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O que é Auditoria Ambiental?

 

A auditoria ambiental é considerada um dos métodos de gestão mais relevantes para o controle e monitoramento dos processos das empresas relacionada ao aspecto ambiental. Através dessa ferramenta, é possível identificar as oportunidades de melhoria, de forma objetiva, podendo avaliar as evidências de auditoria para determinar se as atividades estão em conformidade com os critérios de auditoria, podendo comunicar os resultados deste processo aos clientes e partes interessadas.

O que é importante saber sobre Auditoria Ambiental?

É importante que os profissionais da área ambiental, que estejam à frente de decisões das empresas plausíveis de causar alguma poluição ao meio ambiente, possam em nome da organização adotar medidas preventivas de forma a mitigar impactos que poderão decorrer das atividades ou mesmo como forma de gerenciamento eficaz de seus processos.

Além disso, é importante conhecer temas relacionados a: tipos e princípios da auditoria ambiental; a importância da auditoria ambiental relacionada ao cumprimento das obrigações legais ambientais; a realização na prática (abordando alguns dos principais temas normativos ambientais); alinhamento das atividades econômicas das organizações considerando a preservação ao meio ambiente e respeito à sociedade.

É fundamental que o processo de Auditoria seja (re)conhecido pelas empresas. É um investimento que gera impactos positivos  para as organizações que mantém a prática de realiza-las,  para a sociedade, agregando valor às organizações,  tanto no mercado interno como o externo.

Como eram as Auditorias Ambientais?

A preocupação das organizações que implementam um sistema de gestão ambiental tem se mostrado crescente nos últimos anos, demonstrando o interesse em compreender as normas ambientais em consonância com suas atividades, de forma a reduzir os danos causados ao meio ambiente.

Essa postura adotada amplia as possibilidades de crescimento do negócio, uma vez que a empresa associa sua marca à boas práticas verde e ecologicamente corretas. Mas essa preocupação, somente surgiu pouco depois da metade do século XX, visto que anterior a isso, as empresas não se preocupavam com os impactos que suas atividades poderiam causar ao meio ambiente. Sem mencionar, que naquela época, a legislação era obsoleta e não havia fiscalização suficiente. Somente após a ocorrência de acidentes ambientais é que os Órgãos responsáveis passaram a se preocupar, focando em ações que possibilitavam remediar a ocorrência, para então decidir como minimizar os danos.

Mas, foi somente a partir da década de 70, nos Estados Unidos, surgiram as auditorias ambientais com o principal objetivo de verificar o cumprimento da legislação. Naquela época, as indústrias de energia, petroquímicas e químicas, estavam sujeitas a graves acidentes ambientais, além de econômicos e sociais. Esse fato, levou ao surgimento das auditorias ambientais como obrigações impostas por agências reguladoras após acidentes graves.

Conceito de Auditoria Ambiental

Após esse processo de conscientização dos cuidados ao meio ambiente, é que surgiu então, o conceito de Auditorias Ambientais. Esse conceito é visto como:

“um processo sistemático e documentado de verificação, realizado para obter e avaliar, de forma objetiva, evidências de auditorias para determinar se a atividades, eventos, sistemas de gestão e condições ambientais especificados, ou as informações relacionadas a estes estão em conformidade com os critérios de auditoria, e para comunicar os resultados deste processo ao cliente.” (Definição da norma ISO 14.010)

A partir desse conceito, percebeu-se que o objetivo das auditoras ambientais era o de otimizar o gerenciamento das atividades ambientais realizadas pelos empreendimentos, além de avaliar as conformidades atendendo aos requisitos exigidos pelos órgãos de controle do meio ambiente.

Competências e características da Auditoria Ambiental

As auditorias ambientais são realizadas por profissionais que dominam o tema auditado, com base em suas competências (formação, conhecimento e experiências). Envolvem três partes:

  • empresa auditada;
  • um representante da auditada (guia da auditoria) e;
  • o auditor

Pode conter mais de um escopo (por exemplo: Indústria e Centros de Distribuição) e são realizadas por pessoas alheias ás atividades auditadas. Ou seja, em algumas modalidades podem até ser realizadas por pessoas da mesma organização, mas desde que não pertençam nem sejam subordinadas ou dependentes da área auditada.

Dentre as características de um programa de auditoria ambiental, deve-se destacar:

  • Possuir o escopo e objetivos claros e definidos;
  • Prioridades por unidades mais complexas, se deixar as menos complexas de lado;
  • Apoio geral e organização eficaz;
  • Domínio na atividade de auditoria do profissional que conduz o trabalho.

Considerando a classificação de acordo com a parte autora, a auditoria se subdivide em:

  1. Auditoria ambiental de primeira parte, é constituída por um grupo de pessoas da própria organização auditada;
  2. Auditoria Ambiental de segunda parte, é realizada por uma equipe que tenha interesse direto na gestão ambiental da organização auditada. Este pode ter poder legal ou de negociação para exigir a auditoria;
  3. Auditoria ambiental de terceira parte, realizada por empresa contatada que não possua interesse nos impactos causados pela organização.

Critérios Adotados nas Auditorias Ambientais

De acordo com os critérios da auditoria, estes são classificados quanto:

  • Auditoria de Sistemas de Gestão, verificara o cumprimento das normas, procedimentos e critérios adotados pela organização;
  • Auditoria de Conformidade legal que verificará o cumprimento dos requisitos legais, condicionantes e outros requisitos de forma estruturada e sistêmica através de um auditor habilitado e com conhecimento em sistema de gestão.

E, por fim, considerando a classificação de acordo com os objetivos da auditoria:

  • Auditoria ambiental de acompanhamento, verifica se as condições estabelecidas em uma auditoria anterior estão sendo cumpridas;
  • Auditoria compulsória tem por finalidade o cumprimento de exigência legal em relação à auditoria ambiental;
  • Auditoria ambiental de certificação tem por objetivo verificar a conformidade da organização com os objetivos estabelecidos pelas normas, nas quais a empresa deseja se certificar atendendo aos requisitos definidos na norma ISO 14001 – 2015;
  • Auditoria ambiental de verificação de correção ou follow-up objetiva, verificar se as não conformidades identificadas em auditorias anteriores foram sanadas;
  • Auditoria ambiental de responsabilidade ou due diligence que irá avaliar os custos e riscos relacionados à passivos ambientais da organização;
  • Auditoria ambiental de sítio determinada a avaliar o grau de contaminação de determinado local, a fim de identificar algum passivo ambiental;
  • Auditoria de processo que visa a otimização da gestão de recursos, com o objetivo de melhorar a eficiência do processo produtivo e reduzir a geração de resíduos, uso de energia e outros insumos.

