Tudo o que você precisa saber sobre Auditoria de Conformidade Legal
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Avaliação de Requisitos Legais e Auditoria de Conformidade Legal – ACL

 

No artigo de hoje, abordaremos assuntos importantes sobre a gestão do seu negócio que envolve a Auditoria Jurídica / Compliance, Avaliação de Requisitos Legais e Auditoria de Conformidade Legal – ACL.

Avaliação de Requisitos Legais e Auditoria de Conformidade Legal - ACL

Avaliação de Requisitos Legais

A Avaliação de Requisitos Legais está prevista nos respectivos itens 9.1.2 das normas ISO 14001 – Sistemas de gestão ambiental — Requisitos com orientações para uso; e ISO 45001 – Sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional — Requisitos com orientações para uso.

As duas normas observam que a organização deve estabelecer, implementar e manter os processos necessários para avaliar o atendimento de seus requisitos legais e outros requisitos. E ainda, deve determinar a frequência da avaliação do atendimento aos requisitos legais.

Nesse contexto, a Verde Ghaia disponibiliza entre diversos produtos e serviços, a ACL – Auditoria de Conformidade Legal (também conhecida como Auditoria Jurídica), realizada de acordo com a norma ISO 19011 e ISO/IEC 17021, caracterizada como:

processo sistemático e documentado de verificação, executado para obter e avaliar, de forma objetiva, evidências de auditoria para determinar se as atividades, eventos, sistemas de gestão e condições ambientais específicos ou as informações relacionadas a estes estão em conformidade com os critérios de auditoria”.

Auditoria de Conformidade Legal

A ACL – Auditoria de Conformidade Legal se concentra especificamente na avaliação de evidências do cumprimento dos requisitos legais das empresas em relação a diversos Sistemas de Gestão (Qualidade, Saúde e Segurança Ocupacional, Responsabilidade Social, Gestão de Energia, entre outros).

Ainda, a ACL – Auditoria de Conformidade Legal, é um instrumento base e essencial para um Programa de “Compliance”, tão falado no Mundo Corporativo.

Compliance: melhorias para a sua auditoria

O Compliance refere-se ao cumprimento de toda legislação aplicável à organização, dispositivos normativos de órgãos de classe (CREA, OAB, CRQ, etc), determinações dos órgãos reguladores (ANVISA, ANEEL, ANATEL, etc.), códigos internos de ética e conduta, entre outros regulamentos aplicáveis a empresa.

Dessa forma, ressaltamos a importância e a necessidade da realização da Auditoria de Conformidade Legal para as organizações que buscam tornar-se sólidas economicamente e responsáveis socialmente.

Edson Filho – Consultor Jurídico


Conheça a Verde Ghaia

A Verde Ghaia é especialista em Sistemas de Gestão, desde o planejamento à implementação, e ao longo dos anos tem auxiliado muitas organizações na conquista de certificações, oferecendo também tecnologia de ponta para o monitoramento de requisitos legais aplicáveis e conformidades legais.

Quer saber mais detalhes sobre a Avaliação e Auditoria de Requisitos Legais?

Fale conosco!

Vamos dar um upgrade nas auditorias?

 

Auditoria com foco em Compliance. “Integridade e compliance não somente são a base, mas também uma oportunidade para uma organização sustentável e bem-sucedida.[1]

O trecho acima foi retirado da parte introdutória da ISO 19600:2014, publicada em junho/2016, que traz as diretrizes para um Sistema de gestão de compliance, tema cada vez mais associado e difundido em todos os níveis das organizações.

Compliance nas Auditorias das Organizações

Atualmente há uma enxurrada de regulamentos que norteiam toda e qualquer atividade, sejam contábeis, fiscais, financeiros, trabalhistas, ambientais, dentre vários outros.

Como garantir que os gestores e todas as equipes da empresa tenham conhecimento e, principalmente, coloquem em prática as obrigações legais aplicáveis ao negócio da organização?

Sugestão de leitura: Auditoria de Conformidade Legal e o atendimentos às obrigações

Como tratar os desvios identificados? O que priorizar?

As condutas (ou omissões) que podem expor a marca, as pessoas e o meio ambiente devem ser diagnosticadas o quanto antes, de forma independente e completamente imparcial e por meio de profissionais experientes e qualificados.

A Verde Ghaia, por exemplo, é uma empresa de Compliance em Sustentabilidade que conta com a expertise de consultores e auditores proficientes e aptos para realizar tal diagnóstico/auditoria de modo a  oferecer indústrias e empresas, em geral, o levantamento dos desvios de atendimento aos regulamentos vigentes, em especial os relacionados a meio ambiente, saúde e segurança, qualidade, segurança de alimentos, responsabilidade social e gestão de energia.

Muitas vezes, um documento indicando quais os desvios foram identificados pode ser suficiente para um determinado tipo de empresa, levando em conta a complexidade de seus negócios ou o formato de sua gestão.

No entanto, porque não apresentar, além dos desvios, um estudo que aborde os riscos aos quais a empresa está sujeita pelo não atendimento a uma determinada legislação?

Sugestão de leitura e vídeo: Diagnóstico do Sistema de Gestão e seus Requisitos Legais

Auditoria com foco em Compliance

Os relatórios de auditoria de conformidade legal realizados pela Verde Ghaia são emitidos com base em metodologia própria para trazer para você e sua empresa informações estratégicas para tomada de decisões com base nos itens diagnosticados como não conformes que merecem uma atenção especial.

Imagine ter conhecimento, não apenas das conformidades, mas ir mais além: receber um material contemplando os riscos, as penalidades e até mesmo as estimativas dos valores das multas que poderiam ser aplicadas pelo descumprimento das legislações?

A Verde Ghaia oferece a seus clientes essa importante ferramenta, avaliando as práticas adotadas para gestão dos requisitos legais e trazendo uma avalição dos riscos através de dados reais para tornar o negócio de sua organização sustentável. Quer fazer um upgrade na sua Auditoria?

Fale com um de nossos especialistas!

Ricardo Cardoso – Jurídico Verde Ghaia


[1] ISO 19600:2014, publicada em junho/2016 – Sistema de gestão de compliance — Diretrizes


Quando fazer uma Auditoria de conformidade legal ambiental?

 

A auditoria ambiental é uma ferramenta de gestão ambiental definida pela norma NBR ISO 19011 e pode ser caracterizada como um “processo sistemático e documentado de verificação, executado para obter e avaliar, de forma objetiva, evidências de auditoria para determinar se as atividades, eventos, sistemas de gestão e condições ambientais específicos ou as informações relacionadas a estes estão em conformidade com os critérios de auditoria”.

Simplificando, a Norma ISO 19011 visa avaliar o desempenho e o comprometimento ambiental de empresas e indústrias.

Quando fazer uma Auditoria de conformidade legal ambiental?

