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Como realizar uma gestão de Riscos e Oportunidades – ISO 45001


 

Sua empresa já possui certificação na OHSAS 18001 e está buscando a certificação? É importante saber que a ISO 45001 substituirá a OHSAS 18001. E que as empresas terão um período de três anos para migração até início de 2021.

Ressalta-se que a maioria dos requisitos presentes na OHSAS 18001 são abordados na ISO 45001. Contudo, existem alterações significativas as quais a empresa deve se preparar para migrar. E assim, ficar em conformidade com a nova norma. E uma delas é a gestão de riscos e oportunidades.

Gestão de Riscos e Oportunidades

Gestão de Riscos e Oportunidades

É uma norma internacional e tem como objetivo garantir saúde e segurança ocupacional das pessoas que trabalham em nome da empresa. Foi elaborada com requisitos pautados principalmente com foco na gestão de riscos, avaliação de riscos, conscientização dos indivíduos envolvidos, melhoria contínua do sistema de gestão.

Foco em Gestão de Riscos

A ISO 45001, assim como a ISO 14001 e ISO 9001 publicadas em 2015 após revisão, incluem uma nova abordagem muito relevante: foco na gestão de riscos. E quando falamos em gestão de riscos, não é somente relacionada a perigos de SSO aos quais estávamos acostumados a mapear em função da OHSAS 18001.

Agora será necessário implementar uma gestão de riscos como um todo. Relacionada-as às diversas questões que impactam ao sistema de gestão de SSO. Abordaremos sobre essa questão a seguir. O objetivo é garantir melhores resultados de forma preventiva! Bem como buscar por melhoria do desempenho do sistema de gestão.

Anexo SL, e o requisito de riscos e oportunidades

Para facilitar a integração entre os sistemas de gestão, foi adotada nas normas recentes da ISO a mesma estrutura chamada Anexo SL, que apresentam requisitos de 1 ao 10. Neste artigo, falaremos sobre o requisito 6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades para sistema de gestão de SSO, e o que deve ser considerado.

1. Escopo
2. Referências Normativas
3. Termos e Definições
4. Contexto Organizacional
5. Liderança
6. Planejamento

6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades
6.2 Objetivos de SSO e planejamento para alcançá-los

7. Recursos
8. Operação
9. Avaliação de Desempenho
10. Melhoria

Planejamento: detalhes que influenciam no resultado

A implementação do sistema de gestão de SSO deve ser considerada estratégica e operacional. Portanto, o sucesso depende de liderança, compromisso e participação de todos os níveis e funções da organização. Incluindo os diversos fatores chaves abordados na norma. Para garantir uma implementação de sistema de gestão SSO bem-sucedida, apenas a adoção do documento não garante o resultado.

O nível de detalhe e a complexidade, a extensão da informação documentada, os recursos necessários para assegurar o sucesso do sistema de gestão de SSO de uma organização vão depender de uma série de fatores, tais como:

* o contexto da organização considerando questões internas e externas. Por exemplo, número de trabalhadores, tamanho, geografia, cultura, requisitos legais e outros requisitos;

* o escopo do sistema de gestão de SSO;

* a natureza das atividades da organização e os riscos relacionados à SSO.

Portanto, quanto mais detalhar na fase de Planejamento, no levantamento de riscos e oportunidades e respectivas ações, melhor será o desempenho do sistema de gestão!

Informação documentada

A organização deve manter informação documentada, Isto é, documentos e registros, relacionada a riscos e oportunidades, assim como processos e ações necessários para determinar e abordar seus riscos e oportunidades. Tudo conforme a necessidade de assegurar que as informações documentadas são realizadas conforme planejado.

Como considerar a Gestão de Risco e Oportunidade

De acordo com a norma, na fase de planejamento deve-se determinar e avaliar riscos e oportunidades que são relevantes para os resultados e à melhoria contínua do sistema de gestão de SSO, associados aos seus processos ou ao sistema de gestão de SSO, e às mudanças na organização. Deve-se considerar, por exemplo:

1. questões referidas em 4.1 (contexto da organização);
2. requisitos referenciados em 4.2 (partes interessadas);
3. requisitos referenciados em 4.3 (escopo do seu sistema de gestão de SSO);
4. perigos (ver 6.1.2.1);
5. riscos de SSO e outros riscos (ver 6.1.2.2);
6. oportunidades de SSO e outras oportunidades (ver 6.1.2.3);
7. requisitos legais e outros requisitos (ver 6.1.3).

Como abordar riscos e oportunidade em cada item?

A empresa deve determinar os riscos e oportunidades com base nas informações geradas conforme cada item abaixo:

Item 4.1 – Contexto da Organização: para o contexto da organização, é necessário levantar as questões internas e externas. Uma das formas é avaliar pela Análise SWOT (questões internas: pontos fortes e fraquezas; questões externas: oportunidades e ameaças), e com base nesse levantamento determinar os riscos e oportunidades.