Papel do Auditor Ambiental

O auditor ambiental tem papel fundamental no processo de auditoria, pois será ele o responsável por fazer a avaliação sistemática, documentada periódica e objetiva das informações, além de coletar dados através de entrevistas, comparando os dados com os critérios da auditoria.

Assim, verifica-se que as auditorias ambientais possuem objetivos de identificação e documentação do status da conformidade ambiental, o auxilio em melhorar o desempenho ambiental das organizações, o aperfeiçoamento do sistema de gestão ambiental, a proteção da organização em relação às suas responsabilidades ambientais, além de desenvolver uma base para a utilização de adequada dos recursos ambientais.


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Auditoria de Conformidade Legal e o atendimentos às obrigações

 

Auditoria de Conformidade Legal: quais obrigações as empresas precisam atender?

A Auditoria de Conformidade Legal (ACL) é uma inspeção detalhada realizada por engenheiros qualificados nas instalações de determinada empresa a fim de periciar a situação na qual ela se encontra.

Os responsáveis pela auditoria farão laudos listando todos os problemas detectados para que estes sejam resolvidos pelas equipes responsáveis. Em geral, a ACL vai focar nos requisitos legais que devem atender à legislação municipal, estadual e federal, e também nos requisitos legais aplicáveis às atividades daquela empresa, ou seja, aqueles específicos da atividade que ela exerce.

A Auditoria de Conformidade Legal é importantíssima para que a empresa se adeque às boas práticas, evitando receber multas, autuações e até mesmo sofrer a paralisação de suas atividades por não estar seguindo a lei.

Uma auditoria vai detectar rapidamente caso a empresa esteja deixando de cumprir alguma questão importante. Além disso, também é uma grande oportunidade para a empresa antever seus problemas e possíveis ameaças, além de melhorar seus processos e reforçar a segurança de seus funcionários e colaboradores.

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal

A implementação da Auditoria de Conformidade Legal
Como o Módulo TNC ajuda a sua gestão a tratar as não-conformidades?

Alguns passos básicos auxiliam na formatação dos requisitos principais para se implementar a ACL. Conheça-os abaixo:

Reuniões internas: meses antes da auditoria, realize reuniões de modo que os gestores de todos os setores possam contribuir. Essa etapa é muito importante para se conhecer as metodologias e processos de todas as áreas. Quanto mais definidos os processos estiverem, mais fácil será o trabalho posterior dos auditores. Inclusive, é muito útil criar uma lista de verificação de itens críticos a serem auditados.

Análise de processos: busque compreender e analisar todas as atividades realizadas por sua empresa, sejam elas diretas ou indiretas. Estabeleça o escopo das atividades e liste todas as unidades, instalações e processos.

Preparação da equipe: a auditoria propriamente dita envolverá uma série de entrevistas, análise de documentos, visitas e buscas por evidências. Garanta que toda a sua equipe seja colaborativa com os auditores. Se alguma área estiver necessitando de organização (principalmente da papelada), este é o momento de fazê-lo.

Prazo para a solução de problemas: ao fim da auditoria, a empresa normalmente recebe um relatório listando todas as não conformidades e a justificativa legal do que não foi cumprido. Depois que este documento tiver sido entregue, a empresa deverá montar um cronograma dentro do qual todos os problemas identificados devem ser resolvidos.

Ajuda especializada: nosso país possui muitas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções, por isso é recomendável que a equipe responsável pela auditoria não apenas detenha pleno conhecimento das leis, como saiba interpretá-las corretamente. Escolha seus auditores com propriedade.

Obrigações exigidas em uma Auditoria de Conformidade Legal

Embora seja essencial se concentrar nos requisitos legais mais críticos às atividades de sua organização, é importante também focar em questões pertinentes a todas as empresas, como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) de cada trabalhador.

Abaixo, alguns itens que devem ser essencialmente abordados num ACL, bem como as leis e Normas Regulamentadoras que abordam cada um deles e que podem servir como parâmetro na elaboração do plano de auditoria. Lembrando que todos os itens abaixo são de regimento federal e que nenhum deles isenta sua empresa de se adequar aos requisitos de regimento municipal e estadual.

Licenciamento ambiental. Lei 6.938/81, que dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, e Resolução CONAMA 237/97, que dispõe sobre o licenciamento ambiental.

Resíduos. Lei 12.305/10, institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Consumo de recursos hídricos e avaliação de potabilidade da água. Lei 9.433/97, que institui a Política Nacional de Recursos Hídricos; e Portaria Federal do Ministério da Saúde 2.914/11, que abrange questões sobre a água destinada ao consumo humano.

Efluentes líquidos. Resolução Federal CONAMA 430/2011, que determina condições, parâmetros, padrões e diretrizes para o lançamento de efluentes em corpos d’água receptores, redes coletoras e emissários submarinos.

Condições de trabalho. NR09, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); NR15, que rege as operações insalubres; NR 07, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO).

Eletricidade. NR 10, que fixa as condições mínimas para garantir a segurança de colaboradores que lidam com instalações elétricas.

Máquinas e equipamentos. NR11 e NR12.

Prevenção e combate a incêndio. NR-23, que dispõe sobre a prevenção e combate a incêndio no ambiente de trabalho.

E se houver não conformidades?

Caso não conformidades sejam identificadas, é muito importante não realizar o “jogo da culpa” dentro da empresa; ou seja: assumir posturas acusatórias e repletas de censura, apenas apontando culpados e causando conflitos. Esse tipo de atitude só afasta o funcionário de um processo de Auditoria Legal, que jamais deve ter a intenção de causar rejeição ou até medo.

É essencial identificar a causa da não conformidade per se, como objeto da questão, e principalmente se concentrar em tratá-la. Elabore planos de ação e também de prevenção. Ou seja: trate a causa e depois crie planos para que não haja reincidência.

Considerações Finais

Todo o processo que envolve uma auditoria, desde o momento que a antecede até a avaliação dos resultados, é sempre muito trabalhoso, mas os resultados valem a pena.

A empresa que realiza a Auditoria de Conformidade Legal com regularidade está sempre preparada. Ela pode fechar contratos com novos clientes a qualquer momento, sem se preocupar com possíveis embargos de última hora. Ela está pronta para receber fiscais trabalhistas ou ambientais, pois sabe que estará em conformidade. Ela terá evidências para demonstrar que segue a lei.

Além disso, estar em conformidade é o passo principal para obter as certificações ISO, que conferem extrema confiabilidade ao negócio.

