Para antecipar cenários em que o descumprimento legal, possa gerar riscos de multas, interdições/embargos e outras penalidades aplicadas em fiscalizações. Também para atender requisito das normas internacionais como ISO9001 ou ISO14001. O não atendimento adequado pode representar uma Não Conformidade maior em auditorias de certificações.
Por que é preciso estar em dia com o monitoramento de requisitos legais?
Portanto, faz-se necessário verificar todas as obrigações aplicáveis ao empreendimento, mantendo sempre o foco na habilidade de se inserir as evidências questionadas nas legislações.
Seu monitoramento deve ser completo, confiável, com planos de ações adequados, coesos e exequíveis, considerando as necessidades e prioridades da empresa.
Esse trabalho, por mais denso que ele apresenta ser, ele oferece a visualização do cenário real, no qual a empresa se encontra em relação ao monitoramento dos requisitos legais. Com isso, a organização terá mais informações para embasar as tomadas de decisão, priorizando os seus recursos muito melhor.
Sendo assim, todos os índices obtidos, são importantes para diagnosticar o quanto as empresas precisam realizar registros de atendimento à legislação e definir planos de ações, responsáveis e prazos, e se possuem tempo hábil ou equipe suficiente para tanto.
Possíveis causas de um ruim monitoramento
Algumas podem ser as causas para o monitoramento, não estar lá essas coisas, como:
1.Contratou o software a pouco tempo e ainda não teve tempo para completar o trabalho;
2. Falta determinar responsável/dono do processo para garantir que o mesmo avance junto às áreas.
3. Faltam recursos humanos para que o processo rode direitinho;
4. Falta capacitação para os colaboradores e responsáveis pela atividade;
5. Falta planejamento e priorização para que o processo tenha continuidade.
Dicas para melhorar o seu desempenho legal
Funcionário, gestor, gerente, coordenador, técnico. Cada um deles possui suas respectivas responsabilidades diárias, que são estabelecidas ao se implementar novos processos de gerenciamento e monitoramento dos requisitos legais.
Mas no dia a dia, qualquer um se depara com uma série de outras rotinas, como por exemplo, a gestão da conformidade legal da empresa, que é essencial para a manutenção do negócio.
Para isso, ter uma rotina eficiente e produtiva no atendimento às obrigações impostas pelas leis e outros requisitos depende, em grande parte, de uma boa gestão de tempo e priorização de atividades.
Para fazer uma breve análise e te ajudar a refletir como anda a sua Gestão, tente responder as questões abaixo:
1.Quantas horas você trabalha por dia?
2. Quanto tempo passa ou gasta em suas atividades?
3. Quais são os compromissos inadiáveis?
4. Qual a importância desse atendimento legal para a empresa, para a gerencia, para a presidência?
5. Qual é minha responsabilidade legal com esse atendimento?
6. Quais são as metas que a empresa estabeleceu?
É preciso dividir bem os períodos que serão dedicados à gestão das obrigações e organizar bem suas listas de tarefas, assim como outras medidas que poderão ser adotadas. Quem se organiza diariamente, para cumprir certas tarefas, tem melhores rendimentos, seja no trabalho ou seja na sua vida.
Saiba porque Monitorar seus Requisitos Legais
Mas como colocar em prática? Organizamos uma lista de dicas para ajudá-lo a realizar uma excelente gestão no seu dia a dia. Confira as dicas abaixo e o nosso e-book sobre a importância de se monitorar os requisitos legais.
1. O primeiro passo é assumir essa responsabilidade e demostrar o tamanho dela e o quanto ela afeta o negócio, as pessoas, a prestação do serviço, a venda de um produto, etc.
2. Analise a sua rotina e aproveite cada oportunidade;
3. Crie um calendário semanal, faça uma lista de tarefas e metas da semana;
4. Agende e organize seus compromissos;
5. Agende seus lembretes;
6. Crie metas mensais para melhorar seu desempenho o atendimento legal das obrigações. Solicite ajuda!
7. Agende com as áreas encontros individuais ou semanais para que eles possam ajudar a responder ou lhe passar as evidências de suas obrigações.
8. Crie a rotina com eles, faça com que se sintam parte e responsáveis pelo processo;
9. Use os planos de ações para ajudar a responder as obrigações e melhorar sua gestão;
10. Disponibilize ao menos 2h diárias para se dedicar à avaliação das obrigações e levantamento das evidências objetivas que atendem ao requisito legal;
11. Mensalmente, no início do mês, realize a leitura da carta de atualização para identificar as mudanças realizadas no módulo LIRA;
12. Acompanhe o Dashbord de atendimento do LIRA e gerencie os planos de ações abertos e pendentes;
13. Garanta que as responsabilidades de áreas chave sejam delegadas no sistema do seu software e, mensalmente, gere gráficos de atendimento legal e os divulgue entre os membros das equipes;
14. Envie relatórios gerenciais para sua coordenação;
15. Envie relatórios mensais para as áreas;
16. Mostre a evolução do trabalho.
Faça um paralelo da sua Gestão com o agora, colocando em prática essas dicas, demostrando assim, o processo de evolução da gestão.
Aposte no Módulo LIRA, inteligência para controle de leis com funcionalidades que trazem a facilidade da interpretação e do que é aplicável ao seu negócio. Possui alertas para planos de ação e evidências de atendimento.
Fale conosco pelo e-mail comercial@verdeghaia.com.br ou pelo telefone (31) 2127-9137 será um prazer te ajudar a conquistar uma gestão exemplar!
