Tudo o que você precisa saber sobre Auditoria de Conformidade Legal
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O que é Auditoria em Sistema de Gestão? Por que realizá-la?

 

A Auditoria em Sistema de Gestão é um dos serviços disponibilizado pela Verde Ghaia que possibilita à organização averiguar se as suas atividades estão em consonância com as normas ISO.

Conquistar um sistema de gestão que corresponda às expectativas internas e dos stakeholders pode ser o primeiro passo para o sucesso do negócio. Através de um SG exemplar, o seu negócio só tem a ganhar, como, por exemplo, a certificação ISO.

É a certificação ISO que comprova se os seus processos estão padronizados, atendendo às expectativas de todos os envolvidos, independentemente do seu ramo de atividade, comprovando que os seus serviços e/ou produtos buscam pela melhoria contínua dos processos.

Mas, como saber se o sistema de Gestão está indo na direção correta? Como saber se a sua gestão está atendendo aos requisitos das normas ISO?

O monitoramento e o gerenciamento do atendimento aos requisitos obrigatórios da norma são fundamentais para o sucesso do seu SG. Sendo o próximo passo, a auditoria. Esta por sua vez, irá avaliar cada processo da organização, podendo implementar ações eficazes e em conformidade aos objetivos, evidenciar procedimentos inadequados e/ou incorretos dos processos.

Esse levantamento de evidências, quando realizada com objetividade. permite uma melhor avaliação dos procedimentos, em relação a diversos fatores, tais como:

  • Política da Empresa;
  • Planejamento adequado dos recursos necessários;
  • Priorização de aspectos/impactos e perigos/riscos significativos;
  • Eficácia dos controles operacionais existentes;
  • Desenvolvimento de objetivos e metas;
  • Gestão de registro e tratamento de não conformidades;
  • Condução de análise crítica e implementação eficaz de ações.

Por que devo auditar os Requisitos?

Primeiramente, por ser um procedimento que visa avaliar os processos internos, apontando as deficiências encontradas, bem como, os requisitos não atendidos.

Seu Sistema de Gestão precisa ser auditado não apenas para obter ou manter certificação em qualquer uma das normas. Mas, porque as Normas NBR ISO 9001:2015, NBR ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, e NBR ISO 22000:2019, sofreram mudanças em sua estrutura de requisitos. Portanto, mesmo que a sua empresa seja certificada, ela corre o risco de perder a certificação, caso não mantenha seu Sistema de Gestão em dia.

Ressalta-se a importância de se contratar auditores, qualificados e com experiência, uma vez que a responsabilidade destes é de identificar, analisar se os requisitos estão sendo atendidos e aplicados às atividades da organização, se há tratamento para as não conformidades e se são apresentadas oportunidades de melhoria.

Por que é importante examinar e validar sua gestão?

A Auditoria Interna ou Auditoria de Sistema de Gestão é importante, principalmente, para empresas que querem medir seu desempenho em relação ao atendimento aos requisitos das normas monitoradas.

Para conseguir ou manter a certificação internacional é necessário verificar se existe algo para modificar ou melhorar.

A Auditoria Interna mensura se os resultados estão de acordo com as ações e procedimentos planejados, se a implementação destes foi realizada de forma eficaz e se estão adequados aos objetivos definidos nas estratégias de atuação das organizações.

Como é feita a Auditoria em Sistema de Gestão?

A auditoria de Sistemas de Gestão é realizada por consultores da Verde Ghaia, altamente capacitados e com experiência nas mais diversas atividades e ramos industriais. Todos os nossos auditores e consultores são treinados para oferecer o que há de melhor no mercado de auditorias.

Os nossos consultores e auditores visitam as instalações da empresa e conferem o nível de conformidade da mesma com as normas relacionadas. Após a visita técnica, nossos consultores geram um relatório informando à empresa possíveis pontos de melhoria ou de inconformidades, além de evidenciar a realização da auditoria, requisito necessário para qualquer certificação.

Recomendamos a leitura do post sobre auditoria , no qual são apontadas informações importantes que abordam a sua relevância no sistema de gestão, quando se deseja alcançar resultados reais dentro de cada um dos procedimentos da organização.

Com que frequência deve contratar um Auditor?

As atuais normas dizem que existe a necessidade de auditoria internas periódicas, embora muitas organizações realizem esse tipo de serviço, anualmente.

A Verde Ghaia no entanto, acredita que para melhor otimização e aplicação de recursos e do gerenciamento de processos, através de uma visão imparcial e global das prioridades do sistema de gestão, a organização deva realizar com mais frequência os serviços, visando o melhor desempenho do SG.

Contrate o serviço de Auditoria em Sistema de Gestão da Verde Ghaia e se mantenha seguro e dentro das normas.

Fale conosco!

Leias mais sobre Auditoria no nosso Blog.

https://www.verdeghaia.com.br/blog/auditoria-do-sistema-de-gestao/

O que é Auditoria de Conformidade Legal?

 

Auditoria de Conformidade Legal demonstra à empresa as obrigações provindas da legislação em vigor que não estão sendo cumpridas, o que possibilita a determinação, planejamento e priorização das ações necessárias à plena conformidade deste item de seu sistema de gestão.

A Verde Ghaia conta com profissionais experientes e qualificados para identificação de conformidades, não conformidades, melhorias e pontos fortes a serem explorados pelo empreendimento para melhor gestão de seus processos.

Por que fazer? O serviço de Auditoria de Conformidade Legal realizado pela Verde Ghaia possibilita à empresa avaliar melhor a existência de divergências entre as atividades realizadas e as obrigações aplicáveis que estão dispostas na legislação.

Esta avaliação mantém a organização preparada para fiscalizações e auditorias externas.

Como cliente SOGI, a empresa também receberá todo o suporte da Verde Ghaia através de sua Módulo Lira que oferece uma lista de requisitos aplicáveis referentes ao seu Sistema de Gestão: Qualidade, Segurança de Alimentos, Saúde e Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e/ou Responsabilidade Social.

A Auditoria de Conformidade Legal faz com que a empresa atenda aos itens obrigatórios das normas de Sistema de Gestão, como o 4.5.2 da ISO 14001 e OHSAS 18001, que ressaltam a necessidade da verificação periódica de todos os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à sua atividade. Além disso, oferece instrumentos à organização que possibilitam planejar e definir com mais exatidão a alocação de recursos financeiros e humanos necessários à plena conformidade.

