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Qual a importância de realizar Auditoria de Conformidade Legal?


 

Se você é fornecedor ou prestador de algum tipo de serviço para terceiro, provavelmente já teve de apresentar uma série de documentos para fechar uma proposta comercial.

Auditoria de conformidade legal

Auditoria de Conformidade Legal

A licença ambiental de sua empresa, o PPRA, o PCMSO (que são programas relacionados à saúde ocupacional dos trabalhadores) e até mesmo as guias de recolhimento de obrigações previdenciárias (FGST, GAGED, etc.) são, em grande maioria, exigidos nos contratos comerciais.

Agora imagine você diante de uma proposta formidável, feita para um grande cliente, totalmente travada por ausência (ou irregularidade) de algum registro legal que lhe foi solicitado. Vejamos outro exemplo: uma diligência de um Auditor Fiscal do Trabalho ou de um agente de fiscalização do órgão ambiental. Será que sua empresa está pronta para receber esses ilustres visitantes?

Ah, e não podemos deixar de lado as situações futuras. Sua empresa tem algum passivo ambiental? Caso um ex-empregado resolva entrar na justiça pedindo adicional de periculosidade, insalubridade, horas extras. Você terá todas as evidências necessárias para resguardar a sua empresa nesse litígio?

Por que fazer Auditoria de conformidade legal?

Se as Auditorias de Conformidade Legal forem uma rotina em sua empresa, certamente você terá respondido de forma positiva a todas as possibilidades levantadas. Caso contrário, pode haver um outro ponto que você não tenha ficado muito seguro em responder. Agora, se você tem a visão de que uma Auditoria de Conformidade Legal é um processo intrínseco e necessário para se obter a certificação ISO, precisamos começar pelo primeiro dia de aula de qualquer estudante de direito.  Mas, para poupá-lo das matérias de introdução ao Direito, vamos citar apenas um artigo previsto na Lei. O artigo de Introdução às normas do Direito Brasileiro:

“Art. 3º Ninguém se escusa de cumprir a lei, alegando que não a conhece.”

Esse é um princípio básico do Direito Brasileiro. Ou seja, ninguém pode alegar o desconhecimento da lei. Então caro leitor, não adianta justificar para seu diretor que a proposta não foi fechada porque você não tinha a documentação legal e não sabia que precisava ter. E também não adianta argumentar com o fiscal que não sabia que tinha de armazenar o resíduo X de forma Y.

Portanto, mesmo que sua empresa não tenha a mínima intenção de ter uma certificação ISO, ou mesmo que nunca tenha recebido a inesperada visita de um fiscal, uma coisa é certa: lei é lei. E ela deve ser conhecida e cumprida por todos.

Mas, como atender a tanta lei e decreto, portarias e resoluções?

É bem verdade que nos dias de hoje é quase impossível. E não é possível afirmar que toda empresa consegue atender a todas as legislações aplicáveis ao seu negócio. São tantas leis, decretos, portarias, resoluções, instruções. Mas, no entanto, podemos abordá-las como duas situações distintas. A primeira é você alegar que não tinha conhecimento da lei. A segunda é você ter sido informado dela mas, não consegue cumprí-las naquele momento. Seja por falta de recursos ou outra justificativa, embora ao menos você tem conhecimento de que está com essa situação em desconformidade com a legislação.

O que hoje é inadmissível, é ouvir que não tinha conhecimento de determinada exigência legal. Nesse sentido, as Auditorias de Conformidade Legal são ferramentas extremamente eficazes para o mapeamento das legislações aplicáveis. Bem como, para verificação quanto ao cumprimento das obrigações impostas pela legislação. Desse modo, pode-se afirmar que uma Auditoria de Conformidade Legal deve ser conduzida, de modo que sejam considerados os impactos trazidos ao meio ambiente e os riscos para a segurança e saúde dos trabalhadores. Portanto, uma auditoria eficaz deve focar nos requisitos legais mais críticos às atividades e processos da organização.

Mas independente do porte da empresa e das atividades por ela desenvolvidas, alguns itens são comuns e devem ser verificados. Para isso, deve-se considerar a criticidade de eventual descumprimento dos mesmos. É evidente que uma lista de verificação para uma auditoria de conformidade legal é muito abrangente e contempla diversos temas legais. Aqui vamos destacar alguns que, como dissemos, não podem passar despercebidos em processo de Auditoria de Conformidade Legal.

