É muito frustrante realizar a implantação do Sistema de Gestão, e ele falhar. Investimos não apenas em recursos, como também tempo e equipes.
Selecionamos algumas falhas mais comuns, para realizar uma análise crítica das nossas ações e assim, tomar decisões mais assertivas.
Falhas durante a Implantação do Sistema de Gestão
As falhas durante a implementação do Sistema de Gestão pode estar em diversos pontos. Porém, no geral, podemos destacar os seguintes itens abaixo:
- Falha no entendimento do requisito normativo;
- Atendimento de forma superficial às exigências das normas;
- Cultura organizacional e Conscientização dos colaboradores;
- Envolvimento de terceiros;
- Tratamento de Não Conformidades;
- Deficiência no levantamento e atendimento aos requisitos legais.
Falaremos sobre cada uma delas para você mais abaixo com o intuito de levar você a analisar as falhas.
Ou então, tomar decisões para que nunca aconteça com você.
1. Falha no entendimento do Requisito Normativo
As normas ISO são genéricas. Isto é considerado um ponto positivo, pois faz com que qualquer empresa possa se certificar. Porém, pode ser um ponto falho das empresas. Em outras palavras, por estar muito nas mãos de cada organização, o entendimento dos requisitos e criar a melhor forma de se adequar para atendê-los.
A experiencia em certificações conta muito nesse momento.
2. Atendimento superficial às exigências das normas
As normas foram desenvolvidas de forma a agregar valor à forma de trabalho da organização. Sendo assim, não satisfaz para uma certificação a criação de documentos e práticas que não sejam realmente implantadas e adequadas à realidade da empresa em questão e seu escopo de cerificação.
3. Cultura organizacional e Conscientização
Assim como citado no título, um dos grandes desafios na implementação dos sistemas está na mudança dentro da cultura organizacional. Além disso, as normas são muito claras no que diz respeito à conscientização dos colaboradores quanto:
- À Política do sistema;
- Aos objetivos, metas e indicadores relacionados;
- Aos controles operacionais;
- Aos aspectos ambientais significativos;
- Aos perigos e riscos à saúde aos quais estão expostos; dentre outros itens.
Sendo assim, faz-se necessário um projeto que envolva mais do que treinamentos. Isto é, que haja preocupação com a conscientização e envolvimento de todos os cargos dentro da organização. Devendo incluir as lideranças, pois eles podem contribuir para o sucesso nas certificações.
Vale lembrar que conscientizar envolve não apenas informar. Mas, transmitir aos envolvidos o porquê de cada item repassado e que esse trabalho é relevante ao ponto de observar desde o planejamento até a estrategia da empresa.
4. Envolvimento de terceiros
Colaboradores e empresas terceiras interferem diretamente no sucesso das atividades da organização. Logo, no momento de implantação dos Sistemas de Gestão esse público não pode ser excluído, seja da exigência de documentações especificas ou na conscientização dos seus colaboradores
5. Tratamento de Não Conformidades
A busca por melhoria continua, exigida pelas normas de sistema de gestão força as organizações a realizarem uma tratativa adequada de suas não conformidades. Ao contrário do que muitos pensam, encontrar não conformidades é algo que agrega, e muito, ao sistema de gestão. Uma vez que mostra a maturidade da empresa em conseguir evidenciar as falhas internas.
O ponto essencial nesse momento é que as tratativas dessas quebras de requisitos devem ser adequadas ao problema evidenciado. Desse modo, portanto, busca-se evitar a sua recorrência. Isso significa que não conformidades devem ser estudadas, por grupos de mais de uma área, na maioria das vezes, de forma a identificar as reais causas de sua ocorrência. E logo em seguida, criar planos de ação adequados a cada situação.
A análise de eficácia das ações em cima de não conformidades irá refletir diretamente a qualidade dessas analises.
6. Deficiência no levantamento e atendimento a requisitos legais
A falta de um suporte jurídico adequado faz com que muitas vezes as empresas pequem na identificação, no diagnóstico, no monitoramento e no atendimento a legislações por falta de conhecimento ou acompanhamento de atualizações. Com isso, percebe-se que as normas exigem a real dedicação dos colaboradores nos diversos níveis hierárquicos que representam, incluindo os trabalhadores de empresas terceiras em muitos casos.
Aliar-se a uma empresa de consultoria que seja responsável, comprometida, com equipe capacitada e conhecimento técnico amplo, auxilia na prevenção dessas falhas . E se, caso ocorram, existe uma detecção e eliminação de forma ágil, contribuindo para o sucesso da implementação.
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Fernanda Innecco
Consultora Externa
Engenheira Química Especialista em Segurança do Trabalho