Como é feita a Auditoria de Conformidade Legal? Quem faz?

A Auditoria é realizada por consultores que passam por rigoroso processo seletivo e assim compõem a equipe da Verde Ghaia. A expertise destes qualificados profissionais em sistemas de gestão e conformidade legal faz com que a auditoria não seja apenas uma obrigação para a certificação, e sim, um importante e eficiente instrumento de gestão.

Após cada Auditoria, a empresa auditada recebe o Certificado de Conformidade Legal, emitido exclusivamente pela Verde Ghaia, que atesta a conformidade com os requisitos legais e minimiza riscos de autuações ou de processos judiciais.

Com que frequência deve ser feita a auditoria?

As atuais normas de gestão ditam que as auditorias de conformidade legal devem ser realizadas periodicamente. De acordo com o entendimento do mercado, de organismos certificadores e ainda nos termos da metodologia aplicada pela Verde Ghaia, esta periodicidade é anual.

Com um planejamento eficiente, evita-se multas e não conformidades, proporcionando à empresa utilizar este instrumento como diferencial no mercado, visto que o cumprimento da legislação traz confiabilidade por parte do mercado e agrega valor à instituição.

Contrate o serviço de Auditoria de Conformidade Legal da Verde Ghaia.

(31) 2127-9137 ou [email protected]

Auditoria de Conformidade legal como instrumento preventivo

 

Além da obrigatoriedade da Auditoria de Conformidade Legal em virtude do sistema de gestão, é imprescindível também que se fale da importância da mesma, como instrumento de prevenção à autos de infração, multas, embargos e outros, tanto para aquelas empresas que buscam a certificação, quanto para aquelas que buscam o cumprimento da legislação aplicável.

A Auditoria de Conformidade Legal permite, de forma antecipada, que a empresa conheça os seus possíveis pontos vulneráveis e tenha a noção da amplitude do cumprimento e descumprimento das leis aplicáveis a ela. Com tal conhecimento, a mesma pode agir antes mesmo de qualquer fiscalização, e se programar para atender determinada lei que demande gastos com projetos e investimentos altos, bem como otimizar processos e gastos.

Vale ainda lembrar que a empresa cumpridora da legislação evita passivos, fato que pode aumentar o valor da mesma no mercado, bem como melhorar a sua imagem.

Tendo em vista o incomensurável número de dispositivos legais elaborados  cotidianamente pelo legislativo e órgãos da administração pública, bem como devido ao grande volume e complexidade de assuntos ligados ao meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e outros, a Auditoria de Conformidade Legal aparece como um item primordial para a segurança jurídica de uma empresa.

Portanto, cabe às organizações em geral criar o hábito de realizar Auditorias de Conformidade Legal, visando assim a melhoria contínua de seu sistema de gestão, bem como ter bases jurídicas sólidas para sua manutenção em um mercado tão globalizado e competitivo.

Sistemas de Gestão

Temos normas internacionais que descrevem quais são os requisitos mínimos necessários para que uma organização trate um determinado assunto em sua íntegra.

Uma das mais conhecidas, seguidas e implementadas destas normas é a ISO 14001 que trata sobre o assunto Meio Ambiente. Temos também a OHSAS 18001 que trata dos assuntos relacionados à Saúde e Segurança no Trabalho e várias outras normas que tratam dos mais diversos temas.

Estas normas são, na sua grande maioria, estruturadas de acordo com o ciclo PDCA de gerenciamento. Este ciclo determina que um assunto, projeto ou atividade deve ser Planejado, Desenvolvido, Checado e Melhorado.

Assim temos todos os assuntos ligados ao Meio Ambiente de uma organização sob controle absoluto. Esta gestão evita impactos ambientais significativos, busca sempre a melhoria contínua do desempenho ambiental, atende às leis ambientais, coordena os investimentos disponíveis e cuida da eficácia de suas medidas.

Dentro da etapa do Planejamento (1ª etapa do PDCA), um dos pontos primordiais a ser tratado é o levantamento dos requisitos legais. Planejar um sistema de gestão não pode deixar de levar em consideração as leis que uma empresa deve atender.

Definições de Requisitos Legais e/ou Estatutários e Outros Requisitos

Entende-se por requisitos legais todo o conjunto de dispositivos legais, tais como leis, decretos, resoluções, portarias, instruções normativas, deliberações etc.

Quanto aos outros requisitos, entende-se por documentos referentes às atividades da empresa, os quais geram obrigações. São eles: licenças ambientais, alvarás, autorizações, dentre vários outros tipos de documentos.

Vale lembrar que o item anteriormente citado (Item 3 – 4.3.2 Requisitos legais e outros), da norma ISO 14001, foi citado apenas a título de exemplo, pois várias outras normas (OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 22000, SA 8000 etc.), também exigem, de outras maneiras, a identificação dos requisitos legais e outros requisitos pertinentes às atividades da empresa.

Esta forma particular de cada norma exigir atendimento aos seus itens auditáveis também ocorre quando o assunto é auditoria de conformidade legal.

Necessário se faz informar que, dentro do conjunto de requisitos legais a serem atendidos, encontram-se requisitos de terceiros. Consideram-se terceiros aqueles prestadores de serviços ou fornecedores ligados aos processos da empresa. Podemos citar, de modo exemplificativo, os seguintes terceiros: transportadores, fornecedores de produtos químicos em geral, receptores de resíduos, fornecedores de matéria-prima etc.

Identificando os Requisitos Legais

Assim, surge a primeira dificuldade com relação aos requisitos legais: como saber se a empresa identificou todas as leis pertinentes?

A empresa, quando da identificação dos requisitos legais deve atentar-se para as seguintes questões:

– Requisitos legais ambientais

– Verificar todos os aspectos ambientais relacionados à todos os seus processos e vinculá-los às legislações pertinentes.

Ex: geração de resíduos, geração de efluentes, emissões atmosféricas, consumo de produtos florestais, produtos inflamáveis e combustíveis: identificar todos os requisitos federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

– Requisitos legais de saúde e segurança no trabalho

– Verificar todos os perigos relacionados à todas as suas atividades e relacioná-los com as legislações pertinentes.

