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Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?


 

Qual seria o grande problema de uma organização deixar de monitorar seus requisitos legais? A preocupação com a segurança e saúde do trabalhador e com o meio ambiente é uma questão que deve, cada vez mais, ser considerada e acompanhada pelas empresas em diversos aspectos.

Introdução: Requisitos Legais 

A preocupação da sociedade, governo, ONGs, tratados e acordos internacionais e Normas ISO, como, por exemplo, a ISO 14001, ISO 45001, esperam que as empresas tenham ciência dos possíveis danos. Sejam eles ligados tanto a área da saúde e segurança do trabalhador quanto aos . Tanto no Brasil como em outros países há a preocupação em diminuir, a poluição atmosférica, solo e rios.  Portanto, há a exposição e proteções de máquinas e equipamentos que garantem a saúde e segurança, através de seus requisitos legais, gerando as obrigações. E que por sua vez, as empresas precisam atender ou se adequarem aos padrões a serem seguidos e atendidos.

A empresa necessita de estar em conformidade com a legislação aplicável, pois assim, poderá evitar penalidade civil, administrativas ou penal. Além disso, obtem-se seguros mais atrativos e acessíveis, bem como, contribuindo na negociação de empréstimos bancários. Além disso, há outras infinitas possibilidades e segurança para o negócio.

O que é preciso para identificar os Requisitos Aplicáveis 

 No Brasil há milhares de legislações, e a cada dia, em cada publicação de um diário oficial, são publicadas novas legislações. Sendo necessário que a organização acompanhe e monitore os requisitos aplicáveis. O acompanhamento pode ser feito através de uma leitura e acompanhamentos dos diários oficiais, nos âmbitos federal, estadual e municipal. No entanto, muitas empresas não possuem profissionais competentes e aptos para identificar, acompanhar diaria ou mensalmente a legislação aplicável. Contudo, muitas empresa optam pela contratação de um banco de dados de legislação, que reúna todos os requisitos legais.

Há vários bancos de dados e eles podem ser mais abrangentes. Desse modo, a empresa deverá selecionar o que for pertinente ao seu negócio e realizar a leitura e a interpretação, identificando assim, o que necessita anteder em cada requisito legal, conforme seu escopo e suas particularidades. Ou então, contratar um gerenciamento de requisitos onde a empresa contratada irá identificar os requisitos legais conforme a particularidade da empresa. Cabendo a esta também, interpretar o que cada legislação gera de obrigações legais. Além de garantir um monitoramento dos requisitos mensal da legislação aplicável e a atualização mensal dessa legislação.

A interpretação da legislação contribui para o cumprimento e atendimento legal do que realmente é aplicável a empresa. A Verde Ghaia possui um sistema para o gerenciamento de requisitos legais, chamado SOGI – Sistema On-line de Gestão Integrado. Ele é Integrado, porque monitorarmos tantos os sistemas de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do trabalhador, Responsabilidade Social, Eficiência energética, Segurança de alimentos.

A Verde Ghaia possui uma equipe de profissionais habilitados, treinados e competentes. Sendo eles responsáveis desde a captação da legislação aplicável com leituras e acompanhamento diário, até a interpretação do texto dessa legislação com suas principais obrigações legais a serem atendidas.

A identificação é individual para cada cliente e aplicáveis ao negócio. Podendo ser, por exemplo, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos entre suas particularidades. Desse modo, a empresa fica respaldada ao conhecer e atender seus requisitos legais aplicáveis. Além disso, a empresa pode se planejar, visando estar em conformidade, bem como, conhecee seus riscos e criando planos de ações, identificando responsáveis e recebendo lembretes dessas ações até sua conclusão para o atendimento legal.

O que a ISO 14001 traz com relação ao Requisito Legal

Para a ISO 14001, que trata do sistema de Gestão Ambiental, no item 6.1.3 Requisitos legais e outros requisitos, a organização deve determinar e ter acesso aos requisitos e outros requisitos, relacionados aos seus aspectos ambientais. Os aspectos e impactos ambientais são elementos da organização. Podendo ser compreendido em suas atividades, produtos ou serviços e interagir com o Meio Ambiente. E, para que a organização possa controlar seus aspectos significativos e atender seus requisitos, seja no seu armazenamento, destinação, controle, disposição, emissão e geração, deve-se seguir a a Norma ISO 14001. Desse modo, evitam-se danos e impactos significativos ao Meio Ambiente.

A Norma também traz que, a organização deve determinar como estes requisitos legais e outros requisitos, aplicam-se à organização. Deve-se levar em consideração que os requisitos legais e outros requisitos, assim como, quando estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu sistema de gestão ambiental.

A organização deve manter informação documentada de seus requisitos legais e outros requisitos identificados. E esses podem resultar em riscos e oportunidades para a organização.

 

Conclusão

Mais que estar ciente é ter consciência do que as suas ações podem gerar. Por isso, é necessário seguir e atender as legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos entre suas particularidades. Independente de ser na parte ambiental, de segurança, responsabilidade social, eficiência energética.  Com isso, propicia-se à empresa se planejar e tomar os devidos cuidados, atuando no mercado de forma mais saudável. Isto que dizer que, é possível diminuir riscos com as fiscalizações inesperadas, denúncias de partes interessadas, vizinhanças, colaborador e até por desconhecimento legal. O objetivo é que a empresa esteja em conformidade legal, visando seu PDCA, isto é, sua melhoria continua.

