Auditoria de Conformidade Legal: quais obrigações as empresas precisam atender?
A Auditoria de Conformidade Legal (ACL) é uma inspeção detalhada realizada por engenheiros qualificados nas instalações de determinada empresa a fim de periciar a situação na qual ela se encontra.
Os responsáveis pela auditoria farão laudos listando todos os problemas detectados para que estes sejam resolvidos pelas equipes responsáveis. Em geral, a ACL vai focar nos requisitos legais que devem atender à legislação municipal, estadual e federal, e também nos requisitos legais aplicáveis às atividades daquela empresa, ou seja, aqueles específicos da atividade que ela exerce.
A Auditoria de Conformidade Legal é importantíssima para que a empresa se adeque às boas práticas, evitando receber multas, autuações e até mesmo sofrer a paralisação de suas atividades por não estar seguindo a lei.
Uma auditoria vai detectar rapidamente caso a empresa esteja deixando de cumprir alguma questão importante. Além disso, também é uma grande oportunidade para a empresa antever seus problemas e possíveis ameaças, além de melhorar seus processos e reforçar a segurança de seus funcionários e colaboradores.
A implementação da Auditoria de Conformidade Legal
Alguns passos básicos auxiliam na formatação dos requisitos principais para se implementar a ACL. Conheça-os abaixo:
Reuniões internas: meses antes da auditoria, realize reuniões de modo que os gestores de todos os setores possam contribuir. Essa etapa é muito importante para se conhecer as metodologias e processos de todas as áreas. Quanto mais definidos os processos estiverem, mais fácil será o trabalho posterior dos auditores. Inclusive, é muito útil criar uma lista de verificação de itens críticos a serem auditados.
Análise de processos: busque compreender e analisar todas as atividades realizadas por sua empresa, sejam elas diretas ou indiretas. Estabeleça o escopo das atividades e liste todas as unidades, instalações e processos.
Preparação da equipe: a auditoria propriamente dita envolverá uma série de entrevistas, análise de documentos, visitas e buscas por evidências. Garanta que toda a sua equipe seja colaborativa com os auditores. Se alguma área estiver necessitando de organização (principalmente da papelada), este é o momento de fazê-lo.
Prazo para a solução de problemas: ao fim da auditoria, a empresa normalmente recebe um relatório listando todas as não conformidades e a justificativa legal do que não foi cumprido. Depois que este documento tiver sido entregue, a empresa deverá montar um cronograma dentro do qual todos os problemas identificados devem ser resolvidos.
Ajuda especializada: nosso país possui muitas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções, por isso é recomendável que a equipe responsável pela auditoria não apenas detenha pleno conhecimento das leis, como saiba interpretá-las corretamente. Escolha seus auditores com propriedade.
Obrigações exigidas em uma Auditoria de Conformidade Legal
Embora seja essencial se concentrar nos requisitos legais mais críticos às atividades de sua organização, é importante também focar em questões pertinentes a todas as empresas, como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) de cada trabalhador.
Abaixo, alguns itens que devem ser essencialmente abordados num ACL, bem como as leis e Normas Regulamentadoras que abordam cada um deles e que podem servir como parâmetro na elaboração do plano de auditoria. Lembrando que todos os itens abaixo são de regimento federal e que nenhum deles isenta sua empresa de se adequar aos requisitos de regimento municipal e estadual.
Licenciamento ambiental. Lei 6.938/81, que dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, e Resolução CONAMA 237/97, que dispõe sobre o licenciamento ambiental.
Resíduos. Lei 12.305/10, institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos.
Consumo de recursos hídricos e avaliação de potabilidade da água. Lei 9.433/97, que institui a Política Nacional de Recursos Hídricos; e Portaria Federal do Ministério da Saúde 2.914/11, que abrange questões sobre a água destinada ao consumo humano.
Efluentes líquidos. Resolução Federal CONAMA 430/2011, que determina condições, parâmetros, padrões e diretrizes para o lançamento de efluentes em corpos d’água receptores, redes coletoras e emissários submarinos.
Condições de trabalho. NR09, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); NR15, que rege as operações insalubres; NR 07, que dispõe sobre a elaboração e implementação do Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO).
Eletricidade. NR 10, que fixa as condições mínimas para garantir a segurança de colaboradores que lidam com instalações elétricas.
Máquinas e equipamentos. NR11 e NR12.
Prevenção e combate a incêndio. NR-23, que dispõe sobre a prevenção e combate a incêndio no ambiente de trabalho.
E se houver não conformidades?
Caso não conformidades sejam identificadas, é muito importante não realizar o “jogo da culpa” dentro da empresa; ou seja: assumir posturas acusatórias e repletas de censura, apenas apontando culpados e causando conflitos. Esse tipo de atitude só afasta o funcionário de um processo de Auditoria Legal, que jamais deve ter a intenção de causar rejeição ou até medo.
É essencial identificar a causa da não conformidade per se, como objeto da questão, e principalmente se concentrar em tratá-la. Elabore planos de ação e também de prevenção. Ou seja: trate a causa e depois crie planos para que não haja reincidência.
Considerações Finais
Todo o processo que envolve uma auditoria, desde o momento que a antecede até a avaliação dos resultados, é sempre muito trabalhoso, mas os resultados valem a pena.
A empresa que realiza a Auditoria de Conformidade Legal com regularidade está sempre preparada. Ela pode fechar contratos com novos clientes a qualquer momento, sem se preocupar com possíveis embargos de última hora. Ela está pronta para receber fiscais trabalhistas ou ambientais, pois sabe que estará em conformidade. Ela terá evidências para demonstrar que segue a lei.
Além disso, estar em conformidade é o passo principal para obter as certificações ISO, que conferem extrema confiabilidade ao negócio.
