Qual o propósito do seu negócio? Manter a empresa por mais 40 ou 50 anos? Abrir para o mercado de ações? Deseja fazer uma fusão, uma aquisição, joy venture? Quer participar de licitações? Não importa qual seja, hoje em dia você só o atingirá se garantir os padrões essenciais de sustentabilidade econômica, social e ambiental. Porque a sustentabilidade é o primeiro ponto a ser analisado em qualquer um desses objetivos.

É na crise, que se “Cria”

E diante da crise, nossa mentalidade tem que mudar. Deve ser incorporada a mentalidade do risco e da oportunidade se você deseja um sistema de gestão eficaz. Se você não está preparado para administrar os seus riscos, você vai ficar trabalhando o tempo todo para remediar. E assim, em vez de olhar para frente, buscando sempre inovar, você vai ficar olhando para o retrovisor, preso em problemas que te geram muito mais custos caso tivesse se prevenido inicialmente.

Um bom planejamento estratégico ajuda você nisso. Um planejamento que envolva a alta direção da empresa e os seus diferentes departamentos para analisar e discutir os riscos e as oportunidades de aspectos e impactos, mas também de requisitos legais. Uma metodologia que pode ser utilizada é a da matriz SWOT, na qual é possível verificar forças e fraquezas, oportunidades e ameaças dos processo, produtos, leis, aspectos e impactos para seu negócio.

SWOT é a sigla em inglês para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). A análise SWOT é uma metodologia clássica da Administração utilizada para avaliar a situação de um negócio e o cenário em que ele está inserido para descobrir qual o melhor caminho a ser seguido. Dessa forma, permite um planejamento estratégico identificando também os principais fatores internos a serem trabalhados e os pontos externos que precisam de mais atenção em relação ao negócio.

Quando se analisa os fatores internos, o foco fica nas forças e fraquezas. Assim, identifica-se os pontos fortes e fracos do negócio, que o colocam em vantagem ou desvantagem em relação à concorrência. Alguns exemplos que podem ser analisados quanto aos fatores internos são: localização, tempo de mercado, reputação, recursos humanos, recursos financeiros, marketing, gestão, capacidade de operação, acesso à matéria-prima, materiais e equipamentos, entre outros.

Fatores Externos: oportunidades e ameaças ao negócio

Em relação aos fatores externos, eles dizem respeito às oportunidades e ameaças que estão do lado de fora da empresa, e que não são controláveis. Aqui, é preciso olhar para o microambiente e para o macroambiente: o primeiro é o setor que você atua, enquanto o segundo é o que vai além da sua empresa ou setor. Alguns pontos a serem analisados sobre o microambiente são: clientes, fornecedores, concorrentes, novos entrantes, substitutos, intermediários e entidades de classe, entre outros. No caso do macroambiente, não esqueça de analisar os cenários político-legais, econômico, demográficos, tecnológico, sociocultural e natural.

Parece difícil? A Verde Ghaia pode te ajudar nisso de uma maneira simples e fácil. A Verde Ghaia é uma empresa que está há 20 anos no mercado oferecendo soluções para alcançar a sustentabilidade empresarial em seu negócio. Seus mais 3.200 clientes são médias e grandes organizações espalhadas pelo Brasil, América e África, que desejam soluções rápidas e práticas para o monitoramento legal e implementação de sistemas de gestão, especialmente de normas internacionais. Ela desenvolveu metodologias próprias para o desenvolvimento de softwares, tais como o SOGI – o Sistema de Gestão Integrada da Verde Ghaia.

O SOGI é totalmente alinhado às normas internacionais de certificação ISO. Ele permite que você monitore os requisitos legais aplicáveis à sua empresa, os aspectos e os impactos ambientais, conheça quais os perigos e riscos inerentes à sua atividade, realize auditorias internas e de conformidade legal e também gerencie as não conformidades e os fornecedores.

Dessa maneira, você reduz o risco de possíveis multas e sanções, de acidente de trabalho, crimes ambientais ou trabalhistas, economiza tempo e dinheiro, garante a boa reputação da sua empresa e tem mais assertividade e segurança nas tomadas de decisão, especialmente quando se trata de onde investir e como inovar.

Como a tecnologia impulsiona o negócio

Como a tecnologia impulsiona o negócio

Ele pode ser utilizado de maneira totalmente online, sem necessidade de instalação, permite um número ilimitado de usuários e também conta com a garantia de segurança e sigilo das informações. Por também permitir a elaboração de planos de ação em cada módulo, o SOGI garante seu diferencial diante de tantas outras empresas, porque você pode traçar metas para que as exigências sejam alcançadas de maneira completa e estratégica, em todos os setores, estimulando inclusive seus colaboradores a se comprometerem com a qualidade do que você oferece.

Portanto, em tempos de crise, contando com a ajuda de especialistas no assunto e utilizando o que tem de mais moderno hoje em sistemas de gestão, é possível conduzi-lo de modo eficaz, conhecendo riscos e oportunidades inerentes a seu negócio e tendo a certeza e a segurança de onde ir, sempre de forma estratégica.

Se você quer conhecer mais sobre as nossas metodologias, entre em contato!


Como obter uma Gestão mais eficaz e de forma preventiva?


 

O Módulo TNC, Tratamento de Não Conformidades, foi desenvolvido para tornar seu processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico.

Ele auxilia no monitoramento e controle de todas as etapas que compõem o tratamento das não-conformidades identificadas em sua organização, processo, produto, acidentes e incidentes, auditorias internas e externas, possibilitando que você tome ações corretivas e preventivas de maneira fácil e segura.

Gerenciando as Não Conformidades

Gerenciar as não conformidades é importante, pois revela a preocupação da organização com a melhoria contínua do seu sistema de gestão. Quando não há essa preocupação, erros em processos e atividades tornam-se contínuos, e o não monitoramento de requisitos legais podem gerar multas, sanções, proibições de atuação e até interdição das atividades.

Todas essas penalidades geram custos para a empresa. Caso haja algum desvio é necessário que sejam tomadas as ações pertinentes para corrigir os problemas e evitar que eles ocorram novamente. Somente assim se garante a melhoria contínua do seu processo, produto ou serviço e, principalmente, evita perda de mercado.

Entre suas várias funções estratégicas, o Módulo TNC possibilita:

  • correlação mais rápida da não conformidade com a obrigação legal e os requisitos normativos que a sua organização deverá cumprir,
  • cadastrar ações e responsáveis para tratar determinada conformidade,
  • garantir permissões de área, atividade ou pessoa para acessar determinada conformidade,
  • criar e o gerenciar planos de ação adaptados às necessidades da sua empresa,
  • identificar a causa da não conformidade, através da técnica da árvore dos porquês,
  • inserir anexos e documentos como evidências,
  • monitorar os status das não conformidades
  • fazer a verificação do atendimento,
  • garantir que todo o sistema de gestão esteja em conformidade.

Para que sua gestão de não conformidades seja ainda mais fácil, a Verde Ghaia também oferece assessoria no momento de inserir suas evidências de atendimento no sistema.

Quer uma gestão muito mais eficaz e eficiente agindo de forma preventiva? Contrate o Módulo TNC!


Melhore sua Gestão de Riscos monitorando riscos e oportunidades


 

O novo módulo Riscos do negócio foi desenvolvido com base na ISO 31000 motivado pelas novas versões da ISO 9001 e ISO 14001 que enfatizam o tema.