Tudo isso vem de encontro com o objetivo da ISO 14001. Espera-se que a organização tenha estrutura para a proteção do meio ambiente e que possibilite respostas às mudanças das condições ambientais. Visando sempre, em estar em equilíbrio com as necessidades socioeconômicas. Desse modo, é possível obter sucesso a longo prazo, criando alternativas que contribuam para o desenvolvimento sustentável. Podendo ser, por exemplo:

  • proteção ao meio ambiente,
  • prevenção ou mitigação dos impactos ambientais
  • mitigação de potenciais efeitos adversos das condições ambientais
  • atendimento legal
  • aumento de desempenho ambiental

Desse modo, a organização possui condições de controlar e influenciar os produtos e serviços para que sejam projetados, fabricados, distribuídos, consumidos.

 

Viviane Mara Diniz
Coordenadora de Suporte
MBA de Gerenciamento de projetos e Gestão de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança

 


O que é e para que serve outsourcing?


 

Conceitualmente, Outsourcing nada mais é do que delegar serviços a terceiros. No mercado, o Outsourcing é um processo usado por uma empresa que contrata outra organização para desenvolver uma certa área ou processo. Podendo este, no entanto, ser conhecida também como terceirização de serviços.

Como o Outsourcing pode ajudar na sua gestão?

O outsourcing auxilia a equipe de gestão de SSO e MA, prestando uma consultoria jurídica de ponta com profissionais altamente capacitados. Sendo esses profissionais conhecedores das leis e obrigações aplicáveis ao seu negócio. Bem como, dominar todas as funcionalidades de um sistema que auxilie na otimização de tempo. Trazendo, portanto, qualidade para o processo.

Além disso, o Outsourcing permite um controle dos planos de ações, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento da empresa. E mais, minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legaisA equipe jurídica dedicada ao Outsourcing deve manter a empresa informada das alterações significativas e importantes das obrigações legais.

Cabe ressaltar que é importante a transparência e a responsabilidade de enviar dados mensalmente. Podendo ser gráficos estatísticos de atendimento, por exemplo, para um acompanhamento e controle da liderança da empresa.

Neste contexto, o outsourcing é capaz de ajudar a equipe de gestão da empresa. Podendo ser através da identificação das áreas de abrangência das obrigações, indicando documentos e evidências de atendimento para todas as obrigações aplicáveis ao negócio.

Por que contratar serviço de Outsourcing

Quando falamos em Outsourcing em gestão, principalmente no que tange ao monitoramento de requisitos legais aplicáveis, entendemos a importância, segurança e confiança que as empresas precisam ter ao contratar externamente uma consultoria para gerir este processo.

Sabemos das inúmeras obrigações presentes no ordenamento jurídico aplicável às empresas. Além da quantidade, é importante ressaltar a dificuldade técnica das áreas operacionais em gerir o processo de interpretação das leis em busca constante das evidências. Assim como, de atendimento e disponibilidade de recursos e tempo de dedicação para esta atividade. Neste contexto, soma-se a exigência cada vez maior de conhecimento jurídico e técnico na avaliação das obrigações. Sem esquecer da qualidade na elaboração de textos nas evidências e inserção das informações nos sistemas de monitoramento legal.

Além disso, temos também a notória necessidade de atualização das novas publicações legislativas. Bem como, a aplicação prática e eficiente para um melhor controle dos processos, diminuindo os riscos e sanções legais pelo não atendimento de uma obrigação.

Todas as considerações acima realizadas demonstram a motivação pela contratação do Outsourcing. Uma vez que, as organizações passam a usufruir de uma equipe externa altamente capacitada e focada. Desse modo, a empresa contratada garante um monitoramento legal eficiente, atualizado e com segurança.

05 Vantagens de investir em outsourcing

    1. O outsourcing é capaz de tornar uma empresa mais rentável. Porque a contratação de empresas externas altamente capacitadas e especializadas podem representar uma grande vantagem para a empresa contratante.
    2. O outsourcing confere uma maior visibilidade dos custos e coloca mais recursos humanos e tecnologia ao dispor da empresa.
    3. O outsourcing mantém um canal de comunicação entre as empresas mais eficiente. Assim como, a troca de experiências de forma prática e rápida.
    4. O outsourcing permite uma redução de custos de pessoal. E garante maior disponibilidade da equipe para os processos operacionais.
    5. O outsourcing traz mais segurança jurídica e otimização.

Deve-se portanto, assegurar que a contratada possua uma equipe jurídica especializada capaz de revisar a aplicabilidade das obrigações. Além de estar sempre pronta para atuar de acordo com a necessidade da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

O melhor momento para a contratação do outsourcing vai depender de cada organização. Pode ser uma contratação em conjunto, por exemplo, com o início do monitoramento da legislação aplicável ou durante o trabalho de monitoramento, pela empresa já iniciado.

Se a escolha for no momento inicial, o ponto principal é que seja possível planejar todo o período de trabalho. Podendo ser feito através de um cronograma firmado entre as partes. Assim, a prestação de serviço de outsourcing se inicia com a configuração e alinhamento do plano de trabalho desde o início do contrato. Garantindo segurança para os dois lados!

Caso a escolha se dê durante um monitoramento já existente na empresa, o foco será na revisão detalhada das evidências. Estando estas, uma vez já inseridas no sistema de automação e a programação das obrigações sem avaliação por tema e documento aplicável. Importante ressaltar que as informações prestadas pela empresa são consideradas fidedignas e poderão ser avaliadas em auditorias de conformidade legal anual. Desse modo, é possível contribuir, significativamente, para a melhoria contínua da organização.

Marcela Guaracy
Gerente Jurídica no Grupo Verde Ghaia

 

 

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