Implementar procedimentos de Auditoria Interna é muito mais simples do que parece. A auditoria interna – também chamada auditoria de primeira parte – é o ato de verificar todos os procedimentos de uma organização a fim de localizar (e consequentemente corrigir) não conformidades.
Esse tipo de inspeção pode servir para um pouco de tudo: desde a contagem dos itens físicos de uma empresa ao exame de registros auxiliares e fiscais, sempre buscando obter informações fidedignas de várias fontes e cruzando todas as informações a fim de comprovar sua veracidade.
A auditoria interna tem como objetivo avaliar o desempenho do sistema de gestão implementado pela organização, considerando as obrigações normativas que devem ser atendidas e que podem ser de avaliação da Conformidade (in loco) ou de Adequação (à distância).
Os benefícios de uma auditoria interna
É inegável que uma auditoria bem feita traz incontáveis benefícios:
- Controles operacionais ativos e eficazes: a auditoria interna verifica todos os instrumentos que uma organização utiliza para controlar seus processos, bem como constata a eficácia de cada um deles. Uma empresa auditada pontualmente garante o funcionamento de todos os seus setores e se mantém dentro da lei.
- Aplicação das políticas internas: a auditoria interna também confere se as políticas internas da organização estão sendo devidamente respeitadas e funcionando corretamente.
- Efetividade das normas: a auditoria verifica diretamente se a organização está atendendo a todas as normas existentes em seu ramo, e consequentemente se estão em conformidade. É uma garantia de que a organização está dentro da lei e também assegurando a segurança e saúde de seus colaboradores. A auditoria interna é imprescindível caso haja o desejo de conquistar um selo ISO, pois verifica todos os procedimentos antes de uma auditoria externa.
- Previsão de possíveis problemas: toda auditoria auxilia na detecção de problemas numa organização, tanto os problemas reais quanto os problemas potenciais. A partir daí é possível elaborar estratégias e planos de ação para evitar que tais problemas se instalem e também para minimizar os efeitos daqueles que já se instalaram.
- Identificação de possibilidades de melhoria nos processos: uma auditoria interna não identifica apenas problemas, mas também detecta pontos de melhorias, aumentando assim o desempenho de cada departamento e os rendimentos da empresa. Por este motivo, muitas vezes as auditorias internas são realizadas antes de grandes mudanças na organização.
- Ampliação da confiabilidade da empresa: uma empresa frequentemente auditada mostra que se preocupa com a qualidade e transparência de seus processos, por isso sempre se mostra mais confiável diante de clientes, colaboradores e fornecedores.
- Contribuição para a tomada de decisões: uma auditoria proporciona uma visão externa do negócio, ampliando os olhares para diferentes cenários e possibilidades que ainda não foram vislumbrados.
Passo a passo para implementar procedimentos de auditoria interna
Não importa se será realizada por uma equipe interna ou por terceiros; comandar uma auditoria não é um processo simples, mas com organização e planejamento, é possível ter sucesso.
- Defina os objetivos. Qual é o objetivo de sua empresa ao final da auditoria? Encontrar não conformidades? Melhorar processos? Detectar corrupção? Organizar o sistema financeiro? Todas as opções anteriores? Se o objetivo não for bem definido, a equipe estará fadada a trabalhar num círculo inútil.
- Tenha um cronograma em mãos. Uma auditoria não pude durar para sempre. Defina o cronograma para início, meio e fim da auditoria, determinando marcos para cada etapa.
- Distribua tarefas. Deixe todos a par de tudo, tanto auditores quanto auditados. Defina quem fará o quê, desde a organização de documentos, passando pela montagem do cronograma e até a elaboração dos relatórios com resultados do trabalho. Quanto mais as pessoas participarem do processo, mais tranquilo será. Lembrando que auditorias comumente são vistas como assustadoras; desmitifique isso permitindo que todos se envolvam e conheçam os passos do processo.
- Não siga um checklist genérico. Cada empresa tem suas particularidades, portanto não pense que um checklist de um processo anterior ou copiado da internet vai ser útil para sua empresa como foi para outras. Quando definir os objetivos da sua auditoria, defina também o que é importante ser analisado ao longo do processo.
- Elabore bons relatórios. Por fim, ao término de tudo, elabore relatórios objetivos, diretos, com soluções para as não conformidades e com abordagem das oportunidades. E determine prazos para colocar tudo em prática. Nenhuma auditoria é útil se as ideias permanecerem no papel.
Quem pode realizar a auditoria interna?
É obrigatório contratar um auditor para realizar uma auditoria interna? Não necessariamente. A própria organização pode realizar uma auditoria, escalando seus próprios colaboradores, desde que estes estejam devidamente treinados para fazê-la, já que uma auditoria praticada de maneira inadequada não atinge seus objetivos.
Muitas vezes, em pequenas empresas, o auditor demonstra sua independência declarando sua isenção de responsabilidade sobre a atividade auditada, ou comprova que não há conflitos de interesse de sua parte. O ideal é que um auditor nunca audite o próprio setor.
Para evitar qualquer problema de conflito de interesses, existe a opção de contratar uma empresa terceirizada, que certamente também será mais crítica em sua análise, já que estará enxergando os procedimentos de maneira isenta, com o distanciamento que tal tarefa exige.
A Verde Ghaia possui um serviço de Auditoria Interna Integrada que visa auditar o desempenho de sua organização no que diz respeito ao atendimento de todos os requisitos das normas monitoradas, tudo sob uma perspectiva imparcial, avaliando a performance do Sistema de Gestão, o atendimento aos requisitos das normas, os pontos fortes da empresa e todas as possibilidades de melhoria.
Quer saber mais sobre como sua organização pode implementar procedimentos de Auditoria Interna? Fale conosco!
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