Ex: periculosidade, insalubridade, trabalho a céu aberto, espaços confinados, EPIs, instalações elétricas, combustíveis e inflamáveis, máquinas e equipamentos etc. Identificar todos os requisitos legais federais, estaduais e municipais pertinentes ao assunto.

Importante ressaltar que a empresa, durante a identificação dos requisitos legais, deve conhecer profundamente todos os temas fundamentais referentes ao seu seguimento, ou seja, na área ambiental deve-se identificar os principais temas (água, ar, produtos florestais, efluentes, resíduos etc.). Na área de saúde e segurança no trabalho, recomenda-se conhecimento detalhado, no mínimo, sobre as normas regulamentadoras – NRs.

As dicas acima servem também para empresas que buscam certificação em outras normas (ISO 9001, ISO 22000, SA 8000, dentre outras), basta conhecer bem os temas das referidas áreas de atuação.

Auditoria passo a passo

Definido o escopo e prazo da auditoria, feitas as comunicações necessárias e organizado o roteiro, a auditoria deve inicar-se da seguinte forma:

Reunião de abertura: é o momento para definir os últimos detalhes da auditoria, confirmar escopo, prazo, roteiro e participantes. Na reunião o auditor detalha a sua forma de trabalho, como serão feitos os comunicados sobre as possíveis não-conformidades evidenciadas, dentre outros.

Auditoria “randômica”: Consiste na visita de todas as áreas a serem auditadas. Tal visita é fundamental, pois há evidências que só podem ser observadas in loco, ou seja, no local onde há a atividade ou processo a ser auditado.

Ex: depósito de inflamáveis: como saber se o depósito possui as sinalizações de segurança obrigatórias? Como saber se há extintores no local? Se há contenção para os casos de derramamento?

Durante a auditoria “randômica” poderão ser feitas entrevistas com os colaboradores da empresa. Tal procedimento permite também saber se algumas obrigações legais estão sendo cumpridas.

Ex: incêndio: como saber se os colaboradores estão treinados para os casos de incêndio? Neste caso há a evidência de lista de presenças em treinamentos sobre o assunto, mas a entrevista é válida, pois há casos em que os treinamentos podem não ser eficazes. Dessa forma, o ideal é entrevistar o colaborador e verificar o nível de conhecimento do mesmo.

Necessário se faz informar que a auditoria “randômica” não precisar ser necessariamente o primeiro passo a ser seguido. Pode-se fazer a auditoria “randômica” durante toda a auditoria, desde que respeitado o roteiro dos trabalhos.

Auditoria de documentos: o auditor irá verificar os documentos oriundos das obrigações legais (licenças, alvarás, laudos técnicos etc.). Daí a importância de a empresa ter bem organizados os documentos a serem auditados. Documentos dispersos e sem controle atrasam, e muito, a auditoria.

Durante toda a auditoria o auditor deve, de forma bem clara, apontar as não-conformidades evidenciadas à equipe auditada. O auditor poderá fazer isso no final de cada dia de auditoria ou em outro momento que entender necessário.

Encerramento da auditoria: neste momento são apresentados, através do relatório de auditoria, os resultados da auditoria. O relatório de auditoria deve conter itens como: as conformidades, não-conformidades, os pontos fracos, pontos fortes, os objetivos e escopo da auditoria, critérios da auditoria, equipe auditora, identificação dos entrevistados, obstáculos encontrados, declaração de confidencialidade, identificação das pessoas que receberão o relatório e quaisquer outras informações que se fizerem necessárias.

Finalizada a auditoria é chegada a hora de tratar as possíveis não-conformidades encontradas através do Tratamento de Não-Conformidades – TNC, mas isto já é assunto para um outro curso.

Vale lembrar que uma auditoria de conformidade legal bem feita pode identificar e sanar possíveis erros cometidos quando da identificação e atendimento dos requisitos legais pertinentes.

Recomenda-se que a Auditoria de Conformidade Legal seja realizada periodicamente, antecedendo às auditorias de manutenção de certificação. Há organismos certificadores que realizam auditorias de manutenção de sistema de gestão semestralmente e outros anualmente.

Assim, a empresa deve realizar as suas Auditorias de Conformidade Legal antes de tais manutenções, a fim de cumprimento das normas de sistema de gestão, bem como a fim de saber quais os pontos precisam ser melhorados. Àquelas empresas que não possuem sistema de gestão, recomenda-se a realização de Auditorias de Conformidade Legal, no mínimo, anual.

Como Auditoria pode ajudar a examinar e validar o SGI da sua empresa?

 

Muitas empresas sofrem com a falta de controles administrativos adequados, fazendo com que a sua exposição à riscos, erros ou oneração aumente, substancialmente.

Isso pode acontecer em decorrência de falhas na verificação do sistema de gestão. São essas falhas que impossibilitam a organização identificar possíveis lacunas e pontos a serem melhorados à nível gerencial. Por isso, uma das fases mais importantes de um sistema de gestão é justamente a realização da análise de seu desempenho.

Portanto, deve-se verificar todos os processos, produtos e serviços que estão sendo executados, seguindo o que foi planejado e obedecendo aos critérios, anteriormente, especificados. Uma das ferramentas mais utilizadas para se realizar a verificação do sistema de gestão é a Auditoria Interna.

Auditoria de Sistema de Gestão

Por que devo realizar auditorias de sistema de gestão?

O objetivo da auditoria interna é analisar o sistema de gestão através de evidências e constatar o atendimento aos itens da norma em questão. Podemos citar as seguintes normas: ISO 14001 (Meio Ambiente), ISO 9001 (Qualidade), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional). Esse processo é de suma importância e deve ser levado à sério por toda a organização. Pois, é a partir das auditorias internas que são identificadas as oportunidades de melhorias.

Assim, através dos resultados, o gestor tem em mente onde deve concentrar os seus esforços. E assim, ele é capaz de tomar decisões mais assertivas. Isso acontece, uma vez que as falhas são identificadas. Mas de maneira sustentada em evidências e não apenas através de suposições. Assim, a auditoria fornece subsídios concretos para a tomada de decisões em todos os níveis: operacional ou gerencial.