Licença Ambiental: ponto de partida para todo empreendimento

Quando pensamos nas legislações de meio ambiente, não podemos deixar de avaliar aquelas que impactam diretamente sobre o solo. Além daqueles que impactam os recursos hídricos, as emissões atmosféricas e a gestão dos resíduos gerados nos processos. Mas antes de você entrar na verificação desses pontos, sugerimos que o primeiro documento a ser avaliado, seja a licença ambiental do empreendimento. Além de ser o documento mais importante de cunho ambiental, nas condicionantes, poderemos avaliar, senão todos, quase todos os pontos de verificação citados anteriormente.

Assim, além de verificar a validade da licença ambiental do empreendimento, devemos buscar evidências de atendimento às condicionantes impostas pelo órgão ambiental licenciador. É de suma importância que se faça uma avaliação criteriosa dos registros de monitoramento dos efluentes. Bem como, das emissões atmosféricas e que se busque evidências adequadas à destinação dos resíduos gerados. Podendo estes serem perigosos ou não. Também não podemos deixar de lado a verificação das outorgas para captação de recursos hídricos (que também possuem, em grande parte, condicionantes a serem observadas). Assim como, os monitoramentos de ruído ambiental.

Partindo para o campo dos requisitos legais de SSO, é fundamental uma avaliação criteriosa dos programas relacionados à saúde ocupacional. Nesse sentido, PPRA e PCMSO devem ser avaliados, considerando a existência de todos os elementos obrigatórios para preservação da saúde dos trabalhadores. A verificação dos ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional) dos trabalhadores e das suas fichas de EPI (Equipamentos de Proteção Individual) são registros que não podem passar despercebidos em uma Auditoria de Conformidade Legal.

Avaliando o atendimento aos Requisitos de SSO

Para avaliar o atendimento aos requisitos de segurança e saúde ocupacionais, é fundamental que a Auditoria se baseie nos riscos críticos identificados. Estes podem estar presentes nas atividades e em suas correlações com as NRs aplicáveis. Ou seja, atividades de intervenções em instalações elétricas, segurança das máquinas e equipamentos, realização de trabalhos em altura e em espaços confinados, considerando suas criticidades. Tudo deve ser realizado de forma segura e o auditor deve buscar todas as evidências de que os trabalhadores estejam executando suas atividades conforme os preceitos mínimos, definidos pela legislação.

Como verificar o atendimento dos requisitos legais?

Os resultados de auditorias são fatos, evidências objetivas verificadas pelo auditor no processo de Auditoria de Conformidade Legal. Assim, o atendimento aos requisitos legais pode ser obtido de várias formas. Dentre elas destacamos a avaliação de documentos, a verificação in loco de como determinado processo é realizado, por exemplo, o armazenamento de resíduos. Deve-se mencionar também, as entrevistas com os trabalhadores e a observação da execução das atividades.

Um processo de Auditoria de Conformidade Legal é dinâmico e cabe ao auditor, considerando os impactos e riscos das atividades desenvolvidas, seguir uma trilha de evidências, buscando concluir o atendimento aos dispositivos legais aplicáveis.

Como proceder diante das não conformidades?

Já dissemos aqui, e vamos reforçar: atender a todos os requisitos legais é tarefa árdua. Visto que, desvios serão identificados e não poderão creditar uma não conformidade à uma pessoa (ou grupo de pessoas). Desvios são falhas de um sistema e não podem ser entendidos como “culpa” de fulano ou ciclano. Deve-se identificar o motivo, a causa da não conformidade e trata-lo. Buscando assim, identificar elementos que podem ter contribuído para o não atendimento do requisito legal. Em cima disso, os famosos planos de ação devem ser implementados para que todo estudo da causa da não conformidade e sua tratativa sejam eficazes. Isto é, sejam eficazes no sentido de corrigir o desvio e evitar sua reincidência.

Conclusão

A palavra “auditoria” não é muito bem recebida por grande parte das pessoas. Afinal, ninguém gosta de ver seu trabalho sendo verificado por um terceiro. O processo de Auditoria de Conformidade Legal, realizado por um profissional competente e conhecedor dos requisitos legais, agrega muito na sua gestão. Uma vez que, os desvios serão identificados no início, do que apontados por outros. Como num processo de certificação, por exemplo.

A ideia do processo de Auditoria de Conformidade Legal não é apenas apontar não conformidades. Mas, é um momento de troca de experiências para evitar os famosos passivos ambientais ou trabalhistas.

Ricardo Henrique Ferreira Cardoso /
Jurídico – Grupo Verde Ghaia


Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas? Parte I


 

Implantar Sistema de Gestão e mante-lo, envolve desafios diários!
Entenda mais sobre como se planejar na hora de iniciar esse processo e atingir o objetivo da sua empresa!

