O conceito da palavra desempenho, pode ser definido como performance. É um conjunto de características de uma determinada organização, grupo de seres humanos, equipamentos, máquinas ou indivíduos.
Qual a importância do monitoramento de desempenho do SGI?
Essas características, também são chamadas de indicadores. E eles são comparados com metas, requisitos ou expectativas, previamente, definidos. Mesmo que de forma inconsciente, estamos a todo momento monitorando o desempenho de algo. Estamos sempre nos perguntando se, pessoalmente, estamos melhores do que estávamos antes. Se estamos mais satisfeitos com o profissional que somos atualmente. E para aqueles que são empresários, se o negócio está crescendo conforme as expectativas.
A análise de desempenho é algo necessário. E, quanto mais você está atento às características que precisam ser aprimoradas, mais você investirá em ações efetivas. Isto é, acções que contribuam para progressão deste indicador. Consequentemente, irá obter uma série de benefícios, seja profissional, pessoal ou organizacional.
O monitoramento de desempenho em uma organização abrange desde itens básicos como, por exemplo, o planejamento financeiro – comparar se as receitas e despesas estão dentro das metas estabelecidas. E até itens mais complexos como, por exemplo, o direcionamento estratégico da organização – que irá demandar uma série de ações. Tais como: criação de produtos inovadores, contratação de colaboradores qualificados num determinado assunto, investimento em tecnologias para otimização de processos, dentre outras.
Quando se trata de Sistema de Gestão, independente da norma a ser implantada, o monitoramento de desempenho é um dos fatores essenciais para o mesmo. Visto que, através dele que será possível identificar se a organização está cumprindo com os requisitos do Sistema de Gestão. E também, quais os benefícios obtidos pela organização. Assim como a importância do monitoramento de desempenho.
Quais são os indicadores chave do SGI?
O monitoramento de desempenho, torna-se ainda mais nítido quando nos deparamos com um desafio para a organização. E ao termos em mãos, todos os indicadores pertinentes àquele desafio, saberemos o que fazer para alcançar o objetivo. Dando passos cada vez mais seguros em direção ao crescimento da organização.
O item “9 Avaliação de desempenho” já é um assunto conhecido, quando se trata de Sistema de Gestão. O mesmo faz parte do Anexo SL – itens que se aplicam a todas as normas de Sistema de Gestão. Estando presente em normas como a ISO 9001:2015 (Sistema de Gestão da Qualidade); ISO 14001:2015 (Sistema de Gestão Ambiental); ISO 45001:2018 (Sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional).
Apesar do Anexo SL tratar de uma estruturação mínima padrão, podendo ser acrescidas subcláusulas e textos específicos de acordo com o segmento da norma, o requisito de Informação Documentada contém uma estrutura similar para as normas ISO 9001:2015, 14001:2015 e 45001:2018. De toda forma, a presença de um item específico para Avaliação de Desempenho, reforça sua importância para a manutenção do Sistema de Gestão. Considerando um SGI (ISO 9001:2015, 14001:2015 e 45001:2018), temos como assuntos principais abordados dentro do item “9 Avaliação de desempenho”: Monitoramento; Medição; Análise; Avaliação.
Esse requisito (avaliação) está presente nas três normas. E exige que a organização determine o que precisa ser monitorado para atendimento dos requisitos do Sistema de Gestão Integrado. Dessa forma, as normas ressaltam a necessidade de definição de métodos para monitoramento, medição e análise. Bem como o período em que estes devem ser realizados. E quando houverem, garantia de calibração dos equipamentos utilizados para monitoramento e medição.
Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos
Para facilitar, a organização pode criar um check list que contenha todos os indicadores que precisam ser monitorados, para o atendimento de cada requisito, junto com sua periodicidade e o responsável pelo monitoramento.
