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Assessoria para gerenciar Requisitos Legais

 

É uma prática comum, as organizações contratarem empresas de assessoria para gerenciar os Requisitos Legais. Contudo é necessário se ater a alguns critérios, como know-how, por exemplo.

Quem contrata serviços de Assessoria para gerenciar requisitos?

Qualquer empresa, independente da sua área de atuação, tem requisitos legais a serem cumpridos. E se manter em conformidade é extremamente importante, pois a falta de controle dos requisitos legais pode ser devastadora, tanto econômica, ambiental e socialmente, e principalmente para a reputação da marca e da imagem organizacional. E tudo, pode ficar ainda pior, se você parar para pensar no universo gigantesco de leis, normas e requisitos a que uma empresa está submetida para que ela esteja em conformidade legal.

Vamos imaginar como exemplo uma organização da área de mineração que queira se instalar na cidade de Paracatu, estado de Minas Gerais. Para estar em operação legal, essa empresa necessariamente precisaria atender 447 leis federais, 187 leis estaduais, 14 leis municipais, 68 normas técnicas e 4.655 obrigações derivadas da legislação aplicável. Como realizar a gestão dessa enorme quantidade de requisitos legais de forma eficiente, segura e prática?

O que é gestão de requisitos legais?

A gestão de requisitos legais pode ser compreendida como uma assessoria no atendimento aos requisitos legais, pertinentes às atividades, processos, produtos e serviços de uma empresa, para o atendimento das obrigações identificadas, cujo objetivo é de facilitar o gerenciamento e a análise de desempenho e conformidade legal da organização.

Na gestão de requisitos legais, além de identificar a legislação aplicável, que inclui leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas aplicadas à realidade das atividades, produtos e serviços, é necessário verificar constantemente seu texto atualizado e periodicamente avaliar se as obrigações estão sendo atendidas.

Como iniciar a gestão dos requisitos legais?

Para começar a gerenciar os requisitos legais, o gestor deve identificar o ramo de atividade da empresa, conhecendo o funcionamento dos seus processos para que ele seja capaz, também, de avaliar os perigos e riscos e os aspectos e impactos ambientais. Além disso, para que o gestor inicie o seu gerenciamento é fundamental que ele:

1. estabeleça, implemente e mantenha procedimento(s) para identificar e acessar os requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos, relacionados à Segurança, Meio ambiente, Saúde, Responsabilidade Social e Qualidade;

2. determine como esses requisitos se aplicam a suas atividades; e

3. mantenha todas as informações atualizadas e comunicadas às pessoas que trabalham sob controle da organização e outras partes interessadas relevantes.

Por isso, outro ponto fundamental é que haja uma equipe de profissionais experientes na empresa, especialista em cada área que atuem, para que possam ficar responsáveis pelo monitoramento e por gerenciar os requisitos a serem cumpridos.

Talvez agora você possa estar pensando que não deve ser tão difícil assim fazer a gestão dos requisitos legais. Infelizmente você está enganado, e uma assessoria neste momento é praticamente o que vai determinar se o negócio vai conseguir se desenvolver ou não.

Por que contratar Assessoria para gerenciar os Requisitos?

Abordar a identificação dos requisitos legais aplicáveis é geralmente um trabalho extremamente desgastante para muitas organizações, uma vez que o porte e a complexidade de seus processos irão interferir nas leis que ela deverá atender. Lembra-se lá no começo no exemplo sobre a empresa de mineração? Então, foi só um exemplo, mas em menor ou maior grau a complexidade do processo de gestão estará sempre presente. E você pode se sentir perdido, se saber ao menos por onde começar.

Outro grande problema é que as leis, as publicadas no site oficial do planalto, contém erros de digitação. Isso sem falar das leis em desuso. Vale lembrar ainda, que os órgãos de fiscalização batem cabeça nas pilhas de atos administrativos, no planejamento de atividades e nos altos custos operacionais na sua gestão de requisitos legais, tornando tudo ainda mais burocrático e lento.

Portanto, ter um banco de leis sempre atualizado não é tarefa fácil. E se a empresa ainda opta, por utilizar planilhas de Excel e verificação manual das informações, o problema piora mil vezes!

Há uma luz no fim do túnel?

A maneira mais fácil, simples e segura para contornar todos esses problemas e se proteger de desvios de condutas, fraudes e penalidades é contar com uma assessoria técnica especializada, que possa identificar todos os requisitos aplicáveis à sua atividade, monitorar seu cumprimento e verificar o que ainda precisa ser cumprido, inclusive oferecendo a possibilidade de construir planos de ação para ajudar o gestor em todo esse processo.

A assessoria para gerenciar requisitos, ajuda você encontrar a mais completa e moderna ferramenta que existe hoje no Brasil para a gestão de requisitos legais. Esta ferramenta é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia.

SOGI é um grande diferencial no mercado, visto que, se compará-lo a tudo o que existe hoje no mercado, nada se iguala a esse software, pois ele é capaz de agilizar sua gestão em até 80%.

Além disso, destaca-se o controle de banco de dados de legislações de todo o Brasil e seu serviço de inteligência Artificial na interpretação legal, sendo feito 24 horas por dia, utilizando-se do Big Data. E segundo, foi lançada a LIA, uma plataforma de IA que identifica toda a legislação aplicável a qualquer ramo de atividade, oferecendo respostas seguras sobre custos preventivos, corretivos e preditivos para o cumprimento dos requisitos legais.

O faz a Verde Ghaia?

