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Como fazer gestão e controlar as informações documentadas?


 

Independente da criação de um procedimento para o controle de informação documentada, a organização precisa garantir que todos esses requisitos sejam atendidos para a confiabilidade e segurança das informações.

Informação Documentada conforme a ISO 45001

A criação do item 7.5.3 na nova versão ISO 45001:2018 veio para facilitar a interação com as demais normas, que já eram trabalhadas com a descrição de “informação documentada”.

Informação Documentada é o novo termo que irá substituir a referência da antiga OHSAS. Esta era descrita como “Documentos e Registros”. No entanto, com essa nova terminologia, será incluída a criação, atualização de informação e seus controles. Seja informação documentada ou registros. Ambos são importantes para a atualização e manutenção do Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional. Independentemente do tipo, tamanho e segmento da sua organização.

A melhor maneira de demonstrar que a organização atende o requisito da norma é desenvolver um procedimento. Isto é, um procedimento no qual seja descrito, como os documentos de SGSSO são criados e controlados. Ainda dentro desse assunto, não podemos nos esquecer de citar como será feita a distribuição. Bem como, quem terá o acesso, como será armazenado, como será feito controle de alterações, retenção e disposição desses procedimentos. Visto que a informação deve estar disponível em formato adequado para quem for utilizar.

Como evidenciar o atendimento de requisito?

Em auditoria, é  o momento que precisamos prestar contas dos nossos procedimentos internos. Embora pareça ser o mais complicado, este “problema” pode ser resolvido com tranquilidade. A plataforma Consultoria Online controla todas as suas informações documentadas e ainda o auxilia no uso diário dos seus procedimentos. Abaixo citamos alguns exemplos, de como a Plataforma Consultoria Online pode ajudá-lo:

Identificação: Devem ser listados os títulos e número de revisão das informações documentadas aplicáveis ao Procedimento / Instrução de Trabalho em questão.

Armazenamento e Preservação: Deve ser informada a forma de armazenamento da informação documentada. Se for em cópia física e/ou meio eletrônico, e o local no qual o mesmo é arquivado. Assim como, assegurar a conservação quanto à qualidade que determina a facilidade de leitura da informação documentada.

Recuperação: Deve ser informada a maneira como é organizado o índice de arquivamento. Deste modo, possibilita-se a rápida localização e recuperação da informação documentada.

Tempo mínimo de retenção: Deve ser informado o tempo mínimo de guarda em arquivo corrente, assim como o tempo de guarda em arquivo inativo, quando aplicável.

Descarte e Disposição: Deve ser informada a forma de descarte da informação documentada após o tempo mínimo de retenção em arquivo corrente ou arquivo inativo. Quando a informação documentada estiver relacionada com o atendimento de requisitos legais, deve-se manter o histórico em arquivo pelo período mínimo de 20 anos.

Informação Documentada: As informações documentadas mantidas em meio eletrônico, são disponibilizados em rede e os dados armazenados são protegidos por “backup” diário

Como ter controle das Informações Documentadas

Um dos objetivos é tornar a documentação exigida pela organização mais relevante para seus resultados. Em outras palavras, a proposta é não é para cair no constante acúmulo de documentação sem propósito. Mas, para ter a informação documentada necessária, de modo que seja possível apoiar o crescimento da organização e evidenciar tais resultados.

Desta forma, começamos a entender a documentação e o seu controle como parte do apoio necessário para se alcançar a estratégia da empresa.  Conheça as 10 vantagens de usar a metodologia da Consultoria-Online nos seus negócios.

Como Armazenar a Informação Documentada

A organização deve ter um local adequado para armazenar suas informações e preservá-las. Se a empresa armazena os documentos em armários, isso comprometerá a confidencialidade e legibilidade. E mesmo que estejam em mídias externas, como eles serão armazenados? Será que não corre o risco de ser infectado com um vírus? Será que não corre o risco de ser formatado? Modificado?

Alguns softwares no mercado são adaptáveis para a armazenagem correta de procedimentos e informações. Portanto, você sabe como é importantes documentar e armazenar adequadamente as informações, conforme a necessidade da sua organização. 

E para facilitar o controle, o nosso Software Consultoria OnLine será muito útil para agilizar seus processos. Dentro da plataforma, temos um módulo dedicado à Gestão de Documentos. Através dele, é possível criar procedimentos, documentos e controlá-los, tanto para documentos internos, externos ou registros.

Conheça o Software para Gestão de Documentos

Ao criar os documentos, eles serão exibidos sempre como novo documento. Logo em seguida, você poderá criar pastas para melhorar a organização das suas informações e acessá-las com facilidade.

 

Controle de Informação Documentada

 

Sempre que for criado algum documento dentro do módulo, ele terá que ser analisado, revisado se necessário, para então ser aprovado pelo supervisor. A partir de então, estará em vigor e disponível.

 

 

Você também pode contar com um Dashboard informativo. Assim, você terá uma melhor vizualização e controle do status dos seus documentos, criados dentro da plataforma.

 

Controle de Informação Documentada

 

Lembrando que, as informações documentadas, mantidas em cópia física, devem ser arquivadas e armazenadas em locais adequados. E utilizando, sempre que possível, as pastas para arquivo, visando proteger as informações. Quer um diagnóstico gratuito da Consultoria Online? Fale Conosco!

 

Franciele Ramos de Jesus
Assistente Financeiro Verde Ghaia


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