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Vantagens e Benefícios de um Sistema de Gestão para o seu negócio

 

Administrar um negócio exige muita dedicação e bastante trabalho. Muitas vezes, podemos pensar que não é nada fácil. Mas, hoje em dia, existem algumas ferramentas que podem auxiliar você no monitoramento do sistema de gestão, permitindo inclusive, expandir a sua empresa e melhorar a qualidade do seu produto. 

Essas ferramentas são necessárias porque não basta apenas a força de vontade do empreendedor para fazer dar certo seu negócio. É importante que haja planejamento, visão integrada e muito conhecimento para gerir as diversas atividades que estruturam a empresa.

Para agilizar e tornar eficiente todo esse processo, o indicado é implementar um sistema de gestão. Utilizando essa ferramenta, você terá uma melhora significativa em todos os setores do seu negócio, além de economizar tempo e dinheiro.

Quer conhecer mais vantagens e benefícios de um sistema de gestão para a sua empresa? Você sabe como implementar seu SG e quais são os melhores indicadores? Então continue a leitura, porque esse artigo vai tratar exatamente sobre esse assunto.

O que é um sistema de gestão?

Se você tem buscado formas de melhorar a organização dos seus dados e informações, assim como a comunicação da sua empresa de modo que seja possível economizar tempo e aumentar a qualidade e quantidade de venda de seus produtos e/ou serviços, um software de sistema de gestão é ideal para você.

O sistema de gestão é um programa desenvolvido para automatizar e informatizar diferentes setores e processos administrativos de uma empresa. Através desse software é possível ter um controle de estoque, controle de finanças, gerenciar documentos, requisitos. Existem ferramentas para monitorar todo tipo de sistema de gestão.

Ao implementar seu sistema, vise um sistema que trate a sua gestão de forma integrada, você estará ampliando a visão geral das suas atividades e facilitando a tomada de decisões ao mesmo tempo em que diminui riscos e prejuízos e planeja estratégias para o crescimento da sua empresa.

Quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão poderá trazer várias vantagens e benefícios para o seu negócio, não só no âmbito administrativo, mas também em outros setores de sua empresa, auxiliando o seu crescimento de uma forma geral. Veja só alguns exemplos:

  • Otimização na utilização do capital de giro: através desse sistema é possível ter um maior controle sobre a gestão de estoque. Conhecendo melhor as operações da empresa a chance de ocorrência de imprevistos e erros diminuem.
  • Aumento do lucro e redução de gastos: com a automatização de diversos processos, os gestores terão mais tempo para se preocupar com o crescimento da empresa, desenvolvendo estratégias e metas.
  • Redução de falhas: ao implementar um sistema de gestão integrada, as chances da ocorrência de falha durante os processos diminuirão significativamente. Além disso, o sistema te ajudará a destacar pontos de melhorias.
  • Padronização dos processos: a padronização de processos da empresa torna o trabalho mais consistente e eficiente, melhorando inclusive a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelo seu negócio.
  • Dados e informações precisas: através do sistema de gestão você terá acesso aos dados reais da sua empresa, desde estoque até mesmo a gestão de clientes. Dessa forma fica mais fácil tomar decisões e entender em que patamar está o seu negócio.
  • Diminuição do retrabalho: uma empresa que não possui um sistema de gestão corre o risco de gerar retrabalho, ou seja, ter duas ou mais pessoas fazendo a mesma tarefa. Isso faz com que sua empresa tenha mais desperdício de tempo e consequentemente de dinheiro.

Agora que ficou claro quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão e a importância da presença dele no negócio? Vamos entender como iniciar a sua implementação.

Como iniciar a implementação de um sistema de gestão?

Para iniciar esse processo é importante que seja feito um levantamento geral dos dados e das informações da empresa. Além de um bom planejamento, é importante criar metas, visualizando onde você deseja chegar e qual deverá ser as ações a serem tomadas para atingir esse objetivo.

É essencial que haja uma estrutura organizada a ser seguida, de modo que a implementação ocorra da maneira mais simples possível. Cada sistema de gestão, de acordo com seu segmento, terá exigências específicas para seguir. Entretanto, existem seis categorias bases na estrutura de um sistema de gestão. São elas:

  • Política de administração;
  • Planejamento estratégico;
  • Implantação e operação;
  • Avaliação do desempenho;
  • Correções e melhorias;
  • Exame crítico.

Quais são os indicadores para avaliar o sistema de gestão?

Para que haja um aprimoramento constante dos fatores que integram a estrutura de um sistema de gestão, corrigindo possíveis erros, é preciso o acompanhar alguns indicadores. Dentre os mais utilizados temos:

  • Indicadores de qualidade – ISO 9001: esse indicador irá monitorar a quantidade de defeitos encontrados em produtos ou equipamentos, a quantidade de matéria-prima e recursos humanos que estão sendo utilizados, assim como o desperdício dos mesmos durante os processos de produção. Você poderá verificar também o número de reclamações recebidas por consumidores de seus produtos finais e o tempo gasto em cada processo.
  • Indicadores de saúde e segurança – ISO 45001: os principais fatores utilizados para medir esses indicadores são acidentes de trabalho, número de atestados médicos, gastos com plano de saúde, número de faltas, horas de treinamento, entre outros.
  • Indicadores de sustentabilidade – ISO 14001: aqui os principais fatores considerados são o consumo de água e energia gasto na produção, quantidade de resíduos gerados, destinação dos resíduos, matéria-prima sustentável ou não, reaproveitamento, etc.

Ferramentas para avaliar o seu Sistema de Gestão

É importante ter em mente que após a implementação de um sistema de gestão é necessário monitorá-lo, para que ele possa ser eficiente e trazer os resultados desejados. Quando você possui um software moderno, como o SOGI – Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, você não precisa se preocupar tanto, uma vez que essa ferramenta é capaz de te ajudar no monitoramento, facilitando a sua gestão.

Algumas das ferramentas geralmente utilizadas para monitorar o sistema de gestão, tanto por softwares como o SOGI, quanto por gestores, a fim de economizar muito tempo e recursos, são:  

  • 5W2H: esta ferramenta trata-se de um checklist de atividades que devem ser realizadas na empresa, fornecendo um mapa de atividades que vai permitir analisar todo o processo, tornando-o muito mais ágil e eficiente. O significado dela é: 5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).
  • PDCA: (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), essa é uma ferramenta que visa a melhoria gradativa dos processos através de cinco passos: planejar, fazer, checar e agir.
  • PMBOK (Project Management Body of Knowledge): este é basicamente um guia com 47 processos de gerenciamento, separados nos grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento.

Qual é o melhor sistema de gestão para seu negócio?

Adotar um sistema de gestão nem sempre pode ser uma tarefa fácil. Lembre-se de que você estará reestruturando toda a sua empresa, e isso requer planejamento e dedicação. Mas, depois de tudo isso feito, você estará pronto para ter todas as vantagens e os benefícios em sua empresa.

Mas como descobrir qual o melhor sistema de gestão para a sua empresa? Cada negócio possui uma necessidade diferente, e para determinar qual o melhor sistema de gestão utilizar, você poderá recorrer ao Outsourcing.

Outsourcing

Outsourcing é um modelo de negócio criado pela Verde Ghaia no qual o cliente contrata os nossos serviços para monitorar o desempenho de sua gestão, através do SOGI. Isso possibilita que os especialistas da Verde Ghaia, utilizem as nossas tecnologias para melhorar o desempenho do seu negócio, de modo terceirizado.

Consultoria Online

Outra forma de conseguir traçar caminhos para melhorias na sua empresa é através da Consultoria Online da Verde Ghaia. Através dessa ferramenta, você será capaz de comprar horas para consultas em sistema de gestão de forma prática e fácil, sem ter que sair da comodidade do seu ambiente de trabalho.

Através da consultoria online você é capaz de realizar o diagnóstico da sua gestão e buscar por melhorias para que o seu negócio possa desenvolver de forma segura, eficiente e sustentável ao longo do tempo.

E então? Vamos descobrir a melhor ferramenta para você começar obter as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão? Fale conosco!

Conceitos e definições para um Sistema de Gestão eficiente!

 

De um modo simples e objetivo, para quem ainda não está familiarizado com os termos utilizados num sistema de Gestão, destacaremos a importância destes para que seja possível alcançar os resultados almejados.

Serão abordados os principais termos: Sistema de Gestão, Requisitos, Não-conformidade, Correção, Ação Corretiva, Ação Preventiva, Melhoria Contínua, Eficácia, Eficiência e Ciclo PDCA.

As organizações devem assegurar uma comunicação clara e objetiva para que os conceitos ajustados entre os colaboradores envolvidos, em um mesmo projeto, esteja menos vulnerável ao desentendimento.

Quais os objetivos do Sistema de Gestão?

Nestes objetivos podemos incluir: estrutura organizacional, as atividades de planejamento, determinação de responsabilidades, padronização de práticas e procedimentos, mapeamento dos processos e identificação dos recursos necessários para desenvolver, implementar, atingir, analisar criticamente e manter a organização em constante evolução.