É um processo de várias etapas e que leva em conta questões importantes como fontes de poluição e suas respectivas medidas de controle e prevenção, uso de energia/água/recursos naturais, produção/distribuição/manuseio/transporte de produtos controlados, bem como reformas ou construções de instalações físicas (que afinal de contas podem impactar o meio ambiente).

A auditoria de conformidade legal ambiental

A auditoria de conformidade legal ambiental se concentra especificamente no cumprimento dos requisitos legais das empresas em relação ao desenvolvimento sustentável e possui duas modalidades:

  • Voluntárias – são aquelas opcionais, ou seja, a empresa escolhe se vai querer realizá-las para conquistar determinadas certificações. Mas embora não sejam obrigatórias, as avaliações de conformidade voluntária conferem credibilidade e confiança ao produto ou serviço oferecidos, representando uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Esse tipo de certificação é muito buscado por fabricantes ou importadores, como forma de atrair o consumidor e de aumentar sua participação no mercado.
  • Compulsórias – enquadra-se em atividade de política ambiental e servem como instrumento de controle pelo poder público. Sua adesão é obrigatória sob pena de não haver liberação para a empresa exercer suas atividades. Um exemplo disso é quando uma empresa deseja obter licença ambiental para operar; neste caso, é obrigatório que ela comprove estar em conformidade legal com alguns requisitos.

Países como Canadá e Estados Unidos adotam a prática voluntária da auditoria ambiental com regularidade, no entanto, o Brasil ainda se mostra muito dependente das pressões legislativas para realizar a auditoria ambiental. Mas ainda que haja essa resistência, não podemos desprezar a legislação ambiental brasileira, que é bastante moderna e abrangente, e cumpre bem seu papel no estímulo do desenvolvimento sustentável e na mitigação dos danos ao ecossistema que podem vir a ser causados pelas empresas.

Quando realizar auditoria de conformidade legal ambiental?

A auditoria ambiental compulsória deverá ser realizada a cada dois anos, ou de acordo com o histórico dos problemas ambientais identificados na atividade da organização. Dependendo do caso, o órgão ambiental responsável pelas vistorias e regulamentação pode solicitar as auditorias baseando-se nas condicionantes de licença ambiental já concedidas à empresa ou mesmo no documento de renovação da licença. No caso de auditorias ambientais em instalações portuárias, plataformas, instalações de apoio e refinarias, é necessário atender à Resolução CONAMA nº 381/2006, de 14 de dezembro de 2006.

Já quando falamos da auditoria voluntária, os períodos de realização não são tão bem definidos. Por isso é recomendado que sua empresa adote um sistema de gestão ambiental muito bem delimitado. Lembrando que a gestão ambiental é muito importante e deve ser independente de qualquer certificação.

Gerenciar licenças e condicionantes é um dos processos mais extenuantes, pois dependendo da área de atuação da empresa, a quantidade de leis que abrange o negócio pode ser imensa.

Passo a Passo para implementar um SGA

Veja como implementar um sistema de gestão ambiental mais eficiente:

  • Organize os documentos de licenciamento ambiental: devido à desorganização, muitas empresas perdem prazos de renovação de licenciamento e assim pagam multas desnecessariamente. Armazene licenças, protocolos e relatórios num só lugar. Além disso, todos eles devem estar digitalmente acessíveis e num sistema com backup seguro.
  • Faça um check list de todas as suas licenças regularmente: o cumprimento de todas as condicionantes de sua empresa deve ser avaliado com pontualidade. Atenção às datas de expiração de cada uma delas.
  • Mantenha um histórico das condicionantes: empresas têm rotatividade de funcionários, mudanças nos setores, promoção e desligamento de gestores, pessoa se aposentando etc. Mantenha um histórico de todas as licenças e condicionantes, assim, quando houver mudança no quadro de pessoal, as informações estarão sempre à mão.
  • Integre os departamentos pertinentes: as questões de gestão ambiental não são exclusividade do gestor ambiental e de sua respectiva equipe. Todos os departamentos pertinentes da empresa devem estar envolvidos — gestores vão precisar gerar relatórios, o departamento financeiro cuidará das taxas, o departamento jurídico revisará a documentação, o setor de operações cumprirá ações práticas importantes etc. Adote um sistema integrado online para que tudo seja coordenado corretamente.

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E conte com assessoria especializada. A Verde Ghaia é especialista em Sistemas de Gestão, desde o planejamento à implementação, e ao longo dos anos tem auxiliado muitas organizações na conquista de certificações, oferecendo também tecnologia de ponta para o monitoramento de requisitos legais aplicáveis e conformidades legais.

Além de contar com uma equipe de consultores especializados e muito experientes. Com os sistemas de gestão online da Verde Ghaia e sua equipe de consultores, sua gestão ambiental estará sob controle e ficará muito mais simples definir todas as datas para realização de auditorias internas e externas.

Quer saber mais detalhes sobre a implementação de um SGA eficiente? Fale conosco!

Gestão: qual a importância do Gestor, Auditor e Alta Direção?

 

Pare para pensar na importância do Gestor ISO, na estrategia do seu negócio e avalie o comportamento da sua organização.

Gestor ISO é uma peça estratégica para o seu negócio. O Auditor contribui na validação do seu sistema de gestão, analisando seu funcionamento. A Alta Direção, por sua vez, faz uso de todos os dados e informações levantadas para as tomadas de decisão. Porém, infelizmente, ainda há muitas organizações que resistem a contratação de auditorias com a crença de que é um gasto desnecessário. E esquecem da importância do Gestor em Normas ISO.

Por que o Auditor é importante para a estratégia do negócio?

É o Auditor quem aponta as não conformidades, mostrando o que deve ser feito e ainda apresentando as melhorias que o tratamento trará para os processos internos e/ou externos, garantindo informação necessária para não ter problema futuros.

Tudo que abordamos até agora, se resume a sustentabilidade. Embora a abordagem seja do ponto de vista organizacional, não é possível discutir o futuro do nosso planeta, se não discutirmos como o tempo de vida dos produtos e serviços, se a organização não tiver um índice/indicador de sustentabilidade. Portanto, são os Auditores, bem como os gestores da ISO dessas organizações que garantem o compliance e a estratégia de crescimento da empresa.

Inter-relação: Gestor, Auditor e Alta Direção

A Política de meio ambiente e qualidade são cobrados pelos clientes, eles exigem produtos e/ou serviços que tenham padronização e exigem a qualidade daquilo que está sendo oferecido.

Esse comportamento, já é esperado dos clientes, já está enraizado na nossa cultura. Porém, está sendo instaurado um novo comportamento na sociedade, visto os diversos problemas ambientais. E, com isso, os clientes passam a cobrar das organizações mais responsabilidade ambiental. Contudo, a mudança de comportamento social, gera um novo posicionamento organizacional, ou seja, uma nova discussão sobre como se posicionar para a sociedade com mais transparência, ética e com propósito, adequando-se às transformações sociais. 