ISO 19011: Conheça os benefícios da Auditoria em Sistema de Gestão

 

A ISO19011 fornece orientação para todos os tipos e tamanhos de organizações, bem como auditorias de variados escopos e dimensões, incluindo aquelas conduzidas por grandes equipes de auditoria, usualmente de organizações maiores, além daquelas conduzidas por auditores únicos, em organizações grandes ou pequenas.

Convém que esta seja adaptada conforme for apropriado ao escopo, complexidade e dimensão do programa de Auditoria da sua organização.

É aplicável para auditorias internas (primeira parte) e auditorias conduzidas por organizações em seus fornecedores externos e outras partes interessadas externas (segunda parte).

A norma ISO 19011

1. Princípios de Auditoria,que nos ajudam a entender a natureza essencial de uma auditoria;

2. Gerenciamento de um Programa de Auditoria,que fornece orientação para gestão de um programa de auditoria, considerando responsabilidade, objetivos, coordenação de atividades e disponibilização de recursos;

3. Atividades de Auditorias, que englobam as orientações sobre a realização de auditorias, inclusive a seleção da equipe auditora;

4. Competência e Avaliação de Auditores comorientação sobre a competência necessária a um auditor.

Este documento deve ser aplicado a uma ampla gama de potenciais usuários, incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão, bem como organizações que necessitam conduzir auditorias de sistemas de gestão por razões contratuais ou regulamentares.

Usuários deste documento podem, no entanto, aplicar esta orientação para desenvolver seus próprios requisitos relacionados à auditoria. A orientação contida neste documento pode ser útil para organizações envolvidas em treinamento de auditores ou certificação de pessoal.

O uso destas recomendações pode variar, dependendo do tamanho e do nível de maturidade do sistema de gestão de uma organização. Convém também, que sejam consideradas a natureza e a complexidade da organização a ser auditada, assim como, os objetivos e o escopo das auditorias a serem conduzidas.

Este documento fornece orientação para o gerenciamento de um programa de auditoria, sobre o planejamento e a condução de auditoria de sistemas de gestão, assim como sobre a competência e a avaliação de um auditor e de uma equipe de auditoria.

O conteúdo adota a abordagem de auditoria combinada, quando dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas são auditados em conjunto. Quando estes sistemas são integrados em um sistema de gestão único, os princípios e processos de auditoria são os mesmos que para uma auditoria combinada (às vezes conhecida como uma auditoria integrada).

Auditoria Interna

O intuito da auditoria interna é auxiliar qualquer organização a alcançar seus objetivos através de uma abordagem sistêmica para melhoria dos processos de gerenciamento de riscos e busca de oportunidades para adicionar valor, melhorar as operações e resultados da empresa.

O auditor interno deve preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa que possa preocupar a Alta direção. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral, há necessidade de desempenhar algumas atividades estabelecidas.

Atividades para alcance dos objetivos

1. Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles operacionais;

2. Determinar a extensão do cumprimento das normas e procedimentos vigentes;

3. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa;

4. Determinar o grau de confiança, das informações e dados da empresa;

5. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades;

6. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização;

7. Garantir / consolidar a implementação do sistema através da contínua retroalimentação de informações;

8. Fornecer elementos ao gerenciamento da empresa, para auxiliar o processo de análise crítica pela administração;

9. Dar confiança ao cliente (externo ou interno), garantindo qualidade, controle ambiental, de segurança e/ou saúde ocupacional;

10. Verificar se as “regras” estabelecidas estão sendo aplicadas e se são pertinentes;

11. Contribuir para a melhoria do sistema de gestão.

Em relação à gestão do departamento responsável por realizar auditorias internas, um ponto a ser observado é a autonomia e independência. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos.

Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte a Alta Direção, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições.

Benefícios da Auditoria Interna

É imprescindível a utilização de ferramentas eficazes de controle e avaliação de todas as suas áreas e seus processos de trabalho. Reduzir e, se possível, eliminar a possibilidade de erros é, muitas vezes, sinônimo de sobrevivência empresarial. Abaixo, alguns benefícios a serem alcançados através das práticas de auditoria interna:

1. Proporcionar maior confiança ao gerenciamento;

2. Promover maior confiança aos clientes e uma boa imagem junto às partes interessadas;

3. Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa;

4. Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes;

5. Identificar oportunidade de melhorias;

6. Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas;

7. Analisar e avaliar sistematicamente os sistemas de controles internos das organizações, visando maior transparência e confiança nas operações realizadas pelas empresas.

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Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria

 

1.Quais os motivos que levam as organizações a buscarem a certificação ISO

Todas as organizações deveriam buscar se desenvolver com foco em soluções para a gestão legal, direcionando suas energias para as áreas de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e mudanças climáticas.

Desse modo, seus produtos e serviços contariam com um sistema de gestão (de acordo com as normas internacionais), contribuindo na melhoria contínua de seus processos. Além disso, com contratações periódicas de auditoria, bem como o monitoramento da legislação aplicável ao seu negócio as organizações poderiam seguir de forma tranquila através do princípio da Prevenção.

Conquistar a certificação ou a certificação integrada nas normais internacionais – ISO14001 (meio ambiente), ISO9001 (qualidade), SA8000 (responsabilidade social) e ISO 45001 (saúde e segurança no trabalho) é uma forma do mercado enxergar a conduta e o comprometimento com o Desenvolvimento sustentável de qualquer organização.

2. Quais benefícios e contribuições a certificação pode trazer para a Organização?

a. Padronização e melhor gestão dos processos e atividades da empresa;

b. Gerenciamento das obrigações legais da empresa, com acompanhamento constante do índice de atendimento das legislações e requisitos legais aplicáveis ao negócio;

c. Conhecimento e gerenciamento dos aspectos e impactos ambientais da empresa, bem como dos perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho;

d. Gerenciamento da satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços;

e. Gerenciamento da satisfação dos colaboradores em relação à empresa, ambiente de trabalho e políticas de gestão de pessoas;

f. Gerenciamento das não conformidades da empresa e definição de planos para ações corretivas e preventivas;

g. Avaliação constante das possibilidades de melhorias nos processos, atividades, produtos, serviços e relacionamento com as partes interessadas;

h. Evolução da certificação para um programa de sustentabilidade focado no desenvolvimento econômico, social e ambiental da empresa.

3. Qual(is) a(s) principal(is) dificuldade(s) que as organizações têm para manter o Sistema de Gestão funcionando perfeitamente? E por que?

a.Controlar os aspectos ambientais;

b. Conscientizar os funcionários;

c. Despesas financeiras;

d. Auditoria.

4. Qual o grau de importância da auditoria ambiental para a manutenção do Sistema de Gestão Ambiental de uma organização?

As auditorias possibilitam a avaliação da efetividade do sistema de gestão da empresa, por meio da identificação dos pontos que precisam ser aprimorados, possibilitando, no entanto, a melhoria contínua da empresa em todos os aspectos.

