Saiba como medir o tratamento de não conformidades da sua gestão. Contudo, é importante que antes de vislumbrar esse universo que permeia o Tratamento de Não Conformidade , você possa compreender esse procedimento como um processo composto de etapas distintas a serem seguidas. Deve-se considerar, portanto, que cada uma tem propósito específico e são muito importantes para garantir o objetivo que é evitar que o problema/desvio se apresente novamente.
Como detectar e descrever não conformidades
Detectar e descrever não conformidades, incidentes e acidentes. A adequada identificação e descrição do problema é primordial para que as ações sejam conduzidas com o foco adequado.
Muitas organizações ao identificar de forma equivocada uma não conformidade, acabam por conduzir ações que se resultam ineficazes e o problema volta a ocorrer. Adequado conhecimento e experiência são fatores importantes para que se identifiquem os problemas reais relacionados a determinado processo/atividade.
Análise crítica: você sabe medir o tratamento de não conformidades
Uma análise crítica compreende a visualização sistêmica da não conformidade que se apresenta, seus impactos reais e potenciais no processo onde ocorre, na organização e também fora dela.
Impactos no atendimento de requisitos de clientes, regulamentos legais, perdas financeiras, ou outros fatores de interesses advindos de uma não conformidade devem ser considerados na referida análise de forma que se possa, inclusive, agravar sua criticidade, se for o caso.
Como medir o tratamento de não conformidades
Definir ações de bloqueio ou contenção e medidas para correção. O processo deve ser iniciado com o bloqueio/contenção dos efeitos da não conformidade, como forma de evitar que a mesma se propague pelo processo e atinja de forma ainda mais severa outros processos subsequentes, o meio ambiente, afetem a segurança dos trabalhadores, impactem em partes interessadas, clientes, etc.
Determinação das causas de não conformidades
Um adequado estudo de causas deve permitir que a organização defina e implante as ações necessárias para atuar e solucionar a não conformidade de forma eficaz. Existem inúmeras ferramentas de investigação de causas e a organização deve identificar qual melhor se adapta à sua cultura e ao caso em estudo.
A identificação da causa raiz de uma não conformidade é talvez o fator mais importante para a definição das ações em busca da sua eliminação. Quando uma organização define de forma equivocada as causas de uma não conformidade, pode empregar esforços e recursos em ações que geralmente não estão relacionadas com o problema em si, mas sim a eventos secundários que contribuem para o mesmo, mas não são a chave para sua resolução.
Definir e implantar ações corretivas e preventivas
A organização deve executar ações para eliminar as causas de não conformidades, de forma a evitar sua ocorrência ou repetição. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades detectadas, para tanto a organização deve avaliar de forma abrangente a necessidade e definir ações coerentes para assegurar que não conformidades não ocorram novamente.
As ações preventivas devem ser tomadas obviamente para evitar que um problema venha a ocorrer. Tanto preventiva como corretivamente, não basta somente determinar a implementação das ações necessárias, é preciso realizar o devido acompanhamento e realizar os ajustes necessários para garantir o bom andamento do processo, a disponibilidade de recursos, cumprimento de prazos, etc.
Avaliar o tratamento de não conformidades
Após a conclusão das ações é primordial que se verifique a sua real implementação, bem como a eficácia na resolução do problema e causa raiz anteriormente identificada. Sendo assim, é recomendado que o pessoal que realizou a identificação e descrição da não conformidade, seja envolvido na avaliação da eficácia das ações propostas.
Ações ineficazes não serão capazes de evitar a ocorrência (preventiva) ou recorrência (corretiva) de desvios e não conformidades. Por este motivo, caso se observe que as ações propostas não foram adequadamente implementadas ou não foram eficazes, deve-se repetir o ciclo proposto para identificação de causas a fim de reanalisar o cenário e identificar falhas em alguma fase do processo de tratamento da não conformidade.
Vale ressaltar que os registros dos resultados de ações executadas e da análise crítica da eficácia das ações corretivas ou preventivas executadas devem mantidos.