A Verde Ghaia presta assessoria e consultoria no monitoramento de requisitos legais há mais de 20 anos, sendo referência no mercado nacional quando o assunto são sistemas de gestão. Seus clientes são empresas de todos os portes e segmentos, que se preocupam em se manterem em compliance e crescerem de forma sustentável ao longo do tempo. E claro, que não abrem mão da modernidade e segurança das suas informações.

Por isso a Verde Ghaia, através de metodologias próprias, desenvolveu o SOGI. Ao adquirir este software, o gestor passa a ter a tranquilidade de sempre contar com assessoria completa para gerenciar todos os seus requisitos. O SOGI, junto com a LIA, é o que há de melhor hoje para a assessoria de requisitos legais. Somente ele pode garantir uma gestão eficiente orientada para resultados, utilizando a modernização tecnológica, a regulação responsiva e o gerenciamento adequado da informação.


Se quiser saber mais sobre o SOGI, entre em contato agora mesmo com os consultores da Verde Ghaia, e saiba mais sobre a Assessoria para gerenciar os requisitos legais do seu negócio.


Sugestão de Leitura:

Prêmio Compliance Brasil: Saiba como participar em 2020

Como melhorar: o Gerenciamento dos Requisitos Legais do seu negócio?

Mapeamento de riscos e oportunidades

 

Com a nova reformulação das Normas ISO, o mapeamento de risco e oportunidades passou a ser visto como uma novidade, gerando um comportamento diferente nos gestores, ou seja, eles passaram a exigir o planejamento estratégico de seus superiores.

Por que mapear seus riscos é tão importante?

Numa análise mais fria, o planejamento estratégico deveria fazer parte da vida de um gestor da Norma ISO, visto que toda a decisão estratégica é feita com base nos indicadores que se controla na gestão. E se não há planejamento estratégico, como as decisões são realizadas? Para onde o Gestor direciona seus esforços?

A pergunta que fica é: como se decide, estrategicamente, qual caminho seguir se não sabem qual o caminho, se não sabem para onde querem ir? Há um ditado que diz que, quando eu não sei qual o caminho que eu quero seguir, qualquer caminho, basta! Destaco aqui, a importância, a nível de direção, que seja discutido o planejamento estratégico, matriz SWOT, riscos e oportunidades, geração de novas oportunidades. É uma gestão com planejamento assim, que ajuda a organização a visualizar para onde ela está indo e quais são as etapas a serem cumpridas para se alcançar os objetivos finais.

Para exemplificar, imagine que o negócio não tenha processamento de resíduos, mas percebi através dos meus indicadores de gestão que há uma oportunidade de fazer o gerenciamento de resíduos. Portanto, é hora de apresentar um plano de instalação, pois já tenho indicadores que demonstram a viabilidade.

Gestão ISO: indicadores para tomada de decisão

Um gestor deve estar sempre atento aos indicadores, pois eles apontam para estratégias de crescimento e de novas oportunidades de negócio, bem como, para o crescimento sustentável da organização.

Fazer planejamento estratégico, reunião de direção, com informação certa, te faz decidir certo. É aí a hora que você consegue mover as peças e fazer seu planejamento dentro de qualquer cenário. Isso se aplica a qualquer empresa.

Qual o trabalho da Alta Direção na gestão ISO?

A alta direção deve estar sempre conectada para que através dos indicadores apresentados, ela possa direcionar os seus gestores, estrategicamente. E, consequentemente, a departamentalização vai sendo desfeita, isto é, não existe mais departamento da qualidade, departamento de meio ambiente, “carinha da ISO”, “ambientalista chato”. A mudança de mindset faz com que os gestores sejam vistos como as “peças chaves” fundamentais na gestão estratégica dos processos, visto que seus indicadores contribuem significativamente na elevação do patamar da organização.

Após essa nova versão da ISO, algumas organizações já mudaram seu mindset, ou seja, passaram a entender o papel administrativo importante que o Gestor ISO representa, uma vez que ele possui papel de chefia e liderança. É o Gestor ISO que entende os processos internos e externo, é ele quem apresenta nas auditorias as matrizes de risco e oportunidade, a missão, visão, valores, bem como o planejamento da empresa e, principalmente o planejamento associado às partes interessadas e afetadas, para o bem ou para o mal.

Crescimento e mudança de mindset da organização

A partir desse novo mindset, originado por uma nova forma de se enxergar e fazer gestão, as empresas passaram a dar mais valor ao gerenciamento do que ao operacional. Com isso, perceberam a relevância e a interferência que o cliente exerce sobre os produtos e serviços oferecidos a ele. Por isso, é preciso que as áreas se falem mais, visto que o cliente exige de seu fornecedor tanto a qualidade quanto o compromisso com as questões relacionadas à responsabilidade ambiental e social.

O cliente não quer consumir produtos que sejam obsoletos ou de qualidade ruim, que não sejam biodegradáveis ou que agridem o meio ambiente, pois ele também, está mudando o seu mindset de consumo.

E somente a partir da comunicação entre as áreas é que as informações e dados vão sendo organizados para fazer parte do planejamento estratégico da empresa. E, com isso, envolver mais a Alta Direção para que eles possam visualizar as informações e entender seu mercado consumidor de tal modo, que seja possível ofertar produtos inovadores e que atendam realmente a necessidade de seu consumidor.

Mapeamento de Riscos e Oportunidades com indicadores da Gestão

Como dito anteriormente, o departamento de qualidade e de meio ambiente precisam começar a organizar as informações de seus indicadores e comunicá-las a Alta Direção, ou seja, com aqueles que tomam as decisões. A organização precisa entender que há pilares, e que o meio ambiente é um deles e está relacionado ao desenvolvimento e crescimento saudável da organização, isso significa criar um relacionamento mais eficaz com o órgão de fiscalização. Um exemplo, é o ocorrido com a Samarco, por exemplo, deixando Minas Gerais com um holofote em cima.

