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LIVE: Gestão de Risco Pós Pandemia

 

Realizar a Gestão de risco sempre foi uma tarefa constante para muitas organizações, mesmo antes da pandemia do COVID-19. Contudo, o fluxo dos processos sofreu algumas mudanças devido a um novo formato de trabalho: o remoto.

A questão agora é: Como ficará a gestão de risco da sua organização, quando essa pandemia acabar e voltarmos às rotinas? Já parou para pensar nisso? Quais mudanças ocorrerão? Seu fluxo de gestão terá algum impacto?

Se você quer saber mais sobre essas mudanças e como preparar a sua organização para a retomada, não perca a Live da Verde Ghaia no dia 10.06 às 16 horas.

Abaixo segue um pouquinho sobre o que será discutido na LIVE!!

Gestão de Riscos: temas a serem debatidos na LIVE

Nessa LIVE serão abordadas as ações que as organizações estão realizado para reduzir os impactos trazidos pela pandemia nos negócios e o importante papel desempenhado pelas Normas do Sistema de gestão na retomada das atividades com segurança, eficiência, eficácia e economicidade, garantindo a sobrevivência do seu negocie em tempo tão difíceis.

Vamos discutir sobre o Panorama rápido do cenário atual vivido e amplamente divulgado, sobre as dificuldades encontradas pela organizações – impactos nos objetivos estratégicos / resultados, produção, financeiros, cadeia de fornecedores, etc. Discutiremos quais são os principais impactos que as organizações estão enfrentando neste momento advindos da pandemia.

Dentro desse panoramas discutiremos: Risco de mudanças que estão sendo realizadas neste momento sem qualquer avaliação ou critério. Contratações emergenciais de fornecedores não adequadamente avaliados

No contexto da Gestão de riscos apresentaremos um panorama sobre quais normas estão envolvidas. E iremos discutir e comentar sobre a permeabilidade e transversalidade da gestão de riscos nos sistemas de gestão.  Abrangeremos as Normas ISO 31000 / 9001 / 14001 / 45001 / 19600 e 37001, dentre outras. 

Além disso, apresentaremos as revisões mais recentes destas normas, trazendo o conceito basilar de risco embutido em seu conteúdo. Enfatizaremos a Estrutura de Alto Nível (High Level Structure – HLS) especialmente a Cláusula 4 – Contexto da organização.

Ferramentas para Gestão de Riscos Pós Pandemia

Abordaremos sobre as ferramentas existentes no mercado, que as empresas podem utilizar para gerenciar os riscos e evitar impactos. Esse ponto é muito discutido dentro das organizações e muitos buscam a compreensão desse tópico na prática. Por isso, faremos uma introdução comentando exemplos, tais como, Plano de emergência, plano de contingência, plano de retomada de atividades? Qual a função e utilidade de cada um.

Nesse sentido, apresentaremos a relevância dos Sistemas de Gestão, quando adequadamente implementados, uma vez que estes servem de ferramentas para gerenciar os riscos da organização.

De forma objetiva, o sistema de gestão deve avaliar os riscos e fornecer dados sobre os processos ao “ambiente de controle”, para suportar a tomada de decisão, rumo aos objetivos estratégicos da organização.

A organização deve reconhecer os sistemas gestão em suas diferentes vertentes (Compliance, Meio ambiente, Qualidade, Saúde e Segurança, etc), como ferramenta para adequada gestão dos risco – o que não ocorre em todos os casos. Os sistemas de gestão são, em muitas situações, vistos como burocráticos e descolados dos objetivos estratégicos das organizações e acabam se transformando num problema e não na solução.

O efeito COVID-19 na Gestão de Riscos Pós Pandemia

A gestão de riscos não é um tema novo, visto que este assunto tem sido abordado pelas empresas há bastante tempo através das normas de sistemas de gestão. As Normas de SG possuem na sua abordagem sobre o risco as suas mais recentes revisões. Contudo, queremos discutir nessa LIVE sobre a pandemia, que tem feito com que, muitas empresas acordem para o tema.

SPOILER: Após o COVID-19, isso tem ocorrido, primeiramente pelo impacto que a pandemia tem causado nos negócios, muitas empresas estão totalmente perdidas neste cenário, sem saber por onde começar. Não sabem o que fazer primeiro – se atuam na emergência ou se começam a “reconstruir” o que foi perdido.

Importância de ressignificar os sistemas de gestão, não focar na obtenção de certificação somente, pois isso é uma consequência, e sim na mudança de comportamentos e inclusão na cultura da organização reconhecendo a importância do tema.

Lembrando que, a diferença entre inventariar riscos e gerenciar os riscos – uma prática atual que se verifica é que, grande parte das organizações inventaria os riscos, ou seja, apenas cria uma lista de tópicos, mas não faz a adequada gestão definindo ações apropriadas para mitigá-los.

Como fica a Gestão de Riscos Pós Pandemia? O que é possível fazer?

Primeiramente, é preciso utilizar as normas como paradigma e parâmetro para a gestão de riscos e não a intuição, o “achismo” ou aplicar benchmark de organizações com realidades completamente diferentes. O que é bom para um pode não ser bom para outro.

Estamos num momento benéfico para aproveitar a oportunidade de solidificar a cultura de gestão de riscos na organização – realmente ser e não parecer ser. Em breve falaremos sobre isso numa futura live: “O custo de implementar um SG de fachada!”.

A Gestão de Riscos e seus fatores internos e externos

A gestão de riscos é algo vivo na organização e deve ser constantemente revisto/revisado, não é uma lista que deve ser elaborada uma vez e nunca revisitada – muda conforme os fatores internos e externos da organização e suas partes interessadas.

Comentar que neste momento estamos realizando para vários clientes consultorias focadas em temas específicos em forma de pacotes e também diagnósticos de gestão de riscos que tem auxiliado as organizações a priorizar e decidir onde e como atuar para sair da crise de forma rápida e até mais fortalecida.

Aguardamos você na LIVE da Verde Ghaia. Acesse o Instagram da Verde Ghaia e fique por dentro!!


Roberta Volpato | Advogada e Especialista em Compliance e Gestão de Risco

Marcelo de Souza | Gerente da Regional São Paulo da Verde Ghaia


Sugestão de Leitura:

A importância de realizar a Gestão de Risco Normativo da organização

Indicadores de risco para atender Requisitos Legais?

Quando e porque integrar os Sistemas de Gestão?

Ações para serem feitas no seu SGI devido ao Coronavírus

 

O Coronavírus chegou mudando a rotina de todas as empresas no Brasil. Ações drásticas foram tomadas de um dia para o outro, na tentativa de evitar uma cadeia de contágio e superlotação em hospitais, que mesmo com medidas de contenção, já não serão capazes de atender a toda população.

Deivison Pedroza, CEO do Grupo Verde Ghaia, fala um pouco do funcionamento do SGI na prática

Atualize seu Sistema de Gestão Integrada

Enfim, na pressa de resolver tantos problemas de ordem práticos que surgiram, a atualização do SGI, provavelmente ficou para segundo plano.  Agora, com os principais processos já resolvidos, é hora de avaliar o impacto do coronavírus no seu sistema de gestão e realizar as ações necessárias.

Abaixo listamos uma série de dicas que julgamos como as principais. Conheça:

  • Nova ameaça externa a ser inserida no contexto organizacional (SWOT) e planilha de riscos;
  • Revisão do Plano de Contingência (ISO9001) /Gestão de crises (BCP) e PAE (ISO14001/45001);
  • Revisão das necessidades e expectativas de partes interessadas: colaboradores e acionistas;
  • Revisão da LPR (Levantamento de perigos e riscos);

Revisão dos controles operacionais

  • e-mail de conscientização aos colaboradores,
  • gestão à vista de cuidados a serem tomados,
  • disponibilização de álcool gel,
  • controles de fornecedores que adentram o site,
  • viagens e deslocamentos de colaboradores,
  • reforço na higienização de objetos, celulares, veículos, ambulatório e na limpeza de banheiros,
  • preparação de refeições por terceiros,
  • uso da biometria no controle de ponto.

Reforçar a conscientização dos colaboradores que trabalharão em regime de “home office” quanto às questões de ergonomia:

  • infraestrutura;
  • parada para se exercitar;
  • manter antivírus atualizado;
  • Registro como Lições aprendidas;
  • Avaliação da necessidade de recursos extras;
  • Revisão da meta de consumo de água,
  • Geração de novos resíduos de máscaras descartáveis.

Se ainda não sabe como ou quais são as ações necessárias para atualizar o seu Sistema de Gestão Integrada ou se está em dúvidas, entre em contato com a Verde Ghaia.

Nosso atendimento está sendo realizado à distância, mas continuamos preparados para auxiliar nossos clientes. Unidos, mesmo que distantes!

Fale conosco sempre que precisar!

Criando um Plano de Ação para avaliar eficácia do Sistema de gestão

 

Realizar um Plano de Ação para avaliar a eficácia do sistema de gestão é importante para o sucesso da organização.

Mas, antes, vamos definir o termo. Plano de ação pode ser considerado como um projeto, no qual serão consolidadas as informações sobre o objetivo desejado pela organização. Neste Plano, no entanto, deve ter incluso todas as atividades e recursos necessários para torná-lo realidade. Através de um Plano de Ação é possível realizar um planejamento adequado de todas as decisões tomadas, antes mesmo de colocar em prática.

Plano de Ação: avaliando a eficácia do SG

Compreendendo bem a definição do termo ‘Planos de Ação’, é possível separar as etapas de elaboração à execução, permitindo, obter todas as atividades necessárias (detalhadamente), para atingir um objetivo maior.

