Qual a importância da Metodologia 5S para as Organizações?

Estamos quase finalizando o ano de 2018. Falta pouco para começar aquele período em que desfazemos de muita coisa acumulada no decorrer do ano. Mas, já pensou ter sua empresa em ordem o ano todo? Não acumular papéis e objetos desnecessários? Maravilha, não? Parece até sonho! Mas, digo que é possível.

A metodologia 5S tem esse objetivo. Ajudar você e sua equipe a manter não apenas o local de trabalho em ordem, mas toda a sua rotina, de modo que você consiga encontrar documentos importantes com facilidade, ter tudo organizado na agenda, não perder dia e horário das suas reuniões, conseguir um ambiente harmônico e proativo. Isso tudo é possível.

Entenda como funciona a metodologia 5S! Boa leitura!

Por que implantar Metodologia 5S?

Muitas organizações estão preocupadas em manter seus processos em ordem, através de uma boa gestão. É neste momento que entra o Plano de Implantação do sistema 5S.

Mas afinal, quais as vantagens para a empresa? E quanto isso pode custar? Então, vamos lá! A metodologia 5S é a responsável em ajudar na melhoria dos processos das equipes, estendendo-se a toda a organização, contribuindo inclusive nas relações entre os colaboradores. É uma metodologia simples. É prática. E qualquer empresa pode implementar, sem qualquer dificuldade.

Os resultados dessa implementação são realmente eficazes, pois não apenas o ambiente de trabalho melhora como também, o comportamento do colaborador. As melhorias são realmente significativas tanto no campo das relações interpessoais, no humor quanto na produtividade.

Para que um ambiente de trabalho seja amistoso é necessário que a “casa esteja em ordem”, como equipamentos em boas condições de uso, que todos os colaboradores tenham seus materiais necessários para o trabalho, que os materiais de uso diário estejam disponíveis e de fácil acesso, que as comunicações interna e externa cheguem até aos interessados, que os processos sejam executados em tempo hábil, dentre outros.

Vamos então, aprender como proporcionar melhor controle das suas atividades e otimizar os seus processos e ações, eliminando o desperdício.

O que significa 5S’s?

Muitos chamam de 5S, Programa 5S, metodologia japonesa. Enfim, o 5S é uma metodologia de apoio para melhoria dos processos, promovendo um espirito de rigor e disciplina. Essa metodologia se divide em 5 Senso.

1º SEIRI – Senso de organização
2º SEITON – Senso de arrumação
3º SEISOU – Senso de Limpeza
4º SEIKETSU – Senso de Padronização/ higiene
5º SHITSUKE – Senso Disciplina

1º SEIRI – Senso de Organização

O 1º Senso se refere a ter somente o necessário no seu local de trabalho, destinando cada coisa para onde será útil na sua rotina de trabalho. O Seiri diz que ao organizar seu espaço de trabalho será necessário:

1.Verificar o que é útil e necessário
2.Separar aquilo que não tem utilidade para o setor
3.Descartar o que não serve e/ou disponibilizar para outro setor

As vantagens para o seu ambiente de trabalho

1.Liberação de espaço;
2.Eliminar materiais, equipamentos, prateleiras, ferramentas de trabalho e instrumentos em desuso;
3.Eliminar dados de controle ultrapassados;
4.Eliminar itens fora de uso e sucatas.

2º SEITON – Senso de Arrumação 

O nome “arrumação” já indica tudo, não é mesmo? Portanto, designar um local para guardar os objetos de modo organizado e que todos saibam onde encontrá-los é o segredo para que seja possível localizar, rapidamente, tudo que for preciso naquele momento.

As vantagens para o seu ambiente de trabalho

1.Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, equipamentos e outros objetos de uso comum e/ou diário.
2.Diminuição de cansaço físico por movimentações desnecessárias;
3.Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
4.Economia de tempo;
5.Diminuição de acidentes.

3º SEISOU– Senso de Limpeza

Deixar o local limpo e em perfeitas condições de funcionamento é o que diz o 3º SEISOU, o Sendo da Limpeza. Quando se fala em limpeza, neste caso, tenha bem claro que “mais do que limpar… é não sujar.”  Portanto, sempre que usar algo, tente deixar sempre limpo e nas condições adequadas para serem utilizadas novamente.

Isso porque o Senso de limpeza significa também, zelar pelos objetos e materiais de trabalho individual ou coletivo. É senso da conservação e da preservação.

As vantagens para o seu ambiente de trabalho

1.Melhoria do local de trabalho;
2.Satisfação dos colaboradores por trabalhar em local limpo;
3.Maior segurança e controle sobre os equipamentos, máquinas e instrumentos de trabalho;
4.Eliminação do desperdício;
5.Proteção da nossa saúde;
6.Valoriza a imagem do departamento.

4º SEIKETSU– Senso de Higiene

No 4º Senso diz que é preciso manter as condições de trabalho favoráveis à saúde física e mental de todos, bem como criar um ambiente de trabalho agradável que contribua para atividades que envolvam formação de equipes. É uma maneira de criar relações entre os colaboradores e envolve-los na participação das atividades internas da empresa.

As vantagens para o seu ambiente de trabalho

1.Equilíbrio físico e mental;
2.Melhoria do ambiente de trabalho;
3.Melhoria das áreas comuns (banheiros, copa, etc.);
4.Melhoria das condições de segurança.

5º SHITSUKE– Senso de Disciplina

O último Senso diz respeito a autodisciplina. Por isso, é importante desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas formais ou informais, escritas ou verbais.

