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Vantagens e Benefícios de um Sistema de Gestão para o seu negócio


 

Administrar um negócio exige muita dedicação e bastante trabalho. Muitas vezes, podemos pensar que não é nada fácil. Mas, hoje em dia, existem algumas ferramentas que podem auxiliar você no monitoramento do sistema de gestão, permitindo inclusive, expandir a sua empresa e melhorar a qualidade do seu produto. 

Essas ferramentas são necessárias porque não basta apenas a força de vontade do empreendedor para fazer dar certo seu negócio. É importante que haja planejamento, visão integrada e muito conhecimento para gerir as diversas atividades que estruturam a empresa.

Para agilizar e tornar eficiente todo esse processo, o indicado é implementar um sistema de gestão. Utilizando essa ferramenta, você terá uma melhora significativa em todos os setores do seu negócio, além de economizar tempo e dinheiro.

Quer conhecer mais vantagens e benefícios de um sistema de gestão para a sua empresa? Você sabe como implementar seu SG e quais são os melhores indicadores? Então continue a leitura, porque esse artigo vai tratar exatamente sobre esse assunto.

O que é um sistema de gestão?

Se você tem buscado formas de melhorar a organização dos seus dados e informações, assim como a comunicação da sua empresa de modo que seja possível economizar tempo e aumentar a qualidade e quantidade de venda de seus produtos e/ou serviços, um software de sistema de gestão é ideal para você.

O sistema de gestão é um programa desenvolvido para automatizar e informatizar diferentes setores e processos administrativos de uma empresa. Através desse software é possível ter um controle de estoque, controle de finanças, gerenciar documentos, requisitos. Existem ferramentas para monitorar todo tipo de sistema de gestão.

Ao implementar seu sistema, vise um sistema que trate a sua gestão de forma integrada, você estará ampliando a visão geral das suas atividades e facilitando a tomada de decisões ao mesmo tempo em que diminui riscos e prejuízos e planeja estratégias para o crescimento da sua empresa.

Quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão poderá trazer várias vantagens e benefícios para o seu negócio, não só no âmbito administrativo, mas também em outros setores de sua empresa, auxiliando o seu crescimento de uma forma geral. Veja só alguns exemplos:

  • Otimização na utilização do capital de giro: através desse sistema é possível ter um maior controle sobre a gestão de estoque. Conhecendo melhor as operações da empresa a chance de ocorrência de imprevistos e erros diminuem.
  • Aumento do lucro e redução de gastos: com a automatização de diversos processos, os gestores terão mais tempo para se preocupar com o crescimento da empresa, desenvolvendo estratégias e metas.
  • Redução de falhas: ao implementar um sistema de gestão integrada, as chances da ocorrência de falha durante os processos diminuirão significativamente. Além disso, o sistema te ajudará a destacar pontos de melhorias.
  • Padronização dos processos: a padronização de processos da empresa torna o trabalho mais consistente e eficiente, melhorando inclusive a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelo seu negócio.
  • Dados e informações precisas: através do sistema de gestão você terá acesso aos dados reais da sua empresa, desde estoque até mesmo a gestão de clientes. Dessa forma fica mais fácil tomar decisões e entender em que patamar está o seu negócio.
  • Diminuição do retrabalho: uma empresa que não possui um sistema de gestão corre o risco de gerar retrabalho, ou seja, ter duas ou mais pessoas fazendo a mesma tarefa. Isso faz com que sua empresa tenha mais desperdício de tempo e consequentemente de dinheiro.

Agora que ficou claro quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão e a importância da presença dele no negócio? Vamos entender como iniciar a sua implementação.

Como iniciar a implementação de um sistema de gestão?

Para iniciar esse processo é importante que seja feito um levantamento geral dos dados e das informações da empresa. Além de um bom planejamento, é importante criar metas, visualizando onde você deseja chegar e qual deverá ser as ações a serem tomadas para atingir esse objetivo.

