Arquivos Requisitos Legais | Grupo Verde Ghaia
×

Facilite sua Gestão com o Outsourcing LIRA


 

Embora os serviços de outsourcing no Brasil ainda sejam novidade para muitas organizações, a contratação deles tem sido cada vez mais crescente. O modelo também é conhecido como “gestão de parceria” e tem trazido muitos benefícios para quem o contrata.

Definindo de um modo simplista, o conceito de outsourcing nada mais é do que delegar serviços a terceiros. No mercado, o outsourcing é um processo muito adotado por empresas que necessitam de um serviço que não é especialidade do seu negócio para desenvolver determinada área ou processo, principalmente no que diz respeito a questões jurídicas e cumprimento dos requisitos legais.

Mas não se engane: o Outsourcing Lira é muito mais do que a mera terceirização de serviços.

O Outsourcing é um excelente recurso, por exemplo, para auxiliar a equipe de gestão de Meio ambiente e Saúde e segurança ocupacional, prestando consultoria jurídica de ponta e conferindo mais qualidade aos processos.

Além disso, o outsourcing permite um controle dos planos de ações da empresa, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento proposto e ainda minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legais.

O outsourcing pode complementar uma gestão empresarial de diversas formas, seja através da identificação das áreas de abrangência das obrigações ou na indicação de documentos e evidências de atendimento em todas as obrigações aplicáveis ao negócio. Ele ainda é de grande ajuda para manter uma organização atualizada sobre as novas publicações legislativas, proporcionando um melhor controle dos processos e diminuindo os riscos e sanções legais devido à não conformidade.

O melhor momento para a contratação do outsourcing vai depender de cada organização. A contratação pode ocorrer no início do monitoramento da legislação aplicável ou quando o trabalho de monitoramento já estiver em andamento.

Se a escolha se der no momento inicial, é importante planejar todo o período de trabalho, o que pode ser feito através de um cronograma firmado entre as partes. Isto garante segurança para os dois lados. Mas, caso a escolha se der, quando o monitoramento já estiver vigente, o foco será na revisão detalhada das evidências.

Vantagens do Outsourcing LIRA

O outsourcing confere uma série de vantagens à empresa que o contrata. Conheça algumas das vantagens que a Verde Ghaia oferece à sua gestão:

Implementação de melhorias significativas: o outsourcing aumenta a eficiência do canal de comunicação entre todas as unidades de uma empresa. É notório que um olhar externo avaliando os processos da empresa pode oferecer uma visão muito mais ampla do negócio, pois não estará influenciado pelo ambiente.

Aumento da produtividade: o outsourcing deixa a equipe mais disponível para se dedicar aos processos operacionais, já que todo o foco nas obrigações legais ficará por conta de um time especializado.

Aumento da competitividade: o outsourcing é capaz de tornar uma empresa mais competitiva. Isso porque a contratação de profissionais dedicados e com alto desempenho traz maior segurança técnica e jurídica para as organizações. Além disso, a empresa terá acesso a indicadores de performance mais precisos, podendo estabelecer regras e metas para melhorar sua gestão.

Redução de Riscos: o outsourcing preserva o empresariado de riscos de processos trabalhistas, acidentes de trabalho e passivos previdenciários, pois toda a responsabilidade dos profissionais envolvidos nas atividades será assumida pela empresa contratada. Com isso, há uma redução visível nos riscos do negócio.

Redução de custos: normalmente, o outsourcing traz uma redução visível dos custos para a empresa contratante, pois evita a manutenção custosa de funcionários especializados fixos e ainda gera economia devido ao melhor aproveitamento de todos os recursos.

Foco no cliente: com o outsourcing, é possível prever todas as atividades e assim acordar sobre as cláusulas contratuais que irão reger a relação entre as empresas numa transação. Desta forma, tem-se um ganho na produtividade e também no desempenho da organização.

Uso de tecnologia para automação dos processos: as empresas especializadas em outsourcing possuem o know-how do serviço a ser prestado e dominam todas as ferramentas tecnológicas para contribuir com a organização contratante, agilizando processos e aumentando a produtividade. Processos automatizados trazem mais segurança e credibilidade na tomada das decisões.

O outsourcing é uma excelente maneira de conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro.

Fale conosco e entenda como a Metodologia Outsourcing LIRA pode ajudar você a melhorar sua Gestão!


SOGI – Software de Levantamento e Controle de Leis


 

Requisitos Legais é um conjunto de leis, normas e regras das legislações ambientais, trabalhistas, corporativas, dentre outras, que estão previstos na Constituição Brasileira e podem afetar o negócio. Mas, como monitorar tanta lei? Quais leis são aplicáveis ao seu negócio?

O que são requisitos legais?

Independentemente do setor, as empresas possuem riscos legais que devem ser gerenciados para evitar crises e não conformidades com a lei. Pensando nisso, há quase 20 anos, a Verde Ghaia lançou o SOGI – software para o levantamento e controle de leis da sua organização.

A importância de realizar o levantamento e gerenciamento de requisitos legais, vai muito além das certificações, visto que poderá influenciar até o capital de marca da organização. Isto que dizer que, quando a sua organização têm problemas com atendimento às leis, significa que você poderá perder recursos e, principalmente, a reputação do seu negócio.

Quais são as consequências de não gerenciar ou cumprir os requisitos legais?