Item 4.2 – Partes Interessadas: quanto a partes interessadas, deve-se levantar quem são e quais necessidades e expetativas possuem, e quais se tornam requisitos, ou seja, são relacionadas a requisitos legais e outros.

Item 4.3 – Escopo: Após escopo definido, deve-se avaliar os limites e a aplicabilidade considerados para sistema de gestão de SSO.

Item 6.1.2.1 – Perigos: deve-se implementar processo de identificação de perigos de forma proativa e contínua, considerando todos os aspectos relacionados no item 6.1.2.1, mas não limitando-se aos exemplos da norma: como o trabalho é organizado, fatores sociais, liderança e cultura da organização; atividades e situações de rotina e não rotineiras; incidentes anteriores relevantes; potenciais situações de emergência; pessoas no local de trabalho e vizinhança; questões relacionadas a situações não controladas e mudanças, e muitas outras questões como estabelecido na norma.

Riscos e Oportunidades relacionados a SSO

É possível que os riscos e oportunidades relacionados a SSO e requisitos legais e outros, resultem em outros riscos e outras oportunidades para a organização.

Item 6.1.2.2 – Riscos de SSO e outros riscos: implementar e manter sistemática para avaliar os riscos de SSO relacionados aos perigos identificados, determinar e avaliar os outros riscos relacionados ao sistema de gestão de SSO. Bem como, determinar uma metodologia e os critérios da organização para a avaliação dos riscos;

Item 6.1.2.3 – Oportunidades de SSO e outras oportunidades: implementar e manter uma sistemática para avaliar as oportunidades relacionadas: aos processos ou atividades, políticas e mudanças planejadas da organização; à melhoria do ambiente de trabalho, à eliminação de perigos e redução de riscos e outras que influenciam na melhoria do sistema de gestão de SSO, bem como seu desempenho.

Item 6.1.3 – Requisitos legais e outros requisitos: implementar e manter uma sistemática para determinar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à organização relacionados a SSO (perigos e riscos identificados, e sistema de gestão como um todo).

Após determinar os riscos e oportunidades relacionados a todos esses aspectos, deve-se avaliar de acordo com uma metodologia a ser definida pela empresa, e definir as ações conforme resultado. Importante lembrar que para mudanças planejadas, permanentes ou temporárias, esta avaliação deve ser realizada antes da mudança ser implementada, ou seja, deve constar evidências (registros) que foram identificados e avaliados os riscos e oportunidades antes da mudança ocorrer.

Um sistema de gestão de SSO, portanto, será mais efetivo e eficiente ao tomar medidas antecipadas para abordar riscos, agindo em caráter de prevenção na fase de planejamento. Além de abordar as oportunidades que melhorem o desempenho de SSO.


Tassiana Vecchio Ribas
Consultora de Sistema de Gestão Integrado
Engenheira Ambiental e Segurança do Trabalho


ISO 45001:2018 – Métodos para Consulta e Participação dos Trabalhadores


 

Publicação ISO 45001:2018.

ISO 45001 – Sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional – foi publicada em maio como atualização da OHSAS 18001:2007.  Sua proposta é ressaltar ainda mais a participação do trabalhador.  Uma vez que este é primordial para o sucesso do SSO. E como prova disso, há vários itens da norma que incluem os trabalhadores como personagem principal.

Eles são destacados no próprio título dos requisitos. Tais como no item “4.1 – Compreensão das necessidades e expectativas dos trabalhadores e outras partes interessadas”. Isto significa, portanto, que o trabalhador é a principal parte interessada do Sistema de Gestão de SSO. Já no item “5- Liderança e participação dos trabalhadores”,  a participação dos trabalhadores é tão importante quanto o envolvimento da Alta Direção e das Lideranças neste sistema.

Verde Ghaia elaborou este conteúdo que te dará algumas dicas de formas de incentivo para participação dos trabalhadores. Além de exemplificar, como e quando os mesmos podem ser consultados. E quais informações documentadas devem ser mantidas.

Participação dos Colaboradores: ISO 45001:2018

O colaborador é um dos termos mais citados nesta norma. E devido à sua importância, possui um item da norma exclusivo para ele: “Consulta e participação dos trabalhadores”. Dentre os itens que o destacam estão:

5.1 – Liderança e comprometimento,
5.2 – Política,
6.2 – Objetivos do SSO e planejamento para alcança-los,
9.3 – Análise crítica pela Direção e o item 5.4 – Consulta e participação dos trabalhadores, que trata exclusivamente deste tema.