É essencial que haja uma estrutura organizada a ser seguida, de modo que a implementação ocorra da maneira mais simples possível. Cada sistema de gestão, de acordo com seu segmento, terá exigências específicas para seguir. Entretanto, existem seis categorias bases na estrutura de um sistema de gestão. São elas:

  • Política de administração;
  • Planejamento estratégico;
  • Implantação e operação;
  • Avaliação do desempenho;
  • Correções e melhorias;
  • Exame crítico.

Quais são os indicadores para avaliar o sistema de gestão?

Para que haja um aprimoramento constante dos fatores que integram a estrutura de um sistema de gestão, corrigindo possíveis erros, é preciso o acompanhar alguns indicadores. Dentre os mais utilizados temos:

  • Indicadores de qualidade – ISO 9001: esse indicador irá monitorar a quantidade de defeitos encontrados em produtos ou equipamentos, a quantidade de matéria-prima e recursos humanos que estão sendo utilizados, assim como o desperdício dos mesmos durante os processos de produção. Você poderá verificar também o número de reclamações recebidas por consumidores de seus produtos finais e o tempo gasto em cada processo.
  • Indicadores de saúde e segurança – ISO 45001: os principais fatores utilizados para medir esses indicadores são acidentes de trabalho, número de atestados médicos, gastos com plano de saúde, número de faltas, horas de treinamento, entre outros.
  • Indicadores de sustentabilidade – ISO 14001: aqui os principais fatores considerados são o consumo de água e energia gasto na produção, quantidade de resíduos gerados, destinação dos resíduos, matéria-prima sustentável ou não, reaproveitamento, etc.

Ferramentas para avaliar o seu Sistema de Gestão

É importante ter em mente que após a implementação de um sistema de gestão é necessário monitorá-lo, para que ele possa ser eficiente e trazer os resultados desejados. Quando você possui um software moderno, como o SOGI – Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, você não precisa se preocupar tanto, uma vez que essa ferramenta é capaz de te ajudar no monitoramento, facilitando a sua gestão.

Algumas das ferramentas geralmente utilizadas para monitorar o sistema de gestão, tanto por softwares como o SOGI, quanto por gestores, a fim de economizar muito tempo e recursos, são:  

  • 5W2H: esta ferramenta trata-se de um checklist de atividades que devem ser realizadas na empresa, fornecendo um mapa de atividades que vai permitir analisar todo o processo, tornando-o muito mais ágil e eficiente. O significado dela é: 5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).
  • PDCA: (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), essa é uma ferramenta que visa a melhoria gradativa dos processos através de cinco passos: planejar, fazer, checar e agir.
  • PMBOK (Project Management Body of Knowledge): este é basicamente um guia com 47 processos de gerenciamento, separados nos grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento.

Qual é o melhor sistema de gestão para seu negócio?

Adotar um sistema de gestão nem sempre pode ser uma tarefa fácil. Lembre-se de que você estará reestruturando toda a sua empresa, e isso requer planejamento e dedicação. Mas, depois de tudo isso feito, você estará pronto para ter todas as vantagens e os benefícios em sua empresa.

Mas como descobrir qual o melhor sistema de gestão para a sua empresa? Cada negócio possui uma necessidade diferente, e para determinar qual o melhor sistema de gestão utilizar, você poderá recorrer ao Outsourcing.

Outsourcing

Outsourcing é um modelo de negócio criado pela Verde Ghaia no qual o cliente contrata os nossos serviços para monitorar o desempenho de sua gestão, através do SOGI. Isso possibilita que os especialistas da Verde Ghaia, utilizem as nossas tecnologias para melhorar o desempenho do seu negócio, de modo terceirizado.

Consultoria Online

Outra forma de conseguir traçar caminhos para melhorias na sua empresa é através da Consultoria Online da Verde Ghaia. Através dessa ferramenta, você será capaz de comprar horas para consultas em sistema de gestão de forma prática e fácil, sem ter que sair da comodidade do seu ambiente de trabalho.

Através da consultoria online você é capaz de realizar o diagnóstico da sua gestão e buscar por melhorias para que o seu negócio possa desenvolver de forma segura, eficiente e sustentável ao longo do tempo.

E então? Vamos descobrir a melhor ferramenta para você começar obter as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão? Fale conosco!


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