5. De quanto em quanto tempo as Organizações deveriam realizar a auditoria interna nas suas organizações?

É recomendado que as auditorias internas sejam realizadas pelo menos, anualmente.

6. Existem ferramentas eficientes para realizar Auditorias Internas?

Dessa forma, no processo de auditoria interna a ferramenta é utilizada como forma de evidenciar os itens descritos acima, por exemplo. Além disso, a ferramenta SOGI também é utilizada para o registro da auditoria de conformidade legal e para o registro e tratamento de todas as não conformidades que possam ser encontradas durante o processo de auditoria.

Muitas empresas nacionais e internacionais utilizam o SOGI – sistema online de gestão. Essa ferramenta contribui imensamente na gestão das legislações aplicáveis, gerenciamento de aspectos e impactos ambientais, gerenciamento de perigos e riscos, tratamento de não conformidades e auditoria de conformidade legal.

7. Como a auditoria ambiental pode auxiliar as organizações a melhorarem o seu desempenho ambiental, por exemplo?

Quando se tem um sistema de gestão integrado, todas as auditorias serão realizadas de forma integrada, ou seja, faz-se a auditoria de todo o SG da organização, seja de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social e qualidade.

Assim, as organizações conseguem avaliar como está todo o desempenho do seu sistema de gestão, identificando os pontos fracos e fortes, bem como identificando as necessidades de melhoria.

De forma geral, as auditorias contribuem para o processo de melhoria contínua da empresa, pois é complexo que o próprio colaborador consiga enxergar possibilidades de desenvolvimento em todos os aspectos possíveis.

8. Como os colaboradores enxergam um auditor?

Como todo processo de avaliação, obviamente, às vezes a auditoria pode gerar um pouco de ansiedade, especialmente para aqueles colaboradores que atuam em áreas mais administrativas e não convivem muito com esse ambiente.

No entanto, de forma geral, o processo é bem tranquilo, quando o auditor possui premissas profissionais. Há um tempo, a Verde Ghaia produziu um texto abordando a importância de se escolher bem um auditor interno e um outro post sobre premissas básicas de um auditor.

Afinal, estamos falando de empresas que implementaram um sistema de Gestão visando à certificação, e isto de certa forma, contribui para que os colaboradores tenham mais familiaridade com os processos de uma auditoria e com auditores.

9. Nas auditorias realizadas nas organizações, existe algum requisito da Norma ISO 14001 que apresenta quantitativo maior de não-conformidade?

De forma geral, o sistema de gestão ambiental vai variar de ramo de atividade, de tipo de empreendimento. Há, por exemplo, escritórios que não têm mapeados aspectos e impactos ambientais tão relevantes.

Mas, de um modo geral, há um ponto de melhoria para todos os tipos de empreendimento, inclusive escritórios, que é o Tratamento das Não conformidades. É preciso que haja mais conscientização dos colaboradores para as metodologias a serem utilizadas para tratar não conformidades.

10. A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA? A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA?

A auditoria é um processo muito importante para o sistema de gestão, pois permite avaliar o desempenho, identificar dificuldades e pontos de melhorias.

O problema para as organizações é que as auditorias podem ter o custo elevado para deslocamento e permanência do auditor, principalmente quando a auditoria é integrada, pois exigem dois a três auditores na empresa, por três a quatro dias.

E isso inclui custos de logística, impactando muito para as organizações, mesmo que sejam pequenos os processos produtivos da empresa para atendimento dos auditores.

11. Quais são os procedimentos para as não-conformidades identificadas na auditoria interna?

Todas as não conformidades são registradas no módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades no sistema SOGI. A ferramenta nos permite registrar a origem da não conformidade, fazer a análise de causa (árvore dos porquês), definir ações corretivas e preventivas, definir planos de ação, analisar e avaliar os resultados obtidos.

12. auditoria é capaz de melhorar a imagem da organização frente aos seus stakeholders? Como?

Na verdade, acreditamos que não só a auditoria, mas, especialmente, a certificação traz para a empresa mais credibilidade em sua área de atuação e melhorias significativas nos seus processos internos e na relação com os seus públicos (interno e externo).

No entanto, a certificação ainda precisa ser vista como ponto de partida para se alcançar efetivamente, o desenvolvimento econômico, ambiental e social.

Muitas organizações, clientes da Verde Ghaia, adotaram o Programa de Sustentabilidade, ideia criada pelo grupo cuja premissa é a de criar um ambiente colaborativo, solidário, consciente e que estimule o desenvolvimento e a produtividade.

Para isso, esse programa é desenvolvido por colaboradores voluntários da empresa, tendo como apoiadores as áreas de Gestão de Pessoas, Comunicação e Diretoria Técnica.

O programa tem como base os pilares ambiental, social e econômico/qualidade, sendo norteado pelas normas internacionais ISO90001 – qualidade; ISO14001 – meio ambiente; SA8000, NBR 16001 e ISO260001 – Responsabilidade Social; OHSAS 18001 – Saúde e Segurança no Trabalho; ISO 14064 – Mudanças Climáticas.

O Programa ainda tem como referência as perspectivas de saúde e qualidade de vida, conforme descrição da Organização Mundial de Saúde:

  • Aspecto intelectual – Relacionado ao conhecimento, inovação, perspectiva de desenvolvimento e crescimento, aprendizado, educação,
  • Aspecto emocional – Relacionado à credibilidade, confiança, satisfação, auto estima, reconhecimento, feedback e suporte emocional,
  • Aspecto social – Relacionado às convivências e afinidades, crenças e valores, suporte social,
  • Aspecto físico – Relacionado à saúde, bem-estar físico e biológico, remuneração justa, dignidade.

Voluntariamente foram definidos “tutores” para cada um dos pilares, que ficam responsáveis por captar ideias, sugestões e desenvolver e avaliar programas, campanhas e ações pontuais.

Com a implantação desse Programa, apareceram resultados significativos nas organizações, tudo alinhado com os objetivos e metas da empresa:

13. Melhorias internas em um Cliente

Campanha de Redução de Água e Energia promovendo conscientização e estimulando colaboradores na redução de consumo de água e energia. Para isso, fez-se, por um ano, o acompanhamento mensal de consumo, bem como o levantamento das reduções alcançadas. Estas por sua vez, foram revertidas em ganhos financeiros.

