Metodologia SMART: o trabalho em equipe já tem um quê de ser naturalmente complicado. Afinal, nem sempre é fácil alinhar tantos raciocínios, hábitos e estilos de trabalhar de cada integrante da equipe. Principalmente nesse período de isolamento social.
É extamente sobre isso, que queremos apresentar nesse artigo: estratégias com base em metodologias que podem ajudar a sua equipe a trabalharem home office sem perder o foco na estratégia principal.
Preparamos algumas dicas para sua Equipe não se perder na hora de gerenciarem suas tarefas para que possam manter os processos ‘caminhando’ adequadamente.
O que é a Metodologia SMART?
Você já ouviu falar da metodologia SMART? Embora tenha sido criada por um administrador, seu foco está nas pessoas e não nas organizações.
Ela foi criada por Peter Drucker (1909-2005), um professor e administrador austríaco considerado o pai da administração moderna. Ele foi um dos pensadores mais reconhecidos do século XX. Era conhecido pelas suas primorosas análises sobre os efeitos da globalização na economia e nas organizações. Drucker dizia que “a administração moderna é a ciência que aborda as pessoas nas organizações”. Mais do que administrar, ele sempre se preocupou com pessoas.
A metodologia SMART é um acrônimo com a palavra inglesa “smart”, que em português significa esperto, inteligente. É uma ferramenta muito útil para as equipes se manterem alinhadas, mesmo à distância. Isso porque, é uma ferramenta ideal para detalhar melhor as tarefas essenciais que deverão ser realizadas para se conquistar uma meta ou objetivo.
5 atributos da Metodologia SMART
S – Specific |Específico: Refere-se a especificar o objetivo, ou seja, definir muito bem a meta.
Ao fazer planos, muita gente comete o erro de estabelecer os objetivos de forma ampla, generalizada. É como dizer “Eu quero ficar rico”. Mas rico, o quanto? E de onde virá a riqueza? E qual o prazo estipulado para ganhar o dinheiro?
É diferente de: “Dentro de cinco anos, pretendo ganhar o dobro do que ganho hoje”. Mesmo que a meta não seja atingida, pelo menos ela foi concebida de forma específica e direta. E desse modo fica muito mais fácil atingir um objetivo.
A meta pode ser vista como uma definição de um caminho traçado, estrategicamente, pela empresa para se alcançar um objetivo em comum. A meta pode ser setorial ou global. Contanto, que seja bem definida, ou seja, bem descrita, detalhada, planejada e alinhada a um objetivo específico para que seja bem executada).
M – Measureable |Mensurável: É o ato de medir o quanto de seu objetivo foi atingido, bem como identificar o momento em que se alcançou a meta.
Este pilar está relacionado à necessidade de monitorar o plano estratégico, verificando se está produzindo resultados ou se abordagem escolhida carece de modificações. Para que você possa mensurar seu processo de maneira eficaz, divida-o em etapas e determine marcos.
Envolva toda a equipe e faça com que todos sejam responsáveis por algum passo no processo. É importante não deixar ninguém de fora, pois o funcionário que se sentir desvalorizado pode se tornar desmotivado.
A – Attainable |Atingível: Chegar à meta desejada é atingível, ou seja, está dentro de suas possibilidades?
É comum o gestor confundir metas desafiadoras com metas impossíveis. As metas desafiadoras podem até fazer bem para a equipe, pois funcionam como um incentivo, principalmente para aqueles indivíduos que gostam desse tipo de estímulo. Já as metas impossíveis acabam desgastando a equipe desnecessariamente e podem causar uma série de conflitos.
R – Relevant |Relevante: Relevância se refere à importância dos marcos do plano estratégico dentro do projeto como um todo.
E também inclui o impacto na empresa, no projeto em si ou até mesmo na carreira dos envolvidos. Sendo assim, demonstre a cada funcionário como o objetivo pode ser bom para eles (pode representar várias coisas: um case de sucesso na carreira, um aumento de salário em função da prosperidade da empresa, possibilidades de promoção ou aprendizado).