É claro que a corporação, o dono, os sócios e/ou os acionistas, têm um propósito maior que, normalmente estão associados a como manter a empresa por mais 40, 50 anos, questionando se é o momento adequado para se crescer num mercado de ações, se é a hora de fazer fusão, se é a hora de aquisição, de joy venture.

Qual a importância do Gestor ISO na estratégia do seu negócio?

Quando se gerencia um sistema de gestão, ele te oferece muitas vantagens. Há países, como a Colômbia, por exemplo, que só vende/compra de quem tem ISO implementada e certificada. Diferente no Brasil, visto que as vantagens ainda não são tão claras, de um modo geral, há vantagens específicas.

As empresas precisam entender, no entanto, que não são os custos que devem ser discutidos, mas sim, o que está sendo prevenindo e o quanto estou economizando com o investimento feito para manter a certificação ISO, bem como o gerenciamento dos sistemas de Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança. Outro ponto importante, para que esse discurso do custo possa mudar, é a comunicação entre as áreas. Os gerentes de SGQ, SGA e SSO precisam manter a comunicação entre as áreas do financeiro, administrativo, de modo que todos deixem claro os gastos ocorridos com multas, sanções, retrabalho, corretivos.

A relação entre Gestor e a Alta Direção

São os dados expostos acima, que farão diferença para a Alta Direção compreender a importância de se investir num sistema de gestão que gere indicadores com dados assertivos para tomada de decisão.

Outro questionamento, ou melhor, comparativo, que as organizações precisam entender e visualizar, são os dados reais de retrabalhos que já ocorreram, tais como, o valor gasto no ano de empregados acidentados e afastados; a interdição de empreendimentos por falta de documentação não revalidada; descumprimento de uma lei que resultou em gastos excepcionais.

Brasil: país com excesso de leis. Como cumprir lei?

É o Gestor do Sistema de Gestão ISO, que vai apontar o que precisa ser feito e ainda ajudar a organização a compreender como deve ser feito e quais leis a empresa precisa cumprir para evitar penalidades e crescer de forma saudável.

Não é novidade para ninguém que o Brasil é o campeão em leis no mundo. A gente vive rodeado de leis. Como exemplo, para elucidar o que digo, temos aproximadamente mais de 90 mil leis, só nesses quatro assuntos. E dessas 90 mil deve ter 1.000 leis, no mínimo, para qualidade e meio ambiente. É muita lei para ser administrada e interpretada. Ressalvo que não cito nesses emaranhados de leis, àquelas referentes ao padrão ISO.

Quanto custa cumprir Normas, Requisitos e Leis?

Gosto de deixar claro, que caro é não cumprir. Percebe-se que as empresas têm muita dificuldade em aceitar que é barato. Isto porque, há descredito da Alta Direção, pois ao implementar um sistema de gestão ISO, é necessário fazer algumas modificações nos processos e se sentem desmotivados de ter que mudar uma enorme quantidade de processos realizados erroneamente. Outro motivo, é que se acredita que é possível trabalhar com base na remediação.

São comportamentos assim, que fazem com que as organizações, independentemente de seu porte, perderem seus clientes. E isso, pode ser um caminho sem volta, pois cliente se constrói com confiança e é um processo longo e caro para conquistar um cliente.


Deivison Pedroza – Ceo e Fundador do Grupo Verde Ghaia


Por que as organizações devem implementar procedimentos de Auditoria Interna?

 

Implementar procedimentos de Auditoria Interna é muito mais simples do que parece. A auditoria interna – também chamada auditoria de primeira parte – é o ato de verificar todos os procedimentos de uma organização a fim de localizar (e consequentemente corrigir) não conformidades.

Esse tipo de inspeção pode servir para um pouco de tudo: desde a contagem dos itens físicos de uma empresa ao exame de registros auxiliares e fiscais, sempre buscando obter informações fidedignas de várias fontes e cruzando todas as informações a fim de comprovar sua veracidade.

A auditoria interna tem como objetivo avaliar o desempenho do sistema de gestão implementado pela organização, considerando as obrigações normativas que devem ser atendidas e que podem ser de avaliação da Conformidade (in loco) ou de Adequação (à distância).

Os benefícios de uma auditoria interna

É inegável que uma auditoria bem feita traz incontáveis benefícios:

  • Controles operacionais ativos e eficazes: a auditoria interna verifica todos os instrumentos que uma organização utiliza para controlar seus processos, bem como constata a eficácia de cada um deles. Uma empresa auditada pontualmente garante o funcionamento de todos os seus setores e se mantém dentro da lei.
  • Aplicação das políticas internas: a auditoria interna também confere se as políticas internas da organização estão sendo devidamente respeitadas e funcionando corretamente.
  • Efetividade das normas: a auditoria verifica diretamente se a organização está atendendo a todas as normas existentes em seu ramo, e consequentemente se estão em conformidade. É uma garantia de que a organização está dentro da lei e também assegurando a segurança e saúde de seus colaboradores. A auditoria interna é imprescindível caso haja o desejo de conquistar um selo ISO, pois verifica todos os procedimentos antes de uma auditoria externa.
  • Previsão de possíveis problemas: toda auditoria auxilia na detecção de problemas numa organização, tanto os problemas reais quanto os problemas potenciais. A partir daí é possível elaborar estratégias e planos de ação para evitar que tais problemas se instalem e também para minimizar os efeitos daqueles que já se instalaram.
  • Identificação de possibilidades de melhoria nos processos: uma auditoria interna não identifica apenas problemas, mas também detecta pontos de melhorias, aumentando assim o desempenho de cada departamento e os rendimentos da empresa. Por este motivo, muitas vezes as auditorias internas são realizadas antes de grandes mudanças na organização.
  • Ampliação da confiabilidade da empresa: uma empresa frequentemente auditada mostra que se preocupa com a qualidade e transparência de seus processos, por isso sempre se mostra mais confiável diante de clientes, colaboradores e fornecedores.
  • Contribuição para a tomada de decisões: uma auditoria proporciona uma visão externa do negócio, ampliando os olhares para diferentes cenários e possibilidades que ainda não foram vislumbrados.

Passo a passo para implementar procedimentos de auditoria interna

Não importa se será realizada por uma equipe interna ou por terceiros; comandar uma auditoria não é um processo simples, mas com organização e planejamento, é possível ter sucesso.

