A adoção de um sistema de gestão nos moldes da ISO 9001 traz a ideia de qualidade na fabricação de um produto ou prestação de um serviço de uma organização. Mas, internamente, isso significa que a empresa tem conhecimento refinado de seus processos, orientados no sentido de seus objetivos.
Para tanto, ao determinar os processos necessários para a execução de suas atividades, um trabalho de análise se faz necessário. De tal forma que a empresa possa identificar os riscos e oportunidades que possam surgir durante a realização dos procedimentos adotados.
O que são processos
Para a fabriacação de um produto ou na prestação de um serviço, as empresas necessitam ordenar suas atividades da maneira mais eficiente. E assim, permitir e oferecer o controle e a manutenção dos recursos necessáros para produzir o resultado pretendido. Assim nascem os processos onde encontramos as diversas ativididades inter-relacionadas a serem desempenhadas pela organização.
Para melhor entender o que é um processo, imagine que você irá fazer um bolo: você tem todos os ingredientes, que são os insumos. Além dos outros ingredientes, tais como ovos, farinha de trigo, fermento, leite, etc. Na sequência você coloca em prática o que descreve a receita do bolo que traz as instruções de como fazê-lo, como por exemplo, a mistura do ovo com a farinha e o leite, utilizando uma batedeira. E o forno que deve ser pré-aquecido a determinada temperatura. E ao final, temos um delicioso bolo pronto! Que corresponde a saída.
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O “pensamento baseado em risco” sempre esteve presente na ISO 9001, e essa revisão considera o risco em toda a norma, desde o começo, tornando a ação preventiva parte do planejamento estratégico, assim como da operação e da revisão.
Como funcionam os processos dentro de uma empresa
Da mesma forma funciona um processo organizacional. Você terá a necessidade de um cliente ou o requisito do cliente assim como, os meios para sua execução. Ou seja, insumos que serão as entradas ou inputs do processo. As atividades a serem executadas envolvendo os conhecimentos, os procedimentos, as pessoas e os equipamentos que resultará na saída ou outputs do processo. Portanto, estes vão se tornando um produto ou serviço que atenda ao seu cliente.
Os processos dentro de uma organização podem ser subdivididos em gerenciais ou de gestão. Eles devem funcionar para orientação estratégica da empresa, atuando no estabelecimento de métricas, políticas e diretrizes para alcançar seus objetivos. Mas, sem contato direto com o cliente.
Lembrando que é importante realizar, sempre que possível, o mapeamento dos processos da organização!
Processos primários ou essenciais
São aqueles que representam as atividades essenciais da empresa. Podendo ser considerados os mais importantes pois, agregam valor diretamente ao cliente e permitem uma visão completa e funcional do negócio.
Processos de suporte ou apoio
Proporcionam apoio aos processos primários. De modo que este permitam assim, uma boa realização. Bem como, suportar outros processos de mesma natureza ou até mesmo processos gerenciais que são dotados de estrutura especializada e funcional. Além de também não terem contado direto com os clientes. Mas sim, agregando valor para outros processos.
Como analisar o fluxograma dos seus processos
Tanto para a criação de um fluxograma quanto para sua análise, a fim de entender melhor o processo retratado, há algumas perguntas devem ser feitas. Por exemplo:
- O que é feito?
- Para que serve esta fase?
- Por que esta fase é necessária?
- A sequência está corretamente fixada?
- Quem deve executar a fase?
Através de uma análise criteriosa é possível identificar e resolver problemas e gargalos nos processos. Apontando assim, melhorias como a atualização de formulários e documentos. E até mesmo simplificar o modo de como fluxo do próprio processo está sendo realizado. Desta forma, é possível que uma organização entenda seus processos, identifique os “gaps” e proponha melhorias necessárias.
Nesse sentido, agindo de forma proativa rumo a excelência na fabricação de seus produtos ou na prestação de serviços.
Como criar um fluxograma de processos
Uma maneira muito comum e eficiente para se entender um processo é através de um fluxograma: uma representação gráfica que utiliza de símbolos para retratar de forma descomplicada o fluxo das informações e a sequência operacional traduzindo o trabalho que é realizado.
Principais símbolos para criação de um fluxograma
Cada símbolo retratado em um fluxograma tem uma função ou um significado sendo que os principais são:
Tipos de fluxogramas
Existem diversos tipos de fluxogramas com formatos e simbologias diferentes. Mas, basicamente, são os fluxogramas verticais e horizontais os mais comuns.
Portanto, não se apegue a um fluxograma. Escolha o que mais se identifica ao seu negócio. Se precisar de apoio, conte com a Equipe Especializada da Verde Ghaia. Nós te ajudaremos a organizar seus processos e melhorá-los continuamente.
Maicon Daugiê Jacinto
Consultor Jurídico Especialista em SGI
Bacharel em Direito, Pós-Graduado em SGI
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