Demonstra-se, no entanto, que a organização terá que criar formas que incentivem os colaboradores. Pois, estes devem participar e se sentirem parte principal do Sistema de Gestão de SSO. Assim, é possível reter o máximo de informação documentada dessas ações.

Uma dica valiosa para melhor entendimento dos requisitos das normas é a leitura de seus anexos. São eles que trazem explicações que auxiliam na criação de métodos para atendimento a um determinado item. Ao longo de toda a norma ISO 45001:2018, sempre que cita “a consulta e participação dos trabalhadores”, cita também “quando houverem, do representante dos trabalhadores”. Ou seja, pode ser que a organização tenha um representante dos trabalhadores mas, este personagem não é obrigatório para cumprimento de nenhum requisito da norma.

Entretanto, a eleição de um representante dos trabalhadores já é uma forma de centralizar em um responsável as demandas referentes à Consulta e participação dos trabalhadores. Isto não quer dizer, que somente o Representante dos Trabalhadores será consultado nas tomadas de decisões referentes ao Sistema de Gestão de SSO. Ao contrário, o Representante dos Trabalhadores será responsável por consultar os colaboradores pertinentes a um determinado assunto. E assim, garantir o anonimato dos mesmos, sempre que possível. Além de assegurar total segurança da informação para que os colaboradores não se sintam ameaçados. Tais como as ameaças de demissão, ação disciplinar e/ou outras represálias.

Ações que representem os Colaboradores

Lembrando que, em hipótese alguma, as ações de represália deverão cair sobre o Representante dos Trabalhadores. De acordo com a norma, a represália simplesmente não pode existir na organização. Além disso, o Representante dos Trabalhadores deverá ter condições de realizar essas atividades dentro do seu horário de trabalho. Este não pode ser obrigado a trabalhar mais que o seu horário para realizar as ações de participação e consulta dos trabalhadores.

Por exemplo, para identificação dos riscos e oportunidades associados ao levantamento de perigos e riscos, o Representante dos Trabalhadores pode se reunir com um trabalhador de cada setor para ajudá-lo na identificação. E, assim estabelecer intervalos planejados para ouvir outros colaboradores do mesmo departamento, garantindo maior efetividade no seu levantamento. Para essas reuniões, o Representante da Direção pode elaborar um documento simples ressaltando os apontamentos de cada colaborador, sem indicar o nome dos mesmos.

Caso a organização opte por não escolher um Representante dos trabalhadores, a mesma poderá definir um. Sendo que, deve-se estar dentro das responsabilidades e autoridades para cumprimento de cada item, de modo que os próprios responsáveis executem os processos de consulta e participação dos trabalhadores. Desde que, possam sempre garantir que as ações de represália não aconteçam. Isto é, em nenhuma hipótese podem acontecer as represálias.  O ideal é que os responsáveis sejam pessoas em quem os trabalhadores confiem. E que possuem bom relacionamento em todos os níveis da organização.

Métodos para Consulta e Participação 

Outra forma de garantir que a Consulta e participação dos trabalhadores seja efetiva é ouvi-los. Assim, é possível saber se atualmente existem obstáculos e/ou barreiras que impeçam que os trabalhadores participem do Sistema de Gestão de SSO de forma plena. A remoção e minimização de barreiras e obstáculos é um dos deveres da organização. Estes são citados na Norma ISO 45001:2018, item 5.4 e pode ser comprovado seu cumprimento através da criação de planos de ação para os obstáculos e barreiras identificados. Com certeza a remoção e/ou minimização destas barreiras e obstáculos irá proporcionar um maior sucesso na Consulta e participação dos trabalhadores. Assim como, em todos os demais itens que forem necessários.

Um item em que a consulta e participação dos trabalhadores não pode mesmo ficar de fora é o mapeamento das necessidades e expectativas das partes interessadas. Como a norma já ressalta, o trabalhador é a principal parte interessada do Sistema de Gestão de SSO. Por isso, compreender suas necessidades e expectativas é essencial. I

Para isso, pode-se realizar uma conversa informal, descontraída ou, por exemplo, numa dinâmica em que os trabalhadores sejam incentivados a mencionar aquilo que, na opinião deles, “não pode faltar na empresa. Ou até mesmo citar situações que os impedem de trabalhar bem” (necessidades) ou “quais os seus sonhos e como a organização pode ajudá-los a realizar” (expectativas). Lembrando que alguém deve registrar tudo. E logo em seguida, reter informação documentada deste momento. Em todos os casos mencionados, o ideal é sempre ter um ambiente descontraído. De modo que, o colaborador tenha mais liberdade de falar aquilo que realmente sente.