Além disso, com a mudança da OHSAS 18001 para a ISO 45001, passou a ser imprescindível a necessidade de identificar e implementar ações para monitorar os riscos e oportunidades associados às atividades, aos produtos, aos serviços ou às tarefas da sua organização. Também as oportunidades, ou seja, os pontos fortes internos e externos e as vantagens que sua empresa tem frente a seus concorrentes.

Gestão de Risco: monitore seus riscos e oportunidades

Então, para você que deseja uma gestão preventiva, ética e eficaz dos riscos e oportunidades de seu negócio. Que quer estar de acordo com todos os requisitos legais aplicáveis, princípios éticos, missões e valores da sua organização, o Módulo Riscos do negócio foi feito para você!

Com ele é possível identificar, registrar, avaliar e monitorar todos os riscos e oportunidades da sua empresa, auxiliando na prevenção a multas, interdições, paralisações da atividade, perda de reputação e até perda de capital e de mercado. O sistema ajuda a aumentar a confiança e a atratividade dos investidores e financiadores, reduzindo o custo de capital e aumentando o valor de mercado da sua organização.

Ele permite criar critérios de avaliação e cálculo de riscos e oportunidades utilizando métodos quantitativos que podem ser adaptados à metodologia já utilizada em seu negócio, tais como o FMEA e a Matriz de Risco. Tudo isso de forma simples e clara, apontando se eles são significativos ou não, segundo os critérios da sua atividade.

Como funciona o Módulo do SOGI Riscos do Negócio?

O Módulo Riscos do negócio também permite que você crie ações preventivas, corretivas, emergenciais, ou ainda personalize ações e também defina responsáveis e prazos para cada ação. E para facilitar a visualização e a análise:

  • gera relatórios e gráficos gerenciais,
  • classifica a origem e a severidade do risco e da oportunidade,
  • classifica a probabilidade de ocorrência,
  • tem critérios de priorização e
  • permite a gestão e monitoramento da relação com as partes interessadas.

Portanto, se você deseja saber qual o impacto de determinado risco ou oportunidade para seu negócio, qual a prioridade do risco, como manter a sua equipe atendendo a condutas éticas, o que é relevante para seu negócio, quais ações priorizar e onde investir seu orçamento, contrate agora mesmo o Módulo Riscos do negócio!


SOGI: Uma ferramenta de otimização no gerenciamento de requisitos legais


 

 Acelere o gerenciamento do seu sistema de gestão e obtenha resultados reais com o SOGI – Software de Gestão Integrada.

Hoje apresentaremos uma dica de como podemos facilitar o nosso dia a dia organizacional, utilizando-se de ferramentas capazes de acelerarem o processo de gestão, sendo ele de meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, segurança de alimentos ou gestão de energia.

Dificuldades que todo Gestor se depara

Quando pensamos em sistema de gestão, é comum imaginarmos pastas lotadas de documentos, nos transmitindo uma ideia de que, na realidade, o volume de papéis não controla e nem gerencia nada de maneira eficaz. E realmente, acompanhamos muitos gestores que alcançaram o sucesso em seu sistema de gestão justamente ao abandonar o método antigo de gerenciamento ao fazer uso de ferramentas mais tecnológicas.

É evidente que podemos gerenciar e controlar a organização e o seu sistema de gestão de diversas maneiras, com níveis diferentes de sucesso, porém, o uso da tecnologia pode facilitar bastante esse processo. Podemos citar como exemplo o processo de monitoramento e avaliação de requisitos legais aplicáveis, que é um requisito presente em algumas normas, tais como ISO 14001 e ISO 45001.

Já parou para pensar quantos requisitos legais são aplicáveis à sua empresa?
E quais deles são relacionados ao meio ambiente?
Ou Segurança Ocupacional?

À essa altura podemos não ter um número na cabeça, mas sabemos que são muitos. Agora pense em quantos dias você precisaria para levantar toda essa legislação, tendo em vista que temos alterações, exclusões e o surgimento de novas leis quase que diariamente no país. Até aqui podemos observar que o trabalho é grande, e ainda nem mencionamos a parte de interpretar as obrigações legais e avaliar a conformidade.

Como Monitorar com exatidão os Requisitos Legais Aplicáveis

O monitoramento de requisitos legais aplicáveis é um processo extenso, porém deve ser realizado de modo contínuo, principalmente para as organizações que buscam pela certificação do sistema de gestão.

Muitos gestores não estão satisfeitos com o nível de eficiência no monitoramento manual de requisitos legais aplicáveis, justamente por que assim a organização corre o risco de não conseguir acompanhar a atualização legislativa e ficar passível de sanções. Sendo assim, a falta de tempo aliado às necessidades econômicas, têm feito com que esses mesmos gestores busquem por ferramentas informatizadas que possam oferecer a automatização desse processo.

Uma dessas ferramentas é justamente o SOGI. O SOGI é um sistema 100% online com foco na prevenção de riscos através de diversos módulos que possibilitam, por exemplo, o gerenciamento de não conformidades, aspectos ambientais, perigos de saúde e segurança ocupacional, riscos do negócio, requisitos legais aplicáveis, entre outros. Tudo isso oferecendo gráficos e relatórios que subsidiam os gestores nas tomadas de decisão.

Módulos do SOGI

O módulo LIRA, por exemplo, apresenta ao gestor todos os requisitos legais aplicáveis à organização, com atualizações automáticas de inserção, exclusão e alteração de leis. Além disso, o sistema já apresenta a interpretação jurídica das obrigações, para que a organização saiba exatamente o que deve ser adequado. Agora, todo o processo de gerenciamento legal mencionado anteriormente se tornou rápido, seguro e completo, assegurando ao gestor:

* Acesso online de qualquer provedor;
* Acesso a um dos maiores bancos de dados de legislações;
* Confidencialidade e segurança das informações;
* Assessoria para esclarecimento de dúvidas jurídicas;
* Dashboard com visão geral do status de atendimento à legislação;
* Relatórios, gráficos e estatísticas de monitoramento legal;
* Cartas de atualização contendo revogações, inserções e atualizações de legislação;
* Criação de planos de ações, atribuição de responsabilidades e notificação aos responsáveis;
* Suporte técnico na utilização das ferramentas.

Paralelamente a isso, a organização pode economizar ainda mais tempo e recursos através do Outsourcing, que envolve a terceirização de todo o processo de avaliação em si dos requisitos legais. Se você ainda não se sente familiarizado com esse novo conceito em gestão, falamos mais sobre isso em outro artigo sobre a agilidade de processos para a sua gestão.

 

A Verde Ghaia oferece diversas soluções para alavancar os resultados de seus clientes e manter a eficiência de seus negócios. Além do módulo LIRA, para o monitoramento de requisitos legais, o sistema SOGI ainda oferece apoio em várias outras esferas do sistema de gestão através dos módulos:

GAIA: Gerenciamento de Aspectos e Impactos Ambientais;
PRSSO: Gerenciamento de Perigos e Riscos de Segurança e Saúde Ocupacional
TNC: Gerenciamento de Não Conformidades, com metodologia completa para realizar a tratativa.
Corporativo: Análise comparativa de indicadores de atendimento legal entre unidades de um mesmo grupo.
Documentos: Gerenciamento de documentos, formulários e registros para o controle do sistema de gestão ou dos processos;
Risco Legal: Identificação de penalidades correlatas aos requisitos aplicáveis à organização (em breve);
Licenças: Gestão de licenças e condicionantes;
Auditoria: Sincronização com o módulo LIRA para a realização de auditorias de conformidade legal e replicação de não conformidades para o módulo TNC.
Riscos do Negócio: Identificação, gerenciamento e tratativa de riscos e oportunidades de uma organização.