Ao final do ano, os ganhos financeiros foram convertidos em dois projetos: implantação do minhocário doméstico e de um coletor de água de chuvas na empresa. O coletor tem o objetivo de manter a redução do consumo e promover o reaproveitamento da água captada para lavar pisos, irrigar plantas e para uso da descarga sanitária. Já o minhocário visa a redução e a geração de resíduos orgânicas. Para isso, ele funciona como um sistema de reciclagem dos resíduos orgânicos, onde minhocas e microrganismos transformam restos de alimentos em adubo de excelente qualidade. É um sistema prático, compacto, higiênico e de fácil manuseio que não produz mal cheiro nem atrai insetos e animais indesejados.

14. A auditoria produz informações consistentes em relação ao desempenho da Gestão? De que forma isso beneficia a empresa?

Sim, a auditoria sempre proporciona para a empresa a possibilidade de enxergar o que pode ser melhorado e de monitorar ações corretivas e preventivas. De certo modo, faz com que a empresa saia da “zona de conforto” e permita que um olhar externo mostre oportunidades de melhoria.

15. De um modo geral, como a auditoria interna ocorre nas organizações?

A auditoria interna é conduzida por consultores (com certificação como auditores líderes), utilizando a ferramenta SOGI para a conferência das evidências de atendimento aos requisitos da norma – obrigações legais, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho, tratamento das não conformidades – análise documental, entrevista nos setores, entre outros.

Após a emissão do relatório e realizada uma reunião para apresentação dos resultados; as não conformidades são registradas no módulo TNC do sistema SOGI, para análise e acompanhamento.

16. Como as organizações podem se prepara para uma auditoria?

As organizações devem buscar por processos bem estruturados para manutenção do sistema de gestão e para se comunicar com os colaboradores, buscando sempre conscientizá-los e capacitá-los sobre procedimentos, instruções de trabalho e indicadores do sistema de gestão.

Dessa forma, a empresa deve realizar:

  • Mensalmente reuniões com os Representantes do Sistema de Gestão, que são colaboradores designados para representar os setores nos assuntos do SGI, com o Representante dos Colaboradores e com os membros da CIPA;
  • Mensalmente deve ser realizada a reunião geral, com a participação de todos os colaboradores que estiverem na empresa, momento para realizar o alinhamento de informações da empresa, incluindo status sobre o sistema de gestão, datas de auditorias e reciclagem sobre as normas;
  • Periodicamente, a empresa deve disponibilizar informações sobre as normas e sobre o seu sistema de gestão, através das ferramentas de comunicação: gestão à vista (TVs), e-mail, blog, site, redes sociais;
  • Periodicamente, devem ser realizados treinamentos de integração e reciclagem sobre o seu sistema de gestão (política de SGI, procedimentos e instruções de trabalho) e sobre as normas internacionais ISO14001, ISO9001, OHSAS 18001 e SA8000;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria de conformidade legal;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria interna;
  • Semestralmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica Setorial;
  • Anualmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica.

17. As organizações devem modificar a sua rotina de trabalho por conta da auditoria?

A permanência de auditores na organização, obviamente, acaba por interferir no processo produtivo da empresa. Mas, para minimizar isso, a organização pode solicitar a agenda da auditoria e comunicar os setores com antecedência, para que se programem e se organizem, visando não impactar tanto nas rotinas.

Premissas Básicas e Deveres do Auditor

 

O sucesso de uma auditoria está diretamente associado ao comportamento do auditor, portanto, algumas premissas devem ser seguidas:

1.Estar preparado a fundo para executar a auditoria. Tentar prever ao máximo as situações possíveis.

2. Evitar apresentar surpresas ao auditado. Discutir de imediato as não-conformidades encontradas, procurando esclarecer todos os pontos com o auditado durante a auditoria.

3. Buscar objetividade e obter dados reais. Evitar opiniões pessoais e só se basear em fatos concretos que possam ser evidenciados (evidências objetivas).

4. Negociar os limites de interferência e intrusão. Discutir com o auditado a necessidade de quebra de eventuais procedimentos ambientais ou equivalentes.

5. Opinar em bases éticas e de confiança. Não atacar as pessoas, e sim os fatos concretos. Ser claro em suas explicações e não ter medo de falar a verdade.

Continue lendo “Premissas Básicas e Deveres do Auditor”

Auditoria: Como deve ser o perfil do meu Auditor?

 

Auditores de Sistemas de Gestão ou de Conformidade Legal Aplicável bem-sucedidos devem demonstrar habilidade em atuar, profissionalmente, quando expostos a uma diversidade de situações. Muitas destas situações apresentam-se como ameaças resultantes de requisitos reais e aparentemente conflitantes.

Estes tipos de situações requerem que os auditores estejam continuamente tomando decisões relativas ao Sistemas de Gestão ou de Conformidade Legal Aplicável que estiverem avaliando. Daí a necessidade de selecionar, cuidadosamente, o auditor para a sua empresa.

Situações Conflitantes em uma Auditoria

Veja a seguir alguns exemplos vivenciados por muitos auditores que apresentaram algumas típicas situações conflitantes:

SITUAÇÃO 01:O Sistema Avaliado deve ser planejado e documentado de forma a assegurar controle adequado. CONTUDO, o Sistema avaliado não deve inibir a criatividade no gerenciamento, nos projetos, nos métodos, por exemplo.

SITUAÇÃO 02: A Auditoria deve ser planejada e sistemática, utilizando como referência “check-lists” de Sistemas de Gestão, Guias de Auditoria da Plataforma de Consultoria Online, metodologia LIRA ou outras anotações que garantam que todas as facetas estejam cobertas. CONTUDO, a auditoria não deve ser burocrática, cada programa e metodologia devem ser avaliados de acordo com suas características próprias.

SITUAÇÃO 03: A Auditoria de Sistemas de Gestão compara fatos existentes com os requisitos dos documentos de referência. CONTUDO, os documentos de referência, não raramente, possuem mais de uma interpretação e, portanto, a Auditoria deve levar em conta este fato e a experiência do auditor para avaliar o item.

SITUAÇÃO 04: A Auditoria é uma crítica do uso da metodologia LIRA pelo cliente ou do próprio sistema de Gestão Implementado, conforme a orientação normativa utilizada. CONTUDO, essa auditoria deve destacar os seus pontos fortes, enquanto identifica as suas deficiências.

SITUAÇÃO 05: O Sistema de Gestão avaliado é adequadamente definido através de Políticas e Responsabilidades, devendo funcionar satisfatoriamente. CONTUDO, não há procedimentos ou instruções de trabalho para controlar e prover continuidade nos processos.

SITUAÇÃO 06: Os dados que estão sendo auditados atendem a todos os requisitos e existem evidências objetivas comprovando estes fatos. CONTUDO, a verificação de auditoria deve ser efetuada através de controle do processo ou inspeção sequencial, executado pelo operador seguinte àquele que executou a atividade que fornece dados analisados, e não por um consultor ou auditor independente da função em questão.