E, acontecimentos como esses, chamam muito mais atenção hoje, do que chamava no passado. Isso porque, o nosso próprio processo de conscientização ambiental é melhor e mais lúcido, do que era no passado. O mesmo ocorre com as questões que envolvem o relacionamento com o Poder Público que tem sido estado engajado e fervoroso, embora ele precise de papel com provas claras e diretas para cumprir seu papel de órgão fiscalizador.

Riscos e Oportunidades: mudanças de mindset e melhorias para gestão

Com esse mindset mais consciente, as organizações estão adequando os seus processos ao cumprimento das normas e legislações aplicáveis ao negócio, percebendo que tais atitudes têm contribuído, significativamente, na melhoria da imagem perante a sociedade. Sem falar que, o relacionamento entre a organização e a sociedade passa a ser mais transparente, contribuindo com ações com foco em compliance.

Nesse caso, quando uma organização busca por uma relação mais transparente e ética, mais facilidade ela terá nos quesitos de financiamento, transações. Por exemplo, o BNDES, somente aceita realizar transações com empresas que possuem políticas com foco em compliance, que cumprem seus requisitos legais aplicáveis, que cumprem suas condicionantes.

Alteração na NR-09, NR-15 e NR-28

 

Foi publicado no Diário oficial da União a Portaria ME nº 1.359, de 09-12-2019, que aprova o Anexo 3 – Calor – da Norma Regulamentadora nº 9 – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, altera o Anexo 3 – Limites de Tolerância para Exposição ao Calor – da Norma Regulamentadora nº 15 – Atividades e Operações Insalubres e o Anexo II da NR nº 28 – Fiscalização e Penalidades.

A principal alteração na NR-09 foi a inclusão do Anexo 3, que define critérios para prevenção dos riscos à saúde dos trabalhadores decorrentes das exposições ocupacionais ao calor. O empregador deve orientar os trabalhadores especialmente quanto aos seguintes aspectos: fatores de risco relacionados à exposição ao calor; distúrbios relacionados ao calor, com exemplos de seus sinais e sintomas, tratamentos, entre outros; necessidade de informar ao superior hierárquico ou ao médico a ocorrência de sinais e sintomas relacionados ao calor; medidas de prevenção relacionadas à exposição ao calor, de acordo com a avalição de risco da atividade; informações sobre o ambiente de trabalho e suas características; e situações de emergência decorrentes da exposição ocupacional ao calor e condutas a serem adotadas.

O empregador também deve elaborar e implementar medidas preventivas e corretivas, sistema de aclimatização e Procedimentos de Emergência.

Em relação a NR-15, a Portaria ME nº 1.359, de 09-12-2019 alterou a redação do Anexo 3, que estabelece critérios para caracterizar as atividades ou operações insalubres decorrentes da exposição ocupacional ao calor em ambientes fechados ou ambientes com fonte artificial de calor.

As empresas que realizam atividades descritas no Anexo 3 devem elaborar Laudo Técnico que contemple, no mínimo, os seguintes itens:

  • Introdução, objetivos do trabalho e justificativa;
  • Avaliação dos riscos, descritos no item 2.3 do Anexo n° 3 da NR 09;
  • Descrição da metodologia e critério de avaliação, incluindo locais, datas e horários das medições;
  • Especificação, identificação dos aparelhos de medição utilizados e respectivos certificados de calibração conforme a NHO 06 da FUNDACENTRO, quando utilizado o medidor de IBUTG;
  • Avaliação dos resultados;
  • Descrição e avaliação de medidas de controle eventualmente já adotadas; e
  • Conclusão com a indicação de caracterização ou não de insalubridade.

Ressalta-se que determinações do Anexo 3 da NR-15 não se aplicam às atividades ocupacionais realizadas a céu aberto sem fonte artificial de calor.

Por fim, as penalidades trazidas pela NR-28 foram revisadas de acordo com as alterações trazidas pela Portaria ME nº 1.359, de 09-12-2019.

Para maiores esclarecimentos, acesse a íntegra dos textos das NR’s por meio do Módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site Future Legis

Caroline Dias

Departamento Jurídico.

Nova Resolução CEAS: Plano de assistência social às populações atingidas por barragens

 

Procedimentos relativos ao plano de assistência social às populações atingidas por barragens

Foi publicado no Diário oficial de Minas Gerais do dia 03-12-2019, a Resolução CEAS MG nº 681, de 22-11-2019, que trata sobre o processo de análise bem como os procedimentos no que se refere ao PAS/BARRAGEM para as populações de áreas atingidas por barragens.

O empreendedor deve submeter o PAS/BARRAGEM à análise do CEAS/MG, para sua aprovação, bem como as alterações posteriores à aprovação deverão ser aprovadas pelo referido órgão. Os procedimentos para a análise do Plano estão previstos no artigo 4º desta Resolução.

Ademais, são responsabilidades do empreendedor:

  • Criação de Posto de Atendimento Social nos municípios que foram atingidos pelo empreendimento, devendo iniciar as atividades logo que receber o Alvará de funcionamento do município;
  • Apresentar relatório das atividades que foram realizadas aos conselhos estaduais e municipais (CEAS e CMAS) dos municípios atingidos, em periodicidade que será definida pelo CEAS, com a finalidade de acompanhar os direitos da população;
  • Apresentar ao CEAS, para sua aprovação, o Relatório Conclusivo de Comprovação de Implantação do PAS/BARRAGEM, ao final da construção da barragem e antes de seu enchimento.
  • Protocolar no CEAS os documentos relativos ao PAS/BARRAGEM e entregar as cópias aos CMAS de municípios atingidos.