Sistema de Gestão é um “Sistema que serve para estabelecer políticas e objetivos com a finalidade de se atingir os objetivos propostos”. Portanto, implantar um Sistema de Gestão na organização, significa favorecer o alcance de seus objetivos com eficácia e eficiência.

Requisitos do SG: necessidade ou expectativa

O requisito é uma “necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória.” Requisito é aquilo que temos que atender. Requisitos podem ser estatutários, legais ou contratuais. A fim de proteger os interesses dos clientes e da própria organização devemos conhecer e entender todos os requisitos inerentes.

Requisitos podem ser renegociados. Todas as cláusulas de um contrato representam requisitos e como tal devem ser atendidos por todas as partes envolvidas.

O que é uma Não-conformidade?

Não-conformidade é o “não atendimento a um requisito.” Cada requisito que deixa de ser atendido gera uma “não-conformidade”. Para toda não-conformidade identificada há que ter um requisito não atendido. Portanto, quando não houver nenhum requisito (seja estatutário, legal ou contratual), não devemos categorizar uma não-conformidade, teremos sim uma Oportunidade de Melhoria.

A pergunta é: Uma não-conformidade, é uma não-conformidade em relação a quê? Um defeito em uma peça ou um atraso no prazo contratado representa uma não-conformidade.

O que é correção de uma não-conformidade

Correção é a “ação para eliminar uma não-conformidade identificada.” Essa ação deve “transformar” a não-conformidade em conformidade, através de um reparo, retrabalho ou até transferência para uso alternativo, mas que esteja conforme para tal uso.

A correção sempre está voltada para defeito, ou seja, para a não-conformidade propriamente dita. A observação do Gráfico Causa-e-Efeito, chamado também “Espinha de Peixe” ou “Ishikawa”, nos dá uma ótima referência de onde é a atuação da Correção.

Ações remediadoras, momentâneas, temporárias, “quebra-galho” não representam Correção, pois não “elimina” a não-conformidade. Por exemplo: A simples troca de um pneu furado pelo step não é uma correção, pois o pneu continuará furado. O reparo sim, pois elimina a não-conformidade (que é o pneu furado).

Quando e como adotar uma Ação Corretiva?

A Ação Corretiva é adotada para “eliminar a causa de uma não-conformidade ou de uma situação indesejável”. Ou seja, se você atuar na CAUSA REAL, está adotando uma ação corretiva. Observe que há uma relação de “causa-e-efeito” entre ação corretiva e correção. Com a ação corretiva, evitamos a recorrência ou reduzimos a probabilidade de uma não-conformidade ocorrer novamente.

Na grande maioria das situações temos mais de uma causa real. Nesses casos, toda e qualquer ação efetivamente realizada em uma ou mais dessas causas, será considerada uma ação corretiva. Novamente a observação do Gráfico Causa-e-Efeito, nos propicia uma ótima referência de onde é a atuação da Ação Corretiva.

Como a Ação Preventiva pode ajudar?

A Ação Preventiva é aquela ação “para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável”. O foco da Ação Preventiva não é sobre uma não-conformidade existente, mas sim, quando há a possibilidade dela vir a existir.

Sempre que você eliminar, ou pelo menos minimizar a potencialidade de uma situação indesejável, ou de uma potencial não-conformidade, estará adotando uma Ação Preventiva. Realizar exames periódicos conforme cada faixa etária é uma Ação Preventiva.

Melhoria Contínua: como identificar oportunidades?

Consideramos a Melhoria Contínua como sendo uma “atividade regular para aumentar a capacidade de atender requisitos”. E isso poderá ser conseguido com o aumento da eficácia e/ou da eficiência.

O processo de estabelecer objetivos e identificar oportunidades para melhoria é um processo contínuo, através do uso das constatações e conclusões de uma auditoria, da análise de dados, das análises críticas pela direção, ou outros meios que geralmente nos conduz às ações corretivas ou às ações preventivas.

O objetivo da Melhoria Contínua é, portanto, aumentar a probabilidade de fazer crescer a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas.

Eficácia: planejamento alcançado

Eficácia é a “extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados.” Isso significa fazer exatamente o que foi planejado. Cumprir o plano.

Se o planejado tem um mínimo como referência, fazer o plano ou até mais que o plano será considerado eficácia. Somente devo considerar algo ineficiente, quando o que foi planejado não tenha sido realizado ou não se alcançou os resultados previstos.

Eficiência: resultados x recursos

Eficiência é a “relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.” Na análise de eficiência é necessário avaliar o alcance do resultado considerando os recursos aplicados.

Se você obtém o resultado previsto e “economiza” algum dos recursos disponíveis, será considerado “mais eficiente” do que aquele que também obteve o mesmo resultado mas aplicou o valor exato dos recursos disponíveis.

Então teremos várias combinações entre eficácia, eficiência, ineficácia e ineficiência. Isso dependerá do Realizado em relação ao Planejado e da aplicação dos recursos para obtenção de tal resultado.

O que é Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta que nos orienta no processo de melhoria contínua da Organização. Esse ciclo é composto por 4 etapas:

  • Planejar (P) é a 1ª etapa. Essa etapa nos auxilia na antecipação dos Imprevistos.
  • Realizar (Do, em inglês) é a 2ª etapa. É a fase onde fazemos aquilo que foi planejado.
  • Verificar (Check, em inglês) é a 3ª etapa. É a etapa para compararmos o que foi realizado com o que foi planejado.
  • Agir (A) é a 4ª etapa. Agir no sentido de melhorar. Aqui registramos tudo que poderá ser adotado a fim de aprimorar todo o ciclo, todas as etapas.

A intensidade ou detalhamento de cada etapa do ciclo deverão ser proporcionais às demais etapas. Dentro dessas 4 etapas devemos considerar um “pequeno” ciclo PDCA. Isso significa que, em cada uma delas, nós devemos planejar, realizar, verificar e melhorar a própria fase.

O que é um Sistema de Gestão? Como e por que implementar?

 

Você sabe o que é um Sistema de Gestão?
A definição mais comum de um sistema é um “conjunto de elementos concretos ou abstratos, intelectualmente, organizados”.

O que é um Sistema de Gestão? Como e por que implementar?

Para descrever de maneira mais simples, um sistema seria um conjunto de itens ordenados que trabalham para um determinado fim. Um automóvel é um sistema de peças que trabalham em conjunto, no intuito de transportar os passageiros. Um computador é um sistema de componentes que trabalham em conjunto para processar dados. Um sistema é uma simples ordenação dos processos para que funcionem com um determinado objetivo.

Como Funciona um Sistema na Empresa?

Em uma organização não é diferente. Enxergar a empresa como um sistema dá ao gestor uma possibilidade única de tratá-la como um todo. Objetivar um determinado fim, sem se esquecer das partes menos visíveis do “mecanismo”. Em um carro é simples perceber a ação das rodas, dos pedais, do volante e até do motor. Mas, poucos veem o trabalho desenvolvido pelos parafusos e mangueiras escondidos dentro da estrutura do automóvel. No entanto, sem que essas peças funcionem bem é impossível que o carro saia do lugar.

Sistematizar para Atender aos Objetivos da Empresa

Um sistema de gestão empresarial é um conjunto de ferramentas desenvolvidas para organizar o trabalho de uma organização no intuito de fazê-la operar de maneira eficiente para cumprir seu propósito de existência.

e-book sobre o que você precisa saber antes de implmentar uma ISO?

Uma empresa privada existe para gerar lucro para seus donos e estes, por sua vez, investirem cada vez mais em melhorias. Este é, em última instância, o objetivo máximo de uma empresa. Caso ela não gere lucro, certamente irá falir. Mas, para que gere lucros, ela precisa atender demandas vindas de todas as partes: dos clientes, funcionários, fornecedores, Governo, entre outros. Quando a empresa satisfaz de maneira eficiente todas as suas demandas, o sistema está em perfeito funcionamento e ela cumpre seu fim: o lucro do acionista.

Visão Antiga X Visão Sistêmica

No passado, a gestão da empresa era quase à similaridade de seu organograma, ou seja, a forma como cada ação era executada, dependia diretamente do fluxo de poder e de ordens vindas da hierarquia. Contudo, a visão sistêmica inovou os processos de gestão, justamente, por considerar que a empresa é um sistema de partes que devem trabalhar em conjunto para um determinado fim.

Então, provê-se a integração de todas as áreas da empresa, para que, em conjunto, possam agir no sentido dos objetivos da organização.

Desse modo, pode-se pensar no setor de compras dependente do setor de transportes, que é dependente do setor de manutenção, que é dependente do setor financeiro, que é dependente do setor de vendas, e assim sucessivamente, até que todos os setores estejam entrelaçados e trabalhando em conjunto.

Sistemas de Gestão Baseados nas Normas ISO

O sistema de gestão empresarial mais famoso do mundo é o regido pela ISO (international standardization organization), principalmente através das normas ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade) e ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental).

e-book sobre a importância do SOGI no sistema de gestão integrado

Os sistemas de gestão baseados nas normas ISO são dispostos em tópicos que abrangem todas as áreas da organização. Assim todos os pontos inclusos no escopo da certificação serão levados em consideração durante a implementação do sistema de gestão, e então a empresa poderá ser observada a partir de uma visão sistêmica.