Isso é de grande valia no mundo coorporativo, pois o sistema de gestão pode ser considerado um ativo comercial, já que tem um grande impacto no desempenho financeiro de uma empresa. Uma boa auditoria interna promove a identificação prévia de riscos, dando a oportunidade da organização atuar de maneira preventiva. Consequentemente, reduzindo ou eliminando a probabilidade de ocorrência de possíveis impactos negativos.

Quais são os benefícios da Auditoria de SGI nos meus processos?

A verificação do sistema de gestão através da auditoria interna, contribui para a melhoria contínua. E esta, or sua vez, é a base conceitual na qual as normas ISO são estruturadas. Durante a auditoria, todos os processos que compõem o escopo do sistema de gestão são verificados. A identificação de oportunidades de melhoria à nível de processo e as subsequentes ações de melhoria, podem proporcionar ganhos diretos. Isso pode ocorrer tanto no aumento da satisfação do cliente, quanto nas vendas, lucros, dentre outros.

Contudo, dentro de uma outra perspectiva, uma organização com processos otimizados aumenta a moral de seus funcionários. E que, se sentindo em harmonia com suas tarefas diárias, têm sua produtividade aumentada. Salienta-se que a auditoria é uma ótima maneira da organização captar a percepção que os funcionários têm da empresa. Tendo em vista que o processo de auditoria envolve entrevistas e feedbacks assertivos.

Além disso, a auditoria interna, quando executada por colaboradores da própria organização, é um ótimo meio de aprendizado e valorização do mesmo. Auditando outros processos, o colaborador visualiza a empresa de uma perspectiva diferente. E este pode absorver conhecimentos e técnicas de outras áreas e aplicá-los em seu cotidiano. Isso promove tanto a troca e circulação de conhecimento organizacional, quanto o crescimento profissional auditores, em termos de carreira.

auditoria

Como a Auditoria pode contribuir no processo de validação do meu SGI?

As normas ISO são baseadas no ciclo PDCA, que envolve as fases planejar, fazer, verificar e agir. O processo de auditoria pertence à fase “Verificar”.  Esta, por sua vez, pode ser utilizado como um termômetro para medir o índice de sucesso no atendimento dos objetivos do Sistema de gestão.

Ao longo da implantação e manutenção do SGI, a organização realiza um planejamento de ações em prol dos compromissos assumidos com a política de gestão. Convém então, que o sistema seja verificado, para assim obter respostas quanto ao seu desempenho. Pois, em sequência é possível propor outras ações para a melhoria contínua, chegando-se até a fase do “Agir” e completando o ciclo. Nesse contexto, a auditoria interna é um processo sistemático de avaliação de processos e procedimentos, que fornece diretrizes gerenciais para a elaboração de estratégias de melhoria. E esse processo é um requisito que deve ser cumprido, caso a organização queira obter uma certificação de seu sistema de gestão.

A partir daí a realização da validação periódica do SGI traz um outro grande benefício. Este está pautado em deixar a organização mais preparada em casos de auditorias externas. Ao passar por uma auditoria interna a organização está exercendo um processo de autoconhecimento. Isto é, fazendo com que os gestores saibam quais pontos merecem maior atenção. Assim, em uma auditoria externa, caso os auditores façam os mesmos apontamentos, a chance da organização já ter um planejamento de ações de tratativas é muito maior. Isso demonstra que o comprometimento com o sistema de gestão vai além da certificação.

Auditoria Interna: benefícios para a organização e Colaborador

Durante um processo de auditoria, o auditor não deve se ater somente à análise de documentos e controles. É fundamental que ele ofereça insights para melhorias, de maneira a auxiliar os problemas. Isso se torna imprescindível, uma vez que a auditoria interna está sendo tratada como ação estratégica para a sobrevivência do negócio, em meio tão volátil como o mercado atual.

Uma dica é inserir a mentalidade de risco como centro da auditoria. Uma abordagem baseada em riscos permite que a organização tenha ciência do que pode ser um obstáculo no alcance dos objetivos. Assim, os gestores serão capazes de garantir que os riscos identificados sejam controlados para que não afetem o desempenho do sistema de gestão. Para que isso aconteça de maneira ainda mais eficaz, os auditores internos devem ser eficientes em sua comunicação, para poderem reunir as informações com uma abordagem sistêmica. E assim, evitar duplicidade de apontamentos. Isso facilita no entendimento na tomada de decisão dos gestores, além de poupar tempo e reduzir custos com tratativas sistêmicas e não pontuais.

Melhorias nas práticas e procedimentos das auditoria

Tendo em vista todos os benefícios operacionais e estratégicos decorrentes da prática de auditorias internas, é imprescindível que as empresas tenham profissionais preparados e capacitados para tal. Por isso, é importante investir em auditores internos. Bem como, extimulá-los a ter um pensamento crítico, voltado para a solução de problemas e identificação de riscos. Sem deixar de lado, é claro, a capacitação técnica.

A Verde Ghaia oferece vários cursos de auditores internos, integrados ou não com a interpretação de normas ISO, que ajudam a alavancar a capacidade técnica e habilidades dos colaboradores. O melhor é que alguns desses cursos podem ser realizados totalmente à distância., Certamente, poupará tempo e diminuirá custos com logística e outras despesas. Acesse a nossa página e fique por dentro!

Além dos cursos, oferecemos também o serviço de Consultoria On-line. Levamos a solução certa para implantar um sistema de gestão ou manter a sua certificação ISO. Tudo de um jeito simples e muito mais econômico. Com a Consultoria On-line Verde Ghaia, sua empresa terá a mesma qualidade do serviço tradicional. Mas, com uma diferença: com custo reduzido,  sem perder tempo com deslocamento de consultores e sem interferir nas rotinas da sua organização.

Conheça nossos planos através do site http://www.consultoriaiso.org ou e-mail [email protected].

Fernanda Ribeiro Pinheiro
Consultora externa especialista em SGI
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho

Qual a importância de realizar Auditoria de Conformidade Legal?

 

Se você é fornecedor ou prestador de algum tipo de serviço para terceiro, provavelmente já teve de apresentar uma série de documentos para fechar uma proposta comercial.

