O sucesso de uma auditoria está diretamente associado ao comportamento do auditor, portanto, algumas premissas devem ser seguidas:
1.Estar preparado a fundo para executar a auditoria. Tentar prever ao máximo as situações possíveis.
2. Evitar apresentar surpresas ao auditado. Discutir de imediato as não-conformidades encontradas, procurando esclarecer todos os pontos com o auditado durante a auditoria.
3. Buscar objetividade e obter dados reais. Evitar opiniões pessoais e só se basear em fatos concretos que possam ser evidenciados (evidências objetivas).
4. Negociar os limites de interferência e intrusão. Discutir com o auditado a necessidade de quebra de eventuais procedimentos ambientais ou equivalentes.
5. Opinar em bases éticas e de confiança. Não atacar as pessoas, e sim os fatos concretos. Ser claro em suas explicações e não ter medo de falar a verdade.
6. Motivar as pessoas das áreas auditadas para a melhoria. Mostrar ao auditado que a identificação das não-conformidades tem como objetivo propiciar uma melhoria do sistema, e não uma punição.
7. Persuadir, não impor. Mostrar ao auditado os riscos de não-conformidades ao Gerenciamento Ambiental e, portanto, a necessidade de correções no Sistema.
Requisitos de um Auditor
1.Conhecer os objetivos: Qualquer que seja a maneira ou a linguagem adotada para explicar o objetivo, o primeiro passo do auditor ambiental é conhecer o objetivo da organização / Divisão / Departamento / Seção / Atividade ou Função a ser examinada.
Qualquer que seja a maneira ou a linguagem adotada para explicar o objetivo, o primeiro passo do auditor ambiental é conhecer o objetivo da organização / Divisão / Departamento / Seção / Atividade ou Função a ser examinada.
Caso os objetivos não forem perfeitamente compreendidos, a auditoria não cumprirá a sua missão. O esforço de saber o que tem a realizar é uma característica marcante do auditor profissional.
2. Conhecer os controles: A organização funciona apoiada em três atividades básicas: Planejamento, Organização e Controle. Para o auditor, o controle tem particular importância, pois é uma atividade que não constitui nenhuma novidade para os profissionais responsáveis pela Gestão Ambiental. Ele deve conhecer muito bem a série de controles existentes na organização.
Para o auditor, o controle compreende todos os meios adotados por uma organização para orientar, restringir, disciplinar e verificar todas as atividades, visando fazer com que os seus objetivos ambientais sejam alcançados. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a, forma da organização, diretrizes e métodos, instruções, padrões, comitês, planos, previsões, orçamentos, cronogramas, relatórios, fichas, roteiros, técnicas e instrumentos.
3. Conhecer os padrões: Em auditoria, a real finalidade das verificações é a avaliação, que exige padrões para julgamento objetivo. Sem os padrões adequados deixa de haver lógica nas tomadas de decisão ou nas providências necessárias. Se não estabelecer padrões (ou não chegar a um acordo) quanto às verificações a serem aplicadas numa auditoria, o auditor acaba tendo grande desperdício de tempo e trabalho.
4. Conhecer o escopo (alcance da auditoria): Significa o total dos itens ou dos assuntos a cujo respeito deve opinar. Este conceito aplica-se a todas as atividades do auditor, quer utilize ou não amostras estatísticas. É preciso compreender que só pode opinar a respeito da população ou da parte que acaba de testar. Não se pode manifestar-se sobre o que não se examinou.
5. Conhecer os fatos: A verdade é uma das coisas mais esquivas do mundo. Para descobri-la, julgá-la e fixá-la precisamos de esforço, conhecimento, experiência e tenacidade. A verdade é difícil de ser provada. Entretanto, o auditor de gerenciamento ambiental precisa tirar conclusões, firmemente apoiado em fatos verdadeiros (evidências objetivas).
Um fato concreto, ou evidência objetiva, é uma ocorrência real ou condição efetiva (algo que, indiscutivelmente, aconteceu), uma realidade absoluta, ao contrário de uma simples suposição ou opinião.
E para dizer inequivocamente “eu verifiquei”, o auditor deve ter certeza de que de fato “verificou”, e que não está somente fazendo uma suposição ou tirando conclusões apressadas. Alegar que ouviu dizer não é suficiente. Ele deve ter poder de afirmar: “Sei porque vi, conferi e verifiquei”.
6. Conhecer os efeitos: A mais séria crítica lançada contra alguns auditores é o seu hábito de colocar em destaque erros mínimos, alinhar discrepâncias insignificantes, para demonstrar que possuem “olhos de águia”.
Tal tendência para atribuir valor a banalidades deve ser evitada. Para isso, ao deparar com um desvio do padrão, o auditor deve perguntar: “Qual é o efeito disso?”. Se for desfavorável, significativo e continuado, sem dúvida ele deve chamar a atenção da pessoa que tem o dever de corrigir o problema e que deve verificar se a correção foi feita.
7.Conhecer as pessoas: O auditor de Gestão e de conformidade legal entra em contato com muita gente – clientes, fornecedores e colegas de trabalho. Ele pode andar em campos estranhos e desconhecidos, muitas vezes enfrentar linguagens novas, gírias incompreensíveis e sistemas e procedimentos envoltos em mistérios.
Por isso, ele precisa compreender os sentimentos dos outros, quando são criticados. Ele deve saber que é natural que os auditados se coloquem na defensiva e que pode conseguir mais resultados se procurar conjugar esforços com os outros visando resolver problemas, do que mostrar um ar de superioridade ou o aspecto severo do descobridor de erros. Deve-se evitar conflitos diretos ou discussões intransigentes de parte a parte durante a auditoria. Se não for evitado, o exame torna-se mais demorado.
Nas relações de trabalho, deve-se praticar a empatia para com os auditados, colocando-se efetivamente no lugar destes. Eles perceberão sua empatia, a apreciarão, e isso facilitará a obtenção das informações necessárias.
8. Saber como se comunicar: A comunicação começa a partir do início da auditoria, e vai até o relatório encaminhado à administração. Durante a auditoria existe comunicação direta com os diversos níveis hierárquicos de uma organização, podendo ser: Gerentes auditados; Gerentes que devem tomar conhecimento dos resultados; Administração,para solucionar problemas; Supervisão, quando efetua as análises para saber (Qual é função? Quem a executa? Como que é executada?); Pessoal de Linha de Produção, quando fazem testes e verificam a importância e as causas das deficiências.
9. Conhecer os métodos modernos: Vivemos num universo que evolui continuamente. A administração moderna sabe que nada fica parado e, caso o auditor não compreenda perfeitamente este conceito, ele será incapaz de acompanhar o ritmo da organização em que trabalha.
Ele deve ter bons conhecimentos de processamento eletrônico de dados e conhecimento de métodos de gerenciamento.
Para a VERDE GHAIA, conhecer a fundo a metodologia SOGI e a Metodologia de Consultoria Online (Módulo Auditoria) é essencial para um bom trabalho junto ao seu cliente!
Saiba mais sobre os serviços de Auditoria do Grupo Verde Ghaia, líder em sistema de Gestão, atuando há mais de 20 anos no mercado nacional e internacional.
Garanta uma Gestão de Sucesso com quem conhece de Gestão!