Realizar um Plano de Ação para avaliar a eficácia do sistema de gestão é importante para o sucesso da organização.
Mas, antes, vamos definir o termo. Plano de ação pode ser considerado como um projeto, no qual serão consolidadas as informações sobre o objetivo desejado pela organização. Neste Plano, no entanto, deve ter incluso todas as atividades e recursos necessários para torná-lo realidade. Através de um Plano de Ação é possível realizar um planejamento adequado de todas as decisões tomadas, antes mesmo de colocar em prática.
Plano de Ação: avaliando a eficácia do SG
Compreendendo bem a definição do termo ‘Planos de Ação’, é possível separar as etapas de elaboração à execução, permitindo, obter todas as atividades necessárias (detalhadamente), para atingir um objetivo maior.
É primordial que a organização dedique tempo suficiente para que seja possível realizar um planejamento mais adequado às estratégias da organização, e para que também seja possível acompanhar e revisar os planos de ação sempre que necessário.
Para desenvolver um Plano de Ação adequado, é comum o uso de algumas metodologias, muitos gestores optam pelo sistema 5W2H, que permite organizar e colocar em prática o Plano de Ação, que tem como definição mínima:
O QUE fazer? / WHAT?
QUEM fará? / WHO?
QUANDO será feito? / WHEN?
ONDE será feito? / WHERE?
PORQUE será feito? / WHY?
COMO será feito? / HOW?
RECURSOS necessários? / HOW MUCH?
Critérios para Avaliação da Eficácia do Plano de Ação
Definindo o termo ‘Eficácia’, pode-se compreender como uma extensão que na qual as atividades planejadas são realizadas e para que os resultados sejam alcançados.
A partir da conclusão das ações propostas para solução do problema/não conformidade é necessário que se verifique a eficácia da sua implementação, ou seja, se os objetivos foram efetivamente atingidos, conforme o planejado.
É recomendado que o responsável, ou seja, quem identificou o problema/não conformidade, estudo das de causas e definição dos planos de ação, esteja também envolvido na avaliação da eficácia de forma a garantir que os resultados aferidos sejam correspondentes e coerentes.
Os resultados esperados das ações corretivas devem ser definidos e registrados de forma que se possa, ao final do processo, compará-los com o resultado efetivamente obtido e, se for o caso, promover os ajustes necessários. Adicionalmente, deve-se especificar:
- Forma de verificação se tais resultados foram alcançados;
- Prazo para avaliação dos resultados;
- Responsável para a avaliação dos resultados.
É importante estabelecer prazos compatíveis com a complexidade das ações de forma que sejam disponibilizados os recursos adequados e que se tenha tempo para avaliar de forma efetiva a eficácia de uma ação.
A avaliação da eficácia, quando realizada em momento muito próximo da implementação, a ação pode indicar uma falsa situação de conformidade ou solução do problema. Em alguns cenários/processos é necessário tempo adequado de maturidade para que se possa avaliar a aderência das ações preventivas ou corretivas propostas, bem como a sua efetividade.
Após o prazo: avalie a eficácia
Transcorrido o prazo para avaliação da eficácia, a pessoal responsável deve:
- Coletar as informações necessárias para verificar se os resultados esperados foram alcançados;
- Avaliar e registrar se os resultados esperados foram alcançados.
Caso os resultados esperados tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da eficácia, juntando evidências para comprovação, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação concluídos, listas de presença de treinamentos, etc.
Convém divulgar as ações eficazes (resultados obtidos) para toda a organização de forma que outros processos possam ter conhecimento da evolução e melhoria implementada, integrando, onde aplicável, novos procedimentos, práticas e definições.
No entanto, caso os resultados esperados não tenham sido alcançados, deve-se encerrar o registro da não conformidade com dados da ineficácia, juntando evidências do fato, como fotos, relatórios, laudos de monitoramento, planos de ação não concluídos, etc.
Neste caso será iniciado um novo ciclo de tratamento de não conformidade, fazendo referência ao registro de anterior encerrado – NÃO EFICAZ.
Ferramentas para Melhoria do Sistema de Gestão
Devemos considerar que o monitoramento contínuo dos processos é salutar e a eventual identificação de não conformidades reais e potenciais (riscos) é uma das fontes para a promoção de melhoria contínua de qualquer processo. Portanto é importante que as organizações que pretendam adotar programas para alavancar melhorias adotem ferramentas apropriadas a este propósito.
Existem diversas ferramentas de melhoria contínua e para um maior aprofundamento nos estudos recomenda-se conhecê-las e identificar qual a mais adequada para aplicação em diferentes cenários e organizações.
Conheça algumas Ferramentas, além do 5W2H:
- PDCA
- Brainstorming
- Diagrama de Pareto
- É – Não É
- Fluxograma
- 5 Porquês
- Folhas de Coleta de Dados
- Cartas de Controle
- GUT – Grav. / Urg. / Tend.
- Dispositivos à Prova de Erros – POKAYOKE
Ciclo PDCA
Se observarmos todas as etapas para o tratamento de não conformidades que acabamos de estudar, veremos que uma das ferramentas presentes é o P-D-C-A. É um método iterativo de gestão em quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada.
MÉTODO PARA MELHORIA
Outras ferramentas de melhoria contínua podem ser úteis, dependendo da organização, cenário ou etapa de implementação que se objetiva atingir. Vale a pena estudar de forma mais aprofundada cada uma das ferramentas para melhor compreensão e aplicação.