A ISO – International Organization for Standardization ou Organização Internacional para Padronização – é uma organização não governamental fundada em 1947 e com sede em Genebra, Suíça. Seu objetivo é promover o desenvolvimento de normas, testes e certificações, e seu intuito é incentivar o comércio de bens e serviços.
A ISO 9001 é uma das normas certificadoras mais conhecidas e abrange especificamente a Gestão de Qualidade, sendo responsável por definir os requisitos para gerenciamento de processos e estimulando as empresas a assumirem compromissos com a melhoria contínua.
ISO 9001 e suas atualizações
Como toda Norma, ao longo dos anos a ISO 9001 passou por uma série de atualizações. No entanto, apenas a ISO 9001:2015 é passível de certificação. As outras são diretrizes para se adotar nos processos internos da empresa.
ISO 9000:2015 – Abrange os conceitos básicos e terminologia da norma.
ISO 9001:2015 – Estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade.
ISO 9004:2009 – Mostra como aumentar a eficiência e eficácia de um sistema de gestão da qualidade.
ISO 19011:2011 – Estabelece as diretrizes para auditorias internas e externas de sistemas de gestão da qualidade.
ISO 9001:2015 – Propõe ferramentas estratégicas e diretrizes para ajudar as empresas a enfrentar alguns dos desafios mais exigentes. Ela assegura o comprometimento do pessoal, padroniza processos, potencializa ao máximo a eficiência das operações, e promove a redução de perdas. Como conseqüência, gera o aumento da produtividade, corta custos através da melhoria de sistemas e processos, fideliza clientes, promove a marca e aumenta a competitividade no mercado.
A ISO 9001: passo a passo para se certificar
Alguns gestores costumam enxergar as cerificações da ISO como conquistas impossíveis, mas tal conceito não poderia estar mais equivocado. A ISO 9001, por exemplo, é de aplicabilidade relativamente fácil e traz grandes benefícios à organização como um todo.
Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) age nas rotinas produtivas, no planejamento e nos indicadores de resultados da empresa, auxiliando no mapeamento dos processos, padronizando as atividades e assim garantindo maior segurança, facilidade de execução, menores perdas e atendimento correto aos prazos. Tudo isto reflete na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, e também na satisfação de clientes e fornecedores.
Passo a passo para conquistar o selo ISO 9001.
Elabore um planejamento estratégico
Este documento conterá as análises dos ambientes e das condições competitivas da organização em seu mercado de atuação. Neste planejamento também devem estar listados os objetivos da organização para um determinado período, bem como as ações necessárias para alcançar tais objetivos.
Inclua também os indicadores de desempenho, as metas da organização e o que mais considerar relevante. O planejamento estratégico é praticamente um mapa para definir os padrões de qualidade da empresa.
Ciclo PDCA
A ISO 9001 é baseada no Ciclo PDCA (plan-do-check-act/planejar-fazer-checar-agir), uma ferramenta de gestão que visa promover a melhoria contínua dos processos, principalmente porque se volta para a causa do problema, e não para suas consequências.
Assim, torna-se possível aperfeiçoar os planos de ação para atingir os resultados desejados com mais eficácia e qualidade.
A metodologia PDCA se concentra na análise e nas modificações de processos que não estejam atendendo às exigências, e pode ser aplicada em todos os setores.
Para colocar em prática o PDCA, a organização basicamente deve avaliar cada etapa de seus processos, sempre verificando o que funciona e o que não funciona, e corrigindo o que for necessário. Lembrando que uma nova análise dos processos deve se dar em períodos regulares, até mesmo para se adequar às atualizações tecno-mercadológicas.
Estude os requisitos dos clientes
Conhecendo bem as necessidades dos clientes, sua empresa poderá implementar os controles operacionais adequados e assegurar que os desvios sejam detectados antes que o produto ou serviço chegue ao cliente final. Deste modo, os índices de satisfação serão cada vez maiores.
A ISO 9001 também prevê atividades pós-venda a fim de verificar o atendimento aos requisitos.
Envolva toda a empresa
Um Sistema de Gestão da Qualidade é parte integrante da administração geral de uma organização e faz diferença em todos os departamentos: operacional, administrativo, financeiro, setor de qualidade, manutenção, compras etc.
Para implementar um SGQ eficaz, o esforço deve ser coletivo. Todos devem participar, sem exceção.
Organize-se seus processos
Nenhuma empresa consegue homogeneizar seus processos se não estiver devidamente organizada. Documentos, arquivos, recibos e até mesmo o espaço físico.
Tudo deve estar em seu devido lugar e de fácil acesso. Este passo, inclusive, facilita muito caso haja necessidade de auditoria.
Usufrua da tecnologia
Para organizar e padronizar processos, tire pleno proveito da tecnologia. Hoje já temos vários softwares de gestão que auxiliam desde a organização das tarefas ao monitoramento legal da atividade do negócio.
Auditorias internas e externas
Toda organização que pretende conquistar um selo ISO precisará passar por uma auditoria, cuja função será exatamente constatar que todos os requisitos necessários para conquistar a certificação estão sendo cumpridos.
Quando todos os seus processos estiverem padronizados e funcionais, você deve realizar uma auditoria interna, a qual servirá como uma grande revisão e preparo antes da auditoria externa, aquela que concederá o selo ISO à empresa.
Certificação ISO 9001: valor à sua marca
A certificação ISO 9001 configura valor à sua marca, melhorando a imagem da organização perante órgãos governamentais e instituições financeiras, e com isso facilitando a abertura para negociações e até obtenções de empréstimos e financiamentos.
Mas, mais importante: com a ISO 9001, a organização alinha suas metas de qualidade ao planejamento estratégico da empresa, tendo como princípio a prevenção de falhas, defeitos, retrabalhos, desperdícios, atrasos e outros riscos que possam ameaçar a qualidade de seus produtos e serviços.
Com isto, cria-se uma mentalidade voltada a riscos, sempre atenta a oportunidades a melhorias constantes.
Em tempos de crise, estabelecer um Sistema de Gestão de Qualidade é um diferencial competitivo que não apenas pode garantir a permanência da empresa no mercado, como também ser o primeiro passo para se tornar um líder em seu setor.
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