Características do Auditor e Auditado

Em uma grande parte, a efetividade das auditorias vai depender das relações pessoais entre auditor e auditados (clientes). Os auditados (clientes) devem ter confiança na objetividade, competência, perícia e habilidade do auditor em efetuar julgamentos válidos.

Testes de personalidade podem auxiliar a identificar algumas das características desejáveis para um auditor bem-sucedido, bem como identificar aquelas características que podem ser prejudiciais em uma situação de auditoria. As avaliações de Satisfação dos clientes também são um bom indicador de competência e habilidade do auditor na realização de seus serviços.

As características-chave de personalidade para um auditor incluem habilidades para:

1 – Relacionar-se com as pessoas de modo a inspirar uma troca franca e aberta de fatos e idéias.

2 – Permanecer calmo e tranqüilo durante todos os estágios da auditoria.

3 – Externar um ar de confiança, mas não excesso de confiança.

4 – Demonstrar honestidade e transparência ao relatar as constatações da auditoria.

5 – Demonstrar conhecimento profissional das atividades de Gerenciamento e das disciplinas apropriadas das atividades auditadas.

6 – Trabalhar de forma planejada e sistemática sem demonstrar tendências autocráticas.

7 – Ser decisivo na resolução de questões relativas a adequação e conformidade dentro do Sistema Avaliado, não sendo burocrático ou autoritário.

8 – Ter mente aberta para interpretação dos documentos de referência, normas, etc.

9 – Ser observador de detalhes em áreas e atividades associadas ou correlatas.

10 – Ser intuitivo na interpretação das observações efetuadas durante a auditoria, de modo a identificar e reagir a qualquer problema que possa surgir.

11- Possuir liderança, se auditor-líder qualificado.

12 – Atuar de forma ética.

Qualificando um Auditor

Os candidatos a AUDITOR devem buscar formação suficiente para garantir suas competências nas aptidões mínimas para realização e gerenciamento das auditorias. Essa formação deve incluir:

  • métodos e técnicas de Gestão – terminologia dos elementos de gestão que qualifique-o como apto a auditar (meio ambiente, Segurança e saúde, responsabilidade social, qualidade, alimentos, energia, etc..), princípios de Gestão e sua aplicação, ferramentas de Gestão (por exemplo, avaliação de aspecto e impacto ambiental, avaliação de ciclo de vida, avaliação de desempenho ambiental, riscos e oportunidades, SST, etc);

 

  • ciência e tecnologia – noções sobre impactos das atividades humanas no ambiente, interação de ecossistemas, mídia (por exemplo, ar, água, terra), gestão de recursos naturais, (por exemplo, combustíveis fósseis, água, flora e fauna), métodos gerais de proteção ambiental, etc.

 

  • aspectos técnicos e de operações – terminologia especifica do setor, métodos para avaliar a significância de aspectos ambientais, características críticas de processos operacionais, produtos e serviços, técnicas de monitoramento e medição, tecnologias para a prevenção de poluição, etc.

 

  • requisitos aplicáveis – legislação, regulamentos e outros documentos relacionados; normas de referência para Sistemas de Gestão e outras frente às quais as auditorias possam ser executadas;

 

  • noções sobre situações organizacionais – para compreender o contexto operacional das organizações – tamanho organizacional, estrutura, funções e relações, processos gerais de negócio e terminologia relacionada, costumes culturais e sociais do auditado; procedimentos, processos e técnicas de auditoria.

Essas competências devem ser demonstradas pelo auditor através de exames acreditados ou de qualificações profissionais relevantes.

NBR ISO 19011 considera conveniente que seja estabelecido os níveis da educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria com os quais um auditor precisa adquirir as habilidades e conhecimentos apropriados a um programa de auditoria.

Uma Auditoria de Gestão ou conformidade legal bem sucedida depende de uma comunicação efetiva em duas vias, o auditor transmitindo suas solicitações de informações na maior parte do tempo verbalmente (e ocasionalmente por escrito) e recebendo as informações através de todos os sentidos – audição, visão, olfato, tato e paladar.

O fluxo de informações para o auditor é contínuo durante toda a auditoria – e ele deve estar ciente disto. A comunicação verbal é o modo primário de fluxo de informações durante uma auditoria e serão emitidos por indivíduos de áreas técnicas e não técnicas, com diferentes níveis de fluência linguística. Isto inclui freqüentemente o uso de expressões técnicas de áreas específicas. Portanto, é fundamental que o auditor seja capaz de manter a conversação fluente com os indivíduos que fornecem as informações.

Auditor: o Agente da Mudança

O auditor é um agente de mudança. Sob esta ótica, o auditor intervém com objetivo de facilitar a passagem para uma nova situação (facilitar as mudanças).

Assim sendo, a auditoria tem por objetivo comparar a área ou departamento auditado com o padrão de referência – por exemplo, normas, manual de gestão, procedimentos etc. e julgar a conformidade ou não do ponto auditado. Através deste processo busca-se identificar as oportunidades de melhoria do sistema auditado. Contudo, é importante salientar que o auditor não deve ir além da ação de revelá-las.

Conheça mais sobre os serviços de Auditoria da Verde Ghaia e garanta excelência na sua Gestão. Agende um bate papo com um dos nossos auditores!

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Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?

 

Há grandes problemas que uma organização pode enfrentar, quando não se monitora os requisitos legais aplicáveis. É justamente na falta de monitoramento dos requisitos aplicáveis à organização, que as adversidades são geradas. Principalmente àquelas relacionadas à segurança e a saúde do trabalhador, bem como, com ao meio ambiente.

Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?

Essas são questões, que toda organização deve se preocupar, uma vez que o acompanhamento e o monitoramento dos requisitos aplicáveis são relevantes para o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.

Boa leitura!

Introdução aos Requisitos Legais 

A preocupação da sociedade, governo, ONGs, tratados e acordos internacionais e Normas ISO, como, por exemplo, a ISO 14001, ISO 45001, estão relacionadas às expectativas que estas instituições geraram perante à obrigação das empresas em assumirem suas responsabilidades e ciência dos possíveis danos ao não monitoramento dos seus requisitos, levando assim, a uma mudança no comportamento organizacional de toda a sua estrutura.

Tanto no Brasil quanto em outros países a preocupação em relação a diminuição da poluição do meio ambiente e de acidentes de trabalho tem sido mais consistentes e coerentes com a gestão corporativa, levando a uma mudança de comportamento de todos os envolvidos nos processos da organização.

