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Premissas Básicas e Deveres do Auditor


 
Premissas Básicas e Deveres do Auditor
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O sucesso de uma auditoria está diretamente associado ao comportamento do auditor, portanto, algumas premissas devem ser seguidas:

1.Estar preparado a fundo para executar a auditoria. Tentar prever ao máximo as situações possíveis.

2. Evitar apresentar surpresas ao auditado. Discutir de imediato as não-conformidades encontradas, procurando esclarecer todos os pontos com o auditado durante a auditoria.

3. Buscar objetividade e obter dados reais. Evitar opiniões pessoais e só se basear em fatos concretos que possam ser evidenciados (evidências objetivas).

4. Negociar os limites de interferência e intrusão. Discutir com o auditado a necessidade de quebra de eventuais procedimentos ambientais ou equivalentes.

5. Opinar em bases éticas e de confiança. Não atacar as pessoas, e sim os fatos concretos. Ser claro em suas explicações e não ter medo de falar a verdade.

6. Motivar as pessoas das áreas auditadas para a melhoria. Mostrar ao auditado que a identificação das não-conformidades tem como objetivo propiciar uma melhoria do sistema, e não uma punição.

7. Persuadir, não impor. Mostrar ao auditado os riscos de não-conformidades ao Gerenciamento Ambiental e, portanto, a necessidade de correções no Sistema.

Requisitos de um Auditor

1.Conhecer os objetivos: Qualquer que seja a maneira ou a linguagem adotada para explicar o objetivo, o primeiro passo do auditor ambiental é conhecer o objetivo da organização / Divisão /  Departamento / Seção / Atividade ou Função a ser examinada.

Qualquer que seja a maneira ou a linguagem adotada para explicar o objetivo, o primeiro passo do auditor ambiental é conhecer o objetivo da organização / Divisão /  Departamento / Seção / Atividade ou Função a ser examinada.

Caso os objetivos não forem perfeitamente compreendidos, a auditoria não cumprirá a sua missão. O esforço de saber o que tem a realizar é uma característica marcante do auditor profissional.

2. Conhecer os controles: A organização funciona apoiada em três atividades básicas: Planejamento, Organização e Controle. Para o auditor, o controle tem particular importância, pois é uma atividade que não constitui nenhuma novidade para os profissionais responsáveis pela Gestão Ambiental. Ele deve conhecer muito bem a série de controles existentes na organização.

Para o auditor, o controle compreende todos os meios adotados por uma organização para orientar, restringir, disciplinar e verificar todas as atividades, visando fazer com que os seus objetivos ambientais sejam alcançados. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a, forma da organização, diretrizes e métodos, instruções, padrões, comitês, planos, previsões, orçamentos, cronogramas, relatórios, fichas, roteiros, técnicas e instrumentos.

3. Conhecer os padrões: Em auditoria, a real finalidade das verificações é a avaliação, que exige padrões para julgamento objetivo. Sem os padrões adequados deixa de haver lógica nas tomadas de decisão ou nas providências necessárias. Se não estabelecer padrões (ou não chegar a um acordo) quanto às verificações a serem aplicadas numa auditoria, o auditor acaba tendo grande desperdício de tempo e trabalho.

4. Conhecer o escopo (alcance da auditoria): Significa o total dos itens ou dos assuntos a cujo respeito deve opinar. Este conceito aplica-se a todas as atividades do auditor, quer utilize ou não amostras estatísticas. É preciso compreender que só pode opinar a respeito da população ou da parte que acaba de testar. Não se pode manifestar-se sobre o que não se examinou.

5. Conhecer os fatos: A verdade é uma das coisas mais esquivas do mundo. Para descobri-la, julgá-la e fixá-la precisamos de esforço, conhecimento, experiência e tenacidade. A verdade é difícil de ser provada. Entretanto, o auditor de gerenciamento ambiental precisa tirar conclusões, firmemente apoiado em fatos verdadeiros (evidências objetivas).

Um fato concreto, ou evidência objetiva, é uma ocorrência real ou condição efetiva (algo que, indiscutivelmente, aconteceu), uma realidade absoluta, ao contrário de uma simples suposição ou opinião.

E para dizer inequivocamente “eu verifiquei”, o auditor deve ter certeza de que de fato “verificou”, e que não está somente fazendo uma suposição ou tirando conclusões apressadas. Alegar que ouviu dizer não é suficiente. Ele deve ter poder de afirmar: “Sei porque vi, conferi e verifiquei”.

6. Conhecer os efeitos: A mais séria crítica lançada contra alguns auditores é o seu hábito de colocar em destaque erros mínimos, alinhar discrepâncias insignificantes, para demonstrar que possuem “olhos de águia”.

Tal tendência para atribuir valor a banalidades deve ser evitada. Para isso, ao deparar com um desvio do padrão, o auditor deve perguntar: “Qual é o efeito disso?”. Se for desfavorável, significativo e continuado, sem dúvida ele deve chamar a atenção da pessoa que tem o dever de corrigir o problema e que deve verificar se a correção foi feita.

7.Conhecer as pessoas: O auditor de Gestão e de conformidade legal entra em contato com muita gente – clientes, fornecedores e colegas de trabalho. Ele pode andar em campos estranhos e desconhecidos, muitas vezes enfrentar linguagens novas, gírias incompreensíveis e sistemas e procedimentos envoltos em mistérios.

Por isso, ele precisa compreender os sentimentos dos outros, quando são criticados. Ele deve saber que é natural que os auditados se coloquem na defensiva e que pode conseguir mais resultados se procurar conjugar esforços com os outros visando resolver problemas, do que mostrar um ar de superioridade ou o aspecto severo do descobridor de erros. Deve-se evitar conflitos diretos ou discussões intransigentes de parte a parte durante a auditoria. Se não for evitado, o exame torna-se mais demorado.

Nas relações de trabalho, deve-se praticar a empatia para com os auditados, colocando-se efetivamente no lugar destes. Eles perceberão sua empatia, a apreciarão, e isso facilitará a obtenção das informações necessárias.

8. Saber como se comunicar: A comunicação começa a partir do início da auditoria, e vai até o relatório encaminhado à administração. Durante a auditoria existe comunicação direta com os diversos níveis hierárquicos de uma organização, podendo ser: Gerentes auditados; Gerentes que devem tomar conhecimento dos resultados; Administração,para solucionar problemas; Supervisão, quando efetua as análises para saber (Qual é função? Quem a executa? Como que é executada?); Pessoal de Linha de Produção, quando fazem testes e verificam a importância e as causas das deficiências.

9. Conhecer os métodos modernos: Vivemos num universo que evolui continuamente. A administração moderna sabe que nada fica parado e, caso o auditor não compreenda perfeitamente este conceito, ele será incapaz de acompanhar o ritmo da organização em que trabalha.

Ele deve ter bons conhecimentos de processamento eletrônico de dados e conhecimento de métodos de gerenciamento.

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