As consequências de não estar em conformidade com a lei vão das mais leves às mais severas. Dentre elas, podemos citar, por exemplo, a dificuldade de fazer negócios com outras empresas ou prestar serviços, sanções, multas, proibição de atuação ou até mesmo interdição completa da produção/empreendimento. Todas as penalidades acarretam custos para a organização e devem ser evitados, a fim de garantir a melhoria contínua no processo e evitar perda de mercado.

Como estar em conformidade com os requisitos legais? E por que atender os requisitos das Normas Internacionais?

As normas internacionais foram criadas com o objetivo de ajudar as empresas a estarem em conformidade com os mais desafiadores e excelentes padrões de qualidade, no qual se incluem gestão de pessoas, meio ambiente e muito mais. Para você entender melhor como elas funcionam é preciso conhecer o objetivo de cada uma.

software de gestão da Verde Ghaia, SOGI, permite o completo gerenciamento dos requisitos legais da organização, independentemente do porte ou setor de atuação. A tecnologia é adaptada à todas as exigências feitas nas normas internacionais:  ISO 9001, OHSAS 18001, SA 8000/NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000.

Além disso, o software de gestão da Verde Ghaia permite que planos de ação sejam traçados para que as exigências sejam alcançadas de maneira estratégica e completa, permeando em todos os setores da organização.

A ISO 9001 é uma norma internacional que diz respeito à Gestão da Qualidade dentro das empresas. Entre suas exigências estão a definição de requisitos para gerenciamento de processos, estabelecendo compromissos com a melhoria contínua.

A ISO 45001 é uma certificação internacional para a implantação de um Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional, que contempla a avaliação dos perigos e riscos que os colaboradores são expostos, ao longo da cadeia produtiva, estabelecendo assim, medidas para prevenção de acidentes.

A norma SA 8000/NBR 16001 diz respeito as ações de responsabilidade social da organização. E através dela, se estabelece exigências para garantir que todos os processos da organização sejam desempenhados com transparência e segurança financeira para o negócio não sofrer prejuízos de imagem, reputação e finanças.

A ISO 50001 é uma norma criada para certificar empresas que gerenciam o SG de energia, de modo completo e eficiente em todas as etapas produtivas e administrativas da empresa. Entre os objetivos dessa norma, há um com maior destaque: melhorar o desempenho energético, incluindo a eficiência energética, o uso e o consumo de energia.

A norma ISO 22000 é voltada para a indústria alimentícia, pois está ligada ao processo e gestão da segurança de alimentos. Essa norma pode ser aplicada em toda a cadeia de fornecedores e produtores de alimentos, permitindo que sejam identificados e corrigidos problemas relacionados à segurança dos alimentos.

Logo da plataforma do sistema de gestão para monitoramento e controle de requisitos legais - SOGI

Como o SOGI – Software da Verde Ghaia ajuda na obtenção de certificações?

Por meio dos módulos do SOGI, você pode fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos e fornecedores em consonância com as normas internacionais, já citadas anteriormente. O SOGI oferece vários módulos que podem ser utilizados em conjunto, de modo que você monitore e gerencie o seu sistema de gestão integrado. Conheça abaixo alguns dos Módulos mais utilizados.

1. Módulo LIRA

Este módulo faz o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis à sua organização e também o gerenciamento de planos de ações, visando a melhoria no atendimento desses requisitos. E ainda, o módulo LIRA lista todos os requisitos aplicáveis, para que você tenha uma ampla visão do processo.

2. Módulo Auditoria

O Módulo Auditoria permite que você programe e realize auditorias internas e externas; e ainda gere relatórios com todas as informações e comparativos dos processos, procedimentos da sua organização.

3. Módulo Gaia

Este módulo é voltado para o gerenciamento de todos os aspectos ambientais da sua empresa. Permite o registro e a avaliação dos impactos e, também, a criação de planos de ação voltados para melhoria e adaptação às exigências.

4. Módulo PRSSO

O Módulo PRSSO avalia e gerencia todos os perigos voltados para a segurança e saúde no ambiente de trabalho. Nesse módulo é permitido também o registro e a avaliação de todos os riscos, bem como a criação de planos de ação voltados para melhoria e adaptação as exigências.

5. Módulo TNC

Este módulo permite o tratamento e ação sob todas as não conformidades identificadas na organização. Criar e gerenciar planos de ação voltados para o processo de melhoria contínua, identificar causas das não conformidades e também a avaliação de eficácia das ações implementadas. Todas são funções estratégicas do Módulo TNC.

6. Módulo Riscos do Negócio

No Módulo Riscos do Negócio, você conhece todas as consequências, como sanções, multas, interdições e processos que podem ser aplicados ao seu negócio, em caso de não conformidade com os requisitos legais.

Agora que você assimilou o que são requisitos legais e o que algumas das normas propõe, é possível entender a importância do levantamento e gerenciamento de requisitos legais, bem como os impactos que podem gerar para a sua empresa.

O SOGI – Software da Verde Ghaia, além de ajudar neste processo permite que também seja feita a manutenção dos requisitos que já estão em Conformidade Legal, para que as mudanças e exigências das Normas ISO sejam sempre seguidas em todos os processos da sua organização. Conheça a vantagem de ter um Software como o SOGI


Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?


 

Qual seria o grande problema de uma organização deixar de monitorar seus requisitos legais? A preocupação com a segurança e saúde do trabalhador e com o meio ambiente é uma questão que deve, cada vez mais, ser considerada e acompanhada pelas empresas em diversos aspectos.

Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?