  • Defina os objetivos. Qual é o objetivo de sua empresa ao final da auditoria? Encontrar não conformidades? Melhorar processos? Detectar corrupção? Organizar o sistema financeiro? Todas as opções anteriores? Se o objetivo não for bem definido, a equipe estará fadada a trabalhar num círculo inútil.
  • Tenha um cronograma em mãos. Uma auditoria não pude durar para sempre. Defina o cronograma para início, meio e fim da auditoria, determinando marcos para cada etapa.
  • Distribua tarefas. Deixe todos a par de tudo, tanto auditores quanto auditados. Defina quem fará o quê, desde a organização de documentos, passando pela montagem do cronograma e até a elaboração dos relatórios com resultados do trabalho. Quanto mais as pessoas participarem do processo, mais tranquilo será. Lembrando que auditorias comumente são vistas como assustadoras; desmitifique isso permitindo que todos se envolvam e conheçam os passos do processo.
  • Não siga um checklist genérico. Cada empresa tem suas particularidades, portanto não pense que um checklist de um processo anterior ou copiado da internet vai ser útil para sua empresa como foi para outras. Quando definir os objetivos da sua auditoria, defina também o que é importante ser analisado ao longo do processo.
  • Elabore bons relatórios. Por fim, ao término de tudo, elabore relatórios objetivos, diretos, com soluções para as não conformidades e com abordagem das oportunidades. E determine prazos para colocar tudo em prática. Nenhuma auditoria é útil se as ideias permanecerem no papel.

Quem pode realizar a auditoria interna?

É obrigatório contratar um auditor para realizar uma auditoria interna? Não necessariamente. A própria organização pode realizar uma auditoria, escalando seus próprios colaboradores, desde que estes estejam devidamente treinados para fazê-la, já que uma auditoria praticada de maneira inadequada não atinge seus objetivos.

Muitas vezes, em pequenas empresas, o auditor demonstra sua independência declarando sua isenção de responsabilidade sobre a atividade auditada, ou comprova que não há conflitos de interesse de sua parte. O ideal é que um auditor nunca audite o próprio setor.

Para evitar qualquer problema de conflito de interesses, existe a opção de contratar uma empresa terceirizada, que certamente também será mais crítica em sua análise, já que estará enxergando os procedimentos de maneira isenta, com o distanciamento que tal tarefa exige.

A Verde Ghaia possui um serviço de Auditoria Interna Integrada que visa auditar o desempenho de sua organização no que diz respeito ao atendimento de todos os requisitos das normas monitoradas, tudo sob uma perspectiva imparcial, avaliando a performance do Sistema de Gestão, o atendimento aos requisitos das normas, os pontos fortes da empresa e todas as possibilidades de melhoria.


Quer saber mais sobre como sua organização pode implementar procedimentos de Auditoria Interna? Fale conosco!


Dica de leitura: Conheça nosso E-book sobre Riscos e Oportunidades

Principais mudanças da ISO 19011: 2018

 

Uma das principais mudanças da ISO 19011 é a abordagem da auditoria baseada em riscos e oportunidades, visando uma gestão preventiva e proativa.

A ISO 19011, norma que traz as Diretrizes para Auditoria de Sistema de Gestão, é fundamental para a elaboração efetiva de auditorias, sejam elas de primeira, segunda ou terceira parte. A versão atual é a terceira da norma, publicada em 20/12/2018, a qual fez com que ela ficasse mais semelhante com as novidades das demais normas ISO revisadas a partir de 2015.

Em geral, há uma abordagem mais ampla da auditoria desde o seu planejamento até a execução e entrega de resultados, a qual irá contribuir para o sistema de gestão da organização e, dentre outros pontos, fará com que seus resultados possam de forma mais efetiva fornecer entradas para o aspecto de análise de planejamento de negócio e contribuir para a identificação de necessidades de melhoria e atividades.

Essa norma fornece orientação para todos os tamanhos e tipos de organizações e auditorias de variados escopos e dimensões, incluindo aquelas conduzidas por grandes equipes de auditoria, usualmente de organizações maiores, e aquelas conduzidas por auditores únicos, em organizações grandes ou pequenas.

ISO 19011: o que deve ser considerado

Estão inclusos na ISO 19011 e suas diretrizes os seguintes pontos:

Os Princípios de Auditoria é que nos ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;

O Gerenciamento de um Programa de Auditoria, que fornece orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;

As Atividades de Auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora;

A Competência e Avaliação de Auditores com orientação sobre a competência necessária a um auditor.

A ISO 19011 e o atendimento aos requisitos das outras normas

As normas ISO trazem em seus requisitos normativos, os quais a empresa devem atender para obter a certificação, a necessidade de realização de auditorias internas. Para as normas que já seguem o anexo SL, essa obrigatoriedade corresponde ao requisito 9.2 – Auditoria Interna, e suas divisões.

As auditorias internas estão englobadas pela ISO 19011 ao citar as auditorias de primeira parte e, com isto, percebe-se que para que os auditores estejam qualificados para executar as auditorias internas demandadas pelas demais normas deve ser obtida uma qualificação na ISO 19011 e suas diretrizes.

Além disto, as normas de sistema de gestão demandam que a empresa realize o planejamento e gerenciamento de programas de auditorias, que irão abordar pontos como a criação do programa de auditoria avaliando a complexidade das áreas auditadas e a seleção de auditores de acordo com essas áreas, conhecimento, autonomia e independência, o que também será apresentado na ISO 19011.

Por fim, uma grande interface da versão de 2018 desta norma é a abordagem da auditoria baseada em riscos e oportunidades. Tendo em vista que essa abordagem é cobrada pelas demais normas emitidas a partir de 2015, a auditoria e seu programa passam a contribuir para uma gestão preventiva e proativa que aborda os possíveis riscos e oportunidades de forma a assegurar que o programa de auditoria atinja os objetivos propostos e esteja em constante melhoria.

O que mudou na ISO 19011: 2018

# As principais mudanças ocorridas em relação à versão anterior foram:

# Inclusão da abordagem baseada em risco aos princípios de auditoria;

# Ampliação da orientação sobre a gestão de um programa de auditoria, incluindo riscos do programa de auditoria;

#Ampliação da orientação para conduzir uma auditoria, particularmente na seção sobre planejamento de auditoria;

# Ampliação dos requisitos genéricos de competência para auditores;

# Ajuste da terminologia para refletir o processo e não o objeto (“coisa”);

# Remoção do anexo contendo requisitos de competência para auditar disciplinas específicas do sistema de gestão (devido ao grande número de normas particulares de sistemas de gestão, não seria prático incluir requisitos de competência para todas as disciplinas);

# Ampliação do anexo A para fornecer orientação sobre (novos) conceitos de auditoria, como contexto organizacional, liderança e comprometimento, auditorias virtuais, compliance e cadeia de suprimento.

Para entender melhor cada ponto abordado na ISO 19011 versão 2018 e, em especial, como interpretá-los e atendê-los, realize o curso EAD de formação de auditores internos baseado na ISO 19011:2018.

Nele serão abordados todos os requisitos, havendo ainda a disponibilidade de professores especialistas para esclarecimento de dúvidas!


Fernanda Innecco Veiga Reis / Consultoria e Projetos Especiais do Grupo Verde Ghaia

Assista ao Webinar e conheça sobre as principais mudanças da Norma ISO 19011 e o que ela impactará na sua próxima auditoria!