É primordial que a organização dedique tempo suficiente para que seja possível realizar um planejamento mais adequado às estratégias da organização, e para que também seja possível acompanhar e revisar os planos de ação sempre que necessário.

Para desenvolver um Plano de Ação adequado, é comum o uso de algumas metodologias, muitos gestores optam pelo sistema 5W2H, que permite organizar e colocar em prática o Plano de Ação, que tem como definição mínima:

O QUE fazer? / WHAT?

QUEM fará? / WHO?

QUANDO será feito? / WHEN?

ONDE será feito? / WHERE?

PORQUE será feito? / WHY?

COMO será feito? / HOW?

RECURSOS necessários? / HOW MUCH?

Critérios para Avaliação da Eficácia do Plano de Ação

Definindo o termo ‘Eficácia’, pode-se compreender como uma extensão que na qual as atividades planejadas são realizadas e para que os resultados sejam alcançados.

A partir da conclusão das ações propostas para solução do problema/não conformidade é necessário que se verifique a eficácia da sua implementação, ou seja, se os objetivos foram efetivamente atingidos, conforme o planejado.

É recomendado que o responsável, ou seja, quem identificou o problema/não conformidade, estudo das de causas e definição dos planos de ação, esteja também envolvido na avaliação da eficácia de forma a garantir que os resultados aferidos sejam correspondentes e coerentes.

Os resultados esperados das ações corretivas devem ser definidos e registrados de forma que se possa, ao final do processo, compará-los com o resultado efetivamente obtido e, se for o caso, promover os ajustes necessários. Adicionalmente, deve-se especificar:

  • Forma de verificação se tais resultados foram alcançados;
  • Prazo para avaliação dos resultados;
  • Responsável para a avaliação dos resultados.

É importante estabelecer prazos compatíveis com a complexidade das ações de forma que sejam disponibilizados os recursos adequados e que se tenha tempo para avaliar de forma efetiva a eficácia de uma ação.

A avaliação da eficácia, quando realizada em momento muito próximo da implementação, a ação pode indicar uma falsa situação de conformidade ou solução do problema. Em alguns cenários/processos é necessário tempo adequado de maturidade para que se possa avaliar a aderência das ações preventivas ou corretivas propostas, bem como a sua efetividade.

Após o prazo: avalie a eficácia

Transcorrido o prazo para avaliação da eficácia, a pessoal responsável deve:

  • Coletar as informações necessárias para verificar se os resultados esperados foram alcançados;
  • Avaliar e registrar se os resultados esperados foram alcançados.

Caso os resultados esperados tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da eficácia, juntando evidências para comprovação, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação concluídos, listas de presença de treinamentos, etc.

Convém divulgar as ações eficazes (resultados obtidos) para toda a organização de forma que outros processos possam ter conhecimento da evolução e melhoria implementada, integrando, onde aplicável, novos procedimentos, práticas e definições.

No entanto, caso os resultados esperados não tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da ineficácia, juntando evidências do fato, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação não concluídos, etc.

Neste caso será iniciado um novo ciclo de tratamento de não conformidade, fazendo referência ao registro de anterior encerrado – NÃO EFICAZ.

Ferramentas para Melhoria do Sistema de Gestão

Devemos considerar que o monitoramento contínuo dos processos é salutar e a eventual identificação de não conformidades reais e potenciais (riscos) é uma das fontes para a promoção de melhoria contínua de qualquer processo. Portanto é importante que as organizações que pretendam adotar programas para alavancar melhorias adotem ferramentas apropriadas a este propósito.

Existem diversas ferramentas de melhoria contínua e para um maior aprofundamento nos estudos recomenda-se conhecê-las e identificar qual a mais adequada para aplicação em diferentes cenários e organizações.

Conheça algumas Ferramentas, além do 5W2H:

  • PDCA
  • Brainstorming
  • Diagrama de Pareto
  • É – Não É
  • Fluxograma
  • 5 Porquês
  • Folhas de Coleta de Dados
  • Cartas de Controle
  • GUT –  Grav. / Urg. / Tend.
  • Dispositivos à Prova de Erros – POKAYOKE

Ciclo PDCA

Se observarmos todas as etapas para o tratamento de não conformidades que acabamos de estudar, veremos que uma das ferramentas presentes é o P-D-C-A. É um método iterativo de gestão em quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. 

MÉTODO PARA MELHORIA

Outras ferramentas de melhoria contínua podem ser úteis, dependendo da organização, cenário ou etapa de implementação que se objetiva atingir. Vale a pena estudar de forma mais aprofundada cada uma das ferramentas para melhor compreensão e aplicação.


Vantagens e Benefícios de um Sistema de Gestão para o seu negócio

 

Administrar um negócio exige muita dedicação e bastante trabalho. Muitas vezes, podemos pensar que não é nada fácil. Mas, hoje em dia, existem algumas ferramentas que podem auxiliar você no monitoramento do sistema de gestão, permitindo inclusive, expandir a sua empresa e melhorar a qualidade do seu produto. 

Essas ferramentas são necessárias porque não basta apenas a força de vontade do empreendedor para fazer dar certo seu negócio. É importante que haja planejamento, visão integrada e muito conhecimento para gerir as diversas atividades que estruturam a empresa.

Para agilizar e tornar eficiente todo esse processo, o indicado é implementar um sistema de gestão. Utilizando essa ferramenta, você terá uma melhora significativa em todos os setores do seu negócio, além de economizar tempo e dinheiro.

Quer conhecer mais vantagens e benefícios de um sistema de gestão para a sua empresa? Você sabe como implementar seu SG e quais são os melhores indicadores? Então continue a leitura, porque esse artigo vai tratar exatamente sobre esse assunto.

O que é um sistema de gestão?

Se você tem buscado formas de melhorar a organização dos seus dados e informações, assim como a comunicação da sua empresa de modo que seja possível economizar tempo e aumentar a qualidade e quantidade de venda de seus produtos e/ou serviços, um software de sistema de gestão é ideal para você.

O sistema de gestão é um programa desenvolvido para automatizar e informatizar diferentes setores e processos administrativos de uma empresa. Através desse software é possível ter um controle de estoque, controle de finanças, gerenciar documentos, requisitos. Existem ferramentas para monitorar todo tipo de sistema de gestão.

Ao implementar seu sistema, vise um sistema que trate a sua gestão de forma integrada, você estará ampliando a visão geral das suas atividades e facilitando a tomada de decisões ao mesmo tempo em que diminui riscos e prejuízos e planeja estratégias para o crescimento da sua empresa.

Quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão poderá trazer várias vantagens e benefícios para o seu negócio, não só no âmbito administrativo, mas também em outros setores de sua empresa, auxiliando o seu crescimento de uma forma geral. Veja só alguns exemplos:

  • Otimização na utilização do capital de giro: através desse sistema é possível ter um maior controle sobre a gestão de estoque. Conhecendo melhor as operações da empresa a chance de ocorrência de imprevistos e erros diminuem.
  • Aumento do lucro e redução de gastos: com a automatização de diversos processos, os gestores terão mais tempo para se preocupar com o crescimento da empresa, desenvolvendo estratégias e metas.
  • Redução de falhas: ao implementar um sistema de gestão integrada, as chances da ocorrência de falha durante os processos diminuirão significativamente. Além disso, o sistema te ajudará a destacar pontos de melhorias.
  • Padronização dos processos: a padronização de processos da empresa torna o trabalho mais consistente e eficiente, melhorando inclusive a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelo seu negócio.
  • Dados e informações precisas: através do sistema de gestão você terá acesso aos dados reais da sua empresa, desde estoque até mesmo a gestão de clientes. Dessa forma fica mais fácil tomar decisões e entender em que patamar está o seu negócio.
  • Diminuição do retrabalho: uma empresa que não possui um sistema de gestão corre o risco de gerar retrabalho, ou seja, ter duas ou mais pessoas fazendo a mesma tarefa. Isso faz com que sua empresa tenha mais desperdício de tempo e consequentemente de dinheiro.

Agora que ficou claro quais são as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão e a importância da presença dele no negócio? Vamos entender como iniciar a sua implementação.

Como iniciar a implementação de um sistema de gestão?

Para iniciar esse processo é importante que seja feito um levantamento geral dos dados e das informações da empresa. Além de um bom planejamento, é importante criar metas, visualizando onde você deseja chegar e qual deverá ser as ações a serem tomadas para atingir esse objetivo.

É essencial que haja uma estrutura organizada a ser seguida, de modo que a implementação ocorra da maneira mais simples possível. Cada sistema de gestão, de acordo com seu segmento, terá exigências específicas para seguir. Entretanto, existem seis categorias bases na estrutura de um sistema de gestão. São elas:

  • Política de administração;
  • Planejamento estratégico;
  • Implantação e operação;
  • Avaliação do desempenho;
  • Correções e melhorias;
  • Exame crítico.

Quais são os indicadores para avaliar o sistema de gestão?

