Mensurar riscos e oportunidades ajuda na prevenção de crises e problemas, seja com o consumidor final ou outros públicos de interesse da organização. Mas como mensurar forças e fraquezas?
Para auxiliar no processo de mensuração, a International Standardization Organization – ISO criou uma série de requisitos para a padronização do sistema de gestão da qualidade, baseando-se na identificação de riscos e oportunidades.
O que é a ISO 9001:2015?
A ISO 9001:2015 é uma das normas presente no Sistema de Gestão da Qualidade – SQG.
A norma é reconhecida internacionalmente. E muito utilizada por empresas que desejam comprovar e certificar a capacidade de oferecer produtos ou serviços que estejam alinhados às necessidades dos consumidores. Além disso, essas empresas cumprem todos os seus requisitos regulatórios necessários.
Destaca-se que as normas ISO são aplicáveis às organizações de qualquer setor, porte, público-alvo ou fornecedora de produtos ou serviços.
Por que implementar a ISO 9001:2015?
Planejar sem considerar possíveis riscos e oportunidades não pode ser considerado um planejamento. Uma empresa deve mapear quais são as suas oportunidades, propósitos e os fatores internos e externos que podem impactar o desenvolvimento do negócio como um todo. Neste contexto, a ISO 9001:2015 ajuda as organizações a mensurarem seus riscos e oportunidades de maneira sistêmica. Isto é, as organizações consideram todos aspectos do seu negócio.
Além disso, a certificação ISO 9001:2015 melhora o relacionamento das organizações com os clientes, uma vez que oferecem melhorias concretas no processo de avaliação e conformidade da produção.
A mentalidade de risco
Este é um dos pré-requisitos previstos pela ISO 9001. Ele aborda um conceito que deve estar presente e incorporado em todos os departamentos da organização: a mentalidade de risco. Portanto, utilizar esta norma é um dos meios mais eficientes para abordar a mentalidade de risco. Visto que seu olhar sistêmico permite que nenhum item seja abordado de maneira isolada. Mas sim, focada em uma gestão empresarial, de maneira holística – o que facilita a identificação de riscos e oportunidades.
O gerenciamento de riscos e de oportunidades, presente na ISO 9001:2015, é uma maneira de antever e administrar os efeitos desejáveis, ou não, que podem afligir uma empresa. Afinal, todo deve ser feito com base nos resultados esperados e também nos possíveis riscos do processo, para que não haja surpresas ou que os resultados fiquem abaixo do esperado. De acordo com a norma, riscos são classificados como efeitos da incerteza e podem ser considerados positivos ou não.
Sendo assim, o risco se traduz na forma como a organização lida com os efeitos que podem ser oriundos de situações fora do padrão determinado ou resultados de um processo.
Os Riscos podem ser evitados
Entre os diversos tipos de riscos existentes em uma organização, alguns exemplos são:
- Produtos com defeitos entre ao consumidor final;
- Produtos fora do prazo de validade entregues ao consumidor final;
- Insatisfação do consumidor em relação a prestação de serviço da empresa;
- Não cumprimento de padrões e requisitos exigidos por órgãos de fiscalização;
- Parada forçada de produção por falhas em sistemas, falta de manutenção, queda de energia ou problemas sindicais.
Considerando as Oportunidades para o seu negócio
No entanto, não devemos desconsiderar também as oportunidades. Afinal, quando bem aproveitadas pela organização podem trazer ganhos substanciais. Alguns exemplos de oportunidades que podem ser bem aproveitadas. Por exemplo:
- Aumento na satisfação do consumidor;
- Melhorias em produtos ou serviços;
- Melhorias nas embalagens e apresentações do produto;
- Aumento de portfólio;
- Entrada em novos mercados;
- Melhoria de preços;
- Melhoria nos prazos de entrega de fornecedores considerados essenciais;
- Incorporação de novas tecnologias que aceleram e otimizam o processo de produção.
O risco versus a não conformidade
É bem comum que exista alguns desencontros ao mensurar riscos e oportunidades. E um deles, é a confusão de conceitos entre risco e não conformidades. O risco se refere ao levantamento de possíveis situações que possam ocorrer e afetar a organização. O mesmo não pode ser dito sobre a não conformidade que neste caso, a situação já aconteceu. Para exemplificar esta situação, vamos imaginar que a organização identificou o risco de um produto, que apresenta efeitos, devido a problemas na etapa da produção; tal ação pode vir a ocorrer. No caso da não conformidade, o produto já apresentou defeito na etapa de produção.
Riscos e oportunidades: quais são os requisitos?
A ISO 9001:2015 determina que ao mapear os riscos e as oportunidades, todos os questionamentos referentes ao contexto de negócio da organização, seus públicos de interesse e setor de atuação, devem ser considerados. Em suma, isto significa que o planejamento estratégico deve ser feito sob uma visão macro, ou seja, sobre todos os pontos que podem afetar os objetivos da organização.
