Implantar Sistema de Gestão e mante-lo, envolve desafios diários!
Entenda mais sobre como se planejar na hora de iniciar esse processo e atingir o objetivo da sua empresa!
Implementando um Sistema de Gestão: Planejamento
Em alta no mercado, a implementação de Sistemas de Gestão visando certificações internacionais tem se tornado o foco de muitas empresas. Sejam de pequeno, médio ou grande porte, a ponto de já apresentarem esse objetivo em seus planejamentos estratégicos.
Extrapolando uma comum visão inicial, de que a obtenção dessas certificações irá possibilitar a qualificação como fornecedor. Mesmo que seja em algum mercado específico, as organizações estão percebendo que essa busca traz benefícios diversos. Por exemplo:
- Melhoria de seus processos internos;
- Redução de impactos ambientais;
- Redução de acidentes e doenças ocupacionais;
- Melhoria na relação com órgãos fiscalizadores;
- Redução de custos para o negócio.
É preciso, porém, compreender que esse processo deve ser muito bem planejado, desenvolvido e acompanhado. Para assim, garantir o sucesso em relação aos objetivos e metas internas, clientes e demais partes interessadas, além dos órgãos certificadores.
Para qualquer que seja a norma escolhida para atendimento aos requisitos do Sistema de Gestão, o sucesso dessa empreitada irá depender diretamente de uma adequada organização e de cada passo da implementação. E que deve se iniciar com um bom planejamento.
Esse planejamento deve envolver toda a alta direção e lideranças da empresa. Estando estas aliadas à uma equipe multidisciplinar. De forma a entender claramente qual a realidade da organização e quais objetivos e prazos envolvidos nessa implementação. Saber o cenário atual da empresa ajudará a entender onde serão necessários mais esforços e tempo desprendidos nas etapas de implementação do Sistema.
Entendendo o cenário atual da organização
Um bom planejamento para implementação de um Sistema de Gestão, inicia-se com um bom diagnóstico da situação atual.
Confrontando as exigências dos requisitos normativos e a realidade atual da empresa, analisa-se nessa etapa o grau de atendimento a cada item das normas. Abrangendo desde a presença da consultoria, de uma empresa especializada em sistemas de gestão. E desde essa etapa auxilia-se, e muito, no sucesso e economia de tempo nas etapas que estão por vir.
Na análise do cenário atual da organização, livre-se de pré-conceitos e pensamentos comuns. Como, por exemplo, o de que “as coisas sempre foram feitas de tal forma. Portanto, está satisfatório”. Um dos grandes ganhos que as normas trazem para as empresas é forçar que todos pensem “fora da caixa”. E assim, visualizem constantemente formas de melhorar a forma de trabalhar. Consequentemente, há aumento da produtividade, satisfação dos clientes e até mesmo melhorias no clima interno da organização.
Pontos chaves durante a implementação
Em geral, os requisitos normativos exigem um bom planejamento estratégico da empresa, O qual desdobra-se em objetivos, metas e planos de ação que darão o norte para atingir os resultados esperados. Além disso, há diversas obrigações relacionadas. Inclusive, aos requisitos legais que precisam ser atendidos e monitorados, ativamente.
Outro ponto forte na implementação de um Sistema de Gestão está nos controles aplicados a cada etapa de processos. Bem como, na tratativa de não conformidades. Nessa etapa, em conjunto com as análises dos resultados atingidos, é possível verificar a maturidade do Sistema implementado e o grau em que é atendido.
Além disso, cada norma a ser implantada traz uma série de documentações específicas. Dentre elas é possível citar, por exemplo:
1. Os levantamentos de riscos e oportunidades presentes nas normas mais atualizadas;
2. O mapeamento de processos e macrofluxos que demonstrem suas interações, fundamentais na ISO 9001;
3. O levantamento de aspectos e respectivos impactos ambientais, envolvendo a perspectiva de ciclo de vida para a ISO 14001;
4. O criterioso levantamento de perigos e riscos associados aos colaboradores nos locais de trabalho. Assim como, os respectivos controles operacionais, exigidos pela recém emitida ISO 45001;
5. A avaliação de usos significativos de energia. Seus respectivos indicadores e programas para melhoria na eficiência energética exigidos pela ISO 50001. Dentre outros pontos.
Por que a implementação pode fracassar?
Outro ponto chave na implementação e motivo de fracasso, em muitos casos, está a cultura da empresa. Isto pois, a empresa deverá passar por mudanças que irão impactar significativamente no sucesso da organização. Está cada vez mais claro, que a criação de toda parte documental da empresa, se não aliada a mudanças comportamentais dos colaboradores, não consegue sustentar uma certificação. São trabalhos diários e intensos de conscientização e envolvimento de todos da organização.
Assim, é possível garantir uma adequada retroalimentação das informações, o levantamento de oportunidades de melhoria, a redução de riscos. Bem como, a solução de possíveis não conformidades encontradas no dia a dia.
Portanto, mais do que conseguir uma certificação, é necessário ter claro que um Sistema de Gestão. Este precisa estar vivo e funcionando diariamente e, o qual depende diretamente da alta direção, lideranças e demais colaboradores envolvidos.
Deste modo, os requisitos das normas de sistema de gestão apresentam diversas formas de avaliação de atendimento às suas exigências. Podendo citar, por exemplo:
- Monitoramento de indicadores;
- Resultados planejados;
- Avaliação de eficácia;
- Auditoria interna;
- Análise crítica;
Portanto, todas as etapas são fundamentais quando se visa uma certificação. No caso das auditorias, vale ressaltar que elas devem ser realizadas por auditores capacitados e experientes que consigam testar o sistema de gestão de forma crítica, criteriosa e imparcial.
Reportando-se à alta direção e às lideranças da organização sobre a situação real em que a empresa se encontra. Bem como, em relação ao atendimento aos requisitos normativos e aos pontos em que serão necessários mais auxílio, para melhoria do sistema.
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Fernanda Innecco
Consultora Externa
Engenheira Química Especialista em Segurança do Trabalho