Por fim, esta Resolução revogou a Resolução CEAS MG Nº 318, de 19-07-2010 que tratava sobre o PAS/BARRAGEM para populações de áreas inundadas por reservatórios.

Para mais esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Resolução por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site: Future Legis

Ana Gabrielle Silva e Souza

Setor Jurídico Verde Ghaia

Processo de Tratamento de Não Conformidades

 

Saiba como medir o tratamento de não conformidades da sua gestão. Contudo, é importante que antes de vislumbrar esse universo que permeia o Tratamento de Não Conformidade , você possa compreender esse procedimento como um processo composto de etapas distintas a serem seguidas. Deve-se considerar, portanto, que cada uma tem propósito específico e são muito importantes para garantir o objetivo que é evitar que o problema/desvio se apresente novamente.

Como detectar e descrever não conformidades

Detectar e descrever não conformidades, incidentes e acidentes. A adequada identificação e descrição do problema é primordial para que as ações sejam conduzidas com o foco adequado.

Muitas organizações ao identificar de forma equivocada uma não conformidade, acabam por conduzir ações que se resultam ineficazes e o problema volta a ocorrer. Adequado conhecimento e experiência são fatores importantes para que se identifiquem os problemas reais relacionados a determinado processo/atividade.

Análise crítica: você sabe medir o tratamento de não conformidades

Uma análise crítica compreende a visualização sistêmica da não conformidade que se apresenta, seus impactos reais e potenciais no processo onde ocorre, na organização e também fora dela.

Impactos no atendimento de requisitos de clientes, regulamentos legais, perdas financeiras, ou outros fatores de interesses advindos de uma não conformidade devem ser considerados na referida análise de forma que se possa, inclusive, agravar sua criticidade, se for o caso.

Como medir o tratamento de não conformidades

Definir ações de bloqueio ou contenção e medidas para correção. O processo deve ser iniciado com o bloqueio/contenção dos efeitos da não conformidade, como forma de evitar que a mesma se propague pelo processo e atinja de forma ainda mais severa outros processos subsequentes, o meio ambiente, afetem a segurança dos trabalhadores, impactem em partes interessadas, clientes, etc.

Determinação das causas de não conformidades

Um adequado estudo de causas deve permitir que a organização defina e implante as ações necessárias para atuar e solucionar a não conformidade de forma eficaz. Existem inúmeras ferramentas de investigação de causas e a organização deve identificar qual melhor se adapta à sua cultura e ao caso em estudo.

A identificação da causa raiz de uma não conformidade é talvez o fator mais importante para a definição das ações em busca da sua eliminação. Quando uma organização define de forma equivocada as causas de uma não conformidade, pode empregar esforços e recursos em ações que geralmente não estão relacionadas com o problema em si, mas sim a eventos secundários que contribuem para o mesmo, mas não são a chave para sua resolução.

Definir e implantar ações corretivas e preventivas

A organização deve executar ações para eliminar as causas de não conformidades, de forma a evitar sua ocorrência ou repetição. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades detectadas, para tanto a organização deve avaliar de forma abrangente a necessidade e definir ações coerentes para assegurar que não conformidades não ocorram novamente.

As ações preventivas devem ser tomadas obviamente para evitar que um problema venha a ocorrer. Tanto preventiva como corretivamente, não basta somente determinar a implementação das ações necessárias, é preciso realizar o devido acompanhamento e realizar os ajustes necessários para garantir o bom andamento do processo, a disponibilidade de recursos, cumprimento de prazos, etc.

Avaliar o tratamento de não conformidades

Após a conclusão das ações é primordial que se verifique a sua real implementação, bem como a eficácia na resolução do problema e causa raiz anteriormente identificada. Sendo assim, é recomendado que o pessoal que realizou a identificação e descrição da não conformidade, seja envolvido na avaliação da eficácia das ações propostas.

Ações ineficazes não serão capazes de evitar a ocorrência (preventiva) ou recorrência (corretiva) de desvios e não conformidades. Por este motivo, caso se observe que as ações propostas não foram adequadamente implementadas ou não foram eficazes, deve-se repetir o ciclo proposto para identificação de causas a fim de reanalisar o cenário e identificar falhas em alguma fase do processo de tratamento da não conformidade.

Vale ressaltar que os registros dos resultados de ações executadas e da análise crítica da eficácia das ações corretivas ou preventivas executadas devem mantidos.


Publicada a Instrução Normativa IBAMA Nº 26

 

IBAMA institui Sistema de Gestão de Licenciamento Ambiental Federal

Foi publicado no Diário Oficial da União do dia 09-12-2019, a Instrução Normativa IBAMA Nº 26, de 06-12-2019 no qual instituiu o Sistema de Gestão do Licenciamento Ambiental Federal – SisG-LAF.