Para que haja um aprimoramento constante dos fatores que integram a estrutura de um sistema de gestão, corrigindo possíveis erros, é preciso o acompanhar alguns indicadores. Dentre os mais utilizados temos:

  • Indicadores de qualidade – ISO 9001: esse indicador irá monitorar a quantidade de defeitos encontrados em produtos ou equipamentos, a quantidade de matéria-prima e recursos humanos que estão sendo utilizados, assim como o desperdício dos mesmos durante os processos de produção. Você poderá verificar também o número de reclamações recebidas por consumidores de seus produtos finais e o tempo gasto em cada processo.
  • Indicadores de saúde e segurança – ISO 45001: os principais fatores utilizados para medir esses indicadores são acidentes de trabalho, número de atestados médicos, gastos com plano de saúde, número de faltas, horas de treinamento, entre outros.
  • Indicadores de sustentabilidade – ISO 14001: aqui os principais fatores considerados são o consumo de água e energia gasto na produção, quantidade de resíduos gerados, destinação dos resíduos, matéria-prima sustentável ou não, reaproveitamento, etc.

Ferramentas para avaliar o seu Sistema de Gestão

É importante ter em mente que após a implementação de um sistema de gestão é necessário monitorá-lo, para que ele possa ser eficiente e trazer os resultados desejados. Quando você possui um software moderno, como o SOGI – Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, você não precisa se preocupar tanto, uma vez que essa ferramenta é capaz de te ajudar no monitoramento, facilitando a sua gestão.

Algumas das ferramentas geralmente utilizadas para monitorar o sistema de gestão, tanto por softwares como o SOGI, quanto por gestores, a fim de economizar muito tempo e recursos, são:  

  • 5W2H: esta ferramenta trata-se de um checklist de atividades que devem ser realizadas na empresa, fornecendo um mapa de atividades que vai permitir analisar todo o processo, tornando-o muito mais ágil e eficiente. O significado dela é: 5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).
  • PDCA: (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), essa é uma ferramenta que visa a melhoria gradativa dos processos através de cinco passos: planejar, fazer, checar e agir.
  • PMBOK (Project Management Body of Knowledge): este é basicamente um guia com 47 processos de gerenciamento, separados nos grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento.

Qual é o melhor sistema de gestão para seu negócio?

Adotar um sistema de gestão nem sempre pode ser uma tarefa fácil. Lembre-se de que você estará reestruturando toda a sua empresa, e isso requer planejamento e dedicação. Mas, depois de tudo isso feito, você estará pronto para ter todas as vantagens e os benefícios em sua empresa.

Mas como descobrir qual o melhor sistema de gestão para a sua empresa? Cada negócio possui uma necessidade diferente, e para determinar qual o melhor sistema de gestão utilizar, você poderá recorrer ao Outsourcing.

Outsourcing

Outsourcing é um modelo de negócio criado pela Verde Ghaia no qual o cliente contrata os nossos serviços para monitorar o desempenho de sua gestão, através do SOGI. Isso possibilita que os especialistas da Verde Ghaia, utilizem as nossas tecnologias para melhorar o desempenho do seu negócio, de modo terceirizado.

Consultoria Online

Outra forma de conseguir traçar caminhos para melhorias na sua empresa é através da Consultoria Online da Verde Ghaia. Através dessa ferramenta, você será capaz de comprar horas para consultas em sistema de gestão de forma prática e fácil, sem ter que sair da comodidade do seu ambiente de trabalho.

Através da consultoria online você é capaz de realizar o diagnóstico da sua gestão e buscar por melhorias para que o seu negócio possa desenvolver de forma segura, eficiente e sustentável ao longo do tempo.

E então? Vamos descobrir a melhor ferramenta para você começar obter as vantagens e os benefícios de um sistema de gestão? Fale conosco!

Integrando os elementos das três normas: ISO 9001, ISO 14001 e 45001

 

Um sistema de gestão integrada é aquele que trata os elementos comuns a todos os sistemas de uma forma integrada, mas respeitando-se e assegurando-se o cumprimento dos requisitos específicos e particulares de cada sistema independente.

Para efeito de integração, tomar-se a estrutura da norma ISO 9001, pelo fato de exatamente a mesma estrutura da norma 14001 e por esta estrutura ser absolutamente compatível com a norma ISO 45001.

Princípios do Sistema de Gestão Integrada

Os princípios que regem o sistema de gestão integrada são os seguintes:

Contexto da organização: onde a organização apresenta as questões internas e externas, bem como as necessidade e expectativas das partes interessadas relacionadas.

Sistema de gestão e a interação dos processos: As normas define que a organização inclua os processos e suas interações.

Política:A organização deve estabelecer uma política integrada que a busca atender por exemplo, a satisfação das necessidades de seus clientes, a proteção do meio ambiente e preservação da poluição, a eliminação de perigos e redução de riscos de SSO. Deve assegurar o seu cumprimento e estar comprometida com o Sistema de Gestão Integrada.

Gestão de riscos e oportunidades: A organização vai levantar os riscos e oportunidades do negócio da organização e também do Sistema de Gestão Integrado. Para atender este item normativo recomenda-se utilizar a Matriz SWOT: Forças e Fraquezas (ambiente interno) e Oportunidades e Ameaças (ambiente externo).

Planejamento: Um plano para cumprir a política integrada definido:

1. Identificação de modos de falha e seus efeitos, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos à segurança e saúde do trabalhador;

2. Estabelecimento de objetivos e metas para qualidade, desempenho ambiental e saúde e segurança ocupacional.

3. Desenvolvimento de planos de ação associados aos alcances dos objetivos e metas estabelecidos.

Implementação: A organização deve capacitar as pessoas envolvidas e prover os mecanismos de apoio necessários à efetiva implementação das ações planejadas.

Avaliação de desempenho: A organização deve mensurar, monitorar e avaliar seu desempenho quanto aos elementos do sistema de gestão integrada.

Análise Crítica e Melhoria:A organização deve avaliar criticamente e aperfeiçoar continuamente seu sistema de gestão integrada para melhorar seu desempenho nos requisitos da qualidade, do meio ambiente, da saúde e segurança ocupacional.

Fortalecimento do Sistema de Gestão

Objetivo de um sistema de gestão integrada é de fornecer à organização meios para se planejar, desenvolver, verificar e corrigir, avaliar criticamente e melhorar as atividades relacionadas como por exemplo: Qualidade de produtos, atividades e serviços; Aspectos e impactos ambientais; Saúde e segurança no trabalho.

Visando o atendimento de requisitos legais, requisitos de outras partes interessadas e a melhoria contínua do desempenho organizacional.

Política integrada do SG

Deve ser estabelecida e mantida uma política integrada quanto à qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, autorizada pela alta administração da organização que claramente estabelece objetivos globais desempenho e comprometimento quanto a busca da satisfação plena das necessidades dos clientes.

Tendo uma visão mais ampla da política integrada, espera-se que a organização cumpra a legislação e outros requisitos subscritos, melhore continuamente o desempenho da qualidade, meio ambiente, da saúde e segurança ocupacional e busque satisfazer os anseios das partes interessadas.

Ganhos com a integração

São inúmeros os ganhos com a integração dos sistemas de gestão. Dentre os quais, pode-se destacar:

Simplificação: A integração permite que a documentação gerada, principalmente normas, procedimentos e instruções operacionais, seja racionalizada. Evitando duplicidade de documentos e, principalmente, conflitos e ambiguidades entre eles.

O menor número de documentos, por sua vez, permite um controle mais simples e efetivo, demando menor tempo para a atividade, menor necessidade de mão-de-obra, menor consumo de recursos de informática ou recursos gráficos e, consequentemente, menor custo.

Com os recursos humanos, a integração dos sistemas de gestão permite um controle mais simples e efetivo, demandando menor tempo para a atividade, menor necessidade de mão-de-obra para elaboração de documentos, menor tempo com a gestão global do sistema, menor consumo de recursos de informática ou recursos gráficos, menor consumo de recursos naturais: energia, papel.

Porém, o ganho mais expressivo reside no fato de um sistema integrado permitir a todos os funcionários da organização – gerentes, operários, colaboradores, auditores internos e etc uma visão global das atividades. Cada funcionário passará a enxergar sua atividade como parte integrante de um sistema mais amplo, conhecendo as várias relações de causa e efeito nela envolvidas. Cada funcionário poderá, também, perceber que o desempenho organizacional requer um bom desempenho de todas as atividades e de todos os funcionários da organização quanto a todos os fatores relacionados a qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional no trabalho.

Conheça o SOGI: ferramenta essencial para gestão de normas!

Implantação, Certificação e Manutenção

Há também ganho financeiro com a redução de custos de implantação, certificação e manutenção.

Redução acentuada dos custos de avaliação e análise inicial, elaboração, análise crítica, aprovação, distribuição e controle de procedimentos, uma vez que a ampla maioria da documentação estará integrada, exceto aqueles documentos estritamente específicos e técnicos, o volume total de documentos a serem gerados caíra aproximadamente, segundo estimativa não comprovada, em 50%.

Redução dos custos de treinamento para sensibilização, conscientização e formação dos funcionários. Com a documentação integrada será possível a preparação e aplicação de treinamentos mais abrangentes, que forneçam uma visão integrada das atividades da organização.

Tais treinamentos, mesmo sendo mais eficazes, demandarão menor tempo de elaboração e aplicação. Também a avaliação de eficácia dos mesmos será favorecida, já que poderão ser criados mecanismos que também façam a avaliação de forma integrada.

Leia também:

Por que o SGI oferece respostas mais efetivas a sua gestão?

 

O sistema de gestão da qualidade, meio ambiente e da saúde e segurança ocupacional fazem parte do sistema integrado das empresas cujo objetivo é oferecer respostas mais efetivas e apropriadas para a melhoria do desempenho global da organização. Pode-se facilmente perceber que os resultados dos negócios dependem da integração e harmonia dos fatores.