Introdução: Requisitos Legais 

A preocupação da sociedade, governo, ONGs, tratados e acordos internacionais e Normas ISO, como, por exemplo, a ISO 14001, ISO 45001, esperam que as empresas tenham ciência dos possíveis danos. Sejam eles ligados tanto a área da saúde e segurança do trabalhador quanto aos . Tanto no Brasil como em outros países há a preocupação em diminuir, a poluição atmosférica, solo e rios.  Portanto, há a exposição e proteções de máquinas e equipamentos que garantem a saúde e segurança, através de seus requisitos legais, gerando as obrigações. E que por sua vez, as empresas precisam atender ou se adequarem aos padrões a serem seguidos e atendidos.

A empresa necessita de estar em conformidade com a legislação aplicável, pois assim, poderá evitar penalidade civil, administrativas ou penal. Além disso, obtem-se seguros mais atrativos e acessíveis, bem como, contribuindo na negociação de empréstimos bancários. Além disso, há outras infinitas possibilidades e segurança para o negócio.

O que é preciso para identificar os Requisitos Aplicáveis 

 No Brasil há milhares de legislações, e a cada dia, em cada publicação de um diário oficial, são publicadas novas legislações. Sendo necessário que a organização acompanhe e monitore os requisitos aplicáveis.

O acompanhamento pode ser feito através de uma leitura e acompanhamentos dos diários oficiais, nos âmbitos federal, estadual e municipal. No entanto, muitas empresas não possuem profissionais competentes e aptos para identificar, acompanhar diária ou mensalmente a legislação aplicável. Contudo, muitas empresa optam pela contratação de um banco de dados de legislação, que reúna todos os requisitos legais.

Há vários bancos de dados e eles podem ser mais abrangentes. Desse modo, a empresa deverá selecionar o que for pertinente ao seu negócio e realizar a leitura e a interpretação, identificando assim, o que necessita anteder em cada requisito legal, conforme seu escopo e suas particularidades. Ou então, contratar um gerenciamento de requisitos onde a empresa contratada irá identificar os requisitos legais conforme a particularidade da empresa. Cabendo a esta também, interpretar o que cada legislação gera de obrigações legais. Além de garantir um monitoramento dos requisitos mensal da legislação aplicável e a atualização mensal dessa legislação.

A interpretação da legislação contribui para o cumprimento e atendimento legal do que realmente é aplicável a empresa. A Verde Ghaia possui um sistema para o gerenciamento de requisitos legais, chamado SOGI – Sistema On-line de Gestão Integrado. Ele é Integrado, porque monitorarmos tantos os sistemas de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do trabalhador, Responsabilidade Social, Eficiência energética, Segurança de alimentos.

A Verde Ghaia possui uma equipe de profissionais habilitados, treinados e competentes. Sendo eles responsáveis desde a captação da legislação aplicável com leituras e acompanhamento diário, até a interpretação do texto dessa legislação com suas principais obrigações legais a serem atendidas.

A identificação é individual para cada cliente e aplicáveis ao negócio. Podendo ser, por exemplo, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos entre suas particularidades. Desse modo, a empresa fica respaldada ao conhecer e atender seus requisitos legais aplicáveis. Além disso, a empresa pode se planejar, visando estar em conformidade, bem como, conhecee seus riscos e criando planos de ações, identificando responsáveis e recebendo lembretes dessas ações até sua conclusão para o atendimento legal.

O que a ISO 14001 traz com relação ao Requisito Legal

Para a ISO 14001, que trata do sistema de Gestão Ambiental, no item 6.1.3 Requisitos legais e outros requisitos, a organização deve determinar e ter acesso aos requisitos e outros requisitos, relacionados aos seus aspectos ambientais. Os aspectos e impactos ambientais são elementos da organização. Podendo ser compreendido em suas atividades, produtos ou serviços e interagir com o Meio Ambiente. E, para que a organização possa controlar seus aspectos significativos e atender seus requisitos, seja no seu armazenamento, destinação, controle, disposição, emissão e geração, deve-se seguir a a Norma ISO 14001. Desse modo, evitam-se danos e impactos significativos ao Meio Ambiente.

A Norma também traz que, a organização deve determinar como estes requisitos legais e outros requisitos, aplicam-se à organização. Deve-se levar em consideração que os requisitos legais e outros requisitos, assim como, quando estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu sistema de gestão ambiental.

A organização deve manter informação documentada de seus requisitos legais e outros requisitos identificados. E esses podem resultar em riscos e oportunidades para a organização.

Conclusão

Mais que estar ciente é ter consciência do que as suas ações podem gerar. Por isso, é necessário seguir e atender as legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos entre suas particularidades. Independente de ser na parte ambiental, de segurança, responsabilidade social, eficiência energética.

Com isso, propicia-se à empresa se planejar e tomar os devidos cuidados, atuando no mercado de forma mais saudável. Isto que dizer que, é possível diminuir riscos com as fiscalizações inesperadas, denúncias de partes interessadas, vizinhanças, colaborador e até por desconhecimento legal. O objetivo é que a empresa esteja em conformidade legal, visando seu PDCA, isto é, sua melhoria continua.