Segundo os artigos 3º e 4º desta Instrução Normativa, as etapas formais do processo de licenciamento ambiental, bem como todas as solicitações de serviços que sejam relacionados ao licenciamento ambiental federal, devem ser realizadas por meio do SisG-LAF, que pode ser acessado eletronicamente através do Portal de Serviços do Governo Federal. Alguns dos serviços que podem ser solicitados neste novo sistema, são:

  • Requerimento de Licença Prévia;
  • Emissão de Termos de Referências para a realização de estudos ambientais e o requerimento de emissão da licença ambiental;
  • Requerimento de Licença de Instalação e de suas renovações;
  • Requerimento de Licença de Operação e de suas renovações; e
  • Outros Serviços, como documentos que atendem as condicionantes ambientais, requerimento de autorizações emitidas pelo IBAMA e serviços oferecidos e prestados pelo Ibama que possam ser automatizados.

Ocorrerá gradativamente tais prestações de serviços por meio do SisG-LAF, sendo que iniciará pelo requerimento de licença prévia, e posteriormente, será divulgado através de Portaria o cronograma para conceder os demais serviços. No caso de requerimentos de licenciamento e outros serviços que foram realizados antes da disponibilidade deste sistema, serão tramitados no sistema em que foram originariamente recebidos pelo Ibama, conforme preconiza o artigo 11.

Ademais, a Instrução Normativa IBAMA N°26 trouxe algumas alterações na Instrução Normativa Ibama Nº 184, de 17-07-2008 que estabelece os procedimentos para o Licenciamento Ambiental Federal, nos seguintes artigos: 2º, 3º, 7º. 9º, 17, 26, 27, 31, 32, 35, 43, 45 e 46.

Para mais esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Instrução Normativa por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site Future Legis

Ana Gabrielle Silva e Souza

Setor Jurídico Verde Ghaia

Alteração de Norma na Legislação Metrológica

 

O INMETRO – INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA, QUALIDADE E TECNOLOGIA publicou a Portaria INMETRO Nº 490, de 28-11-2019, no Diário Oficial da União do dia 09-12-2019, a qual traz alterações na Portaria Inmetro Nº 201, de 02-12-2004, bem como na Portaria INMETRO Nº 309, de 06-07-2016.

Legislação Metrológica: INMETRO publica aperfeiçoamento das condições mínimas dos cronotacógrafos.

Dentre as alterações trazidas pela norma, tem-se a modificação das verificações periódicas, previstas no item 8.3.1, no que tange ao que será inspecionado nessas verificações, permanecendo a periodicidade de 02 anos. Com esta nova redação neste item, a antiga alteração trazida pelo art. 4º da Portaria INMETRO Nº 309, de 06-07-2016 foi substituída e, consequentemente, revogada.

Outra alteração que merece destaque, é a que recaiu no item 8.3.1.1, que com a nova redação, determina, como atividades acessórias para subsidio de verificação, a realização de inspeção geral (para constatação de permanência das características da verificação inicial), do estado de conservação do instrumento, verificação da existência e do estado das marcas de selagem, nos casos de ensaios de Teste dos tempos (direção, parada, etc.) e de Erros de indicação, registro e divergência.

Para mais esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Portaria por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do site Future Legis.

Bruna Marques da Costa / Departamento Jurídico


Nova Redação da Norma Regulamentadora / NR-20

 

Foi publicado no Diário Oficial da União do dia 10/12/2019 a Portaria ME nº 1.360, de 09-12-2019, que aprova a nova redação da Norma Regulamentadora nº 20 – Segurança e Saúde no Trabalho com Inflamáveis e Combustíveis, bem como altera o Anexo II da Norma Regulamentadora nº 28 – Fiscalização e Penalidades e de outras providências.

De acordo com a Portaria SIT nº 787, de 27-11-2018 que dispõe sobre as regras de aplicação, interpretação e estruturação das Normas Regulamentadoras a NR-20 e seus anexos serão interpretados conforme o disposto na tabela abaixo:

A Portaria ME nº 1.360, de 09-12-2019 suprimiu os seguintes itens:

  • 20.18 Desativação da Instalação;
  • Anexo III – Diretrizes e requisitos mínimos para utilização da modalidade de ensino a distância e semipresencial para as capacitações previstas na NR 20 – Segurança e Saúde no Trabalho com Inflamáveis e Combustíveis.

A classe III, quanto à atividade, foi alterada retirando as unidades de fabricação de álcool, aplicando-se apenas às usinas de fabricação de etanol.

Em relação ao Projeto da Instalação segue principais alterações:

  1. Revogado item “d” fluxograma de processo;
  2. Revogado item “h” medidas intrínsecas de segurança identificadas na análise de riscos do projeto;
  3. A especificação técnica dos equipamentos, máquinas e acessórios críticos em termos de segurança e saúde no trabalho devem ser estabelecidos conforme projeto, e não mais conforme análise de riscos.

Norma Regulamentadora / NR-20

O Projeto das instalações classes I, II e III devem constar, no mínimo, e em língua portuguesa:

  • descrição das instalações e seus respectivos processos através do manual de operações;
  • planta geral de locação das instalações;
  • características e informações de segurança, saúde e meio ambiente relativas aos inflamáveis e líquidos combustíveis, constantes nas fichas com dados de segurança de produtos químicos, de matérias primas, materiais de consumo e produtos acabados;
  • especificação técnica dos equipamentos, máquinas e acessórios críticos em termos de segurança e saúde no trabalho, estabelecidos conforme projeto;
  • plantas, desenhos e especificações técnicas dos sistemas de segurança da instalação;
  • identificação das áreas classificadas da instalação, para efeito de especificação dos equipamentos e instalações elétricas.

Os Prontuários das instalações classe I, II e III devem conter um índice e podem estar separados, desde que seja mencionado no índice a localização destes na empresa e o respectivo responsável, podendo ser mantidos em sistemas informatizados. Ressalta-se que, o Prontuário não precisa constar os Procedimentos Operacionais, certificados de capacitação dos trabalhadores e análise de acidentes.