ISO 9001 e 14001

A ISO 9001 reúne os itens relativos à gestão da qualidade. Ela estabelece o conceito de qualidade, deixando claro que ele não se resume às características do produto final, mas à forma com que o processo de gestão da empresa é desenvolvido. Assim desde o trabalho de produção das mercadorias e serviços, até as atividades de limpeza são levadas em consideração e desenvolvidas com máxima qualidade.

A ISO 14001 reúne os itens relativos à gestão ambiental das atividades da empresa. A norma estabelece processos e cria padrões para que todas as ações da empresa estejam ambientalmente alinhadas à sua política.

Há outras normas da ISO bastante significativas, relacionadas a outras áreas, como a OHSAS 18001 (ISO 45001) voltada para a gestão de segurança e saúde ocupacional, a ISO 22000 relacionada a segurança, dentre outras. Para descobrir qual é a norma ideal ao seu empreendimento, converse com um dos especialistas da Consultoria Online Verde Ghaia.

Para agendar uma conversa com um dos consultores, clique aqui.

Como o SOGi beneficia seu Sistema de Gestão Integrada – SGI?

 

Obter informações precisas e conhecimento são fundamentais para se alcançar excelência em gestão. E, através de sistemas integrados gerenciais, é possível garantir à organização tomada de decisões mais precisas, proporcionando o alcance dos resultados esperados, e se tornando mais competitiva.

O objetivo deste artigo é demonstrar que por intermédio de um software em plataforma WEB, é possível gerenciar normas, leis, decretos, portarias e melhorar o desempenho da empresa para atingir a sua melhor performance.

Como o SOGi influencia o Sistema de Gestão Integrada?

O que as Organizações esperam de um Software em gestão?

A importância do Software de Gestão Integrada – SOGI é justificada pela necessidade das organizações responderem prontamente ao surgimento de novos paradigmas sociais, relacionados à um mercado globalizado, cada vez mais consciente e exigente, além de facilitar a interação e a gestão das áreas de qualidade, meio ambiente, segurança, saúde ocupacional e responsabilidade social.

As organizações buscam por simplicidade e objetividade, abordando assuntos relacionados ao Sistema de Gestão Integrada. Em específico o Software SOGI. Através da comparação entre literatura e sistema, conclui-se que o programa atende as premissas de um Sistema Integrado de Gestão e correspondente a funcionalidade de auxiliar os gestores na tomada de decisão, perante as normas, leis, decretos e portarias.

Entendendo na prática as funcionalidades do SOGI

O Sistema de Gestão Integrada, que envolve qualidade, meio ambiente, responsabilidade social, saúde, segurança dentre outros, tem um papel decisivo no processo de globalização, tais como abertura de mercados e novos mercados e na acirrada competição entre as organizações. Isto pois, apenas as empresas socialmente responsáveis, que buscam atender às legislações vigentes, irão obter êxito em atingir a lucratividade e o reconhecimento no mercado mundial.

Neste contexto,  o objetivo principal é de analisar a importância do Software de Gestão Integrada – SOGI, demonstrando que o mesmo é uma ferramenta de gestão integrada e adequada ao controle e atualização da legislação aplicável. Através de um conteúdo atualizado e editado a partir das normas ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), ISO (International Organization for Standardization) e BSI (British Standards Institution).

O SOGI é um sistema multifuncional e flexível no meio on-line, que busca informar os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis para a organização em tempo real. Isto facilita o gerenciamento do Sistema de Gestão Integrada da empresa e apresenta, de forma resumida, os tópicos ou quesitos que sofreram alterações ou que foram criados recentemente.

O surgimento de normas como ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade), ISO 14001 (Sistemas de Gestão Ambiental),  OHSAS 18001 (Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional) e SA 8000 (Sistema de Gestão da Responsabilidade Social), cuja aceitação está ocorrendo a nível mundial, fornece às organizações subsídios para a melhoria contínua de processos, produtos e serviços em todos os seus níveis hierárquicos.

A utilização deste sistema possibilita a interação entre essas áreas, facilitando a gestão integrada que é de extrema importância para os administradores, justificando a necessidade de uma ferramenta ágil, intuitiva e simples. Através de nossos clientes, conseguimos responder às suas indagações e necessidades, como, por exemplo:

1. As informações obtidas através dos relatórios do SOGI facilitam a tomada de decisão relacionada à legislação vigente?
2. O sistema facilita o gerenciamento efetivo de normas, leis, decretos e portarias?

Através dos resultados obtidos pelos nossos clientes, percebemos que a utilização do sistema evita que a empresa tenha custos desnecessários, provindos de infrações relacionadas ao não atendimento da legislação.

SOGI: facilitador da sua gestão integrada

Embora não seja possível encontrar uma definição universalmente aceita para o conceito de Gestão, e apesar deste ter evoluído muito ao longo do último século, existe algum consenso para o termo. Deste modo, este pode ser definido como um processo decisório, no qual se é o responsável pelos resultados dos objetivos e metas propostos por um sistema, uma empresa ou organização.

palavra Gestão, deriva do latim gestione, e significa administração, que por sua vez é definida como o conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado (MAXIMIANO, 2000).

Assim, entende-se como Sistema de Gestão Integrada (SGI), a combinação e administração de processos, procedimentos e práticas que abrangem as áreas de: qualidade, meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde ocupacional e outros, e que são implantados em uma empresa de forma conjunta, sobrepondo sistemas individuais, visto que desta maneira melhoram o desempenho da organização, otimizando ferramentas sistêmicas de controle, tempo e dinheiro. Segundo Seifert (2008, p. 16):

“A importância da implantação de um SGI surge com a necessidade concreta de as organizações responderem prontamente ao surgimento de novos paradigmas sociais relacionados a um mercado globalizado, cada vez mais consciente e exigente. Isso implica devido ao fato de que os clientes, particularmente em países desenvolvidos, buscam adquirir produtos produzidos por organizações que operem segundo critérios socioambientais mais adequados, de modo a contribuir para a melhoria continua na qualidade de vida da sociedade. Asseguram, assim, o respeito aos direitos humanos de modo geral e ao meio ambiente, segundo a ótica de desenvolvimento sustentável”.

Com a implantação de um SGI, surgem oportunidades para as empresas se reestruturarem, além de possibilitar a crescente integração de sistemas estruturados, com vistas a atender as demandas de normas, leis, decretos e portarias, suportando o fluxo de informação associado, bem como, colaboram para a certificação das organizações em normas internacionais, tornando-as mais competitivas e reconhecidas no mercado mundial.

Existem várias normas que certificam a empresa conforme a área que o SGI contempla, a exemplo da ISO 9001 voltada para a qualidade, a ISO 14001 com foco ambiental, a OHSAS 18001 que trata de segurança e saúde ocupacional, e ainda a SA 8000 que cuida diretamente da responsabilidade que as organizações têm com a sociedade. Estas normas são instrumentos internacionalmente reconhecidos que fornecem diretrizes para a estruturação de um Sistema de Gestão Integrada, obtendo melhorias progressivas no desempenho organizacional.

Desta maneira a gestão integrada implica em adotar políticas em todas as dimensões da organização, as quais expressem as necessidades e expectativas dos seus acionistas, clientes, funcionários, fornecedores e comunidade em geral.

Como melhorar a gestão do meu negócio?

 

Sabe quando as coisas não andam na sua empresa? Os processos são burocráticos e demandam mais tempo que o previsto, os retornos ao cliente são atrasados e muitas vezes chegam a não acontecer.

Confira algumas dicas para melhorar a gestão  da sua empresa e torná-la ainda mais rentável.

Há também aquelas situações desgastantes em que as informações ou documentos são difíceis de serem encontrados ou, pior ainda, atender o comprador com rapidez e agilidade é um baita desafio. Se boa parte ou quase tudo que apontamos acima faz parte da sua lista de erros que precisam ser corrigidos, temos algumas dicas que podem auxiliar e muito a gestão da sua empresa.

É importante frisar que a gestão envolve uma série de áreas e aspectos importantes que precisam ser observados e alinhados. Neste artigo, entretanto, apontaremos algumas dicas que podem melhorar a rapidez e qualidade da gestão, fatores essenciais para o bom funcionamento de qualquer empreendimento.

1ª dica: Melhore a rapidez nos processos

Quem não quer acelerar os processos? Para a conclusão perfeita na prestação de serviços ou entrega de produtos é essencial que os processos sejam realizados com rapidez e competência.

Uma questão que é um desafio para a maioria dos empresários ou para quase todos é o fato de não ser muito bom em todas as áreas da empresa. Geralmente as organizações são muito excelentes no cerne do negócio, mas em outros campos apresentam péssimos desempenhos. Para entender melhor, vejamos uma ilustração.

Exemplo: Uma confeitaria tende a ser muito boa, ou pelo menos é o que pressupõe, no que diz respeito aos produtos fornecidos, bolos, tortas, doces, etc, mas por ser que não seja tão qualificada na área do marketing ou da administração das contas.