Auditoria de conformidade legal

Auditoria de Conformidade Legal

A licença ambiental de sua empresa, o PPRA, o PCMSO (que são programas relacionados à saúde ocupacional dos trabalhadores) e até mesmo as guias de recolhimento de obrigações previdenciárias (FGST, GAGED, etc.) são, em grande maioria, exigidos nos contratos comerciais.

Agora imagine você diante de uma proposta formidável, feita para um grande cliente, totalmente travada por ausência (ou irregularidade) de algum registro legal que lhe foi solicitado. Vejamos outro exemplo: uma diligência de um Auditor Fiscal do Trabalho ou de um agente de fiscalização do órgão ambiental. Será que sua empresa está pronta para receber esses ilustres visitantes?

Ah, e não podemos deixar de lado as situações futuras. Sua empresa tem algum passivo ambiental? Caso um ex-empregado resolva entrar na justiça pedindo adicional de periculosidade, insalubridade, horas extras. Você terá todas as evidências necessárias para resguardar a sua empresa nesse litígio?

Por que fazer Auditoria de conformidade legal?

Se as Auditorias de Conformidade Legal forem uma rotina em sua empresa, certamente você terá respondido de forma positiva a todas as possibilidades levantadas. Caso contrário, pode haver um outro ponto que você não tenha ficado muito seguro em responder. Agora, se você tem a visão de que uma Auditoria de Conformidade Legal é um processo intrínseco e necessário para se obter a certificação ISO, precisamos começar pelo primeiro dia de aula de qualquer estudante de direito.  Mas, para poupá-lo das matérias de introdução ao Direito, vamos citar apenas um artigo previsto na Lei. O artigo de Introdução às normas do Direito Brasileiro:

“Art. 3º Ninguém se escusa de cumprir a lei, alegando que não a conhece.”

Esse é um princípio básico do Direito Brasileiro. Ou seja, ninguém pode alegar o desconhecimento da lei. Então caro leitor, não adianta justificar para seu diretor que a proposta não foi fechada porque você não tinha a documentação legal e não sabia que precisava ter. E também não adianta argumentar com o fiscal que não sabia que tinha de armazenar o resíduo X de forma Y.

Portanto, mesmo que sua empresa não tenha a mínima intenção de ter uma certificação ISO, ou mesmo que nunca tenha recebido a inesperada visita de um fiscal, uma coisa é certa: lei é lei. E ela deve ser conhecida e cumprida por todos.

Mas, como atender a tanta lei e decreto, portarias e resoluções?

É bem verdade que nos dias de hoje é quase impossível. E não é possível afirmar que toda empresa consegue atender a todas as legislações aplicáveis ao seu negócio. São tantas leis, decretos, portarias, resoluções, instruções. Mas, no entanto, podemos abordá-las como duas situações distintas. A primeira é você alegar que não tinha conhecimento da lei. A segunda é você ter sido informado dela mas, não consegue cumprí-las naquele momento. Seja por falta de recursos ou outra justificativa, embora ao menos você tem conhecimento de que está com essa situação em desconformidade com a legislação.

O que hoje é inadmissível, é ouvir que não tinha conhecimento de determinada exigência legal. Nesse sentido, as Auditorias de Conformidade Legal são ferramentas extremamente eficazes para o mapeamento das legislações aplicáveis. Bem como, para verificação quanto ao cumprimento das obrigações impostas pela legislação. Desse modo, pode-se afirmar que uma Auditoria de Conformidade Legal deve ser conduzida, de modo que sejam considerados os impactos trazidos ao meio ambiente e os riscos para a segurança e saúde dos trabalhadores. Portanto, uma auditoria eficaz deve focar nos requisitos legais mais críticos às atividades e processos da organização.

Mas independente do porte da empresa e das atividades por ela desenvolvidas, alguns itens são comuns e devem ser verificados. Para isso, deve-se considerar a criticidade de eventual descumprimento dos mesmos. É evidente que uma lista de verificação para uma auditoria de conformidade legal é muito abrangente e contempla diversos temas legais. Aqui vamos destacar alguns que, como dissemos, não podem passar despercebidos em processo de Auditoria de Conformidade Legal.

Licença Ambiental: ponto de partida para todo empreendimento

Quando pensamos nas legislações de meio ambiente, não podemos deixar de avaliar aquelas que impactam diretamente sobre o solo. Além daqueles que impactam os recursos hídricos, as emissões atmosféricas e a gestão dos resíduos gerados nos processos. Mas antes de você entrar na verificação desses pontos, sugerimos que o primeiro documento a ser avaliado, seja a licença ambiental do empreendimento. Além de ser o documento mais importante de cunho ambiental, nas condicionantes, poderemos avaliar, senão todos, quase todos os pontos de verificação citados anteriormente.

Assim, além de verificar a validade da licença ambiental do empreendimento, devemos buscar evidências de atendimento às condicionantes impostas pelo órgão ambiental licenciador. É de suma importância que se faça uma avaliação criteriosa dos registros de monitoramento dos efluentes. Bem como, das emissões atmosféricas e que se busque evidências adequadas à destinação dos resíduos gerados. Podendo estes serem perigosos ou não. Também não podemos deixar de lado a verificação das outorgas para captação de recursos hídricos (que também possuem, em grande parte, condicionantes a serem observadas). Assim como, os monitoramentos de ruído ambiental.

Partindo para o campo dos requisitos legais de SSO, é fundamental uma avaliação criteriosa dos programas relacionados à saúde ocupacional. Nesse sentido, PPRA e PCMSO devem ser avaliados, considerando a existência de todos os elementos obrigatórios para preservação da saúde dos trabalhadores. A verificação dos ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional) dos trabalhadores e das suas fichas de EPI (Equipamentos de Proteção Individual) são registros que não podem passar despercebidos em uma Auditoria de Conformidade Legal.

Avaliando o atendimento aos Requisitos de SSO

Para avaliar o atendimento aos requisitos de segurança e saúde ocupacionais, é fundamental que a Auditoria se baseie nos riscos críticos identificados. Estes podem estar presentes nas atividades e em suas correlações com as NRs aplicáveis. Ou seja, atividades de intervenções em instalações elétricas, segurança das máquinas e equipamentos, realização de trabalhos em altura e em espaços confinados, considerando suas criticidades. Tudo deve ser realizado de forma segura e o auditor deve buscar todas as evidências de que os trabalhadores estejam executando suas atividades conforme os preceitos mínimos, definidos pela legislação.