Tudo isso vem de encontro com o objetivo da ISO 14001. Espera-se que a organização tenha estrutura para a proteção do meio ambiente e que possibilite respostas às mudanças das condições ambientais. Visando sempre, em estar em equilíbrio com as necessidades socioeconômicas. Desse modo, é possível obter sucesso a longo prazo, criando alternativas que contribuam para o desenvolvimento sustentável. Podendo ser, por exemplo:

  • proteção ao meio ambiente,
  • prevenção ou mitigação dos impactos ambientais
  • mitigação de potenciais efeitos adversos das condições ambientais
  • atendimento legal
  • aumento de desempenho ambiental

Desse modo, a organização possui condições de controlar e influenciar os produtos e serviços para que sejam projetados, fabricados, distribuídos, consumidos.


Viviane Mara Diniz
Coordenadora de Suporte –
MBA de Gerenciamento de projetos e Gestão de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança.


Como as Normas são vinculadas à sua planilha LIRA


 

As normas pertinentes ao ramo de atividade da empresa podem ser vinculadas a sua planilha LIRA (Lista Interna de Requisitos Aplicáveis), de várias formas.

O presente artigo tem como objetivo tratar cada uma dessas formas de vinculação de normas à planilha LIRA, a fim de sanar dúvidas frequentes e melhor auxiliar os usuários do sistema.

requisitos legais - Como as Normas são vinculadas à sua planilha LIRA

1ª Forma – Respostas ao Questionário Online

A primeira forma de vinculação de legislação é através das respostas dadas ao questionário online. Tal ferramenta vincula a maior parte das legislações ao Módulo Lira de nossos clientes. Dependendo da resposta dada, a norma será aplicável ou não ao ramo de atividade.

Por isso, ao responder o questionário é necessário verificar bem o enquadramento da atividade com a pergunta enunciada a fim de evitar a vinculação de Normas não pertinentes para o ramo de atividade da empresa.

Portanto, quando fazemos o processo de implantação presencial ou a distância, é dispensado um tempo maior para as respostas dadas a essas perguntas. A Verde Ghaia, no processo de implantação revisa as respostas com seus clientes, com o intuito de evitar um número excessivo de normas não aplicáveis ao negócio.

Nas duas modalidades de implantação ofertadas pela empresa, à distância ou presencial, o procedimento adotado é o mesmo: cautela e auxilio total no esclarecimento de dúvidas para a criação da planilha de normas. Proporcionando, assim, o exercício da ética e do profissionalismo por ambas as partes, rumo a uma compliance da empresa perante os órgãos fiscalizadores e o mercado.

Abaixo um exemplo de nosso questionário

requisitos legais -

2ª Forma – Ramo de Atividade           

Outra forma pela qual as normas são vinculadas a planilha LIRA, é através do ramo de atividade. Ao realizar a análise da norma e verificar a sua aplicabilidade, direcionamos através do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), a norma aos clientes compreendidos pelo CNAE. Por exemplo, se a lei analisada trata de saúde e traz obrigações para estabelecimentos prestadores de tal serviço, é através do ramo de atividade que a norma será associada a planilha LIRA.

Cabe ressaltar que o CNAE, é o primeiro item conferido e confirmado pela Verde Ghaia no processo de implantação do SOGI. Dessa forma, antes de adentrar as perguntas do questionário online, é realizada a conferencia do CNAE. Isso é feito, por ser de suma importância a discriminação de todos os ramos de atividades principais e secundários da empresa. Estando estes devidamente cadastrados no nosso sistema, serão associadas normas

pertinentes ao ramo de atividade especificado pelo cliente, durante a contratação dos serviços.

Conforme exemplo abaixo:    

requisitos legais

3ª Forma- Sistemas Contratados

Não menos importante, como último requisito para a vinculação de normas a planilha LIRA de nossos clientes, temos os sistemas contratados. Atualmente a Verde Ghaia monitora os seguintes sistemas:

  • Meio Ambiente
  • Qualidade, Saúde e Segurança no Trabalho
  • Segurança na Cadeia Logística
  • Gestão de Energia
  • Segurança de Alimentos
  • Responsabilidade Social

4ª Forma – Sistema Obrigatório ou abrangência

Quando uma legislação traz em seu texto obrigações abrangentes a todos os clientes, o sistema será obrigatório e essa norma será vinculada a todos os clientes contratantes daquele sistema.

Tendo em vista que a sua aplicabilidade e abrangência foram levadas em conta na hora da análise realizada pelo consultor jurídico. Um bom exemplo para melhor entendimento é a Lei Orgânica (dispõe sobre As Diretrizes Político-administrativas do Município), ela deve ser atendida por todas as empresas, portanto possui sistema obrigatório. Assim, as normas podem se enquadrar em uma ou mais formas de vinculação a depender do tema que ela aborda.

Lembrando que, na nossa análise de norma, há normas de aplicabilidade real e potencial. Sendo as reais, aquelas que trazem em seu escopo obrigações a serem cumpridas. E as potenciais, as que são pertinentes ao ramo de atividade, mas que foram inclusas apenas para conhecimento. Isto é, não apresentam nenhuma obrigação.

Entender mais sobre como é feita a vinculação de normas na planilha LIRA, certamente ajudará nossos clientes a visualizarem a aplicabilidade ou não das legislações ao seu ramo de atividade.

Ana Paula dos Santos
Consultora Jurídica da Verde Ghaia


Requisitos Legais: como melhorar o gerenciamento e o desempenho da minha gestão


 

Diante de tantas obrigações legais para gerenciar, muitas organizações sentem-se perdidas em como realizar uma melhor gestão dos requisitos legais aplicáveis à empresa. Um gerenciamento eficaz permite que os colaboradores otimizem tempo, recursos e ainda se tornem mais produtivos no trabalho.