SHITSUKE, Senso da Disciplina diz que devemos pensar se o que queremos é:
É o querer de fato;
O ter vontade de…
O se predispor a…

Sendo assim, devemos fazer o que tem que ser feito, de maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja. E isso é o que significa a disciplina do 5º Senso – SHITSUKE.

As vantagens no ambiente de trabalho

1.Trabalho diário agradável;
2.Melhoria nas relações humanas;
3.Valorização do ser humano;
4.Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;
5.Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

Metodologia Para Implantação do Programa

Partiremos do ponto de vista que se trata de um departamento, que apesar de grande abrangência, tem um espaço físico consideravelmente reduzido, assim como o número de colaboradores.

O modelo possui as seguintes etapas, executadas de forma interativa. Sendo que a manutenção nunca termina, o que é coerente com a lógica clássica da melhoria contínua: Preparação / Implantação / Manutenção.

Preparação
Nesse momento é preciso selecionar pessoas chave para integrar à equipe. É nesta etapa que será realizada uma discussão com todos os membros da equipe para obtenção do comprometimento e definição de objetivos. Portanto, defina a sua Equipe e dê início a implantação.

Verificação do ambiente
É interessante que seja aplicado um questionário a todos os colaboradores para que seja possível analisar a percepção do ambiente setorial quanto de toda a empresa, ajudando no processo de preparação e definição de prioridades. Além disso, é possível perceber se há descontentamento com o ambiente físico e/ou emocional na empresa.

Roteiro sugestivo para implantar a metodologia 5S

1ª etapa: equipe de implantação
Formada por pessoas comprometidas. Sugere-se no mínimo 03 pessoas, de diferentes setores da organização, sendo uma delas da alta direção. É fundamental que a equipe tenha disponibilidade para conduzir os processos, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2ª etapa: Planejamento
Equipe de implantação pode ser a responsável pela elaboração de um cronograma, um plano de orientação que determine quais ferramentas serão utilizadas, bem como dividir as atividades em etapas.

É importante que todas as tarefas e responsabilidades sejam distribuídas para que todos se comprometam com os prazos de cumprimento. Por isso, a disciplina é muito importante.

3ª etapa: Fotos e registros
Não se esqueça de registrar a situação atual da organização. Vá em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas as maiores necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe pode se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria com base nas informações documentadas através de fotos e relatórios.

É importante que a opinião de cada um seja ouvida, principalmente por que, cada um da equipe pertence a áreas diferentes da organização. Além de que, a percepção de um pode ser diferente do outro, e ideias diferentes podem gerar resultados melhores quando se busca por melhorias.

4ª etapa: Reunião
A equipe pode convidar toda a organização para uma reunião, na qual serão compartilhados todos os dados, mostrando a importância de que todos tenham compromisso e disposição para implantar a metodologia 5S.

Durante a reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização dos colaboradores, destacando a importância do programa 5S para a melhoria do trabalho e na qualidade de vida, bem como explicar os objetivos da implantação, apresentando vantagens do programa e os seus benefícios para os campos pessoal e profissional.

5ª Etapa: Implantação
Após a reunião de sensibilização com a organização, o programa começa a ser efetivamente implantado.

As responsabilidades deverão ser divididas conforme as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, as pessoas envolvidas devem se reunir para definir as atividades, esclarecer dúvidas, citar exemplos, propor metas e o que for necessário conforme as demandas.

A interação da organização com a Equipe responsável pela implantação da metodologia é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6ª Etapa: Acompanhamento
A equipe organizadora precisa se planejar e se organizar para fazer visitas nas áreas onde acontecerão as implantações da metodologia. Deve haver pelo menos dois membros da equipe organizadora, supervisionando a visita.

Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados entre as partes, com base na orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados com sugestões de melhoria. Lembre-se que o principal é manter os colaboradores do setor motivados para que sigam as instruções. Sugerimos que seja feito um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados, as mudanças.

É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio.

7ª Etapa: Check retornos:

Observe nos retornos aos setores os seguintes itens:

Grau de alcance do sistema 5S
Importância da implantação do programa da Metodologia 5S
Aspectos positivos
Aspectos negativos

Algumas dicas Importantes sobre a metodologia 5S

Implantação do 1º S
Convide os colaboradores, estimulando-os a questionar a utilização de diferentes objetos de uso diário, que fazem parte do ambiente de trabalho. Exemplo: materiais, máquinas e ferramentas, copos, papel.

“Dia D”
Escolha um dia para que, em forma de mutirão, seja realizada “uma faxina” nos espaços e de trabalho e no setor, colocando em pratica o 2º e 3º S (Arrumação e Limpeza)

4º e 5º S
Faça “blits” na organização, vá aos dos setores e nas áreas específicas para apontar possíveis não conformidades. Se não houver não conformidades, que tal pensar numa premiação? Todo mundo gosta de receber elogios e ser lembrado.

Manutenção
Repassar para os gestores e gerentes, o grau de assimilação dos 5 sensos. Funciona como se fosse um dispositivo que determina “como” e “quando” o sistema deve recomeçar. Desse modo, colocamos em prática o ciclo PDCA.

Quanto custa implantar a Metodologia 5S? 

Baixo custo para a empresa ou para os setores.
Envolve tempo de toda a organização e principalmente da equipe designada. Mas, não interfere diretamente na rotina de trabalho.
Algumas fases da implantação podem variar, dependendo do número de pessoas envolvidas e o grau de conformidade do setor.

Quanto mais rápida a mobilização e dedicação, menor será o tempo e os gastos.

Princípios da Metodologia 5S para você não se esquecer

“Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”
“Os três primeiros S, ou seja, as 3 primeiras fases, são a base para o sucesso da implantação do programa.”
“Ordenar é identificar.”
“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”
“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”
“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”
“A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”

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Referência

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