Como verificar o atendimento dos requisitos legais?

Os resultados de auditorias são fatos, evidências objetivas verificadas pelo auditor no processo de Auditoria de Conformidade Legal. Assim, o atendimento aos requisitos legais pode ser obtido de várias formas. Dentre elas destacamos a avaliação de documentos, a verificação in loco de como determinado processo é realizado, por exemplo, o armazenamento de resíduos. Deve-se mencionar também, as entrevistas com os trabalhadores e a observação da execução das atividades.

Um processo de Auditoria de Conformidade Legal é dinâmico e cabe ao auditor, considerando os impactos e riscos das atividades desenvolvidas, seguir uma trilha de evidências, buscando concluir o atendimento aos dispositivos legais aplicáveis.

Como proceder diante das não conformidades?

Já dissemos aqui, e vamos reforçar: atender a todos os requisitos legais é tarefa árdua. Visto que, desvios serão identificados e não poderão creditar uma não conformidade à uma pessoa (ou grupo de pessoas). Desvios são falhas de um sistema e não podem ser entendidos como “culpa” de fulano ou ciclano. Deve-se identificar o motivo, a causa da não conformidade e trata-lo. Buscando assim, identificar elementos que podem ter contribuído para o não atendimento do requisito legal. Em cima disso, os famosos planos de ação devem ser implementados para que todo estudo da causa da não conformidade e sua tratativa sejam eficazes. Isto é, sejam eficazes no sentido de corrigir o desvio e evitar sua reincidência.

Conclusão

A palavra “auditoria” não é muito bem recebida por grande parte das pessoas. Afinal, ninguém gosta de ver seu trabalho sendo verificado por um terceiro. O processo de Auditoria de Conformidade Legal, realizado por um profissional competente e conhecedor dos requisitos legais, agrega muito na sua gestão. Uma vez que, os desvios serão identificados no início, do que apontados por outros. Como num processo de certificação, por exemplo.

A ideia do processo de Auditoria de Conformidade Legal não é apenas apontar não conformidades. Mas, é um momento de troca de experiências para evitar os famosos passivos ambientais ou trabalhistas.

Ricardo Henrique Ferreira Cardoso /
Jurídico – Grupo Verde Ghaia

Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas? Parte I

 

Implantar Sistema de Gestão e mante-lo, envolve desafios diários!
Entenda mais sobre como se planejar na hora de iniciar esse processo e atingir o objetivo da sua empresa!

Implementando um Sistema de Gestão: Planejamento

Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas?

Em alta no mercado, a implementação de Sistemas de Gestão visando certificações internacionais tem se tornado o foco de muitas empresas. Sejam de pequeno, médio ou grande porte, a ponto de já apresentarem esse objetivo em seus planejamentos estratégicos.

Extrapolando uma comum visão inicial, de que a obtenção dessas certificações irá possibilitar a qualificação como fornecedor. Mesmo que seja em algum mercado específico, as organizações estão percebendo que essa busca traz benefícios diversos. Por exemplo:

  • Melhoria de seus processos internos;
  • Redução de impactos ambientais;
  • Redução de acidentes e doenças ocupacionais;
  • Melhoria na relação com órgãos fiscalizadores;
  • Redução de custos para o negócio.

É preciso, porém, compreender que esse processo deve ser muito bem planejado, desenvolvido e acompanhado. Para assim, garantir o sucesso em relação aos objetivos e metas internas, clientes e demais partes interessadas, além dos órgãos certificadores.

Para qualquer que seja a norma escolhida para atendimento aos requisitos do Sistema de Gestão, o sucesso dessa empreitada irá depender diretamente de uma adequada organização e de cada passo da implementação. E que deve se iniciar com um bom planejamento.

Esse planejamento deve envolver toda a alta direção e lideranças da empresa. Estando estas aliadas à uma equipe multidisciplinar. De forma a entender claramente qual a realidade da organização e quais objetivos e prazos envolvidos nessa implementação. Saber o cenário atual da empresa ajudará a entender onde serão necessários mais esforços e tempo desprendidos nas etapas de implementação do Sistema.

Entendendo o cenário atual da organização

Um bom planejamento para implementação de um Sistema de Gestão, inicia-se com um bom diagnóstico da situação atual.

Confrontando as exigências dos requisitos normativos e a realidade atual da empresa, analisa-se nessa etapa o grau de atendimento a cada item das normas. Abrangendo desde a presença da consultoria, de uma empresa especializada em sistemas de gestão. E desde essa etapa auxilia-se, e muito, no sucesso e economia de tempo nas etapas que estão por vir.

Na análise do cenário atual da organização, livre-se de pré-conceitos e pensamentos comuns. Como, por exemplo, o de que “as coisas sempre foram feitas de tal forma. Portanto, está satisfatório”. Um dos grandes ganhos que as normas trazem para as empresas é forçar que todos pensem fora da caixa. E assim, visualizem constantemente formas de melhorar a forma de trabalhar. Consequentemente, há aumento da produtividade, satisfação dos clientes e até mesmo melhorias no clima interno da organização.

Pontos chaves durante a implementação

Pontos chaves durante a implementação

Em geral, os requisitos normativos exigem um bom planejamento estratégico da empresa, O qual desdobra-se em objetivos, metas e planos de ação que darão o norte para atingir os resultados esperados. Além disso, há diversas obrigações relacionadas. Inclusive, aos requisitos legais que precisam ser atendidos e monitorados, ativamente.

Outro ponto forte na implementação de um Sistema de Gestão está nos controles aplicados a cada etapa de processos. Bem como, na tratativa de não conformidades. Nessa etapa, em conjunto com as análises dos resultados atingidos, é possível verificar a maturidade do Sistema implementado e o grau em que é atendido.

Além disso, cada norma a ser implantada traz uma série de documentações específicas. Dentre elas é possível citar, por exemplo:

1. Os levantamentos de riscos e oportunidades presentes nas normas mais atualizadas;

2. O mapeamento de processos e macrofluxos que demonstrem suas interações, fundamentais na ISO 9001;

3. O levantamento de aspectos e respectivos impactos ambientais, envolvendo a perspectiva de ciclo de vida para a ISO 14001;

4. O criterioso levantamento de perigos e riscos associados aos colaboradores nos locais de trabalho. Assim como, os respectivos controles operacionais, exigidos pela recém emitida ISO 45001;

5. A avaliação de usos significativos de energia. Seus respectivos indicadores e programas para melhoria na eficiência energética exigidos pela ISO 50001. Dentre outros pontos.