Importante: não exagere ou minta ao apresentar a relevância dos planos a cada um. Um funcionário que se sente enganado é um funcionário pronto para abandonar o barco a qualquer instante.
T – Time based|Temporal: Este pilar significa que a meta deve ter um limite de tempo para acontecer, ou seja, um prazo.
Assim, como no exemplo acima, do “Eu quero ficar rico”, você não pode simplesmente dizer “Quero que minha empresa se torne a mais lucrativa de seu nicho”. Em quanto tempo isso vai ocorrer? Cem anos? Dois anos? Sessenta anos? Parece óbvio, mas determinar prazos é importante para evitar problemas como a procrastinação das atividades.
Prazos para os marcos do planejamento
Inclusive, chamamos a sua atenção para os prazos, pois é importante que você determine prazos para todos os marcos do planejamento.
Um exemplo de meta realista: “Em um ano, desejo aumentar meu faturamento em 2%”. Perceba que a meta foi estabelecida de maneira específica, com um prazo e de modo que o resultado pode ser medido, com números que permitam um comparativo de todo o período. Também é um objetivo realista (afinal, não está sendo almejado um aumento de faturamento em 60%, algo totalmente fora da realidade).
E muito provavelmente pode ser alcançado dentro das possibilidades da empresa (a não ser que nos últimos anos ela tenha apresentado resultados pífios e nenhum replanejamento para mudar a situação).
A metodologia SMART ajuda muito no caso de funcionários que necessitam de uma liderança mais assertiva, aqueles que têm dificuldade para realizar uma tarefa, se não houver um chefe comandando o passo a passo, por exemplo. Este é um perfil clássico que não costuma se dar muito bem no home office, portanto, precisa de um “guia” para conseguir concluir suas funções.
Dicas finais para o gestor
Lembrando que não basta apenas passar tarefas à equipe, baseando-se na metodologia SMART. Existem mais alguns pontos que o gestor deve observar ao longo do processo, e que podem ser de grande ajuda:
- Conheça seus objetivos: ao definir a meta a ser cumprida, saiba bem onde está pisando. Conheça o mercado, os concorrentes, os clientes… Quanto mais sólidos os dados em mãos, mais chances de se chegar ao objetivo.
- Defina as etapas por prioridades: lembra-se da parte de definir marcos no projeto? Defina também aqueles que são prioritários. Um plano de análise de riscos pode ser essencial aqui. Se não souber como fazer, a ISSO 31000 pode ajudar.
- Envolva apenas as pessoas necessárias em cada etapa de uma tarefa: é interessante que TODA a equipe esteja envolvida no plano em sei e nos processos, mas não precisa envolver todo mundo em absolutamente tudo. Escolha coordenadores em cada área, de modo que todo mundo participe, mas apenas uns poucos gerenciem. Senão fica uma bagunça.
- Identifique gargalos e não tenha medo de buscar novos métodos e/ou novas maneiras de se fazer as tarefas: a cada fechamento de etapa, é hora de analisar os resultados. É aí que você vê o que está funcionando e o que não está.
- Use ferramentas online para orientá-lo no cumprimento das etapas: em tempos de home office, as ferramentas online são indispensáveis. Pesquise todas aquelas pertinentes para sua empresa (se você tiver um departamento de TI, converse com a equipe; eles certamente estarão por dentro das novidades). Um exemplo é o Trello, um aplicativo que funciona como “post its online”. Ele é uma espécie de quadro virtual para gerenciamento de tarefas que segue o método “kanban” (termo japonês que significa “cartão”).
- Avalie os resultados: isto inclui a avaliação dos objetivos e também do desempenho das pessoas. Não deixe de conversar com a equipe de tempos em tempos. Esteja aberto a ouvir sugestões, desabafos etc. O trabalho em home office às vezes pode ser mais estressante do que no escritório, e é importante verificar a saúde mental de sua equipe e verificar se todos estão conseguindo cumprir seus objetivos. Lembre-se: quanto mais as equipes se envolverem e se sentirem envolvidas, mais fácil será manter os processos em dia.
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