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Requisitos Legais: como melhorar o gerenciamento e o desempenho da minha gestão


 

Diante de tantas obrigações legais para gerenciar, muitas organizações sentem-se perdidas em como realizar uma melhor gestão dos requisitos legais aplicáveis à empresa. Um gerenciamento eficaz permite que os colaboradores otimizem tempo, recursos e ainda se tornem mais produtivos no trabalho.

Como gerenciar os requisitos legais? - Pessoas reunidas em uma mesa, dando as mãos de modo a simbolizar o fechando novos negócios

Como gerenciar os requisitos legais?

Na maioria das vezes, as empresas optam em adquirir softwares com interação online com objetivo de controlar os requisitos e obrigações legais aplicáveis a organização. O SOGI permite este monitoramento. E através do módulo LIRA (Lista Interna dos Requisitos Aplicáveis), os usuários tem acesso as atualizações legais, direcionados às suas atividades, aspectos ambientais, perigos e riscos.

Imperioso destacar que o planejamento, treinamento e fluxo de trabalho dedicados no SOGI são tarefas imprescindíveis dos colaboradores cujo intuito é de extrair dados e resultados estratégicos para a conformidade legal da organização. Dessa forma, uma definição de procedimento de trabalho, possibilitará um melhor gerenciamento das informações. Consequentemente, a disseminação do conhecimento para às áreas da empresa e coleta de evidências de atendimento.

As atualizações mensais, normalmente, são comunicadas através de cartas, e-mails, news letter e estão dispostas nos ícones COMUNICADOS e AGENDA. Sugere-se que sejam acessados e validados no início de cada mês. Assim, os colaboradores, atualizam-se das novas obrigações legais e ampliam o conhecimento através da leitura dos informativos. O próximo passo é acessar o ícone PENDÊNCIA. Nessa área é possível gerenciar as atividades e plano de ações que exijam uma atenção mais priorizada do responsável.

Módulo LIRA: gerenciando e melhorando a sua gestão 

Após as atualizações iniciais do sistema, é necessário a utilização de filtros. Eles tem como objetivo o monitoramento eficiente da LIRA, através do filtro das obrigações não avaliadas, do período desejado na LIRA geral. Este filtro permite acessar apenas as obrigações sem evidência. Bem como, ainda possibilita a replicação das mesmas informações para outras unidades que possuam situação semelhante de conformidade ou não.

A partir daí, torna-se recomendável inserir a área de abrangência ou responsável pelo requisito legal. Ou seja, é o momento de gerenciar e buscar os documentos ou evidências de atendimento. Importante ressaltar, que o departamento jurídico da Verde Ghaia define as obrigações como auditáveis, nas quais já é possível estabelecer um documento ou uma situação in loco como evidência de atendimento. Dessa forma, prioriza-se a busca ou delegação pelo responsável, pelas evidências objetivas, das obrigações auditáveis da norma.

LIRA possui várias funcionalidades que visam otimizar o tempo dedicado para inserção das evidências no sistema. A principal dela, recentemente divulgada aos nossos clientes, é o GRUPO DE EVIDÊNCIA.

O nosso ordenamento jurídico brasileiro é repetitivo, ou seja, no âmbito federal, estadual e municipal, muitas vezes, a mesma obrigação se repete. Além disso, temos também o fato de uma evidência objetiva atender a mais de uma obrigação no requisito legal. Portanto, somado as duas situações, o departamento jurídico elaborou um estudo e padronizou as evidências para utilização na funcionalidade GRUPO DE EVIDÊNCIA.

Assim, torna-se possível utilizar a funcionalidade Grupo de Evidência para replicar a mesma evidência, para as obrigações similares aplicáveis à empresa. Para a criação de planos de ações à mesma funcionalidade, possa ser usada para otimização do tempo.

SOGI: Solução para Gestão Integrada para melhorar seu desempenho

SOGI: Solução para Gestão Integrada para melhorar seu desempenho

Por fim, realizado todos os procedimentos acima, basta apenas acessar MINHA PLANILHA LIRA. Para confirmar, portanto, se o seu usuário consta todas as informações em monitoramento. Como forma de controle e divulgação das informações, é recomendado que o gestor do SOGI emita os relatórios e gráficos estatística de atendimentos dos requisitos e obrigações legais. Sendo a sua finalidade de compartilhar os dados com a alta direção da empresa.

Conhecer e gerenciar melhor seus requisitos legais, aplicáveis à sua empresa, pode ser muito fácil do que imagina! Através do LIRA, seu negócio estará protegido, uma vez que seus riscos serão gerenciados. Consequentemente, evitando danos financeiros e danos para a imagem da sua empresa. É uma ferramenta importante para manter tudo organizado e acessível.

Permita-se, gerenciar as exigências dos requisitos aplicáveis à sua empresa e controle os eventos recorrentes. A ferramenta também te envia notificações de prazo e pendências da equipe ou das áreas.

Gerenciar  com o LIRA ficou mais fácil!
Crie requisitos específicos para o seu negócio, gerencie através da LIRA Outros Requisitos, faça o upload e controle seus documento.


Marcela Guaracy / Gerente Jurídica do Grupo Verde Ghaia


1 comentário em “Requisitos Legais: como melhorar o gerenciamento e o desempenho da minha gestão

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