Saber o que fazer depois de implementar um sistema de gestão pode ser um desafio ainda maior que iniciar esse processo. A manutenção e a contínua de melhorias dos diversos aspectos de um empreendimento após a implementação de um sistema de gestão é essencial.
Ao implementar um sistema de gestão, toda a energia e dedicação de todos da empresa estão direcionadas em fazer dar certo todo o processo. Há uma motivação contagiante, e determinação a bater as metas. E quando isso acontece, ocorre aquele momento de relaxamento: primeiro passo alcançado!
E é nesse descanso momentâneo que pode estar o início da dificuldade de manter a manutenção do processo. O que acontece é que ao sentir que uma tarefa ou meta foi cumprida, saímos do estado de êxtase, e entramos no modo estável. Mas o que fazer para evitar esse esfriamento da motivação?
Implementar um sistema de gestão e fazer a manutenção
É natural que aconteça uma queda no rendimento depois de implementar um sistema de gestão. Entretanto, cabe ao gestor do sistema se manter centrado no que deve ou não ser feito. E procurar maneirar de conservar um controle de qualidade, aplicando ações preventivas e corretivas.
Após esta implantação,é importante manter o mesmo como algo que faz parte de maneira definitiva da empresa, passando aos colaboradores uma sensação de que é algo solido e que deve ser seguido, sempre.
É importante que a manutenção seja colocada como prioridade. Dessa forma será possível conseguir a implementação do sistema de gestão de forma efetiva. Pode ser trabalhoso no início, e até mesmo estressante, mas, pense nisso como um investimento a longo prazo para a sua empresa.
Dicas para implementação e manutenção
O sucesso do sistema de gestão depende de diversos fatores, é preciso que esse processo seja feito da maneira certa, e de forma gradativa. Separamos algumas dicas que podem te auxiliar a não errar na hora de pôr a prova seu sistema de gestão, são elas:
* Envolva seus funcionários: as pessoas que compõem a sua empresa são essências para o sucesso do sistema de gestão. É importante que todos estejam envolvidos e motivados a trabalhar para o melhoramento da empresa.
O colaborador precisa entender a importância do sistema para a empresa e para ele também. Sabendo o porquê e para que aquele sistema serve.
- Promova treinamentos: é essencial que todos os funcionários da sua empresa passe por um treinamento adequado. Desta forma, será possível mostrar aos colaboradores o que irá mudar e como deverão reagir às mudanças. Escolha as pessoas certas que iram promover esse treinamento, passe as orientações de forma clara e precisa.
- Divida setores: é muito comum encontrarmos resistências as mudanças, sejam elas quais forem. Caso encontre muita resistência durante o processo de implementação do sistema, procure começar esse programa de melhorias por setores que estejam receptivos a essas mudanças. Depois você poderá usar esse setor como exemplo, e mostrar como as mudanças deram certo.
- Controle de qualidade: não perca o foco, as pessoas tendem a desanimar ou a voltarem a hábitos antigos mesmo sem perceber. Pra ter esse controle, você pode fazer uma rotina de acompanhamento. Não precisa ser um fiscal severo, isso não ajudará muito. Aproveite esse momento para entender a dificuldade das pessoas com as mudanças, e procurar soluções para que esses problemas sejam resolvidos.
- Observe o andamento do processo: após um certo período de implementação do sistema de gestão, observe como os processos estão acontecendo, e como a novidade tem sido recebida. Caso seja necessário reestruture seu processo. Procure entender se as melhorias, nos diversos setores foram realmente incorporadas a rotina da empresa.
É importante entender que cada detalhe conta para que a implementação do sistema de gestão seja bem sucedida. O início pode demorar um pouco para que tudo corra como o esperado, mas depois dessa parte de adaptação, sua empresa terá o suporte que ela precisa para expandir.
Promova auditorias internas para controle
A auditoria interna irá servir para que você possa ter um melhor controle de qualidade dos processos que estão sendo realizados na sua empresa. Através dela, é possível identificar falhas, indicando onde é preciso melhorar e o que está dando certo no seu novo sistema de gestão.
Através de acompanhamento mais próximo da rotina da sua empresa, é possível trazer soluções de melhorias, além de deixar mais claro para o gestor quais são as decisões a serem tomadas para que os processos se tornem mais eficientes e qualificados.
Essas auditorias internas e externas podem ser realizadas periodicamente, a cada seis meses no início da implementação. É uma maneira mais clara e direta de avaliar o andamento do novo sistema de gestão, e manter uma manutenção mais rígida, para que erros sejam corrigidos logo no início.
Utilize de ferramentas de controle de qualidade
Após a realização de auditorias e levantamento de dados com informações gerais do andamento da empresa, será necessário a realização de ações corretivas e preventivas. Uma das formas de fazer isso é utilizando de ferramentas de manutenção do sistema de gestão.
Através dessas fermentas, será possível obter um melhor controle dos processos e aplicar melhorias onde for necessário. Algumas das fermentas que poderão ser utilizadas, são:
- PDCA: essa ferramenta é voltada para um processo de melhoria contínua, são quatro etapas que serão aplicadas a seus processos, que são; planejamento, execução, verificação, ação.
- Análise de SWOT: a análise de SWOT é direcionada para explorar e definir aspectos da empresa ou projetos. Neste processo são identificados os seguintes pontos; forças, fraquezas, oportunidades, ameaças.
- Diagrama de Ishikawa: essa é uma ferramenta extremamente eficiente para controle de gestão, de forma clara e simples será possível identificar o problema e todas as suas ramificações, de forma que seja muito mais simples propor uma solução.
- Folha de verificação: é uma maneira bem simples de verificar o andamento de determinado processo, através das informações coletadas é possível ter uma visão mais ampla da rotina de sua empresa.
Implementar um sistema de gestão não é um processo fácil e rápido, é preciso ter paciência e não perder o foco das metas e objetivos. Apesar de ser uma tarefa árdua, os benefícios que sua empresa terá com o sucesso desse sistema de gestão valera todo esse trabalho.