Produtos e serviços

Para ser bem-sucedida e garantir a sobrevivência da organização é preciso fornecer produtos e serviços que atendam às necessidades explícitas e implícitas das pessoas. Os requisitos para tal atendimento são: qualidade; entrega no local certo, na quantidade certa e na hora certa, preço condizente a qualidade, assim como segurança e moral.

Uso ativo do dinheiro, tecnologia e posição no mercado

A gestão financeira da organização tem que ser eficaz, de tal forma que ela se torne capaz de saldar seus compromissos com fornecedores, colaboradores e o Estado. E também capaz de assegurar lucros para as organizações aprimorarem seus processos operacionais.

O uso da tecnologia é elemento extremamente importante para ajudar a organização a se manter numa posição mercadológica vantajosa, isto é, frente a seus concorrentes. Além disso, a implantação de metodologias agéis e de recursos tecnológicos ajudam na disputa competitiva, no qual será possível oferecer produtos melhores e com custos significativamente menores.

Outro fator, é a posição no mercado, parte extremamente importante, uma vez que todos os concorrentes estão trabalhando para conquistar seu espaço no mercado. Neste contexto, estratégias de propaganda e marketing são fundamentais para ampliar vendas, apresentar vantagens competitivas, apresentar valor agregado e, assegurando a sobrevivência da organização.

Relações Humanas

A base de toda organização são seus colaboradores. Sendo cada um deles responsável por sua tarefa diária, que vai desde a aquisição de mercadorias até a entrega do produto ou serviço ao cliente. Neste contexto, cabe à organização criar, continuamente, um ambiente propício ao bom desempenho, através do respeito às pessoas, da satisfação de suas necessidades básicas, da garantia de ume livre de riscos, ferimentos, doenças ou quaisquer outros danos.

A segurança é um fator importante que influencia o desempenho e a produtividade das pessoas. Desse modo, ela deve ocupar lugar de destaque e ser tema do planejamento e decisões estratégicas da organização.

Relações com fornecedores e clientes

Qualquer organização só existe para satisfazer os anseios de seus clientes, entregando produtos e/ou serviços condizentes a expectativa deste. Tal satisfação só será assegurada por um elevado nível de qualidade de toda a cadeia organizacional: desde os fornecedores, passando por todas as etapas do processo produtivo, até a entrega do produto e/ou serviço ao consumidor.

Por melhor que possam ser os projetos e os processos produtivos, a qualidade jamais será satisfatória se os produtos e/ou serviços recebidos não forem alto nível de qualidade.

A organização deve estabelecer com fornecedores e clientes uma relação de parceria, confiança e, por consequência, gerando um relacionamento de longa duração. Esta relação se caracteriza pelo fato, de que todas as partes ganham com esse relacionamento e assim, assegura-se a sobrevivência de ambos, por um longo prazo.

Meio ambiente e processos

É do meio ambiente que todas as espécies vivas tiram os elementos necessários à sua sobrevivência. Os recursos naturais devem ser usados de maneira racional, causando o mínimo impacto possível, tomando os todos os cuidados necessários para não comprometer as gerações atuais e futuras. Além disso, com o aumento da poluição e com o esgotamento de vários recursos naturais, a legislação ambiental, na ampla maioria dos países, vem se tornando cada vez mais exigente e restritiva, imputando a quem degrada o meio ambiente severas penalidades.

Os desafios ambientais, se não forem tratados com a devida atenção, pode se tornar uma fonte de aumento de custos, perda de competitividade, uma vez que podem estar associadas a imagem da organização como poluidora e destrutora do meio ambiente. A imagem da organização, vista pelo mercado, podem refletir diretamente na inviabilização do negócio, como, por exemplo, cassação do direito de operar.

Toda organização é constituída de uma série de processos, são eles os responsáveis por tudo, de benéfico ou adverso, que a organização produz. Os processos devem ser continuamente monitorados, a fim de se avaliar as condições de operação, determinando se continuam atendendo aos requisitos especificados, se continuam apresentando somente riscos toleráveis às partes interessadas, se continuam produzindo impacto ambiental insignificante, se continuam operando dentro do custo esperado.

O monitoramento contínuo permite a identificação de tendências que poderá levar à futuros desvios operacionais.

A gestão dos negócios a partir de uma abordagem por processos, permite que encontrar falhas nos processos e não culpados. Fica, portanto, claro que todos os sistemas da organização são apenas meios para o alcance da missão.

É, então, imperativo que todos coexistam de forma integrada e harmônica, cumprindo cada qual a sua missão e assistindo e suportando aos demais sistemas para que se cumpram as suas.


Leia mais sobre Gestão Integrada das Normas ISO

Quais as vantagens em se padronizar os Processos da organização?

 

Num mundo globalizado, como o atual, a uniformização da linguagem empresarial é fator de extrema importância. As grandes organizações, responsáveis pelo fornecimento de uma imensa gama de produtos e serviços, já não mais se limitam a operar em um único país. São, na sua ampla maioria, Empresas Internacionalizadas, operando em todos os continentes, lidando com quase todas as culturas, vivendo cotidianamente em diferentes cenários socioeconômicos.

Nesse contexto, a padronização ou normalização torna-se um elemento essencial, pois permite que pessoas diferentes, de culturas, crenças, hábitos e línguas diferentes, vivendo em países diferentes, possam se comunicar de modo claro e eficaz, compreendendo, assim, a Visão e os Valores da Organização na qual trabalham e materializando, desse modo, a sua Missão.

O presente artigo terá como objeto contextualizar a padronização de produtos, serviços, métodos de ensaio e, por último, os sistemas de gestão. Entretanto, falar de padronização, como poderá ser visto a seguir, é extremamente difícil sem analisar a evolução dos modos de produção.

A História da Padronização dos Processos

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Para se entender tal evolução a indústria automobilística, definida como a “indústria das indústrias”, em 1946, por Peter Drucker, será tomada como base dos estudos, uma vez que ela é o ramo de atividades que movimenta o maior volume de riquezas no mundo atual e que, por duas vezes no século XX, transformou por completo a concepção de como se produzir bens. Mudando, consequentemente, os modos de consumir, de trabalhar, de comprar, de pensar e, porque não dizer, o modo de viver das pessoas.

Contudo, a transição da produção artesanal para a produção seriada ou industrial, provocada por Henry Ford no início do século XX, só foi possível com a padronização dos desenhos e execução das peças bem como a padronização dos sistemas de medição. Permitindo, assim, a produção de peças intercambiáveis que pudessem ser facilmente montadas dispensando qualquer tipo de ajuste.

A evolução da indústria no século XX foi também acompanhada pela evolução dos referenciais normativos. A necessidade de manter um sistema de normas capaz de suprir as demandas crescentes da indústria fez com que inúmeras entidades técnicas se aprimorassem e que novas entidades fossem criadas com o intuito de elaborar e difundir padrões técnicos aplicáveis a produtos, ensaios, serviços e sistemas de gestão.

O modo industrial de produção, além de provocar evolução dos padrões normativos, criou novas profissões, novas atividades e novos modos de administração dos negócios. Profissões altamente especializadas surgiram e a divisão do trabalho ganhou uma proporção nunca antes imaginada. O modo de produção criado por Henry Ford foi rapidamente copiado, inicialmente nos Estados Unidos, pela General Motors e Chrysler, e posteriormente na Europa, pela Volkswagen, Fiat, Citroen, Renault, etc.

Além de se tornar hegemônico na indústria automobilística, o Fordismo ou just-in-case foi amplamente difundido em vários outros ramos empresariais e, ainda hoje, quase um século após sua criação, continua sendo empregado por inúmeras empresas.

Entretanto, tal modelo de produção não foi capaz de ser aplicado com sucesso em todos os países do mundo. Para solucionar problemas para os quais o Fordismo se mostrou impotente, Taiishi Ohno e Eiji Toyoda criaram, no Japão, após a Segunda Grande Guerra, um novo modelo de produção, conhecido atualmente como just-in-time ou Toyotismo, por ter sido criado na Toyota.

Este modelo teve o mérito de conseguir os mesmos volumes de produção do Fordismo, aliado a uma ampla variedade de produtos oferecidos, a menores níveis de estoques, a um nível de qualidade extremamente superior, a um tempo de produção expressivamente reduzido e, por consequência, um custo de produção muito mais baixo.

Enquanto o Fordismo funcionou com a idéia de “empurrar” a produção ao cliente, o Toyotismo tomou por opção o fluxo oposto: fez com que o cliente passasse a “puxar” a produção para si, ou seja, o processo produtivo inicia-se somente no momento em que o cliente efetua o pedido de compra do produto. Nesse ponto, percebe-se que o segundo modelo de produção tem necessidade de focalizar todos seus esforços na busca da satisfação plena dos clientes.

Visando vencer o desafio da Satisfação Plena das Necessidades dos Clientes, os japoneses implantaram, após a Segunda Guerra Mundial, um sistema de gestão, idealizado pelo americano W. Edwards Deming, chamado de TQC – Total Quality Control. Tal sistema viria, na década de 70, a transformar o Japão numa das mais competitivas nações do planeta e a sua indústria num modelo mundial de eficiência, e logo empresas em todo o mundo passaram a segui-lo ou a implantar sistemas de gestão parecidos com ele.

É neste cenário que, na década de 80, a ISO – International Organization for Standardization, que até então só havia publicado normas técnicas aplicáveis a produtos e métodos de ensaios, publicou uma série de normas genéricas de gestão – a ISO 9.000. Tal série de normas veio trazendo diretrizes e requisitos para a criação e manutenção de sistemas de gestão da qualidade certificáveis por entidades publicamente reconhecidas que atualmente é utilizada a ISO 9001:2015.