Por essa razão muitas organizações, as vezes apresentam um excelente produto ou serviço para o mercado, todavia chegam a fechar as portas pela má administração ou por não ampliar a cartela de clientes.

Por essa razão uma dica muito válida é terceirizar as áreas menos cruciais do seu negócio como o setor de TI, impressões, marketing entre outros. Essa prática se chama outsourcing e tem crescido muito nos últimos anos por gerar rapidez a áreas que eram um desafio para as organizações, além de proporcionar em muitos casos até a redução de gastos.

Empresas especialistas no segmento como a Copygreen Outsourcing reduzem em até 80% gastos com impressões e otimizam os processos por oferecer profissionais experts no assunto e equipamentos de alta performance para os clientes.

2ª dica: Opte sempre pela automatização

Um processo muito importante na modernização das empresas é justamente a automatização.

Hoje com as inovações do mercado, é possível automatizar quase tudo: atendimento ao cliente, documentos, análise de dados, relatórios, entre tantos outros pontos do empreendimento.

Lembre-se que no mercado, só vence aquele que de fato alcançar o seu melhor!

Um entrave muito comum às grandes empresas é o fornecimento de documentos, relatórios e dados concernentes ao negócio às intuições legais. Para isso há ferramentas de automação como o soGI da Verde Ghaia que monitora a gestão através da validação de novos requisitos legais, gera relatórios, indicadores e mantém todos os documentos legais acessíveis a um clique do cliente.

3ª dica: Descomplique!

O conceito de gerir tudo sozinho de forma controladora e autoritária é uma ideia ultrapassada no mundo dos negócios. Dê autonomia aos gerentes e líderes da sua equipe para realizarem tarefas importantes no que diz respeito a área de atuação deles.

Além de gerar alertas importantes que precisam ser cumpridos pelas empresas no que diz respeito às suas obrigações legais. É claro que tudo precisa ser monitorado e supervisionado a partir de relatórios e informações transparentes que podem inclusive passar por um processo simples de automatização.

Crie um ambiente acessível, onde as ações podem ser registradas e informadas, preferencialmente de modo online, sem burocracias.

Para que os líderes tenham autonomia e você, esteja seguro no desenvolvimento das tarefas deles é importante inclusive que haja profissionais capazes e excelentes no que fazem. Para isso, é essencial atentar a 4ª dica.

4ª dica: Separe o profissional do pessoal

Outro problema que gera grandes entraves na gestão é a condução de setores importantes por familiares ou amigos. Não é um problema ter um familiar no seu negócio, desde que você saiba dividir muito bem as questões profissionais das pessoais.

O profissional precisa ser cobrado pelo trabalho que ele realiza e não por quem ele é. Tenha sempre em mente que a empresa não irá sobreviver se os cargos não forem ocupados por entendedores do assunto e pessoas habilitadas em desenvolver com excelência aquilo que elas estão sendo pagas para fazerem.

Esse não é só um problema das organizações familiares, há pequenas e médias empresas que há uma dificuldade muito recorrente em que, por receios de atritos ou de possíveis ruídos na relação pessoal, o profissional deixa de ser cobrado ou corrigido pela gerência.

Vamos melhorar os resultados da sua Gestão? Fale conosco e será um prazer te ajudar alcançar os seus objetivos!

Como e por que fazer a integração dos sistemas de gestão das Normas ISO?

 

Com os desafios na integração dos sistemas de gestão nas empresas, muitas normas ISO surgiram e com elas as diversas exigências para conseguir as certificações.

Hoje, você vai entender tudo sobre a integração de gestão das normas ISO. Mas antes, vamos entender um pouco mais sobre o que cada norma, que fazem parte dos sistemas de gestão – ISO, dizem sobre o seu negócio.

O que é Norma ISO 9001?

A ISO 9001 é a norma que certifica os SQG – Sistemas de Gestão da Qualidade. Ela define quais são os requistos necessários para a implantação do sistema. Além disso, ela também possui ferramentas de padronização e é um modelo para a implantação da Gestão da Qualidade.

O que é Norma ISO 14001?

A ISO 45001, publicada em 2018, tem como objetivo a gestão da saúde ocupacional dos colaboradores, como por exemplo a redução de lesões e doenças ocupacionais. Quanto mais as organizações compreendem os riscos e as oportunidades, mais haverá controle da segurança dos colaboradores.

A norma ISO 14001 foi criada para identificar, priorizar e gerenciar todos os riscos ambientais do negócio, como parte de suas práticas usuais. Implantar o sistema de gestão ambiental traz vantagens para organizações. Isso porque, as questões ambientes passam a ter mais relevância para as empresas e que por sua vez, passam a gerir melhor os riscos dos empreendimentos, prevenindo danos ambientais.

sistema de gestão

O que é um Sistema de Gestão Integrada – SGI? E como ele pode te ajudar?

O sistema de gestão SGI (Sistema de Gestão Integrada – SGI) tem como objetivo a implementação de um sistema integrado: gestão da qualidade (ISO 9001), gestão ambiental (ISO 14001) e gestão da segurança e saúde ocupacional (ISO 45001). Juntos, estes três sistemas de gestão fazem com que a empresa controle itens como, por exemplo:

# A qualidade do produto ou serviço;

# Satisfação do cliente;

# Descarte corretamente os resíduos;

# Eficiência em seus processos;

# Preocupação com a saúde e segurança dos trabalhadores.

Todos eles possibilitam a realização de um trabalho de sistema de gestão integrado e com foco no processo de melhoria contínua na área de qualidade, meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde ocupacional do trabalho, segurança da informação, recursos humanos e controle financeiro.

Quais as vantagens de um Sistema de Gestão Integrada – SGI para sua empresa?

Numa visão geral, esta integração é um feito que poucas instituições brasileiras conseguiram alcançar, dado a uma grande lista de requisitos a serem cumpridos. Entretanto, ao buscar por essas mudanças, adequadamente e de acordo com as características, atividades e necessidades de cada organização, haverá uma série de melhorias no de desempenho, de maneira geral. Os benefícios mais observados são:

# Melhorias a redução de custos;

# Redução de duplicidades;

# Redução de burocracias;

# Redução do conflito de sistemas.

É importante ter em mente que, embora as normas aparentam ser específicas para cada empresa, estes processos e normas estão essencialmente alinhados. Isto ocorre, porque suas estruturas são semelhantes no que diz respeito às abordagens para o gerenciamento e monitoramento dos processos internos das organizações.

Porém, existe uma grande dificuldade da integração desses sistemas de gestão, dado a forma, de que os mesmos foram implantados. O sistema ISO foi criado há mais de 20 anos e consequentemente, as novas certificações foram implantadas de forma isolada. Mas, conduzidas por profissionais de diferentes áreas, alocados em diferentes espaços físicos e que trabalham com legislações e regulamentações totalmente diferentes.

Contudo, há inúmeras vantagens que podem ajudar o seu negócio a se manter firme no processo de integração dos sistemas de gestão.

Diminuição de acidentes de trabalho

No Brasil, cerca de 700 mil pessoas sofrem acidentes de trabalho todos os anos. Pensando nisso, um sistema de gestão que ofereça maneiras efetivas de evitar acidentes, pode poupar aos colaboradores problemas de saúde. E a empresa gastos com desnecessários com a aárea jurídica, bem como a reputação da marca.

Redução dos impactos ambientais

Nos dias atuais, percebe-se urgência na resolução de problemas ambientais. Essa postura afetou a maneira das empresas fazerem negócios, por isso, um sistema de gestão integrado faz com que todas as áreas passam a trabalhar em prol de um mesmo objetivo, economizando recursos e aprimorando processos de produção. Com isso, contribui-se para a qualidade do meio ambiente.

Economia de insumos e recursos

Com a integração dos processos, é necessário menos esforço de tempo, recursos financeiros e do próprio colaborador para se dar conta dos diversos sistemas de uma empresa. Esta visão holística do processo permite que diferentes desperdícios sejam evitados e que uma cadeia colaborativa seja instituída.

Aumento da qualidade de produtos e serviços

O processo de melhoria contínua, além de ajudar em todos os pontos já citados, faz com que a qualidade dos produtos e serviços melhorem. Uma vez que, as práticas permearão todas as etapas do processo produtivo. E ainda, a melhoria contínua não é percebida somente pelos colaboradores, mas também pelos clientes, fornecedores, parceiros e os demais stakeholders da organização, potencializando o desempenho no mercado e se tornando um diferencial para a empresa, o que pode aumentar o seu lucro.

Redução de falhas nos processos produtivos e administrativo

A integração dos sistemas de gestão consegue, por sua vez, diminuir a burocracia. E, com isso, as chances de falha são exponencialmente reduzidas, uma vez que se torna possível a compatibilização dos procedimentos entre si.

Isso ocorre principalmente devido à otimização do tempo, ao aperfeiçoamento potencializado pelos treinamentos integrados e à conscientização mais eficiente de todos os envolvidos.

Além disso, é possível prever e administrar os  pontos críticos em cada sistema e ainda, verificar se um procedimento interfere nos demais processos da organização. Sob este aspecto, uma vez que todos os processos são observados de maneira unificada, a tomada de decisão é facilitada, o que ajuda na realização de ajustes, evitando retrabalho.