Como gerenciar os requisitos legais? - Pessoas reunidas em uma mesa, dando as mãos de modo a simbolizar o fechando novos negócios

Como gerenciar os requisitos legais?

Na maioria das vezes, as empresas optam em adquirir softwares com interação online com objetivo de controlar os requisitos e obrigações legais aplicáveis a organização. O SOGI permite este monitoramento. E através do módulo LIRA (Lista Interna dos Requisitos Aplicáveis), os usuários tem acesso as atualizações legais, direcionados às suas atividades, aspectos ambientais, perigos e riscos.

Imperioso destacar que o planejamento, treinamento e fluxo de trabalho dedicados no SOGI são tarefas imprescindíveis dos colaboradores cujo intuito é de extrair dados e resultados estratégicos para a conformidade legal da organização. Dessa forma, uma definição de procedimento de trabalho, possibilitará um melhor gerenciamento das informações. Consequentemente, a disseminação do conhecimento para às áreas da empresa e coleta de evidências de atendimento.

As atualizações mensais, normalmente, são comunicadas através de cartas, e-mails, news letter e estão dispostas nos ícones COMUNICADOS e AGENDA. Sugere-se que sejam acessados e validados no início de cada mês. Assim, os colaboradores, atualizam-se das novas obrigações legais e ampliam o conhecimento através da leitura dos informativos. O próximo passo é acessar o ícone PENDÊNCIA. Nessa área é possível gerenciar as atividades e plano de ações que exijam uma atenção mais priorizada do responsável.

Módulo LIRA: gerenciando e melhorando a sua gestão 

Após as atualizações iniciais do sistema, é necessário a utilização de filtros. Eles tem como objetivo o monitoramento eficiente da LIRA, através do filtro das obrigações não avaliadas, do período desejado na LIRA geral. Este filtro permite acessar apenas as obrigações sem evidência. Bem como, ainda possibilita a replicação das mesmas informações para outras unidades que possuam situação semelhante de conformidade ou não.

A partir daí, torna-se recomendável inserir a área de abrangência ou responsável pelo requisito legal. Ou seja, é o momento de gerenciar e buscar os documentos ou evidências de atendimento. Importante ressaltar, que o departamento jurídico da Verde Ghaia define as obrigações como auditáveis, nas quais já é possível estabelecer um documento ou uma situação in loco como evidência de atendimento. Dessa forma, prioriza-se a busca ou delegação pelo responsável, pelas evidências objetivas, das obrigações auditáveis da norma.

LIRA possui várias funcionalidades que visam otimizar o tempo dedicado para inserção das evidências no sistema. A principal dela, recentemente divulgada aos nossos clientes, é o GRUPO DE EVIDÊNCIA.

O nosso ordenamento jurídico brasileiro é repetitivo, ou seja, no âmbito federal, estadual e municipal, muitas vezes, a mesma obrigação se repete. Além disso, temos também o fato de uma evidência objetiva atender a mais de uma obrigação no requisito legal. Portanto, somado as duas situações, o departamento jurídico elaborou um estudo e padronizou as evidências para utilização na funcionalidade GRUPO DE EVIDÊNCIA.

Assim, torna-se possível utilizar a funcionalidade Grupo de Evidência para replicar a mesma evidência, para as obrigações similares aplicáveis à empresa. Para a criação de planos de ações à mesma funcionalidade, possa ser usada para otimização do tempo.

SOGI: Solução para Gestão Integrada para melhorar seu desempenho

SOGI: Solução para Gestão Integrada para melhorar seu desempenho

Por fim, realizado todos os procedimentos acima, basta apenas acessar MINHA PLANILHA LIRA. Para confirmar, portanto, se o seu usuário consta todas as informações em monitoramento. Como forma de controle e divulgação das informações, é recomendado que o gestor do SOGI emita os relatórios e gráficos estatística de atendimentos dos requisitos e obrigações legais. Sendo a sua finalidade de compartilhar os dados com a alta direção da empresa.

Conhecer e gerenciar melhor seus requisitos legais, aplicáveis à sua empresa, pode ser muito fácil do que imagina! Através do LIRA, seu negócio estará protegido, uma vez que seus riscos serão gerenciados. Consequentemente, evitando danos financeiros e danos para a imagem da sua empresa. É uma ferramenta importante para manter tudo organizado e acessível.

Permita-se, gerenciar as exigências dos requisitos aplicáveis à sua empresa e controle os eventos recorrentes. A ferramenta também te envia notificações de prazo e pendências da equipe ou das áreas.

Gerenciar  com o LIRA ficou mais fácil!
Crie requisitos específicos para o seu negócio, gerencie através da LIRA Outros Requisitos, faça o upload e controle seus documento.


Marcela Guaracy / Gerente Jurídica do Grupo Verde Ghaia


Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas? Parte I


 

Implantar Sistema de Gestão e mante-lo, envolve desafios diários!
Entenda mais sobre como se planejar na hora de iniciar esse processo e atingir o objetivo da sua empresa!

Implementando um Sistema de Gestão: Planejamento

Por que muitas implantações do Sistema de Gestão são falhas?

Em alta no mercado, a implementação de Sistemas de Gestão visando certificações internacionais tem se tornado o foco de muitas empresas. Sejam de pequeno, médio ou grande porte, a ponto de já apresentarem esse objetivo em seus planejamentos estratégicos.