As análises de riscos das instalações classe II e III devem ser coordenadas por profissional habilitado, com proficiência no assunto. Fica excluído a obrigatoriedade de revisar as análises de riscos de acordo com a periodicidade estabelecida para as renovações da licença de operação da instalação.

O plano de inspeção e manutenção deve contemplar as tubulações de água utilizadas para combate a incêndio.

Informamos ainda que, o tipo de capacitação exigida está condicionada à atividade desempenhada pelo trabalhador, à classe da instalação e ao fato do trabalhador adentrar, ou não, na área e manter, ou não, contato direto com o processo ou processamento. Estes critérios encontram-se resumidos na Tabela 1 do Anexo I.

Critérios da Tabela 1 do Anexo I

Conforme os critérios da Tabela 1 do Anexo I, a NR-20 exige os seguintes os tipos de capacitação:

a) Curso de Iniciação sobre Inflamáveis e Combustíveis; (novo)

b) Curso Básico;

c) Curso Intermediário;

d) Curso Avançado I;

e) Curso Avançado II;

f) Curso Específico. (novo)

Os tanques de líquidos inflamáveis somente poderão ser instalados no interior dos edifícios sob a forma de tanque enterrado e destinados somente a óleo diesel e biodiesel, respeitam-se o máximo de até 5.000 (cinco mil) litros por tanque e por recinto, bem como o limite de 10.000 (dez mil) litros por edifício, sendo este limite aplicável a cada edifício, independentemente da existência de interligação entre edifícios por meio de garagens, passarelas, túneis, entre outros.

Por fim, o Plano de Prevenção e Controle de Vazamentos, Derramamentos, Incêndios, Explosões e Emissões Fugitivas e o Plano de Resposta a Emergências da Instalação podem ser constituídos em um mesmo documento.

Para mais esclarecimentos, acesse a íntegra do texto desta Portaria por meio do módulo LIRA do Sistema SOGI ou através do Site Future Legis.

Caroline Dias / Departamento Jurídico.

Criando um Plano de Ação para avaliar eficácia do Sistema de gestão

 

Realizar um Plano de Ação para avaliar a eficácia do sistema de gestão é importante para o sucesso da organização.

Mas, antes, vamos definir o termo. Plano de ação pode ser considerado como um projeto, no qual serão consolidadas as informações sobre o objetivo desejado pela organização. Neste Plano, no entanto, deve ter incluso todas as atividades e recursos necessários para torná-lo realidade. Através de um Plano de Ação é possível realizar um planejamento adequado de todas as decisões tomadas, antes mesmo de colocar em prática.

Plano de Ação: avaliando a eficácia do SG

Compreendendo bem a definição do termo ‘Planos de Ação’, é possível separar as etapas de elaboração à execução, permitindo, obter todas as atividades necessárias (detalhadamente), para atingir um objetivo maior.

É primordial que a organização dedique tempo suficiente para que seja possível realizar um planejamento mais adequado às estratégias da organização, e para que também seja possível acompanhar e revisar os planos de ação sempre que necessário.

Para desenvolver um Plano de Ação adequado, é comum o uso de algumas metodologias, muitos gestores optam pelo sistema 5W2H, que permite organizar e colocar em prática o Plano de Ação, que tem como definição mínima:

O QUE fazer? / WHAT?

QUEM fará? / WHO?

QUANDO será feito? / WHEN?

ONDE será feito? / WHERE?

PORQUE será feito? / WHY?

COMO será feito? / HOW?

RECURSOS necessários? / HOW MUCH?

Critérios para Avaliação da Eficácia do Plano de Ação

Definindo o termo ‘Eficácia’, pode-se compreender como uma extensão que na qual as atividades planejadas são realizadas e para que os resultados sejam alcançados.

A partir da conclusão das ações propostas para solução do problema/não conformidade é necessário que se verifique a eficácia da sua implementação, ou seja, se os objetivos foram efetivamente atingidos, conforme o planejado.

É recomendado que o responsável, ou seja, quem identificou o problema/não conformidade, estudo das de causas e definição dos planos de ação, esteja também envolvido na avaliação da eficácia de forma a garantir que os resultados aferidos sejam correspondentes e coerentes.

Os resultados esperados das ações corretivas devem ser definidos e registrados de forma que se possa, ao final do processo, compará-los com o resultado efetivamente obtido e, se for o caso, promover os ajustes necessários. Adicionalmente, deve-se especificar:

  • Forma de verificação se tais resultados foram alcançados;
  • Prazo para avaliação dos resultados;
  • Responsável para a avaliação dos resultados.

É importante estabelecer prazos compatíveis com a complexidade das ações de forma que sejam disponibilizados os recursos adequados e que se tenha tempo para avaliar de forma efetiva a eficácia de uma ação.

A avaliação da eficácia, quando realizada em momento muito próximo da implementação, a ação pode indicar uma falsa situação de conformidade ou solução do problema. Em alguns cenários/processos é necessário tempo adequado de maturidade para que se possa avaliar a aderência das ações preventivas ou corretivas propostas, bem como a sua efetividade.

Após o prazo: avalie a eficácia

Transcorrido o prazo para avaliação da eficácia, a pessoal responsável deve:

  • Coletar as informações necessárias para verificar se os resultados esperados foram alcançados;
  • Avaliar e registrar se os resultados esperados foram alcançados.

Caso os resultados esperados tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da eficácia, juntando evidências para comprovação, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação concluídos, listas de presença de treinamentos, etc.