Questiona-se, no entanto, o seguinte: A empresa precisa estar em conformidade com a legislação aplicável, pois assim, poderá evitar penalidade civil, administrativas ou penal. Além disso, obtêm-se seguros mais atrativos e acessíveis, bem como, contribui na negociação de empréstimos bancários. E existem assim, outras infinitas possibilidades e segurança para o negócio surgem. Mas, por que ainda há empresas que não levam a sério seus monitoramentos? Por que há empresas que não consideram os indicadores do seu sistema de gestão?

Acredito que seja válido ressaltar que os indicadores de um sistema de gestão bem organizado, estruturado e atualizado, pode sim, gerar dados que contribuam para o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis. E muitos desses requisitos estão ligados tanto à área de saúde e segurança do trabalhador quanto área do meio ambiente, uma vez que essas são de maior destaque para a sociedade. Portanto, as empresas precisam atender ou se adequarem aos padrões a serem seguidos e atendidos.

O que é preciso para identificar os Requisitos Aplicáveis 

No Brasil há milhares de legislações. A cada dia, em cada publicação de um diário oficial, novas legislações são publicadas. Com isso, faz-se necessário o acompanhamento e o monitoramento desses diários para que a organização possa manter seus os requisitos aplicáveis sempre atualizados.

O acompanhamento dessas publicações pode ser feito através de uma leitura dos diários oficiais, nos âmbitos federais, estaduais e municipais. Apesar de parecer fácil manter os requisitos atualizados, há muitas empresas que não possuem profissionais competentes e aptos para identificar, acompanhar diária ou mensalmente a legislação aplicável. Desse modo, muitas empresas optam pela contratação de um banco de dados de legislação, que reúne todos os requisitos legais.

Além dos diários oficiais, há vários bancos de dados que podem ser mais abrangentes e ajudar as organizações. Todavia, a empresa ainda sim, precisará selecionar o que for pertinente ao seu negócio através de leitura e interpretação, de modo que seja possível identificar os requisitos aplicáveis. Em outras palavras, requisitos aplicáveis, são aqueles que estão conforme seu escopo e suas particularidades.

Algumas organizações preferem contratar serviços de gerenciamento de requisitos, cuja empresa contratada será a responsável por identificar os requisitos legais aplicáveis conforme as particularidades da empresa. Cabendo a esta também, interpretar o que cada legislação gera de obrigações legais, visando o monitoramento dos requisitos da legislação aplicável e a atualização dessa legislação.

O que a ISO 14001 traz com relação ao Requisito Legal

Para a ISO 14001, que trata do sistema de Gestão Ambiental, no item 6.1.3 Requisitos legais e outros requisitos, a organização deve determinar e ter acesso aos requisitos e outros requisitos, relacionados aos seus aspectos ambientais. Os aspectos e impactos ambientais são elementos da organização. Podendo ser compreendido em suas atividades, produtos ou serviços e interagir com o Meio Ambiente.

E, para que a organização possa controlar seus aspectos significativos e atender seus requisitos, seja no seu armazenamento, destinação, controle, disposição, emissão e geração, deve-se seguir a a Norma ISO 14001. Desse modo, evitam-se danos e impactos significativos ao Meio Ambiente.

A Norma também traz que, a organização deve determinar como estes requisitos legais e outros requisitos são aplicados à organização. Devendo, assim, considerar os requisitos legais e outros requisitos, para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente o sistema de gestão ambiental. E uma forma de manter o sistema sempre atualizado, a organização deve manter a informação documentada de seus requisitos legais e outros requisitos identificados. E esses podem resultar em riscos e oportunidades para a organização.

Cumprimento e atendimento dos requisitos legais

A interpretação da legislação contribui para que as organizações cumpram a sua legislação, atendendo aos requisitos legais. Para auxiliar as organizações que fazem esse processo de leitura e interpretação das leis, bem como aquelas que contratam para interpretar, a Verde Ghaia desenvolveu um sistema específico para o gerenciar os requisitos legais aplicáveis à sua área, SOGI.

SOGI é um Sistema Integrado, para monitorar os requisitos conforme o ramo de atividade da organização, obedecendo a cada uma dos requisitos municipais, estaduais e federais, com foco em Meio Ambiente, Segurança e Saúde do trabalhador, Responsabilidade Social, Eficiência energética, Segurança de alimentos.

Como o SOGI contribui no monitoramento de requisitos?

Mais que estar ciente é necessário ter consciência do que as suas ações podem gerar. Por isso, é essencial seguir e atender as legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos entre suas particularidades. Independente de ser no quesito ambiental, de segurança, responsabilidade social ou de eficiência energética.

A identificação dos requisitos legais aplicáveis é individual para cada cliente e aplicável ao tipo do seu negócio. Para exemplificar, o SOGI pode atuar diretamente na sua operação, no seu escopo, localização, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, gestão de documentos, energia, dentre outras particularidades.

Desse modo, a empresa fica respaldada, visto que ela passa a ter ciência de quais requisitos precisa atender, evitando penalidades desnecessárias que podem levar a organização a perdas incalculáveis.

Além disso, o SOGI ajuda a empresa a se planejar, de modo que ela possa estar em conformidade, conhecendo assim, quais são os seus riscos para criar planos de ações que identifiquem responsáveis pelo gerenciamento. O SOGI também te ajuda a lembrar de ações que precisam ser realizadas, de forma que você possa acompanhar passo a passo até a conclusão.

Com isso, propicia-se à empresa se planejar e tomar os devidos cuidados, atuando no mercado de forma mais saudável. Isto que dizer que, é possível diminuir riscos com as fiscalizações inesperadas, denúncias de partes interessadas, vizinhanças, colaborador e até por desconhecimento legal.

Quais são os objetivos a serem alcançados?

Tudo o que foi dito anteriormente, vem de encontro com o objetivo da ISO 14001, uma vez que há estímulos para que a organização se estruture de forma adequada para a proteção do meio ambiente, possibilitando se adaptar às mudanças das condições ambientais.

O objetivo principal é que as organizações possam star em equilíbrio com às necessidades socioeconômicas,, visto que desse modo, é possível obter sucesso a longo prazo, criando alternativas que contribuam para o desenvolvimento sustentável. Podendo ser, por exemplo:

  • proteção ao meio ambiente,
  • prevenção ou mitigação dos impactos ambientais
  • mitigação de potenciais efeitos adversos das condições ambientais
  • atendimento legal
  • aumento de desempenho ambiental

Desse modo, a organização possui condições de controlar e influenciar os produtos e serviços para que sejam projetados, fabricados, distribuídos, consumidos.

Conheça a Verde Ghaia!

A Verde Ghaia possui uma equipe de profissionais habilitados, treinados e competentes com o know-how que seu negócio precisa. Estamos há 20 anos no mercado nacional com expansão internacional.