Extrapolando uma comum visão inicial, de que a obtenção dessas certificações irá possibilitar a qualificação como fornecedor. Mesmo que seja em algum mercado específico, as organizações estão percebendo que essa busca traz benefícios diversos. Por exemplo:

  • Melhoria de seus processos internos;
  • Redução de impactos ambientais;
  • Redução de acidentes e doenças ocupacionais;
  • Melhoria na relação com órgãos fiscalizadores;
  • Redução de custos para o negócio.

É preciso, porém, compreender que esse processo deve ser muito bem planejado, desenvolvido e acompanhado. Para assim, garantir o sucesso em relação aos objetivos e metas internas, clientes e demais partes interessadas, além dos órgãos certificadores.

Para qualquer que seja a norma escolhida para atendimento aos requisitos do Sistema de Gestão, o sucesso dessa empreitada irá depender diretamente de uma adequada organização e de cada passo da implementação. E que deve se iniciar com um bom planejamento.

Esse planejamento deve envolver toda a alta direção e lideranças da empresa. Estando estas aliadas à uma equipe multidisciplinar. De forma a entender claramente qual a realidade da organização e quais objetivos e prazos envolvidos nessa implementação. Saber o cenário atual da empresa ajudará a entender onde serão necessários mais esforços e tempo desprendidos nas etapas de implementação do Sistema.

Entendendo o cenário atual da organização

Um bom planejamento para implementação de um Sistema de Gestão, inicia-se com um bom diagnóstico da situação atual.

Confrontando as exigências dos requisitos normativos e a realidade atual da empresa, analisa-se nessa etapa o grau de atendimento a cada item das normas. Abrangendo desde a presença da consultoria, de uma empresa especializada em sistemas de gestão. E desde essa etapa auxilia-se, e muito, no sucesso e economia de tempo nas etapas que estão por vir.

Na análise do cenário atual da organização, livre-se de pré-conceitos e pensamentos comuns. Como, por exemplo, o de que “as coisas sempre foram feitas de tal forma. Portanto, está satisfatório”. Um dos grandes ganhos que as normas trazem para as empresas é forçar que todos pensem fora da caixa. E assim, visualizem constantemente formas de melhorar a forma de trabalhar. Consequentemente, há aumento da produtividade, satisfação dos clientes e até mesmo melhorias no clima interno da organização.

Pontos chaves durante a implementação

Pontos chaves durante a implementação

Em geral, os requisitos normativos exigem um bom planejamento estratégico da empresa, O qual desdobra-se em objetivos, metas e planos de ação que darão o norte para atingir os resultados esperados. Além disso, há diversas obrigações relacionadas. Inclusive, aos requisitos legais que precisam ser atendidos e monitorados, ativamente.

Outro ponto forte na implementação de um Sistema de Gestão está nos controles aplicados a cada etapa de processos. Bem como, na tratativa de não conformidades. Nessa etapa, em conjunto com as análises dos resultados atingidos, é possível verificar a maturidade do Sistema implementado e o grau em que é atendido.

Além disso, cada norma a ser implantada traz uma série de documentações específicas. Dentre elas é possível citar, por exemplo:

1. Os levantamentos de riscos e oportunidades presentes nas normas mais atualizadas;

2. O mapeamento de processos e macrofluxos que demonstrem suas interações, fundamentais na ISO 9001;

3. O levantamento de aspectos e respectivos impactos ambientais, envolvendo a perspectiva de ciclo de vida para a ISO 14001;

4. O criterioso levantamento de perigos e riscos associados aos colaboradores nos locais de trabalho. Assim como, os respectivos controles operacionais, exigidos pela recém emitida ISO 45001;

5. A avaliação de usos significativos de energia. Seus respectivos indicadores e programas para melhoria na eficiência energética exigidos pela ISO 50001. Dentre outros pontos.

Por que a implementação pode fracassar?

Por que a implementação pode fracassar?

Outro ponto chave na implementação e motivo de fracasso, em muitos casos, está a cultura da empresa. Isto pois, a empresa deverá passar por mudanças que irão impactar significativamente no sucesso da organização. Está cada vez mais claro, que a criação de toda parte documental da empresa, se não aliada a mudanças comportamentais dos colaboradores, não consegue sustentar uma certificação. São trabalhos diários e intensos de conscientização e envolvimento de todos da organização. 

Assim, é possível garantir uma adequada retroalimentação das informações, o levantamento de oportunidades de melhoria, a redução de riscos. Bem como, a solução de possíveis não conformidades encontradas no dia a dia.

Portanto, mais do que conseguir uma certificação, é necessário ter claro que um Sistema de Gestão. Este precisa estar vivo e funcionando diariamente e, o qual depende diretamente da alta direção, lideranças e demais colaboradores envolvidos.

Deste modo, os requisitos das normas de sistema de gestão apresentam diversas formas de avaliação de atendimento às suas exigências. Podendo citar, por exemplo:

  • Monitoramento de indicadores;
  • Resultados planejados;
  • Avaliação de eficácia;
  • Auditoria interna;
  • Análise crítica;

Portanto, todas as etapas são fundamentais quando se visa uma certificação. No caso das auditorias, vale ressaltar que elas devem ser realizadas por auditores capacitados e experientes que consigam testar o sistema de gestão de forma crítica, criteriosa e imparcial.

Reportando-se à alta direção e às lideranças da organização sobre a situação real em que a empresa se encontra. Bem como, em relação ao atendimento aos requisitos normativos e aos pontos em que serão necessários mais auxílio, para melhoria do sistema.