Por que a implementação pode fracassar?

Por que a implementação pode fracassar?

Outro ponto chave na implementação e motivo de fracasso, em muitos casos, está a cultura da empresa. Isto pois, a empresa deverá passar por mudanças que irão impactar significativamente no sucesso da organização. Está cada vez mais claro, que a criação de toda parte documental da empresa, se não aliada a mudanças comportamentais dos colaboradores, não consegue sustentar uma certificação. São trabalhos diários e intensos de conscientização e envolvimento de todos da organização. 

Assim, é possível garantir uma adequada retroalimentação das informações, o levantamento de oportunidades de melhoria, a redução de riscos. Bem como, a solução de possíveis não conformidades encontradas no dia a dia.

Portanto, mais do que conseguir uma certificação, é necessário ter claro que um Sistema de Gestão. Este precisa estar vivo e funcionando diariamente e, o qual depende diretamente da alta direção, lideranças e demais colaboradores envolvidos.

Deste modo, os requisitos das normas de sistema de gestão apresentam diversas formas de avaliação de atendimento às suas exigências. Podendo citar, por exemplo:

  • Monitoramento de indicadores;
  • Resultados planejados;
  • Avaliação de eficácia;
  • Auditoria interna;
  • Análise crítica;

Portanto, todas as etapas são fundamentais quando se visa uma certificação. No caso das auditorias, vale ressaltar que elas devem ser realizadas por auditores capacitados e experientes que consigam testar o sistema de gestão de forma crítica, criteriosa e imparcial.

Reportando-se à alta direção e às lideranças da organização sobre a situação real em que a empresa se encontra. Bem como, em relação ao atendimento aos requisitos normativos e aos pontos em que serão necessários mais auxílio, para melhoria do sistema.


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Fernanda Innecco
Consultora Externa
Engenheira Química Especialista em Segurança do Trabalho

Aplicando Compliance à ISO 14001:2015

 

Como aplicar ? É uma das perguntas mais frequentes quando vamos implantar ou realizar a migração dessa nova versão da Norma. Com mais de 20 anos de experiência adquirida, implementando ISO 14001, vamos dar algumas dicas importantes para você melhorar a sua gestão!

Gestão, Risco e Compliance

O público e os órgãos regulatórios aprenderam a ter mais confiança sobre o gerenciamento constante e consistente da conformidade legal das empresas certificadas, nesta norma. Isso porque, os principais objetivos de um envolvem o aprimoramento do desempenho ambiental. Assim como, a realização dos objetivos ambientais e o cumprimento das obrigações de conformidade. Sendo estes, proveniente de requisitos legais ou outros requisitos aplicáveis à organização.

Pensando em um sistema de gestão ambiental, os vários estágios do ciclo regulatório incluem, pelo menos:

  • Desenvolvimento, publicação e acesso à legislação;
  • Monitoramento e verificação da conformidade;
  • Implementação de ações, em casos de não conformidade.

O entendimento e as implicações de cada uma dessas fases podem variar de país para país. Considerando que esta é uma norma de abrangência internacional.

Porém, um conceito é constante e fundamental. A conformidade legal da organização para com os órgãos reguladores ambientais pode ser entendida como a situação em que nenhuma ação reativa ou represália pode ser esperada pela empresa. Em outras palavras, uma organização que se encontra em conformidade com as obrigações legais, não precisará se preocupar com ações administrativas, criminais ou civis.

Porque aplicar conformidade dentro do SGA?

É claro que uma empresa que implanta um SGA deve estar consciente e engajada. Principalmente no que diz respeito à proteção ambiental. Este é um compromisso importante proposto pela ISO 14001:2015. Então, temos aí o primeiro motivo. Um dos passos para alcançar a sustentabilidade nos negócios é justamente buscar pela conformidade legal. E quando falamos de sustentabilidade estamos envolvendo não só recursos naturais, mas também aspectos sociais, produtivos e econômicos.

Mas quais os ganhos diretos para a minha empresa? Bom, primeiramente buscamos a conformidade legal pois ela é parte do processo de certificação ambiental.  Portanto, empresa que busca a implantação da ISO 14001, não pode nem pensar em deixar essa etapa de lado. Depois, temos os ganhos com a imagem da empresa perante o mercado, transmitindo ao público maior confiabilidade e integridade. Isso gera outro benefício que é a vantagem competitiva.

Além de reduzir os custos com penalidades e indenizações, a organização pode inserir as questões ambientais dentro de sua estratégia de negócio. Atuando assim, com responsabilidade para cumprir o seu papel social. Face à crescente exigência da sociedade por produtos e serviços mais sustentáveis. Como consequência de todas as ações, temos o retorno financeiro. Já que a gestão eficiente do meio ambiente dentro das operações organizacionais pode ajudar na identificação de oportunidades para investimentos rentáveis ao alocar recursos de maneira mais eficiente. Aumentando, portanto, o acúmulo de riquezas.

Quais requisitos da ISO 14001:2015 estão relacionados ao compliance?

Logo em um de seus requisitos iniciais, a norma apresenta a exigência. Decretando que a organização tenha uma política ambiental e se comprometendo em atender os seus requisitos legais e outros requisitos aplicáveis. Dessa forma, a ISO 14001:2015 requer que a organização determine e tenha acesso aos requisitos legais e outros requisitos. De modo que, eles estejam relacionados aos seus aspectos ambientais e estabeleça uma sistemática para avaliar o seu atendimento.

Dessa maneira, os requisitos específicos da norma envolvem de alguma maneira a busca pela conformidade legal.

Compliance: Requisitos da Conformidade Legal

Item 4.2c: Determinar quais das necessidades e expectativas das partes interessadas se tornam requisitos legais e outros requisitos.

Item 5.2d: Manter uma política ambiental que inclua um comprometimento em atender os requisitos legais e outros requisitos;

Item 6.1.3: Determinar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos relacionados aos aspectos ambientais. Determinar como eles se aplicam à organização e leva-los em consideração ao implementar e melhorar continuamente o SGA.

