Monitorar as não conformidades de um sistema de gestão é tão importante quanto tratá-las. Mas, antes de tudo, tenha claro, quais são as etapas que compõem o processo de tratamento de não conformidades.
Confira as etapas importantes que compõem o processo:
- Identificação, Descrição e Registro;
- Ações de Contenção;
- Avaliação da Extensão;
- Correção;
- Identificação de Causas;
- Ações Corretivas e Preventivas,
- Avaliação da Eficácia.
Esse tema, sobre Tratamento de Não Conformidades, já foi abordado em outros artigos no blog, vale a pena conferir!
Identificação, Descrição e Registro
A adequada identificação, descrição e registro de uma não conformidade é primordial para o desencadeamento das ações subsequentes. Caso uma não conforme seja erroneamente identificada ou descrita, certamente as suas causas, ações corretivas e ou preventivas serão comprometidas e certamente ineficazes.
Para a adequada identificação de uma não conformidade a organização necessita primeiramente conhecer os requisitos que se aplicam a um determinado processo, para realizar o adequado monitoramento dos parâmetros que o influenciam.
Monitorar as Não Conformidades?
A organização deve monitorar e medir seus processos para decidir corretamente as suas tomadas de decisão. Afinal de contas, não há gerenciamento sem decisão.
Não é possível conhecer aquilo que não se mede. Então se a organização não conhece seus próprios processos podemos dizer que ela não tem controle sobre seu gerenciamento. Logo, isso significa que, não se controla, o que não se gerencia. Resumindo:
- SE NÃO MEÇO, NÃO CONHEÇO…
- SE NÃO CONHEÇO, NÃO CONTROLO…
- SE NÃO CONTROLO, NÃO GERENCIO!!!
É um grande risco quando uma organização não realiza ações de controle e gestão dos seus processos. Tais ações são primordiais para garantir que os recursos empregados serão revertidos em lucros para a organização.
CONTROLE: É o conjunto de ações tomadas a fim de assegurar que os resultados planejados sejam atingidos.
GESTÃO: É o ato de administrar, de gerir. Tomada de decisão com base em dados.
Uma pergunta muito frequente é exatamente o que é importe monitorar ou medir. Na verdade, não existe uma fórmula ideal, pois isso depende das características de cada processo e do desempenho que se pretende atingir.
Parâmetros de Monitoramento
Como exemplo, podemos citar alguns parâmetros importantes para se monitorar:
- Satisfação de clientes
- Número de incidentes de SST
- Parâmetros relacionados a aspectos ambientais significativos
- Conformidade com requisitos legais
- Alcance de objetivos e metas
- Parâmetros relevantes dos processos
Princípio Básico da Gestão
Ao se analisar os dados obtidos da medição e monitoramento de um determinado processo e compará-los com os parâmetros estabelecidos, é necessário que se tenha o devido cuidado para identificar tendências de desvios ou não conformidades. Para tanto é primordial que quem realiza esta análise tenha o adequado conhecimento do processo, os requisitos e parâmetros aplicáveis ao mesmo.
Inicialmente, um princípio básico de gestão a se considerar é focalizar nossa atenção nos POUCOS EVENTOS VITAIS evitando os MUITOS EVENTOS TRIVIAIS, de forma que se possa atacar aquilo que realmente impacta de forma mais significante no desempenho.
Detectando a Não Conformidade
A observação do comportamento dos processos, através da realização de rotinas de verificação periódicas como, monitoramentos, auditorias, inspeções, análises críticas e etc, podem ser fontes para identificação de não conformidades.
Como detectar e monitorar as não Conformidades?
As não conformidades são detectáveis através dos seguintes meios:
- Desvios dos controles operacionais implantados.
- Monitoramento de objetivos, metas e programas de gestão.
- Avaliação de eficácia de ações para aquisição de competências.
- Avaliação da satisfação de clientes;
- Constatação de incidentes do trabalho;
- Constatação de acidentes ambientais, como vazamentos, descarte indevido de resíduos contaminados, etc.
- Comunicação de partes interessadas, incluindo reclamações, solicitações e sugestões.
- Avaliação dos simulados de atendimento a emergências.
- Monitoramento da conformidade legal.
- Monitoramento e medição dos processos.
- Monitoramento e medição de produtos/serviços.
- Auditorias do Sistema de Gestão Ambiental, da Qualidade ou de Saúde e Segurança.
- Análise Crítica pela Direção
Esta lista não é restritiva e outros eventos diversos podem ser fontes para proposta de ações preventivas e corretivas como forma de alavancar melhorias.
Exemplos de Não Conformidades
- Completo desconhecimento da política ou dos objetivos da organização;
- Situações ou procedimentos que não garantam a qualidade e segurança dos produtos;
- Descumprimento de requisitos legais (leis, decretos, portarias).
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