Para saber qual o melhor Módulo para o seu negócio, fale com nossos consultores e obtenha resultados surpreendentes na sua Gestão de requisitos legais aplicáveis.

Fernanda Ribeiro Pinheiro


Sustentabilidade e Tecnologia: Como alcançar melhorias para a sua gestão?


 

A tecnologia sem dúvida é uma das mais maravilhosas invenções da humanidade e pode-se dizer que se tornou imprescindível na vida moderna. 

Sustentabilidade e Tecnologia de vilã a aliada

Pense: você conseguiria viver sem celular? Conseguiria imaginar sua empresa sem uma rede de telefonia, internet, computadores, maquinários? É mesmo fabuloso termos acesso a tantos sistemas inteligentes, capazes de dar apoio às tarefas mais complexas do cotidiano e de transformar os processos engessados em algo prático e inovador para a gestão empresarial.

Entretanto, jamais podemos ignorar todas as questões de sustentabilidade que envolvem o uso da tecnologia. Se por um lado as máquinas representam o ápice da evolução humana, elas também podem levar ao nosso declínio, visto que impactam diretamente no meio em que vivemos, principalmente no que diz respeito à geração de lixo e poluentes. Sendo assim, como amenizar tais efeitos? E mais importante: como fazer da tecnologia nossa aliada? Como a tecnologia pode ajudar o Meio ambiente?

A responsabilidade socioambiental felizmente já faz parte da política de diversas empresas, e a gestão de empreendimentos sustentáveis tem se tornado cada vez mais necessária, visando não apenas o desenvolvimento de empresas verdes, mas também da implementação de mudanças e adequações àquelas que já estão há mais tempo no mercado.

Tecnologia: de geradora de lixo eletrônico a aliada na sustentabilidade

Um estudo da Associação de Empresas da Indústria Móvel (GSMA) e da Universidade das Nações Unidas, advertiu que em 2016, o Brasil gerou 1,5 milhão de toneladas de lixo eletrônico, representando 36% do total produzido na América Latina. A partir de tal ponto de vista, é até difícil pensar na tecnologia como uma aliada na sustentabilidade, mas é possível, sim, fazer uso dela sem impactar tão massivamente na natureza.

Existem uma série de processos capazes de proporcionar maior eficiência nas operações, reduzindo custos e ao mesmo tempo assegurando a sustentabilidade.

A modernização da estrutura geral de sua companhia, por exemplo, gera vários benefícios que impactam diretamente no Meio Ambiente, tais como economia de água e de energia, e a preservação da fauna e flora da região onde a empresa se encontra instalada. Algumas medidas simples podem ser tomadas imediatamente: tratamento de resíduos, coleta seletiva de lixo, descarte consciente de lixo (principalmente do lixo eletrônico) e a manutenção técnica adequada das instalações. A plataforma VG Resíduos, da Verde Ghaia, é um exemplo de tecnologia aliada a sustentabilidade. Através da plataforma é possível conectar o gerador com o tratador de resíduos, causando o menor impacto possível ao meio ambiente.

O consumo de energia elétrica, por exemplo, representa um dos principais gastos de prédios comerciais, sendo que os sistemas de condicionadores de ar podem corresponder a até 60% dos custos totais. Adotar pequenas mudanças, como conscientização das equipes para evitar desperdícios, instalação de sistemas elétricos que evitam o desperdício de energia (como painéis solares e lâmpadas de LED) e o favorecimento da iluminação natural do prédio durante o dia podem reduzir o consumo de eletricidade em até 30%.

É possível também realizar alterações e adaptações nos equipamentos para o consumo inteligente de água, como torneiras com desligamento automático, descargas a vácuo e secadores de mãos* (*um estudo de 2015 da Fundação Espaço ECO, que avalia a sustentabilidade de produtos e processos, promoveu uma disputa entre as toalhas de papel e os secadores elétricos de mão, concluindo que o segundo é mais ecoeficiente).

É essencial também prezar pela manutenção preventiva dos sistemas elétricos, hidráulicos e de ar-condicionado. Um plano de manutenção bem executado mantém os aparelhos regulados, reduz gastos e ainda aumenta a vida útil dos equipamentos.

Tecnologias que ajudam o Meio ambiente

Para gerenciar todo o processo, os gestores podem contar com softwares voltados para a Gestão de Facilities. A tecnologia permite uma gestão mais eficiente das equipes de manutenção, controle dos serviços terceirizados e redução de custos por meio do planejamento de um orçamento mais preciso, além de compras mais assertivas e desenvolvimento de indicadores para criar metas de economia de recursos.

A Verde Ghaia possui algumas ferramentas que visam uma gestão mais eficiente, contribuindo na diminuição dos impactos na sustentabilidade. Conheça algumas:

SOGI: um software online de gestão integrada para monitorar os requisitos legais aplicáveis à sua empresa, os aspectos e impactos ambientais, bem como os perigos e riscos à sua atividade. Também facilita as auditorias internas e de conformidade legal, o gerenciamento das não conformidades e de fornecedores;

Módulo Gaia: um dos módulos do SOGI, voltado para o gerenciamento de aspectos e impactos ambientais. Com ele você registra e avalia sua matriz de aspectos e impactos, cria e gerencia planos de ação para cada aspecto e gera relatórios gerenciais.

Gestão de Resíduos: a Verde Ghaia conta com equipamentos e instalações em total conformidade com regulamentos e normas técnicas aplicáveis em vigor, trabalhando com fornecimento e locação de equipamentos de coleta de resíduos, implantação, operação e manutenção de empreendimentos ambientais e serviços ambientais tais como armazenamento, transporte, segregação, valorização, destino final e reciclagem.

– VG Resíduos: sistema que automatiza processos, armazena e emite relatórios, garantindo o aumento da produtividade e a eficácia no gerenciamento e operação da gestão de resíduos em sua empresa. O VG Resíduos apresenta ferramentas com habilidades para desenvolver análises e até mesmo propor alternativas mais econômicas para sua empresa. VG Resíduos é o responsável em conectar o gerador de resíduos ao tratador.

Seguros Ambientais: uma proteção que minimiza os impactos financeiros em caso de impactos ambientais significativos.

O Risco Legal, da Verde Ghaia, trabalha com Apólice customizada, sendo que o seu diferencial é que este Seguro considera o esforço do cliente no atendimento da legislação aplicável ao meio ambiente. Isso quer dizer que, através da , é possível ter condições especiais na contratação.

Além disso, é importante ficar atento às exigências da ISO 14001, que especifica os requisitos do Sistema de Gestão Ambiental e permite que uma organização desenvolva uma estrutura adequada para a proteção do Meio ambiente, bem como uma resposta rápida às mudanças nas condições ambientais. As Normas ISO hoje, são essenciais para que as inovações prossigam no ritmo exponencial desejado, porém sem prejudicar o ambiente e mirando num mundo verdadeiramente sustentável.