Problemas do Sistema de Gestão: Gerenciamento dos processos

Porém, a evolução da maneira de produzir e trabalhar trouxe consigo problemas que os sistemas de gestão da época eram incapazes ou não tinham interesse em resolver: a poluição ambiental e os problemas de saúde e segurança ocupacional no trabalho.

A poluição crescente do ar; do solo e das águas; o uso descontrolado das reservas naturais, ameaçando o esgotamento dessas; os inúmeros acidentes ecológicos; o efeito estufa; a destruição da camada de ozônio, entre outros eventos, fizeram com que cientistas de diversos países fizessem previsões nada animadoras sobre o futuro do planeta. Essa realidade fez com que a sociedade se mobilizasse e tomasse medidas no sentido de reverter tais tendências.

Além das mudanças no Meio Ambiente, pessoas de todo o mundo também sentiram os efeitos das mudanças do modo de trabalhar, termos como doenças ocupacionais, por exemplo a L.E.R. – Lesão por Esforços Repetitivos, tornaram-se comuns e a legião de inválidos e mutilados provocados por acidentes de trabalho aliados aos altos custos para tratamento de doentes e acidentados e para indenizá-los fizeram, mais uma vez, com que a sociedade organizada se movesse para evitar tais situações. Com esta orientação a BSI – British Standards Institution – criou, na década de 90 a norma BS 8750, que mais tarde passaria a ser chamada de BS 8.800, que trouxe diretrizes e requisitos para a criação e manutenção de sistemas de gestão da saúde ocupacional e segurança no trabalho. Em função da crescente demanda por uma norma internacional quanto a saúde e segurança no trabalho, inúmeras entidades certificadoras e outras normalizadoras, como por exemplo a ISO 45001:2018.

Portanto, existem empresas implementando sistemas de gestão independentes para a qualidade, para o meio ambiente e para a saúde ocupacional e segurança no trabalho. Obtendo para cada sistema certificação independente.

Tal independência entre os sistemas teria, entretanto, um custo elevado, uma vez que cada sistema iria requerer a criação de vários documentos específicos, muitos deles podendo ser repetitivos entre os diferentes sistemas; várias pessoas trabalhando de forma não integrada, fazendo, algumas vezes, tarefas duplicadas; várias auditorias para certificação e manutenção dos certificados.

Porém, há uma alternativa para simplificar a Gestão da Empresa e reduzir custos: a criação de um sistema de gestão único e integrado, capaz de entender e criar soluções para as necessidades de todas as partes interessadas – acionistas, empregados, fornecedores, clientes e vizinhos permitindo que a organização atue de forma rentável e competitiva, fornecendo produtos de qualidade a seus clientes, sem agredir ao meio ambiente e aos funcionários.

O nível de desenvolvimento atingido pela humanidade jamais teria ocorrido se o homem não tivesse criado e adotado inúmeros padrões, tais como os de moradia, os de alimentação, os de caça e pesca, os de cultivo, os de comportamento. Mas o que são padrões? Como eles se aplicam às organizações?

Por que as Normas ISO são importantes para padronizar seus processos?

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Se uma pessoa desempenha determinada atividade de modo simples e eficaz a tal ponto que as outras pessoas que estão à sua volta se convençam de ser esse o melhor modo de desempenhar tal atividade e, espontaneamente, passem a executar essa tarefa da mesma forma, pode-se dizer, então, que o modo de executar a referida tarefa foi padronizado.

Quando as tarefas, a serem desenvolvidas pelo grupo, são suficientemente simples ou pequeno, os padrões costumam não ser documentados, eles são transmitidos verbalmente e através do convívio diário – o conhecimento é transmitido de pai para filho. No entanto, padrões desse tipo são extremamente antigos.

Porém, quando a complexidade das atividades e a quantidade de pessoas envolvidas aumentam, como numa empresa, os padrões devem ser documentados para assegurar a uniformidade de cada tarefa executada e, por consequência, uniformidade dos resultados.

Pode-se, portanto, conceituar padrão como sendo um documento aplicável sobre um produto ou serviço, método de ensaio e inspeção, uma atividade específica, uma sequência ou conjunto de atividades, uma ou mais pessoas, que define de modo claro:

  • O porque de sua aplicação.
  • O que deve ser feito.
  • Quais são os resultados esperados.
  • Quem é responsável por cada atividade.
  • Quando cada atividade deve ser executada.
  • Onde as atividades devem ser executadas.
  • Como se executa a atividade.

Um padrão é, portanto, uma referência para a execução de uma tarefa ou a produção de um bem ou serviço. É um elemento de comparação – blocos-padrão para calibração de instrumentos de medição, um padrão monetário, um padrão visual para cor ou forma, etc. Como tal, um padrão necessita sempre ser claro e simples o suficiente para que possa ser entendido e seguido por todos a quem se aplica – deve ser escrito de forma que atenda ao usuário, deve ser capaz de eliminar quaisquer dúvidas que este venha a ter.

Para alguns profissionais, o documento estabelecido para uniformizar uma prática, a fim de se buscar os melhores resultados possíveis deve ser chamado de padrão, uma vez que a adesão a ele é espontânea e as pessoas o fazem por se convencerem das vantagens advindas desta. Portanto, eles não utilizam a palavra norma para caracterizar tal documento. Para eles, norma tem a ver com regras, leis, imposição de algo a ser feito por alguém.

Padrões servem para assegurar o cumprimento de Requisitos

Salienta-se que os padrões são estabelecidos pelas organizações para assegurar o cumprimento de requisitos legais e contratuais, uma vez que estes são impostos pelo Estado, pelo cliente ou qualquer órgão competente. Por exemplo, os padrões de emissão de vapores, gases e efluentes líquidos. Mesmo a principal instituição responsável pela padronização em nível nacional, a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas – não ha diferenciação das terminologias padrão e norma. Para efeito do presente artigo, tal diferenciação também não será considerada, portanto, pode-se entender padrão e norma da mesma forma.

É, importante destacar que a decisão de implantar um sistema de gestão baseado nos padrões internacionais, como, por exemplo, ISO 14001, é de competência exclusiva da empresa. Ela é que determinará quando e se assim a desejar.

Mas, caso ela decida pela não implantação, fatalmente deixará de atender aos requisitos de alguns mercados, limitando a expansão dos seus negócios.

Outro fato importante é que a realidade a que estão submetidas as organizações é absolutamente dinâmica – os requisitos dos clientes mudam continuamente, os requisitos legais são revisados, os produtos, serviços e processos necessitam ser melhorados para continuar competitivos, os custos precisam ser reduzidos.

Deste modo,  os padrões também não podem ser estáticos, precisam, como produtos, serviços e processos, ser continuamente melhorados e atualizados.

Outro fato importante é que a realidade a que estão submetidas as organizações é absolutamente dinâmica – os requisitos dos clientes mudam continuamente, os requisitos legais são revisados, os produtos, serviços e processos necessitam ser melhorados para continuar competitivos, os custos precisam ser reduzidos. Deste modo,  os padrões também não podem ser estáticos, precisam, como produtos, serviços e processos, ser continuamente melhorados e atualizados.

Objetivos dos Padrões

Padrões são estabelecidos para uniformizar práticas, produtos e serviços, bem como para preservar a história e domínio tecnológico de uma empresa. São instrumentos absolutamente necessários à gestão.

 De acordo com Falconi, possuir domínio tecnológico é:

1. Ser capaz de estabelecer sistemas (inclui especificar e projetar produtos e processos, “hardware e software”).

2. Assegurar-se de que o que está sendo executado pelas pessoas corresponde ao que está registrado no sistema (treinamento no trabalho e auditoria).

3. Assegurar os objetivos de qualidade, custo, prazo, quantidade, local, moral e segurança (gerenciamento).

4. Ser capaz de analisar o sistema para garantir o atendimento das metas (controle da qualidade).

Isso significa que ter domínio tecnológico é assegurar que as atividades necessárias ao atendimento das partes interessadas serão sempre exercidas, é não permitir que os conhecimentos vitais à organização sejam posse exclusiva da memória de alguns funcionários – afinal de contas essa é volátil, pois as pessoas podem se esquecer ou deixar de trabalhar para a empresa –, é garantir que a empresa saberá fazer sempre da melhor maneira possível – melhor até mesmo que o mais capacitado concorrente.

Padronizar, portanto, é a única maneira de assegurar uma forma repetitiva e uniforme de executar ações. É um modo de assegurar previsibilidade e confiabilidade das atividades, produtos e serviços de uma organização.

A padronização é um meio para se atingir melhores resultados. padronização é uma estratégia da organização para atingir os seus objetivos, estando inserida num sistema de gestão eficiente que gere dados reais para tomada de decisão.

O sistema de gestão da qualidade desenvolvido pelo Dr. W. Edwards Deming – TQC – Total Quality Control – e implantado no Japão a partir da década de 50, juntamente com o Toyotismo, tem sido a mais completa e racional forma de gerenciamento das organizações: o gerenciamento pelo ciclo PDCA, mostrado na figura ao lado, que consiste em:

PPlan, significa Planejar: estabelecer as metas a serem atingidas e definir o plano ou caminho para atingir tais metas – porque fazer, o que fazer, quem são os responsáveis, quando fazer, onde fazer e como fazer. Nessa fase devem ser previstas todas as etapas necessárias ao alcance da meta – o cronograma, os possíveis desvios e os caminhos alternativos – os Planos de Contingência. Não se pode dar margens a improvisos, caso contrário corre-se o risco de não se chegar onde se quer. É nessa etapa que se define os procedimentos ou padrões para o desenvolvimento das atividades.

