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Por que monitorar as Não Conformidades?


 

Monitorar as não conformidades de um sistema de gestão é tão importante quanto tratá-las. Mas, antes de tudo, tenha claro, quais são as etapas que compõem o processo de tratamento de não conformidades.

Confira as etapas importantes que compõem o processo:

  • Identificação, Descrição e Registro;
  • Ações de Contenção;
  • Avaliação da Extensão;
  • Correção;
  • Identificação de Causas;
  • Ações Corretivas e Preventivas,
  • Avaliação da Eficácia.

Esse tema, sobre Tratamento de Não Conformidades, já foi abordado em outros artigos no blog, vale a pena conferir!

Identificação, Descrição e Registro

A adequada identificação, descrição e registro de uma não conformidade é primordial para o desencadeamento das ações subsequentes. Caso uma não conforme seja erroneamente identificada ou descrita, certamente as suas causas, ações corretivas e ou preventivas serão comprometidas e certamente ineficazes.

Para a adequada identificação de uma não conformidade a organização necessita primeiramente conhecer os requisitos que se aplicam a um determinado processo, para realizar o adequado monitoramento dos parâmetros que o influenciam.

Monitorar as Não Conformidades?

A organização deve monitorar e medir seus processos para decidir corretamente as suas tomadas de decisão. Afinal de contas, não há gerenciamento sem decisão.

Não é possível conhecer aquilo que não se mede. Então se a organização não conhece seus próprios processos podemos dizer que ela não tem controle sobre seu gerenciamento. Logo, isso significa que, não se controla, o que não se gerencia. Resumindo:

  • SE NÃO MEÇO, NÃO CONHEÇO…
  • SE NÃO CONHEÇO, NÃO CONTROLO…
  • SE NÃO CONTROLO, NÃO GERENCIO!!!

É um grande risco quando uma organização não realiza ações de controle e gestão dos seus processos. Tais ações são primordiais para garantir que os recursos empregados serão revertidos em lucros para a organização.

CONTROLE: É o conjunto de ações tomadas a fim de assegurar que os resultados planejados sejam atingidos.

GESTÃO: É o ato de administrar, de gerir. Tomada de decisão com base em dados.

Uma pergunta muito frequente é exatamente o que é importe monitorar ou medir. Na verdade, não existe uma fórmula ideal, pois isso depende das características de cada processo e do desempenho que se pretende atingir.

Parâmetros de Monitoramento

Como exemplo, podemos citar alguns parâmetros importantes para se monitorar:

  • Satisfação de clientes
  • Número de incidentes de SST
  • Parâmetros relacionados a aspectos ambientais significativos
  • Conformidade com requisitos legais
  • Alcance de objetivos e metas
  • Parâmetros relevantes dos processos

Princípio Básico da Gestão

Ao se analisar os dados obtidos da medição e monitoramento de um determinado processo e compará-los com os parâmetros estabelecidos, é necessário que se tenha o devido cuidado para identificar tendências de desvios ou não conformidades. Para tanto é primordial que quem realiza esta análise tenha o adequado conhecimento do processo, os requisitos e parâmetros aplicáveis ao mesmo.

Inicialmente, um princípio básico de gestão a se considerar é focalizar nossa atenção nos POUCOS EVENTOS VITAIS evitando os MUITOS EVENTOS TRIVIAIS, de forma que se possa atacar aquilo que realmente impacta de forma mais significante no desempenho.

Detectando a Não Conformidade

A observação do comportamento dos processos, através da realização de rotinas de verificação periódicas como, monitoramentos, auditorias, inspeções, análises críticas e etc, podem ser fontes para identificação de não conformidades.

Como detectar e monitorar as não Conformidades?

As não conformidades são detectáveis através dos seguintes meios:

  • Desvios dos controles operacionais implantados.
  • Monitoramento de objetivos, metas e programas de gestão.
  • Avaliação de eficácia de ações para aquisição de competências.
  • Avaliação da satisfação de clientes;
  • Constatação de incidentes do trabalho;
  • Constatação de acidentes ambientais, como vazamentos, descarte indevido de resíduos contaminados, etc.
  • Comunicação de partes interessadas, incluindo reclamações, solicitações e sugestões.
  • Avaliação dos simulados de atendimento a emergências.
  • Monitoramento da conformidade legal.
  • Monitoramento e medição dos processos.
  • Monitoramento e medição de produtos/serviços.
  • Auditorias do Sistema de Gestão Ambiental, da Qualidade ou de Saúde e Segurança.
  • Análise Crítica pela Direção

Esta lista não é restritiva e outros eventos diversos podem ser fontes para proposta de ações preventivas e corretivas como forma de alavancar melhorias.

Exemplos de Não Conformidades

  • Completo desconhecimento da política ou dos objetivos da organização;
  • Situações ou procedimentos que não garantam a qualidade e segurança dos produtos;
  • Descumprimento de requisitos legais (leis, decretos, portarias).

Quer saber mais sobre tratamento de não conformidades? Conheça o Módulo TNC do SOGI!


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