Ainda tem dúvidas sobre a Gestão de Auditorias? O post de hoje vai ajudá-lo a entender sobre elas e a sua importância para o Sistema de Gestão. A realização de auditorias é algo imprescindível para quem tem um sistema de gestão implantado e precisa que o mesmo seja realimentado.
O que é Gestão de Auditorias?
A ABNT NBR ISO 19011 é bem flexível quanto às diretrizes de auditoria, podendo variar de acordo com cada tipo de organização, quanto ao seu tamanho e complexidade de processos. Considerando as novas versões da ISO 9001 e ISO 14001, atualizadas no ano de 2015, e a ISO45001:2018, é importante frisar que a ISO19011 já introduz o conceito de risco para as auditorias de sistemas de gestão. De acordo com a própria norma:
“O enfoque adotado se relaciona com o risco do processo de auditoria em não atingir seus objetivos e com a possibilidade de a auditoria interferir com os processos e atividades da organização auditada. Esta Norma não fornece diretrizes específicas sobre o processo de gestão de risco da organização, mas reconhece que as organizações podem focar o esforço de auditoria em assuntos de importância para o sistema de gestão”.
A função das auditorias é checar se realmente o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.
Para realização de uma boa gestão de auditorias, é importante ressaltar que elas se dividem em três tipos. Para entender um pouco mais sobre Auditoria e seus príncipios, sugiro a leitura do texto “Auditoria: Príncipios e Classificação“.
1. Auditoria de Processo
Requer amostragem em determinado processo somente. Isto é, são auditorias focadas somente no que aquele processo faz de atividades, suas entradas e saídas.
As auditorias de processo são importantes para checar se o mesmo está alinhado com o objetivo da organização. Além de checar se seus indicadores estão alinhados com as metas e se todas as suas interfaces são seguidas.
2. Auditorias de Produto
Estas focam na produção de um produto ou serviço específico. Em outras palavras, como ele é concebido: desde a matéria prima utilizada até embalagem. Quando se fala em prestação de serviços, foca-se em uma das prestações da empresa e suas interfaces com as áreas de apoio.
3. Auditorias de sistema
Esse é o tipo mais utilizado. Esse tipo de auditoria é muito famosa por ocorrer uma vez ao ano. Seu objetivo é verificar se o sistema de gestão está de acordo com as diretrizes, pré-estipuladas pela organização.
E, principalmente, se está havendo melhoria contínua. A função destas auditorias é retroalimentar o sistema e assim, mostrar os pontos falhos a serem trabalhados,. Além disso, é possível verificar os principais gargalos, conscientização de pessoal e verificar se a organização está no caminho certo.
Procedimentos para Auditorias
Para realizar qualquer uma das auditorias é importante haver uma diretriz. As normas de gestão nos exigem um programa de auditoria.
E esta deve ser alinhado com os auditores internos pelo auditor líder e alta direção. Geralmente, há um responsável na empresa por fazer esta gestão podendo ser o responsável pelo SGI.
O programa consiste em um calendário de auditorias, ou seja, quais delas ocorrerão ao longo do ano sejam estas internas ou externas, data planejada, auditores envolvidos e tipo de auditoria.
Lembrando que este programa pode ser alterado ao longo do ano e a comunicação sobre as mesmas deve fluir para os envolvidos.
Cada empresa organiza suas auditorias de uma forma, seja pela utilização de um check list, de forma horizontal ou vertical, mas, o importante é que todo resultado de auditoria seja registrado em relatório, numa análise crítica ou até no próprio check list e contenha as conformidades, não conformidades, observações e oportunidades de melhoria.
A ISO 19011:2018 surge para tornar o processo de auditorias mais fácil, uniforme e harmonizado. Confira as principais novidades presentes na nova edição da norma:
* Adição da abordagem baseada em risco aos princípios de auditoria;
* Aumento das orientações sobre a gestão de um programa de auditoria, incluindo o risco do programa de auditoria;
* Ampliação das orientações sobre a condução de uma auditoria, especialmente a seção sobre planejamento de auditoria;
* Expansão dos requisitos de competência genérica para auditores.
Considerações Finais
As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas e preventivas ou de melhoria, se aplicável. Normalmente, tais ações são decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um cliente da auditoria informando a situação destas ações.
Convém que sejam verificados a completeza e a eficácia da ação corretiva. Esta verificação pode ser parte de uma auditoria subsequente.
O programa de auditoria pode especificar o acompanhamento por membros da equipe da auditoria, o que agrega valor por usar a experiência adquirida. Em tais casos, convém que sejam tomados cuidados para manter a independência em atividades de auditoria subsequentes.
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Paula Baptista
Consultor Externo Pleno
Engenheira Ambiental – Especialista em Gestão Estratégica da Qualidade