D Do, significa Fazer: treinar as pessoas para que elas possam executar de maneira eficaz o Planejamento; colocar em prática todas as tarefas da forma que foram previstas – cumprir disciplinadamente os procedimentos; e coletar dados para se proceder a avaliação da eficácia da implementação do Plano.

C Check, significa Verificar: consiste na comparação dos resultados obtidos na implantação do Planejado com as metas estabelecidas para se medir até que ponto o Plano está sendo implementado com sucesso. Tal verificação deve ser crítica o suficiente para perceber todas as oportunidades de melhorias, mesmo onde tudo tenha sido implementado com sucesso e as metas previstas tenham sido alcançadas.

A Act, significa Agir: analisar cada falha de implementação – desvios com relação às metas estabelecidas; identificar e eliminar as causas dos problemas e padronizar as ações necessárias para jamais permitir que o mesmo problema volte a ocorrer por quaisquer das causas já descobertas. Significa, também, conservar tudo de bom que foi planejado e implementado.

Ciclo PDCA no gerenciamento dos processos

Gerenciar atividades repetitivas utilizando o Ciclo PDCA, de acordo com o mostrado no fluxograma anterior, consiste em assegurar que as metas-padrão para cada atividade sejam sempre atingidas – peças produzidas dentro das especificações de projeto, serviço prestado dentro do custo-padrão, etc.

Sendo assim, gerenciar atividades não repetitivas implica em, para cada projeto, estabelecer uma meta específica e um caminho para atingi-la, executar as atividades planejadas, verificar se a meta está sendo atingida, descobrir e eliminar as causas das falhas, implantar e padronizar as soluções e, novamente, estabelecer novo projeto, definir nova meta e “girar” o Ciclo PDCA mais uma vez.

Desse modo, pode-se assegurar uma contínua e consistente melhora no nível de desempenho da organização. Porém, sem a padronização não é possível a aplicação de tal modelo de gestão.

Classificação dos Padrões

Os padrões podem ser classificados de acordo com sua aplicação – especificações de produtos, normas de ensaio, normas de sistemas – ou de acordo com a sua abrangência – procedimentos de uma empresa, normas nacionais, regionais e internacionais.

Para organizar e orientar a aplicação dos vários tipos de padrões e para disciplinar atividades que envolvam vários departamentos, níveis hierárquicos e até mesmo várias unidades de um mesmo grupo empresarial, numa mesma organização são usadas as normas ou padrões sistêmicos, que trazem diretrizes e requisitos para a gestão e condução de atividades sistêmicas ou atividades que envolvam vários departamentos ou unidades da organização. Já o termo “sistema” abrange um conjunto, formado por equipamentos, materiais, produtos, procedimentos, técnicas e homem, que tem como objetivo receber entradas e convertê-las em saídas, de forma que estes processos atendam às necessidades em questão.

Desse modo, os organismos responsáveis pela criação e difusão de padrões contribui para a obtenção de uma linguagem globalmente compreensível, entre fornecedores, trabalhadores, consumidores, equiparando os níveis de qualidade dos produtos e do atendimento em diversos países. Consequentemente, somos capazes de evoluir para um padrão de qualidade de vida, mais elevado.

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Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria

 

1.Quais os motivos que levam as organizações a buscarem a certificação ISO

Todas as organizações deveriam buscar se desenvolver com foco em soluções para a gestão legal, direcionando suas energias para as áreas de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social, qualidade, segurança de alimentos e mudanças climáticas.

Desse modo, seus produtos e serviços contariam com um sistema de gestão (de acordo com as normas internacionais), contribuindo na melhoria contínua de seus processos. Além disso, com contratações periódicas de auditoria, bem como o monitoramento da legislação aplicável ao seu negócio as organizações poderiam seguir de forma tranquila através do princípio da Prevenção.

Conquistar a certificação ou a certificação integrada nas normais internacionais – ISO14001 (meio ambiente), ISO9001 (qualidade), SA8000 (responsabilidade social) e ISO 45001 (saúde e segurança no trabalho) é uma forma do mercado enxergar a conduta e o comprometimento com o Desenvolvimento sustentável de qualquer organização.

2. Quais benefícios e contribuições a certificação pode trazer para a Organização?

a. Padronização e melhor gestão dos processos e atividades da empresa;

b. Gerenciamento das obrigações legais da empresa, com acompanhamento constante do índice de atendimento das legislações e requisitos legais aplicáveis ao negócio;

c. Conhecimento e gerenciamento dos aspectos e impactos ambientais da empresa, bem como dos perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho;

d. Gerenciamento da satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços;

e. Gerenciamento da satisfação dos colaboradores em relação à empresa, ambiente de trabalho e políticas de gestão de pessoas;

f. Gerenciamento das não conformidades da empresa e definição de planos para ações corretivas e preventivas;

g. Avaliação constante das possibilidades de melhorias nos processos, atividades, produtos, serviços e relacionamento com as partes interessadas;

h. Evolução da certificação para um programa de sustentabilidade focado no desenvolvimento econômico, social e ambiental da empresa.

3. Qual(is) a(s) principal(is) dificuldade(s) que as organizações têm para manter o Sistema de Gestão funcionando perfeitamente? E por que?

a.Controlar os aspectos ambientais;

b. Conscientizar os funcionários;

c. Despesas financeiras;

d. Auditoria.

4. Qual o grau de importância da auditoria ambiental para a manutenção do Sistema de Gestão Ambiental de uma organização?

As auditorias possibilitam a avaliação da efetividade do sistema de gestão da empresa, por meio da identificação dos pontos que precisam ser aprimorados, possibilitando, no entanto, a melhoria contínua da empresa em todos os aspectos.

5. De quanto em quanto tempo as Organizações deveriam realizar a auditoria interna nas suas organizações?

É recomendado que as auditorias internas sejam realizadas pelo menos, anualmente.

6. Existem ferramentas eficientes para realizar Auditorias Internas?

Dessa forma, no processo de auditoria interna a ferramenta é utilizada como forma de evidenciar os itens descritos acima, por exemplo. Além disso, a ferramenta SOGI também é utilizada para o registro da auditoria de conformidade legal e para o registro e tratamento de todas as não conformidades que possam ser encontradas durante o processo de auditoria.

Muitas empresas nacionais e internacionais utilizam o SOGI – sistema online de gestão. Essa ferramenta contribui imensamente na gestão das legislações aplicáveis, gerenciamento de aspectos e impactos ambientais, gerenciamento de perigos e riscos, tratamento de não conformidades e auditoria de conformidade legal.

7. Como a auditoria ambiental pode auxiliar as organizações a melhorarem o seu desempenho ambiental, por exemplo?

Quando se tem um sistema de gestão integrado, todas as auditorias serão realizadas de forma integrada, ou seja, faz-se a auditoria de todo o SG da organização, seja de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho, responsabilidade social e qualidade.

Assim, as organizações conseguem avaliar como está todo o desempenho do seu sistema de gestão, identificando os pontos fracos e fortes, bem como identificando as necessidades de melhoria.

De forma geral, as auditorias contribuem para o processo de melhoria contínua da empresa, pois é complexo que o próprio colaborador consiga enxergar possibilidades de desenvolvimento em todos os aspectos possíveis.

8. Como os colaboradores enxergam um auditor?

Como todo processo de avaliação, obviamente, às vezes a auditoria pode gerar um pouco de ansiedade, especialmente para aqueles colaboradores que atuam em áreas mais administrativas e não convivem muito com esse ambiente.

No entanto, de forma geral, o processo é bem tranquilo, quando o auditor possui premissas profissionais. Há um tempo, a Verde Ghaia produziu um texto abordando a importância de se escolher bem um auditor interno e um outro post sobre premissas básicas de um auditor.

Afinal, estamos falando de empresas que implementaram um sistema de Gestão visando à certificação, e isto de certa forma, contribui para que os colaboradores tenham mais familiaridade com os processos de uma auditoria e com auditores.

9. Nas auditorias realizadas nas organizações, existe algum requisito da Norma ISO 14001 que apresenta quantitativo maior de não-conformidade?

De forma geral, o sistema de gestão ambiental vai variar de ramo de atividade, de tipo de empreendimento. Há, por exemplo, escritórios que não têm mapeados aspectos e impactos ambientais tão relevantes.

Mas, de um modo geral, há um ponto de melhoria para todos os tipos de empreendimento, inclusive escritórios, que é o Tratamento das Não conformidades. É preciso que haja mais conscientização dos colaboradores para as metodologias a serem utilizadas para tratar não conformidades.

10. A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA? A auditoria ambiental representa uma etapa traumática para a manutenção do SGA?

A auditoria é um processo muito importante para o sistema de gestão, pois permite avaliar o desempenho, identificar dificuldades e pontos de melhorias.

O problema para as organizações é que as auditorias podem ter o custo elevado para deslocamento e permanência do auditor, principalmente quando a auditoria é integrada, pois exigem dois a três auditores na empresa, por três a quatro dias.

E isso inclui custos de logística, impactando muito para as organizações, mesmo que sejam pequenos os processos produtivos da empresa para atendimento dos auditores.

11. Quais são os procedimentos para as não-conformidades identificadas na auditoria interna?

Todas as não conformidades são registradas no módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades no sistema SOGI. A ferramenta nos permite registrar a origem da não conformidade, fazer a análise de causa (árvore dos porquês), definir ações corretivas e preventivas, definir planos de ação, analisar e avaliar os resultados obtidos.