Satisfação do cliente: presente somente na ISO 9001:2015. Este requisito determina que a organização deve verificar a percepção dos clientes quanto ao atendimento de suas necessidades de expectativas. Exigindo, portanto, que a organização, elabore métodos para analisar criticamente esta decisão. Uma forma muito comum de obter essa informação é a Pesquisa de Satisfação do Cliente, que deve ser aplicada periodicamente aos clientes chave da organização.
Os resultados podem ser analisados na Análise Crítica pela Direção, que também é uma exigência que iremos comentar adiante.A exigência desta avaliação está presente nas normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. A qual consiste na verificação do cumprimento da legislação aplicável a organização. E, quando houver, de outros requisitos (tais como NBR’s, normas internas e/ou exigências de clientes).
Uma dica para atender este item é a realização da Auditoria de Conformidade Legal. Isto é, o auditor verifica o atendimento dos requisitos legais da sua organização, mostrando o que está conforme ou não conforme. Essas informações são essenciais para tomada de decisão, processo de melhoria contínua e envolvimento da equipe. E principalmente na criação e aplicação de planos de ações.
Requisitos presentes nas Normas ISO 9001, ISO 14001 e 45001
Auditoria interna
o requisito de auditoria interna está presente nas três normas. Ela tem por objetivo exigir que a organização elabore uma sistemática para avaliação periódica do atendimento de seu escopo aos requisitos das normas implantadas. A norma exige que sejam selecionados auditores imparciais e que os resultados sejam relatados à gerência pertinente. Geralmente, a auditoria interna é realizada pelo menos 45 dias antes da auditoria externa. Visto que, o relatório da mesma será solicitado pelos auditores externos, para verificar se as não conformidades identificadas foram devidamente tratadas.
Análise crítica pela direção
Este requisito também está presente nas três normas. E exige que a organização analise criticamente o Sistema de Gestão Integrado a intervalos planejados para garantir sua contínua eficiência, adequação e eficácia.
A Análise Crítica pela Direção nada mais é do que uma reunião que deverá ser realizada pelas pessoas que fazem parte da Alta Direção da organização. Tendo como objetivo, avaliar cada um dos itens. E que, segundo a norma, devem ser levados em consideração através dessa análise. Dessa maneira é possível definir ações em relação aos itens que a norma exige que sejam tomadas decisões.
Entre os itens que devem ser levados em consideração, também chamados de “entrada”, estão: extensão na qual os objetivos do SGI foram alcançados, suficiência de recursos e riscos e oportunidades. Dentre os itens que devem incluir decisões relacionadas, também chamados de “saídas”, estão: oportunidades de melhoria contínua, necessidade de mudanças – incluindo recursos e, qualquer implicação para o direcionamento estratégico da organização.
5 vantagens ao monitorar o desempenho do Sistema de Gestão Integrada
Para finalizar, sinalizamos 5 vantagens para o seu negócio que são alcançadas através do monitoramento do desempenho do SGI. Por exemplo:
1 – Conhecimento do não atendimento à uma legislação. Isto é, que pode trazer multas ou até mesmo a paralisação das atividades da organização, possibilitando que sejam priorizadas as leis que trazem o maior risco para o negócio;
2 – Redução de custos, com matéria-prima, por exemplo, através de identificação de geração alta de resíduos em um determinado processo, proporcionando que o mesmo seja reaproveitado na cadeia produtiva;
3 – Aumento de satisfação dos clientes quanto aos produtos e serviços, oportunizando que sejam potencializados os pontos fortes identificados e, consequentemente, contratação de mais serviços e/ou venda de produtos;
4 – Criação de novos produtos. Ou seja, identificados através de necessidades dos clientes e também através das pesquisas de satisfação;
5 – Alinhamento da Alta Direção quanto ao planejamento estratégico da organização, proporcionando que todos tenham a mesma visão. É importante está sempre por dentro dos requisitos da norma, pois eles são necessários para o sucesso do seu negócio.
Bianca Rubia Braz Moreira
Consultora de Sistema de Gestão Integrado
Engenheira ambiental e sanitarista, com especialização em legislação ambiental e tratamento de resíduos e efluentes
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