Sustentabilidade tecnológica

Não vivemos sem tecnologia mais, isso é um fato. Mas, a maneira como fazemos uso dela, pode transformá-la tanto em vilã quanto em aliada. Por isso, é tão importante determinar os meios como a tecnologia para ajudar na preservação do Meio ambiente.

Um mundo desprovido de sustentabilidade está fadado a desaparecer rapidamente.

Nossa consciência determina nossa sobrevivência! Conheça os nossos cursos Online do EAD da Verde Ghaia!


Como gerar valor par ao seu negócio através da Certificação ISO?


 

O que quer dizer ISO? Qual o valor da certificação da norma ISO para o seu negócio? E como você pode gerar valor através dela? Essas são algumas perguntas que pretendemos ajudá-lo a responder!

Certificação da norma ISO: como gerar valor para minha empresa?

Como gerar Valor para minha empresa?

A certificação da norma ISO é um processo no qual uma empresa é avaliada para ver se atende aos requisitos das normas correspondentes ao seu nicho de atuação. Ao obter a certificação da norma ISO, você atesta que oferece garantia e legitimidade a seu negócio, segundo os padrões internacionais.

Muitas empresas buscam obter esse certificado, e muitas vezes, quando o obtém, não conseguem agregar valor a ele, deixando de aproveitar todos os seus benefícios.

Entendendo o que é ISO

ISO é a sigla de “International Organization for Standardization”, entidade de padronização e normatização criada na cidade de Genebra, na Suíça, em 1947. Chamamos de ISO e não de IOS, como deveria ser, devido a uma padronização internacional, tornando-se um termo oficial para todos os países, inclusive o Brasil.

Além disso, ISO remete à palavra grega “isos”, que significa “igual”, relacionando-se, portanto, com o propósito da organização.

O objetivo da ISO é desenvolver procedimentos que possam ser aplicados a nível mundial para estimular o comércio de bens e serviços. Por isso são chamadas de norma ISO. Ela promove a normatização de empresas, produtos e serviços para manter a qualidade permanente, fazendo com que sua organização se destaque no mercado cada vez mais globalizado.

As etapas de uma certificação da norma ISO

Para se adequar às normas, existe a Certificação ISO.
A obtenção deste certificado segue algumas etapas essenciais, tais como:

Diagnóstico: é a primeira etapa na qual identifica-se qual a situação da empresa em relação aos requisitos legais da norma desejada. É através do diagnóstico que se avalia quais as ações que devem ser tomadas para implementar o sistema de gestão. Nesta etapa, é muito importante contar com uma consultoria especializada, porque garantirá mais agilidade ao processo de avaliação da empresa e das necessidades de adequação;

Planejamento: é a segunda etapa, que corresponde a planejar e a organizar tudo que deve ser feito para que o sistema de gestão seja implementado. No planejamento é considerado a complexidade das ações, a data pretendida de certificação, a disponibilidade interna e a necessidade do seu negócio;

Implementação: esta é a terceira etapa na qual são criados os procedimentos e manuais, são identificados aspectos da empresa e desenvolvidas as atividades necessárias para adequação aos requisitos da norma;

Auditoria: é a quarta etapa, que acontece após toda a implementação do sistema de gestão da norma ISO desejada. A auditoria é realizada por um órgão certificador para receber o certificado da norma ISO.

Quem pode conceder a certificação das normas ISO?

Para obter o certificado ISO, você pode contar com a ajuda de uma empresa de consultoria que vai te auxiliar nas etapas de diagnóstico, planejamento e implementação do sistema de gestão e na adequação dos requisitos legais da norma. Conheça 05 motivos que valem a pena para a sua gestão contratar uma empresa especializada em sistemas de gestão.

Na fase de auditoria, são os Organismos de Certificação de Sistema de Qualidade (OCS) os responsáveis por auditarem e validarem a conformidade da empresa para assim concederem e emitirem o certificado.

Para se tornar um organismo certificador, é preciso obter uma licença, chamada de acreditação. O Órgão Acreditador, no Brasil, é o Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (INMETRO), fundado em 1973. Somente ele tem a autoridade para realizar a acreditação da ISO no país. Isso significa que é o INMETRO o responsável em fornecer a licença para os organismos de certificação realizarem auditorias e emitirem os certificados de maneira competente, coerente e imparcial. Os critérios utilizados por este órgão estão descritos na norma ABNT NBR ISO/IEC 17021.

O órgão responsável pelas normas é a Associação Brasileira das Normas Técnicas (ABNT). Ela também é considerada um organismo certificador independente, sendo que a ABNT Certificadora atua no país desde 1950. Além do Brasil, a certificação ABNT é feita em mais de 30 países da América, Europa e Ásia, servindo de referência para o mercado globalizado, cujo Procedimento de Certificação baseia-se em modelos internacionais, garantindo assim que ele se adeque da melhor forma ao produto, serviço ou sistema que ele pretende certificar.

Quais as vantagens em possuir uma certificação ISO?

Tecnicamente falando, possuir a certificação da norma ISO na sua empresa garante a conformidade, qualidade e segurança de seus produtos ou serviços de acordo com as regras de seu segmento, assegurando a eles eficiência e eficácia e também solidez para sua organização.

Significa igualmente que você irá melhorar os sistemas de gestão de qualidade ou gestão ambiental de sua organização, reduzindo riscos e evitando muitas perdas nos processos produtivos. Dessa maneira, você ganha competitividade em seu nicho de mercado em conformidade às regras técnicas.

Outra vantagem é que, possuindo a certificação ISO, sua empresa e o que você oferece como produtos ou serviços se tornarão diferenciados. Você agrega valor à sua marca, ganha boa reputação e também facilita a introdução de novos produtos no mercado.

Essa agregação de valor demonstra um compromisso com a qualidade de seus produtos ou serviços, podendo transformar toda a cultura da sua organização, estimulando seus próprios colaboradores a buscar constantemente a melhoria contínua.

A certificação ISO também permite medir mais facilmente o desenvolvimento da sua empresa e assim melhorar a sua organização, os seus produtos ou os seus serviços aos olhos de seus clientes.

Entretanto, apenas obter a certificação da norma ISO não assegura todas estas vantagens. Muitas vezes, quando as empresas conseguem o certificado, acabam na verdade perdendo valor, simplesmente por não saber utilizar todos esses benefícios perante o mercado globalizado.

E o que fazer então para que isso não aconteça com sua empresa, e que você possa gerar valor para o certificado tirando proveito de todos os seus benefícios?

Como gerar valor com o certificado ISO

Como gerar valor com o certificado ISO: contrate uma consultoria especializada! Para aproveitar todo o valor da certificação de uma norma ISO e manter esse selo em sua empresa, contar com a ajuda de uma empresa de consultoria é fundamental.

A Verde Ghaia, empresa há mais de 20 anos no mercado especializada em certificação ISO, pode te ajudar a garantir mais agilidade e efetividade na obtenção da certificação ISO e depois em todo o processo para manter o certificado. Ela pode estar com você em todas as etapas, cuidando de cada detalhe, pois é especialista em ferramentas rápidas e práticas para o monitoramento legal e a implantação de sistemas de gestão.