Padronização e a consistência de processos

A primeira meta de todas as certificações que estão presentes no SGI – Sistema de Gestão Integrada, deve ser padronização dos processos produtivos e administrativos, com o intuito de corresponder às exigências dos diversos sistemas e certificações, simultaneamente.

Todos os detalhes precisam ser avaliados em conjunto e, preferencialmente, em um único ambiente, facilitando os procedimentos e as tomadas de decisão. Como resultado, você poderá dar mais consistência ao trabalho, especialmente se a companhia estiver em crescimento.

Mesmo que, não necessariamente, tenha que lidar com a complexidade de um grande processo produtivo ou com diferentes operações, ainda é importante ter processos compreensíveis para médios e pequenos negócios.

Mais controle sobre as informações da empresa

Tomar decisões para o negócio sem ter dados concretos ou com base apenas em instinto ou achismo não é positivo. E não deve ser uma prática constante para a organização, independentemente de setor, porte ou outras características. Qualquer ação empresarial deve ser embasada em evidências e dados qualitativos e quantitativos.

Um Sistema de Gestão Integrada – SGI também pode ajudar a obter estas informações de forma rápida e visual.  A principal função do SGI, nesse sentido, é permitir que você acompanhe todos os sistemas de maneira holística, entendendo como eles se relacionam.

Otimização de planejamento

A otimização do planejamento, de maneira integrada, também é possível com um Sistema de Gestão Integrada – SGI. Isso possibilita um melhor aproveitamento do tempo.

Para exemplificar, sem este recurso, seria necessário buscar informações em diferentes setores e em diferentes formatos para depois unir tudo em um só planejamento, também é possível com um Sistema de Gestão Integrada – SGI. Isso possibilita um melhor aproveitamento do tempo. Para exemplificar, sem este recurso, seria necessário buscar informações em diferentes setores e em diferentes formatos para depois unir tudo em um só planejamento.

E são nesses quesito que, cada vez mais, se faz necessário profissionais de formação multidisciplinar, que possuam uma visão abrangente do todo, assumindo seu papel como agente no processo.  Além disso, o SGI – Sistema de Gestão Integrado é denso e se faz indispensável o  envolvimento da alta direção.

Quais são os desafios do processo de implementação do Sistema de Gestão Integrada – SGI?

Um dos grandes desafios do processo de implantação é atender e garantir sua eficácia, satisfazendo todas as partes interessadas, conforme suas estratégias e planos futuros. Assim, entendendo que cada ambiente, se torna cada vez mais complexo e dinâmico, o meio acaba influenciando as suas principais estratégias.

Existem  ferramentas de gestão integrada que podem ajudar?

Algumas ferramentas de gestão, como o SOGI  – plataforma de Verde Ghaia, são capazes de gerir e monitorar os requisitos legais aplicáveis, mantendo o Sistema de Gestão Integrada – SGI sempre atualizado e em conformidade legal.

Por meio dos diferentes módulos que a plataforma de Verde Ghaia oferece, você pode fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos e fornecedores. Tudo já de acordo com as normatizações internacionais como a ISO 9001, , ISO 45001, SA 8000/NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000.

Além disso, recomendamos usar ferramentas de integração, visando traçar planos e estratégias para gerir e erradicar as não conformidades das normas, podendo impedir a certificação da sua empresa.

Hoje, você entendeu um pouco mais sobre os desafios do Sistema de Gestão Integrada – SGI, os benefícios e ferramentas que podem te ajudar. No entanto, para que tudo funcione é necessário que os colaboradores da sua organização se envolvam e estejam abertos às mudanças.

Por isso, processos de capacitação, comunicação interna eficiente e ações de engajamento e pertencimento são bons caminhos. Assim, é possível garantir que todos na organização estejam alinhados aos objetivos da integração do SGI.

11 Fundamentos para a Excelência na Gestão das Organizações

 

Ao longo deste post serão abordados alguns fundamentos para a excelência da sua gestão. Podemos destacar alguns Aprendizado Organizacional, Cultura de Inovação, Liderança, Visão de Futuro, Geração de Valor.

Os Fundamentos para a Excelência na Gestão das Organizações

O principal objetivo deste post é promover o entendimento do significado de cada Fundamento aqui descritos. Pois, uma vez abarcada essa compreensão, a adoção dos mesmos acaba sendo uma opção individual. Assim, cada profissional será capaz de compreender os fundamentos e aos poucos incorporá-los em suas atitudes, demonstrando a adoção dos mesmos. Com isso, a organização gradativamente é transformada, devido a mudança de comportamento.

Os Fundamentos para a Excelência na Gestão das Organizações expressam conceitos reconhecidos internacionalmente. Estes, por sua vez, podem ser traduzidos em práticas ou fatores de desempenho encontrados em organizações líderes, de Classe Mundial. Esse comportamento demonstra que há organizações em busca constante de aperfeiçoamento, adaptando-se às mudanças globais.

1ª Lição: Pensamento Sistêmico

O Pensamento Sistêmico é a compreensão das relações de interdependência entre os diversos componentes de uma organização. Bem como, entre a organização e o ambiente externo.

As organizações são constituídas por uma complexa combinação de recursos humanos e organizacionais, cujo desempenho pode afetar, positiva ou negativamente, a organização em seu conjunto. Como sistemas vivos, as organizações precisam aprender a valorizar suas redes formais com clientes, parceiros e fornecedores. Assim como as redes que emergem, espontaneamente, entre seus integrantes e estes com o ambiente externo.

O estabelecimento de redes informais de relacionamentos que as pessoas criam dentro das organizações são fundamentais para o cumprimento de suas tarefas. Assim como, para a disseminação de informações que agregam valor mediante ao compartilhamento dos conteúdos e contextos do conhecimento necessários à decisão. A gestão de redes não se resume à utilização de ferramentas de tecnologia de informação para armazenar e compartilhar informações e conhecimentos. É necessário criar um ambiente propício para a disseminação de conhecimentos e experiências que incluam as redes informais.

O Pensamento Sistêmico é mais facilmente demonstrado e compreendido pelas pessoas de uma organização, quando esta adota um modelo de gestão. E logo em seguida, o dissemina de forma transparente, através do monitoramento por meio de auto-avaliações sucessivas.

2ª Lição: Aprendizado Organizacional

Aprendizado Organizacional é a busca e o alcance de um novo patamar de conhecimento para a organização. Podendo esta ser realizada por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências. O aprendizado organizacional deve estar internalizado na cultura da empresa, tornando-se parte do trabalho diário em todos os níveis e em quaisquer de suas atividades.

Preservar o conhecimento que a organização tem de si própria, de sua gestão e processos, é fator básico para sua evolução.

A organização deve buscar o conhecimento compartilhado e o aprendizado coletivo. A gestão do conhecimento, apoiada na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, valoriza e perpetua o capital intelectual.

O aprendizado organizacional incentiva a experimentação, utiliza o erro como instrumento pedagógico, dissemina suas melhores práticas, compartilha informação e conhecimento, além de desenvolver soluções e implementar melhorias e inovações de forma sustentada.

3ª Lição: Cultura de Inovação

Encontramos a Cultura de Inovação quando a organização promove um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas idéias. E que além disso, permita gerar um diferencial competitivo.

No entanto, para permanecer competitiva, a organização precisa gerar continuamente idéias originais e incorporá-las a seus processos, produtos, serviços e relacionamentos. É importante gerar uma cultura que incentive o desejo de fazer as coisas de maneira diferente. Isso significa, ter a capacidade de entender de forma simples questões complexas, a propensão ao risco e a tolerância ao erro bem-intencionado. A promoção da cultura de inovação deve considerar mecanismos que incentivem a geração de idéias com relação a temas de interesse estratégico, tanto de forma espontânea como induzida.

A capacidade de interação com o ambiente externo, assim como, as redes de relacionamentos formais e informais, são também fatores essenciais para a criatividade.

A inovação não se reduz à criação de produtos, serviços, processos ou tecnologias que rompem com a maneira convencional de fazer as coisas. No entanto, ela considera também as mudanças que podem ter impactos abrangentes e duradouros na/para organização.

4ª Lição: Liderança e Constância de Propósitos

Temos a Liderança e a Constância de Propósitos quando encontramos uma atuação de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas. Atitudes assim, visam o desenvolvimento da cultura da excelência à promoção de relações de qualidade e à proteção dos interesses das partes interessadas. Os líderes devem atuar como mentores. Precisam ter visão sistêmica e abrangente, ultrapassando as fronteiras da organização e as restrições do curto prazo. Devem possuir também, um comportamento ético e habilidade de negociação, liderando principalmente pelo exemplo.

Nas redes formais, o líder deve estar apto a lidar com negociação, coordenação, supervisão e cobrança das atividades acordadas. Nas redes informais, entretanto, incumbe ao líder promover o conhecimento e os valores da organização, para atuar como guia para as decisões e atividades das pessoas envolvidas.

Desenvolver habilidades para gerenciar a operação de redes é um requisito para o desempenho adequado da liderança.

