Implantar sistemas de gestão seguindo as regras das normas ISO e OHSAS sem entrar em conflito com os protocolos assistenciais e requisitos da OMS existentes em hospitais
O dia a dia de um Hospital e a demanda por melhoria em Sistemas de Gestão
O cenário de hospitais públicos, em geral, segue um padrão de lidar com recursos limitados e demanda acima de sua capacidade de atendimento. É nesse contexto que uma rede de hospitais públicos se engajou na busca pela melhoria do processo de gestão e certificação em normas de sistema de gestão da qualidade, meio ambiente, saúde e segurança e energia.
Esse objetivo veio agregar, e muito, para as unidades em questão, tanto nas áreas administrativas quanto assistenciais, sendo considerado um case de sucesso da Verde Ghaia essa adequação da interpretação dos requisitos normativos a um cenário pouco relacionado às normas.
Os Requisitos Normativos e as facilidades via sistemas automatizados
O processo de certificação dos hospitais públicos iniciou-se com uma série de perguntas que iam além de como adequar o entendimento dos requisitos normativos de 4 normas de sistema de gestão a um hospital. Era preciso aplicar ferramentas mais comuns a grandes indústrias em um cenário com inúmeras variáveis e interferência de fatores humanos, o que exige extrema organização e precisão nos controles aplicados.
Era preciso aplicar ferramentas mais comuns a grandes indústrias em um cenário com inúmeras variáveis e interferência de fatores humanos, o que exige extrema organização e precisão nos controles aplicados.
A Gestão de Requisitos Legais e o Risco Legal
O primeiro ponto identificado, desde o diagnóstico, foi a quantidade de requisitos legais aplicáveis a esse ramo de atividade, que vão desde resoluções da ANVISA até Normas Regulamentadoras. Gerir esse processo exige uma equipe grande e capacitada de profissionais responsáveis pelo levantamento e atualização das legislações vigentes.
O levantamento de requisitos legais anterior, baseado em benchmarking entre os membros da empresa, foi identificado como falho, tanto em relação a atualizações quanto ao entendimento das obrigações a serem atendidas para satisfação dos requisitos em sua totalidade.
Com isso, a implantação do módulo LIRA do sistema SOGI foi o primeiro passo rumo a certificação! E nesse ponto as unidades já começaram a perceber o quanto a implantação desse monitoramento iria agregar à realidade da empresa. Foram eliminados possíveis pontos que poderiam gerar prejuízos financeiros para a empresa, além de trazer a tranquilidade para as unidades de sua conformidade com a legislação vigente.
Associado a isso, foi implantada a utilização do módulo GRC – Governança, Risco e Compliance, o qual permite uma gestão ainda mais clara das principais penalidades possíveis para uma empresa relacionadas à legislação vigente.
A gestão de Aspectos e Impactos Ambientais e Perigos e Riscos de SSO
A gestão ambiental dos hospitais era baseada na elaboração de um Plano de Gerenciamento de Resíduos de Serviço de Saúde e medições de efluentes, estando longe da gestão de aspectos e impactos ambientais conforme exigido pela ISO 14001. Com isso, a implantação do módulo GAIA trouxe uma forma visual e prática de gestão de todos os aspectos ambientais e respectivos impactos, abordando requisitos legais associados, riscos e oportunidades, perspectiva de ciclo de vida e avaliação de significância.
Situação parecida ocorria com o gerenciamento dos riscos de saúde e segurança ocupacional. Sem a implantação da respectiva norma de sistema de gestão, a gestão do SESMT era baseada na gestão dos acidentes, CIPA e inspeções de segurança, o que a tornava um perfil muito mais reativo. Com a implantação do levantamento mais detalhado dos perigos e riscos relacionados a saúde e segurança ocupacional, com as respectivas análises e controles operacionais foi possível contribuir de forma significativa para uma gestão proativa, fundamental para um Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.
O Tratamento de Não Conformidades
Pilar essencial para as Normas ISO e OHSAS e para assegurar a melhoria continua dos sistemas de gestão das empresas, o adequado tratamento de não conformidade deve ser tratado como prioridade nas empresas que buscam a excelência em seus processos. A realidade dos hospitais era ter um foco maior em problemas/não conformidades relacionadas à segurança do paciente, sendo que a implantação das novas normas trouxe a necessidade de aumentar a abrangência das não conformidades, além da melhoria da sua resolutiva.
Para garantir a melhoria continua de um sistema é fundamental forçar o sistema a seguir um passo a passo que garanta o melhor entendimento das não conformidades, fazer uma análise de causa adequada e ter planos de ação funcionais que proporcionem análises de eficácia satisfatórias. E foi nesse ponto que o módulo de Tratamento de Não Conformidades (TNC) mostrou-se essencial para o sucesso da implantação dos sistemas de gestão.
Simples de preencher e de gerenciar, esse módulo é estruturado de acordo com o passo a passo exigido pelas normas, o que tornou a sua aplicação simples e extremamente agregadora às unidades.
Planejamento Estratégico
Ainda em um raciocínio estratégico, foi implantado na gestão o Módulo GRC do Sistema SOGI. Ali, foi possível inserir os riscos e as oportunidades provenientes do negócio, do atendimento às partes interessadas, dos aspectos ambientais e dos requisitos legais aplicáveis à empresa. Assim, ganhou-se em gerenciamento dos pontos fracos e das oportunidades de melhoria da empresa e seus respectivos planos de ação, evitando falhas no gerenciamento destes que por ventura poderia se tornar problemas ou prejuízos aos Hospitais. Iniciou-se assim uma gestão voltada para Governança, Risco e Compliance.
A Visualização Corporativa
Em um pensamento corporativo, vê-se uma das vantagens do sistema SOGI. Gerenciar várias unidades é um dos grandes desafios de empresas com gestão corporativa. Ter um sistema que permita a visualização das informações estratégicas de suas unidades em um só local foi a solução para esse suporte.
A permissão no sistema dos módulos corporativos permite que os membros estratégicos da corporação acessem a qualquer momento um sistema geral de suas unidades, auxiliando na avaliação dos respectivos desempenhos e conformidade.
Fernanda Inneco – Consultora do Grupo Verde Ghaia