Colaborador: personagem principal

Sendo assim, o ideal é que desde o trabalhador que acabou de ser contratado, até aqueles que são mais “antigos de casa”, devem perceber que a cultura da sua organização é diferente. E, que eles percebam o valor dado a eles pela organização. Independentemente de seu cargo, idade, religião, grau de formação, cor, opção sexual ou qualquer outra característica. Desse modo, o colaborador deverá ser capaz de se enxergar como personagem principal deste Sistema de Gestão. E que a construção desse SG de SSO, deverá ser construído junto.

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Bianca Rubia Braz Moreira
Consultora de Sistema de Gestão Integrado
Engenheira ambiental e sanitarista, com especialização em legislação ambiental e tratamento de resíduos e efluentes


5 ações proativas para faciliar o processo de Migração para ISO 45001


 

Seja Proativo, agindo com antecipação. Faça a Migração ISO 45001.

Isso significa que tanto as organizações quanto seus colaboradores devem preencher alguns requisitos para serem considerados proativos. Isto é, deve-se ter uma mentalidade cultural de antecipar, evitar e revolver situações e/ou problemas futuros. Portanto, uma organização ou colaborador somente será proativo se forem capazes de trazer melhorias internas e externas.

Migração ISO 45001

Passo a passo para Migração da ISO 45001

Sendo assim, cada um deve ser capaz de analisar suas responsabilidades e processos, criticamente. De modo, que seja possível alcançar soluções eficientes. Além disso, cada um deve avaliar, constantemente seus processos e procedimentos, visando executá-los com mais segurança.

1. Mantenha-se informado

Informe o seu time, alta direção, colaboradores e outras partes interessadas pertinentes, fazendo com que eles conheçam a ISO 45001 e entendam suas diferenças em relação a OHSAS 18001. Os requisitos da nova norma devem ser entendidos e compreendidos, principalmente, pela equipe que irá conduzir a migração. Assim, a organização poderá se planejar e identificar os recursos necessários para proceder com as próximas etapas da migração.

2. Faça um diagnóstico do sistema de gestão existente

Uma das principais ações que devem ser tomadas por uma organização que almeja a migração para a ISO 45001, é identificar as lacunas organizacionais que precisam ser preenchidas para atender aos novos requisitos. Isso pode ser realizado através do diagnóstico. Atravé dele, realiza-se uma avaliação interna em todos os aspectos que envolvam saúde e segurança ocupacional. Em seguida, são identificados os pontos positivos e os pontos a serem trabalhados. O diagnóstico ajudará a organização a entender melhor os seus processos e subsidiará a criação de planos de ação que irão suportar a etapa de implantação.

3. Desenvolva um plano de implementação

Pode parecer óbvio, mas muitas empresas ainda falham no processo de implantação por falta de planejamento. Antes de se iniciar a migração do seu sistema de gestão é preciso planejar. Isto é, estabelecer um cronograma a partir do diagnóstico com as ações necessárias, procedendo com o processo de implantação da nova norma. Assim, tem-se em mãos as questões que serão diretamente afetadas. Além de outras informações que propiciarão ao gestor uma correta priorização de tarefas e o gerenciamento mais assertivo. Se a mentalidade de risco, que está ainda mais enraizada na ISO 45001, for colocada em prática, pode-se ainda reduzir as chances de fracasso e potencializar as oportunidades que forem identificadas.

4. Forneça treinamento e conscientização

A essência de uma organização está nas pessoas que contribuem para o seu sucesso. Por isso, é importante que todas as partes que têm impacto sobre a eficácia da organização, estejam treinadas e conscientizadas sobre as questões de saúde e segurança. Principalmente, no que diz respeito às novidades trazidas pela ISO 45001. É importante que as partes interessadas sejam capazes de interpretar os requisitos normativos. E assim, aplicar a mentalidade de risco em sua rotina operacional. Uma ótima maneira de promover a conscientização é fornecendo treinamentos, que, além de tudo, ainda promovem o desenvolvimento de habilidades na organização e fazem com que as pessoas possam contribuir cada vez mais com a eficácia do sistema de gestão.

5. Mantenha sempre a mentalidade de risco

Uma das principais introduções da ISO 45001 no âmbito de saúde e segurança ocupacional é a mentalidade de risco aplicado ao sistema de gestão. O conceito que antes se limitava às ações preventivas, agora deve estar aplicado desde o planejamento estratégico, até as pontas do sistema de gestão, passando pelos processos e sendo levado em consideração na análise crítica da direção.

A abordagem de riscos permite que a organização identifique os fatores que possam causar desvios no sistema de gestão, no seu desempenho e em sua capacidade de atingir os resultados planejados, além de, é claro, auxiliar na identificação das oportunidades, garantindo assim a melhoria contínua.

Fernanda Pinheiro
Engenheira Ambiental e Sanitarista e de Segurança no Trabalho 
Especialista em SGI

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