Auditoria de Conformidade Legal e o atendimentos às obrigações

 

Auditoria de Conformidade Legal: quais obrigações as empresas precisam atender?

A Auditoria de Conformidade Legal (ACL) é uma inspeção detalhada realizada por engenheiros qualificados nas instalações de determinada empresa a fim de periciar a situação na qual ela se encontra.

Os responsáveis pela auditoria farão laudos listando todos os problemas detectados para que estes sejam resolvidos pelas equipes responsáveis. Em geral, a ACL vai focar nos requisitos legais que devem atender à legislação municipal, estadual e federal, e também nos requisitos legais aplicáveis às atividades daquela empresa, ou seja, aqueles específicos da atividade que ela exerce.

A Auditoria de Conformidade Legal é importantíssima para que a empresa se adeque às boas práticas, evitando receber multas, autuações e até mesmo sofrer a paralisação de suas atividades por não estar seguindo a lei.

Uma auditoria vai detectar rapidamente caso a empresa esteja deixando de cumprir alguma questão importante. Além disso, também é uma grande oportunidade para a empresa antever seus problemas e possíveis ameaças, além de melhorar seus processos e reforçar a segurança de seus funcionários e colaboradores.

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal
Como o Módulo TNC ajuda a sua gestão a tratar as não-conformidades?

Alguns passos básicos auxiliam na formatação dos requisitos principais para se implementar a ACL. Conheça-os abaixo:

Reuniões internas: meses antes da auditoria, realize reuniões de modo que os gestores de todos os setores possam contribuir. Essa etapa é muito importante para se conhecer as metodologias e processos de todas as áreas. Quanto mais definidos os processos estiverem, mais fácil será o trabalho posterior dos auditores. Inclusive, é muito útil criar uma lista de verificação de itens críticos a serem auditados.

Análise de processos: busque compreender e analisar todas as atividades realizadas por sua empresa, sejam elas diretas ou indiretas. Estabeleça o escopo das atividades e liste todas as unidades, instalações e processos.

Preparação da equipe: a auditoria propriamente dita envolverá uma série de entrevistas, análise de documentos, visitas e buscas por evidências. Garanta que toda a sua equipe seja colaborativa com os auditores. Se alguma área estiver necessitando de organização (principalmente da papelada), este é o momento de fazê-lo.

Prazo para a solução de problemas: ao fim da auditoria, a empresa normalmente recebe um relatório listando todas as não conformidades e a justificativa legal do que não foi cumprido. Depois que este documento tiver sido entregue, a empresa deverá montar um cronograma dentro do qual todos os problemas identificados devem ser resolvidos.

Ajuda especializada: nosso país possui muitas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções, por isso é recomendável que a equipe responsável pela auditoria não apenas detenha pleno conhecimento das leis, como saiba interpretá-las corretamente. Escolha seus auditores com propriedade.

Obrigações exigidas em uma Auditoria de Conformidade Legal

Embora seja essencial se concentrar nos requisitos legais mais críticos às atividades de sua organização, é importante também focar em questões pertinentes a todas as empresas, como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) de cada trabalhador.

Abaixo, alguns itens que devem ser essencialmente abordados num ACL, bem como as leis e Normas Regulamentadoras que abordam cada um deles e que podem servir como parâmetro na elaboração do plano de auditoria. Lembrando que todos os itens abaixo são de regimento federal e que nenhum deles isenta sua empresa de se adequar aos requisitos de regimento municipal e estadual.

Licenciamento ambiental. Lei 6.938/81, que dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, e Resolução CONAMA 237/97, que dispõe sobre o licenciamento ambiental.

Resíduos. Lei 12.305/10, institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Consumo de recursos hídricos e avaliação de potabilidade da água. Lei 9.433/97, que institui a Política Nacional de Recursos Hídricos; e Portaria Federal do Ministério da Saúde 2.914/11, que abrange questões sobre a água destinada ao consumo humano.

Efluentes líquidos. Resolução Federal CONAMA 430/2011, que determina condições, parâmetros, padrões e diretrizes para o lançamento de efluentes em corpos d’água receptores, redes coletoras e emissários submarinos.

Condições de trabalho. NR09, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); NR15, que rege as operações insalubres; NR 07, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO).

Eletricidade. NR 10, que fixa as condições mínimas para garantir a segurança de colaboradores que lidam com instalações elétricas.

Máquinas e equipamentos. NR11 e NR12.

Prevenção e combate a incêndio. NR-23, que dispõe sobre a prevenção e combate a incêndio no ambiente de trabalho.

E se houver não conformidades?

Caso não conformidades sejam identificadas, é muito importante não realizar o “jogo da culpa” dentro da empresa; ou seja: assumir posturas acusatórias e repletas de censura, apenas apontando culpados e causando conflitos. Esse tipo de atitude só afasta o funcionário de um processo de Auditoria Legal, que jamais deve ter a intenção de causar rejeição ou até medo.

É essencial identificar a causa da não conformidade per se, como objeto da questão, e principalmente se concentrar em tratá-la. Elabore planos de ação e também de prevenção. Ou seja: trate a causa e depois crie planos para que não haja reincidência.

Considerações Finais

Todo o processo que envolve uma auditoria, desde o momento que a antecede até a avaliação dos resultados, é sempre muito trabalhoso, mas os resultados valem a pena.

A empresa que realiza a Auditoria de Conformidade Legal com regularidade está sempre preparada. Ela pode fechar contratos com novos clientes a qualquer momento, sem se preocupar com possíveis embargos de última hora. Ela está pronta para receber fiscais trabalhistas ou ambientais, pois sabe que estará em conformidade. Ela terá evidências para demonstrar que segue a lei.

Além disso, estar em conformidade é o passo principal para obter as certificações ISO, que conferem extrema confiabilidade ao negócio.

ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente

 

Um sistema de gestão eficiente é aquele que que proporciona a mais alta qualidade em seus produtos e serviços, estando em conformidade com todas as exigências do cliente e exigências legais, e ao mesmo tempo mantendo a excelência em segurança e saúde do trabalhador.

ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente

As auditorias são essenciais para toda empresa que deseja conquistar a qualidade em seu sistema de gestão, pois ajudam a garantir que os processos estejam funcionando da maneira esperada e que a legislação esteja sendo cumprida.

A ISO 19011 é uma aliada indispensável para montar uma auditoria eficaz, pois fornece diretrizes a todos os níveis de organizações — pequenas, médias ou grandes — que desejem realizar auditorias de primeira, segunda ou terceira parte para sistemas de gestão.

Além disso, a ISO 19011 também estabelece requisitos para a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe auditora.

Auditoria: protagonista incompreendida

Em geral, as pessoas desenvolveram uma tendência a tratar as auditorias como se fosse algo ruim. Sempre que a palavra “auditoria” aparece num contexto, os pretensos auditados entram num estado de alerta — e até de desespero —, como se houvesse algo a ser temido, como se o auditor estivesse ali apenas para criticá-los e condená-los gratuitamente.