Conheça os nossos produtos e serviços!


Viviane Mara Diniz
Coordenadora de Suporte –
MBA de Gerenciamento de projetos e Gestão de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança.

O que é e para que serve outsourcing?

 

Conceitualmente, Outsourcing nada mais é do que delegar serviços a terceiros. No mercado, o Outsourcing é um processo usado por uma empresa que contrata outra organização para desenvolver uma certa área ou processo. Podendo este, no entanto, ser conhecida também como terceirização de serviços.

Como o Outsourcing pode ajudar na sua gestão?

O outsourcing auxilia a equipe de gestão de SSO e MA, prestando uma consultoria jurídica de ponta com profissionais altamente capacitados. Sendo esses profissionais conhecedores das leis e obrigações aplicáveis ao seu negócio. Bem como, dominar todas as funcionalidades de um sistema que auxilie na otimização de tempo. Trazendo, portanto, qualidade para o processo.

Além disso, o Outsourcing permite um controle dos planos de ações, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento da empresa. E mais, minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legaisA equipe jurídica dedicada ao Outsourcing deve manter a empresa informada das alterações significativas e importantes das obrigações legais.

Cabe ressaltar que é importante a transparência e a responsabilidade de enviar dados mensalmente. Podendo ser gráficos estatísticos de atendimento, por exemplo, para um acompanhamento e controle da liderança da empresa.

Neste contexto, o outsourcing é capaz de ajudar a equipe de gestão da empresa. Podendo ser através da identificação das áreas de abrangência das obrigações, indicando documentos e evidências de atendimento para todas as obrigações aplicáveis ao negócio.

Por que contratar serviço de Outsourcing

Quando falamos em Outsourcing em gestão, principalmente no que tange ao monitoramento de requisitos legais aplicáveis, entendemos a importância, segurança e confiança que as empresas precisam ter ao contratar externamente uma consultoria para gerir este processo.

Sabemos das inúmeras obrigações presentes no ordenamento jurídico aplicável às empresas. Além da quantidade, é importante ressaltar a dificuldade técnica das áreas operacionais em gerir o processo de interpretação das leis em busca constante das evidências. Assim como, de atendimento e disponibilidade de recursos e tempo de dedicação para esta atividade. Neste contexto, soma-se a exigência cada vez maior de conhecimento jurídico e técnico na avaliação das obrigações. Sem esquecer da qualidade na elaboração de textos nas evidências e inserção das informações nos sistemas de monitoramento legal.

Além disso, temos também a notória necessidade de atualização das novas publicações legislativas. Bem como, a aplicação prática e eficiente para um melhor controle dos processos, diminuindo os riscos e sanções legais pelo não atendimento de uma obrigação.

Todas as considerações acima realizadas demonstram a motivação pela contratação do Outsourcing. Uma vez que, as organizações passam a usufruir de uma equipe externa altamente capacitada e focada. Desse modo, a empresa contratada garante um monitoramento legal eficiente, atualizado e com segurança.

05 Vantagens de investir em outsourcing

    1. O outsourcing é capaz de tornar uma empresa mais rentável. Porque a contratação de empresas externas altamente capacitadas e especializadas podem representar uma grande vantagem para a empresa contratante.
    2. O outsourcing confere uma maior visibilidade dos custos e coloca mais recursos humanos e tecnologia ao dispor da empresa.
    3. O outsourcing mantém um canal de comunicação entre as empresas mais eficiente. Assim como, a troca de experiências de forma prática e rápida.
    4. O outsourcing permite uma redução de custos de pessoal. E garante maior disponibilidade da equipe para os processos operacionais.
    5. O outsourcing traz mais segurança jurídica e otimização.

Deve-se portanto, assegurar que a contratada possua uma equipe jurídica especializada capaz de revisar a aplicabilidade das obrigações. Além de estar sempre pronta para atuar de acordo com a necessidade da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

O melhor momento para a contratação do outsourcing vai depender de cada organização. Pode ser uma contratação em conjunto, por exemplo, com o início do monitoramento da legislação aplicável ou durante o trabalho de monitoramento, pela empresa já iniciado.

Se a escolha for no momento inicial, o ponto principal é que seja possível planejar todo o período de trabalho. Podendo ser feito através de um cronograma firmado entre as partes. Assim, a prestação de serviço de outsourcing se inicia com a configuração e alinhamento do plano de trabalho desde o início do contrato. Garantindo segurança para os dois lados!

Caso a escolha se dê durante um monitoramento já existente na empresa, o foco será na revisão detalhada das evidências. Estando estas, uma vez já inseridas no sistema de automação e a programação das obrigações sem avaliação por tema e documento aplicável. Importante ressaltar que as informações prestadas pela empresa são consideradas fidedignas e poderão ser avaliadas em auditorias de conformidade legal anual. Desse modo, é possível contribuir, significativamente, para a melhoria contínua da organização.

Marcela Guaracy
Gerente Jurídica no Grupo Verde Ghaia

 

 

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Auditoria Interna: Quais os atributos pessoais de um Auditor

 

A ISO 19011 apresenta diretrizes para a realização de auditoria de sistemas de gestão.

O intuito da realização da auditoria interna é auxiliar qualquer organização a atingir seus objetivos através de uma abordagem sistêmica que visa a melhoria dos processos de gerenciamento de riscos e a busca de oportunidades para aperfeiçoar as operações e ampliar os resultados da empresa.

Além das indicações para implementação da auditoria, a ISO 19011 estabelece requisitos para a competência e avaliação de auditores, com orientações sobre as características necessárias a um auditor. Afinal, a segurança e a confiança em um processo de auditoria dependem daqueles que a conduzem.

Por isso, os auditores devem possuir conhecimentos e habilidades em áreas específicas e genéricas e também devem ser dotados de atributos pessoais, que permitam que atuem de acordo com os princípios da auditoria.

Veja alguns atributos pessoais que o auditor eficaz deve ter:

Ética: ser justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto;
Mente aberta: disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos;
Diplomacia: com tato para lidar com pessoas;
Observador: ativamente atendo à circunvizinhança e às atividades físicas;
Perceptivo: instintivamente capaz de entender situações;
Versátil: capacidade de se ajustar prontamente a diferentes situações;
Tenaz: persistente, focado em alcançar objetivos;
Decisivo: chegue a conclusões oportunas baseado em razões lógicas e análise; e
Autoconfiante: atue e funcione independentemente, enquanto interage de forma eficaz com outros.

Este assunto faz parte do conteúdo do curso online ISO 19011:2012 – Auditor Interno da Verde Ghaia.

Atualize-se! A auditoria interna é essencial para a evolução do desempenho do sistema de gestão de uma empresa.

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