A participação pessoal dos líderes, empregada de forma ativa e continuada, cria clareza e unidade de propósito na organização. Seu papel inclui a criação de um ambiente propício à inovação e ao aperfeiçoamento constante ao aprendizado organizacional. Considera-se também o aprendizado e o desenvolvimento da capacidade da organização de se antecipar e se adaptar com agilidade às mudanças no seu ecossistema.

A construção de um relacionamento baseado no respeito e confiança mútuos pressupõem um comportamento ético e transparente. Esses princípios devem ser a base de um sistema de governança eficaz e que se aplicam a todos os aspectos do relacionamento com clientes, fornecedores, acionistas ou proprietários, órgãos do governo, sindicatos ou outras partes interessadas.

A ação da liderança deve conduzir ao estabelecimento e manutenção de relações de qualidade com todas as partes interessadas. Dessa forma, obtém-se o comprometimento de todos para concretizar a visão da organização. A identificação dos riscos e oportunidades para a organização, das suas forças e fraquezas, bem como o levantamento e mapeamento dos riscos, buscam minimizar a probabilidade de eventos adversos aos objetivos estratégicos, ampliando assim as chances de sucesso.

Desenvolver as competências do líder nesta área é requisito fundamental para a governança da organização.

5ª Lição: Orientação por Processos e Informações

É compreender e segmentar um conjunto de atividades e processos de uma organização que agreguem valor para as partes interessadas. Sendo que a tomada de decisões e execução de ações devem ter como base a medição e análise do desempenho. Levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados.

O funcionamento de uma organização está baseado em um conjunto de atividades transformadoras inter-relacionadas. Assim, para agregar valor ao negócio, é fundamental mapear e padronizar as atividades em processos e conhecer as necessidades e expectativas das partes interessadas. A satisfação das partes interessadas é alcançada pela tradução de suas necessidades e expectativas em requisitos para os produtos e serviços. Bem como, o seu desdobramento para cada processo na cadeia de valor. Isto permite planejar e executar melhor as atividades, pela definição adequada de responsabilidades; uso dos recursos de modo mais eficiente; realização da prevenção e solução de problemas; eliminação de atividades redundantes, a fim de aumentar a produtividade.

Quando o domínio dos processos é pleno, há previsibilidade dos resultados, o que serve de base para a implementação de inovações e melhorias.

A tomada de decisão em todos os níveis da organização, deve se apoiar na análise de fatos, dados e informações dos ambientes, interno e externo. Além disso, deve-se abranger todas as partes interessadas. As medições devem refletir as necessidades e estratégias da organização, fornecendo informações confiáveis sobre processos e resultados.

Para dar eficácia ao processo de tomada de decisões, a organização deve dispor de sistemas estruturados de informação adequados às suas atividades. E deve, também, desenvolver formas de obtenção e uso sistemático de informações comparativas.

6ª Lição: Visão de Futuro

Visão de Futuro é compreender os fatores que afetam a organização, seu ecossistema e o ambiente externo, no curto e no longo prazo, visando à sua perenização. É uma visão do “túnel do tempo”. A organização com visão de futuro, pensa, planeja e aprende estrategicamente, obtendo resultados sustentáveis e de alto desempenho em suas atividades no presente e no futuro.

O planejamento deve ser voltado para o sucesso no longo prazo e para os resultados no presente. Não devendo, no entanto, comprometer o futuro em função de ganhos no curto prazo. Antecipar-se com agilidade e proatividade, além de adaptar-se às novas tendências do ambiente externo às novas necessidades e expectativas das partes interessadas, aos desenvolvimentos tecnológicos, aos requisitos legais, às mudanças estratégicas dos concorrentes e às necessidades da sociedade, é essencial ao sucesso de uma organização.

Refletir sobre o passado ao mesmo tempo em que se analisa o presente e se projeta o futuro, é realizar a “união dos tempos”. Isso promoverá um transitar seguro ao longo do “túnel do tempo”.

7ª Lição: Geração de Valor

Gerar Valor é alcançar resultados consistentes, assegurando a perenidade da organização pelo aumento de valor tangível e intangível. Desse modo, sustenta-se todas as partes interessadas. Gerar valor para todas as partes interessadas visa aprimorar relações de qualidade e assegurar o desenvolvimento da organização.

A organização que age desta forma, enfatiza o acompanhamento dos resultados em relação às metas. A comparação destas com referenciais pertinentes e o monitoramento da satisfação de todas as partes interessadas, obtém-se sucesso de forma sustentada e adicionada a geração de valor, para todas elas.

A geração de valor, depende cada vez mais, dos ativos intangíveis, que atualmente representam a maior parte do valor das organizações. Além disso, o conhecimento tácito, oriundo do trabalho, em redes formais e informais, também deve ser considerado.

8ª Lição: Valorização das Pessoas

Percebemos a valorização das pessoas quando encontramos a criação das condições necessárias para que elas se realizem profissional e humanamente, maximizando seu desempenho por meio do comprometimento, do desenvolvimento de competências e de espaços para empreender. O sucesso das organizações depende cada vez mais, das oportunidades de aprendizado das pessoas que as integram e de um ambiente favorável ao desenvolvimento de suas potencialidades.

Valorizar pessoas, significa assegurar seu desenvolvimento, bem-estar e satisfação. E assim, criando práticas mais flexíveis e produtivas para atrair e reter talentos, bem como, um clima organizacional participativo e agradável, propiciando um alto desempenho pessoal e organizacional.

Criar uma cultura flexível e estimulante ao conhecimento, disseminar os valores e crenças da organização e assegurar um fluxo aberto e contínuo de informações, são fundamentais para que as pessoas se auto motivem e atuem com autonomia. Para assegurar a motivação e o comprometimento das pessoas mais talentosas, incumbidas de criar e disseminar o conhecimento, dentro e fora da organização, é necessário dar-lhes livre acesso às suas redes internas e externas de relacionamentos.

9ª Lição: Conhecimento sobre o Cliente e o Mercado

O conhecimento e entendimento do cliente e do mercado, visando à criação de valor de forma sustentada para o cliente e conseqüentemente gerar maior competitividade no mercado. A organização com foco no cliente, além de conhecer suas necessidades atuais e se antecipar às expectativas, procede da mesma forma em relação às necessidades e expectativas dos clientes e mercados potenciais. Busca-se assim, estabelecer relações duradouras e de qualidade. E, quando essas necessidades estão claras, para toda a organização e não somente para as áreas diretamente envolvidas com os clientes, é possível desenvolver e oferecer produtos ou serviços diferenciados que irão satisfazer os clientes do mercado atual. E em alguns casos, atingir novos segmentos.

Dessa forma, a organização deve estar atenta ao seu relacionamento com os clientes e a todas as características e atributos do produto ou serviço. Pois, são eles que adicionam valor aos mesmos, intensificam sua satisfação, determinam suas preferências e os tornam fiéis à marca, ao produto ou à organização.

Organizações focadas no cliente também buscam identificar as características e atributos que diferenciam seu produto ou serviço daquele oferecido pela concorrência. O foco no mercado mantém a organização atenta às mudanças que ocorrem à sua volta, principalmente quanto aos concorrentes e à movimentação dos clientes em relação às novas demandas e necessidades.

A promoção da satisfação do cliente e a conquista de sua fidelidade, por meio do estabelecimento de relações duradouras, é a diferenciação em relação à concorrência. São portanto, fatores fundamentais para o aumento da competitividade da organização, configurando-se como uma questão estratégica.

10ª Lição: Desenvolvimento de Parcerias

Desenvolver atividades em conjunto com outras organizações, a partir da plena utilização das competências essenciais, visam benefícios para ambas as partes. As organizações modernas reconhecem que no mundo de hoje – de mudanças constantes e aumento da demanda – o sucesso pode depender das parcerias que elas irão desenvolver. Essas organizações procuram desenvolver maior interação, relacionamento e atividades compartilhadas com outras organizações. De modo que, seja permitido a entrega de valor agregado às suas partes interessadas, por meio da otimização das suas competências essenciais.

Essas parcerias podem ser com clientes, fornecedores, organizações de cunho social, ou mesmo com competidores, e são baseadas em benefícios mútuos claramente identificados. O trabalho conjunto dos parceiros, apoiado nas competências, conhecimento e recursos comuns, assim como, o relacionamento baseado em confiança mútua, respeito e abertura, facilitam o alcance dos objetivos.

As parcerias são usualmente estabelecidas para atingir um objetivo estratégico ou entrega de um produto ou serviço. Desta forma, são formalizadas por um determinado período que envolve a negociação e o claro entendimento das funções de cada parte. Bem como, os benefícios decorrentes para ambas as partes.

11ª Lição: Responsabilidade Social

Responsabilidade Social é a atuação que se define pela relação ética e transparente da organização com todos os públicos com os quais se relaciona. Estando voltada para o desenvolvimento sustentável da sociedade, a preservação de recursos ambientais e culturais para gerações futuras; respeito à diversidade e promoção da redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da organização.