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Você sabe como preparar sua empresa para uma Auditoria? Bem, primeiro, precisamos desmitificar essa visão sobre as auditorias. Na verdade, elas são um excelente instrumento para identificar todas as qualidades e problemas de um processo, oferecendo soluções e meios facilitadores, que tornarão a vida do trabalhador muito mais fácil no dia a dia.

A proposta de uma auditoria é simplesmente verificar se os elementos que compõem o sistema de gestão estão implementados, e se tais elementos necessitam de algum tipo de aperfeiçoamento.

Sem uma auditoria, a empresa muitas vezes pode ficar “perdida” em relação ao que precisa solucionar em seu ambiente, trabalhando no modelo “tentativa e erro”, que costuma ser caro e proporcionar grandes perdas de tempo.

Sabe quando o gestor tem noção de que precisa melhorar alguns processos em sua equipe, porém tem dificuldade para estabelecer quais pontos precisam de mais atenção e cuidado para que os índices de qualidade recomendados sejam alcançados? A auditoria existe exatamente para direcionar isso. Por isso é importantíssimo que os auditados estejam abertos e que não tentem “esconder” as falhas. A auditoria está ali exatamente para resolvê-las.

Auditorias podem ser internas e externas

As auditorias internas são essenciais para a melhoria dos processos e controles, prevenindo erros e acidentes, reduzindo custos desnecessários e agilizando as operações. Já as auditorias externas asseguram que a empresa esteja em conformidade legal com todos os requisitos e garante a transparência de seus processos. Porém,  independentemente de sua natureza, uma auditoria bem feita sempre precisa seguir alguns princípios como conduta ética, imparcialidade e abordagem baseada em evidências.

ISO 19011

ISO 19011: Diretrizes para alcançar um Sistema de Gestão Eficiente

A ISO 19011 fornece todas as diretrizes de uma auditoria eficaz. É uma norma um tanto versátil em sua aplicabilidade, sendo útil às industrias, comércio, prestadoras de serviço, ONGs e até mesmo instituições de ensino. É uma norma que se adapta muito bem às diferentes características de cada organização (como tamanho e complexidade dos  processos) e por isso pode servir de padrão a todo tipo de rotina de auditoria, seja ela interna ou externa.

A primeira versão da norma ISO 19011 nasceu em 2002. Nesse texto, as auditorias ainda se restringiam apenas às auditorias ambientais e auditorias de qualidade. Em 2011, foi vislumbrada a necessidade de atualização, então surgiu uma nova versão que pôde ser adotada por auditores de variados sistemas de gestão, empresas de consultoria e organizações que necessitassem realizar auditorias por razões contratuais ou regulamentares.

Em julho de 2018, a ISO 19011 ganhou sua terceira versão (e a que utilizamos hoje), cancelando e substituindo a ISO 19011:2011. A versão mais recente passou por revisões técnicas a fim de garantir que suas orientações continuassem eficazes.

As principais mudanças que a ISO 19011 sofreu nos últimos anos referem-se especialmente à expansão das orientações sobre gestão dos programas de auditoria, aumento dos requisitos de competência genérica para auditores, ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, ajustes de terminologia e modificação em alguns de seus anexos.

A auditoria também introduz o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão, abordando mudanças no mercado, tecnologias em evolução e muitos novos padrões de sistema de gerenciamento. Foram exatamente essas atualizações que permitiram a adoção da ISO 19011 em vários sistemas simultâneos de gestão, tornando o processo de auditoria muito mais simples e fácil.

Leia sobre a mensuração de riscos e oportunidades para o seu negócio.

Considerações Finais

A realização de auditorias é essencial não apenas para o cumprimento das leis, mas também para melhorar todos os processos de uma organização, o que por sua vez vai refletir não apenas na qualidade dos produtos e serviços que ela oferece, mas também no capital humano.

Uma auditoria bem realizada define os riscos que podem interferir na governança e aprofunda os conhecimentos sobre os processos e controles, prevenindo erros e aumentando a confiança perante os parceiros e colaboradores da empresa.

Para isso, a ISO 19011 é uma excelente diretriz, que irá garantir a transparência e eficácia do processo de auditoria.

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Leia mais: A nova ISO 19011 – Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão

ISO 19011: Conheça os benefícios da Auditoria em Sistema de Gestão

 

A ISO19011 fornece orientação para todos os tipos e tamanhos de organizações, bem como auditorias de variados escopos e dimensões, incluindo aquelas conduzidas por grandes equipes de auditoria, usualmente de organizações maiores, além daquelas conduzidas por auditores únicos, em organizações grandes ou pequenas.

Convém que esta seja adaptada conforme for apropriado ao escopo, complexidade e dimensão do programa de Auditoria da sua organização.

É aplicável para auditorias internas (primeira parte) e auditorias conduzidas por organizações em seus fornecedores externos e outras partes interessadas externas (segunda parte).

A norma ISO 19011

1. Princípios de Auditoria,que nos ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;

2. Gerenciamento de um Programa de Auditoria,que fornece orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;

3. Atividades de Auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora;

4. Competência e Avaliação de Auditores comorientação sobre a competência necessária a um auditor.

Este documento deve ser aplicado a uma ampla gama de potenciais usuários, incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão, bem como organizações que necessitam conduzir auditorias de sistemas de gestão por razões contratuais ou regulamentares.

Usuários deste documento podem, no entanto, aplicar esta orientação para desenvolver seus próprios requisitos relacionados à auditoria. A orientação contida neste documento pode ser útil para organizações envolvidas em treinamento de auditores ou certificação de pessoal.

O uso destas recomendações pode variar, dependendo do tamanho e do nível de maturidade do sistema de gestão de uma organização. Convém também, que sejam consideradas a natureza e a complexidade da organização a ser auditada, assim como, os objetivos e o escopo das auditorias a serem conduzidas.

Este documento fornece orientação para o gerenciamento de um programa de auditoria, sobre o planejamento e a condução de auditoria de sistemas de gestão, assim como sobre a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe de auditoria.

O conteúdo adota a abordagem de auditoria combinada, quando dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas são auditados em conjunto. Quando estes sistemas são integrados em um sistema de gestão único, os princípios e processos de auditoria são os mesmos que para uma auditoria combinada (às vezes conhecida como uma auditoria integrada).

Auditoria Interna

O intuito da auditoria interna é auxiliar qualquer organização a alcançar seus objetivos através de uma abordagem sistêmica para melhoria dos processos de gerenciamento de riscos e busca de oportunidades para adicionar valor, melhorar as operações e resultados da empresa.

O auditor interno deve preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa que possa preocupar a Alta direção. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral, há necessidade de desempenhar algumas atividades estabelecidas.