12. auditoria é capaz de melhorar a imagem da organização frente aos seus stakeholders? Como?

Na verdade, acreditamos que não só a auditoria, mas, especialmente, a certificação traz para a empresa mais credibilidade em sua área de atuação e melhorias significativas nos seus processos internos e na relação com os seus públicos (interno e externo).

No entanto, a certificação ainda precisa ser vista como ponto de partida para se alcançar efetivamente, o desenvolvimento econômico, ambiental e social.

Muitas organizações, clientes da Verde Ghaia, adotaram o Programa de Sustentabilidade, ideia criada pelo grupo cuja premissa é a de criar um ambiente colaborativo, solidário, consciente e que estimule o desenvolvimento e a produtividade.

Para isso, esse programa é desenvolvido por colaboradores voluntários da empresa, tendo como apoiadores as áreas de Gestão de Pessoas, Comunicação e Diretoria Técnica.

O programa tem como base os pilares ambiental, social e econômico/qualidade, sendo norteado pelas normas internacionais ISO90001 – qualidade; ISO14001 – meio ambiente; SA8000, NBR 16001 e ISO260001 – Responsabilidade Social; OHSAS 18001 – Saúde e Segurança no Trabalho; ISO 14064 – Mudanças Climáticas.

O Programa ainda tem como referência as perspectivas de saúde e qualidade de vida, conforme descrição da Organização Mundial de Saúde:

  • Aspecto intelectual – Relacionado ao conhecimento, inovação, perspectiva de desenvolvimento e crescimento, aprendizado, educação,
  • Aspecto emocional – Relacionado à credibilidade, confiança, satisfação, auto estima, reconhecimento, feedback e suporte emocional,
  • Aspecto social – Relacionado às convivências e afinidades, crenças e valores, suporte social,
  • Aspecto físico – Relacionado à saúde, bem-estar físico e biológico, remuneração justa, dignidade.

Voluntariamente foram definidos “tutores” para cada um dos pilares, que ficam responsáveis por captar ideias, sugestões e desenvolver e avaliar programas, campanhas e ações pontuais.

Com a implantação desse Programa, apareceram resultados significativos nas organizações, tudo alinhado com os objetivos e metas da empresa:

13. Melhorias internas em um Cliente

Campanha de Redução de Água e Energia promovendo conscientização e estimulando colaboradores na redução de consumo de água e energia. Para isso, fez-se, por um ano, o acompanhamento mensal de consumo, bem como o levantamento das reduções alcançadas. Estas por sua vez, foram revertidas em ganhos financeiros.

Ao final do ano, os ganhos financeiros foram convertidos em dois projetos: implantação do minhocário doméstico e de um coletor de água de chuvas na empresa. O coletor tem o objetivo de manter a redução do consumo e promover o reaproveitamento da água captada para lavar pisos, irrigar plantas e para uso da descarga sanitária. Já o minhocário visa a redução e a geração de resíduos orgânicas. Para isso, ele funciona como um sistema de reciclagem dos resíduos orgânicos, onde minhocas e microrganismos transformam restos de alimentos em adubo de excelente qualidade. É um sistema prático, compacto, higiênico e de fácil manuseio que não produz mal cheiro nem atrai insetos e animais indesejados.

14. A auditoria produz informações consistentes em relação ao desempenho da Gestão? De que forma isso beneficia a empresa?

Sim, a auditoria sempre proporciona para a empresa a possibilidade de enxergar o que pode ser melhorado e de monitorar ações corretivas e preventivas. De certo modo, faz com que a empresa saia da “zona de conforto” e permita que um olhar externo mostre oportunidades de melhoria.

15. De um modo geral, como a auditoria interna ocorre nas organizações?

A auditoria interna é conduzida por consultores (com certificação como auditores líderes), utilizando a ferramenta SOGI para a conferência das evidências de atendimento aos requisitos da norma – obrigações legais, aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos da saúde e segurança no trabalho, tratamento das não conformidades – análise documental, entrevista nos setores, entre outros.

Após a emissão do relatório e realizada uma reunião para apresentação dos resultados; as não conformidades são registradas no módulo TNC do sistema SOGI, para análise e acompanhamento.

16. Como as organizações podem se prepara para uma auditoria?

As organizações devem buscar por processos bem estruturados para manutenção do sistema de gestão e para se comunicar com os colaboradores, buscando sempre conscientizá-los e capacitá-los sobre procedimentos, instruções de trabalho e indicadores do sistema de gestão.

Dessa forma, a empresa deve realizar:

  • Mensalmente reuniões com os Representantes do Sistema de Gestão, que são colaboradores designados para representar os setores nos assuntos do SGI, com o Representante dos Colaboradores e com os membros da CIPA;
  • Mensalmente deve ser realizada a reunião geral, com a participação de todos os colaboradores que estiverem na empresa, momento para realizar o alinhamento de informações da empresa, incluindo status sobre o sistema de gestão, datas de auditorias e reciclagem sobre as normas;
  • Periodicamente, a empresa deve disponibilizar informações sobre as normas e sobre o seu sistema de gestão, através das ferramentas de comunicação: gestão à vista (TVs), e-mail, blog, site, redes sociais;
  • Periodicamente, devem ser realizados treinamentos de integração e reciclagem sobre o seu sistema de gestão (política de SGI, procedimentos e instruções de trabalho) e sobre as normas internacionais ISO14001, ISO9001, OHSAS 18001 e SA8000;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria de conformidade legal;
  • Anualmente, deve ser realizada auditoria interna;
  • Semestralmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica Setorial;
  • Anualmente, deve ser realizada Reunião de Análise Crítica.

17. As organizações devem modificar a sua rotina de trabalho por conta da auditoria?

A permanência de auditores na organização, obviamente, acaba por interferir no processo produtivo da empresa. Mas, para minimizar isso, a organização pode solicitar a agenda da auditoria e comunicar os setores com antecedência, para que se programem e se organizem, visando não impactar tanto nas rotinas.

O Mercado atual e o Futuro do seu Negócio!

 

O mercado atual gera dúvidas sobre o seu negócio? Ou sobre o seu futuro como empreendedor?

A capacidade de crescimento e de superar adversidades de uma empresa está diretamente relacionada à qualidade de sua gestão, especialmente em tempos recessivos. A Alta Direção precisa, portanto, ter o controle do “barco” e manter na equipe uma onda forte de positivismo e resiliência.

Seguindo a máxima que é “na crise que se cresce”, a principal tarefa do empreendedor é aproveitar esse momento para fazer a “lição de casa”, ou seja, manter uma gestão eficiente, que seja capaz de entender os novos movimentos e de mudar, se isso for necessário.

Um Sistema de Gestão, baseado em riscos, poderá mostrar os caminhos certos para a empresa manter tudo sob controle ou, até mesmo, para implementar mudanças, desde que seja com foco, planejamento, comunicação, avaliação dos resultados, tomadas de decisões estratégicas e melhoria contínua dos processos, produtos e serviços.

Afinal, é condição “sine qua non” para sobrevivência no mercado, seja ele recessivo, competitivo ou em expansão; que a empresa consiga avaliar continuamente o seu negócio, rever os rumos e reorganizar a sua estrutura, para que possa sempre evoluir e ser competitiva.

Então é hora de parar, refletir e retomar as rédeas de sua empresa!

Tenha foco em seu sistema de Gestão, essas 07 etapas são as mais importantes para que a sua gestão possa vislumbrar o crescimento do negócio e alcançar os objetivos propostos. 

  1. planejamento;
  2. comunicação;
  3. avaliação dos resultados;
  4. tomada de decisões estratégicas;
  5. melhoria contínua dos processos;
  6. produtos;
  7. serviços.
sistema de gestão

O mercado vislumbra por um Sistema de Gestão Integrada

Há alguns anos talvez, fosse impossível conceber a ideia de aliar a preservação do meio ambiente ao desenvolvimento econômico de um negócio. Hoje, essa não é apenas uma opção aceitável, mas, sim a mais viável e estratégica para o mercado competitivo.

Catástrofes ambientais, degradação dos recursos naturais, acidentes, passivos trabalhistas, entre outras situações adversas que geraram multas, prejuízos financeiros e quebra da imagem da organização foi um exemplo negativo para muitos, que acabou servindo de alerta para outras.

Aos poucos, percebe-se que as práticas sustentáveis vêm provocando mudanças éticas, políticas e sociais dentro das organizações. Embora ainda, temos muito o que avançar.

Outro aspecto importante está relacionado à mudança do perfil da população, isto é, com a abertura de mercados, a globalização e a revolução tecnológica, a população mudou e com ela mudou também as relações de consumo. Segundo a pesquisa CNI – IBOPE – RETRATOS DA SOCIEDADE BRASILEIRA: MEIO AMBIENTE realizada em dezembro de 2010, 80% da população brasileira tem alguma preocupação com o meio ambiente, sendo o desmatamento e o aquecimento global as questões consideradas mais importantes.

Com isso, cresceu também a preocupação com as ameaças à sobrevivência humana e a busca da melhoria da qualidade de vida. Como conseqüência, as pessoas querem cada vez mais responsabilidade, rapidez e diferenciação no atendimento aos seus anseios.

Não basta ter o melhor produto ou serviço. É preciso ter relacionamento. Garantir a preservação do meio ambiente e ser responsável pelos seus stackholders.

