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Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria


 
Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria
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1.Quais os motivos que levam as organizações a buscarem a certificação ISO

Todas as organizações deveriam buscar se desenvolver com foco em soluções para a gestão legal, direcionando suas energias para as áreas de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e mudanças climáticas.

Desse modo, seus produtos e serviços contariam com um sistema de gestão (de acordo com as normas internacionais), contribuindo na melhoria contínua de seus processos. Além disso, com contratações periódicas de auditoria, bem como o monitoramento da legislação aplicável ao seu negócio as organizações poderiam seguir de forma tranquila através do princípio da Prevenção.

Conquistar a certificação ou a certificação integrada nas normais internacionais – ISO14001 (meio ambiente), ISO9001 (qualidade), SA8000 (responsabilidade social) e ISO 45001 (saúde e segurança no trabalho) é uma forma do mercado enxergar a conduta e o comprometimento com o Desenvolvimento sustentável de qualquer organização.

2. Quais benefícios e contribuições a certificação pode trazer para a Organização?

a. Padronização e melhor gestão dos processos e atividades da empresa;

b. Gerenciamento das obrigações legais da empresa, com acompanhamento constante do índice de atendimento das legislações e requisitos legais aplicáveis ao negócio;

c. Conhecimento e gerenciamento dos aspectos e impactos ambientais da empresa, bem como dos perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho;

d. Gerenciamento da satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços;

e. Gerenciamento da satisfação dos colaboradores em relação à empresa, ambiente de trabalho e políticas de gestão de pessoas;

f. Gerenciamento das não conformidades da empresa e definição de planos para ações corretivas e preventivas;

g. Avaliação constante das possibilidades de melhorias nos processos, atividades, produtos, serviços e relacionamento com as partes interessadas;

h. Evolução da certificação para um programa de sustentabilidade focado no desenvolvimento econômico, social e ambiental da empresa.

3. Qual(is) a(s) principal(is) dificuldade(s) que as organizações têm para manter o Sistema de Gestão funcionando perfeitamente? E por que?

a.Controlar os aspectos ambientais;

b. Conscientizar os funcionários;

c. Despesas financeiras;

d. Auditoria.

4. Qual o grau de importância da auditoria ambiental para a manutenção do Sistema de Gestão Ambiental de uma organização?

As auditorias possibilitam a avaliação da efetividade do sistema de gestão da empresa, por meio da identificação dos pontos que precisam ser aprimorados, possibilitando, no entanto, a melhoria contínua da empresa em todos os aspectos.

5. De quanto em quanto tempo as Organizações deveriam realizar a auditoria interna nas suas organizações?

É recomendado que as auditorias internas sejam realizadas pelo menos, anualmente.

6. Existem ferramentas eficientes para realizar Auditorias Internas?

Dessa forma, no processo de auditoria interna a ferramenta é utilizada como forma de evidenciar os itens descritos acima, por exemplo. Além disso, a ferramenta SOGI também é utilizada para o registro da auditoria de conformidade legal e para o registro e tratamento de todas as não conformidades que possam ser encontradas durante o processo de auditoria.

Muitas empresas nacionais e internacionais utilizam o SOGI – sistema online de gestão. Essa ferramenta contribui imensamente na gestão das legislações aplicáveis, gerenciamento de aspectos e impactos ambientais, gerenciamento de perigos e riscos, tratamento de não conformidades e auditoria de conformidade legal.

7. Como a auditoria ambiental pode auxiliar as organizações a melhorarem o seu desempenho ambiental, por exemplo?

Quando se tem um sistema de gestão integrado, todas as auditorias serão realizadas de forma integrada, ou seja, faz-se a auditoria de todo o SG da organização, seja de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social e qualidade.

Assim, as organizações conseguem avaliar como está todo o desempenho do seu sistema de gestão, identificando os pontos fracos e fortes, bem como identificando as necessidades de melhoria.

De forma geral, as auditorias contribuem para o processo de melhoria contínua da empresa, pois é complexo que o próprio colaborador consiga enxergar possibilidades de desenvolvimento em todos os aspectos possíveis.