Atividades para alcance dos objetivos

1. Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles operacionais;

2. Determinar a extensão do cumprimento das normas e procedimentos vigentes;

3. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa;

4. Determinar o grau de confiança, das informações e dados da empresa;

5. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades;

6. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização;

7. Garantir / consolidar a implementação do sistema através da contínua retroalimentação de informações;

8. Fornecer elementos ao gerenciamento da empresa, para auxiliar o processo de análise crítica pela administração;

9. Dar confiança ao cliente (externo ou interno), garantindo qualidade, controle ambiental, de segurança e/ou saúde ocupacional;

10. Verificar se as “regras” estabelecidas estão sendo aplicadas e se são pertinentes;

11. Contribuir para a melhoria do sistema de gestão.

Em relação à gestão do departamento responsável por realizar auditorias internas, um ponto a ser observado é a autonomia e independência. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos.

Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte a Alta Direção, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições.

Benefícios da Auditoria Interna

É imprescindível a utilização de ferramentas eficazes de controle e avaliação de todas as suas áreas e seus processos de trabalho. Reduzir e, se possível, eliminar a possibilidade de erros é, muitas vezes, sinônimo de sobrevivência empresarial. Abaixo, alguns benefícios a serem alcançados através das práticas de auditoria interna:

1. Proporcionar maior confiança ao gerenciamento;

2. Promover maior confiança aos clientes e uma boa imagem junto às partes interessadas;

3. Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa;

4. Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes;

5. Identificar oportunidade de melhorias;

6. Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas;

7. Analisar e avaliar sistematicamente os sistemas de controles internos das organizações, visando maior transparência e confiança nas operações realizadas pelas empresas.

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Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria

 

1.Quais os motivos que levam as organizações a buscarem a certificação ISO

Todas as organizações deveriam buscar se desenvolver com foco em soluções para a gestão legal, direcionando suas energias para as áreas de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e mudanças climáticas.

Desse modo, seus produtos e serviços contariam com um sistema de gestão (de acordo com as normas internacionais), contribuindo na melhoria contínua de seus processos. Além disso, com contratações periódicas de auditoria, bem como o monitoramento da legislação aplicável ao seu negócio as organizações poderiam seguir de forma tranquila através do princípio da Prevenção.

Conquistar a certificação ou a certificação integrada nas normais internacionais – ISO14001 (meio ambiente), ISO9001 (qualidade), SA8000 (responsabilidade social) e ISO 45001 (saúde e segurança no trabalho) é uma forma do mercado enxergar a conduta e o comprometimento com o Desenvolvimento sustentável de qualquer organização.

2. Quais benefícios e contribuições a certificação pode trazer para a Organização?

a. Padronização e melhor gestão dos processos e atividades da empresa;

b. Gerenciamento das obrigações legais da empresa, com acompanhamento constante do índice de atendimento das legislações e requisitos legais aplicáveis ao negócio;

c. Conhecimento e gerenciamento dos aspectos e impactos ambientais da empresa, bem como dos perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho;

d. Gerenciamento da satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços;

e. Gerenciamento da satisfação dos colaboradores em relação à empresa, ambiente de trabalho e políticas de gestão de pessoas;

f. Gerenciamento das não conformidades da empresa e definição de planos para ações corretivas e preventivas;

g. Avaliação constante das possibilidades de melhorias nos processos, atividades, produtos, serviços e relacionamento com as partes interessadas;

h. Evolução da certificação para um programa de sustentabilidade focado no desenvolvimento econômico, social e ambiental da empresa.

3. Qual(is) a(s) principal(is) dificuldade(s) que as organizações têm para manter o Sistema de Gestão funcionando perfeitamente? E por que?

a.Controlar os aspectos ambientais;

b. Conscientizar os funcionários;

c. Despesas financeiras;

d. Auditoria.

4. Qual o grau de importância da auditoria ambiental para a manutenção do Sistema de Gestão Ambiental de uma organização?

As auditorias possibilitam a avaliação da efetividade do sistema de gestão da empresa, por meio da identificação dos pontos que precisam ser aprimorados, possibilitando, no entanto, a melhoria contínua da empresa em todos os aspectos.

5. De quanto em quanto tempo as Organizações deveriam realizar a auditoria interna nas suas organizações?

É recomendado que as auditorias internas sejam realizadas pelo menos, anualmente.

6. Existem ferramentas eficientes para realizar Auditorias Internas?

Dessa forma, no processo de auditoria interna a ferramenta é utilizada como forma de evidenciar os itens descritos acima, por exemplo. Além disso, a ferramenta SOGI também é utilizada para o registro da auditoria de conformidade legal e para o registro e tratamento de todas as não conformidades que possam ser encontradas durante o processo de auditoria.

Muitas empresas nacionais e internacionais utilizam o SOGI – sistema online de gestão. Essa ferramenta contribui imensamente na gestão das legislações aplicáveis, gerenciamento de aspectos e impactos ambientais, gerenciamento de perigos e riscos, tratamento de não conformidades e auditoria de conformidade legal.

7. Como a auditoria ambiental pode auxiliar as organizações a melhorarem o seu desempenho ambiental, por exemplo?

Quando se tem um sistema de gestão integrado, todas as auditorias serão realizadas de forma integrada, ou seja, faz-se a auditoria de todo o SG da organização, seja de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social e qualidade.

Assim, as organizações conseguem avaliar como está todo o desempenho do seu sistema de gestão, identificando os pontos fracos e fortes, bem como identificando as necessidades de melhoria.

De forma geral, as auditorias contribuem para o processo de melhoria contínua da empresa, pois é complexo que o próprio colaborador consiga enxergar possibilidades de desenvolvimento em todos os aspectos possíveis.

8. Como os colaboradores enxergam um auditor?

Como todo processo de avaliação, obviamente, às vezes a auditoria pode gerar um pouco de ansiedade, especialmente para aqueles colaboradores que atuam em áreas mais administrativas e não convivem muito com esse ambiente.

No entanto, de forma geral, o processo é bem tranquilo, quando o auditor possui premissas profissionais. Há um tempo, a Verde Ghaia produziu um texto abordando a importância de se escolher bem um auditor interno e um outro post sobre premissas básicas de um auditor.

Afinal, estamos falando de empresas que implementaram um sistema de Gestão visando à certificação, e isto de certa forma, contribui para que os colaboradores tenham mais familiaridade com os processos de uma auditoria e com auditores.

9. Nas auditorias realizadas nas organizações, existe algum requisito da Norma ISO 14001 que apresenta quantitativo maior de não-conformidade?

De forma geral, o sistema de gestão ambiental vai variar de ramo de atividade, de tipo de empreendimento. Há, por exemplo, escritórios que não têm mapeados aspectos e impactos ambientais tão relevantes.

