Embora o home office apresente diversos benefícios e a aderência a este modelo de trabalho esteja crescente, algumas empresas e gestores ainda são muito resistentes quanto à sua implantação. Os motivos podem ser os mais variados: alguns não querem investir na infraestrutura necessária, outros acham que seus funcionários não vão produzir com o mesmo empenho, há questões de barreira cultural.
No entanto, o home office não é um modismo, é uma tendência. E os últimos acontecimentos envolvendo a pandemia da Covid-19 vieram para comprovar que, às vezes, a adaptação ao novos modelos de trabalho deixa de ser opção para se tornar obrigação. Aqueles gestores que já experimentavam o trabalho remoto antes de ocorrer este caos na saúde certamente estão muito mais tranquilos agora.
Quem pode fazer home office?
Obviamente, algumas funções não permitem o home office, como a produção industrial, por exemplo. Mas isso, não significa que determinados grupos de um departamento não possam aderir (principalmente corpo gerencial e administrativo), ainda que as dificuldades de algumas organizações em manter seus processos de maneira remota sejam perceptíveis, tanto pela ausência de recursos tecnológicos para todos os colaboradores ou por nunca ter havido um investimento forte em softwares para gerenciar os processos com segurança.
De qualquer modo, mais importante do que aderir ao trabalho remoto neste momento de reclusão, é perceber maneiras de torná-lo interessante para as empresas mesmo após a passagem da pandemia. Pode ser que, a partir daí, sua organização descubra novos modelos de negócios, formas de economizar, mecanismos para aumento de produtividade das equipes e muito mais.
Além disso, muitas empresas têm sentido necessidade de reduzir sua infraestrutura e seus gastos com as equipes. E existem também uma demanda que parte do próprio trabalhador, que na busca por qualidade de vida, tem desejado uma rotina de trabalho mais flexível.
Independentemente das motivações, o sistema home office tem arrebanhado cada vez mais adeptos devido ao aumento da digitalização do trabalho. Por isso, toda empresa, seja qual for seu porte, pode aderir de algum modo.
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Como implementar o home office na sua organização
1. Triagem
Converse com os coordenadores de cada setor para identificar quais funções permitem trabalho remoto. Essa primeira triagem não vai envolver o perfil do trabalhador, apenas a natureza de cada ocupação. É uma seleção inicial para saber quantos funcionários poderiam trabalhar remotamente — e a partir deste número, criar a estrutura adequada.
2. Tecnologia
Nem sempre um computador, conexão à internet e um smartphone bastam para criar o ambiente ideal para o home office. É preciso pensar um pouco além. Impressoras, licenciamento de softwares, PABX (para transferir a ligação diretamente do ramal corporativo para o celular do funcionário), scanner, câmera de vídeo, acesso à intranet da empresa.
É preciso pensar em detalhes, inclusive aqueles pertinentes à segurança da informação (consulte a ISO 27001, que fornece boas diretrizes nesse sentido). Embora pareça custoso no início, é um investimento que compensa, pois a empresa economiza de outras formas ao não alocar todo seu pessoal num mesmo ambiente.
3. Perfil do funcionário
Depois que é feita a triagem das funções passíveis de trabalho remoto e é criada a estrutura, chega a hora de analisar o perfil daqueles que podem trabalhar de longe. Nem todo mundo nasceu para fazer home office. Algumas pessoas têm muita dificuldade de se concentrar fora do ambiente de escritório ou acabam se dividindo entre tarefas profissionais e atividades domésticas, filhos etc. Busque conhecer sua equipe para saber quem se adequa a cada modelo.
Esse é um daqueles casos em que não adianta forçar a barra. Alocar o funcionário em casa quando ele não nasceu para isso, só serve para incitar animosidades.
Lembrando que o gestor também precisa perceber quando o funcionário deseja trabalhar remotamente, mas não se dá bem nisso; perfis procrastinadores, por exemplo, costumam render problemas.
4. Perfil dos líderes
Mas não é só o perfil dos subordinados que precisa ser analisado. A empresa precisa ter valores e uma missão muito fortes, de modo que os funcionários realmente vistam a camisa da organização. É função da gestão garantir isso.
Além disso, deve haver um boa relação de confiança entre gestor e funcionário, e a Liderança deve se lembrar de que sua equipe não é obrigada a anteder telefonemas às dez da noite só porque o trabalho está sendo feito todo de casa.
E os Líderes com perfil centralizador precisam aprender a delegar.
5. Reuniões
Se sua empresa depende de certa quantidade de reuniões para tomar decisões importantes, monte um cronograma e atenha-se a ele. Como as reuniões terão de ser feitas à distância, elas poderão ser menos produtivas sob alguns aspectos. Primeiro, porque o funcionário que conversa remotamente tende a se dedicar a outras tarefas ao mesmo tempo, ficando disperso.
Além disso, questões como lentidão da internet e queda de conexão podem tornar as reuniões mais desgastantes. No home office, realizar reuniões a todo instante pode ser um tanto contraproducente. Se possível, marque alguns encontros presenciais na empresa uma vez na semana, até mesmo para que não se perca o relacionamento interpessoal.
6. Revisão dos processos de gestão
Se necessário, revise processos e recorra a modelos de gestão (como o PDCA) ou a normatizações internacionais para reformular seu gerenciamento.
Benefícios do home office
- Flexibilidade
- Estímulo da autogestão
- Aumento da produtividade em alguns casos
- Redução de custos
- É um modelo que atrai mentes criativas
Obstáculos do home office
- Aumento do estresse se o funcionário não souber gerir seu tempo
- Pode estimular o relaxamento e a procrastinação de alguns
- Questões de segurança digital
- Redução no contato com colegas (estamos sentindo o peso disso nesta quarentena, não é?)
No final, o que importa é o compromisso com a entrega de resultados. Para isso, se faz necessário estabelecer metas claras, expectativas por parte da empresa e até mesmo uma política corporativa para uso do benefício do trabalho remoto.
Se você tem vontade de implementar o home office, mas ainda não tem certeza se é o ideal, faça testes com seus funcionários. Fixe um período para que alguns grupos trabalhem de casa e desenvolva métrica e critérios de avaliação para mensurar o sucesso do projeto. Será uma boa forma também de realizar ajustes antes de se render à rotina definitiva.
O importante é se adaptar!
A pandemia do COVID-19 provou que precisamos ser flexíveis e que, a empresa que não se mostrar resiliente, provavelmente não sobreviverá ao mercado.
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