Antes de obter a certificação da norma ISO
Primeiramente, você iniciar o processo para possuir a certificação ISO, a Verde Ghaia, através de sua equipe multidisciplinar com experiência prática nos mais diversos ramos do mercado, vai avaliar adequadamente a realidade da sua empresa, descobrir qual a norma ideal para sua organização e também as suas necessidades de adequação.

Implementação e Manutenção da certificação ISO

Durante o processo de obtenção da sua certificação, através do SOGI, software de gestão da Verde Ghaia, e também da plataforma de Consultoria Online, você pode gerenciar todas as tarefas do seu sistema de gestão. Assim, é possível emitir alertas e suporte rápido sempre que necessário, identificando as ações corretivas para ajustes antes da certificação.

Para gerar mais valor ao seu certificado ISO, um dos pontos importantes é a auditoria interna. Essa auditoria, realizada internamente dentro da empresa, permite identificar possíveis falhas e realizar ações para correção das mesmas, de modo também a prevenir futuros problemas. Com a auditoria interna é possível gerenciar os requisitos legais mais facilmente e manter toda a documentação e comprometimento de seus colaboradores com a qualidade.

O SOGI e a plataforma de Consultoria Online também podem (e devem) ser utilizadas para a manutenção da sua certificação da norma ISO, ajudando a realizar esta auditoria interna e permitindo a melhora no sistema de gestão.

Outros serviços que a Verde Ghaia oferece e que são muito importantes para a geração de valor de sua certificação da norma ISO são:

  • a Auditoria de Conformidade Legal, que avalia a performance da sua empresa, o atendimento aos requisitos legais da norma, os pontos fortes e as possibilidades de melhoria;
  • os Treinamentos: são mais de 50 cursos online voltados para a gestão da sustentabilidade da sua empresa; e
  • o módulo LIRA do SOGI para gerenciamento e monitoramento de sua legislação e requisitos legais do mercado.

Aproveite todas as vantagens e gere valor com os resultados da sua certificação ISO

Ao obter a certificação da norma ISO, você agrega muito valor a seu produto ou serviço, porque se diferencia de seus concorrentes e oferece qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes. Você também vai atestar que proporciona garantia e legitimidade a seu negócio segundo padrões internacionais, pois atende aos requisitos técnicos e de segurança do mercado globalizado.

Para garantir que todos os benefícios gerados por uma certificação ISO aconteçam para sua organização, contrate a Verde Ghaia como sua empresa de consultoria. Ela estará com você em todas as etapas, vai facilitar todo o processo de obtenção e manutenção e ainda garantir a geração de valor da sua certificação da norma ISO.


Metodologia Outsourcing: como aplicá-la na gestão de sua empresa e extrair o máximo benefício


 

Outsourcing, em outras palavras, é delegar serviços de sua empresa a terceiros e isso não é exatamente uma novidade. Há ainda muitas empresas que não sabem o que é Outsourcing, embora haja àquelas antenadas em tecnologia, inovação e métodos ágeis que já investem nessa metodologia. Atualmente, várias atividades num ambiente corporativo – como limpeza, catering e TI — costumam ser realizadas de tal forma há muito tempo.

Como aplicar a metodologia de Outsourcing na gestão de sua empresa

No entanto, o Outsourcing tem evoluído em suas aplicabilidades dentro do ambiente empresarial, focando inclusive na gestão e assim mirando no desenvolvimento de processos específicos — gerando, então, uma série de benefícios de curto, médio e longo prazo. Por isso, a metodologia de Outsourcing se revela como uma solução capaz de trazer vantagens infindáveis ao ambiente de sua empresa. Em nosso ramo de atividade, ela se faz presente para garantir que todas as leis aplicáveis ao seu negócio estejam em dia , assegurando assim os melhores resultados possíveis, tanto interna quando publicamente.

Os efeitos de uma contratação externa para verificação dos requisitos e sua conformidade não impacta apenas nos custos — que são reduzidos consideravelmente –, mas principalmente nos funcionários. O outsourcing permite maior dedicação às atividades centrais de seu negócio e também cresce a satisfação dos empregados, que não mais se dividem entre obrigações que podem ser resolvidas de maneira terceirizada.

Uma empresa com selos de certificação, cumpridora das leis e ciente de sua responsabilidade social sem dúvida apresenta muito mais credibilidade diante de seus colaboradores, fornecedores e consumidores.

Como Funciona a metodologia

Uma equipe especializada liderada por um consultor jurídico ficará a cargo de todo o monitoramento e gestão dos requisitos legais e obrigações de sua empresa, revisando cada processo minuciosamente ao longo do ano. A partir daí, algumas medidas serão tomadas:

* Todos os requisitos não pertinentes serão abolidos de imediato;

* O processo completo será registrado em relatório, descrevendo todas as evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações, gerando dados sólidos e palpáveis;

* A partir daí, serão criados planos de ação corretivos junto aos responsáveis pela gestão, bem como serão determinados os prazos para correção das obrigações identificadas como não conformes. Se necessário, haverá também monitoramento e manutenção das documentações do sistema, de forma que estas fiquem sempre atualizadas;

* Todo o processo é compatível com o envio pontual dos relatórios de monitoramento;

* Assim, todos os fatores analisados passam por ações corretivas, preventivas e de melhoria. Ao longo do tempo, tais dados podem ser comparados aos marcos do processo, gerando indicadores de KPI altamente eficazes.

Benefícios do outsourcing

Obviamente a adoção da metodologia de Outsourcing garante uma série de vantagens para sua empresa, dentre as quais:

* Finda com o deslocamento de pessoal para dedicação à avaliação dos requisitos, permitindo assim que seus colaboradores se concentrem na atividade principal da empresa. Isto por si só já favorece a otimização, pois elimina a preocupação com imprevistos que exijam que o colaborador se sobrecarregue com várias atividades;

* Redução de custos, principalmente em treinamento e capacitação de pessoal, afinal  a equipe de Outsourcing é formada por profissionais experientes na solução de problemas e dotados de expertise em monitoramento legal. Além disso, uma empresa que oferece  Outsourcing de seu produto ou serviço já possui acesso e experiência na  tecnologias adotada;

* Com a intervenção  do serviço de Outsourcing, há também queda considerável no custo da prevenção de impactos socioeconômicos adversos, incluindo impactos ambientais, lesões e doenças ocupacionais;

* Os requisitos, obrigações e evidências estarão sempre atualizados;

* É um método excelente para empresas que desejam validação e registro de evidências em todas as suas obrigações. Em alguns planos, as ações podem ser diluídas ao longo do ano, evitando a sobrecarga de informações e de problemas a serem solucionados a toque de caixa; com isto, evita-se uma série de estresses em períodos pré-auditoria, pois todas as conformidades estarão em dia;

* A gestão manterá o foco em riscos e oportunidades;

* Haverá melhoria contínua, seguindo como base o monitoramento constante e o planejamento de indicadores e objetivos, bem como a integração destes nas estratégia e no plano de negócios.

* A valorização e acompanhamento da satisfação do cliente serão mais eficazes;

* Será possível mensurar a necessidade de investimento em recursos humanos e em treinamento, gerando planos de treinamento personalizados com base nas necessidades detectadas.

* A revisão dos processos torna os colaboradores mais eficientes e facilita o trabalho cotidiano deles. Ganha-se não apenas em otimização, mas também em redução de desperdícios e na satisfação das equipes.