Mas, de um modo geral, há um ponto de melhoria para todos os tipos de empreendimento, inclusive escritórios, que é o Tratamento das Não conformidades. É preciso que haja mais conscientização dos colaboradores para as metodologias a serem utilizadas para tratar não conformidades.

10. A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA? A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA?

A auditoria é um processo muito importante para o sistema de gestão, pois permite avaliar o desempenho, identificar dificuldades e pontos de melhorias.

O problema para as organizações é que as auditorias podem ter o custo elevado para deslocamento e permanência do auditor, principalmente quando a auditoria é integrada, pois exigem dois a três auditores na empresa, por três a quatro dias.

E isso inclui custos de logística, impactando muito para as organizações, mesmo que sejam pequenos os processos produtivos da empresa para atendimento dos auditores.

11. Quais são os procedimentos para as não-conformidades identificadas na auditoria interna?

Todas as não conformidades são registradas no módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades no sistema SOGI. A ferramenta nos permite registrar a origem da não conformidade, fazer a análise de causa (árvore dos porquês), definir ações corretivas e preventivas, definir planos de ação, analisar e avaliar os resultados obtidos.

12. auditoria é capaz de melhorar a imagem da organização frente aos seus stakeholders? Como?

Na verdade, acreditamos que não só a auditoria, mas, especialmente, a certificação traz para a empresa mais credibilidade em sua área de atuação e melhorias significativas nos seus processos internos e na relação com os seus públicos (interno e externo).

No entanto, a certificação ainda precisa ser vista como ponto de partida para se alcançar efetivamente, o desenvolvimento econômico, ambiental e social.

Muitas organizações, clientes da Verde Ghaia, adotaram o Programa de Sustentabilidade, ideia criada pelo grupo cuja premissa é a de criar um ambiente colaborativo, solidário, consciente e que estimule o desenvolvimento e a produtividade.

Para isso, esse programa é desenvolvido por colaboradores voluntários da empresa, tendo como apoiadores as áreas de Gestão de Pessoas, Comunicação e Diretoria Técnica.

O programa tem como base os pilares ambiental, social e econômico/qualidade, sendo norteado pelas normas internacionais ISO90001 – qualidade; ISO14001 – meio ambiente; SA8000, NBR 16001 e ISO260001 – Responsabilidade Social; OHSAS 18001 – Saúde e Segurança no Trabalho; ISO 14064 – Mudanças Climáticas.

O Programa ainda tem como referência as perspectivas de saúde e qualidade de vida, conforme descrição da Organização Mundial de Saúde:

  • Aspecto intelectual – Relacionado ao conhecimento, inovação, perspectiva de desenvolvimento e crescimento, aprendizado, educação,
  • Aspecto emocional – Relacionado à credibilidade, confiança, satisfação, auto estima, reconhecimento, feedback e suporte emocional,
  • Aspecto social – Relacionado às convivências e afinidades, crenças e valores, suporte social,
  • Aspecto físico – Relacionado à saúde, bem-estar físico e biológico, remuneração justa, dignidade.

Voluntariamente foram definidos “tutores” para cada um dos pilares, que ficam responsáveis por captar ideias, sugestões e desenvolver e avaliar programas, campanhas e ações pontuais.

Com a implantação desse Programa, apareceram resultados significativos nas organizações, tudo alinhado com os objetivos e metas da empresa:

13. Melhorias internas em um Cliente

Campanha de Redução de Água e Energia promovendo conscientização e estimulando colaboradores na redução de consumo de água e energia. Para isso, fez-se, por um ano, o acompanhamento mensal de consumo, bem como o levantamento das reduções alcançadas. Estas por sua vez, foram revertidas em ganhos financeiros.

Ao final do ano, os ganhos financeiros foram convertidos em dois projetos: implantação do minhocário doméstico e de um coletor de água de chuvas na empresa. O coletor tem o objetivo de manter a redução do consumo e promover o reaproveitamento da água captada para lavar pisos, irrigar plantas e para uso da descarga sanitária. Já o minhocário visa a redução e a geração de resíduos orgânicas. Para isso, ele funciona como um sistema de reciclagem dos resíduos orgânicos, onde minhocas e microrganismos transformam restos de alimentos em adubo de excelente qualidade. É um sistema prático, compacto, higiênico e de fácil manuseio que não produz mal cheiro nem atrai insetos e animais indesejados.

14. A auditoria produz informações consistentes em relação ao desempenho da Gestão? De que forma isso beneficia a empresa?

Sim, a auditoria sempre proporciona para a empresa a possibilidade de enxergar o que pode ser melhorado e de monitorar ações corretivas e preventivas. De certo modo, faz com que a empresa saia da “zona de conforto” e permita que um olhar externo mostre oportunidades de melhoria.

15. De um modo geral, como a auditoria interna ocorre nas organizações?

A auditoria interna é conduzida por consultores (com certificação como auditores líderes), utilizando a ferramenta SOGI para a conferência das evidências de atendimento aos requisitos da norma – obrigações legais, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho, tratamento das não conformidades – análise documental, entrevista nos setores, entre outros.

Após a emissão do relatório e realizada uma reunião para apresentação dos resultados; as não conformidades são registradas no módulo TNC do sistema SOGI, para análise e acompanhamento.

16. Como as organizações podem se prepara para uma auditoria?

As organizações devem buscar por processos bem estruturados para manutenção do sistema de gestão e para se comunicar com os colaboradores, buscando sempre conscientizá-los e capacitá-los sobre procedimentos, instruções de trabalho e indicadores do sistema de gestão.

Dessa forma, a empresa deve realizar:

  • Mensalmente reuniões com os Representantes do Sistema de Gestão, que são colaboradores designados para representar os setores nos assuntos do SGI, com o Representante dos Colaboradores e com os membros da CIPA;
  • Mensalmente deve ser realizada a reunião geral, com a participação de todos os colaboradores que estiverem na empresa, momento para realizar o alinhamento de informações da empresa, incluindo status sobre o sistema de gestão, datas de auditorias e reciclagem sobre as normas;
  • Periodicamente, a empresa deve disponibilizar informações sobre as normas e sobre o seu sistema de gestão, através das ferramentas de comunicação: gestão à vista (TVs), e-mail, blog, site, redes sociais;
  • Periodicamente, devem ser realizados treinamentos de integração e reciclagem sobre o seu sistema de gestão (política de SGI, procedimentos e instruções de trabalho) e sobre as normas internacionais ISO14001, ISO9001, OHSAS 18001 e SA8000;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria de conformidade legal;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria interna;
  • Semestralmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica Setorial;
  • Anualmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica.

17. As organizações devem modificar a sua rotina de trabalho por conta da auditoria?

A permanência de auditores na organização, obviamente, acaba por interferir no processo produtivo da empresa. Mas, para minimizar isso, a organização pode solicitar a agenda da auditoria e comunicar os setores com antecedência, para que se programem e se organizem, visando não impactar tanto nas rotinas.