A responsabilidade social pressupõe o reconhecimento da sociedade como parte integrante do ecossistema da organização. Observando esta com necessidades e expectativas que precisam ser identificadas, compreendidas e atendidas. Trata-se do exercício constante da consciência moral e cívica da organização, advinda da ampla compreensão de seu papel no desenvolvimento da sociedade.

O respeito à individualidade, ao sentimento coletivo e à liberdade de associação, assim como, a adoção de políticas não-discriminatórias e de proteção das minorias, são regras básicas nas relações da organização com as pessoas. A organização deve buscar o desenvolvimento sustentável; identificar os impactos na sociedade que possam decorrer de suas instalações, processos, produtos e serviços. Além de executar ações preventivas para eliminar ou minimizar esses impactos em todo o ciclo de vida das instalações, produtos e serviços.

Conclusão

Adicionalmente, busca preservar os ecossistemas naturais, conservar os recursos não-renováveis e racionalizar o uso dos recursos renováveis. Além do atendimento e da superação dos requisitos legais e regulamentares associados aos seus produtos, serviços, processos e instalações. O exercício da cidadania pressupõe o apoio às ações de interesse social e pode incluir:

Educação
Assistência Comunitária
Promoção da Cultura, do Esporte e do Lazer
Participação no Desenvolvimento Nacional, Regional ou Setorial.

A liderança na cidadania implica influenciar outras organizações, públicas ou privadas, a se tornarem parceiras nestes propósitos e, também, estimular as pessoas a se engajarem em atividades sociais.

Como o desempenho do seu Sistema de Gestão Integrada – SGI beneficia o seu negócio?

 

O conceito da palavra desempenho, pode ser definido como performance. É um conjunto de características de uma determinada organização, grupo de seres humanos, equipamentos, máquinas ou indivíduos. 

Qual a importância do monitoramento de desempenho do SGI?

Essas características, também são chamadas de indicadores. E eles são comparados com metas, requisitos ou expectativas, previamente, definidos. Mesmo que de forma inconsciente, estamos a todo momento monitorando o desempenho de algo. Estamos sempre nos perguntando se, pessoalmente, estamos melhores do que estávamos antes. Se estamos mais satisfeitos com o profissional que somos atualmente. E para aqueles que são empresários, se o negócio está crescendo conforme as expectativas.

A análise de desempenho é algo necessário. E, quanto mais você está atento às características que precisam ser aprimoradas, mais você investirá em ações efetivas. Isto é, acções que contribuam para progressão deste indicador. Consequentemente, irá obter uma série de benefícios, seja profissional, pessoal ou organizacional.

O monitoramento de desempenho em uma organização abrange desde itens básicos como, por exemplo, o planejamento financeiro – comparar se as receitas e despesas estão dentro das metas estabelecidas. E até itens mais complexos como, por exemplo, o direcionamento estratégico da organização – que irá demandar uma série de ações. Tais como: criação de produtos inovadores, contratação de colaboradores qualificados num determinado assunto, investimento em tecnologias para otimização de processos, dentre outras.

Quando se trata de Sistema de Gestão, independente da norma a ser implantada, o monitoramento de desempenho é um dos fatores essenciais para o mesmo. Visto que, através dele que será possível identificar se a organização está cumprindo com os requisitos do Sistema de Gestão. E também, quais os benefícios obtidos pela organização. Assim como a importância do monitoramento de desempenho.

Quais são os indicadores chave do SGI?

O monitoramento de desempenho, torna-se ainda mais nítido quando nos deparamos com um desafio para a organização. E ao termos em mãos, todos os indicadores pertinentes àquele desafio, saberemos o que fazer para alcançar o objetivo. Dando passos cada vez mais seguros em direção ao crescimento da organização.

O item “9 Avaliação de desempenho” já é um assunto conhecido, quando se trata de Sistema de Gestão. O mesmo faz parte do Anexo SL – itens que se aplicam a todas as normas de Sistema de Gestão. Estando presente em normas como a ISO 9001:2015 (Sistema de Gestão da Qualidade); ISO 14001:2015 (Sistema de Gestão Ambiental); ISO 45001:2018 (Sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional).

Apesar do Anexo SL tratar de uma estruturação mínima padrão, podendo ser acrescidas subcláusulas e textos específicos de acordo com o segmento da norma, o requisito de Informação Documentada contém uma estrutura similar para as normas ISO 9001:2015, 14001:2015 e 45001:2018. De toda forma, a presença de um item específico para Avaliação de Desempenho, reforça sua importância para a manutenção do Sistema de Gestão. Considerando um SGI (ISO 9001:2015, 14001:2015 e 45001:2018), temos como assuntos principais abordados dentro do item “9 Avaliação de desempenho”: Monitoramento; Medição; Análise; Avaliação.

Esse requisito (avaliação) está presente nas três normas. E exige que a organização determine o que precisa ser monitorado para atendimento dos requisitos do Sistema de Gestão Integrado. Dessa forma, as normas ressaltam a necessidade de definição de métodos para monitoramento, medição e análise. Bem como o período em que estes devem ser realizados. E quando houverem, garantia de calibração dos equipamentos utilizados para monitoramento e medição.

Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos

Para facilitar, a organização pode criar um check list que contenha todos os indicadores que precisam ser monitorados, para o atendimento de cada requisito, junto com sua periodicidade e o responsável pelo monitoramento.

Satisfação do cliente: presente somente na ISO 9001:2015. Este requisito determina que a organização deve verificar a percepção dos clientes quanto ao atendimento de suas necessidades de expectativas. Exigindo, portanto, que a organização, elabore métodos para analisar criticamente esta decisão. Uma forma muito comum de obter essa informação é a Pesquisa de Satisfação do Cliente, que deve ser aplicada periodicamente aos clientes chave da organização.

Os resultados podem ser analisados na Análise Crítica pela Direção, que também é uma exigência que iremos comentar adiante.A exigência desta avaliação está presente nas normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. A qual consiste na verificação do cumprimento da legislação aplicável a organização. E, quando houver, de outros requisitos (tais como NBR’s, normas internas e/ou exigências de clientes).

Uma dica para atender este item é a realização da Auditoria de Conformidade Legal. Isto é, o auditor verifica o atendimento dos requisitos legais da sua organização, mostrando o que está conforme ou não conforme. Essas informações são essenciais para tomada de decisão, processo de melhoria contínua e envolvimento da equipe. E principalmente na criação e aplicação de planos de ações.

Requisitos presentes nas Normas ISO 9001, ISO 14001 e 45001

Auditoria interna

o requisito de auditoria interna está presente nas três normas. Ela tem por objetivo exigir que a organização elabore uma sistemática para avaliação periódica do atendimento de seu escopo aos requisitos das normas implantadas. A norma exige que sejam selecionados auditores imparciais e que os resultados sejam relatados à gerência pertinente. Geralmente, a auditoria interna é realizada pelo menos 45 dias antes da auditoria externa. Visto que, o relatório da mesma será solicitado pelos auditores externos, para verificar se as não conformidades identificadas foram devidamente tratadas.

Análise crítica pela direção

Este requisito também está presente nas três normas. E exige que a organização analise criticamente o Sistema de Gestão Integrado a intervalos planejados para garantir sua contínua eficiência, adequação e eficácia.

A Análise Crítica pela Direção nada mais é do que uma reunião que deverá ser realizada pelas pessoas que fazem parte da Alta Direção da organização. Tendo como objetivo, avaliar cada um dos itens. E que, segundo a norma, devem ser levados em consideração através dessa análise. Dessa maneira é possível definir ações em relação aos itens que a norma exige que sejam tomadas decisões.

Entre os itens que devem ser levados em consideração, também chamados de “entrada”, estão: extensão na qual os objetivos do SGI foram alcançados, suficiência de recursos e riscos e oportunidades. Dentre os itens que devem incluir decisões relacionadas, também chamados de “saídas”, estão: oportunidades de melhoria contínua, necessidade de mudanças – incluindo recursos e, qualquer implicação para o direcionamento estratégico da organização.

5 vantagens ao monitorar o desempenho do Sistema de Gestão Integrada

Para finalizar, sinalizamos 5 vantagens para o seu negócio que são alcançadas através do monitoramento do desempenho do SGI. Por exemplo:

1 – Conhecimento do não atendimento à uma legislação. Isto é, que pode trazer multas ou até mesmo a paralisação das atividades da organização, possibilitando que sejam priorizadas as leis que trazem o maior risco para o negócio;

2 – Redução de custos, com matéria-prima, por exemplo, através de identificação de geração alta de resíduos em um determinado processo, proporcionando que o mesmo seja reaproveitado na cadeia produtiva;

3 – Aumento de satisfação dos clientes quanto aos produtos e serviços, oportunizando que sejam potencializados os pontos fortes identificados e, consequentemente, contratação de mais serviços e/ou venda de produtos;

4 – Criação de novos produtos. Ou seja, identificados através de necessidades dos clientes e também através das pesquisas de satisfação;

5 – Alinhamento da Alta Direção quanto ao planejamento estratégico da organização, proporcionando que todos tenham a mesma visão. É importante está sempre por dentro dos requisitos da norma, pois eles são necessários para o sucesso do seu negócio. 

