Você sabe o que é compliance? Este termo está diretamente ligado à como a empresa está em conformidade com a lei e também quais são as ações preventivas e de resolução na hora de coibir uma possível transgressão ou não conformidade.
Para entender um pouco mais de como funciona este processo e as consequências das empresas que se omitirem diante das não conformidades, este guia vai ajudar com todos os detalhes necessários. Confira a seguir.
O que é compliance?
O termo compliance é uma palavra de origem Inglesa “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido. Logo, No âmbito corporativo, o compliance é formado por um conjunto de regras e normas legais que regulamentam as políticas e diretrizes internas de uma organização, bem como as ações e planos para não conformidades identificadas no negócio.
O que é conformidade?
A conformidade está intimamente ligada ao compliance, pois é o ato de combinar crenças, atitudes e comportamentos, de modo que estejam alinhados às normas e às leis estabelecidas internamente ou por terceiros. Em suma, estar em Conformidade Legal, significa atender aos requisitos legais e leis estabelecidas pelos Órgãos públicos internacionais ou nacionais. Por que preciso estar em conformidade com a lei? Estar em conformidade com a lei confere à organização diversas vantagens competitivas e estratégias, algumas delas são:
Evitar problemas com órgãos públicos
Entre as consequências, da não-conformidade, estão multas, sanções, processos e até mesmo interdições. Por isso, para evitar problemas com órgãos público é preciso estabelecer ações concretas para um compliance eficiente dentro da sua organização.
Maior qualidade dos produtos e serviços
Quando se está em conformidade com os requisitos legais e também normas internacionais, os produtos e serviços da organização atendem aos padrões internacionais de qualidade. Isso significa, aumento de confiança do consumidor, melhoria nas vendas e ainda, diminuição de perdas durante a produção, quando estas estão relacionadas ao atendimento dos padrões de qualidade, ISO 9001.
Padronização de documentos e processos
A padronização de documentos e processos, permitem que todas organização produza materiais que possam ser lidos e utilizados, sem que hajam problemas de comunicação entre as áreas, que podem resultar em retrabalho ou problemas no relacionamento com stakeholders.
Diminuição de prejuízos financeiros
Com os processos de qualidade, segurança do trabalho e os demais processos atendendo às conformidades legais, retrabalhos, indenização para clientes e multas são somente algumas situações que diminuem, consequentemente, o gasto da organização devido às não conformidades. Neste processo, as organizações devem se ater, pois, todo o ganho gera maior lucro, garantindo a organização, maior poder de crescimento em tamanho e competitividade.
Fortalecimento da imagem e reputação da empresa no mercado
Ao estar em conformidade com a lei, as organizações passam a ser vistas pelo público como transparentes, o que aumenta a reputação da empresa, ajudando na construção de imagem sólida, perante aos seus consumidores.
É importante lembrar, neste quesito, que um estudo divulgado pela Edelman Significa, em 2017, chamado de Trustbarometer, mostrou que os consumidores estão dispostos a pagar até 30% a mais por produtos de empresas que se preocupam com causas e que sejam transparentes quanto às suas atividades.
Acesso aos melhores fornecedores do mercado
Toda empresa precisa contar com fornecedores de qualidade para garantir que a produção de produtos e/ou serviços sejam feitos, visando sempre a excelência e o processo de melhoria contínua. Ao estar em conformidade com lei, é possível fazer negócio com fornecedores que também tenham tal preocupação e que possam oferecer sempre produtos e/ou serviços de qualidade e uma relação transparente com o negócio.
Como eu posso monitorar as não conformidades?
Grande parte das empresas não estão em conformidade com os requisitos legais, devido ao complexo sistema legal do país, que acarreta o não conhecimento e, consequentemente, o descumprimento de leis.
Mas então, como monitorar as não conformidades? É nesta etapa que o compliance ajuda no mapeamento de todas os aspectos legais e normativos que podem impactar o negócio, bem como na execução de planos de ação, que contribuem no monitoramento todas normas em vigor, possíveis atualizações de lei e também o surgimento de novas.
Como identificar e tratar as não conformidades do negócio?
Você sabe se a sua empresa está em conformidade? O processo de identificação é a etapa que realmente pode mudar e melhorar a resposta da organização em relação aos problemas de conformidade identificados. Para ajudar neste processo, existem ferramentas e processos que contribuem na identificação e tratamento das não conformidades da sua organização.
- Identificação da não conformidade: nesta etapa é importante olhar para todos os aspectos do negócio, bem como os seus processos, produção, relacionamento entre as áreas, gastos e todos os demais que podem ajudar na compreensão e identificação de possíveis não conformidades, bem como as suas causas.
- Tratamento das não conformidades: após a identificação, é necessário utilizar as ferramentas e processos que possam sanar as não conformidades. O passo a passo para este tratamento é configurado por:
Análise crítica da não conformidade
Nesta etapa é importante classificar o nível de gravidade da não-conformidade. Uma vez que, essa classificação dependerá deste nível de gravidade, assim como o nível de consequências que ela poderá causar.
Determinar as causas da não conformidade
Saber de onde está vindo a falha no processo é fundamental para sua correção. É nesta etapa que reside a grande dificuldade das organizações. Por isso, é necessário trabalhar com afinco no diagnóstico da causa real do problema. E não se esqueça de incluir até os menores dos problemas.
Avaliação de possíveis soluções para o negócio
Com possíveis solução para sanar a não conformidade, é necessário desenhar um plano de ação com objetivos e estratégias claras.
Implantação de uma plano de ação
Com o plano de ação em mãos, está na hora de resolver a não conformidade, bem como suas causas primárias. Através do compliance, a identificação e o tratamento correto das não conformidades, é possível saber como a empresa está e também apontar resoluções para os problemas que possam agravar e impedir o crescimento do negócio.
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