Convém divulgar as ações eficazes (resultados obtidos) para toda a organização de forma que outros processos possam ter conhecimento da evolução e melhoria implementada, integrando, onde aplicável, novos procedimentos, práticas e definições.

No entanto, caso os resultados esperados não tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da ineficácia, juntando evidências do fato, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação não concluídos, etc.

Neste caso será iniciado um novo ciclo de tratamento de não conformidade, fazendo referência ao registro de anterior encerrado – NÃO EFICAZ.

Ferramentas para Melhoria do Sistema de Gestão

Devemos considerar que o monitoramento contínuo dos processos é salutar e a eventual identificação de não conformidades reais e potenciais (riscos) é uma das fontes para a promoção de melhoria contínua de qualquer processo. Portanto é importante que as organizações que pretendam adotar programas para alavancar melhorias adotem ferramentas apropriadas a este propósito.

Existem diversas ferramentas de melhoria contínua e para um maior aprofundamento nos estudos recomenda-se conhecê-las e identificar qual a mais adequada para aplicação em diferentes cenários e organizações.

Conheça algumas Ferramentas, além do 5W2H:

  • PDCA
  • Brainstorming
  • Diagrama de Pareto
  • É – Não É
  • Fluxograma
  • 5 Porquês
  • Folhas de Coleta de Dados
  • Cartas de Controle
  • GUT –  Grav. / Urg. / Tend.
  • Dispositivos à Prova de Erros – POKAYOKE

Ciclo PDCA

Se observarmos todas as etapas para o tratamento de não conformidades que acabamos de estudar, veremos que uma das ferramentas presentes é o P-D-C-A. É um método iterativo de gestão em quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. 

MÉTODO PARA MELHORIA

Outras ferramentas de melhoria contínua podem ser úteis, dependendo da organização, cenário ou etapa de implementação que se objetiva atingir. Vale a pena estudar de forma mais aprofundada cada uma das ferramentas para melhor compreensão e aplicação.


Redação de Não Conformidade: simples e objetiva

 

A redação/registro de uma não conformidade precisa ser adequadamente realizada de forma que as partes envolvidas possam compreendê-la e atuar de forma adequada nos passos subsequentes de estudo da causa raiz e ações corretivas.

Redação: identificação de Não Conformidade

Após a identificação da sua Não Conformidade, é preciso saber como irá identificá-la. É válido ressaltar que uma potencial não conformidade não pode ser uma suposição ou mesmo uma observação.

Sendo a não conformidade um fato, é importante relacioná-la ao requisitos da norma para confirmar o não atendimento. A Não Conformidade pode ser identificada de 03 formas:

  • Não conformidade de produto
  • Não conformidade de processo
  • Não conformidade de sistema de Gestão

Dicas de Redação

Uma não conformidade mal escrita pode direcionar quem lê a uma interpretação errônea do problema identificado, fazendo com que todos os esforços envolvidos, para o foco equivocado, não resolvam a situação/desvio. Para evitar tal confusão durante a redação é importante observar se há dados relevantes que devem fazer parte da mesma. Por exemplo:

1. Defina claramente a Não Conformidade

Ao redigir uma Não Conformidade deve-se enunciar o fato constatado de forma clara, concisa e compreensível. Por isso, é importante que você faça um esboço contendo o que é o problema, qual resultado indesejado foi identificado, por que uma área não atende aos requisitos.

Entenda que o problema precisa ser descrito, por isso, ilustre bem a NC, explicando o tipo de ocorrência e a quantidade, assim como, o período da ocorrência e as pessoas envolvidas.

2. Apresente Evidências objetivas

Ao apresentar as evidências Objetivas, exemplifique a situação, listando com exemplos específicos, fatos verificados, de modo que quem for ler consiga visualizar o problema. Lembre-se sempre que o leitor precisa materializar o problema relatado, isto é, entender a “prova do crime”.

Se for preciso e tiver como disponibilizar acesso, dê evidências, tais como fatos, dados, documentos, informações, fotos. Esses materiais geram veracidade à informação e muita vezes facilita a ‘materialização” do ocorrido.

Obs.: Quando faltar evidência objetiva, ela mesma, será considerada a não conformidade.

3. Busque fazer Referências

Quando se diz, buscar a referência, significa identificar qual foi a regra contrariada ou não atendida que gerou o resultado inadequado/indevido. Portanto, após identificar a referência encontrada como válida, desenvolva um breve relato sobre o requisito (item normativo / documentação da organização/requisito legal);

Dica importante

Investigue bem as causas, aplicando métodos conhecidos que possam te auxiliar na identificação e solução de problema. Estabeleça ações de correção que possam atuar direto na causa raiz, para que a Não conformidade ocorra novamente.

4. Seja o leitor e não o redator

É importante que quem for escrever a redação de não conformidade, se veja como o leitor, ou seja, aquele que está omisso à situação e que só entenderá o ocorrido a partir dos dados da redação.

Os fatos serão interpretados com base nas informações fornecidas, por esse motivo, o redator deve deixar todas as informações bem claras, sem causar no outro que irá ler, dúvida, ambiguidade ou dificuldade de compreensão.

Resumindo, sua redação de NC precisa basicamente de 03 partes, como se fosse aquela famosa aula de redação “introdução; desenvolvimento; conclusão”. No caso da Redação NC seria: Descrição da NC; Evidência para sustentar a Descrição; Resquisitos para confirmar a aplicabilidade da NC.