Implementando um Sistema de Gestão: Planejamento

Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas?

Em alta no mercado, a implementação de Sistemas de Gestão visando certificações internacionais tem se tornado o foco de muitas empresas. Sejam de pequeno, médio ou grande porte, a ponto de já apresentarem esse objetivo em seus planejamentos estratégicos.

Extrapolando uma comum visão inicial, de que a obtenção dessas certificações irá possibilitar a qualificação como fornecedor. Mesmo que seja em algum mercado específico, as organizações estão percebendo que essa busca traz benefícios diversos. Por exemplo:

  • Melhoria de seus processos internos;
  • Redução de impactos ambientais;
  • Redução de acidentes e doenças ocupacionais;
  • Melhoria na relação com órgãos fiscalizadores;
  • Redução de custos para o negócio.

É preciso, porém, compreender que esse processo deve ser muito bem planejado, desenvolvido e acompanhado. Para assim, garantir o sucesso em relação aos objetivos e metas internas, clientes e demais partes interessadas, além dos órgãos certificadores.

Para qualquer que seja a norma escolhida para atendimento aos requisitos do Sistema de Gestão, o sucesso dessa empreitada irá depender diretamente de uma adequada organização e de cada passo da implementação. E que deve se iniciar com um bom planejamento.

Esse planejamento deve envolver toda a alta direção e lideranças da empresa. Estando estas aliadas à uma equipe multidisciplinar. De forma a entender claramente qual a realidade da organização e quais objetivos e prazos envolvidos nessa implementação. Saber o cenário atual da empresa ajudará a entender onde serão necessários mais esforços e tempo desprendidos nas etapas de implementação do Sistema.

Entendendo o cenário atual da organização

Um bom planejamento para implementação de um Sistema de Gestão, inicia-se com um bom diagnóstico da situação atual.

Confrontando as exigências dos requisitos normativos e a realidade atual da empresa, analisa-se nessa etapa o grau de atendimento a cada item das normas. Abrangendo desde a presença da consultoria, de uma empresa especializada em sistemas de gestão. E desde essa etapa auxilia-se, e muito, no sucesso e economia de tempo nas etapas que estão por vir.

Na análise do cenário atual da organização, livre-se de pré-conceitos e pensamentos comuns. Como, por exemplo, o de que “as coisas sempre foram feitas de tal forma. Portanto, está satisfatório”. Um dos grandes ganhos que as normas trazem para as empresas é forçar que todos pensem fora da caixa. E assim, visualizem constantemente formas de melhorar a forma de trabalhar. Consequentemente, há aumento da produtividade, satisfação dos clientes e até mesmo melhorias no clima interno da organização.

Pontos chaves durante a implementação

Pontos chaves durante a implementação

Em geral, os requisitos normativos exigem um bom planejamento estratégico da empresa, O qual desdobra-se em objetivos, metas e planos de ação que darão o norte para atingir os resultados esperados. Além disso, há diversas obrigações relacionadas. Inclusive, aos requisitos legais que precisam ser atendidos e monitorados, ativamente.

Outro ponto forte na implementação de um Sistema de Gestão está nos controles aplicados a cada etapa de processos. Bem como, na tratativa de não conformidades. Nessa etapa, em conjunto com as análises dos resultados atingidos, é possível verificar a maturidade do Sistema implementado e o grau em que é atendido.

Além disso, cada norma a ser implantada traz uma série de documentações específicas. Dentre elas é possível citar, por exemplo:

1. Os levantamentos de riscos e oportunidades presentes nas normas mais atualizadas;

2. O mapeamento de processos e macrofluxos que demonstrem suas interações, fundamentais na ISO 9001;

3. O levantamento de aspectos e respectivos impactos ambientais, envolvendo a perspectiva de ciclo de vida para a ISO 14001;

4. O criterioso levantamento de perigos e riscos associados aos colaboradores nos locais de trabalho. Assim como, os respectivos controles operacionais, exigidos pela recém emitida ISO 45001;

5. A avaliação de usos significativos de energia. Seus respectivos indicadores e programas para melhoria na eficiência energética exigidos pela ISO 50001. Dentre outros pontos.

Por que a implementação pode fracassar?

Por que a implementação pode fracassar?

Outro ponto chave na implementação e motivo de fracasso, em muitos casos, está a cultura da empresa. Isto pois, a empresa deverá passar por mudanças que irão impactar significativamente no sucesso da organização. Está cada vez mais claro, que a criação de toda parte documental da empresa, se não aliada a mudanças comportamentais dos colaboradores, não consegue sustentar uma certificação. São trabalhos diários e intensos de conscientização e envolvimento de todos da organização. 