8. Como os colaboradores enxergam um auditor?

Como todo processo de avaliação, obviamente, às vezes a auditoria pode gerar um pouco de ansiedade, especialmente para aqueles colaboradores que atuam em áreas mais administrativas e não convivem muito com esse ambiente.

No entanto, de forma geral, o processo é bem tranquilo, quando o auditor possui premissas profissionais. Há um tempo, a Verde Ghaia produziu um texto abordando a importância de se escolher bem um auditor interno e um outro post sobre premissas básicas de um auditor.

Afinal, estamos falando de empresas que implementaram um sistema de Gestão visando à certificação, e isto de certa forma, contribui para que os colaboradores tenham mais familiaridade com os processos de uma auditoria e com auditores.

9. Nas auditorias realizadas nas organizações, existe algum requisito da Norma ISO 14001 que apresenta quantitativo maior de não-conformidade?

De forma geral, o sistema de gestão ambiental vai variar de ramo de atividade, de tipo de empreendimento. Há, por exemplo, escritórios que não têm mapeados aspectos e impactos ambientais tão relevantes.

Mas, de um modo geral, há um ponto de melhoria para todos os tipos de empreendimento, inclusive escritórios, que é o Tratamento das Não conformidades. É preciso que haja mais conscientização dos colaboradores para as metodologias a serem utilizadas para tratar não conformidades.

10. A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA? A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA?

A auditoria é um processo muito importante para o sistema de gestão, pois permite avaliar o desempenho, identificar dificuldades e pontos de melhorias.

O problema para as organizações é que as auditorias podem ter o custo elevado para deslocamento e permanência do auditor, principalmente quando a auditoria é integrada, pois exigem dois a três auditores na empresa, por três a quatro dias.

E isso inclui custos de logística, impactando muito para as organizações, mesmo que sejam pequenos os processos produtivos da empresa para atendimento dos auditores.

11. Quais são os procedimentos para as não-conformidades identificadas na auditoria interna?

Todas as não conformidades são registradas no módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades no sistema SOGI. A ferramenta nos permite registrar a origem da não conformidade, fazer a análise de causa (árvore dos porquês), definir ações corretivas e preventivas, definir planos de ação, analisar e avaliar os resultados obtidos.

12. auditoria é capaz de melhorar a imagem da organização frente aos seus stakeholders? Como?

Na verdade, acreditamos que não só a auditoria, mas, especialmente, a certificação traz para a empresa mais credibilidade em sua área de atuação e melhorias significativas nos seus processos internos e na relação com os seus públicos (interno e externo).

No entanto, a certificação ainda precisa ser vista como ponto de partida para se alcançar efetivamente, o desenvolvimento econômico, ambiental e social.

Muitas organizações, clientes da Verde Ghaia, adotaram o Programa de Sustentabilidade, ideia criada pelo grupo cuja premissa é a de criar um ambiente colaborativo, solidário, consciente e que estimule o desenvolvimento e a produtividade.

Para isso, esse programa é desenvolvido por colaboradores voluntários da empresa, tendo como apoiadores as áreas de Gestão de Pessoas, Comunicação e Diretoria Técnica.

O programa tem como base os pilares ambiental, social e econômico/qualidade, sendo norteado pelas normas internacionais ISO90001 – qualidade; ISO14001 – meio ambiente; SA8000, NBR 16001 e ISO260001 – Responsabilidade Social; OHSAS 18001 – Saúde e Segurança no Trabalho; ISO 14064 – Mudanças Climáticas.

O Programa ainda tem como referência as perspectivas de saúde e qualidade de vida, conforme descrição da Organização Mundial de Saúde:

  • Aspecto intelectual – Relacionado ao conhecimento, inovação, perspectiva de desenvolvimento e crescimento, aprendizado, educação,
  • Aspecto emocional – Relacionado à credibilidade, confiança, satisfação, auto estima, reconhecimento, feedback e suporte emocional,
  • Aspecto social – Relacionado às convivências e afinidades, crenças e valores, suporte social,
  • Aspecto físico – Relacionado à saúde, bem-estar físico e biológico, remuneração justa, dignidade.