* Imensa vantagem competitiva, pois o Outsourcing gera mais eficiência e produtividade ao desenvolvimento de soluções porque o trabalho é feito por profissionais experientes e conhecedores do mercado. Como eles têm acesso mais frequente às tendências do segmento, ficará bem mais fácil apresentar uma solução que auxilie na obtenção de vantagens competitivas.

 

A adoção da metodologia Outsourcing pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, mas para que seja bem-sucedida, é essencial garantir que a equipe externa esteja ciente da cultura da organização e também da infraestrutura disponível para execução de seu planejamento. Por isso é importante que todos os objetivos estejam bem alinhados a fim de não haver ruídos na comunicação e nem erros de avaliação.

Através do módulo LIRA do SOGI (software de gestão da Verde Ghaia), a Verde Ghaia realiza o monitoramento legal para sua empresa. Poupe tempo e pessoal. Saiba aqui como podemos ajudar.

 


Desafios de implementar um Sistema de gestão voltado ao Compliance


 

Ao longo dos anos, o compliance passou a ser o maior protagonista dentro das organizações devido a sua importância para a conformidade legal. Por conseguinte, esse protagonismo ganhou forças e incentivou tanto as pequenas empresas quanto as grandes a implatarem um sistema gestão mais genuíno e totalmente dedicado ao compliance.

Diante do processo de implantação, as organizações começaram a perceber o quanto seus processos eram retrográdos, além de perceberem que a solução dos seus problemas não eram resolvidos, mas camuflados. Contudo, a implementação do Compliance só ganhou todo o “estrelato”, a partir dos crescentes escândalos de corrupção e das não conformidades das empresas. Com isso, as organizações passaram a encarar o compliance numa perspectiva muito maior, consequência disso são as práticas adotadas para conseguir se manterem perante as obrigações e responsabilidades de atuarem com boas práticas empresariais.

A preocupação hoje, está nos desafios enfrentados na implantação do compliance nas organizações. Isso ocorre, porque é neste momento que se identifica as conformidades legais que podem impactar os requisitos aplicáveis ao negócio e gerar mudanças em toda a cadeia de processos. Pensando nisso, organizamos em seis passos, os cuidados necessários para a implantação do compliance na sua empresa. Esses passos são orientativos, pois para implementar uma gestão baseada em compliance é preciso de um profissional capacitado e com conhecimento em sistema de gestão voltado ao compliance.

(FOTO: THINKSTOCK) - Desafios de implementar um Sistema de gestão voltado ao Compliance

O que é Compliance?

Como explicado em outro post, a palavra compliance vem do inglês, que tem como significado “agir de acordo com a regra”. A partir dessa tradução, já podemos entender que a função principal ao implementar uma sistema de gestão voltado ao compliance, é assumir todas as responsabilidades e obrigações previstas ao seu negócio. Sendo assim,  a missão de um departamento de compliance é garantir que todas as ações, políticas, controles internos, regras, processos e estratégias da empresa estejam em conformidade com leis, regulamentações e o código de ética da organização.

É importante salientar que o compliance de uma organização também pode fazer exigências. Isto significa que a sua organização pode criar normas e/ou regras para os seus fornecedores, clientes ou qualquer outro stakeholder que envolva relações comerciais. O objetivo é que esta relação se mantenha alinhada aos própositos, missão e valores que a sua organização possui. Portanto, o compliance reúne regras trabalhistas, financeiras, contábeis, ambientais, operacionais e quaisquer outros campos que possam afetar a organização.

Em suma, o compliance garante o cumprimento de todos os requisitos legais da organização, para que não haja transgressões que possam acarretar em problemas para o negócio em todos os seus aspectos.

Como os Requisitos Legais estão ligados ao Compliance?

Garantir o cumprimento e a gestão dos requisitos legais são atividades pertencentes a área de compliance da organização. Os requisitos legais estão em constante mudança, o compliance deve estar preparado para identificar novas regras, incorporar nos processos da organização e em seguida comunicar à toda organização a maneira mais efetiva para realizar as mudanças e atualizações de normas.

Por que estar em conformidade com a lei? 

O compliance garante que todas as ações da empresa estejam em conformidade legal. Mas, o que significa estar em conformidade? E por que isso é tão importante?

Estar em conformidade legal significa cumprir todas as leis, legislações, exigências e normas que se aplicam ao negócio em todas as esferas de poder – municipal, estadual e federal. Não respeitar os requisitos legais do negócio pode acarretar consequências seríssimas. Por este motivo, as empresas que fazem contratos fraudulentos, por exemplos, estão sujeitas a penalidades que vão desde multa até processos judiciais que podem interditar toda a produção e até mesmo o próprio negócio.

Nos últimos anos, o Brasil teve uma onda de escândalos sobre a corrupção que envolvia políticos e empresários, o que afetou muitas transações comerciais e de investimento. Como consequência, assistimos a um vasto número de empresas brasileiras declarando falência. Outro fator que deu destaque ao Compliance foi a opinião pública, que se posicionou de maneira mais rigorosa perante àquelas empresas que não cumprem com as suas responsabilidades e obrigações. Por isso, permitir que a sua organização se envolva em escândalos e/ou  não esteja em conformidade, pode representa uma perda irreparável.

Como monitorar as não conformidades?

No Brasil, é importante entender bem, como funcionam as cargas tributárias, uma vez que a sua complexidade exige conhecimento técnico e específico para se ter excelência no gerenciamento e evitar qualquer tipo de riscos ao negócio.

Como já é sabido, há diversas legislações e processos que as organizações devem seguir, mas que muitas vezes podem passar despercebidos, deixando de serem monitorados. No entanto, as penalidades não tardarão em chegar, repreendendo as organizações pelo não cumprimento. Por isso, é fundamental que empresas, de qualquer tamanho e segmento, monitorem os seus requisitos legais aplicáveis, evitando “manchar o negócio” e diminuir sua condição no mercado.

O monitoramento deve ser constante e pode ser feito com apoio de softwares de gestão de requisitos legais. Essas ferramentas são desenvolvidas para agilizar processos e ajudar as organizações a se manterem sempre em conformidade legal com a gestão de requisitos, de maneira automática.  E ainda, podem identificar pontos de não conformidades, contribuindo na elaboração de planos de ação e no tratamento das não conformidades – TNC.

06 dicas para implementar Compliance nas organizações

1. Elaboração de um código de ética e conduta: Um código de ética e conduta serve como um ‘mapa’ para evitar não conformidades na organização. Ao criar e comunicar esse “manual” para os colaboradores é disseminado um padrão de comportamento e conduta. Assim, todos deverão conhecer e seguir as políticas da organização.

2. Centralização de contratos e processos internos: Contratos, negociações comerciais, concorrência e grandes contratações devem passar pelo time de compliance, que você poderá criar – especialistas de diferentes áreas e que estejam cientes de todos os requisitos legais que impactam o negócio. Caso a demanda seja muito pesada para a rotina, existem empresas que oferecem consultorias em compliance e que tem ferramentas online para a gestão, cabendo a sua equipe apenas monitorar.

3. Tratamento das não conformidade -TNC: É necessário revisar os processos internos a fim de identificar não conformidades, e em seguida elabora um plano de ação que trate os problemas identificados, evitando que os mesmos problemas aconteçam ou que os erros sejam camuflados.