Bianca Rubia Braz Moreira
Consultora de Sistema de Gestão Integrado
Engenheira ambiental e sanitarista, com especialização em legislação ambiental e tratamento de resíduos e efluentes


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Por que realizar Auditoria? Quais os benefícios?

 

Ainda tem dúvidas sobre a Gestão de Auditorias? O post de hoje vai ajudá-lo a entender sobre elas e a sua importância para o Sistema de Gestão. A realização de auditorias é algo imprescindível para quem tem um sistema de gestão implantado e precisa que o mesmo seja realimentado.

O que é Gestão de Auditorias?

A ABNT NBR ISO 19011 é bem flexível quanto às diretrizes de auditoria, podendo variar de acordo com cada tipo de organização, quanto ao seu tamanho e complexidade de processos. Considerando as novas versões da ISO 9001 e ISO 14001, atualizadas no ano de 2015, e a ISO45001:2018, é importante frisar que a ISO19011 já introduz o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão. De acordo com a própria norma:

“O enfoque adotado se relaciona com o risco do processo de auditoria em não atingir seus objetivos e com a possibilidade de a auditoria interferir com os processos e atividades da organização auditada. Esta Norma não fornece diretrizes específicas sobre o processo de gestão de risco da organização, mas reconhece que as organizações podem focar o esforço de auditoria em assuntos de importância para o sistema de gestão”.     

A função das auditorias é checar se realmente  o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.

Para realização de uma boa gestão de auditorias, é importante ressaltar que elas se dividem em três tipos. Para entender um pouco mais sobre Auditoria e seus príncipios, sugiro a leitura do  texto “Auditoria: Príncipios e Classificação“.

1. Auditoria de Processo

Requer amostragem em determinado processo somente. Isto é, são auditorias focadas somente no que aquele processo faz de atividades, suas entradas e saídas.

As auditorias de processo são importantes para checar se o mesmo está alinhado com o objetivo da organização. Além de checar se seus indicadores estão alinhados com as metas e se todas as suas interfaces são seguidas.

2. Auditorias de Produto

Estas focam na produção de um produto ou serviço específico. Em outras palavras, como ele é concebido: desde a matéria prima utilizada até embalagem. Quando se fala em prestação de serviços, foca-se em uma das prestações da empresa e suas interfaces com as áreas de apoio.

3. Auditorias de sistema

Esse é o tipo mais utilizado. Esse tipo de auditoria é muito famosa por ocorrer uma vez ao ano. Seu objetivo é verificar se o sistema de gestão está de acordo com as diretrizes, pré-estipuladas pela organização.

E, principalmente, se está havendo melhoria contínua. A função destas auditorias é retroalimentar o sistema e assim, mostrar os pontos falhos a serem trabalhados,. Além disso, é possível verificar os principais gargalos, conscientização de pessoal e verificar se a organização está no caminho certo.

Procedimentos para Auditorias

Para realizar qualquer uma das auditorias é importante haver uma diretriz. As normas de gestão nos exigem um programa de auditoria.

E esta deve ser alinhado com os auditores internos pelo auditor líder e alta direção. Geralmente, há um responsável na empresa por fazer esta gestão podendo ser o responsável pelo SGI.

O programa consiste em um calendário de auditorias, ou seja, quais delas ocorrerão ao longo do ano sejam estas internas ou externas, data planejada, auditores envolvidos e tipo de auditoria.

Lembrando que este programa pode ser alterado ao longo do ano e a comunicação sobre as mesmas deve fluir para os envolvidos.

Cada empresa organiza suas auditorias de uma forma, seja pela utilização de um check list, de forma horizontal ou vertical, mas, o importante é que todo resultado de auditoria seja registrado em relatório, numa análise crítica ou até no próprio check list e contenha as conformidades, não conformidades, observações e oportunidades de melhoria.

A ISO 19011:2018 surge para tornar o processo de auditorias mais fácil, uniforme e harmonizado. Confira as principais novidades presentes na nova edição da norma:

* Adição da abordagem baseada em risco aos princípios de auditoria;

* Aumento das orientações sobre a gestão de um programa de auditoria, incluindo o risco do programa de auditoria;

* Ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, especialmente a seção sobre planejamento de auditoria;

* Expansão dos requisitos de competência genérica para auditores.

Considerações Finais

As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas e preventivas ou de melhoria, se aplicável. Normalmente, tais ações são decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um cliente da auditoria informando a situação destas ações.

Convém que sejam verificados a completeza e a eficácia da ação corretiva. Esta verificação pode ser parte de uma auditoria subsequente.

O programa de auditoria pode especificar o acompanhamento por membros da equipe da auditoria, o que agrega valor por usar a experiência adquirida. Em tais casos, convém que sejam tomados cuidados para manter a independência em atividades de auditoria subsequentes.

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Paula Baptista
Consultor Externo Pleno
Engenheira Ambiental – Especialista em Gestão Estratégica da Qualidade

Curso da ISO: por que devo fazer?

 

Será mesmo importante fazer o curso ISO?

Alguém da minha empresa precisa conhecer a norma? Estas são dúvidas frequentes e vamos responder agora! Faz parte das normas ISO o item Competência. Na nova versão das normas ISO 9001 e , este item é o 7.2.

Segundo ele, a organização deve elaborar uma série de etapas para garantir que todos colaboradores e terceiros, que possam afetar o desempenho ambiental da empresa, tenham condições de executar suas atividades com a devida destreza, habilidade e principalmente a sensibilização e o devido controle sobre a questão ambiental.

Quais procedimentos do requisito 7.2 – Competência?

A responsabilidade da organização, neste aspecto, deve ser a de identificar os conhecimentos, competência e aptidões necessários para atingir os objetivos ambientais.

Tais fatores devem ser considerados na seleção, recrutamento, treinamento, desenvolvimento de aptidões e educação contínua de pessoal, tendo como finalidade determinar a competência dos envolvidos que realizam os serviços relacionados aos controles ambientais. Isso porque, esses fatores podem afetar o desempenho ambiental e influenciar no atendimento aos requisitos legais e a outros requisitos da organização.

O que é Educação, Treinamento, Experiências e Habilidades segundo a ISO?

Para atendimento deste requisito normativo, as pessoas que executam as atividades devem ser competentes, ou seja, devem possuir educação, experiência, treinamento e habilidades específicos. Segue abaixo uma breve explanação sobre cada item:

1. Educação: é o estudo necessário para execução das atividades. A própria organização deve definir o nível de educação para desempenho das atividades, seguindo sempre, quando houver, requisitos legais que determinem a educação necessária. Por exemplo, no Brasil, a função Engenheiro de Processos exige que a pessoa que ocupa essa função, seja graduada em um curso de Engenharia, com o devido registro no conselho regional (CREA).

2. Treinamento: é a instrução necessária para aumento do conhecimento e desenvolvimento de habilidades sobre o desempenho de atividades. Podem ser feitas por meio de cursos e palestras, como, por exemplo, formação de auditores internos, operação de máquinas e equipamentos, controles de produção e de qualidade, dentre outros.

3. Experiência: é o conhecimento prático obtido ao longo da carreira. Ao se determinar a experiência necessária para o desempenho de uma função, a organização demonstra a preocupação com a minimização de riscos de erros, uma vez que as pessoas conhecem a essência das atividades a serem desenvolvidas.

4. Habilidades: é a demonstração de destreza no desempenho de alguma atividade. Mostra a capacidade de executar uma tarefa, bem-feita. Alguns exemplos: comunicação, liderança de equipes, gerenciamento de conflitos, habilidades manuais, dentre outras habilidades.

Como definir competências para desempenho das atividades?

São requisitos essenciais para atendimento e é importante que a organização defina as competências necessárias para desempenho das atividades relacionadas ao atendimento dos requisitos do cliente.

Uma das formas de fazer é estabelecer uma descrição de cargos, onde estão definidas qualificações necessárias, responsabilidades, atividades, dentre outros itens que a organização julgar necessário.

Por exemplo:

Modelo de descrição de cargo.

Estabelecidas as competências, a organização avalia o atendimento às competências, identificando as lacunas e realizando treinamentos ou outras ações que julgar necessárias.

Outra forma menos objetiva e mais empírica, mas também muito comum, é a organização fazer semestral ou anualmente, um levantamento dos treinamentos indispensáveis às pessoas, para atingir a competência necessária e criar um plano de desenvolvimento, com cronograma e definição de recursos financeiros para seu cumprimento.

A aprovação do plano de treinamento é feita pela Alta Direção, sendo esta uma forma de demonstrar o seu comprometimento com os requisitos.

Depois de realizadas as atividades de desenvolvimento de competência, tais como treinamentos, palestras, visitas técnicas, dentre outros, a organização deve avaliar a eficácia dessas ações. Isso significa, saber se a ação planejada trouxe os benefícios para a melhoria do desempenho das funções frente aos requisitos.

Curso ISO 9001 e ISO 14001

Veja o material completo desse item no curso da ou ISO 9001, que inclusive devem ser de conhecimento dos responsáveis pelos seus gestores na empresa. Já se atualizou nas novas versões?

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