Assim, é possível garantir uma adequada retroalimentação das informações, o levantamento de oportunidades de melhoria, a redução de riscos. Bem como, a solução de possíveis não conformidades encontradas no dia a dia.

Portanto, mais do que conseguir uma certificação, é necessário ter claro que um Sistema de Gestão. Este precisa estar vivo e funcionando diariamente e, o qual depende diretamente da alta direção, lideranças e demais colaboradores envolvidos.

Deste modo, os requisitos das normas de sistema de gestão apresentam diversas formas de avaliação de atendimento às suas exigências. Podendo citar, por exemplo:

  • Monitoramento de indicadores;
  • Resultados planejados;
  • Avaliação de eficácia;
  • Auditoria interna;
  • Análise crítica;

Portanto, todas as etapas são fundamentais quando se visa uma certificação. No caso das auditorias, vale ressaltar que elas devem ser realizadas por auditores capacitados e experientes que consigam testar o sistema de gestão de forma crítica, criteriosa e imparcial.

Reportando-se à alta direção e às lideranças da organização sobre a situação real em que a empresa se encontra. Bem como, em relação ao atendimento aos requisitos normativos e aos pontos em que serão necessários mais auxílio, para melhoria do sistema.


Leia também:


Fernanda Innecco
Consultora Externa
Engenheira Química Especialista em Segurança do Trabalho


Aplicando Compliance à ISO 14001:2015


 

Como aplicar ? É uma das perguntas mais frequentes quando vamos implantar ou realizar a migração dessa nova versão da Norma. Com mais de 20 anos de experiência adquirida, implementando ISO 14001, vamos dar algumas dicas importantes para você melhorar a sua gestão!

Compliance: Gerenciamento Constante da Conformidade Legal

O público e os órgãos regulatórios aprenderam a ter mais confiança sobre o gerenciamento constante e consistente da conformidade legal das empresas certificadas, nesta norma. Isso porque, os principais objetivos de um envolvem o aprimoramento do desempenho ambiental. Assim como, a realização dos objetivos ambientais e o cumprimento das obrigações de conformidade. Sendo estes, proveniente de requisitos legais ou outros requisitos aplicáveis à organização.

Pensando em um sistema de gestão ambiental, os vários estágios do ciclo regulatório incluem, pelo menos:

  • Desenvolvimento, publicação e acesso à legislação;
  • Monitoramento e verificação da conformidade;
  • Implementação de ações, em casos de não conformidade.

O entendimento e as implicações de cada uma dessas fases podem variar de país para país. Considerando que esta é uma norma de abrangência internacional.

Porém, um conceito é constante e fundamental. A conformidade legal da organização para com os órgãos reguladores ambientais pode ser entendida como a situação em que nenhuma ação reativa ou represália pode ser esperada pela empresa. Em outras palavras, uma organização que se encontra em conformidade com as obrigações legais, não precisará se preocupar com ações administrativas, criminais ou civis.

Porque aplicar conformidade dentro do SGA?

É claro que uma empresa que implanta um SGA deve estar consciente e engajada. Principalmente no que diz respeito à proteção ambiental. Este é um compromisso importante proposto pela ISO 14001:2015. Então, temos aí o primeiro motivo. Um dos passos para alcançar a sustentabilidade nos negócios é justamente buscar pela conformidade legal. E quando falamos de sustentabilidade estamos envolvendo não só recursos naturais, mas também aspectos sociais, produtivos e econômicos.

Mas quais os ganhos diretos para a minha empresa? Bom, primeiramente buscamos a conformidade legal pois ela é parte do processo de certificação ambiental.  Portanto, empresa que busca a implantação da ISO 14001, não pode nem pensar em deixar essa etapa de lado. Depois, temos os ganhos com a imagem da empresa perante o mercado, transmitindo ao público maior confiabilidade e integridade. Isso gera outro benefício que é a vantagem competitiva.

Além de reduzir os custos com penalidades e indenizações, a organização pode inserir as questões ambientais dentro de sua estratégia de negócio. Atuando assim, com responsabilidade para cumprir o seu papel social. Face à crescente exigência da sociedade por produtos e serviços mais sustentáveis. Como consequência de todas as ações, temos o retorno financeiro. Já que a gestão eficiente do meio ambiente dentro das operações organizacionais pode ajudar na identificação de oportunidades para investimentos rentáveis ao alocar recursos de maneira mais eficiente. Aumentando, portanto, o acúmulo de riquezas.

Quais requisitos da ISO 14001:2015 estão relacionados ao compliance?