Item 6.2.1: Levar em consideração os requisitos legais e outros requisitos ao estabelecer os objetivos ambientais.

Item 7.4.3: Observar as exigências legais e de outros requisitos quanto à comunicação externa das informações pertinentes para o SGA.

Itens 8.1 e 9.1.1: Observar as exigências legais e de outros requisitos quanto ao monitoramento de parâmetros e controle de rotinas operacionais.

Item 9.1.2: Avaliar o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos;

Item 9.3: Analisar criticamente o SGA considerando mudanças e tendências relativas aos requisitos legais e outros requisitos.

Como alcançar os resultados esperados?

Para atender à ISO 14001:2015 e alcançar os resultados esperados, a organização deve demonstrar capacidade de cumprir seus requisitos legais e outros requisitos. E, também, por meio de sua própria avaliação de conformidade. Para isso, podem ser utilizados softwares de identificação de legislações. Como por exemplo, o SOGI. Há também outros meios e ferramentas de consultoria disponíveis. Posteriormente, devem ser estabelecidos indicadores ambientais e sistemática de avaliação desses requisitos legais.

O importante é acompanhar as mudanças legislativas. Principalmente, aquelas que se aplicam à organização e seus aspectos para implantar ações para as não conformidades encontradas. A partir do momento em que os indicadores estabelecidos começarem a fornecer resultados, a organização poderá compará-los aos critérios operacionais e legais, tendo base para tomadas de decisões mais assertivas.

 Fernanda Pinheiro
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho 
Especialista em SGI

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Quer saber mais sobre as novas versões das normas? Confira o material orientativo que a equipe de Consultoria Técnica e Jurídica da Verde Ghaia preparou:


E-BOOK ISO 14001

Qual a diferença entre Auditoria de Conformidade Legal e Preenchimento do LIRA?

 

O que é Auditoria de Conformidade Legal?

A Auditoria de Conformidade Legal é um serviço realizado por experientes consultores jurídicos da Verde Ghaia em seus clientes. A atividade se concentra na verificação do atendimento dos requisitos legais, através de evidências objetivas e avaliam seus conteúdos fazendo uma análise crítica dos documentos/informações apresentadas, registrando as conformidades e os desvios. Esse serviço gera um relatório que fica salvo no SOGI. A auditoria verifica apenas os requisitos legais aplicáveis ao ramo de atividade do cliente, passando pelas principais obrigações ou as mais cobradas em auditorias externas.

O que é Preenchimento do Módulo Lira?

O serviço de Preenchimento do Módulo LIRA é voltado para os clientes que querem ter sua planilha toda preenchida. A realização desta atividade permite que o cliente consiga visualizar o percentual de atendimento de requisitos legais para iniciara elaboração de planos de ação. Nessa atividade, os consultores jurídicos da Verde Ghaia preenchem as obrigações de acordo com as evidências objetivas apresentadas, mas não fazem análise crítica, ou seja, não fazem avaliação de valor do conteúdo dos documentos apresentados. Essa parte será feita na elaboração do plano de ação. O objetivo principal desta atividade é ficar com o módulo LIRA totalmente preenchido. Mas é claro que também podemos auxiliar na elaboração dos planos de ação. O cliente pode contratar essa atividade!

A Verde Ghaia presta ambos os serviços! Você sabia disso?

Para mais informações, entre em contato com nosso Departamento Comercial através dos contatos [email protected] e 31 2127-9137.

Como se faz uma Auditoria de Requisitos Legais?

 

Auditoria de Requisitos Legais é com a Verde Ghaia. Confira o bate papo que aconteceu em um dos nossos Webinar sobre Requisitos Legais aplicáveis ao negócio, com foco em Auditoria de Conformidade Legal e Gestão de Risco Legal.

Auditoria de Requisitos Legais

O Webinar será conduzido por Consultores Jurídicos da Verde Ghaia e tem como objetivo esclarecer dúvidas sobre o atendimento das legislações que são aplicáveis para as empresas, bem como sobre as melhores formas de monitorar e gerenciar essas questões para minimizar a ocorrência de passivos, prejuízos financeiros e para a imagem da empresa.

DATA: 14/04/2016 / HORÁRIO: 14h30 / DURAÇÃO: previsão de 30 minutos

ACESSO: CLIQUE AQUI e Saiba mais sobre Tratamento de Não Conformidades

Temas que serão abordados

– Importância de estar em dia com a legislação.

– Auditoria de Conformidade Legal: o que é? Por que as empresas devem fazer?

– Avaliação de Risco Legal: vantagens e aplicações para a sua empresa.

Conheça os Consultores

Marcela Guaracy – Gerente da Consultoria Jurídica

Advogada, especialista em Direito Ambiental, MBA em Gestão do Ambiente e Sustentabilidade, Auditora de Conformidade Legal e Auditora Líder

Elias Temponi – Coordenador da Consultoria Jurídica

Advogado, pós-graduado em Gestão Ambiental, pós-graduando em Direito do Trabalho, Auditor de Conformidade Legal e Auditor Líder.

Certificado

O link do certificado ficará disponível somente até o dia 15/04/2016. Os certificados serão enviados a partir do dia 18/04/2016.


Para mais informações entre em contato com a Gerência de Comunicação da Verde Ghaia: Tel.: (31) 2127-9137

Verde Ghaia passa por nova auditoria para recertificação

 

Entre os dias 21 a 23 de maio, a Verde Ghaia recebe os auditores Reynaldo Serra e Glauciano Gonçalves da BRTUV para o processo de Auditoria de Recertificação das normas ISO 9001 (Qualidade), ISO 14001 (Meio Ambiente) e OHSAS 18001 (Saúde e segurança no trabalho).

Todo processo de certificação da Verde Ghaia precisa ser refeito a cada ano, exceto a SA 8000 (Responsabilidade Social) que acontece a cada seis meses e  já foi realizada em abril deste ano. O escritório recebeu a certificação integrada pela primeira vez em 2009, tornando-se o primeiro escritório de consultoria em sistemas de gestão a receber a certificação em ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e SA 8000. Os selos internacionais foram mantidos em 2010 e 2011 e esperamos conquista-los novamente este ano.