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ISO 19011: Conheça os benefícios da Auditoria em Sistema de Gestão


 

A ISO19011 fornece orientação para todos os tipos e tamanhos de organizações, bem como auditorias de variados escopos e dimensões, incluindo aquelas conduzidas por grandes equipes de auditoria, usualmente de organizações maiores, além daquelas conduzidas por auditores únicos, em organizações grandes ou pequenas.

Convém que esta seja adaptada conforme for apropriado ao escopo, complexidade e dimensão do programa de Auditoria da sua organização.

É aplicável para auditorias internas (primeira parte) e auditorias conduzidas por organizações em seus fornecedores externos e outras partes interessadas externas (segunda parte).

A norma ISO 19011

1. Princípios de Auditoria,que nos ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;

2. Gerenciamento de um Programa de Auditoria,que fornece orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;

3. Atividades de Auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora;

4. Competência e Avaliação de Auditores comorientação sobre a competência necessária a um auditor.

Este documento deve ser aplicado a uma ampla gama de potenciais usuários, incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão, bem como organizações que necessitam conduzir auditorias de sistemas de gestão por razões contratuais ou regulamentares.

Usuários deste documento podem, no entanto, aplicar esta orientação para desenvolver seus próprios requisitos relacionados à auditoria. A orientação contida neste documento pode ser útil para organizações envolvidas em treinamento de auditores ou certificação de pessoal.

O uso destas recomendações pode variar, dependendo do tamanho e do nível de maturidade do sistema de gestão de uma organização. Convém também, que sejam consideradas a natureza e a complexidade da organização a ser auditada, assim como, os objetivos e o escopo das auditorias a serem conduzidas.

Este documento fornece orientação para o gerenciamento de um programa de auditoria, sobre o planejamento e a condução de auditoria de sistemas de gestão, assim como sobre a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe de auditoria.

O conteúdo adota a abordagem de auditoria combinada, quando dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas são auditados em conjunto. Quando estes sistemas são integrados em um sistema de gestão único, os princípios e processos de auditoria são os mesmos que para uma auditoria combinada (às vezes conhecida como uma auditoria integrada).

Auditoria Interna

O intuito da auditoria interna é auxiliar qualquer organização a alcançar seus objetivos através de uma abordagem sistêmica para melhoria dos processos de gerenciamento de riscos e busca de oportunidades para adicionar valor, melhorar as operações e resultados da empresa.

O auditor interno deve preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa que possa preocupar a Alta direção. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral, há necessidade de desempenhar algumas atividades estabelecidas.

Atividades para alcance dos objetivos

1. Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles operacionais;

2. Determinar a extensão do cumprimento das normas e procedimentos vigentes;

3. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa;

4. Determinar o grau de confiança, das informações e dados da empresa;

5. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades;

6. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização;

7. Garantir / consolidar a implementação do sistema através da contínua retroalimentação de informações;

8. Fornecer elementos ao gerenciamento da empresa, para auxiliar o processo de análise crítica pela administração;

9. Dar confiança ao cliente (externo ou interno), garantindo qualidade, controle ambiental, de segurança e/ou saúde ocupacional;

10. Verificar se as “regras” estabelecidas estão sendo aplicadas e se são pertinentes;

11. Contribuir para a melhoria do sistema de gestão.

Em relação à gestão do departamento responsável por realizar auditorias internas, um ponto a ser observado é a autonomia e independência. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos.

Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte a Alta Direção, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições.

Benefícios da Auditoria Interna

É imprescindível a utilização de ferramentas eficazes de controle e avaliação de todas as suas áreas e seus processos de trabalho. Reduzir e, se possível, eliminar a possibilidade de erros é, muitas vezes, sinônimo de sobrevivência empresarial. Abaixo, alguns benefícios a serem alcançados através das práticas de auditoria interna:

1. Proporcionar maior confiança ao gerenciamento;

2. Promover maior confiança aos clientes e uma boa imagem junto às partes interessadas;

3. Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa;

4. Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes;

5. Identificar oportunidade de melhorias;

6. Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas;

7. Analisar e avaliar sistematicamente os sistemas de controles internos das organizações, visando maior transparência e confiança nas operações realizadas pelas empresas.