Logo em um de seus requisitos iniciais, a norma apresenta a exigência. Decretando que a organização tenha uma política ambiental e se comprometendo em atender os seus requisitos legais e outros requisitos aplicáveis. Dessa forma, a ISO 14001:2015 requer que a organização determine e tenha acesso aos requisitos legais e outros requisitos. De modo que, eles estejam relacionados aos seus aspectos ambientais e estabeleça uma sistemática para avaliar o seu atendimento.

Dessa maneira, os requisitos específicos da norma envolvem de alguma maneira a busca pela conformidade legal.

Compliance: Requisitos da Conformidade Legal

  • Item 4.2c: Determinar quais das necessidades e expectativas das partes interessadas se tornam requisitos legais e outros requisitos.
  • Item 5.2d: Manter uma política ambiental que inclua um comprometimento em atender os requisitos legais e outros requisitos;
  • Item 6.1.3: Determinar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos relacionados aos aspectos ambientais. Determinar como eles se aplicam à organização e leva-los em consideração ao implementar e melhorar continuamente o SGA.
  • Item 6.2.1: Levar em consideração os requisitos legais e outros requisitos ao estabelecer os objetivos ambientais.
  • Item 7.4.3: Observar as exigências legais e de outros requisitos quanto à comunicação externa das informações pertinentes para o SGA.
  • Itens 8.1 e 9.1.1: Observar as exigências legais e de outros requisitos quanto ao monitoramento de parâmetros e controle de rotinas operacionais.
  • Item 9.1.2: Avaliar o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos;
  • Item 9.3: Analisar criticamente o SGA considerando mudanças e tendências relativas aos requisitos legais e outros requisitos.

Como alcançar os resultados esperados?

Para atender à ISO 14001:2015 e alcançar os resultados esperados, a organização deve demonstrar capacidade de cumprir seus requisitos legais e outros requisitos. E, também, por meio de sua própria avaliação de conformidade. Para isso, podem ser utilizados softwares de identificação de legislações. Como por exemplo, o SOGI. Há também outros meios e ferramentas de consultoria disponíveis. Posteriormente, devem ser estabelecidos indicadores ambientais e sistemática de avaliação desses requisitos legais.

O importante é acompanhar as mudanças legislativas. Principalmente, aquelas que se aplicam à organização e seus aspectos para implantar ações para as não conformidades encontradas. A partir do momento em que os indicadores estabelecidos começarem a fornecer resultados, a organização poderá compará-los aos critérios operacionais e legais, tendo base para tomadas de decisões mais assertivas.

 Fernanda Pinheiro
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho 
Especialista em SGI

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Confira o material orientativo que a equipe de Consultoria Técnica e Jurídica da Verde Ghaia preparou:


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Como se faz uma Auditoria de Requisitos Legais?


 

Auditoria de Requisitos Legais é com a Verde Ghaia. Confira o bate papo que aconteceu em um dos nossos Webinar sobre Requisitos Legais aplicáveis ao negócio, com foco em Auditoria de Conformidade Legal e Gestão de Risco Legal.

Auditoria de Requisitos Legais

O Webinar será conduzido por Consultores Jurídicos da Verde Ghaia e tem como objetivo esclarecer dúvidas sobre o atendimento das legislações que são aplicáveis para as empresas, bem como sobre as melhores formas de monitorar e gerenciar essas questões para minimizar a ocorrência de passivos, prejuízos financeiros e para a imagem da empresa.

DATA: 14/04/2016 / HORÁRIO: 14h30 / DURAÇÃO: previsão de 30 minutos

ACESSO: CLIQUE AQUI e Saiba mais sobre Tratamento de Não Conformidades

Temas que serão abordados

– Importância de estar em dia com a legislação.

– Auditoria de Conformidade Legal: o que é? Por que as empresas devem fazer?

– Avaliação de Risco Legal: vantagens e aplicações para a sua empresa.

Conheça os Consultores

Marcela Guaracy – Gerente da Consultoria Jurídica

Advogada, especialista em Direito Ambiental, MBA em Gestão do Ambiente e Sustentabilidade, Auditora de Conformidade Legal e Auditora Líder

Elias Temponi – Coordenador da Consultoria Jurídica

Advogado, pós-graduado em Gestão Ambiental, pós-graduando em Direito do Trabalho, Auditor de Conformidade Legal e Auditor Líder.

Certificado

O link do certificado ficará disponível somente até o dia 15/04/2016. Os certificados serão enviados a partir do dia 18/04/2016.


Para mais informações entre em contato com a Gerência de Comunicação da Verde Ghaia: Tel.: (31) 2127-9137


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