4. Comunicação e compliance: Ações e memorando devem ser sempre trabalhados com o suporte da comunicação interna para evitar falta de conhecimento, por parte dos colaboradores,  gerando transgressões que possam causar prejuízos à empresa.

5. A Alta Direção como exemplo: O trabalho de comunicação devem ser ainda maior com a alta direção, visto que as novas normas ISO prezam pelo o envolvimento da alta direção, consequentemente, contribuiu no processo de conscientização sobre as politicas da empresa.

6. Promover o diálogo para o processo de melhoria contínua: Prevenir e identificar não conformidades é algo desafiador. Por isso, dúvidas e sugestões sempre surgirão no dia a dia dos colaboradores. Crie um canal de diálogo para que as dúvidas possam ser sempre esclarecidas e os processos melhorados, bem como as mudanças necessárias para determinados requisitos legais. Lembrando que as mudanças devem ser claramente comunicadas e explicadas a toda à organização.

Conclusão

Percebe-se que o Compliance é o grande aliado da organização. Ele é o responsável por identificar, tratar e prevenir não conformidades que podem causar prejuízos para o negócio. Toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança nas relações de negócio.

Ter este passo a passo para implementação do compliance, ajuda você a evitar falhas no processo. Lembrando que são apenas dicas para que você possa dar o primeiro passo rumo à processos mais eficientes, transparentes e seguros.  O nosso principal objetivo é demonstrar que uma Gestão com base em Compliance, pode ajudar as organizações a evitarem transgressões e não conformidades, desencessariamente e que podem surgir em qualquer etapa do negócio e/ou na sua cadeia de fornecedores.

Para saber mais sobre um sistema de gestão voltado ao Compliance, fale conosco e garanta sucesso em seus negócios. Somos especialistas em gestão e softwares de gestão. O Grupo Verde Ghaia atua há 20 anos no mercado nacional e internacional. Tenha um sistema de Gestão eficiente e que vá trazer benefícios a curto, médio e longo prazo!

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Softwares que auxiliam no gerenciamento de Requisitos Legais Aplicáveis


 

Cada vez mais as empresas estão atentas a importância de trabalhar com o um Sistema de Gestão Integrada – SGI e a certificação de processos, produtos e serviços, porém, para se obter uma certificação e evitar penalidades à empresa é necessário cumprir uma série de requisitos legais.

Todos estes requisitos legais são fundamentais para o sucesso do Sistema de Gestão Integrada – SGI da organização para que nada se perca ao longo da implantação de melhorias e ações que estejam de acordo com os requisitos legais. Para você entender tudo sobre este assunto, separamos o que você precisa saber, confira o artigo.

O que são requisitos legais?

Requisitos Legais são todas as legislações, leis e sanções que se aplicam ao negócio e devem ser cumpridos para evitar punições e problemas com os órgãos públicos em nível municipal, estadual ou federal. É importante salientar que os requisitos legais não devem ser seguidos apenas pelas grandes empresas, os pequenos e médios negócios devem obedecer a pelo menos, 500 legislação e muitas vezes, chegando entre 3.000 a 4.000 requisitos legais. Enquanto que as grandes empresas, o número de legislações aproximam-se de 1.000 à 9.000 requisitos legais. Em um ano, no Brasil, é possível chegar a quase 10.000 novas normas legais que as organizações precisam monitorar.

O monitoramento de legislações e leis no Brasil fazem parte do cumprimento do dever legal das empresas no País. E, mesmo diante desta grande quantidade de requisitos legais, eles só abarcam escopo de meio ambiente, saúde e segurança ocupacional. Por isso, é fundamental o gerenciamento dos requisitos legais, bem como o cumprimento legal de requisitos. Além disso, as organizações devem se preocupar também com os requisitos estatutários, , outorgas.

E é, justamente, nesse ponto que as Organizações acabam sendo multadas, desperdiçando recursos devido a falta de monitoramento dos seus requisitos aplicáveis. Há um outro fator determinante que e que acaba ocupando tempo e recursos das empresas: ler os requisitos publicados, interpretá-los e avaliá-los para saber se eles são aplicáveis ou  não às atividades do negócio. E caso, passe algum requisito despercebido, o organização corre o risco de ser atuada ou multada.

Como o Sistema de Gestão Integrada auxilia no monitoramento?

Um Sistema de Gestão Integrada – SGI é responsável por unificar todos os processos da organização para que se tenha uma visão holística de todas as operações realizadas. Assim, permitindo que os colaboradores de diferentes departamentos realizem os processos da mesma maneira. A gestão integrada, portanto, envolve alguns processos e setores, como por exemplo:

  • Meio ambiente;
  • Segurança de trabalho;
  • Saúde ocupacional;
  • Responsabilidade social;

Com um Sistema de Gestão Integrado – SGI funcionando de maneira satisfatória, a empresa pode obter certificações, tais como a ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

O que preciso para implementar um Sistema de Gestão Integrada – SGI?

Para que um Sistema de Gestão Integrada – SGI seja implementado, é preciso levantar, identificar, analisar atualizar e acessar todas as legislações e sanções que podem afetar de maneira ou indireta o negócio da empresa. Todo este estudo permite que a empresa faça uma análise de todos os riscos que podem afetar a organização, pois, as empresas que não cumprirem os requisitos legais podem ser punidas com multas, sanções, interditadas e até mesmo impossibilitadas de obter uma certificação internacional por descumprimento ou desconhecimento do requisito legal aplicável.

As certificações funcionam como “certificados de excelência” para a execução da tarefa ou processo,, funcionando como vantagens estratégicas para a organização. E quais as vantagens de uma certificação? Entre as ações de uma certificação estão, entre outros fatores, o monitoramento da sua empresa quanto a satisfação do consumidor, gestão de recursos naturais bem como o recurso de energia, buscando sempre a redução de consumo, a promoção de ações de saúde ocupacional e segurança de trabalho dos colaboradores. Todas estas ações promovem um ambiente mais produtivo e saudável, visando sempre o processo de melhoria contínua.

Entre as vantagens da certificação estão:

  • Melhoria da imagem
  • Melhoria da reputação da marca pela opinião pública;
  • Aumento da competitividade;
  • Aumento da produtividade;
  • Redução de custos nas operações;
  • Melhoria do clima organizacional.

Software de monitoramento de Requisitos Legais torne sua empresa competitiva

O gerenciamento dos requisitos legais, faz parte do processo de melhoria contínua das empresas e funciona como prevenção de punição e problemas com os órgãos públicos. Grande parte disto, já foi pontuado. Porém, o gerenciamento dos requisitos desempenha ainda mais funções, como por exemplo, o impedimento para tirar certificações e até mesmo a aplicação de multas pela não conformidade da organização.

No entanto, por meio de um software de requisitos Legais, é possível garantir o cumprimento legal da atividade da organização, se livrando de todas as consequências da não-conformidade.

O SOGI – Software da Verde Ghaia, é uma plataforma capaz de contribuir, significativamente, para o monitoramento dos requisitos legais. Além de oferecer agilidade na gestão das organizações quando o assunto é conformidade legal. O Software da Verde Ghaia permite que as empresas identifiquem todas as não conformidades e elaborem planos de ação, adaptadando as necessidades do negócio.