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No dia 27 de fevereiro, quarta-feira, às 10 horas, a consultora de SGI e professora do EAD Verde Ghaia, Raissa Osaki, estará ao vivo para apresentar as principais mudanças trazidas pela nova versão da ISO 19011:2018 e realizar o lançamento dos Cursos EAD Verde Ghaia de Formação de Auditores.

A nova versão da ISO 19011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão, publicada em julho de 2018, cancela e substitui a edição anterior da norma, ISO 19011:2012. Portanto, os profissionais que já atuam como Auditores precisam se atualizar de acordo com a nova versão da norma para continuarem conduzindo os processos de auditorias nas organizações. E aqueles que desejam iniciar nessa área de atuação também necessitam de formação baseada nas diretrizes trazidas pela ISO 19011:2018.

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Torne o processo de Auditoria mais fácil

A ISO 19011:2018 surge para tornar o processo de auditorias mais fácil, uniforme e harmonizado. Confira as principais novidades presentes na nova edição da norma:

* Adição da abordagem baseada em risco aos princípios de auditoria;

* Aumento das orientações sobre a gestão de um programa de auditoria, incluindo o risco do programa de auditoria;

* Ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, especialmente a seção sobre planejamento de auditoria;

* Expansão dos requisitos de competência genérica para auditores.

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Para quem é essa aula

– Profissionais que já atuam como auditores de sistemas de gestão e precisam realizar reciclagem de acordo com a nova edição da norma.

– Profissionais que desejam atuar como auditores de sistemas de gestão nas organizações.

– Estudantes e profissionais envolvidos com programas de auditorias e interessados em geral.

Nesse momento será lançado os cursos EAD VERDE GHAIA de Formação de Auditores Internos baseados na ISO 19011:2018.

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Por que a Auditoria é importante para examinar e validar o SGI?


 

Muitas empresas sofrem com a falta de controles administrativos adequados, fazendo com que a sua exposição à riscos, erros ou oneração aumente, substancialmente.

Isso pode acontecer em decorrência de falhas na verificação do sistema de gestão. São essas falhas que impossibilitam a organização identificar possíveis lacunas e pontos a serem melhorados à nível gerencial. Por isso, uma das fases mais importantes de um sistema de gestão é justamente a realização da análise de seu desempenho.

Portanto, deve-se verificar todos os processos, produtos e serviços que estão sendo executados, seguindo o que foi planejado e obedecendo aos critérios, anteriormente, especificados. Uma das ferramentas mais utilizadas para se realizar a verificação do sistema de gestão é a Auditoria Interna.

 

Auditoria de Sistema de Gestão

Por que devo realizar auditorias de sistema de gestão?

O objetivo da auditoria interna é analisar o sistema de gestão através de evidências e constatar o atendimento aos itens da norma em questão. Podemos citar as seguintes normas: ISO 14001 (Meio Ambiente), ISO 9001 (Qualidade), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional). Esse processo é de suma importância e deve ser levado à sério por toda a organização. Pois, é a partir das auditorias internas que são identificadas as oportunidades de melhorias.

Assim, através dos resultados, o gestor tem em mente onde deve concentrar os seus esforços. E assim, ele é capaz de tomar decisões mais assertivas. Isso acontece, uma vez que as falhas são identificadas. Mas de maneira sustentada em evidências e não apenas através de suposições. Assim, a auditoria fornece subsídios concretos para a tomada de decisões em todos os níveis: operacional ou gerencial.

Isso é de grande valia no mundo coorporativo, pois o sistema de gestão pode ser considerado um ativo comercial, já que tem um grande impacto no desempenho financeiro de uma empresa. Uma boa auditoria interna promove a identificação prévia de riscos, dando a oportunidade da organização atuar de maneira preventiva. Consequentemente, reduzindo ou eliminando a probabilidade de ocorrência de possíveis impactos negativos.

Quais são os benefícios da Auditoria de SGI nos meus processos?

