Nenhum modelo de gestão sobrevive sem um bom planejamento. Mas no caso da gestão de risco, o planejamento é essencial não apenas para prever os eventuais percalços que possam atrapalhar o negócio (risco negativo), mas também para enxergar as oportunidades (risco positivo).
Planejamento: o segredo da gestão de risco
Muitas vezes, um passo ousado para o crescimento de sua empresa só pode ser dado mediante uma boa gestão de risco, que é aquela que permite a previsão de todos os caminhos possíveis após análise ampla dos ambientes interno e externo da empresa, bem como um planejamento estratégico certeiro.
Tanto nas grandes, médias e pequenas empresas é possível — e muito saudável — planejar, medir e gerenciar a exposição do negócio aos riscos. Todas as decisões tomadas dentro de uma boa gestão de risco são realizadas dentro de um cenário realista, embasadas em análises e decisões. Gerir riscos é diminuir incertezas, é determinar como a empresa será afetada diante das evoluções do mercado.
Planejamento na Prática
O processo de gestão de riscos é formado por seis fases: planejar, identificar, analisar, responder, monitorar e controlar os eventos que possam gerar riscos a um negócio.
De maneira geral, uma gestão de riscos eficiente precisa proteger sua empresa das oscilações do mercado; determinar um panorama completo de todos os processos e atividades organizacionais; melhorar o processo de tomada de decisões; reunir informações baseadas na realidade do mercado e em seu contexto interno; basear-se na ética e na transparência; e trazer melhorias contínuas aos processos e projetos da empresa.
* O documento que guiará todas as ações de gestão de riscos é chamado Plano de Gestão de Riscos (PGR) e deve responder às seguintes perguntas:
* Qual será a metodologia para identificação de riscos e coleta de dados?
* Quais serão os processos e periodicidade do projeto de gestão de riscos?
* Quem serão os gestores responsáveis?
Práticas para um bom Planejamnto
Na prática, você deve observar alguns passos para se alcançar um bom Planejamento.
1. Determine os riscos prioritários
Vejamos: um incêndio no prédio de sua empresa representa um risco? Claro que sim. No entanto, qual é a chance real de que ele ocorra? Pequena, provavelmente, principalmente se a CIPA for ativa e houver todos os cuidados referentes à prevenção. No entanto, uma recessão no mercado que venha a reduzir o poder de compra do consumidor ou o investimento dos clientes é um cenário muito mais provável de ocorrer. Portanto, o segundo caso é muito mais relevante. Perder tempo com possibilidades em vez de probabilidades só desencadeará atrasos para a sua gestão.
2. Tenha sempre em mente os componentes do risco
Esta análise tem como base três pontos principais, chamados componentes do risco: evento, probabilidade e impacto. O evento é determinado pela causa raiz, ou seja, aquilo que gera o risco, bem como seus efeitos. A probabilidade é a chance de tal risco efetivamente ocorrer. Já o impacto, é a extensão da consequência, o quanto ela vai afetar a empresa.
Para calcular sua exposição ao risco (Ex), basta multiplicar a probabilidade de ocorrência (Pr) pelo impacto (Im) que o evento pode vir a causar. Quanto maior a probabilidade de um risco acontecer e maior for seu impacto, maior é sua relevância para a empresa.
3.Determine um limite entre o micro gerenciamento de atividades e a gestão focada em objetivos e metas
Tal limite é imposto pelo nível de detalhamento do planejamento, que não pode ser minimalista a ponto de constar apenas a lista de funcionalidades a serem desenvolvidas, nem tampouco extremamente exagerado em controles, burocracias e reuniões em excesso e capazes de prejudicar a agilidade da equipe no desenvolvimento da solução.
4. Identifique a interdependência entre atividades
Este passo permite que você estruture os fluxos de trabalho de modo preciso, garantindo que cada membro da equipe compreenda seu papel e evitando assim que o gestor necessite intervir de maneira constante e sufocante.
5. Determine a disponibilidade de cada colaborador
Como nenhum funcionário pode parar seus afazeres para se entregar exclusivamente à gestão de riscos, é necessário criar um calendário que estabeleça os períodos para se dedicar aos projetos em andamento.
6. Delegue as tarefas de maneira responsável
Seja metódico ao delegar tarefas. Conheça bem os membros das equipes, bem como suas competências e maneiras de lidas com pressão, prazos, metas e resultados. Deste modo, todas as tarefas serão cumpridas com máxima qualidade.
7. Forneça a infraestrutura necessária
Não basta ter o melhor projeto de gestão de risco e a melhor equipe. Certifique-se de que há recursos físicos disponíveis também (salas de reuniões, projetores multimídia, softwares, materiais de escritório etc), reservando cada um com a devida antecedência. Não se esqueça também de que todo recurso físico envolve um orçamento.
8. Calcule os riscos inerentes a cada trabalho
Cada função envolve um risco diferente, e sabendo de antemão o que pode acontecer de errado, fica muito mais fácil se precaver, pensar em alternativas e mitigar os riscos ao máximo. Prazos; recursos humanos, físicos e financeiros; documentos essenciais; questões climáticas, sociais e econômicas… Tente pensar em tudo.
9. Defina metas diárias
É importante determinar os prazos finais de seu projeto de gestão; no entanto, as micro-metas são extremamente úteis. Primeiro porque elas definem marcos; e também ajudam a fiscalizar o comprometimento da equipe, que sempre terá a obrigação de entregar resultados constantes, ficando ciente da importância de um trabalho segmentado e contínuo. Isso também ajuda a solucionar antecipadamente problemas, evitando que se transformem numa bola de neve gigantesca.
10. Determine marcos para reavaliação
Por mais que você tenha tudo planejado, imprevistos ainda acontecem. Para evitar que os trabalhos sejam afetados de maneira significativa, defina pontos de parada ao longo do projeto para reavaliar o desempenho de todos e o andamento das atividades, fazendo também os reajustes necessários.
A gestão de riscos não se trata apenas de calcular os riscos do cenário em que seu negócio atua. Mas também, o de analisar profundamente os processos internos de sua empresa.
Quando você conhece os desafios que vai enfrentar e aplica as estratégias certas para lidar com os riscos, exerce-se uma liderança com menos surpresas, criando planejamentos mais eficientes, descartando burocracias desnecessárias, impulsionando resultados e melhorando o relacionamento entre todas as partes interessadas.
Para saber mais a respeito da definição de suas prioridades, avaliação das sanções (administrativas, civis e penais) passíveis pelo descumprimento da norma, apontando como prioritário a regulação das omissões com grau de penalizações, entre em contato com o Departamento de Análise de Risco Jurídico.
O Grupo Verde Ghaia atua há 20 anos no mercado, acompanhando, auxiliando e oferecendo ferramentas às Organizações para o gerenciamento de não conformidades, através de uma matriz de risco.
Fale conosco e evite riscos desnecessários!