Voluntariamente foram definidos “tutores” para cada um dos pilares, que ficam responsáveis por captar ideias, sugestões e desenvolver e avaliar programas, campanhas e ações pontuais.

Com a implantação desse Programa, apareceram resultados significativos nas organizações, tudo alinhado com os objetivos e metas da empresa:

13. Melhorias internas em um Cliente

Campanha de Redução de Água e Energia promovendo conscientização e estimulando colaboradores na redução de consumo de água e energia. Para isso, fez-se, por um ano, o acompanhamento mensal de consumo, bem como o levantamento das reduções alcançadas. Estas por sua vez, foram revertidas em ganhos financeiros.

Ao final do ano, os ganhos financeiros foram convertidos em dois projetos: implantação do minhocário doméstico e de um coletor de água de chuvas na empresa. O coletor tem o objetivo de manter a redução do consumo e promover o reaproveitamento da água captada para lavar pisos, irrigar plantas e para uso da descarga sanitária. Já o minhocário visa a redução e a geração de resíduos orgânicas. Para isso, ele funciona como um sistema de reciclagem dos resíduos orgânicos, onde minhocas e microrganismos transformam restos de alimentos em adubo de excelente qualidade. É um sistema prático, compacto, higiênico e de fácil manuseio que não produz mal cheiro nem atrai insetos e animais indesejados.

14. A auditoria produz informações consistentes em relação ao desempenho da Gestão? De que forma isso beneficia a empresa?

Sim, a auditoria sempre proporciona para a empresa a possibilidade de enxergar o que pode ser melhorado e de monitorar ações corretivas e preventivas. De certo modo, faz com que a empresa saia da “zona de conforto” e permita que um olhar externo mostre oportunidades de melhoria.

15. De um modo geral, como a auditoria interna ocorre nas organizações?

A auditoria interna é conduzida por consultores (com certificação como auditores líderes), utilizando a ferramenta SOGI para a conferência das evidências de atendimento aos requisitos da norma – obrigações legais, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho, tratamento das não conformidades – análise documental, entrevista nos setores, entre outros.

Após a emissão do relatório e realizada uma reunião para apresentação dos resultados; as não conformidades são registradas no módulo TNC do sistema SOGI, para análise e acompanhamento.

16. Como as organizações podem se prepara para uma auditoria?

As organizações devem buscar por processos bem estruturados para manutenção do sistema de gestão e para se comunicar com os colaboradores, buscando sempre conscientizá-los e capacitá-los sobre procedimentos, instruções de trabalho e indicadores do sistema de gestão.

Dessa forma, a empresa deve realizar:

  • Mensalmente reuniões com os Representantes do Sistema de Gestão, que são colaboradores designados para representar os setores nos assuntos do SGI, com o Representante dos Colaboradores e com os membros da CIPA;
  • Mensalmente deve ser realizada a reunião geral, com a participação de todos os colaboradores que estiverem na empresa, momento para realizar o alinhamento de informações da empresa, incluindo status sobre o sistema de gestão, datas de auditorias e reciclagem sobre as normas;
  • Periodicamente, a empresa deve disponibilizar informações sobre as normas e sobre o seu sistema de gestão, através das ferramentas de comunicação: gestão à vista (TVs), e-mail, blog, site, redes sociais;
  • Periodicamente, devem ser realizados treinamentos de integração e reciclagem sobre o seu sistema de gestão (política de SGI, procedimentos e instruções de trabalho) e sobre as normas internacionais ISO14001, ISO9001, OHSAS 18001 e SA8000;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria de conformidade legal;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria interna;
  • Semestralmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica Setorial;
  • Anualmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica.

17. As organizações devem modificar a sua rotina de trabalho por conta da auditoria?

A permanência de auditores na organização, obviamente, acaba por interferir no processo produtivo da empresa. Mas, para minimizar isso, a organização pode solicitar a agenda da auditoria e comunicar os setores com antecedência, para que se programem e se organizem, visando não impactar tanto nas rotinas.


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