A verificação do sistema de gestão através da auditoria interna, contribui para a melhoria contínua. E esta, or sua vez, é a base conceitual na qual as normas ISO são estruturadas. Durante a auditoria, todos os processos que compõem o escopo do sistema de gestão são verificados. A identificação de oportunidades de melhoria à nível de processo e as subsequentes ações de melhoria, podem proporcionar ganhos diretos. Isso pode ocorrer tanto no aumento da satisfação do cliente, quanto nas vendas, lucros, dentre outros.

Contudo, dentro de uma outra perspectiva, uma organização com processos otimizados aumenta a moral de seus funcionários. E que, se sentindo em harmonia com suas tarefas diárias, têm sua produtividade aumentada. Salienta-se que a auditoria é uma ótima maneira da organização captar a percepção que os funcionários têm da empresa. Tendo em vista que o processo de auditoria envolve entrevistas e feedbacks assertivos.

Além disso, a auditoria interna, quando executada por colaboradores da própria organização, é um ótimo meio de aprendizado e valorização do mesmo. Auditando outros processos, o colaborador visualiza a empresa de uma perspectiva diferente. E este pode absorver conhecimentos e técnicas de outras áreas e aplicá-los em seu cotidiano. Isso promove tanto a troca e circulação de conhecimento organizacional, quanto o crescimento profissional auditores, em termos de carreira.

auditoria

Como a Auditoria pode contribuir no processo de validação do meu SGI?

As normas ISO são baseadas no ciclo PDCA, que envolve as fases planejar, fazer, verificar e agir. O processo de auditoria pertence à fase “Verificar”.  Esta, por sua vez, pode ser utilizado como um termômetro para medir o índice de sucesso no atendimento dos objetivos do Sistema de gestão.

Ao longo da implantação e manutenção do SGI, a organização realiza um planejamento de ações em prol dos compromissos assumidos com a política de gestão. Convém então, que o sistema seja verificado, para assim obter respostas quanto ao seu desempenho. Pois, em sequência é possível propor outras ações para a melhoria contínua, chegando-se até a fase do “Agir” e completando o ciclo. Nesse contexto, a auditoria interna é um processo sistemático de avaliação de processos e procedimentos, que fornece diretrizes gerenciais para a elaboração de estratégias de melhoria. E esse processo é um requisito que deve ser cumprido, caso a organização queira obter uma certificação de seu sistema de gestão.

A partir daí a realização da validação periódica do SGI traz um outro grande benefício. Este está pautado em deixar a organização mais preparada em casos de auditorias externas. Ao passar por uma auditoria interna a organização está exercendo um processo de autoconhecimento. Isto é, fazendo com que os gestores saibam quais pontos merecem maior atenção. Assim, em uma auditoria externa, caso os auditores façam os mesmos apontamentos, a chance da organização já ter um planejamento de ações de tratativas é muito maior. Isso demonstra que o comprometimento com o sistema de gestão vai além da certificação.

Auditoria Interna: benefícios para a organização e Colaborador

Durante um processo de auditoria, o auditor não deve se ater somente à análise de documentos e controles. É fundamental que ele ofereça insights para melhorias, de maneira a auxiliar os problemas. Isso se torna imprescindível, uma vez que a auditoria interna está sendo tratada como ação estratégica para a sobrevivência do negócio, em meio tão volátil como o mercado atual.

Uma dica é inserir a mentalidade de risco como centro da auditoria. Uma abordagem baseada em riscos permite que a organização tenha ciência do que pode ser um obstáculo no alcance dos objetivos. Assim, os gestores serão capazes de garantir que os riscos identificados sejam controlados para que não afetem o desempenho do sistema de gestão. Para que isso aconteça de maneira ainda mais eficaz, os auditores internos devem ser eficientes em sua comunicação, para poderem reunir as informações com uma abordagem sistêmica. E assim, evitar duplicidade de apontamentos. Isso facilita no entendimento na tomada de decisão dos gestores, além de poupar tempo e reduzir custos com tratativas sistêmicas e não pontuais.

Melhorias nas práticas e procedimentos das auditoria

Tendo em vista todos os benefícios operacionais e estratégicos decorrentes da prática de auditorias internas, é imprescindível que as empresas tenham profissionais preparados e capacitados para tal. Por isso, é importante investir em auditores internos. Bem como, extimulá-los a ter um pensamento crítico, voltado para a solução de problemas e identificação de riscos. Sem deixar de lado, é claro, a capacitação técnica.