A forma como o seu negócio se comporta, reflete diretamente na Sociedade

A Verde Ghaia é uma Empresa de Assessoria, Consultoria, Treinamentos e
Desenvolvimento de softwares para Gestão, que atua nas áreas de Meio Ambiente, Saúde e Segurança, Responsabilidade Social, Segurança de Alimentos e Qualidade.

Há 20 anos no mercado, a Empresa se tornou referência em todo o Brasil, sendo uma das primeiras Empresas de Consultoria a conquistar a Certificação Integrada em Meio Ambiente (ISO 14001), Qualidade (ISO 9001), Saúde e Segurança (OHSAS 18001) e Responsabilidade Social (SA 8001).

A Empresa atua em todo o Brasil, América do Sul, América Central e África, além de possuir quase 2.5000 clientes, dos mais diversos segmentos, com destaque para a construção civil, metal mecânico, automotivo, sucroalcooleiro, escritórios de engenharia, instituições de ensino e hospitais.

Em seu portfólio de produtos e serviços, a Verde Ghaia se destaca pelo seu Sistema Online de Gestão Integrada – SOGI.

Essa plataforma foi criada para monitoramento legal, editado a partir das normas ABNT, ISO e BSI, oferecendo metodologias próprias para Gestão de Requisitos Legais Aplicáveis;Gerenciamento dos Aspectos e Impactos Ambientais;Perigos e Riscos da Segurança e Saúde Ocupacional; Auditoria da Conformidade Legal;Tratamento de Não Conformidades (TNC).

A Verde Ghaia possui um dos maiores Bancos de Dados de Legislação do país com mais de 110 mil Legislações e outros Requisitos Legais referentes às áreas de Meio Ambiente, Saúde, Segurança do trabalho,
Qualidade, Responsabilidade Social, Segurança de Alimentos e Mudanças Climáticas.

Com Equipe Multidisciplinar, a Verde Ghaia possui grande expertise em Consultoria para implantação de Sistema de Gestão, Processos de Certificação e (Re)certificação, Auditoria de Conformidade Legal, análise de Risco Empresarial, Controle e Gerenciamento de Não-Conformidades, Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais, Levantamento de Perigos e Riscos, dentre outros.

O crescimento contínuo da Verde Ghaia mostra que manter um sistema de gestão em dia, favorece sistematicamente o desenvolvimento de qualquer instituição. Afinal, foram três anos consecutivos que a Verde Ghaia está entre as 250 PMEs que mais crescem no país, nos quesitos gestão e faturamento, e vem recebendo inúmeros prêmios pelo seu desempenho empresarial.

É por isso que podemos afirmar que o sucesso das ações de sustentabilidade de grande parte das empresas brasileiras está diretamente ligado ao trabalho que a Verde Ghaia desenvolve para ecom o seus clientes.

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Conceitos e definições para um Sistema de Gestão eficiente!

 

De um modo simples e objetivo, para quem ainda não está familiarizado com os termos utilizados num sistema de Gestão, destacaremos a importância destes para que seja possível alcançar os resultados almejados.

Serão abordados os principais termos: Sistema de Gestão, Requisitos, Não-conformidade, Correção, Ação Corretiva, Ação Preventiva, Melhoria Contínua, Eficácia, Eficiência e Ciclo PDCA.

As organizações devem assegurar uma comunicação clara e objetiva para que os conceitos ajustados entre os colaboradores envolvidos, em um mesmo projeto, esteja menos vulnerável ao desentendimento.

Quais os objetivos do Sistema de Gestão?

Nestes objetivos podemos incluir: estrutura organizacional, as atividades de planejamento, determinação de responsabilidades, padronização de práticas e procedimentos, mapeamento dos processos e identificação dos recursos necessários para desenvolver, implementar, atingir, analisar criticamente e manter a organização em constante evolução.

Sistema de Gestão é um “Sistema que serve para estabelecer políticas e objetivos com a finalidade de se atingir os objetivos propostos”. Portanto, implantar um Sistema de Gestão na organização, significa favorecer o alcance de seus objetivos com eficácia e eficiência.

Requisitos do SG: necessidade ou expectativa

O requisito é uma “necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória.” Requisito é aquilo que temos que atender. Requisitos podem ser estatutários, legais ou contratuais. A fim de proteger os interesses dos clientes e da própria organização devemos conhecer e entender todos os requisitos inerentes.

Requisitos podem ser renegociados. Todas as cláusulas de um contrato representam requisitos e como tal devem ser atendidos por todas as partes envolvidas.

O que é uma Não-conformidade?

Não-conformidade é o “não atendimento a um requisito.” Cada requisito que deixa de ser atendido gera uma “não-conformidade”. Para toda não-conformidade identificada há que ter um requisito não atendido. Portanto, quando não houver nenhum requisito (seja estatutário, legal ou contratual), não devemos categorizar uma não-conformidade, teremos sim uma Oportunidade de Melhoria.

A pergunta é: Uma não-conformidade, é uma não-conformidade em relação a quê? Um defeito em uma peça ou um atraso no prazo contratado representa uma não-conformidade.

O que é correção de uma não-conformidade

Correção é a “ação para eliminar uma não-conformidade identificada.” Essa ação deve “transformar” a não-conformidade em conformidade, através de um reparo, retrabalho ou até transferência para uso alternativo, mas que esteja conforme para tal uso.

A correção sempre está voltada para defeito, ou seja, para a não-conformidade propriamente dita. A observação do Gráfico Causa-e-Efeito, chamado também “Espinha de Peixe” ou “Ishikawa”, nos dá uma ótima referência de onde é a atuação da Correção.

Ações remediadoras, momentâneas, temporárias, “quebra-galho” não representam Correção, pois não “elimina” a não-conformidade. Por exemplo: A simples troca de um pneu furado pelo step não é uma correção, pois o pneu continuará furado. O reparo sim, pois elimina a não-conformidade (que é o pneu furado).

Quando e como adotar uma Ação Corretiva?

A Ação Corretiva é adotada para “eliminar a causa de uma não-conformidade ou de uma situação indesejável”. Ou seja, se você atuar na CAUSA REAL, está adotando uma ação corretiva. Observe que há uma relação de “causa-e-efeito” entre ação corretiva e correção. Com a ação corretiva, evitamos a recorrência ou reduzimos a probabilidade de uma não-conformidade ocorrer novamente.

Na grande maioria das situações temos mais de uma causa real. Nesses casos, toda e qualquer ação efetivamente realizada em uma ou mais dessas causas, será considerada uma ação corretiva. Novamente a observação do Gráfico Causa-e-Efeito, nos propicia uma ótima referência de onde é a atuação da Ação Corretiva.

Como a Ação Preventiva pode ajudar?

A Ação Preventiva é aquela ação “para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável”. O foco da Ação Preventiva não é sobre uma não-conformidade existente, mas sim, quando há a possibilidade dela vir a existir.

Sempre que você eliminar, ou pelo menos minimizar a potencialidade de uma situação indesejável, ou de uma potencial não-conformidade, estará adotando uma Ação Preventiva. Realizar exames periódicos conforme cada faixa etária é uma Ação Preventiva.

Melhoria Contínua: como identificar oportunidades?

Consideramos a Melhoria Contínua como sendo uma “atividade regular para aumentar a capacidade de atender requisitos”. E isso poderá ser conseguido com o aumento da eficácia e/ou da eficiência.

O processo de estabelecer objetivos e identificar oportunidades para melhoria é um processo contínuo, através do uso das constatações e conclusões de uma auditoria, da análise de dados, das análises críticas pela direção, ou outros meios que geralmente nos conduz às ações corretivas ou às ações preventivas.

O objetivo da Melhoria Contínua é, portanto, aumentar a probabilidade de fazer crescer a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas.

Eficácia: planejamento alcançado

Eficácia é a “extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados.” Isso significa fazer exatamente o que foi planejado. Cumprir o plano.

Se o planejado tem um mínimo como referência, fazer o plano ou até mais que o plano será considerado eficácia. Somente devo considerar algo ineficiente, quando o que foi planejado não tenha sido realizado ou não se alcançou os resultados previstos.

Eficiência: resultados x recursos

Eficiência é a “relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.” Na análise de eficiência é necessário avaliar o alcance do resultado considerando os recursos aplicados.

Se você obtém o resultado previsto e “economiza” algum dos recursos disponíveis, será considerado “mais eficiente” do que aquele que também obteve o mesmo resultado mas aplicou o valor exato dos recursos disponíveis.

Então teremos várias combinações entre eficácia, eficiência, ineficácia e ineficiência. Isso dependerá do Realizado em relação ao Planejado e da aplicação dos recursos para obtenção de tal resultado.

O que é Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta que nos orienta no processo de melhoria contínua da Organização. Esse ciclo é composto por 4 etapas:

  • Planejar (P) é a 1ª etapa. Essa etapa nos auxilia na antecipação dos Imprevistos.
  • Realizar (Do, em inglês) é a 2ª etapa. É a fase onde fazemos aquilo que foi planejado.
  • Verificar (Check, em inglês) é a 3ª etapa. É a etapa para compararmos o que foi realizado com o que foi planejado.
  • Agir (A) é a 4ª etapa. Agir no sentido de melhorar. Aqui registramos tudo que poderá ser adotado a fim de aprimorar todo o ciclo, todas as etapas.

A intensidade ou detalhamento de cada etapa do ciclo deverão ser proporcionais às demais etapas. Dentro dessas 4 etapas devemos considerar um “pequeno” ciclo PDCA. Isso significa que, em cada uma delas, nós devemos planejar, realizar, verificar e melhorar a própria fase.

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