Mapeamento dos Riscos e Oportunidades
Ainda de acordo com a ISO 9001:2015, a missão de mapear riscos e oportunidades é importante para:
- Assegurar os objetivos traçados
Traçar objetivos ambiciosos sem antes se programar e identificar riscos e oportunidade. É um tipo de erro que não deve ser cometido. Toda incerteza deve ser identificada e mapeada o mais cedo possível. Existem ferramentas que auxiliam no mapeamento e mensuração de riscos e oportunidades. Essa pode ser uma solução prática para identificar problemas que ainda não foram considerados relevantes ao longo do planejamento estratégico.
- Identificar e empoderar os efeitos positivos
Na mensuração de riscos e oportunidades não devemos esperar somente resultados negativos. Existem muitos retornos positivos. Estes podem auxiliar a organização a atingir ou superar os objetivos estabelecidos. Um bom efeito positivo é a identificação de novas fontes de receita. Seja por meio de uma economia feita em uma das etapas de produção ou seja pelo desenvolvimento de um novo produto, por exemplo.
- Coibir, reduzir e prevenir efeitos negativos
Os efeitos negativos também podem ocorrer, porém, como a melhor maneira de preparar e garantir a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade – SQG. Isso significa trabalhar na identificação e coibir os seus efeitos. É importante ter em mente que não é possível eliminar todos os riscos. Mas, é possível monitorar, no entanto, uma vez que o monitoramente auxilia no processo de contingência, previsto no planejamento estratégico.
Todos os efeitos negativos devem ser analisados de maneira crítica. Somente assim, é viável estabelecer meios para não haver efeitos abaixo do esperado.
Alcançar o processo de melhoria contínua
Não é possível obter o processo de melhoria contínua e um bom Sistema de Gestão da Qualidade – SQG, sem que os riscos e oportunidades que impactam a organização sejam identificados. Ao minimizar os riscos e maximizar as oportunidades, uma organização consegue atingir o processo de melhoria contínua. Prém, a manutenção desse elemento só é possível com o monitoramento das ações já identificadas. Assim, é possível controlar os efeitos negativos e positivos. Uma maneira eficiente para o processo de melhoria, é a execução de tarefas por meio da criação de indicadores.
Ações para apontamento de riscos e oportunidades
O segundo passo, após a identificação dos riscos e oportunidades, bem como os efeitos que eles podem causar, é trabalhar na elaboração de ações. São essas ações, as responsáveis por ajudar no processo de mensuração. A mentalidade de risco exige um processo de reconhecimento, monitoramento e ações, mediante aos riscos levantados. Destaca-se que há ferramentas capazes de ajudar neste processo. Contudo, isso não é algo exigido pela norma.
Após a implementação dos requisitos é fundamental que sejam implementadas ações para abordar e administrar os riscos e oportunidades dos processos da organização. É neste momento que uma boa gestão da qualidade pode ajudar nas ações, cumprindo o objetivo proposto. A ISO 9001:2015 também possui objetivos e normatizações para o sistema de gestão da qualidade. Essa pode ser uma boa opção.
Com as ações elaboradas e implementadas, está na hora de avaliar a real eficácia dessas ações. É preciso entender que este processo está sempre em mudanças, de modo a garantir seu aprimoramento.
Garanta os resultados almejados no planejamento
Ao chegar nesta etapa, significa que todas as outras se demonstraram eficientes e apresentaram os resultados esperados. Entre a elaboração do planejamento, identificação de riscos e oportunidades, elaboração de ações que ajudem no propósito e a mensuração de todo este processo, existe um longo caminho a percorrer. Porém, uma vez com o processo encaminhado, a melhoria contínua se torna muito mais simples.
Mensuração de riscos e oportunidades: uma vantagem estratégica
Não existe somente um método para a mensuração dos riscos e oportunidades de uma organização. É importante entender que a garantia de um bom levantamento de riscos e oportunidades funciona como uma vantagem estratégica para as organizações.
A ISO 9001:2015 não exige informações documentadas para todo o processo de mensuração de riscos e oportunidades. Salienta-se porém, que ao deixar evidente como a organização monitora e age diante dos riscos e oportunidades, este sirva como um ponto positivo no processo de auditoria. Além de garantir que o processo de melhoria contínua ofereça os resultados esperados no curto, médio e longo prazo.
Mesmo que o planejamento estratégico da organização sofra alterações, não será necessário começar tudo do zero.
Portanto, chegou a hora de aplicar o seu conhecimento.
Faça as mensurações dos riscos e oportunidades da sua organização por meio da ISO 9001:2015. E a partir desses dados, avalie todo o seu processo, visando vantagens competitivas para o negócio.
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