Em relação ao gerenciamento de requisitos, o Software Verde Ghaia analisa diferentes aspectos do negócio, tais como:

  • Documentos internos;
  • Fornecedores;
  • Auditorias internas e externas;
  • Processos produtivos;
  • Legislações;

Todo o processo de análise, realizado pelo SOGI, é feito com base nas mais modernas normas de padronização internacional, entre elas:

  • ISO 9001 – qualidade;
  • OHSAS 18001 – segurança e saúde ocupacional;
  • SA 8000/ NBR 16001 – responsabilidade social;
  • ISO 50001 – gerenciamento de energia;
  • ISO 22000 – segurança alimentar.

O SOGI permite também que você monitore as não conformidades e os resultados da concorrência, tornando o processo ainda mais estratégico.

Um software de requisitos legais como o SOGI da Verde Ghaia é importante para o monitoramento e gerenciamento dos requisitos legais de empresas de todos os tamanhos e de diferentes setores. Além disso, ele ajuda a empresa a estar de acordo com os mais rigorosos padrões internacionais estabelecidos pelas normas ISO, visando sempre o processo de melhoria contínua, em todos os processos da organização. O SOGI é  um software de gestão de requisitos que permite o acompanhamento das conformidades legais, resultando em um plano de ação mais estratégico.


SOGI – Software de Levantamento e Controle de Leis


 

Requisitos Legais é um conjunto de leis, normas e regras das legislações ambientais, trabalhistas, corporativas, dentre outras, que estão previstos na Constituição Brasileira e podem afetar o negócio. Mas, como monitorar tanta lei? Quais leis são aplicáveis ao seu negócio?

O que são requisitos legais?

Independentemente do setor, as empresas possuem riscos legais que devem ser gerenciados para evitar crises e não conformidades com a lei. Pensando nisso, há quase 20 anos, a Verde Ghaia lançou o SOGI – software para o levantamento e controle de leis da sua organização.

A importância de realizar o levantamento e gerenciamento de requisitos legais, vai muito além das certificações, visto que poderá influenciar até o capital de marca da organização. Isto que dizer que, quando a sua organização têm problemas com atendimento às leis, significa que você poderá perder recursos e, principalmente, a reputação do seu negócio.

Quais são as consequências de não gerenciar ou cumprir os requisitos legais?

As consequências de não estar em conformidade com a lei vão das mais leves às mais severas. Dentre elas, podemos citar, por exemplo, a dificuldade de fazer negócios com outras empresas ou prestar serviços, sanções, multas, proibição de atuação ou até mesmo interdição completa da produção/empreendimento. Todas as penalidades acarretam custos para a organização e devem ser evitados, a fim de garantir a melhoria contínua no processo e evitar perda de mercado.

Como estar em conformidade com os requisitos legais? E por que atender os requisitos das Normas Internacionais?

As normas internacionais foram criadas com o objetivo de ajudar as empresas a estarem em conformidade com os mais desafiadores e excelentes padrões de qualidade, no qual se incluem gestão de pessoas, meio ambiente e muito mais. Para você entender melhor como elas funcionam é preciso conhecer o objetivo de cada uma.

software de gestão da Verde Ghaia, SOGI, permite o completo gerenciamento dos requisitos legais da organização, independentemente do porte ou setor de atuação. A tecnologia é adaptada à todas as exigências feitas nas normas internacionais:  ISO 9001, OHSAS 18001, SA 8000/NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000.

Além disso, o software de gestão da Verde Ghaia permite que planos de ação sejam traçados para que as exigências sejam alcançadas de maneira estratégica e completa, permeando em todos os setores da organização.

A ISO 9001 é uma norma internacional que diz respeito à Gestão da Qualidade dentro das empresas. Entre suas exigências estão a definição de requisitos para gerenciamento de processos, estabelecendo compromissos com a melhoria contínua.

A ISO 45001 é uma certificação internacional para a implantação de um Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional, que contempla a avaliação dos perigos e riscos que os colaboradores são expostos, ao longo da cadeia produtiva, estabelecendo assim, medidas para prevenção de acidentes.

A norma SA 8000/NBR 16001 diz respeito as ações de responsabilidade social da organização. E através dela, se estabelece exigências para garantir que todos os processos da organização sejam desempenhados com transparência e segurança financeira para o negócio não sofrer prejuízos de imagem, reputação e finanças.

A ISO 50001 é uma norma criada para certificar empresas que gerenciam o SG de energia, de modo completo e eficiente em todas as etapas produtivas e administrativas da empresa. Entre os objetivos dessa norma, há um com maior destaque: melhorar o desempenho energético, incluindo a eficiência energética, o uso e o consumo de energia.

A norma ISO 22000 é voltada para a indústria alimentícia, pois está ligada ao processo e gestão da segurança de alimentos. Essa norma pode ser aplicada em toda a cadeia de fornecedores e produtores de alimentos, permitindo que sejam identificados e corrigidos problemas relacionados à segurança dos alimentos.

Logo da plataforma do sistema de gestão para monitoramento e controle de requisitos legais - SOGI

Como o SOGI – Software da Verde Ghaia ajuda na obtenção de certificações?

Por meio dos módulos do SOGI, você pode fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos e fornecedores em consonância com as normas internacionais, já citadas anteriormente. O SOGI oferece vários módulos que podem ser utilizados em conjunto, de modo que você monitore e gerencie o seu sistema de gestão integrado. Conheça abaixo alguns dos Módulos mais utilizados.

1. Módulo LIRA

Este módulo faz o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis à sua organização e também o gerenciamento de planos de ações, visando a melhoria no atendimento desses requisitos. E ainda, o módulo LIRA lista todos os requisitos aplicáveis, para que você tenha uma ampla visão do processo.

2. Módulo Auditoria

O Módulo Auditoria permite que você programe e realize auditorias internas e externas; e ainda gere relatórios com todas as informações e comparativos dos processos, procedimentos da sua organização.

3. Módulo Gaia

Este módulo é voltado para o gerenciamento de todos os aspectos ambientais da sua empresa. Permite o registro e a avaliação dos impactos e, também, a criação de planos de ação voltados para melhoria e adaptação às exigências.

4. Módulo PRSSO

O Módulo PRSSO avalia e gerencia todos os perigos voltados para a segurança e saúde no ambiente de trabalho. Nesse módulo é permitido também o registro e a avaliação de todos os riscos, bem como a criação de planos de ação voltados para melhoria e adaptação as exigências.

5. Módulo TNC

Este módulo permite o tratamento e ação sob todas as não conformidades identificadas na organização. Criar e gerenciar planos de ação voltados para o processo de melhoria contínua, identificar causas das não conformidades e também a avaliação de eficácia das ações implementadas. Todas são funções estratégicas do Módulo TNC.

6. Módulo Riscos do Negócio

No Módulo Riscos do Negócio, você conhece todas as consequências, como sanções, multas, interdições e processos que podem ser aplicados ao seu negócio, em caso de não conformidade com os requisitos legais.

Agora que você assimilou o que são requisitos legais e o que algumas das normas propõe, é possível entender a importância do levantamento e gerenciamento de requisitos legais, bem como os impactos que podem gerar para a sua empresa.

O SOGI – Software da Verde Ghaia, além de ajudar neste processo permite que também seja feita a manutenção dos requisitos que já estão em Conformidade Legal, para que as mudanças e exigências das Normas ISO sejam sempre seguidas em todos os processos da sua organização. Conheça a vantagem de ter um Software como o SOGI


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