Leia também:


Fernanda Innecco
Consultora Externa
Engenheira Química Especialista em Segurança do Trabalho


Requisitos de Competência e Conscientização


 

As normas de gestão trazem consigo os requisitos de competência e conscientização. Mas qual a diferença entre eles? Eles possuem correlação?
Posso atender aos dois com as mesmas evidências?

Requisitos de Competência e Conscientização

Requisitos de Competência e Conscientização - Normas de sistema de gestão

Estas perguntas são muito comuns. E elas podem ser sanadas apenas com o conceito que as normas trazem para o sistema de gestão. Porém, na prática, a maioria das organizações ou confunde uma coisa com a outra. Ou então, cumpre um mais do que o outro, ou em alguns momentos cumprem somente o requisito de competência.

Primeiramente, precisamos entender que são coisas distintas. A competência se refere apenas ao necessário. Deste modo, pode exercer a função para qual o indivíduo tem designação, dentro da empresa. Isto é, se a pessoa é competente, irá acarretar em formação, ou simplesmente o que se aprende em escolas, treinamento adquirido ou experiência. Podendo, portanto, ser evidenciada pela bagagem adquirida no mercado de trabalho através de currículos, carteira de trabalho. E em alguns casos, provas que as organizações utilizam para medir o nível de experiência e conhecimento adquirido pelo funcionário.

Ao contrário, a conscientização traz um conceito mais voltado para o comportamento do indivíduo. Valorizando o exercer de sua função. A conscientização promove uma sensibilização no trabalhador e faz com que ele leve para si e não somente para a organização (função) aquilo que aprendeu.

O que é mais difícil: Requisitos de competência ou conscientização?

Não há dúvidas de que conscientizar. Por mais simples que seja o conceito, é bem mais complicado do que treinar. Esta dificuldade se dá principalmente porque para conscientizar é preciso convencer. E para convencer, há necessidade de mexer com tudo o que o empregado já aprendeu. Isto é, modifica-se tudo, seu comportamento em casa, em empregos anteriores ou até mesmo na própria organização. E assim, se vê necessária uma mudança.

A conscientização requer mudanças de cultura. E isso pode exaltar indivíduos que se adaptam ou não. É bem comparado à questão de seleção natural que aprendemos em biologia na escola. Em outras palavras, se nos adaptamos, temos bons resultados. Mas se não, infelizmente aquela cultura não será aceita, aderida. E os prejuízos para a empresa e para o empregado podem ser muitas vezes irreversíveis. Por isso, conscientizar muitas vezes pode significar educar.

Assim como se faz com as crianças em fase de aprendizado, quando se explica o porquê e as consequências ao se ter determinadas atitudes.

Já o treinamento. Como estamos condicionados a fazer aquilo que está determinado no procedimento, já é uma atividade padronizada. E, requer interfaces com máquinas, equipamentos e materiais. Desse modo, acabamos realizando de forma mais habitual. Isto acontece porque, muitas vezes, o treinamento somente reforça o que fazemos no dia a dia.

Avaliação de Eficácia

O que é mais difícil: Requisitos de competência ou conscientização?

O que precisamos lembrar é a questão da avaliação de eficácia. Esta se dá somente em relação a treinamentos segundo as normas ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 e ISO 45001, que entrará em vigor, brevemente. Tudo de forma registrada pelos gestores. No entanto, isso não quer dizer que não há avaliações de eficácia para conscientização. Mas esta se dá muitas vezes através de auditorias internas, análise de indicadores e até mesmo avaliações de desempenho.

Portanto, é necessário que seja tratado de forma distinta a questão dos Requisitos da competência e conscientização. Posto que, cada uma tem sua importância dentro dos sistemas de gestão.

Por exemplo, no sistema de gestão de SSO e meio ambiente, a conscientização tem muito mais valor do que muitos treinamentos não obrigatórios. Já para o sistema de gestão de qualidade, os treinamentos com suas avaliações de eficácia registradas são fundamentais para o bom desenvolvimento da organização. Assim como, para a prevenção de não conformidades.

Tem alguma dúvida sobre os Requisitos de Competência e Conscientização. Assista ao nosso Webinar sobre Auditoria de Requisitos e aprenda mais!


Gestão de Riscos e Oportunidades nas versões ISO 9001 E 14001


 

Gestão de Risco é uma das grandes mudanças que envolveu as novas versões das normas de qualidade e meio ambiente foi a necessidade da gestão de riscos e oportunidades. Posto que, nas versões antigas, não era abordado. Mas afinal, o que seria riscos e oportunidades?

Gestão de Riscos e Oportunidades nas versões ISO 9001 E 14001

Gestão de Risco: ameaças e oportunidades

De acordo com a ABNT NBR ISO 14001, Riscos e oportunidades são efeitos potenciais adversos (ameaças) e efeitos benéficos (oportunidades). No caso de riscos, a gestão tem caráter preventivo. isto explica a não exigência de ações preventivas. Entretanto, essa análise/avaliação deve ser feita, por exemplo, para:

Processos,
Requisitos Legais,
Aspectos e Impactos,
Negócio.

Riscos e oportunidades atrelados aos processos serão oriundos do mapeamento de processos. Ao se descrever todas as atividades realizadas em cada processo, deve-se em seguida, identificár o que pode ser melhorado (oportunidades). Assim como, as futuras possíveis, falhas (risco).

Levantamento das legislações aplicáveis

Gestão de Risco e oportunidade de requisitos legais poderão ser identificados a partir do levantamento das legislações aplicáveis à atividade da organização. Sendo que, para aspectos e impactos, também serão identificados no levantamento de aspectos e impactos as atividades/processos da organização.