A Verde Ghaia oferece vários cursos de auditores internos, integrados ou não com a interpretação de normas ISO, que ajudam a alavancar a capacidade técnica e habilidades dos colaboradores. O melhor é que alguns desses cursos podem ser realizados totalmente à distância., Certamente, poupará tempo e diminuirá custos com logística e outras despesas. Acesse a nossa página e fique por dentro!

Além dos cursos, oferecemos também o serviço de Consultoria On-line. Levamos a solução certa para implantar um sistema de gestão ou manter a sua certificação ISO. Tudo de um jeito simples e muito mais econômico. Com a Consultoria On-line Verde Ghaia, sua empresa terá a mesma qualidade do serviço tradicional. Mas, com uma diferença: com custo reduzido,  sem perder tempo com deslocamento de consultores e sem interferir nas rotinas da sua organização.

Conheça nossos planos através do site http://www.consultoriaiso.org ou e-mail comercial@verdeghaia.com.br.

Fernanda Ribeiro Pinheiro
Consultora externa especialista em SGI
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho

 


Por que toda organização deve realizar Auditorias? Quais os benefícios?


 

Ainda tem dúvidas sobre a Gestão de Auditorias?

O post de hoje vai ajudá-lo a entender sobre elas e a sua importância para o Sistema de Gestão. A realização de auditorias é algo imprescindível para quem tem um sistema de gestão implantado e precisa que o mesmo seja realimentado.

A função das auditorias é checar se realmente  o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.

Gestão de Auditorias:  Conheça os três tipos

Para realização de uma boa gestão de auditorias, é importante ressaltar que elas se dividem em três tipos. Para entender um pouco mais sobre Auditoria e seus príncipios, sugiro a leitura do  texto “Auditoria: Príncipios e Classificação“.

1. Auditoria de Processo

Requer amostragem em determinado processo somente. Isto é, são auditorias focadas somente no que aquele processo faz de atividades, suas entradas e saídas.

As auditorias de processo são importantes para checar se o mesmo está alinhado com o objetivo da organização. Além de checar se seus indicadores estão alinhados com as metas e se todas as suas interfaces são seguidas.

2. Auditorias de Produto

Estas focam na produção de um produto ou serviço específico. Em outras palavras, como ele é concebido: desde a matéria prima utilizada até embalagem. Quando se fala em prestação de serviços, foca-se em uma das prestações da empresa e suas interfaces com as áreas de apoio.

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3. Auditorias de sistema

Esse é o tipo mais utilizado. Esse tipo de auditoria é muito famosa por ocorrer uma vez ao ano. Seu objetivo é verificar se o sistema de gestão está de acordo com as diretrizes, pré-estipuladas pela organização.

E, principalmente, se está havendo melhoria contínua. A função destas auditorias é retroalimentar o sistema e assim, mostrar os pontos falhos a serem trabalhados,. Além disso, é possível verificar os principais gargalos, conscientização de pessoal e verificar se a organização está no caminho certo.

Procedimentos para Auditorias

Para realizar qualquer uma das auditorias é importante haver uma diretriz. As normas de gestão nos exigem um programa de auditoria.

E esta deve ser alinhado com os auditores internos pelo auditor líder e alta direção. Geralmente, há um responsável na empresa por fazer esta gestão podendo ser o responsável pelo SGI.

O programa consiste em um calendário de auditorias, ou seja, quais delas ocorrerão ao longo do ano sejam estas internas ou externas, data planejada, auditores envolvidos e tipo de auditoria.

Lembrando que este programa pode ser alterado ao longo do ano e a comunicação sobre as mesmas deve fluir para os envolvidos.

Cada empresa organiza suas auditorias de uma forma, seja pela utilização de um check list, de forma horizontal ou vertical, mas, o importante é que todo resultado de auditoria seja registrado em relatório, numa análise crítica ou até no próprio check list e contenha as conformidades, não conformidades, observações e oportunidades de melhoria.

Paula Baptista
Consultor Externo Pleno
Engenheira Ambiental – Especialista em Gestão Estratégica da Qualidade


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