5. Linguagem Clara e objetiva

É a parte que muitos pecam. Lembre-se que escrita e oralidade são bem diferentes, visto que uma conversa ocorre entre 02 ou mais pessoas, e se há alguma dúvida, a pessoa pergunta na hora e esclarece o mal entendido. Contrária a essa situação é a escrita, pois o ato de escrever é uma ação solitária e que pode causar confusão e conflitos de ideia.

Portanto, para escrever siga algumas regras básicas, como, por exemplo, usar frases curtas; sequência de fatos em ordem linear de acontecimento; use a regra clássica de sujeito, verbo e predicado.

Uma boa redação precisa ter ideia lineares (começo, meio e fim), pontuação correta e concordância adequada. Para evitar problemas, ao final da sua redação peça alguém para ler e te explicar o que entendeu. Assim, você saberá se há algum erro que possa ser corrigido.

6. Evite usar

Tenha cuidado para não ser redundante, evite gírias, sentido figurado, expressões idiomáticas e expressões com “acho que”, “seria bom”, “Ouvi dizer que”, “na minha opinião”. As gírias são temporais, ou seja, elas mudam de tempos em tempos, e por isso, elas podem perder sentido de um ano para outro.

Lembre-se que você está fazendo um relato de caso e não relatando um caso que você interpretou. Seja imparcial a situação.

7. Use na sua redação

Não tenha receio de usar expressões e palavras na sua redação que mantenham a impessoalidade, por exemplo, “convém a organização”; “sugere-se”; “pode ser confirmado através”.

8. Verifique a eficácia

É importante verificar as ações corretivas adotadas pela gestão responsável, para que assim, seja possível analisar se os resultados ocorreram conforme planejado. E não se esqueça de solicitar a Análise Crítica pela Alta direção.

Como reparar os efeitos causados pela Não Conformidade?

Existem situações em que a organização necessita, antes de mais nada, reparar de forma imediata os efeitos causados por uma não conformidade. Às ações tomadas neste sentido damos o nome de bloqueio ou contenção e correção.

O BLOQUEIO OU CONTENÇÃO é a ação contingencial e paliativa tomada sobre o EFEITO – produto ou situação não conforme – para evitar que o problema se agrave ou se propague pelo processo ou atinja o cliente, outros colaboradores ou o meio ambiente.

As ações de bloqueio ou contenção

As ações de bloqueio ou contenção ou não são definitivas. A CORREÇÃO também age no efeito buscando eliminar o desvio ou problema. Este tipo de ação visa eliminar uma não conformidade identificada – o PROBLEMA (efeito indesejado), de modo a recuperar as condições originais do processo.

A ação de correção é DEFINITIVA. No entanto é muito importante que se avalie também a EXTENSÃO da não conformidade, ou seja, deve-se averiguar se a mesma situação de desvio não ocorre em outros locais, etapas do processo ou clientes, de forma que se possa tomar ações abrangentes que resolvam os problemas em todos os locais onde estes se apresentem.

Como realizar a identificação de Causas?

Seja para tratar não conformidades REAIS ou PONTENCIAIS, o estudo das causas é uma etapa crucial para definir de forma assertiva as ações que irão realmente eliminar ou prevenir ocorrências indesejadas – problemas.

Mas o que é uma causa? CAUSAS: são todos os motivos que nos levam a ter um problema. Nem todas as causas são relevantes ou impactam de forma direta o problema / não conformidade. Por esta razão, ressalva-se que ao identificar as causas de uma não conformidade sejam utilizadas ferramentas apropriadas, de forma que o processo de identificação da CAUSA RAIZ ou FUNDAMENTAIS seja facilitado.

Ferramentas para a Identificação das Causas

Existem diversas ferramentas que podem auxiliar no estudo dos problemas e identificação de suas causas fundamentais. Iremos restringir o estudo a duas ferramentas mais comuns e amplamente utilizadas:

  • Árvore dos porquês
  • Diagrama de Ishikaua – Espinha de Peixe

Árvore dos Porquês

O objetivo desta ferramenta é realizar a análise partindo da analogia com uma árvore, que se possa analisar de forma prática e ramificada um determinado problema.

Imaginando que o problema está na copa da árvore, deve-se listar todas as causas possíveis para o problema, realizando a subdivisão destas para um estudo mais minucioso, como se fossem os galhos da árvore e ir literalmente descendo até a raiz.

Em geral as causas de um problema não são tão óbvias e visíveis, assim como as raízes de uma árvore. E se você quer eliminar uma árvore você tem que “cortá-la pela raiz”.

É um método que permite a identificação de causas especiais que provocaram problemas. É de fácil aplicação. Permite rápida determinação das causas da maioria das falhas que ocorrem.

Ações Corretivas e Preventivas

Diferentemente das ações de bloqueio e contenção que agem sobre o efeito, as ações corretivas e preventivas atuam nas CAUSAS dos problemas. As ações para tratamento das não conformidades podem ser corretivas, quando o objetivo é eliminar a causa para evitar REPETIÇÃO do desvio, ou preventivas, quando o que se deseja é eliminar a causa para evitar POTENCIAL desvio ou ocorrência.

Nota: O conceito de ação preventiva agora é expresso por meio do uso de mentalidade de risco na formulação de requisitos de sistema de gestão da qualidade e ambiental, conforme ISO 9001 e 14001 – edição 2015.

Com as causas devidamente identificadas, faz-se necessário iniciar a proposição de ações preventivas e corretivas, conforme o caso, para resolução do problema.

Existem muitas ferramentas úteis para auxílio na definição e controle de ações corretivas e preventivas e propomos o estudo de uma das mais consagradas.


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