E para o negócio, a identificação será feita através do planejamento estratégico. Este, portanto, é realizado pela , que deverá levar em conta as variáveis pertinentes ao negócio. Sendo elas:

Mercado,
Tecnologia,
Recursos Financeiros,
Recursos Intelectuais,
Recursos Humanos na Organização,
Expectativas atuais e futuras,
Experiências Passadas.

É importante lembrar que todos os riscos e oportunidades identificados deverão ser tratados. Assim como, conter planos de ação, avaliação de eficácia, monitoramento e análise crítica.

Ressalta-se, no entanto, que muitas empresas avaliam apenas os riscos negativos. Deve-se, porém, considerar imprescindível a avaliação das oportunidades, pois são elas que possibilitarão a melhoria nos processos. Cabendo a cada organização estabelecer, implementar e manter processo adequado. De modo que, cada organização seja capaz de gerenciar seus riscos. Para saber mais acesse o nosso site e informe-se mais sobre a Gestão de Riscos das Normas 9001:2015 e 14001:2015.


Flávia Gomes de Magalhães
Graduanda em Engenharia Ambiental


Quer saber mais sobre as novas versões das normas?

Confira o material orientativo que a equipe de Consultoria Técnica e Jurídica da Verde Ghaia preparou:

 

e-book iso 9001 versão 2015 grátis e-book iso 14001:2015 grátis
E-BOOK ISO 9001 E-BOOK ISO 14001

Entra em vigor no RJ a Lei 7463 sobre águas pluviais e cinzas


 

Foi publicada no dia 19 de outubro deste ano, no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, nº 192, a LEI Nº 7.463, DE 18-10-2016, que regulamenta os procedimentos para armazenamento de águas pluviais e águas cinzas para reaproveitamento e retardo da descarga na rede pública e dá outras providências. Desta forma, todas as edificações públicas ou privadas, construídas a partir da publicação deste dispositivo legal, que tenham área impermeabilizada (telhado e chão) superior a 500 metros quadrados, deverão ser dotadas de reservatório de águas pluviais e águas cinzas, bem como reciclar as águas cinzas dos imóveis.

A reciclagem das águas cinzas – aquelas proveniente dos chuveiros, banheiras, lavatórios, tanques e máquinas de lavar roupa, deverá ser feita pelas edificações que possuam o consumo de água com volume igual ou superior a 20m³ (vinte metros cúbicos)  por dia.  Os reservatórios serão de retardo, destinados ao acúmulo e posterior descarga na rede pública de águas pluviais.

Já os reservatórios de águas pluviais, serão de acumulação, para uso de fins não potáveis e será necessário contar com pelo menos um ponto de água destinado a esta finalidade. Serão obrigatórios nas novas edificações de qualquer natureza que apresentem área impermeável superior a 500 m² (quinhentos metros quadrados), empreendimentos com dois blocos, considerando o somatório da área impermeável dos dois, edificações coletivas, residenciais, comerciais ou mistas, que tenham mais de 30 (trinta) unidades.

Os critérios necessários para a construção, utilização e manutenção dos reservatórios estão especificados na LEI Nº 7.463, DE 18-10-2016, que entra em vigor na data de sua publicação.

Para mais informações, a íntegra do texto da Lei encontra-se disponível no sistema soGi e soGi EXPRESS

SoGi – Sistema On-line de Gestão Integrada

Fonte: Karina Passos Lopes – Legislação e Pesquisa Verde Ghaia


Como se faz uma Auditoria de Requisitos Legais?


 

Auditoria de Requisitos Legais é com a Verde Ghaia. Confira o bate papo que aconteceu em um dos nossos Webinar sobre Requisitos Legais aplicáveis ao negócio, com foco em Auditoria de Conformidade Legal e Gestão de Risco Legal.

Auditoria de Requisitos Legais

O Webinar será conduzido por Consultores Jurídicos da Verde Ghaia e tem como objetivo esclarecer dúvidas sobre o atendimento das legislações que são aplicáveis para as empresas, bem como sobre as melhores formas de monitorar e gerenciar essas questões para minimizar a ocorrência de passivos, prejuízos financeiros e para a imagem da empresa.

DATA: 14/04/2016 / HORÁRIO: 14h30 / DURAÇÃO: previsão de 30 minutos

ACESSO: CLIQUE AQUI e Saiba mais sobre Tratamento de Não Conformidades

Temas que serão abordados

– Importância de estar em dia com a legislação.

– Auditoria de Conformidade Legal: o que é? Por que as empresas devem fazer?

– Avaliação de Risco Legal: vantagens e aplicações para a sua empresa.

Conheça os Consultores

Marcela Guaracy – Gerente da Consultoria Jurídica

Advogada, especialista em Direito Ambiental, MBA em Gestão do Ambiente e Sustentabilidade, Auditora de Conformidade Legal e Auditora Líder

Elias Temponi – Coordenador da Consultoria Jurídica

Advogado, pós-graduado em Gestão Ambiental, pós-graduando em Direito do Trabalho, Auditor de Conformidade Legal e Auditor Líder.

Certificado

O link do certificado ficará disponível somente até o dia 15/04/2016. Os certificados serão enviados a partir do dia 18/04/2016.


Para mais informações entre em contato com a Gerência de Comunicação da Verde Ghaia: Tel.: (31) 2127-9137


Blog VG