No âmbito dos sistemas de gestão é muito importante que as organizações identifiquem desvios e não conformidades, tomando as ações pertinentes para corrigir os problemas e evitar sua recorrência.
Para estudar o assunto tratamento de não conformidades, ações corretivas e preventivas devemos considerar também os requisitos previstos nas principais normas de gestão no que se refere a este assunto.
Para as normas NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015 um conceito importante a ser considerado é a MENTALIDADE DE RISCO, uma vez que a ideia de prevenção (ação preventiva) está nele embutida, desdobrando-se assim da análise de riscos e oportunidades, ainda na fase de planejamento do sistema de gestão, as ações preventivas.
Falaremos sobre isso, em um outro momento.
Identificação de problemas no sistema de gestão
Para tanto existem ferramentas e metodologias apropriadas e a serem utilizadas na identificação do problema, bem como, em suas reais causas, visando a melhor forma de agir, acompanhar e garantir a eficácia das ações tomadas.
Essas ferramentas têm por objetivo ajudar na identificação, monitoramento e tratamento das não conformidades, além de contribuir com ações Preventivas e corretivas, de acordo com itens normativos da NBR ISO 9001:2015, da NBR ISO 14001:2015 e ISO 45001. Outa contribuição dessas ferramentas/metodologias para a gestão, é o fornecimento de dados e informações que vão auxiliar o gestor na execução dos tipos de ações a serem tomadas dentro da organização.
A política de qualidade, faz parte desse processo de padronização e melhoria dos processos, cuja responsabilidade deste documento é o de especificar as ações de controle de qualidade de uma organização. A inexistência de uma Política da Qualidade irá gerar sérias consequências para a empresa, como a ineficiência da comunicação dos itens de qualidade para a equipe de colaboradores.
Diferença entre não Conformidades Maior e Menor
Não conformidades maiores
As não conformidades maiores são quando um requisito inteiro da norma não foi atendido. É quando o “problema” está relacionada a algo mais grave. Em geral, são erros sistêmicos no sistema de gestão de qualidade.
Na maioria dos casos, ocorre quando um requisito inteiro da norma não é cumprido. Podemos citar como exemplo, a não existência de um método de verificação, análise e registros de equipamentos de monitoramento e medição, ou se todos os equipamentos de monitoramento e medição não possuem identificação de seu estado de verificação e registros mantidos. Outro exemplo é a ausência do requisito da política de qualidade nos processos. Para ser considerada uma não conformidade maior, deve-se considerar ao menos uma destas características:
- A sua empresa não realizou a análise crítica pela administração, embora este seja um requisito da norma.
- Seu processo não esta cumprindo requisitos especificados nos procedimentos. Exemplo, em um determinado procedimento do seu Sistema de Gestão Ambiental a sua empresa declara que realiza programa de gerenciamento de resíduos sólidos, no entanto, durante a auditoria externa não é comprovado à aplicação do programa.
- Uma não conformidade menor, identificada durante uma auditoria anterior, não foi resolvida dentro do prazo – tal não conformidade menor automaticamente se torna uma maior.
- Você tem várias não conformidades menores que estão relacionadas ao mesmo processo ou ao mesmo elemento de seu sistema de gestão.
Não conformidades menores
A determinação de não conformidade menor ocorre durante as auditorias externas de certificação do sistema de gestão. A não conformidade menor é uma falha do controle de um requisito estabelecido. Ela indica o não cumprimento de um processo específico. Trata-se de falhas pontuais, ou seja, erros mais específicos.
Para exemplificar, pode-se citar, um único equipamento de monitoramento e medição que não está com a identificação, ou então, não se tem documentação sobre o estado de calibração de um equipamento, por exemplo. Ou também, pode-se citar quando registros de competência de um determinado colaborador não estão arquivados.
Ações que ajudam a evitar as não conformidades
Embora tenhamos consciência de que é impossível que em uma empresa seja ela de grande ou pequeno porte, nunca ocorram erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.
Para isso, oferecemos algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira andar alinhada na ISO 9001.
- Capacite os colaboradores: Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre a não conformidade. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de “não conformidade”, “ação corretiva”, “correção”, “ação preventiva”.
- Promova mensurações: Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos.
- Alinhe esses indicadores as metas estratégicas da organização;
- Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades.
Criando cultura preventiva
É fundamental que todos saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e correção das não conformidades. Para isso, é importante que o gestor defina ações para correção das não conformidades e que deste modo, todos estejam envolvidos e assumindo a responsabilidade de toda a organização e não apenas da área da qualidade.
Relevância do SGQ – sistema de gestão da qualidade – deve está bem enraizado na cultura Organizacional das empresas, criando a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas, principalmente àquelas voltadas à área de Compliance.
Desse modo, a organização caminha em sintonia, na qual todos se sentem responsáveis pelas suas próprias ações e assim, é possível cumprir os requisitos e padronizações da norma ISO 9001.
Quer entender mais sobre o assunto? A Consultoria Online da Verde Ghaia possui profissionais experientes no assunto e que podem auxiliar sua empresa a identificar e tratar as não conformidades em sua gestão.